Поскольку в CCMS ведется контроль версий, в системе хранится несколько версий каждого компонента. Удаление последней версии компонента приводит к удалению списка версий и самих предшествующих версий компонента. Более ранние версии компонента могут использоваться в предыдущих версиях публикаций из системы CCMS.
По этой причине не следует удалять темы и более ранние версии до тех пор, пока не будет произведена архивация компонентов.
В CCMS имеются связи между исходной и целевой версиями компонентов. При удалении исходного компонента система CCMS также удаляет перевод этого компонента.
Несмотря на вопросы, возникающие при удалении компонентов, в системе CCMS может оставаться чрезмерное количество более не используемых компонентов. Возможен вариант, при котором эти компоненты размещаются в архиве CCMS или официально архивируются в какой-либо другой системе.
10.6 Архивирование контента и компонентов
Организация должна определить политики и практические методы для архивирования цифрового контента.
Системы CCMS управляют архивацией электронных компонентов в зависимости от требований, принятых в организации. В некоторых организациях требуется, чтобы компоненты архивировались вне CCMS — как правило, в другой системе CCMS, специально выделенной для целей архивации. В некоторых организациях существует требование, чтобы архивная копия выпущенного документа или набора компонентов оставалась и поддерживалась в системе CCMS.
С учетом низкой стоимости хранения архивация компонентов обычно производится не для того, чтобы сэкономить дисковое пространство в системе CCMS.
Если архивация компонента необходима, в организации должны существовать политики, разъясняющие причину и порядок архивации таких компонентов. В системе CCMS компоненты, относящиеся к выпуску, включая графические материалы, различные форматы вывода, компоненты, на которые имеются ссылки, на исходном языке и на языке перевода должны обслуживаться посредством их архивирования, чтобы обеспечить возможность их воссоздания в будущем.
Если компоненты должны архивироваться в CMS, разработанной исключительно для целей архивирования, организации имеет смысл проработать вопросы их доступности, формата, регламентирующие политики и прочие аспекты. См. политику архивирования цифровых материалов в стандарте ISO 14721:2003. Политика архивирования может включать в себя следующее:
— требования, регламентирующие сроки архивирования компонентов, в частности срок использования компонента, размер компонента, компоненты более неиспользуемых продуктов или систем, компоненты, относящиеся к более не поддерживаемым версиям продуктов или систем, компоненты тех продуктов или систем, которые больше не принадлежат организации;
— формат хранения компонентов;
— порядок доступа к архивированным компонентам;
— нормативные или юридические требования, регулирующие сроки хранения в архиве CMS.
Компоненты могут также архивироваться в самой системе CCMS для сохранения копии записи о публикации.
11 Публикация
11.1 Управление выпуском
Организация должна определить процесс публикации исходного контента с использованием издательских возможностей CCMS.
В организациях, где поддерживаются различные версии продуктов, в том числе одновременно, должны быть внедрены политики и практические методы по управлению различными версиями компонентов в CCMS.
Многие организации поддерживают одновременный выпуск нескольких версий продуктов. Авторы одновременно обновляют и редактируют контент, используемый в документации к различным версиям продуктов или систем, и могут производить слияние этих версий в будущем.
Методы ответвлений и слияний широко используются не только в сфере производства программного обеспечения. Методы ответвлений и слияний также можно использовать при управлении разными вариантами.
Если необходимо, чтобы в документации были отражены различные версии продукта, производится разветвление компонентов для учета происходящих изменений, после чего происходит слияние в одну основную тему при следующем выпуске продукта. Осуществление этого процесса без использования возможностей автоматизации, в частности за счет поддержки нескольких версий компонента, чревато ошибками, сложностями и задержками при слиянии, поскольку авторам придется проверять несколько копий компонента, чтобы понять, какие варианты используются, а какие — нет. Автоматизация этого процесса возможна в той степени, которая обеспечит отсутствие конфликтующих изменений в компонентах-ответвлениях. В случае конфликта изменений потребуется ручное вмешательство.
11.2 Управление редакциями
Организации должны внедрить политики и практические методы с целью избежать конфликтов между авторскими разработками параллельных версий компонентов. Эти политики и практические методы должны включать в себя следующее:
— перечень обстоятельств, при которых создаются и поддерживаются ответвления (различные версии одних и тех же базовых компонентов);
— распределение ответственности за создание ответвлений компонентов;
— порядок создания и отметки ответвлений компонентов в системе CCMS.
