Например:

5714309 – плиты облицовочные пиленые из природного камня.

Различают два метода классификации:

·  Иерархический метод – между классификационными группами устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс – подкласс – группа – подгруппа – вид и т. д. В иерархической классификации каждый объект попадает только в одну классификационную группировку, объединение группировок одного иерархического уровня дает исходное множество объектов. Глубина иерархии определяется классификационными признаками.

·  Фасетный метод – исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасетов. Фасет – набор значений одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группировки.

Правила построения иерархического классификатора следующие:

1.  Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (группа материала) включает Б (подгруппу), Б включает В (вид), В включает Г (подвид)).

2.  Определить число значений каждого признака и выбрать максимальное.

3.  Построить классификационное дерево (рис. 4.1).

4.   

Рис. 4.1

5.  Построить структуру кода по схеме (рис. 4.2).

Рис. 4.2

Например, обозначение 6431 означает:

6 – лесные породы;

4 – лес пиленый;

3 – лес пиленый обрезной;

1 – размер заготовки.

Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество рабочих можно разделить по ряду признаков: цех, участок, место проживания, пол, Ф. И.О., зарплата, месяц. Группируя эти признаки, можно получить ответы на различные вопросы. Например, кто из рабочих сборочного цеха заработал более 20 тыс. руб. в месяц?

Следующим этапом после классификации идет кодирование или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатурам по определенным правилам, установленным системой кодирования. Примером кодового обозначения является идентифицированный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый – номер государственной налоговой инспекции, остальные – номер налогоплательщика и контрольный разряд. В машине хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработке по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях.

Коды могут быть: цифровые, буквенные, смешанные. К кодам предъявляются следующие требования:

·  должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка;

·  быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта;

·  должны быть стабильными, часто не пересматриваться;

·  иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры;

·  быть экономичными, т. е. обладать минимальной значностью.

Код – это универсальный способ отображения информации в виде системы соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать. Конечная последовательность символов алфавита кодирования называется кодовым словом (кодовой комбинацией), если она однозначно соответствует какому-либо элементу из множества сообщений, а множество кодовых комбинаций образует код. Число символов в кодовой комбинации называется длиной слова. В качестве кодовых символов используются различные обозначения в виде букв, цифр и специальных знаков. Число различных значений, которые может принимать любой символ кода, называется основанием кода.

Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.

Наибольшее распространение получили системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, месяцы кодируются в календарной последовательности: 01 – январь, 02 – февраль, 03 – март и т. д.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например, группа основных цехов – код о 01 до 03; группа вспомогательных цехов – коды от 05 до 10 и т. д.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух - и трехпризначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода представлена на рис. 4.3 [126].

Рис. 4.3 Структура кода (а) и пример кода (Б) для счета 10 «Материалы»

Широкое применение средств вычислительной техники, в том числе на складах, на предприятиях розничной торговли, потребовало маркировки товаров кодами, считываемыми машиной. Наиболее надежным оказался способ чтения штрихового кода ручным лазерным сканером.

Штриховой код точно и однозначно определяет каждый конкретный товар, т. е. по штриховому коду можно находить товар и его характеристики, хранящиеся в базе данных торговой системы. В России, как и в других Европейских странах, используется штриховой код стандарта EAN-13. Он включает 13 цифр:

первые три (460) означают, что товар произведен в России;

четыре цифры – это код предприятия, которое произвело данный товар;

пять цифр – код товара;

одна цифра – контрольная сумма, вычисляемая автоматически по определенной формуле над предыдущими цифрами.

Стандартный набор для штрихового кодирования включает:

w  принтер для маркировки товаров на складе;

w  электронные весы со встроенной печатью этикеток или дополнительным принтером на фасовке весового товара;

w  кассовые аппараты со сканерами штриховых кодов в торговом зале;

w  мобильный терминал на складе для учета товара.

Использование штрихового кодирования ведет к уменьшению потерь на воровство в магазинах, к отслеживанию наличия товара на складе, к мобильному управлению ценой, к организации электронного (безбумажного учета).

4.3 Проектирование документации и технология ее получения

Документы являются основным носителем информации в АИС, включает логически связанные реквизиты и обладает юридической силой. Документы могут быть первичные и производные, результативные. В первичных документах содержится первичная информация, отражающая состояние экономического объекта и его системы управления, а в результативных документах имеются сводно-группировочные сведения, являющиеся результатом обработки ранее полученной информации. По способу заполнения и те и другие документы получаются вручную либо при помощи технических средств.

Документы могут быть сканированы, получены по электронной почте, подготовлены на ПЭВМ с помощью различных текстовых редакторов.

Документ существует от момента создания до момента сдачи в архив или уничтожения. Жизненный цикл документа заключается в его движении или документообороте. Есть документов с длительным жизненным циклом, они содержат условно-постоянную информацию, используемую многократно для решения широкого круга задач (справочники профессий, банковских реквизитов клиентов, структурных подразделений предприятий и пр.). Документы короткого жизненного цикла включают в основном, оперативную переменную информацию, актуальную для однократного решения задач.

В зависимости от содержащейся в них информации различают документы: нормативные, плановые, учетные, расчетные, аналитические и пр.

