Теория организации (стр. 4 )

К внутренним относятся факторы: философия организации, принципы ее деятельности, использование ресурсов и технологий.

Внешние факторы: демография, экономика и политика, развитие науки и техники, развитие культуры. На изменение уровня самосохранения компании существенно влияют три закона организации: законы единства анализа и синтеза, развития и самосохранения. Закон единства анализа и синтеза стремится уменьшить потенциал компании и привести ее к 1-му, 2-му или 3-му уровню. Закон самосохранения удерживает компанию на 4-м или 5-м уровне. Закон развития выталкивает компанию на 6-й или 7-й уровень самосохранения (рис.22). Таким образом, законы, действуя сами по себе, могут мешать друг другу и создавать дополнительные трудности.

Рис. 22. Области направленного влияния законов организации на уровень самосохранения

Раздел 5. Законы организации второго уровня

Тема. Закон пропорциональности (гармонии) и композиции

Каждая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы (композицию), находящиеся в заданном подчинении (пропорции).

Этот закон можно рассматривать на двух уровнях: организации и внешней среды, в которой организация является одним из элементов. Закон пропорциональности и композиции опирается на следующие принципы: планирования, координирования, ограничения, стабилизации, согласования, полноты.

Принцип планирования – в каждой компании должен быть обоснованный план деятельности и развития.

Принцип координирования – каждая компания должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в набор и пропорции ресурсов.

Принцип ограничения – набор ресурсов и их пропорции, находящиеся в ведении специалистов, должны быть ограничены рамками разумности для их эффективного управления.

Принцип стабилизации – изменение содержания набора ресурсов и их пропорций не должно выходить за пределы заданного диапазона (нормативный уровень).

Принцип согласования – планируемые к использованию ресурсы должны подходить друг другу по техническим, химическим, интеллектуальным и другим характеристикам.

Принцип полноты – каждая компания должна выполнять весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности независимо от количества постоянных работников.

Математическая интерпретация закона имеет следующий вид:

, (5)

где - ресурс системы в i-й области (экономика, политика, финансы);

- коэффициент наилучшей соотносительности или подчинения в наборе ресурсов.

Рассмотрим три варианта реализации этого закона.

Первый вариант. Руководитель и подчиненные не знают о законе композиции – пропорциональности.

Характер стихийного действия закона. Закон формирует одно – неформальное направление уменьшения несоответствий. Оно осуществляется работниками, на которых непосредственно сказываются возможные или уже имеющиеся несоответствия. Работники оперативно осуществляют преобразования в реальном режиме времени. Любая стихийность приводит к самонастройке наиболее видимых со стороны персонала элементов, например, набора целей и задач, перечня и объема выполняемых функций, порядка стимулирования, отношений между персоналом. Такая самонастройка часто приводит к перерасходу ресурсов или к их некачественному использованию.

Второй вариант. Руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают.

Характер действия закона. Закон формирует два направления устранения несоответствий в наборе и пропорциях: формальное и неформальное.

Формальное направление осуществляется специалистами компании. Они заранее рассчитывают и закладывают в бизнес-план компании необходимые ресурсы и их пропорции.

Неформальное – осуществляется работниками, оценивающими текущее обеспечение ресурсами. Любое планирование всегда происходит в условиях неопределенностей, а реализация плана всегда вносит элементы риска невыполнения объемов поставок или несоответствия качества ресурсов. Поэтому, при текущем или предполагаемом отсутствии в будущем каких-либо ресурсов подчиненные в порыве трудового энтузиазма будут искать варианты их замены. При этом технические параметры новых ресурсов обычно отступают на второй план, что приводит к изменению конфигурации и материальной основы изготовляемой продукции.

В результате конкретные действия руководителя по планированию, реализации и координации требуемого набора элементов и их пропорциональности не всегда будут осознанно поддержаны подчиненными.

Третий вариант. Руководитель и подчиненные знают о законе композиции и пропорциональности и могут сознательно использовать его.

