Для этого выделите блок ячеек, содержащий искомые значения. В нашем примере это диапазон F3:F20. Скопируйте его в буфер промежуточного хранения (Правка —> Копировать). Вокруг выделенного блока появится «бегущая» пунктирная линия.

Активизируйте ячейку СЗ. Выберите пункт меню «Правка —> Специальная вставка». В окне параметров специальной вставки пометьте пункт «Значения» и нажмите клавишу ОК. После выполнения переноса входящих остатков сработают расчетные формулы и появятся «новые» значения исходящих остатков. Так как они вычисляются с использованием старых проводок, скопированных в новый файл, то старые проводки в новой рабочей книге нужно удалить. Для этого выделите все проводки и нажмите клавишу Delete. Обороты обнулены.

Теперь можно вносить новые проводки, а обороты счетов и исходящие остатки будут рассчитываться автоматически.

В принципе, вместо применения операции переноса остатков можно применить связывание рабочих книг, относящихся к разным периодам. Для этого на листе «Счета» рабочей книги следующего периода в колонке входящих сальдо можно проставить ссылки на исходящие сальдо книги предыдущего периода. Достоинство такого подхода - возможность автоматического пересчета в таблицах, относящихся к последующим периодам, при изменении данных в таблицах предшествующих периодов. Однако при большом объеме данных это достоинство может превратиться в недостаток, так как для работы в текущем периоде нужно будет открывать одновременно и таблицы предшествующих периодов, что будет существенно тормозить вычисления. Поэтому такой режим мы подробно не рассматриваем.

Расчет итогов по одинаковым проводкам. Кроме расчета оборотов и исходящих остатков счетов для формирования главной книги требуется итоговая информация по оборотам между парами корреспондирующих счетов. Эти данные также могут быть рассчитаны средствами Excel. В рамках используемого нами способа ввода проводок и размещения информации в таблице эта задача решается путем применения так называемых формул массивов.

На листе «Обороты» в ячейку А1 введите текст «Дебет», в ячейку В1 – «Кредит», в ячейку С1 – «Сумма». Столбцы A и В должны быть отформатированы так, чтобы все вводимые сюда данные воспринимались как текстовые.

Структура таблицы на листе «Обороты» во многом повторяет структуру таблицы ввода проводок на листе «Проводки». Аналогично, в столбце A будет задаваться дебетуемый счет проводки, а в столбце В - кредитуемый. Отличие состоит в том, что на листе «Проводки» любая пара корреспондирующих счетов может фигурировать многократно, а на листе "Обороты" она должна размещаться лишь единожды.

При этом в столбце C (Сумма) для каждой заданной на листе «Обороты» пары корреспондирующих счетов будут автоматически подсчитываться итоги по всем проводкам с данной корреспонденцией счетов, имеющимся на листе «Проводки».

Порядок заполнения листа «Обороты» произволен. Для примера введем в ячейку А2 листа «Обороты» код счета 19, а в ячейку В2 - код счета 60 и попробуем задать формулу, подсчитывающую итоги по всем проводкам листа «Проводки», в которых дебетуемым счетом является счет 19, кредитуемым - счет 60. Как всегда при вводе однотипных формул в электронных таблицах, формулу можно ввести один раз, а потом скопировать на все необходимые ячейки.

Итак, в ячейке С2 листа «Обороты» наберем следующую формулу:

=СУММ(ЕСЛИ(Проводки!$А$2:$А$5000=$А2;1;0)*ЕСЛИ(Проводки!$В$2:$В$5000=$В2;1;0)*Проводки!$С$2:$С$5000)

Внимание! Ввод формулы должен быть завершен одновременным нажатием клавиш [Ctrl+Shift+Enter]. Эта комбинация клавиш сообщает Excel, что мы ввели не обычную формулу, а так называемую формулу массива. При нажатии только Enter нужного результата достигнуть нельзя.

Обратите внимание, что после нажатия [Ctrl+Shift+Enter] в строке формул наша формула будет заключена в фигурные скобки.

Наличие обрамляющих фигурных скобок означает, что Excel воспринимает содержимое ячейки строки столбца B (Кредит). Например, проводка в дебет счета 19 с кредита счета 60 в нашем примере на листе «Проводки» встречается дважды - в строке 3 и в строке 12. В первом случае сумма проводки равна 2000, а во втором 4000. Именно эти числа и должны быть просуммированы.

В общем же случае проводок с такой корреспонденцией счетов может быть множество, и все их суммы должны быть включены в итог. Для этого просматриваются все строки таблицы листа «Проводки» и складываются их суммы для тех строк, в которых задана искомая корреспонденция счетов.

