Отнесение предметов к основному или вспомогательному фонду в музеях, работающих на общественных началах, производится специалистами научно-методических отделов государственных музеев (соответствующего профиля) на основании ежегодной предварительной заявки общественного музея.

1У. Учет фондов, работающего на общественных началах.

16.  Все фонды музея, работающего на общественных началах, подлежат строгому документальному учету, обеспечивающему их юридическую охрану, а также создание условий для их изучения и рационального использования.

17.  Учет фондов предусматривает следующие этапы:

-  актирование всех поступивших в музей материалов;

-  регистрацию и описание материалов в Книге учета фондов.

18.  Актирование, поступивших в музей материалов. Все поступившие в музей материалы проходят актирование на постоянное или временное хранение.

18.1.Акты составляются на все материалы, поступающие в музей от государственных учреждений, общественных организаций и отдельных лиц, а также материалы, передаваемые из других музеев.

Акт приема составляется и оформляется немедленно (приложение№1).

Для актов используются специальные бланки или чистые листы бумаги со штампом предприятия, учреждения, организации, при которых действует музей, и заполняется под копирку на пишущей машинке или от руки шариковой ручкой в трех экземплярах. Один экземпляр хранится у директора музея для контроля, второй передается организации (лицу), сдавшему материалы, третий хранится у заведующего фондами (хранителя фондов).

Хранение в музее материалов, не оформленных актами приема, категорически запрещается.

18.2. Важное значение для анкетирования поступивших в музей материалов имеет наличие легенды, т. е. сведений об их истории (в том числе о месте и времени происхождения, связей с определенными историческими событиями и лицами, о времени изготовления, месте бытования, способах и условиях употребления и т. д.)

Описание в легенде может быть сделано как со слов бывшего собственника поступившего материала, так и на основе каких – либо письменных сведений о нем.

Для массовых поступлений, экспедиционных сборов необходимо составлять коллекционную опись, которая является приложением к акту приема. Все поступившие материалы фиксируются в ней попредметно.

Легенда записывается на отдельном листе бумаги или на оборотной стороне акта приема.

19.  Акты без подписей и утверждения общественным директором, а также без штампа (печати) предприятия, учреждения, организации, при которой действует музей, не могут быть приняты к исполнению.

20.  Выдача предметов основного фонда музея в постоянное или временное пользование другим музеям производится по письменному разрешению общественного директора, согласованному с руководством предприятия, учреждения, организации, при которых действует музей и государственного музея (в котором предметы этого фонда взяты на государственный учет). Выдача оформляется актом выдачи (приложение №2), в котором оговаривается гарантия сохранности выдаваемых предметов и сроки их возврата.

21.  Выдача материалов научно-вспомогательного фонда в постоянное или временное пользование другим музеям производится по письменному разрешению директора общественного музея и оформляется актом выдачи.

22.  Акты приема на постоянное (временное) хранение и акты выдачи на постоянное (временное) хранение нумеруются порядковыми номерами раздельно. Номера актов временного хранения имеют шифр «ВХ».

23.  Акты постоянного и временного хранения подшиваются в два разных дела в хронологическом порядке (в порядке возрастающих номеров).

В конце года акты нумеруются по страницам, прошнуровываются, на обороте последнего листа делается заверительная надпись с указанием количества листов, которая скрепляется подписью директора и опечатывается. Акты хранятся у директора музея как документы строгой отчетности.

24.  Перемещение предметов внутри музея (для экспонирования, использования в научно-исследовательской работе) оформляется соответствующими актами выдачи.

25.  На утраченные, похищенные или сильно поврежденные предметы основного фонда составляются специальные акты. В таких случаях приказом по музею назначается специальная комиссия для выяснения обстоятельств пропажи, хищения, естественного, либо умышленного повреждения предметов.

Регистрация и описание поступлений в Книге учета фонда.

26.  Акты приема как первичные документы учета новых поступлений в музей являются основанием для их регистрации и описания в Книге учета фондов.

Цель регистрации материалов в Книге учета фондов – зафиксировать все поступившие материалы под определенными порядковыми номерами, которые сразу же проставляются на них, и дать краткое, но достаточно характеризующее описание, исключающее их подмену, а в случае утери или кражи облегчающее также розыск пропавших предметов.

Порядковый номер по Книге учета фондов, присвоенный данному предмету, одновременно проставляется в соответствующей графе акта приема.

Книга учета фондов имеет следующие графы:

1.  № по порядку;

2.  дата записи;

3.  время, источник и способ поступления, № акта, сопроводительные документы;

4.  наименование и краткое описание предмета (автор, дата, место происхождения, надписи, подписи, размер, др.);

5.  количество предметов;

6.  материал и техника изготовления предмета;

7.  сохранность предмета;

8.  к какому фонду отнесен предмет (три колонки: основной, вспомогательный, др.);

9.  порядковый номер предмета основного фонда общественного музея по специальной книге учета в государственном музее;

10.  примечание (№№ актов о постоянной выдаче, № и дата документа – разрешения).