Характер действия закона. Закон формирует два направления устранения несоответствий: формальное и неформальное. Формальное осуществляется специалистами компании, которые заранее рассчитывают и закладывают в бизнес-план компании необходимые ресурсы и их пропорции. Неформальное осуществляется работниками, которые сознательно реализуют полученные задания. В случае появления несоответствий в наборе ресурсов или их пропорций руководитель и подчиненные будут действовать совместно в рамках единых целей компании. Такая деятельность возможна при высоком профессионализме работников.

Тема. Закон информированности – упорядоченности

Чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения). Следствие закона: информированность работника после достижения критического уровня переходит в компетентность.

Этот закон требует от руководителя создания и развития источников информации организации, повышения квалификации своих сотрудников, внедрение передовых и информационных технологий. Все коммуникации в организации основаны на обработке данных. Данные – это сообщения, результаты деятельности, сведения любого происхождения и назначения. Информация – это данные, несущие новизну и полезность для работника, принимающего решение, это часть данных.

Основные характеристики информации: достоверность, ценность. Различают три уровня – абсолютная (100%), доверительная (более 80%), негативная (менее 80%). Например, чем меньше людей участвует в обработке передачи информации, тем выше ее достоверность; ценность характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег и т. д.) на принятие правильного решения. Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость. Информация – основное условие конкурентоспособности организации.

Математическая интерпретация закона имеет следующий вид:

; ; (6)

; ,

где - соответственно уровни характеристик информации: объем, ценность, достоверность и насыщенность в i-й области (финансы, экономика, персонал и т. д.).

Каждая из приведенных формул обозначает стремление получить информацию с максимальными средними значениями соответствующих характеристик. Однако, руководитель оказывается заложником этого объективного закона и вопреки здравому смыслу будет тратить время и деньги на приобретение информации, большей частью ненужной.

Три варианта реализации этого закона следующие.

Первый вариант. Руководители и подчиненные не знают о законе информированности – упорядоченности.

Характер стихийного действия закона. Персонал, заботясь об устойчивом положении своей компании, будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не всегда задумываясь об ее упорядоченности и объеме. Иногда компании выходят на сомнительные источники якобы «очень ценной» информации, многие из этих источников носят криминальный характер.

В результате бессистемной, но естественной гонки за информацией компания может понести серьезные убытки.

Второй вариант. Руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают.

Характер действия закона. Знания, как правило, реализуются в поступках. Таким образом, профессиональный руководитель заранее планирует использование тех или иных источников с заданными характеристиками информации. Обо всех этих источниках и самой информации подчиненные могут и не знать. Однако их будет беспокоить слабая, на их взгляд, информационная поддержка деятельности компании. Поэтому они будут стараться принести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Излишняя информационная активность персонала может вызвать подозрения у других компаний.

Несогласованность информационных процессов в данном варианте обычно приносит вред компании, хотя все хотели сделать как можно лучше. Этот вариант самый тяжелый для руководителя, так как порядок и беспорядок редко уживаются.

Третий вариант. Руководитель и подчиненные знают о законе информированности - упорядоченности.

Характер действия закона. Руководитель и подчиненные осведомлены о деталях выполняемого задания, используемых средствах и методах, источниках и характере необходимой информации. Заранее выбирают компании, предоставляющие надежную информацию общего, либо локального характера, и подписывают с ними договоры. Каждой группе работников в рамках их полномочий и ответственности определяют источники необходимой информации и порядок информационного взаимодействия. При таком варианте дополнительная информация будет практически не нужна. Поэтому у персонала не будет возникать стремление к поиску каких-то новых данных. Если новая информация и появляется, то быстро оценивают, насколько она важна.

В рамках третьего варианта руководители должны:

формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации; находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации; внедрять передовые информационные технологии.

Данный вариант реализации закона дает наиболее благоприятный результат.

Тема: Закон единства анализа и синтеза

Суть анализа (декомпозиции) состоит в разделении целого на части, т. е. в представлении сложного в виде простых составляющих.

Суть синтеза (объединения, композиции, агрегирования) состоит в соединении (мысленном или реальном) простых составляющих объекта в единое целое.

