Денежные документы должны храниться в несгораемых шкафах, которые опечатываются в конце рабочего дня. Помещение кассы долж­но сдаваться под расписку охране. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещено оставлять их в услов­ленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Ключи-дублеры должны храниться в пакетах, шкатулках, опеча­танных кассиром, у руководителя организации или других уполномо­ченных на это лиц. Не реже одного раза в квартал проводится провер­ка ключей комиссией, назначаемой руководителем организации, ре­зультаты которой фиксируются в акте.

Порядок ведения кассовых операций устанавливает требования к транспортировке денежных средств. Руководитель организации дол­жен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств, в случае необходимости — транспортное средство. Кассиру запрещается:

- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

- допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем организации для их доставки;

- передвигаться пешком, попутным или общественным транспортом;

- посещать магазины, рынки и другие подобные места;

- выполнять различные поручения и отвлекаться от доставления денег и ценностей по назначению.

В соответствии с п. 1.1 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» учет денежных средств в кассе ведется в кассовой книге по форме № КО-4. В организации предусмотрена одна кассовая книга, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземпля­рах. Вторые экземпляры листов являются отрывными и служат отче­том кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня кассир передает второй отрывной лист кас­совой книги с приходными и расходными кассовыми документами (от­чет кассира) в бухгалтерию под расписку в кассовой книге.

Кассовую книгу можно вести автоматизированным способом. В ней должны формироваться два экземпляра листов: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Нумерация листов кассовой кни­ги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. По итогам месяца на последнем листе вкладного листа кассовой книги должно печататься общее количество листов Кассовой книги за месяц, за год.

Кассир подписывает оба листа — «Вкладной лист», «Отчет касси­ра» и передает последний вместе с приходными и расходными кассо­выми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, книга опечатывается.

Учет денежных средств осуществляется в журнале-ордере № 1 и ведомостях, помещенных в этом журнале-ордере. Записи в соот­ветствующем разделе журнала-ордера № 1 и ведомости к этому разделу производятся итогами по операциям за два — три дня по нескольким отчетам кассира. При этом в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например, 1—3, 15—17 и т. д. При значительном количестве кассовых операций за­писи могут производиться ежедневно на вкладных листах к журналу-ордеру.

Итоги за несколько дней (или за один день) в разрезе корреспон­дирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах согласно бухгалтерской разноске; предварительно простав­ляемой в отчете кассира на документах.

Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на на­чало и конец месяца. На протяжении месяца для контроля операций используются данные об остатках средств, показанные в отче­тах кассира.

Приходный кассовый ордер (форма № КО-1), необходимый для 1 оформления поступления денег в кассу организации, выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным (бухгалтером или лицом, уполномоченным письменным распоряжени­ем руководителя организации. Квитанция к приходному ордеру под­писывается главным бухгалтером, кассиром и заверяется печатью (штампом) кассира.

Наличные деньги выдаются из кассы организации по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2), который выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом. Если на документах, прилагаемых к расходным кассовым ордерам, имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В строке «Основание» приходного и расходного кассового орде­ра указывается содержание хозяйственной операции. По строке «При­ложение» в кассовых ордерах перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат (заявления, справки, сметы, счета и т. д.).

Кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть отпечатаны или заполнены чернилами или шариковой ручкой. Подчист­ки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Выдачу денег можно производить без оформления расходных кассовых ордеров: по платежным и расчетно-платежным ведомостям, по заявлениям на выдачу денег, по счетам и т. п. На всех документах, по которым выдаются деньги из кассы, должен присутствовать штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу де­нег, заменяющие расходные кассовые ордера, должны быть подписа­ны руководителем, главным бухгалтером организации или уполномо­ченными на это лицами.

На общую сумму выданной заработной платы по нескольким платежным или расчетно-платежным ведомостям составляется один кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой ведо­мости.

Расписка в получении денег должна быть сделана чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рубли — прописью, копейки — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег может быть произведена по доверенности. После фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено их получение. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность! прилагается к документу, по которому выданы деньги.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приход­ных и расходных кассовых документов, который может вестись вруч­ную или с применением вычислительной техники. При проверке жур­нала регистрации следует обратить внимание на сквозную нумерацию приходных и расходных ордеров с тем, чтобы в журнале не было про­пущенных номеров. Пропуск номеров, обнаруженный при проверке, может выявить случаи уничтожения документов с целью сокрытия зло­употреблений, поэтому каждый такой случай подлежит тщательной проверке.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях и других приравненных к ним докумен­тах, регистрируются после выдачи денег.

Особый порядок выдачи денег предусмотрен в центральной кас­се по платежной (расчетно-платежной) ведомости. По истечении сро­ка выдачи против фамилии лиц, которые не получили деньги, делает­ся отметка «Депонировано». Отметка делается от руки или специаль­ным штампом. На все невыплаченные суммы составляется реестр.

Проверка состояния контроля кассы организации. Ревизор при ревизии кассы в первую очередь проверяет состояние ее контро­ля: проводятся ли ревизии в сроки, установленные руководителем пред­приятия. Практика проведения ревизий свидетельствует о целесооб­разности ее ежемесячной организации. Ревизия кассы обязательна при смене кассиров. Для ревизии кассы приказом руководителя организа­ции назначается комиссия. Если кассир не может присутствовать при инвентаризации кассовой наличности, то она производится специаль­но назначенной комиссией

Ревизор проверяет наличие и оформление организационно-рас­порядительной документации на проведение ревизии кассы. Ревизию кассы могут проводить учредители, вышестоящая организация, нало­говые органы, и в соответствии с заключенным договором аудиторские организации. Соблюдение требований Порядка ведения кассовых опе­раций систематически проверяют банки. Ревизор рассматривает каж­дый случай таких проверок и фиксирует в отчете нарушения. Эти дан­ные используются при проведении ревизий.

Ревизия кассы организации. Ревизия проводится внезапно. Во время ревизии прекращаются прием и выдача денежных средств. Посторонние лица в кассовое помещение не допускаются. Перед нача­лом ревизии проверяются наличие у кассира обязательства о матери­альной ответственности, приказ о его назначении на работу, расписка кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций.

Перед началом ревизии у ревизора должен быть акт ревизии на­личных денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.), фактически находящихся в кассе организации. В преамбуле акта содер­жится расписка кассира о том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие под его ответственность, оприходо­ваны, а выбывшие — списаны в расход.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается ревизион­ной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй — остается у мате­риально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответствен­ных лиц, сдавших и принявших ценности, и бухгалтерии).

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12