Документация, используемая на предприятиях различных отраслей, может быть унифицированной либо специфической. В финансово-кредитных организациях действует только унифицированная документация. Требования к таким документам следующие:

·  стандартные формы построения, предусматривающие определенные размеры бланков и выделение заголовочной, содержательной и оформляющей частей;

·  приспособление к компьютерной обработке;

·  включение всех необходимых для целей управления реквизитов и исключение их дублирования.

Унифицированные формы документов обеспечивают сокращение многообразия их форм для целей управления, минимизацию состава реквизитов и соблюдение порядка размещения реквизитов в формах документов.

Первичные документы для бухгалтерского учета могут быть и не унифицированные в виду многообразия отраслевых форм и специфики их построения для учета труда и заработной платы, производственных запасов, сбыта и реализации продукции и пр. По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляются более миллиона новых документов. Необходимо создать автоматизированную систему потоков документов, их обработки и хранения, включая правила заполнения их пользователями, маршрутные схемы прохождения, обеспечение защиты документальной информации, автоматизации рутинных работ при формировании документов, совершенствование документооборота на основе систем электронной почты и электронной подписи.

Если нет возможности применить унифицированные формы документов в какой-либо задаче, то проектируются новые формы первичных документов, приспособленные к автоматизированной обработке. В этой работе участвуют и экономисты-пользователи.

Первичные документы в основном формируются двумя путями: либо традиционными ручными способами до ввода в компьютер, либо непосредственно на ПЭВМ. В любом случае следует спроектировать документ по существу, т. е. включить в него те реквизиты, которые необходимы для целей управления и определяют правовую сторону хозяйственных операций.

Проектирование форм документов, выписываемых вручную сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В типовой форме документа содержатся заголовочная, содержательная и оформляющая части. В заголовочной части помещаются постоянные реквизиты, определяющие форму и отдельный экземпляр документа (наименование предприятия, название документа, его номер, код фирмы, код документа и пр.).

В содержательной части представлены справочно-группировочные и количественно-суммовые реквизиты. Здесь используется зональная, анкетная, табличная или комбинированная формы представления.

В оформляющей части формы документа приводятся даты составления документа и подписи лиц, удостоверяющих правомерность выполняемых хозяйственных операций. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями.

Ввод информации с первичных документов на клавиатуре ПЭВМ ведется по макетам, отражаемым на экране дисплея. Они могут в точности повторять первичный документ, либо отражать различные документы, имеющие одинаковый состав реквизитов. По унифицированному макету переносится информация по отгрузке в такие документы, как приказ на отгрузку, накладная, счет-фактура и пр. В любом случае осуществляется визуальный и машинный контроль вводимой информации на полноту заполнения реквизитов, их соответствие допустимым величинам и пр. Бухгалтер может быстро и без проблем подготовить платежное поручение, счет, накладную и др. первичные документы, создавая базу данных для учета первичных документов и документооборота на предприятии.

Программа по созданию первичных документов представляет:

─  необходимый для повседневной работы набор первичных документов;

─  определенный доступ к справочникам объектов (предприятий, товаров, сотрудников и др.) непосредственно из подготавливаемого документа, что сводит к минимуму рутинную работу по его заполнению;

─  возможность создания справочников новых объектов.

Программа по созданию первичных документов позволяет автоматически заносить реквизиты организации в любой из формируемых в ней документов (платежное поручение, счет, счет-фактура), тем самым, избавляя бухгалтера от рутины постоянного занесения этих сведений вручную.

Один раз заполнив информацию об организации, бухгалтер больше к этому вопросу не возвращается, за исключением моментов, связанных с какими-либо изменениями или дополнениями.

Заполнение формируемых документов может производиться путем выбора различных объектов непосредственно из справочников.

В том случае, если нужный объект в справочнике отсутствует, то возможен ввод его наименования и всех прочих реквизитов непосредственно в поля первичных документов. После сохранения данный объект появиться в справочнике.

Все документы с занесенными реквизитами (автоматически – из данных справочников или вручную, если таких данных нет) учитываются программой в базе данных, создаваемой с помощью СУБД и выводятся на принтер в виде заполненных первичных документов.

Пример формы «Приходного ордера», полученного на ПЭВМ, представлен в табл. 4.1.

Таблица 4.1

Типовая межотраслевая форма N М-4

Утверждена Постановлением

Госкомстата России

от 30.10.97 N 71а

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР N 13707 ┌────────┐

│ Коды │

├────────┤

Форма по ОКУД │ 0315003│

├────────┤

Организация ВМЗ по ОКПО ││

└────────┘

Структурное подразделение СКМ ТЭСЦ-3

Склад покупного металла ТЭСЦ-3

Грузоотправитель: ОО ОМК-СТАЛЬ г. Москва

Принял _____________ ___________ _____________ Сдал ____________ ___________ ______________

должность подпись расшифровка должность подпись расшифровка

Ответственный УМТС ___________ ___________ _____________

должность подпись расшифровка

Борьба с возрастающим потоком бумажных форм на предприятиях и в организациях ведется в двух направлениях: переход от бумажных форм документов к электронным и применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм [137].

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.

Электронная форма документа (ЭД) – это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен.

Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение).

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом. [10].

Ø  Программа «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документы и обрабатывать их.

Ø  Программой «1C: Электронная почта» можно принимать и отправлять обычные сообщения. Этой же программой осуществляется перенос папки с документами в базу данных.