Закон единства синтеза и анализа – каждая материальная система (живой организм, социальная организация, завод, учебное заведение, АО и т. д.) стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или функции. Процессы разделения и объединения в природе и искусственных организациях идут постоянно и циклично (рис.23).

Преобразование

Преобразование

Рис.23. Циклический процесс преобразований.

Математическая интерпретация закона представляется следующим соотношением, не зависящим от времени:

, (7)

где - внутренний и внешний потенциал (ресурс) в области экономики, политики, финансов и т. д., способствующий развитию компании;

- внутренний и внешний потенциал (ресурс), стремящийся ликвидировать компанию или нанести ей ощутимый вред.

Изменения и достигаются за счет преобразований внутренней и внешней среды. Если эти преобразования дают положительный эффект, то материальная система функционирует успешно, а если нет – то время деятельности этой системы ограничено.

Примеры реализации закона: компании приспосабливаются к усилению налогового бремени, уменьшая налогооблагаемую базу за счет освобождения от неэффективного имущества, увеличения оборота материальных и финансовых средств, использования труда инвалидов и т. д.; при усилении внешнего рэкета компании создают собственную службу безопасности.

Следствия, вытекающие из закона: при отсутствии внешних и внутренних воздействий организация идет к полному истощению ресурсов, а человек к деградации личности. Отсюда вывод - для организации и человека необходимы внешние и внутренние противоречия, потрясения.

Руководитель должен в соответствии с этими задачами составлять и выполнять программы постоянного совершенствования организации, ее элементов и подразделений, привлекать к этой работе лучших специалистов, использовать современные, информационные технологии управления (АСУП – автоматизированная система управления предприятием).

Закон единства анализа и синтеза относится к объективным законам организации. Рассмотрим три варианта реализации этого закона.

Первый вариант. Руководитель и подчиненные не знают о законе.

Характер стихийного действия закона. Независимо от действий руководителя в любой компании постоянно происходят формальные и неформальные преобразования, направленные на текущую гармонизацию деятельности коллектива.

Преобразования могут либо положительно отражаться на деятельности компании длительное время, оперативно разрешая возникшие проблемы (несоответствия), либо приводить к сиюминутным эффектам, а затем могут ухудшить ситуацию и усилить помехи.

Закон формирует преимущественно неформальное направление устранения несоответствий, которое осуществляется всем персоналом, поскольку все заинтересованы в развитии своей компании. Как правило, персоналу неведома стратегия развития компании или ее просто нет. Незнание закона приводит к большому количеству совещаний, собраний и т. д. с целью выяснить мнение участников по «горящим» проблемам и разработать приемлемые решения. Решения, принимаемые на таких «совещаниях», редко бывают эффективными. В результате, стихийное действие закона единства анализа и синтеза в области преобразования компании и общества часто приводит к появлению новых проблем в области имиджа, конкурентоспособности, прибыльности и т. д. Действие закона в таких ситуациях всегда приводит к быстрому уменьшению созидательных ресурсов и нарастанию разрушительных.

Второй вариант. Руководитель знает о законе, а его подчиненные не знают.

Характер действия закона. Закон формирует два направления для устранения несоответствий: формальное и неформальное. Формальное направление осуществляется специалистами компании по реформированию и реструктуризации заранее (по упреждению). Неформальное – работниками, на которых непосредственно сказываются возникающие несоответствия. Работники осуществляют преобразования в реальном режиме времени, то есть оперативно, часто не дожидаясь результатов заложенных ранее преобразований.

Персонал компании часто противостоит дополнительным перспективам преобразования, если реальная ситуация кажется хорошей. Этот вариант очень тяжелый для руководителя. При нарастании несоответствий руководитель должен убедить персонал в необходимости проводить преобразования. Если размер этих несоответствий будет наконец осознан подчиненными, то они конечно примут живейшее участие в этом процессе, но будет уже поздно.

Третий вариант. Руководитель и подчиненные знают о законе единства анализа и синтеза.

