Лимитно-заборная карта (ф. М-8 и М-9) используется при оформлении отпуска со склада материалов для производственно-эксплуатационных нужд. По такой карте подразделение может получать материалы со склада многократно, но в пределах указанного в ней лимита. При выборке лимита отпуск материалов подразделению прекращается. В конце каждого месяца карты закрываются, а на следующий месяц выписывают новые.

Требование (ф. М-10 и М-11) служит для оформления разового отпуска материалов со склада на производственные и эксплуатационные нужды, а также при отпуске их сверх лимита.

Накладная на отпуск материалов на сторону (Ф. М-14 и М-15), предназначенная для оформления реализации материалов со склада сторонним организациям или отпуска их в переработку.

Карточка складского учета материалов (ф. М-17) применяется для текущего учета движения материалов на складах. На основании оформленных первичных документов кладовщик ежедневно производит в карточках записи о поступлении и расходе материалов по складу. После разноски данных за день он выводит по каждой карточке остаток (количественный) на конец дня.

Периодически первичные документы сдаются в бухгалтерию, бухгалтер материального отдела подтверждает правильность остатка в карточке складского учета и факт приемки документов.

Функционально-технологическим комплексом «Учет материальных ценностей» (УМЦ) решаются следующие функциональные задачи:

учет материальных ценностей в номенклатурном разрезе по местам хранения и эксплуатации;

расчет стоимости фактических остатков материальных ценностей в номенклатурном разрезе по прейскурантным оптовым ценам и определение результатов переоценки;

учет заготовления и приобретения материальных ценностей;

учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов в эксплуатации;

сводный учет материальных ценностей;

контроль статистической отчетности по данным бухгалтерского учета материальных ценностей.

Информационное обеспечение задач УМЦ включает внемашинное и внуримашинное обеспечение.

11.2. ОРГАНИЗАЦИЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ С ПРИМЕНЕНИЕМ ЭВМ ОБЩЕГО НАЗНАЧЕНИЯ

Учет заготовления и приобретения материальных ценностей. В условиях автоматизированного ведения бухгалтерского учета учет наличия и движения материальных ценностей на складах предприятия рекомендуется вести в учетных ценах. Однако материальные ценности, поступившие от поставщиков, оцениваются по фактической себестоимости. Причем процесс оприходования материальных ценностей на склады предприятия и оформление приходного ордера на принятые на склад предприятия материальные ценности разделен во времени и в пространстве с поступлением документов поставщика (счет-платежное требование, спецификация, транспортные накладные, выписка банка и т. п.), по которым проводится оплата предприятием- получателем за полученные им материальные ценности. В этой связи возникает необходимость: обеспечения контроля за полнотой и правильностью оприходования материальных ценностей; выявления и отражения в бухгалтерском учете неотфактурованных поставок; выявления и отражения в бухгалтерском учете материальных ценностей в пути; выявления и отражения в бухгалтерском учете транспортных расходов, а также обеспечения их списания по направлениям затрат. Вся эта работа охватывается решением задачи учета заготовления и приобретения материальных ценностей.

Существует несколько вариантов решения этой задачи в условиях автоматизации учета. Наиболее перспективным является вариант учета заготовления материальных ценностей с использованием синтетических счетов: 15 «Заготовление приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материалов».

С учетом применения указанных счетов учет заготовления материальных ценностей организуется в следующем порядке: на счетах 10, 11, 12 как синтетический, так и аналитический учет осуществляются только по принятым на предприятии учетным ценам.

По дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» отражается фактическая их себестоимость в разрезе их слагаемых.

Учет наличия и движения материальных ценностей должен обеспечить контроль за сохранностью материальных ценностей в местах хранения эксплуатации и получение достоверных и точных данных по поступлению и отпуску этих ценностей, а также об остатках их на складах и в других местах хранения и эксплуатации.

Для точности и достоверности данных бухгалтерского учета о движении и наличии материальных ценностей выявляются и устраняются расхождения с данными оперативного и количественно-сортового учета на складах (в кладовых) и местах эксплуатации.

Данные складского и бухгалтерского учета сверяются по каждому складу (кладовой) ежемесячно после отображения в текущем учете всех операций по движению материальных ценностей в отчетном месяце.

Выходными документами, отражающими данные о движении за отчетный месяц материальных ценностей по каждому наименованию в количественно-суммовом выражении, являются оборотные ведомости сортового учета материальных ценностей по складам кладовым и другим местам хранения.