Организация должна внедрить политику и процесс слияния ветвей в соответствии с функционалом системы CCMS. После создания ответвлений организация должна ввести практические инструкции для авторов, которые должны соблюдаться в процессе обновления и редактирования ответвлений компонентов. Каждое ответвление — это уникальный экземпляр компонентов, которые могут редактироваться независимо друг от друга. Авторы, совместно работающие с набором комплектов с ответвлениями, принимают последовательные решения в отношении тех компонентов, с которыми может работать не один автор.
В определенный момент в организации может быть принято решение о слиянии ветвей в одну версию компонента. Организация может также внедрить политику, регулирующую поддержку или прекращение поддержки некоторых или всех ответвлений компонентов.
Слияние ветвей компонентов может производиться автоматически. Это означает, что система CCMS сравнивает разветвленные компоненты и автоматически вводит в действие не вызывающие конфликтов изменения. Не вызывающее конфликтов изменение, как правило, представляет собой уникальную правку без многочисленных изменений определенного текста.
При выявлении конфликтов в разветвленных компонентах или прочих областях организации имеет смысл разработать процедуры и распределить полномочия, т. е. определить владельца контента, комиссию по контролю за изменениями либо в ходе неформального сотрудничества принять решение о том, какие изменения должны быть реализованы, а какие разрешены в ходе совместной работы.
11.3 Публикация контента
Организация должна определить форматы вывода (например, PDF, HTML, пользовательская справка), требуемые пользователям, и создать набор каналов публикации, чтобы авторы имели возможность отбирать и реализовывать различные методы публикации с помощью:
— функционала CCMS;
— приложений для работы с текстом и настольных издательских приложений;
— внешних систем обработки;
— комбинации этих методов.
Что касается документов, их конечная публикация осуществляется с помощью тех приложений, которые использовались для создания исходных документов. Файлы через приложения для обработки текста и настольные издательские приложения могут непосредственно выводиться на печать или преобразовываться в формат PDF с помощью встроенных функций этих приложений. При работе с XML-файлами публикация также может осуществляться из приложения либо с привлечением внешней системы обработки или системы CCMS.
Документы, созданные в автономных приложениях для обработки текста или настольных издательских приложениях, обрабатываются для публикации в настольном формате. Некоторые организации предпочитают публиковать XML-контент также в настольном формате, что может повлечь за собой недостаточную эффективность и невозможность масштабирования при обработке больших объемов контента. Публикация в настольном формате может также приводить к проблемам, связанным с размером файлов. Управление файлами может также осложняться из-за требований, предъявляемых к локальным версиям издательских приложений, шаблонов и таблиц стилей.
Для избежания дублирования действий и технологий, в организации может быть введена централизованная ответственность за процесс публикации. В рамках такой централизованной ответственности может быть принято решение о публикации через внешнюю систему обработки или с использованием издательского функционала системы CCMS.
Организации, разрабатывающие тематический контент на базе XML, могут осуществлять публикацию в настольном формате через приложения для редактирования XML либо через специальные внешние системы обработки или с помощью интегрированного функционала системы CCMS. Специальные внешние системы обработки обеспечивают преимущества производительности за счет того, что, как правило, они размещаются в независимых серверных средах, возможности которых превосходят возможности настольных издательских приложений. Системы CCMS обеспечивают аналогичную производительность без удаления исходного материала из системы CCMS. Эти системы также позволяют управлять файлами вывода в CCMS в качестве архивной версии опубликованного материала. Остающиеся в системе CCMS исходные файлы обеспечивают возможность воссоздания при необходимости опубликованной версии. За счет того что программное обеспечение, шаблоны и таблицы стилей хранятся в системе CCMS, организация может разрабатывать стандарты для каждой отдельной публикации.
Системами CCMS поддерживается публикация контента для распространения за пределами рабочего окружения, как правило, для размещения на корпоративном веб-сайте, печати, вывода во встроенной пользовательской справке или на различных мобильных устройствах. Возможно создание динамических ссылок между CCMS и веб-сайтами или иными вариантами предоставления контента для его автоматического обновления или для того, чтобы пользователи имели возможность выбирать контент для автоматического формирования собственного сдаточного материала на базе последней утвержденной версии, хранимой в CCMS.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 |