Ø  Система автоматизации документооборота «Документ-2000» ядро для создания корпоративных информационных систем крупных российских предприятий. Возможности технологий Oracle, отсутствие ограничений на объем хранимых данных, эффективные механизмы поиска, встроенные функции, высокий уровень защиты информации – все это обеспечивает поддержку корпоративных информационных систем без ограничения масштаба предприятия.

Технический прогресс в области средств вычислительной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документопотоку.

использование вычислительных сетей приводит к значительному изменению и документооборота. Так, система «клиент-банк» изменяет способы общения пользователя с банком, позволяет ему решать свои задачи, минуя операциониста и не выходя из своего офиса. Наличие ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная связь.

Совершенствование документооборота происходит на основе систем электронной почты и электронной подписи, что значительно повышает эффективность управления.

Результатом решения экономических задач является вывод обобщенных данных на бумагу, на дисплей, на машинные носители. Чаще всего экономические данные выводятся на бумажные носители и на дисплей в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм. На магнитные дискеты выводятся архивные данные, а также сведения, передаваемые на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними.

Наибольший удельный вес занимает выдача данных на бумажные носители в виде машинограмм. Вначале изучается возможность получения типовых машинограмм и их привязки к конкретным условиям конкретной организации.

Если разрабатывается индивидуальный проект, то проектируются все выходные документы с точки зрения их содержания и формы. Состав реквизитов формы должен отвечать ее назначению. Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке. Обычно группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности (например, цех, участок, фамилия, имя, отчество, табельный номер сотрудника), а количественно-суммовые итоги – по степени возрастания итогов (итоги по табельному номеру, участку, цеху).

В ходе проектирования разрабатываются "шапки" выходных таблиц, записываемые на машинные носители и используемые при печати сводок на ПЭВМ. В качестве прикладных программных средств печати электронных таблиц используются такие пакеты, как Excel, Lotus, Quattro Pro, Super Calc и др. Исходные данные набираются на клавиатуре, а для вычислений промежуточных величин и итоговых строк (граф) в соответствующие клетки помещаются формулы расчета. Обычно вносятся любые изменения в таблицу с удалением граф (строк), их передвижки, дублирования, сортировки, печати и пр.

Наиболее популярной является программа Excel, удовлетворяющая разнообразные запросы пользователей по составлению отчетов фирм и превращению табличных данных в столбиковые и другие наглядные диаграммы.

При проектировании видеограмм на экране предъявляются к составлению форм документов те же общие требования, но учитываются также число строк, количество символов в строке, набор воспроизводимых знаков (до 256 символов) и пр.

Построение результативных документов должно выполняться в следующей последовательности [137]:

1.Определение полного реквизитного состава документа.

2.Классификация реквизитов-признаков: на справочные и группировочные; реквизитов-оснований – на первичные и результатные, а результатных оснований – по степеням итогов.

3.Выбор формы документа (с одной или несколькими таблицами в содержательной части документа).

4.Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

5.Подсчет длины строки в табличной зоне () с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле:

,

где – длина i-го реквизита (i=1-n);

k – число колонок в таблице;

d – число пробелов между колонками.

Если результаты от решения одной задачи используют в качестве входной информации для решения другой задачи (нормативные данные, полученные в результате решения задач технической подготовки производства, используют в качестве входной информации при решении задач технико-экономического планирования, бухгалтерского учета), то результатную информацию представляют на машинных носителях. Эта форма представления результатной информации используется и для переноса информации с одной машины на другую.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования: состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления; особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению; сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентном режиме и при ответе на запрос; машина должна изготовлять готовые для использования таблицы: печатный титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть.

4.4 Внутримашинное информационное обеспечение

Внутримашинное ИО включает организацию файлов в памяти ЭВМ. Файл представляет собой совокупность однородной жестко организованной и поименованной информации, расположенной на машинном носителе.

Все файлы ЭИС можно классифицировать по следующим признакам [137]:

·  по этапам обработки (входные, базовые, результативные);

·  по типу носителя (на промежуточных носителях – гибких магнитных дисках и магнитных лентах и на основных носителях – жестких магнитных дисках, магнитооптических дисках и др.);

·  по составу информации (файлы с оперативной информацией и файлы с постоянной информацией);

·  по назначению (по типу функциональных подсистем);

·  по типу логической организации (файлы с линейной и иерархической структурой записи, реляционные, табличные);

·  по способу физической организации (файлы с последовательным, индексным и прямым способом доступа).

Существуют следующие способы организации внутримашинного ИО: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и автоматизированная база данных, основывающаяся на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, т. е. системы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы вследствие специализации структуры данных под задачи обеспечивают, как правило, более быстрое время обработки данных. Однако недостатки организации локальных файлов, связанные с большим дублированием данных в информационной системе и, как следствие, несогласованность данных в разных приложениях, а также негибкость доступа к информации, перекрывают указанные преимущества. Поэтому организация локальных файлов может применяться только в специализированных приложениях, требующих очень высокую скорость реакции, при небольших объемах информации, предполагает жесткую привязку файлов к отдельным несложным задачам и исключает установление связи между файлами и коллективную работу в диалоге.

Основной формой организации файлов является использование баз данных (БД), использование автоматизированных банков данных (АБД) и баз знаний (БЗ).

АБД – это система специальным образом организованных данных, а также технических, программных, языковых и организационно-методических средств, предназначенных для коллективного использования пользователями при решении разных экономических задач.