Характер действия закона. Закон формирует преимущественно формальное направление для устранения несоответствий. Оно осуществляется руководителями компании заранее (по упреждению). При этом неформальное направление будет идти в рамках формального как управляемая инициатива. Как правило, подчиненные привлекаются к обсуждению и формированию стратегии развития компании, в том числе и к вопросам реформирования и реструктуризации. Зная стратегию, подчиненные лучше понимают маневры руководства и компании в целом, а также более добросовестно выполняют функции, обусловленные разработанной стратегией.

Для выполнения данного закона руководителю рекомендуется составлять и реализовывать программы постоянного совершенствования компании, ее элементов и подразделений, проводить маркетинговые исследования в ключевых областях деятельности, использовать современную информационную технологию управления.

Результаты действия закона будут самыми благоприятными для компании.

Тема. Специфические законы социальной организации

Специфические законы базируются на эффективном использовании составляющих их законов в области функционирования фирм и людей. В рамках любой компании имеются две группы законов организации: для руководителя и индивидуума. (рис.24).

Отношения между компанией, подчиненными и руководителями в большей части стандартизированы в виде кодексов, правил и норм. Однако многие нюансы организационных отношений не отражены в нормативных документах.

Фирма

Рис.24. Объекты законов социальной организации.

Соотношение формализованных коммуникаций и неформальных отношений руководителя с другими людьми в организациях должно заранее определяться.

Как было изложено, законы организации условно разделены на две группы: универсальные и специфические. Они имеют некоторые особенности реализации в зависимости от этапа жизненного цикла, в котором находится компания.

Законы оказывают друг на друга как положительное, так и отрицательное влияние. Целесообразно оценить влияние законов друг на друга отдельно в каждой группе и в целом.

Основополагающие законы: закон самосохранения (ЗСС), который гласит, что каждая материальная система стремится сохранить себя, т. е. выжить, и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс); закон синергии (ЗС) и закон развития (ЗР) способствуют или тормозят развитию фирмы (рис.25).

Рис.25. Влияние закона синергии и закона развития на закон самосохранения.

Наиболее характерное влияние универсальных законов организации на развитие фирмы приведено в табл.5.

Таблица 5.

Влияние законов организации на различных этапах жизненного цикла

Фоновые законы: законы информированности – упорядоченности (ЗИУ), закон единства анализа и синтеза (ЗЕАС) и закон композиции – пропорциональности (ЗКП).

Влияние законов информированности – упорядоченности, единства анализа и синтеза на закон композиции – пропорциональности приведено на рис.26.

- позитивное влияние; - негативное влияние

Рис.26. Влияние законов информированности – упорядоченности, единства анализа и синтеза на закон композиции – пропорциональности.

Среди специфических законов основным является закон своеобразия, который гласит - для каждой компании существует наилучшая и только ей присущая организационная структура производства и управления. Все другие специфические законы при профессиональном использовании могут помочь сформировать наилучшую структуру компании, а при незнании – могут ухудшить ее (рис.27).

- позитивное влияние; - негативное влияние

Рис.27. Влияние специфических законов социальной системы на закон своеобразия.

Раздел 6. Принципы организации. Структура процессов

Тема. Принципы организации структур управления и создания хорошей организации; полномочия, централизация и децентрализация

Понятие структуры и ее составляющие

В широком смысле под структурой понимается состав входящих в нее элементов, их соотношения и связи между ними. Элементы – это простейшие, неделимые части системы. В зависимости от характера теоретической или практической проблемы элементами могут быть предприятие, любой его цех или какой-либо технологический процесс. При анализе сложных или сверхсложных систем принято сначала делить их на подсистемы. Подсистема обладает свойствами системы (например, свойствами целостности и делимости). Этим подсистема отличается от группы элементов, для которых не определена цель (подцель).

В теории систем различаются две группы подсистем: гомогенные и гетерогенные.

Гомогенные подсистемы – это комплекс отношений между людьми, как организационное проявление системы.

Связь – это категория управления, которая отражает взаимодействие элементов системы.

Сущность процесса связи состоит во взаимной «настройке» отправителя и получателя информации при отмене каким-либо сообщением. Наличие связи между двумя элементами означает, что выход одного из них соединен со входом другого. Поэтому изменение выходных состояний первого элемента соответственно изменяет входные состояния второго элемента. Выход второго элемента может быть связан со входом первого элемента.

