4. Правила документооборота и технология обработки учетной документации

4.1. Формируемые в процессе деятельности Банка учетные документы подлежат хранению в соответствии с внутрибанковскими правилами, регламентирующими документооборот, а также требованиями раздела 4 «Хранение документов» части III Положения в течение сроков, установленных внутренними регламентными документами Банка.

В Депозитарном отделе Управления сопровождения инвестиционного бизнеса Операционного департамента (далее – Депозитарный отдел) все документы, картотеки, журналы, отчетные материалы и записи депозитарного учета (аналитического и синтетического) хранятся не менее 3 лет с момента поступления документа в Депозитарный отдел, внесения последних изменений в картотеку или журнал, подготовки отчета или корректировки записи. По истечении этого периода все материалы депозитарного учета передаются в архив, где должны храниться не менее 5 лет с момента передачи в архив.

4.2. При небольшом ежедневном объёме документов, помещаемых в разные сшивы (папки), допускается формирование этих сшивов за определенный период (декада, месяц) с обязательным выведением итогов за каждый день в справке о бухгалтерских документах, подшиваемой вместе с документами.

4.3. Для отражения банковских операций и формирования баланса Банка используется информационная банковская система АБС «БИСквит».

4.4. Аналитический учет некоторых операций может осуществляться в отдельных программах с отражением на соответствующих счетах в балансе итоговыми суммами, в том числе:

- совершаемых с использованием банковских карт;

- по вкладам и банковским счетам физических лиц, использующих систему «Телебанк»;

- по операциям платежей физических лиц в адрес юридических и физических лиц;

- по операциям расчетов с работниками по оплате труда;

- по операциям денежных переводов без открытия счета, а также по платежным системам «Western Union», CONTACT;

- по операциям денежных переводов, осуществляемых через сеть компаний-партнеров («Контакт», Почта России);

- по операциям с монетами из драгоценных металлов;

- по операциям с сомнительными денежными знаками в российских рублях и иностранной валюте;

- по операциям с чеками, принятыми на инкассо от физических и юридических лиц;

- по операциям с наличной валютой, принятой на инкассо;

- по операциям, совершаемым на межбанковском рынке;

- по операциям с ценными бумагами;

- по операциям с производными финансовыми инструментами;

- по операциям хозяйственно-финансовой деятельности;

- по операциям учета взноса и расчетов с акционерами.

4.5. Формы первичных учетных документов, применяемые для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Росстандарта типовые формы первичных учетных документов, утверждаются Приказами (распоряжениями) по Банку в качестве приложений к нормативным банковским документам.

4.6 Лицевые счета работников по заработной плате и налоговые регистры по НДФЛ за прошедший календарный год хранятся в электронном виде и распечатываются по мере необходимости.

4.7. Документы по отражению событий после отчетной даты (включая мемориальные ордера) составляются в двух экземплярах с пометкой «СПОД».

В Головном офисе ежедневно формируется ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты (Приложение к Положению ).

Первый экземпляр документов СПОД подшивается в документы дня, второй экземпляр документов вместе с ведомостями оборотов по отражению событий после отчетной даты (Приложение № 12) помещается в отдельный сшив «Годовой отчет за ________ год». В этот же сшив помещаются сводная ведомость оборотов по отражению событий после отчетной даты (Приложение 13 к Положению 385-П) с учетом СПОД филиалов; регистры (документы) синтетического учета, являющиеся основой для составления годового отчета: баланс на 1 января (по форме Приложения № 8 к Положению ), оборотная ведомость по счетам за отчетный год (по форме Приложения № 7 к Положению ), отчет о финансовом результате (по форме Приложения № 4 к Положению ). Сшив формируется и хранится в Головном офисе Банка.

5. Порядок ведения книги регистрации лицевых счетов

5.1. Книги регистрации открытых счетов ведутся в Головном офисе и в филиалах в электронном виде; ведется единая книга регистрации по клиентским и внутрибанковским счетам. Дополнительными, операционными и региональными офисами отдельные Книги регистрации открытых счетов не ведутся. При необходимости Книга регистрации открытых счетов может быть распечатана на бумажном носителе, пронумерована, прошнурована, скреплена печатью кредитной организации, подписана руководителем и главным бухгалтером или их заместителями. Порядок ведения Книги регистрации открытых счетов регламентируется внутренним документом Банка.

5.2. Ведомости открытых и закрытых счетов хранятся в электронном виде и распечатываются по мере необходимости.