Основные требования, предъявляемые к АБД, следующие:

·  сведение к минимуму дублирования в хранении данных;

·  прямой и коллективный доступ к данным;

·  защита данных от несанкционированного доступа;

·  адаптация данных к развитию информационного обеспечения;

·  обеспечение регламентированных и нерегламентированных запросов;

·  минимизация затрат на создание и хранение данных, но и на поддержание их в актуальном состоянии.

Базы данных могут организовываться на разных по мощности ЭВМ: от супер-ЭВМ до микро-ЭВМ, но принципы организации АБД одинаковы. Различают следующие типы баз данных:

·  централизованные, создаваемые обычно на вычислительных центрах на ЭВМ с присоединенными к ним терминалами;

·  распределенные в различных узлах локальных сетей ЭВМ;

·  локальные, расположенные на одном компьютере.

Централизованную базу данных отличает традиционная архитектура баз данных.

При централизованной базе данных все необходимые для работы специалистов данные и СУБД размещены на центральном компьютере, принимающем входную информацию с пользовательского терминала и отображающим данные на экране пользователя. Приложение и СУБД работают на одном компьютере, и, поскольку система обслуживает много различных пользователей, каждый из них ощущает снижение быстродействия по мере увеличения нагрузки на систему.

Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых на различных компьютерах вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базы данных (СУРБД) [10].

По способу доступа к данным БД разделяются на БД с локальным доступом и БД с удаленным (сетевым) доступом.

Системы централизованных БД с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем: файл-сервер и клиент-сервер.

Появление персональных компьютеров и локальных вычислительных сетей привело к разработке архитектуры «файл-сервер».

При архитектуре «клиент-сервер» запрос передается по сети на сервер БД в виде SQL-запроса. Ядро БД на сервере обрабатывает запрос и просматривает БД, которая также расположена на сервере. После вычисления результата ядро БД посылает его обратно к клиентскому приложению, которое отображает его на экране ПК. Архитектура «клиент-сервер» позволяет сократить трафик и распределить процесс загрузки базы данных.

В состав АБД входят:

·  База данных (БД) – специальным образом организованное хранилище данных в виде интегрированной совокупности взаимосвязанных файлов для быстрого доступа к ним.

·  ЭВМ.

·  Система управления базой данных (СУБД) – это программный продукт, обеспечивающий поддержку БД, т. е. объявление структуры БД, ввод, поиск, корректировка, удаление данных, вывод по запросу. Наибольшее распространение получили следующие СУБД: корпоративные для крупных предприятий (Oracle, Informix, SQL-Server, DB-2 и другие); функциональные для комплексов задач в больших АИС: Access, dBase, Paradox, Fox PR0, Clipper и другие; локальные для отдельных задач АИС.

·  Языковые средства, в том числе языки программирования, языки запросов и ответов, языки описания данных.

·  Методические средства – это инструкции и рекомендации по созданию и функционированию БД.

·  Персонал, использующий АБД.

При централизованном АБД обслуживание ведет администратор БД, в обязанности которого входят защита и сохранность данных, удовлетворение информационных потребностей пользователей, внесение изменений в БД в соответствии с применяющейся предметной областью.

Если БД распределенная или локальная, то сами экономисты – конечные пользователи поддерживают базу данных в актуальном состоянии.

Выбор СУБД определяется многими факторами, но главным из них является возможность работы с конкретной моделью данных (иерархической, сетевой, реляционной) [10].

Иерархическую модель БД изображают в виде дерева. Каждой вершине соответствует множество экземпляров записей, составляющих логический файл. Вершины расположены по уровням и связаны между собой отношениями подчиненностями. Одна-единственная вершина верхнего уровня является корневой.

Сетевые модели БД соответствуют более широкому классу объекта управления, хотя требуют для своей организации и дополнительных затрат. Сетевая модель позволяет любому объекту быть связанным с любым другим объектом. Сетевые модели сложны, что создает определенные трудности при необходимости модернизации или развитии СУБД.

В состав БД входят:

·  базовые файлы;

·  рабочие файлы;

·  файлы связи.

Например, базовый массив первый включает справочные данные:

Базовый массив второй содержит сведения о расценках:

Базовый массив третий включает переменные сведения:

Первый и третий базовые массивы связаны через реквизит "табельный номер рабочего" (массив связи первый), а второй и третий – через реквизит "код детали" (массив связи второй).

МС 1

¯––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––¯

Рабочий массив включает следующие реквизиты:

СУБД манипулирует с конкретной моделью, построенной по одному из трех способов моделирования:

·  иерархическая модель строится в виде графа типа "дерева" и отражает вертикальные связи подчинения нижнего уровня высшему;

·  сетевая модель включает, наряду с вертикальными, и горизонтальные связи;

·  реляционная модель представляется в виде совокупности таблиц и является самой распространенной при представлении экономических данных.

Реляционная модель БД представляет объекты и взаимосвязи между ними в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами. На этой модели базируются практически все современные СУБД.

В реляционной базе данных СУБД поддерживает извлечение информации из БД на основе логических связей. При работе с БД не надо программировать связи с файлами, что позволяет одной командой обрабатывать все файлы данных и повышать эффективность программирования БД. Благодаря снижению требований к квалификации разработчиков существенно расширяется круг пользователей баз данных, информационные базы данных стали выступать стандартом СУБД для информационных систем. [13]

Поясним использование реляционных баз данных на примере отношения (таблицы) СТУДЕНТЫ (табл. 4.2).