Учет движения материальных ценностей. Эта задача имеет целью обеспечить правильное и своевременное документальное отражение в учете операций по обороту материальных ценностей. Эта задача выполняется в режиме совершения указанных операций. Исходные данные получают на основе первичного учета соответствующих операций.

Для контроля за фактическим расходованием материальных ценностей на производство предусматривается составление ведо­мости фактического расхода материальных ценностей в номенкла­турном разрезе.

Инвентаризация материальных ценностей проводится в целях проверки сохранности материальных ценностей и соответствия их наличия данным текущего учета периодически (но не реже одного раза в год). Для выполнения инвентаризации и для выявления ее результатов предусматривается составление инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей и сличительной ведомости результатов инвентаризаций товарно-материальных ценностей.

Переоценка товарно-материальных ценностей выполняется в целях контроля за правильным и своевременным отражением сумм уценки (дооценки). Так как операция переоценки материальных ценностей на предприятии возникает редко, ведомость переоценки товарно-материальных ценностей составляется в запросном режиме по тем материальным ценностям, по которым была проведена уценка (дооценка).

ОРГАНИЗАЦИЯ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ УЧЕТА МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА ПЭВМ

Пакеты прикладных программ, реализующие задачи учета материальных ценностей на ПЭВМ, как правило, включают наряду с непосредственным решением задач ряд сервисных средств. Сервисные средства АРМ УМЦ должны позволять менять цветовую гамму, обеспечивать секретность и ограничение несанкционированного доступа к учетной информации через систему паролей. Для этих целей одной из функций главного меню является функция «Настройка АРМ».

В меню «Оформление прихода» приводится перечень оперативных приходных бухгалтерских документов и инструкций работе с ними.

При оформлении приходных операций на каждый материал должна быть открыта карточка складского учета. Если в процессе ввода все-таки обнаружены материалы, на которые еще не открыты карточки, то ввод этих документов можно отложить. Открыть карточку на материал можно в подфункции «Ведение картотеки». В процессе ввода информации осуществляется контроль достоверности кода материала и кода единицы измерения, а также наличия карточки складского учета. Ошибочно введенные записи в базу данных не записываются. Процесс ввода документов в любой момент времени можно прервать и просмотреть или скорректировать ранее введенные данные.

Окончательный ввод пачки должен заканчиваться функцией «Ввод в базу». При этом формируется файл приходных документов, пересчитываются в картотеке, текущие остатки, и АРМ УМЦ готов к выдаче любой интересующей информации.

Подфункция «Оформление расхода» почти полностью совпадает с подфункцией для оформления прихода.

Функция «Складской учет» предусматривает как выдачу оперативной информации о наличии и движении материалов по структурным подразделениям, так и печать сальдовых ведомостей, проведение переоценки и инвентаризации материалов.

В состав функции входят следующие подфункции:

справки об остатках (Д 5.1);

справки о движении (Д 5.2);

справки о неликвидах (Д 5.3);

справки о запасах (Д 5-4);

сальдовые ведомости (Д 5.5);

инвентаризация (Д 5.6);

переоценка (Д5.7).

Подфункция «Справки об остатках». В данной под­функции можно получить справку с конкретном материале на складе в виде карточки складского учета либо о всех имеющихся материалах на складе.

Подфункция «Справки о движении» работает с файлами приходно-расходных документов. Аналогично вышеописанной функции имеется возможность просмотреть бухгалтерские документы, выбрав необходимый вариант.

Подфункция «Справки о неликвидах». При оформлении приходно-расходных операций в картотеку материалов записывается дата последней операции. Используя эту информацию, данная подфункция выводит на печать все материалы, не имевшие движение такое количество дней, какое указывается при запросе системы.

Подфункция “Справки о запасах”. Если в номенклатуре-ценнике имеется значение реквизита «Норма запаса материала на складе в количественном выражении», то, используя информацию текущего остатка материала, можно получить справку о запасах выше или ниже нормы.

Подфункция «Сальдовые ведомости» распечатывает текущие остатки материалов по всем складам (или по конкретному складу).

Подфункция «Инвентаризация». Инвентаризация проводится только после получения всей выходной информации за отчетный месяц и проведения реорганизации картотек. Под реорганизацией картотек понимается следующее:

текущие остатки материалов перезаписываются в остатки на 1-е число следующего отчетного месяца;

информация реквизитов «приход за месяц» и «расход за месяц» обнуляется.

Инвентаризация проводится по каждому складу отдельно.

Подфункция «Переоценка». Требования данной подфункции в отношении реорганизации картотеки аналогично описанным. В результате работы подфункции выполняются:

запись новой цены материала;

печать ведомости результатов переоценки.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10