—  улучшенные возможности для поиска объектов контента;

—  меньше требований к хранению и обслуживанию контента за счет его консолидации в унифицированной системе;

—  возможность отслеживать циклы проверки и утверждения, а также управление изменениями;

—  снижение затрат на создание контента на исходном и целевом языках;

—  возможность снижения правовых рисков и рисков несоответствия за счет единого источника достоверной информации;

—  возможность предоставлять контент в различных форматах в соответствии с текущими или будущими стандартами.

Дополнительную информацию о разработке экономической модели можно найти в

Управление контентом в условиях хорошего контроля повышает эффективность персонала и снижает затраты, связанные с разработкой и публикацией. Повышение производительности обеспечивается за счет реализации процессов поддержки структурированной авторской разработки и повторного использования контента. Структурированная авторская разработка предполагает, что контент создается на базе определенных шаблонов в зависимости от его типа. Повторное использование контента предполагает, что объекты контента хранятся и управляются уникальным образом, обеспечивая снижение затрат, связанных с многочисленными обновлениями и преобразованиями одного и того же контента.

Повторное использование контента также предполагает, что объект контента представляет собой единый источник достоверного контента, т. е. одна и та же информация и ее точная направленность отражаются при каждом выводе, что снижает риск возможной ответственности за предоставление неверной информации. Расходы на разработку снижаются за счет того, что существующий контент доступен для использования авторами через поиск. Это значит, что определенная информация создается и обновляется лишь однажды. Затраты на публикацию снижаются за счет того, что объекты контента могут публиковаться более чем в одном формате благодаря использованию автоматических процедур публикации.

Если контент разрабатывается с помощью определений типов документов XML (DTD) или схем, расходы на форматирование такого контента в разных языковых вариантах устраняются при наличии соответствующих таблиц стилей. Системы CCMS и соответствующие процессы дают возможность существенно снизить затраты времени и средств тем организациям, которым необходимо публиковать контент на нескольких языках в соответствии с требованиями, предъявляемыми регулирующими органами или клиентами. Системы CCMS, поддерживающие жесткие ссылки между объектами контента, также поддерживают ссылки между объектами контента на исходном и целевом языках. После подготовки перевода контента системы CCMS создают ссылки между объектами контента на исходном и целевом языках, чтобы переводился только новый или измененный контент. Ранее переведенный контент уже не нужно отправлять на перевод. Это позволяет снизить не только затраты на перевод, но и административные расходы на обработку уже переведенного контента.

7.2 Определение требований к CCMS

В экономической модели формулируются вопросы, которые прорабатываются в прозрачных определениях требований, предъявляемых к CCMS.

7.2.1 Определение требований

Разработка подробных требований дает возможность организациям не только сформировать свои внутренние требования, но также дать точную оценку конкурирующим продуктам. Структурированное определение требований концентрируется на четырех основных аспектах:

—  конечный результат;

—  хранение и извлечение;

—  сборка и создание ссылок;

—  авторская разработка и схема работы.

В разделе 12 представлены требования к CCMS.

7.2.2 Требования к конечному результату

В требованиях к конечному результату прописываются механизмы предоставления контента, которые обеспечивают доступность информации для сообщества пользователей на внутреннем и внешнем уровнях.

Приводятся требования к переводу, включая необходимые наборы языков и символов (шрифты).

Организации может быть необходимо адресовать различные версии информации разным группам с учетом их внутренних потребностей, сегментов рынка, конкретных клиентов и прочих факторов. Может быть необходимо, чтобы информация охватывала различные версии набора продуктов, и при этом большое количество информации должно находиться в совместном доступе, а какая-то ее часть — варьироваться в зависимости от типа продукта или модели. Информация может выводиться через различные носители, включая печать, формат PDF, встроенную функцию помощи пользователям, планшетные компьютеры, электронные приложения (apps), средства электронного обучения и прочее. Информация может различаться в зависимости от местонахождения или языка, используемого пользователями.

Требования к выводу должны отражать возможность использования метаданных в зависимости от темы и публикации и задействовать механизмы фасетного поиска.

Необходимо указать требования к автоматическому созданию пакетов перевода для передачи поставщикам услуг локализации, в том числе с использованием стандарта XLIFF (см. названия стандартов OASIS) при передаче на перевод унифицированных файлов данных.