Таблица 4.2

Студенты финансового факультета ННГУ им.

Заметим, что в табл. 4.2 использованы три типа данных – строковый (столбцы «Фамилия, И. О.» и «Специальность»), временной (столбец «Дата рождения»), целочисленный (столбцы «Курс», «№ студенческого билета»).

В реляционной модели данные представляются в виде совокупности взаимосвязанных таблиц. например, отношение СТУДЕНТЫ можно связать с отношением УСПЕВАЕМОСТЬ, в котором содержатся сведения об успеваемости студентов по разным предметам (табл. 4.3).

Таблица 4.3

Успеваемость (фрагмент)

Набор средств для управления подобным хранилищем двумерных таблиц называется реляционной СУБД, которая может содержать утилиты, приложения, службы, библиотеки и другие компоненты. В нашем примере по запросам можно получить разнообразную информацию: об успеваемости студентов отдельной специальности, разных курсов, по отдельным дисциплинам и пр.

В последние годы все большее признание и развитие получают объектно-ориентированные базы данных (ООБД), толчок к появлению которых дали объектно-ориентированное программирование и использование ПК для обработки и представления практически всех форм информации, воспринимаемых человеком. [10]

В чем принципиальное отличие реляционных и объектно-ориентированных баз данных? В ООБД модель данных более близка сущностям реального мира. Объекты можно сохранить и использовать непосредственно, не раскладывая их по таблицам, типы данных определяются разработчиком и не ограничены набором предопределенных типов. В объектных СУБД данные объекта, а также его методы помещаются в хранилище как единое целое. Объектная СУБД именно то средство, которое обеспечивает запись объектов в базу данных. Существенной особенностью ООБД можно назвать объединение объектно-ориентированного программирования (ООП) с технологией баз данных для создания интегрированной среды разработки приложений.

ООБД обеспечивает доступ к различным источникам данных, в том числе, конечно, и к данным реляционных СУБД, а также разнообразные средства манипуляции с объектами баз данных. Традиционными областями применения объектных СУБД являются системы автоматизированного проектирования (САПР), моделирование, мультимедиа, поскольку именно из нужд этих отраслей выросло новое направление в базах данных.

Очень хорошо они подходят для решения задач построения распределенных вычислительных систем. На основе объектной СУБД можно строить сложные распределенные банки данных, организовывать к ним доступ как через локальную сеть, так и для удаленных пользователей в режиме реального масштаба времени. К объектным СУБД можно отнести СУБД ONTOS – одного из лидеров направления ООБД, Jasmine, ODB-Jupiter – первый российский продукт такого рода, ORACLE 8.0.

Активно развивающейся областью использования компьютеров является создание баз знаний (БЗ) и их применение в различных областях науки и техники. База знаний представляет собой семантическую модель, предназначенную для представления в ЭВМ знаний, накопленных человеком в определенной предметной области [10]. Основные функции базы знаний: создание, загрузка; актуализация, поддержание в достоверном состоянии; расширение, включение новых знаний; обработка, формирование знаний, соответствующих текущей ситуации.

Для выполнения указанных функций разрабатываются соответствующие программные средства. Совокупность этих программных средств и баз знаний принято называть искусственным интеллектом.

Искусственный интеллект в настоящее время находит применение в таких областях, как планирование и оперативное управление производством, выработка оптимальной стратегии поведения в соответствии со сложившейся ситуацией, экспертные системы и т. д.

Наиболее перспективным представляется использование искусственного интеллекта для построения экспертных систем. Экспертная система – это компьютерные программы, формализующие процесс принятия решений человеком. Назначение экспертных систем – формирование и вывод рекомендаций в зависимости от текущей ситуации, которая описывается совокупностью сведений, данных, вводимых пользователем в диалоговом режиме. Требуемые при этом данные могут извлекаться из создаваемой для решения функциональных задач базы данных. Выдаваемые компьютером рекомендации должны соответствовать рекомендациям специалиста высокой квалификации. Поэтому в формировании БЗ должны принимать участие специалисты – менеджеры высокой квалификации.

В качестве элемента экспертной системы можно рассматривать и базу данных. В то же время БД является составной частью БнД. Поэтому наряду с БЗ экспертная система должна рассматриваться как основная составляющая часть внутримашинного информационного обеспечения.

Базы знаний (БЗ) или экспертные системы – это специальные компьютерные системы, основанные на обобщении, анализе и оценке знаний высококвалифицированных специалистов-экспертов.

Базы знаний отражают конкретные предметные области. Примерами являются существующие сегодня "Консультант+", "Гарант Сервис" (право, банки, высшие школы).

Основными элементами информационной технологии, используемой в БЗ, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы, ЭВМ.

Пользователь использует интерфейс для ввода запросов и команд в экспертную систему и получает выходную информацию из нее. Выходная информация включает не только само решение, но необходимые объяснения. Объяснения могут быть двух видов:

  Объяснение, выдаваемое по запросам, т. е. те объяснения, которые может получить пользователь в любой момент.

  Объяснение, которое пользователь получает уже при выдаче решения, т. е. каким образом получается решение, например, каким образом влияет на прибыль и издержки выбранная цена и т. д.

К базе знаний относятся факты, характеризующие проблемную область, а также их логическая взаимосвязь. Центральным звеном здесь являются правила, которые даже в простейшей задаче экспертных систем могут насчитывать тысячи.