Связь характеризуется силой, характером. Для кибернетических систем важную роль играет обратная связь. Посредством обратной связи выходной сигнал системы поступает на вход, образуя контур управления. Обратная связь может быть положительной, т. е. сохраняющей тенденции происходящих в системе изменений того или иного выходного параметра.

Обратная связь может быть отрицательной, т. е. противодействовать тенденциям изменения выходного параметра.

На предприятиях существует два вида функциональных связей: между звеньями управления, наделенными различными правами и обладающими разной компетенцией («дерево» организации); между различными видами деятельности (структура процессов);

Для обоих структур характерным является: последовательное соединение; конвергентное, при котором элемент имеет несколько входов и единственный выход; дивергентное, при котором элемент имеет единственный вход и несколько выходов (соединения представлены на рис.28).

Последовательное Конвергентное Дивергентное

Рис.28. Виды соединений.

Выделяют следующие виды структур (разновидности связей между элементами системы):

1.  Кольцевая – звенья связаны друг с другом последовательно, а выход последнего звена одновременно является входом первого.

2.  «Колесо» – в отличие от кольцевой, в центре имеется звено, связанное со всеми остальными.

3.  Звездная – в отличие от «колеса» отсутствуют периферийные связи, а звенья связаны между собой через центр.

4.  Многозвенная – каждое звено связано со всеми остальными.

5.  Сотовая – каждое звено связано либо с четырьмя другими, либо с тремя и имеет один выход, или с двумя и имеет два выхода. Виды структур приведены на рис.29.

Кольцевая «Колесо» Звездная

Многозвенная Сотовая

Рис.29. Виды структур.

Целенаправленные кибернетические системы обычно характеризуются четкой упорядоченностью связи, когда, например, лишь некоторые элементы имеют входы из внешней среды, немногие - выходы во внешнюю среду, остальные же элементы занимают центральное положение в системе.

Одним из вариантов строго упорядоченной подчиненности элементов в сложной системе является иерархическая структура. Это один из важнейших видов структур, характерных для социальных организаций (рис.30).

Квадратики на схеме можно интерпретировать по-разному в зависимости от сущности объекта и целей наблюдения.

Например, предприятие цехи участки.

Рис.30. Иерархическая структура.

Особенность строго иерархических структур заключается в том, что на любом уровне отсутствуют горизонтальные связи между элементами.

Принципы организации рациональных структур заключаются в следующем:

-  Принцип совместимости. Отражает необходимость, для возникновения даже самой простой системы, наличие однородных элементов и их взаимодействие. Например, две системы могут работать удовлетворительно будучи независимыми одна от другой, но при совместной работе возможно появление различных несогласованностей;

-  Принцип оптимизации функций. Отражает необходимость разнообразия свойств и их функционализации для сокращения системы в сложных условиях существования;

-  Принцип сосредоточения функций. Отражает необходимость согласования самих функций: они должны быть направлены на поддержание основной функции более общего характера. Только в этом случае возможна эффективная реализация целевой функции системы.

Принципы создания хорошей организации

Единство управления. Независимо от структуры организации, степени децентрализации и делегирования полномочий нести полную и абсолютную ответственность за деятельность всего предприятия должен один человек.

Скалярный метод передачи полномочий. Полная и абсолютная ответственность означает право не только управлять, но и передавать, делегировать часть полномочий другим лицам по линии руководства.

Единство подчинения. У любого служащего (работника) может быть только один руководитель.

Принцип соответствия. Делегированные полномочия должны соответствовать уровню ответственности. Если на лицо возлагаются определенные обязанности, то его необходимо наделить и соответствующими полномочиями, необходимыми для выполнения этих обязанностей.

Масштабы управления. Число лиц, находящихся в эффективном управлении, лимитировано. Это зависит от ряда обстоятельств, от характера выполняемой работы.

Коммуникации, система связи. Как формальные, так и неформальные линии связи должны быть установлены и постоянно поддерживаться.

Принцип ориентирования. Организации должны строиться в соответствии с характером возложенных на них задач и не зависеть от субъективных факторов.