Примечание — Спецификация межплатформенного формата файлов для перевода OASIS XML (XLIFF) представлена здесь: https://www. oasis-open. org/committees/tc_home. php? wg_abbrev=xliff.

7.2.3 Требования к хранению и извлечению

При подготовке требований к хранению и извлечению организации должны определить порядок доступа к контенту для всех групп, использующих CCMS. Требования к хранению также должны включать в себя возможность установления ссылок между объектами контента.

Требования должны устанавливаться для хранения и извлечения переведенного контента, в особенности требование к обеспечению синхронизации между исходным и целевым языками с целью снижения затрат на перевод.

Требования к извлечению должны отражать процедуру, с помощью которой CCMS обеспечит внутренним пользователям возможность поиска и нахождения информации.

В различных системах CCMS поддерживается навигация по контенту через структуры в виде папок либо с помощью механизмов поиска, позволяющих пользователю находить нужный контент с привлечением метаданных.

Организациям может быть необходимо хранить контент различных типов, включая изображения, видео и голосовые данные, а также целые образы документов или отдельные компоненты, которые будут собираться в более крупные конструкции в процессе вывода.

Механизмы поиска могут использовать поиск по всему тексту, фасетный поиск на основе метаданных, поиск с использованием XML-элементов либо комбинировать эти возможности.

7.2.4 Требования к сборке и созданию ссылок

В процессе подготовки требований к сборке и созданию ссылок организации должны указывать, каким образом планируется собирать компоненты контента для сборки в конечные сдаточные материалы, включая подготовку проекта всего контента или его части для проверок.

В XML-среде требования к ссылкам имеют особую важность, поскольку конечные сдаточные материалы формируются посредством сложных механизмов, задействующих ссылки. Главы и разделы больших документов могут формироваться из отдельных тем. Контент с возможностью повторного использования, например гарантийные обязательства, характеристики опасности и прочее, можно сохранить один раз и затем вставлять в конечные документы столько раз, сколько это будет необходимо. Отдельные слова и фразы можно сохранять отдельно, чтобы можно было обновлять их перед конечной сборкой. Любой из таких сценариев требует наличия мощного механизма ссылок.

7.2.5 Требования к авторской разработке и схеме работы

Организации должны указать, каким образом будет производиться ведение журналов аудита изменений и комментариев в течение жизненного цикла информации.

Организации должны указать элементы процесса управления жизненным циклом информации, включая импорт контента прежних версий, возможность создания контента как штатными профессиональными авторами, так и привлекаемыми время от времени сотрудниками, поддержку одновременных проверок группами специалистов и поддержку электронной подписи документов утверждающими лицами, сборку контента в укрупненные сдаточные материалы, выдачу утвержденного контента для публикации, а также архивирование сдаточных материалов по истечении их жизненного цикла.

В процессе подготовки требований к авторским разработкам и схеме работы организациям необходимо знать, каким образом авторы, проверяющие и утверждающие лица будут использовать CCMS. Организации могут отражать соответствующие ожидания в виде сценариев использования или пользовательских историй.

8 План проекта по управлению содержимым

8.1 План реализации

Организация должна планировать элементы проекта по управлению контентом. Организация должна утвердить план реализации, предусматривающий выполнение следующих действий:

—  определение информационной модели;

—  разработка инструкций в отношении авторской разработки;

—  создание расписания мероприятий, сдачи результатов работы (сдаточных материалов) и выполнения функциональных обязательств;

—  проведение обучения;

—  разработка таблиц стилей;

—  реализация пилотного проекта;

—  организационное развертывание.

Система CCMS не является необходимым элементом для успешной реализации фазы планирования. CCMS обеспечивает множество функций, особенно по поддержке больших объемов контента и управлению переводом, но это не является безусловно необходимым для успешной реализации.

8.2 Информационная модель

Организация должна создать информационную модель с указанием типов документов, типов информации и управляемых единиц контента. Информационная модель определяет структуру контента, создаваемого и управляемого в среде управления контентом.

Информационная модель должна включать в себя определения информационных элементов, типов информации и создаваемых единиц контента. В среде авторских разработок XML информационная модель должна определять использование каждого XML-элемента.

Создание и утверждение информационной модели дает возможность организации определять структуру документов, хранимых в CCMS.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17