Правила определяют порядок действий в конкретной ситуации при выполнении того или другого условия.

Интерпретатор производит в определенном порядке обработку знаний, находящихся в базе. Используются также и дополнительные блоки: база данных, блок расчета, блок ввода, корректировки данных.

Модуль создания системы служит для создания набора правил, внесения в них изменений. Здесь могут использоваться как специальные алгоритмические языки (ЛИСП, Пролог), так и оболочки экспертных систем.

Более совершенным считается использование оболочек экспертных систем, т. е. программных средств, ориентированных на решение определенной проблемы путем создания соответствующей базы знаний. Этот путь является, как правило, более быстрым и менее трудоемким.

Факторами, которые влияют на качество БЗ являются:

·  обучение и тренировка;

·  сами знания специалистов;

·  свод обновляющихся методов решений.

подробнее см. § 3.5.

Контрольные вопросы и тесты для проверки знаний по теме*)

1.  Что такое экономическая информация?

2.  Назовите признаки классификации экономической информации.

3.  Какие вы знаете простые и составные единицы экономической информации?

4.  Что представляет собой синтаксический аспект информации?

5.  В чем различие между информацией и данными?

6.  Что такое семантический аспект информации?

7.  Каковы качественные различия между информацией и знанием?

8.  Что представляет собой прагматический аспект информации?

9.  С какой целью разрабатываются классификаторы?

10.  Какие бывают классификаторы?

11.  Чем отличается иерархическая система классификации от фасетной?

12.  Какое назначение штрихового кодирования?

13.  Каковы принципы и требования к построению форм результатных документов?

14.  Каковы особенности построения форм первичных документов?

15.  Что входит в состав информационного обеспечения?

16.  Определите понятия «классификаторы» и «коды».

17.  Какие методы классификации существуют?

18.  В чем особенности штрихового кодирования?

19.  Назовите способы получения первичных документов.

20.  Какие требования предъявляются к формам документов?

21.  Что входит в состав автоматизированных банков данных?

22.  Назовите особенности электронной (безбумажной) технологии.

23.  В чем особенности баз знаний?

Консультанты – загадочные люди, которые запрашивают у компании какую-нибудь цифру, а затем ее же выдают компании в отчете.

Закон Макдональда

Глава 5 Автоматизированные информационные системы и технологии бухгалтерского учета и аудита

5.1. Технология применения персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства.

5.2. Организация учета с использованием автоматизированной формы учета.

5.3. Системы автоматизации аудиторской деятельности.

5.4. Защита учетной информации.

5.1 Технология применения персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства

Переход России к рыночным отношениям выдвигает на первый план проблемы коренной перестройки учета. Если раньше учетная функция управления сводилась к прямому счетоводству и составлению отчетности, то в новых условиях бухгалтер – это центральная фигура управленческого персонала, он главный консультант директора фирмы, аналитик, финансист. Для выполнения новых функций и, прежде всего, создания учета как средства управления и регулирования использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций жизненно необходимо. Неоценимую помощь в этом оказывают системы автоматизированного учета, позволяющие сократить время обработки учетных данных, ликвидировать разрыв во времени между хозяйственными процессами, получением первичной учетной информации, ее обработкой и выдачей результатной учетной информации, предоставить учетным работникам компьютерный сервис при осуществлении их профессиональной деятельности и т. д.

Для создания учета как средства управления и регулирования жизненно необходимо использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации или купить готовый программный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков учета.

Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без компьютеризированного бухгалтерского учета. Именно с него как правило и начинается автоматизация управления. Бухгалтерский учет необходимо автоматизировать – это понимает любой бухгалтер. Предпосылками для этого являются:

·  Наличие большого объема трудоемких и рутинных работ.

·  Задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций.

·  Бухгалтерский учет со времен Луки Пачоли существует как наука со строго определенными элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т. д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия.

·  Бухгалтерский учет заключается в сплошном и непрерывном отражении хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия.

·  Внешние пользователи, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме на машиночитаемых носителях. Приближение российского бухгалтерского учета к международным стандартам, принятый Государственной Думой закон об электронной цифровой подписи только усиливают эту тенденцию.

·  В стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета.

·  Наблюдается систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете. Если 20 лет назад необходимо было 100-200 окладов бухгалтера как эквивалент покупки одного компьютера, то в настоящее время достаточно 10-15 минимальных окладов.

На рынке существуют десятки тиражируемых бухгалтерских программ, доступных большинству юридических лиц. Только выбирай!

К бухгалтерским расчетам можно отнести решение задач по преобразованию исходных данных в результатные по относительно несложным алгоритмам вычислений. Результатами таких вычислений являются создание периодических отчетов в регламентном режиме и получении ответов на текущие запросы в запросном режиме (рис. 5.1).

Рис. 5.1 Основные компоненты информационной технологии обработки учетных данных

В этой группе расчетов находятся все информационные задачи бухгалтерского учета. Их особенностями, влияющими на технологию обработки данных, являются:

1.  Каждой фирме предписано законодательством отражение в учете хозяйственных операций. Это необходимо для контроля, анализа принимаемых решений, т. е. создана информационная система бухгалтерского учета и существующая информационная технология.

2.  Решение только хорошо структурированных задач, где четко определяются входные и выходные данные, относительно простые алгоритмы решения.

