│ │ │ │ │Принята на должность главного│ │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │бухгалтера │ │

└─────┴─────┴─────┴────┴─────────────────────────────┴─────────────────┘

2.39. Запись о восстановлении на работе

По решению суда или комиссии по трудовым спорам работник может быть восстановлен на работе либо могут быть изменены причины его увольнения.

Если увольнение признано незаконным и работник восстанавливается на работе, в его трудовой книжке делается такая запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек): "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен(а) на прежней работе".

Если меняется причина увольнения, производится следующая запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен(а) (указывается новая формулировка)".

Если работник восстановлен на прежней работе, в графе 4 раздела "Сведения о работе" его трудовой книжки дается ссылка на приказ (распоряжение) работодателя о восстановлении на работе, а не на решение суда или комиссии по трудовым спорам (см. образец).

Образец

┌─────┬────────────────┬─────────────────────────────┬────────────────┐

│ N │ Дата │Сведения о приеме на работу, │ Наименование, │

│запи-├─────┬─────┬────┤переводе на другую постоянную│ дата и номер │

│ си │число│месяц│год │ работу, квалификации, │ документа, на │

│ │ │ │ │ увольнении (с указанием │ основании │

│ │ │ │ │ причин и ссылкой на статью, │которого внесена│

│ │ │ │ │ пункт закона) │ запись │

├─────┼─────┴─────┴────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

├─────┼─────┬─────┬────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ ... │ ... │ ... │... │ ... │ ... │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ 15 │ 10 │ 06 │2012│Уволена по сокращению │Приказ от │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │численности работников │09.06.2012 N 78 │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │организации, пункт 2 части 1 │ │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │статьи 77 Трудового кодекса │ │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │Российской Федерации │ │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │Инспектор по кадрам │ │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │Иванова А. Б. │ │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │печать Комарова │ │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │Общество с ограниченной │ │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │ответственностью "Максим" │ │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │(ООО "Максим") │ │

└─────┴─────┴─────┴────┴─────────────────────────────┴────────────────┘

┌─────┬────────────────┬─────────────────────────────┬────────────────┐

│ N │ Дата │Сведения о приеме на работу, │ Наименование, │

│запи-├─────┬─────┬────┤переводе на другую постоянную│ дата и номер │

│ си │число│месяц│год │ работу, квалификации, │ документа, на │

│ │ │ │ │ увольнении (с указанием │ основании │

│ │ │ │ │ причин и ссылкой на статью, │которого внесена│

│ │ │ │ │ пункт закона) │ запись │

├─────┼─────┴─────┴────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

├─────┼─────┬─────┬────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ 16 │ 10 │ 08 │2012│Запись за номером 15 │Приказ от │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │недействительна │10.08.2012 N 34 │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │Восстановлена на прежней │ │

├─────┼─────┼─────┼────┼─────────────────────────────┼────────────────┤

│ │ │ │ │работе │ │

└─────┴─────┴─────┴────┴─────────────────────────────┴────────────────┘

При наличии в трудовой книжке работника записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по желанию работника (по его письменному заявлению) ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

2.40. Дубликаты трудовых книжек

Дубликаты трудовой книжки выдаются в следующих случаях:

- при утрате работником трудовой книжки;

- при массовой утрате трудовых книжек работодателем;

- при наличии в трудовой книжке работника записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной;

- в случае непригодности трудовой книжки к использованию (книжка обгорела, порвана, испачкана и т. п.) (пп. 31-34 Правил N 225).

При выдаче работнику дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу первой (титульной) страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат".

На первой (титульной) странице прежней трудовой книжки (если, конечно, она не утрачена) пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

2.41. Трудовая книжка утрачена работником

При утрате трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель, в свою очередь, обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи им заявления.

При оформлении дубликата в связи с утратой трудовой книжки в соответствии с п. 32 Правил N 225 в документ вносятся:

- сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

- сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы работника.

Итак, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, в графе 3 раздела "Сведения о работе" дубликата трудовой книжки работника прежде всего необходимо сделать запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работника до поступления в данную организацию.

Работник обязан предоставить работодателю документы, подтверждающие его трудовой стаж у других работодателей, (например, копии приказов о приеме на работу и увольнении, трудовые договоры).

Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

- в графе 2 указывается дата приема на работу;

- в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Если в документах нет всех необходимых сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель, оформляющий дубликат трудовой книжки, обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

2.42. Трудовая книжка утрачена работодателем

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и другие чрезвычайных обстоятельств) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ (п. 34 Правил N 225). В состав комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, где указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Если документы не сохранились, стаж работы, в т. ч. установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В Правилах N 225 рассматривается ситуация массовой утраты трудовых книжек. Предполагается, что утрата одной (нескольких) трудовой книжки невозможна, поскольку трудовые книжки должны храниться в сейфе организации. Тем не менее, если по каким-либо причинам работодатель все же потеряет трудовую книжку одного из своих работников, ему не остается ничего другого, как выдать дубликат трудовой книжке в порядке, установленном для ситуации, когда трудовая книжка утрачена по вине работника.

2.43. Оформление дубликата при признании записи об увольнении недействительной

При наличии в трудовой книжке работника записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки. В него переносятся все записи из прежней трудовой книжки, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил N 225).

Для оформления дубликата организация должна получить от работника письменное заявление.

Титульный лист дубликата трудовой книжки заполняется в таком же порядке, как при заполнении новой трудовой книжки. А сведения о работе вносятся в порядке, установленном для заполнения дубликата трудовой книжки.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. Другими словами, если работник продолжает трудовые отношения с этим работодателем, у последнего остается дубликат трудовой книжки, а сама трудовая книжка передается работнику.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка пришла в негодность.

2.44. Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Правил N 225).

Бланк вкладыша в трудовую книжку выдается работодателем.

Обратите внимание! Кадровый работник должен вшить вкладыш в трудовую книжку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

Титульный лист вкладыша заполняется сведениями о работнике. Такие сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки или указываются на основании соответствующих документов (например, в случае значительного количества изменений (исправлений) в ранее совершенные записи).

Правильность сведений в составе записей удостоверяется подписями работника и сотрудника кадрового органа предприятия, ответственного за обращение с трудовыми книжками. Подлинность подписи последнего удостоверяется оттиском печати предприятия (кадрового органа предприятия).

3. Учет и хранение трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также их бланков и вкладышей в них у работодателей ведутся:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Бланки трудовой книжки и вкладыши хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Обратите внимание! Организация не вправе выдавать трудовые книжки на руки работникам. Трудовые книжки выдаются только при увольнении работника. При этом работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (п. 7 Правил N 225).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей.

3.1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша утверждена постановлением Минтруда России от 01.01.2001 N 69.

Приходно-расходная книга ведется бухгалтерией организации. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Соответственно при приобретении бланков трудовой книжки и вкладышей данная операция отражается в приходно-расходной книге.

Если работнику оформляется трудовая книжка на новом бланке, этот факт также фиксируется в приходно-расходной книге.

Таким образом, в приходно-расходную книгу вносятся данные (приход и расход) о выдаваемых организацией новых бланках трудовых книжек (вкладышей).

Приходно-расходная книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

3.2. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей утверждена постановлением Минтруда России от 01.01.2001 N 69.

Книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при их поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши с указанием серии и номера, выданные работникам.

При получении трудовой книжки при увольнении работник расписывается в книге учета, а также в личной карточке.

Книга учета, так же как и приходно-расходная книга, должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Обратите внимание! При выявлении трудовой инспекцией факта ненадлежащего ведения книги учета, приходно-расходной книги (если они не пронумерованы, не прошнурованы и не скреплены печатью), организация может быть привлечена к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа в размере отдоруб. или административного приостановления деятельности на срок до 90 суток (постановление ФАС Московского округа от 01.01.2001 N КА-А40/).

3.3. Где приобрести бланк трудовой книжки?

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладышей осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединением "Гознак" Министерства финансов РФ. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением "Гознак". Работодатели могут приобретать бланки непосредственно у изготовителя или у распространителей (организаций и предпринимателей), которых уполномочит Объединение "Гознак".

Организации, уполномоченные распространять трудовые книжки, перечислены в таблице.

Таблица

Официальные распространители бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

4. Документы по учету кадров и рабочего времени

В обязанности кадрового работника входит ведение документов:

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19