Фигурные скобки для формул массива нельзя вводить вручную. Если это сделать, то Excel будет воспринимать введенное как обычный текст. Формула массива формируется только нажатием клавиш [Ctrl+Shift+Enter]. Если в такую формулу нужно внести изменения, то после ее корректировки также следует нажать [Ctrl+Shift+Enter].

Введенная нами формула действительно необычна. И не только своей громоздкостью, но и алгоритмом выполнения. Давайте подробно рассмотрим, что она содержит и как это работает.

Каждый элемент массива представляет собой произведение трех сомножителей. Первым сомножителем является функция ЕСЛИ:

ЕСЛИ(Проводки! $А$2:$А$5000=$А2;1;0)

Эта функция, в свою очередь, имеет три аргумента. Первый определяет условие: (Проводки!$А$2:$А$5000=$А2), второй - значение, которое следует использовать при выполнении этого условия (1), а третий - значение, которое соответствует случаю, когда условие не выполняется (0).

Таким образом, функция ЕСЛИ(), заданная в приведенной выше форме, создает массив значений, состоящий из нулей и единиц. Затем каждый элемент этого массива используется как один из сомножителей при получении массива элементов, суммируемых функцией СУММ.

В нашем примере код счета, содержащегося в ячейке $А2 листа «Обороты», равен 19. Поэтому первый сомножитель, используемый Excel при формировании массива суммируемых значений, равен 1 тогда и только тогда, когда дебетуемый счет проводки на листе «Проводки» имеет код 19. В противном случае первый сомножитель равен нулю.

Второй сомножитель, используемый при неявном формировании массива суммируемых функцией СУММ значений, также задается функцией ЕСЛИ:

ЕСЛИ(Проводки! $В$2:$В$5000=$В2;1;0)

Эта функция, в свою очередь, также строит массив из нулей и единиц, в зависимости от совпадения или несовпадения кода счета из ячейки $В2 листа «Обороты» с кодом кредитуемого счета таблицы листа «Проводки».

Третий аргумент функции СУММ (Проводки!$С$2:$С$5000) определяет массив значений, в точности соответствующий столбцу С (Сумма) листа «Проводки». Его элементы являются третьим сомножителем при формировании массива значений, суммируемых функцией СУММ.

Таким образом, аргументы функции СУММ строят три массива одинаковой длины. Их значения, имеющие одинаковые номера, перемножаются. В результате получается массив такого же размера, содержащий произведения соответствующих элементов. Каждый элемент равен сумме соответствующей проводки тогда и только тогда, когда ее дебетуемый счет совпадает с кодом счета из ячейки $А2, а кредитуемый счет - с кодом счета из ячейки $В2 листа «Обороты». В противном случае элемент суммируемого массива равен нулю, поскольку равен нулю хотя бы один из первых двух сомножителей. Следовательно, получается именно то, что нам нужно: итог по всем проводкам с заданной корреспонденцией счетов.

Для того чтобы окончательно уяснить, как работает применяемая нами формула, внимательно изучите приведенную ниже таблицу. Она иллюстрирует процесс формирования Excel промежуточных массивов, используемых при расчете итога по проводкам в дебет счета 19 с кредита счета 60, на основе данных нашего примера.

Обратите внимание, что в формуле диапазоны для листа «Проводки» заданы в абсолютной форме, а обозначения ячеек на листе «Обороты» - в смешанной. Мы специально не фиксируем номер строки, для того чтобы иметь возможность скопировать формулу на все нужные строки столбца С (Сумма) этого листа.

Рассмотренная технология обработки данных с использованием электронных таблиц, конечно же, не может охватить весь спектр решений задач синтетического бухгалтерского учета, особенно если сравнивать ее с возможностями специализированных бухгалтерских программ. Прежде всего, это касается формирования главной книги, стандартной отчетности, обработки развернутых сальдо, получения итогов по счетам, имеющим субсчета.

Тем не менее, использование электронных таблиц имеет свои преимущества. Это наглядность представления данных, оперативность пересчетов, полная управляемость процессом вычислений, причем достигаемая простыми средствами. Главное же то, что используется стандартный и привычный инструмент вычислений - электронные таблицы, широко применяемые во всех офисах мира в течение многих лет.

В принципе, имеющиеся ограничения рассмотренной технологии обработки данных вполне преодолимы, причем стандартными средствами Excel. Если же использовать систему программирования Visual Basic для приложений (встроенную в пакет программ MS Office), то не существует никаких принципиальных ограничений для автоматизации решения учетных задач.