27.  Книга учета фондов должна быть до ее заполнения пронумерована, прошнурована, подписана и опечатана печатью организации, которой подчинен музей. Книга учета фондов хранится постоянно в помещении музея в сейфе или запираемом шкафу, ключи от которого находятся у заведующего фондами (хранителя фондов). Переписывать Книгу учета фондов без согласования с руководством государственного музея, предприятия, учреждения или организации, при которой он действует, не разрешается.

28.  Все записи в Книге учета фондов производятся без помарок и исправлений чернилами фиолетового, черного цвета. Категорически запрещается вырывать из нее листы, стирать и переправлять написанное. Исправления или дополнения допускаются в крайних случаях, делаются красными чернилами. При этом неверная запись зачеркивается таким образом, чтобы текст прочитывался, а над ним давались новые данные. Обо всех исправлениях делается соответствующая оговорка в графе «Примечание», которая заверяется подписью директора музея.

В записи об исключении предметов основного фонда из собрания музея дается ссылка на письменное разрешение руководителя предприятия, учреждения, организации, при которой действует музей, а также музея, на государственном учете которого состоят предметы, и скрепляется печатью этой организации.

29.  До заполнения книги учета фондов во избежание ошибок при ее заполнении рекомендуется произвести описание предмета в учетной карточке, графы которой должны соответствовать графам указанной книги. Заполненные учетные карточки используются для составления необходимых для данного музея научно-справочных картотек.

30.  Запись в Книге поступлений фондов производится на основании всех сведений, имеющихся в акте приема, легенде (других сопроводительных документах) и тщательного осмотра предмета.

Графы Книги учета фондов и порядок их заполнения:

Графа №1. Номер по порядку.

Порядковый номер дается каждому предмету, который становится его учетным обозначением. При групповых поступлениях каждый предмет получает дробный номер. Например, чайный набор будет иметь общий № 000, включает 12 предметов, т. е. 200/1-12 и далее каждый предмет получает свой порядковый номер: 200/1, 200/2, 200/3 и т. д.

Графа №2. Дата записи.

Проставляется дата регистрации предмета в книге.

Графа №3. Время, источник.

Когда, от кого поступил предмет (фамилия, имя, отчество; наименование учреждения, его адрес). Поступил в музей в качестве безвозмездной передачи, в результате экспедиции. Указываются: № и дата приема, все сопроводительные документы, прилагаемые к акту (легенды, дарственные записи и т. д.).

Графа №4. Наименование и краткое описание предмета (автор, дата, место происхождения, подписи, размер, вес и пр.)

Наименование предмета начинается с главного предметного слова. Например, костюм мужской, часы ручные, куропатка серая и т. д. При описании произведений изобразительного искусства указывается автор и даты его жизни (если это известно), затем краткое описание (для живописи, скульптуры, сюжетной фотографии – описание сюжета). Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов заснятого лица; указывается место и время сделанного снимка (если известно); тип портрета (голова, погрудный, поясной, рост и т. д.).

Описание фотографий с групповыми изображениями включает общее наименование группы, поименное перечисление входящих в нее лиц слева направо с указанием должности (общественного положения).

Описания фотографий, воспроизводящих события, производственные процессы, виды местности, предметы, начинаются с наименования сюжета.

Описание документальных материалов, как опубликованных, так и архивных, начинается с указания фамилии и инициалов автора (или составителя документа), затем наименование документа.

При отсутствии определенного автора описание документальных материалов начинается с названия самого документа.

При описании книг, рукописей, документов, альбомов указывается количество листов.

Если отсутствует точная датировка предметов, указывается приблизительная дата или дата со знаком вопроса (?).

Важное значение имеет указание на назначение предмета, место его происхождения, историю бытования.

В описании предмета фиксируются все надписи, подписи, знаки и иные пометы на предмете.

Размеры предмета указываются в сантиметрах (для графики – миллиметрах) следующим образом: для прямоугольных предметов – высота и ширина; для круглых и эллипсообразных – наибольший диаметр; для объемных предметов – три измерения: ширина, высота, глубина. Высота статуи указывается вместе с плинтом, если они составляют единое целое. Размеры ваз определяются их высотой и наибольшим диаметром. Для произведений графики указывается двойной размер листа и изображения; для произведений живописи – размеры по подрамнику или по доске. Для костюмов даются размеры: ширина плеч или пояса и длина. При обмерах запрещается пользоваться мягким сантиметром.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6