3.  Выполнение основного объем работ в автоматизированном режиме с минимальным участием человека.

4.  Наличие очень детальных данных, которые подлежат обобщению и систематизации.

5.  Акцент на хронологию событий, т. е. их систематизация по мере совершения операций.

Учетная информация, возникающая в результате деятельности какого - либо объекта, подвергается различным операциям или процедурам. В состав основных информационных процедур входят: сбор и регистрация информации, передача ее, хранение, обработка и выдача. Для сбора фактической информации на предприятии производится фактический подсчет материальных объектов (деталей, товаров и др.), получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как правило, предшествует регистрации на материальном носителе (бумаге или диске). Первичные документы заполняются на бумаге, формируются непосредственно на персональных ЭВМ, сканируются, передаются по каналам связи и пр. Собранная и зарегистрированная в подразделениях предприятия информация передается разными способами: посредством курьера, доставкой с помощью транспортных средств, дистанционной передачей по каналам связи. Хранение учетной информации на носителях вызвано, в основном, накоплением сообщений до их обработки. Обработка экономических операций ведется на ЭВМ и включает выполнение ряда арифметических и логических операций. Результатная информация выдается на печать в виде машинограмм и (или) видеограмм для внешнего и внутреннего пользователя.

Группировка и обобщение документальных бухгалтерских данных осуществляется в учетных регистрах: карточках, книгах и т. п. В зависимости от видов и порядка их заполнения образуются формы бухгалтерского учета. Это процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров, их взаимосвязи и последовательность записей в них.

Особенности формы бухгалтерского учета зависят от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

На практике используются различные формы счетоводства: журнально-ордерная, мемориально-ордерная, журнал-главная (упрощенная форма), автоматизированная (она же таблично-автоматизированная, таблично-матричная, электронная и т. д.).

Не нарушая основные принципы ведения учета при журнально-ордерной форме счетоводства возможно получение на компьютерах привычных для бухгалтера регистров аналитического и синтетического учета с небольшими изменениями их внешней формы. В частности, вместо пронумерованных и прошнурованных книг печатаются отдельные пронумерованные листы, собираемые в конце месяца или года в книги, переставляются отдельные графы в ведомостях, совмещаются два регистра в одном печатном бланке и пр. Определенные изменения происходят и в технологии компьютерной обработки учетных данных – совокупности периодически повторяющихся взаимосвязанных человеко-машинных операций, начиная от создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением накопительных и группировочных регистров синтетического и бухгалтерского учета.

Характерными особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы счетоводства являются:

·  Децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМах);

·  Использование привычной для бухгалтера терминологии, сложившегося в бухгалтерии разделения труда, существовавшего до применения компьютеров аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т. п.); журналов-ордеров, листков-расшифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группировочных регистров;

·  Сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства.

Учетные данные в регистры журнально-ордерной формы попадают двумя путями. По массовым и трудоемким учетным операциям (по учету расчетов с рабочими и служащими, готовой продукции, учету движения материалов) вначале разрабатываются вспомогательные разработочные таблицы (накопительные и группировочные ведомости) по шифрам аналитического учета, а затем формируются из подсчитанных и взаимопроверенных файлов данных сводные массивы итоговых проводок. По первичным документам, не имеющим массового характера (учет кредитов, фондов, капиталов и т. д.), можно не разрабатывать вспомогательные регистры, а периодически формировать массив аналитических записей (проводок) по любому такому счету с добавлением записей из листков-расшифровок. На основе сформированных файлов на компьютере ведется сверка данных аналитического и синтетического учета, заполняются журналы-ордера по дебету счетов синтетического учета, Главная книга, баланс и другие отчетные таблицы (рис. 5.2).

Рис. 5.2 Принципиальная схема журнально-ордерной формы счетоводства с применением ПЭВМ

При децентрализации обработки учетных данных на персональных компьютерах бухгалтер, не обладая профессиональными знаниями в области компьютеризации и программирования, контролирует ход решения задачи и направляет его, несет персональную ответственность за качественное решение функциональных задач в полном объеме.

Наиболее рациональной формой общения бухгалтера с ПЭВМ является ведение диалога с помощью "меню", т. е. пакет программных средств предполагает перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные этапы технологического процесса, начиная от ввода первичных данных и заканчивая составлением различных форм отчетности. В случае каких-либо трудностей в работе можно воспользоваться справочной и инструктивной информацией. Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информационного характера, контролирует поступающую на обработку учетную информацию, выдает на дисплее "подсказки" в виде инструкций, пояснений по выполнению конкретных работ.

Создаются предпосылки для использования ресурсов ПЭВМ на всех этапах учетного процесса: при документировании, систематизации и обобщении информации, а также ее анализе и использовании. При использовании ПЭВМ появляется возможность выписки документов на компьютере. Файлы условно-постоянной информации (карточки со справочными данными о сотрудниках, нормативы, реквизиты клиентов и пр.) создаются однократно при внедрении проекта, периодически корректируются и совместно с переменной информацией, используемой однократно, формируют базу данных в памяти ПЭВМ.

При применении мемориально-ордерной или упрощенной ("Журнал-Главная") форм в условиях применения ПЭВМ предусматривается изготовление группировочных ведомостей, оборотных ведомостей по аналитическим счетам, Журнала регистрации хронологических записей, Главной книги, баланса и других необходимых регистров. Особенность мемориально-ордерной формы учета состоит в изготовлении мемориальных ордеров на группу однотипных документов с последующим заполнением печатных форм аналитического и синтетического учета, соответствующих в основном регистрам ручных форм счетоводства.