7. Проектирование информационных управляющих систем

7.1. Проблемы проектирования информационных систем

С каждым днем все большая часть экономических и финансовых данных, относящихся к производственной сфере, банковским и коммерческим расчетам, социально-бытовому и транспортному обслуживанию, здравоохранению, национальной безопасности и личной жизни, доверяются информационным системам, базирующимся на надежной и удобной как аппаратной, так и программной основе, воплощенных в самом массовом классе вычислительной техники - ПЭВМ.

В маркетинговой деятельности информатизация позволяет перейти к новым формам работ: анализ потребительского спроса, моделирование развития общественных потребностей и возможностей их удовлетворения, автоматизации процессов заключения договоров на поставку продукции и контроля над их исполнением. Многие хозяйственные структуры, связанные стабильными договорными отношениями, создают информационные системы, позволяющие заказчику контролировать ход выполнения заказа у подрядчика. Создаются высокоавтоматизированные системы рыночных взаимодействий, которые предъявляют повышенные требования к информационному обеспечению экономических структур. Наличие таких систем является необходимым условием рыночной интеграции.

Анализ значимости для общества информационных и вычислительных систем является частью работы по их проектированию, а методы проведения этого анализа должны быть включены в практическую методологию проектирования.

Проектирование ИС включает в себя также создание качественной документации, формирование и ведение баз данных, разработку процедур работы с системой. Проектирование ИС должно проводиться на системной основе с целью минимизации, как стоимости проектирования, так и времени, затрачиваемого на разработку.

При решении задач проектирования ИС на основе ПЭВМ критичным является состояние дела с людскими ресурсами. В то время, как количество и сложность аппаратуры возрастает значительными темпами, соответствующий рост программного обеспечения (ПО) ограничен интеллектуальным и социальным уровнем развития общества. Производительность труда при разработке ПО относительно низка и удовлетворение спроса возможно только за счет дополнительного привлечения людских ресурсов. На рубеже 80-х г. г. Дж. Мартин выступил с проектом, названным новой информационной технологией (НИТ). Необходимость НИТ обуславливалась тем, что длительность традиционных методов разработки ИС превосходила время безусловного морального их старения. С момента, когда были сформированы и утверждены требования к будущей системе и до начала ее опытной эксплуатации эти требования безнадежно устаревали. Для выхода из этой ситуации было предложено участие в процессе создания и проектирования системы будущих пользователей. Используя языки программирования сверхвысокого уровня, специальные языки запросов к базам данных, пользователь, согласно замыслу автора НИТ, должен был реализовать прототип будущей системы, который предусматривал все нужные функции, но не удовлетворял требованиям эффективности использования ресурсов. Это реализовывалось профессиональными программистами, которые формировали ПО будущей системы. Первый шаг к НИТ был сделан, когда ПЭВМ стали применяться при решении практических задач, таких как управление деятельностью предприятий, планирование, информационный поиск в больших массивах информации, т. е. с появлением качественно нового типа - ИС.

Главной проблемой, стоящей в настоящее время перед проектировщиками ИС, является обеспечение быстро расширяющегося сообщества конечных пользователей удобным интерфейсом, т. е. создавать такие ИС, которые позволили бы пользователю выполнять с помощью ЭВМ необходимые действия без глубокого изучения в полном объеме специальной литературы по ВТ. Особенно остро это стало в связи со скачкообразным развитием микроэлектронной технологии и широким выходом на мировой рынок ПЭВМ, снижением стоимости аппаратных средств и существенным увеличением возможностей ПО за счет большого объема памяти, более полного набора команд и т. д.

Современный уровень научно-технического развития выдвигает определенные принципы проектирования ИС, включая и экономические. Разработка этих принципов направлена на обеспечение создания надежных систем и повышение эффективности самого процесса проектирования. Актуальность задачи вызвана следующим:

- объекты ИС становятся более крупномасштабными и дорогими, что приводит к удорожанию и увеличению сроков проектирования; ошибки, допущенные в процессе проектирования, приводят к существенным затратам материальных и трудовых ресурсов;

- растет сложность ИС: возрастает число решаемых задач, простейшие задачи стабилизации уступают место сложным задачам самонастройки системы на оптимум показателей; одновременно с ростом числа задач сокращается допустимое время принятия решений;

- проектирование начинается и проводится в условиях неопределенности, т. е. при отсутствии в полном объеме информации, необходимой для выбора решений.

Для комплексного решения проблем проектирования необходимо широкое обеспечение процесса средствами автоматизации всего жизненного цикла ИС, начиная от формулирования исходных требований и кончая завершением промышленного производства и эксплуатации.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13