Принцип избирательности. Руководство должно получать лишь ту информацию, которая выходит за рамки плана и является исключительной, то есть либо благоприятной, либо неблагоприятной для ведения бизнеса. Таким образом, можно будет отсечь лишнюю, непригодную к использованию информацию.

Дифференциация работы. Различные виды работы имеют разные характеристики, что необходимо предусмотреть при создании организации. Например, высококвалифицированный индивидуальный труд требует иных условий, чем полуквалифицированные повторяющиеся операции.

Разбивка сложного элемента на простые составляющие, специализация и стандартизация - эти методы должны найти свое применение в организации, так как позволяют снизить затраты.

Контроль за осуществлением операций. Эта функция должна быть поручена четко обозначенному для этой цели аппарату. Определенная часть администрации должна следить за ежедневным ходом выполнения операций. Творческий подход к делу должен поощряться.

Планирование должно всегда предшествовать выполнению работы.

Гибкость. Структура организации должна позволять вносить в нее коррективы в связи с изменением методов, задач, целей, масштаба коммерческой деятельности, появлением новых технологий и ресурсов. Конечно, внесение значительных изменений требует всестороннего исследования.

Доступность всех уровней организации. Любой сотрудник (работник) организации должен иметь право и возможность подать жалобу, высказать замечания или предъявить рекламации.

Структура процессов

Наряду с интегральным принципом, требующим изучать организацию как целое, важнейшей особенностью этой методологии является функциональный подход.

Функция системы проявляется в ее поведении и в соответствии с функциональным подходом. При анализе организации определяется не «что она делает», а «как она делает».

В экономической кибернетике различия между воздействиями на систему и ее ходами проводятся посредством использования понятия «порок возбудимости».

Метод «черного ящика»

Система считается «черным ящиком», если ее структура взаимодействия элементов и внутренние состояния закрыты для наблюдателя. Известны лишь состояния входов и выходов системы. Такая система распространена в рыночной экономике (большая часть внутренней информации предприятия является коммерческой тайной).

Для использования метода «черного ящика» необходимо пользоваться правилами: выявить входы и выходы наблюдаемой системы; зафиксировать в различные моменты времени соответствующие друг другу состояния входов и выходов; в ходе наблюдения составляется протокол, в котором отмечается момент времени и показатели состояния входов и выходов в системе (это информация о состоянии «черного ящика»).

Изучение системы сводится к обнаружению в протоколе закономерностей (вероятностная система; детерминирование).

Функциональная модель экономической системы

Наиболее простые математические модели экономической системы реализуют кибернетический метод «черного ящика». В максимально обобщенном виде сверхсложная экономическая система представляется схемой «черного ящика» с основными частями: вход, процесс, выход.

Входом системы являются материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы. Выход – это «поток» благ, удовлетворяющих потребности членов организации и общества. Таким образом, функциональная модель хозяйственной организации или любой другой экономической системы описывается многофакторными зависимостями между входными и выходными состояниями системы или с учетом предыстории процесса и времени или без учета этого. Для расчетов и анализа экономических систем часто применяется двухфакторная зависимость:

,

где - общий объем совокупного продукта;

- используемые в системе трудовые ресурсы;

- это задействованные в системе основные производственные фонды.

Структуру процессов управления целесообразно рассматривать в виде двух основных видов: материальный и информационный. Такая классификация базируется на различных предметах труда, которые используются в процессе производства и управления.

Тема. Принципы рационализации

Сущность и типы организационных нововведений

Организационное нововведение представляет собой одну из форм воздействия на производственную систему с целью повышения ее устойчивости, выживаемости, адаптивности и т. д. Организационные нововведения проявляют себя на предприятии в форме организационной рационализации и организационного совершенствования.

Организационная рационализация осуществляется путем уточнения отдельных связей, параметров и т. д. Организационные совершенствования системы затрагивают уже не только отдельные связи, но и их структуру (это установление и обеспечение новых связей там, где их не хватало, устранение излишних связей, существенное изменение реализуемых функций и способов связей). В зависимости от предметного содержания различаются четыре вида нововведений:

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12