Новые технологии в экономических информационных системах (стр. 23 )

Клетке, отведенной под дату ведения кассовых операций также необходимо присвоить имя. Установить формат клетки «Дата».

Дата кассовой книги заполняется автоматически по формуле, записанной в этой клетке. Формула переноса дат из ПКО и РКО выглядит следующим образом:

=ЕСЛИ(ДатаПКО<>0;ДатаПКО;ЕСЛИ(ДатаРКО<>0;ДатаРКО;""))

Рабочую область кассовой книги рекомендуется поделить пополам, для того, чтобы сортировать операции проводимые по расходному кассовому ордеру и приходному кассовому ордеру.

Кассовая книга должна вестись ежедневно, поэтому при автоматизации заполнения кассовой книги необходимо предусмотреть механизм сброса результатов в конце дня. Помимо этого необходимо фиксировать остаток суммы в конце предыдущего дня и вручную заносить в клетку остаток на начало дня.

В графе номер документа следует вести формулу следующего вида: =ЕСЛИ(датакассовойкниги="";0;(ЕСЛИ(И(датакассовойкниги=датапко;клетка= 0);номерпко; клетка равна сама себе)))

Выставленная формула, позволяет записывать, в пустую клетку номер ПКО, при условии совпадения даты кассовой книги и даты ПКО. Алгоритм данной формулы так же позволяет сохранять номер документа в течение текущего дня. В формуле если вы заметили необходимо организовать обращение клетки на саму себя. Для того, чтобы программа не фиксировала циклическую ссылку необходимо выполнить следующие действия:

СервисàПараметры à закладка Вычисления à Итерации включить и установить минимум 3 обращения.

Формула автоматического заполнения номера документа в следующей строке выглядит более сложно. Это обусловлено требованием, записывать только следующий номер документа, при этом сохраняя все предыдущие требования. Формула в этой клетке должна выглядеть следующим образом: - ЕСЛИ(Датакассы="";0;ЕСЛИ(ПредыдущаяКлетка=0;0;ЕСЛИ(И(Датакассы=ДатаПКО;Клетка=0;ПредыдущаяКлетка<>НомерПКО);НомерПКО; клетка равна сама себе))).

Эту формулу можно копировать на оставшиеся клетки номера документа по ПКО.

Номер документа для РКО автоматизируется аналогичным образом.

Если вы заметили, все формулы кассовой книги начинаются одинаково следующим образом: =ЕСЛИ(Датакассы=""; 0)

Это условие позволяет обнулять результаты текущего дня, для того чтобы начинать учет кассовых операций в следующие дни.

Заполнение кассовой книги ведется только на основании ПКО и РКО.

Завершение кассового дня производится путем удаления даты совершения операций в ПКО и РКО.

Алгоритм заполнения других ячеек кассовой книги производится при условии совпадения номера ПКО или РКО с номером документа записанного Е графе кассовой книги. Например, формула в графе счет выглядит следующим образом:

=ЕСЛИ (Датакассы=""; ""; ЕСЛИ(КлеткаНомераДокумента - НомерПКО; СчетПКО; Клетка равна сама себе))

Автоматизировать необходимо каждую ячейку таблицы кассовой книги. Так же необходимо посчитать итоги за день по приходу и расходу. Вывести остаток по кассе.

На основании кассовой книги и выписки из банка ведется заполнение Журнала-ордера №1 и Ведомости к журналу - ордеру №1 по счетам отведенным для учета денежных средств. Макет журнала-ордера №1 представлен таблицей 3.37. Ведомость к журналу-ордеру №1 выполняется аналогичным образом по этому же макету.

Журнал-ордер и ведомость заполняются в течение месяца. Даты в журнале-ордере и ведомости проставляются в соответствии с календарем. Журнал-ордер и ведомость за каждый месяц рекомендуется вести на отдельном листе. Причем Журнал-ордер на одном листе, а Ведомость на другом листе.

Даты в журнале и ведомости проставляются вручную с использованием списков в Excel.

Счета 1250, 2150, 1030, 3350 Журнала-ордера № 1 и Ведомости к журналу №1 заполняются по кассовой книге, а остальные счета заполняются по выписке из банка.

Разноска сумм из кассовой книги по счетам производится при условии совпадения даты Кассовой книги и даты Журнала или Ведомости. Например, формула для заполнения Журнала-ордера № 1 по счету 1250 выглядит следующим образом:

=ЕСЛИ(ДатаЖурнала<>Датакассы;КлеткаРавнаСамаСебе;СУММЕСЛИ(Счета РКО;Ж1250;СуммыРКО))

Разноска сумм из выписки из банка по счетам производится при условии совпадения даты Выписки и даты Журнала или Ведомости. Например, формула для заполнения Журнала-ордера № 1 по счету 1210 выглядит следующим образом:

=ЕСЛИ(ДатаЖурнала<>Датавыписки;КлеткаРавнаСамаСебе; СУММЕСЛИ(СчетаВыписки;Ж1210 ;РасходВыписки))

Функция СУММЕСЛИ позволяет искать нужный счет среди группы счетов и складывать суммы соответствующие этому счету.

Для выполнения этой функции необходимо диапазонам ячеек в графах счет и сумма кассовой книги присвоить имена типа СчетаРКО и СуммыРКО, Счета ПКО и СуммыПКО.

Ячейкам счетов журнала-ордера №1 присваиваются имена с пометкой тана Ж1250, а в ведомости В1250.

Подобные формулы должны присутствовать во всех клетках журнала-ордера и ведомости.

Заполнение счета 1030 выполняется из кассовой книги или выписки из банка.

Таблица 3.37 – Макет Журнала-ордера №1 за сентябрь месяц

4 Материалы СРО

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28