- фактическое функционирование СМК (понимание и применение документированных процедур СМК, участи персонала в реализации процессов СМК);
- возможности проведения второго этапа аудита (проведение внутреннего аудита, анализа СМК со стороны руководства и внедрения СМК в целом);
- применяемый подход к непрерывному улучшению деятельности;
- подготовку к проведению второго этапа аудита (определение ресурсов, подразделений для проведения аудита в организации, способов доставки аудиторской группы до удаленных производственных площадок, а также времени начала и окончания рабочего дня, пропускной системы).
План аудита должен предусматривать:
- почасовое планирование посещения аудиторской группой конкретного подразделения Заявителя, осуществляющего свою деятельность в рамках проверяемого процесса СМК;
- наличие информации о времени на переезды членов аудиторской группы между производственными площадками (при их наличии).
7.3.3 План аудита в организации должен быть проанализирован и подписан Заявителем на позднее, чем за 5 (пять) рабочих дней до начала аудита.
При согласовании плана аудита Заявитель должен определить представителей организации, участвующих в аудите.
План аудита СМК в организации должен иметь возможность допускать изменения, необходимость которых может возникнуть в ходе аудита. Все изменения в Плане должны быть в обязательном порядке согласованы главным аудитором с уполномоченным лицом Заявителя.
7.4 Предварительное совещание
7.4.1 Для представления плана аудита и уточнения действий по его реализации, а также для определения средств и процедур коммуникаций, проводится предварительное совещание под председательствованием главного аудитора с участием членов аудиторской группы, высшего руководства и представителей подразделений Заявителя. По итогам предварительного совещания составляется протокол.
7.4.2 Предварительное совещание должно включать:
- представление членов аудиторской группы и их роль в аудите;
- подтверждение цели, области и критериев аудита;
- согласование с Заявителем возможных изменений в плане, в части времен промежуточных и заключительного совещаний и других вопросов, связанных с проведением аудита СМК;
- представление методов и процедур аудита;
- информирование о том, что свидетельства аудита носят выборочный характер;
- определение способов взаимодействия, общения аудиторской группы с персоналом и информирования персонала о ходе проведения аудита;
- подтверждение официального языка общения в процессе аудита (при необходимости);
- информирование о порядке обеспечения аудиторской группы необходимыми ресурсами;
- информирование об обеспечении конфиденциальности;
- определение процедур обеспечения безопасности аудиторской группы и исключения аварийных ситуаций в ходе аудита;
- информирование о перечне сведений, включаемых в отчетную документацию по результатам текущего этапа аудита СМК, в том числе классификацию несоответствий;
- информирование о процедуре подачи апелляций на порядок проведения и результаты аудита;
- информирование о последующих действиях Заявителя и аудиторской группы при выявлении несоответствий в документации СМК.
7.5 Проведение аудита
7.5.1 В процессе аудита СМК аудиторская группа должна собрать информацию, касающуюся области распространения СМК Заявителя, объектов аудита, соответствующую особенностям взаимодействия проверяемых процессов СМК (видов деятельности), целям и критериям аудита, а также подтверждено:
- соответствие заявленной области для оценки области распространения СМК фактической деятельности заказчика (выпускаемой продукции и/или оказываемых услуг);
- правомочность исключения заказчиком из СМК требований ГОСТ Р ИСО 9001;
- наличие (отсутствие) процессов аутсорсинга и информации по управлению ими заказчиком;
- наличие у заказчика лицензий и разрешительных документов, необходимых для осуществления заявленных видов деятельности;
- соответствие установленным законодательным, нормативным, внутренним требованиям, а также требованиям потребителя;
- соответствие периодичности проведения анализа СМК со стороны руководства и отражения в нем вопросов поддержания СМК в рабочем состоянии, а также ее результативность;
- наличие информации о результативности процессов;
- соответствие документированных процедур и средств управления требованиям ГОСТ Р ИСО 9001.
Полученная информация должна быть проверена на достоверность и рассматриваться в качестве свидетельств аудита.
Аудиторская группа должна определить перечень процессов СМК, которым при проведении второго этапа аудита необходимо уделить повышенное внимание.
7.5.2 Полученные свидетельства аудита анализируются и оцениваются членами аудиторской группы на соответствие критериям аудита для получения наблюдений аудита.
7.6 Документирование наблюдений первого этапа аудита
7.6.1 Наблюдения, полученные на первом этапе аудита, документируются и сообщаются Заявителю, включая указания на проблемные области, которые могут быть классифицированы как несоответствия в ходе проведения второго этапа аудита.
7.6.2 Наблюдения аудита и подтверждающие их свидетельства обсуждаются аудиторской группой с участием уполномоченного лица Заявителя для подтверждения объективности свидетельств аудита и обеспечения понимания наблюдений аудита.