6. Учет операций в иностранной валюте и драгоценных металлах

6.1. Совершение операций по счетам в иностранной валюте осуществляется с соблюдением валютного законодательства Российской Федерации.

6.2. Аналитический учет операций в иностранной валюте ведется в двойной оценке: в иностранной валюте и рублях по действующему курсу Центрального банка Российской Федерации. Синтетический учет ведется только в рублях.

Аналитический учет операций с драгоценными металлами ведется в двойной оценке: в рублях и учетных единицах (граммах) чистой (для золота) или лигатурной (для серебра, платины и палладия) массы металла. Синтетический учет ведется только в рублях.

6.3. Порядок проведения отдельных операций в иностранной валюте определен внутренними документами, составленными в соответствии с требованиями Банка России и валютного законодательства Российской Федерации, при этом учет средств в иностранной валюте и драгоценных металлах производится с учетом изменения валютного курса и цены драгоценных металлов. Операции в иностранной валюте оформляются мемориальными ордерами и банковскими ордерами.

6.4. Переоценка остатков лицевых счетов в иностранной валюте и в драгоценных металлах производится на начало операционного дня. Переоценке подлежит входящий остаток на начало дня, за исключением сумм полученных и выданных авансов и предварительной оплаты за поставленные товары, выполненные работы и оказанные услуги, учитываемых на балансовых счетах по учету расчетов с организациями-нерезидентами по хозяйственным операциям.

Переоценка производится:

· по иностранным валютам и драгоценным металлам, официальные курсы (учетные цены) которых по отношению к рублю устанавливаются Банком России - по мере изменения их курсов (учетных цен) к российскому рублю, устанавливаемых Банком России;

· по иностранным валютам, официальные курсы которых по отношению к рублю не устанавливаются Банком России – по мере изменения котировок данных валют к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса, в рамках порядка, установленного Распоряжением .

По результатам переоценки в автоматическом режиме формируются проводки по лицевым счетам в корреспонденции со счетами доходов /расходов от переоценки средств в иностранной валюте (символы ОФР 15102 и 24102) и драгоценных металлов (символы ОФР 15103 и 24103), которые в выписках из лицевых счетов клиентов имеют код документа «ПП». Счета открываются по каждому коду валют и драгоценных металлов. На отдельных лицевых счетах отражается переоценка счетов по ценным бумагам, номинированным в иностранной валюте и по учету требований и обязательств по сделкам с производными финансовыми инструментами. Отдельные мемориальные ордера по этим операциям не распечатываются, а хранятся в автоматизированной банковской системе в электронном виде. Вместо них в бухгалтерские документы дня помещаются описи сводных мемориальных ордеров автоматически созданных проводок по каждому этапу.

6.5. Выдача физическим лицам наличных денег в валюте, отличной от валюты, в которой открыт банковский счет, осуществляется на основании расходного кассового ордера и отражается в учете без использования конверсионных счетов. Без использования конверсионных счетов отражаются также операции наличной и безналичной покупки/продажи иностранной валюты физическими лицами.

6.6. Поступившие в Российскую Федерацию переводы без открытия счета в пользу физических лиц, за исключением переводов по системе “Western Union”, считаются поступившими в пользу физических лиц – резидентов. Окончательное установление статуса физического лица - получателя перевода осуществляется в момент выплаты перевода.

6.7. В случае получения дохода, осуществления расхода в форме, указанной в пп. а, г п.18.1 и пп. а, г п.18.2, на счетах по учету доходов или расходов от операций с драгоценными металлами, иностранной валютой отражается рублевый эквивалент суммы соответствующей иностранной валюты по официальному курсу, а по процентным доходам и расходам в виде драгоценных металлов – рублевый эквивалент количества драгоценного металла по учетной цене на дату признания дохода или расхода. Процентный доход по операциям размещения (предоставления) драгоценных металлов признается в соответствии с п. 12 Учетной политики.

6.8.Доходы и расходы от операций поставки (реализации) активов в иностранной валюте и в драгоценных металлах отражаются на счетах по учету выбытия (реализации) в рублевом эквиваленте по официальному курсу на дату реализации, в учетной цене на дату реализации. Выручка, поступившая (подлежащая поступлению) в иностранной валюте, отражается по кредиту счета выбытия (реализации) в сумме рублевого эквивалента по курсу на день реализации (выбытия).

6.9. При отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с покупкой - продажей драгоценных металлов за рубли или иностранную валюту, разницы между ценой реализации (ценой приобретения) и учетной ценой относятся на:

- счет доходов от операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями (символ ОФР 12403);

- счет расходов от операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями (символ ОФР 22203).