Графа№5. Количество предметов.

Отмечается количество предметов, образующих одну единицу хранения. Например, чайный набор, состоящий из шести чашек и шести блюдец, будет обозначен в этой графе цифрой 12.

Графа №6. Материал и техника изготовления.

Регистрируется материал, из которого выполнен предмет, и техника его изготовления. Например, бронза – литье, медь – чеканка, фарфор – роспись надглазурная.

Графа№7. Сохранность предмета.

Фиксируется сохранность предмета при его поступлении в музей, что имеет важное значение для контроля за состоянием предмета, переданного в фондохранилище или на экспозицию, а также на временное хранение в другой музей.

В этой графе фиксируются все имеющиеся дефекты: прорывы, трещины, сколы, поломки, вздутия, осыпи красочного слоя, отсутствие каких-либо частей или деталей предмета и т. п. при этом указываются места особенно значительных повреждений. Например, оторван правый угол, левый край покрыт ржавчиной; текст на 2-й странице утрачен. При отсутствии дефекта пишется «полная сохранность».

Графа №8,9. К какому фонду относится предмет: основному, научно-вспомогательному…

Принадлежность предмета к основному фонду или научно-вспомогательному определяется представителем (представителями) государственного музея, на учете которого находится основной фонд данного общественного музея. Представитель (представители) государственного музея, осуществляющий указанную работу, должен быть членом фондово - закупочной комиссии музея, который он представляет, и иметь на это письменное разрешение своей дирекции.

Отнесение предмета к тому или иному фонду отмечается к соответствующей графе (8 или 9) условным обозначением: о/ф – основной фонд, нв/ф – научно-вспомогательный.

Каждая запись датируется и подписывается представителем государственного музея, определившего принадлежность предмета к тому или иному фонду.

В соответствии с Типовым положением о музее, работающем на общественных началах, памятники истории и культуры, т. е. Основной фонд общественного музея, учитываются в специальной книге государственного музея соответствующего профиля по указанию органов культуры.

Графа №10. Порядковый номер предмета основного фонда общественного музея по специальной книге учета в государственном музее.

Все предметы основного фонда музея, работающего на общественных началах, имеющие историческую, научную, художественную или иную культурную ценность, регистрируются в специальной книге учета фондов в одном из местных государственных музеев (по согласованию с органом культуры).

По мере проведения такой работы государственный музей представляет общественному музею списки предметов, взятых на государственный учет, с указанием их порядковых номеров и наименований.

В музее, работающем на общественных началах, порядковые номера предметов заносятся в графу №10 Книги учета фондов.

Графа №11. Примечание.

Помимо сведений о выдаче на постоянное хранение предметов (№ актов и документов, дата, наименование, разрешающие выдачу) в этой графе могут быть сделаны оговорки об исправлениях в описаниях др. граф, которые заверяются директором музея.

Выдача предметов на временное хранение фиксируется в соответствующей картотеке или отдельной книге (тетради).

31.  В Книгу учета фондов записываются только предметы, поступающие в музей на постоянное хранение.

32.  Для предметов, поступивших в музей на временное хранение (для участия в выставках и т. д.), может быть заведена Книга временного учета фондов.

Учетные обозначения

33. Учетные обозначения наносятся на все предметы при их регистрации в Книге учета фондов. Учетное обозначение состоит из зашифрованного (сокращенного наименования музея и порядкового номера, присвоенного предмету по Книге учета фондов. Например, ВОКМ. 52

Здесь под ВОКМ обозначается Вологодский (или иной общественный краеведческий музей; 52 – порядковый номер предмета (книга, фотография и т. д.) по Книге учета фондов).

34. По мере отнесения предметов к основному фонду или научно-вспомогательному фонду к учетному обозначению предмета в знаменателе добавляется обозначение «о/ф» или «н/ф». Например, ВОКМ; ВОКМ

о/ф 52 н/в 53

35. Учетные обозначения наносят на предмет тушью или типографской краской так, чтобы не повредить его и чтобы номер не бросался в глаза. На рисунках, фотографиях, документах, учетное обозначение пишется на оборотной стороне в левом нижнем углу простым карандашом. Пользоваться химическим карандашом запрещается.

Если нанесение учетных обозначений наносит вред предмету или их невозможно написать на нем, то учетные обозначения помещаются на картонной бирке, которая суровой ниткой прикрепляется к предмету (как правило, к значкам, мелким предметам керамики и др.)

На предметы из ткани нашиваются бирки из плотной материи с учетными обозначениями.

Учетные обозначения монет, фото негативов пишутся на конвертах и пакетиках, в которых они хранятся.