7.6.3 Обмен информацией между членами аудиторской группой осуществляется в ходе аудита и в конце каждого рабочего дня при проведении промежуточного совещания.
7.7 Заключительное совещание
7.7.1 Для представления наблюдений аудита главный аудитор проводит заключительное совещание с участием членов аудиторской группы, высшего руководства и ответственных лиц Заявителя. По итогам проведения заключительного совещания составляется протокол.
7.7.2 Заключительное совещание включает:
- представление членов аудиторской группы;
- подтверждение цели, области и критериев аудита;
- информирование о том, что свидетельства аудита носят выборочный характер;
- информирование о выполнении плана аудита;
- информирование об обеспечении конфиденциальности;
- информирование о процедуре подачи апелляций на порядок проведения и результаты аудита;
- представление выводов по результатам текущего этапа аудита;
- информирование о сроках предоставления отчетного документа по результатам текущего аудита;
- информирование о последующих действиях Заявителя и аудиторской группы при выявлении несоответствий в документации СМК;
- обсуждение и, по возможности решение всех нерешенных вопросов и разногласий между аудиторской группой и Заявителем.
7.7.3 По результатам проведения первого этапа аудита составляется Отчет, форма которого приведена в Приложении Г настоящей инструкции.
7.7.4 Отчет о результатах первого этапа аудита СМК, утвержденный руководителем ОС «ОЭГСЕРТ», направляется Заявителю в срок не позднее 10 (десяти) рабочих дней с даты окончания первого этапа аудита.
7.7.5 Заявитель разрабатывает план-отчет устранения несоответствий в документации СМК (при наличии несоответствий) в произвольной форме. План-отчет должен включать:
- формулировку несоответствия в документации СМК;
- коррекцию;
- срок выполнения;
- ответственное лицо за выполнение коррекции.
После устранения несоответствий план-отчет вместе с копиями необходимых документов, подтверждающих устранение несоответствий в документации, предоставляется Заявителем в ОС «ОЭГСЕРТ».
7.7.6 Главный аудитор с привлечением (при необходимости) членов аудиторской группы анализирует представленные документы и, в срок не позднее 10 (десяти) рабочих дней от даты получения от Заявителя плана-отчета и объективных свидетельств, составляет заключение по результатам устранения несоответствий в документации СМК по форме, приведенной в Приложении Д настоящей инструкции.
7.7.7 На основании заключения руководитель ОС «ОЭГСЕРТ» принимает решение о проведении или отказе в проведении второго этапа аудита СМК (Приложение Д).
В случае принятия решения об отказе в проведении второго этапа аудита, руководитель ОС «ОЭГСЕРТ» совместно с Заявителем обсуждают содержание и сроки выполнения дальнейших работ.
7.7.8 ОС «ОЭГСЕРТ» в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней после принятия решения руководителем органа по сертификации направляет в адрес Заявителя заключение по результатам устранения несоответствий в документации СМК (Приложение Д).
7.7.9 В случае не устранения Заявителем несоответствий в документации СМК повторяются процедуры, изложенные в п. п. 7.7.5-7.7.8 настоящей инструкции.
7.7.10 Общий срок устранения несоответствий в документации не должен превышать 40 (сорока) рабочих дней.
По истечении указанного срока работы по оценке СМК прекращаются. Заявителю направляется уведомление о прекращении работ, которое оформляется на бланке ОС «ОЭГСЕРТ».
Выполнение работ по повторному проведению первого этапа аудита СМК Заявителя может осуществляться в рамках дополнительного соглашения к договору, заключаемого между ОС «ОЭГСЕРТ» и Заявителем.
8 ПРОВЕДЕНИЕ ВТОРОГО ЭТАПА АУДИТА
8.1 Второй этап аудита СМК в обязательном порядке проводится непосредственно в подразделениях Заявителя, как при проведении сертификации СМК на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001.
8.2 Назначение членов аудиторской группы осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в разделе 6 настоящей инструкции. В состав аудиторской группы, назначаемой для проведения второго этапа аудита, должен входить как минимум один эксперт-аудитор, принимавший участие при проведении первого этапа аудита.
8.3 План проведения второго этапа аудита должен разрабатываться с учетом результатов первого этапа аудита СМК в соответствии с Приложением В настоящей инструкции.
План аудита должен устанавливать обязательное посещение строительных и монтажных площадок, мест проведения инженерных изысканий, временных мест расположения заказчика (при их наличии) и т. п.
8.4 При планировании и подготовке к проведению второго этапа аудита СМК главный аудитор самостоятельно или с привлечением членов аудиторской группы проводи предварительную работу, которая включает:
а) проведение переговоров с лицом, уполномоченным высшим руководством Заявителя для решения вопросов организации аудита СМК с целью определения и согласования мероприятий по подготовке аудита в организации;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 |