Учет материалов в полевых условиях

36. Материалы, собираемые во время экспедиций, походов, целевых поездок, помимо актирования целесообразно учитывать и описывать непосредственно в процессе сбора в Полевой описи.

37. Полевая опись ведется в отдельной тетради с прочной обложкой и пронумерованными листами. Ее форма и порядок заполнения аналогичны Книге учета фондов.

На первой странице Полевой описи должны быть записаны следующие данные:

Полевая опись

Наименование экспедиции (поисковой группы)_____________________________________

Место работы (область, район, населенный пункт, объект сбора материалов)____________

Начата: «____»____________г. Окончена: «____»___________г.

Число описанных предметов_____________________________________________________

Исполнитель __________________________________________________________________

Если материалы собираются несколькими группами, работающими по разным темам, каждая из них ведет свою Полевую опись.

В процессе сбора материала в полевых условиях на предметах карандашом проставляются номера, под которыми они записаны в Полевой описи, или к ним прикрепляется бирка при помощи нитки с написанным на ней номером.

Для материалов археологических, геологических коллекций составляются этикетки, в которых указываются:

Экспедиция (поисковая группа) __________________________________________________

Наименование предмета_________________________________________________________

Номер по полевой описи________________________________________________________

Дата ____________________________Подпись заполнившего_________________________

Этикетка складывается текстом внутрь и заворачивается вместе с предметом.

38. Во время экспедиции ведется полевой дневник, в котором дается описание маршрута, содержатся схематические планы местности; записываются наблюдения, сделанные в пути, местные легенды и сказания, рассказы лиц, передающих материал в музей; адреса лиц, содействовавших работе экспедиции и т. д.

В дневник целесообразно также вносить данные о материалах, представляющих музейный интерес, которые не удалось получить во время экспедиции.

39. По окончании работы экспедиции все собранные материалы, а также документация (полевая опись, акты приема и дневники) должны быть сданы зав. фондами (хранителю фондов).

40. Все предметы, составляющие единый тематический комплекс или коллекцию, регистрируются в Книге учета фондов под одним порядковым номером. Далее каждый предмет данного комплекса (коллекций) получает свой индивидуальный дробный номер.

Например, 250/ 1-50, 250/3 и т. д. Здесь 250 – номер коллекции по книге учета фондов; 1, 2, 3 – порядковые номера предметов в данной коллекции (при этом порядковые номера предметов соответствуют их номерам по полевой описи).

Во время экспедиций необходимо строго следить за правильным хранением материалов.

Вспомогательные формы учета

41. Вспомогательные формы учета фондов проводятся с помощью справочных картотек. Справочные картотеки создаются для работы по подбору материалов для вновь создаваемых экспозиций, выставок, лекций, научной работы, проверки наличия фондов и т. п.

42. В музеях, работающих на общественных началах, ведется учетная, тематическая, топографическая и др. картотеки.

На каждый предмет, поступивший в музей, составляется карточка в нескольких экземплярах, по числу ведущихся в отделе фондов картотек.

Содержание карточки отражает ее назначение, но в ней в обязательном порядке указываются учетные обозначения предметов и их место нахождения (в экспозиционных залах или хранилищах).

Учетная картотека включает фонды музея в порядке их записи в Книге учета фондов. Эта картотека дублирует Книгу учета фондов и служит учетным целям. Наличие этой картотеки дает возможность ограничивать обращение к учетным документам, что обеспечивает их наибольшую сохранность.

Топографическая картотека служит для регистрации сведений о движении предмета в музее. В ней указываются учетные обозначения предмета, его наименование и местонахождение в фондохранилище или на экспозиции с указанием номеров витрины, шкафа, полки, стенда и т. д.

43. Тематическая картотека отражает тематические разделы экспозиции (темы, подтемы и т. д.).

Карточки помещаются в картотечные ящики между разделителями в порядке, зависящем от назначения картотеки.

У. Сверка наличия фондов с учетной документацией

44. Музеи, работающие на общественных началах, обязаны не реже одного раза в три года проводить сверку наличия фондов с учетной документацией – переучет фондов.

Переучет фондов проводится также при смене зав. фондами (хранителя фондов).

В процессе переучета фондов проверяется состояние сохранности предметов, проводится сверка наличия предметов с записями в Книге учета фондов, актах приема и актах выдачи.

45. Сверка производится комиссией в составе двух – трех членов совета музея и представителя предприятия, учреждения, организации, при которой действует музей, с обязательным участием зав. фондами (хранителя фондов). Для сверки используется учетная картотека, на карточках которой отмечается наличие предмета и изменение его сохранности. Затем картотека сверяется с записями в книге учета фондов, в актах приема и актах выдачи.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6