При применении упрощенной формы учета записи ведутся в регистре "Журнал-Главная", левая часть которого предназначена для хронологических записей, а правая – для записей операций по дебету и кредиту корреспондирующих счетов.

Большинство популярных в настоящее время программ автоматизации бухгалтерского учета, ориентированных на традиционные формы счетоводства, относятся к группе программных средств "Проводки – Главная книга – Баланс" (ПГиБ).

Так как эти работы проводятся по единым правилам на предприятиях всех форм собственности и любых размеров, то и сами программы достаточно универсальны и логически завершены. Создаются они для реализации, прежде всего, функций синтетического и суммового аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. В основном, эти программы предназначены для малого бизнеса, для бухгалтерий с малой численностью без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Отличаются они, главным образом, "глубиной" ведения аналитического учета. Для ведения сводного учета на крупных предприятиях либо в небольших организациях с собственным производством разработчики программных продуктов ПГиБ предусматривают возможность ведения аналитического учета, в отдельных случаях доводя его до номенклатуры товарно-материальных ценностей. Для малого бизнеса с упрощенной формой учета полезны программы, которые в дополнение к синтетическому учету позволяют вести одно - иногда двухуровневый аналитический учет. Общим для этого уровня программных продуктов является ограниченность программ, специализированных для ведения учета по конкретному участку как с точки зрения функциональной полноты, так и с позиций регламентированных инструкциями правил отражения соответствующих операций и ведения документооборота. Действительно, решая задачи сводного учета, бухгалтер среднего и крупного предприятия не может удовлетвориться вводом, например, хозяйственной операции: "Начислена заработная плата в сумме…" За ней стоит множество трудоемких расчетов, которые нецелесообразно делать вручную при наличии компьютера.

Роль и задачи бухгалтера при автоматизации бухгалтерского учета

При внедрении на предприятии автоматизированной системы учета бухгалтер не должен играть стороннего наблюдателя. Он – лицо заинтересованное и должен если уж не руководить процессом установки системы, то, по крайней мере, активно участвовать в нем. От каждого бухгалтера, принимаемого на работу, требуется владение компьютерными программами. При автоматизации работы бухгалтерии основная доля ответственности возлагается на главного бухгалтера. При его желании и заинтересованности такое внедрение происходит быстро и безболезненно.

Проектирование системы автоматизации бухгалтерского учета – процесс создания и внедрения проекта автоматизированного решения учетных задач по новой технологии. Сюда включается детальная разработка отдельных и проектных решений, их анализ, апробация и внедрение.

Качественное проектирование и внедрение являются основной предпосылкой эффективного функционирования системы при постоянном совершенствовании ее обеспечивающих и функциональных составляющих. Цель всех этих работ состоит не только в компьютеризации информационных потоков, но и в совершенствовании самого учета и организации основной деятельности экономического объекта. Поэтому главный бухгалтер должен иметь преставление об имеющихся на рынке технических и программных средствах, тенденциях в их развитии, основных принципах проектирования. В бухгалтерии должен быть назначен сотрудник, ответственный за проектирование и внедрение системы, который собирает нужную информацию, подбирает технику и программные средства, ведет обучение персонала, руководит внедрение и анализом функционирования информационных систем.

Внедрение автоматизированной системы носит скорее эволюционный характер, т. е. ориентируется на существующую структуру бухгалтерии, при этом модернизируются элементы метода бухгалтерии (двойная запись, документация и пр.), так что затраты и степень риска минимальны. К тому же бухгалтер получает возможность систематически работать с нормативно-правовыми документами, хранящимися в базах знаний типа «Консультант +», «Гарант» и другие.

Переход к новой информационной технологии в учете может осуществляться по одному из трех вариантов:

·  Выполнение этой работы собственными силами;

·  Изготовление проектных решений силами специалистов из сторонней организации;

·  Покупка готовых пакетов прикладных программ.

Первый путь достаточно сложен. Он предполагает решение нескольких проблем:

1.  Бухгалтер должен приобрести квалификацию пользователя персонального компьютера.

2.  Необходимо построить модель информационной системы и ее функционирования на экономическом объекте.

3.  Реализовать построенную модель (или ее часть) средствами, доступными квалифицированному пользователю.

Достоинством такого подхода является приобретение пользователем некоторых навыков и выработка собственных критериев оценки соответствующих программ. Однако он трудоемок, а главное – не гарантирует качественную работу по созданному пользователем сценарию.

Разработка собственных инструментальных средств с привлечением консультантов в области компьютеризации экономических задач – дело также весьма трудоемкое и дорогостоящее, и только мощная компьютерная фирма с большим научным и практическим заделом может помочь в решении этой проблемы.

По экономическим соображениям предпочтение следует отдать использованию готовых пакетов программ, выбрав наиболее подходящий из них для условий конкретного объекта.

Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-либо фирмой, но, в принципе, мало пригодные для специфических условий работы на конкретном объекте. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является покупка дорогостоящего мощного программного продукта для объекта, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу.

Поиск рациональных путей проектирования ведется по следующим направлениям: использование типовых проектных решений совместно с пакетами прикладных программ (ППП) с последующей привязкой их к конкретным условиям внедрения и функционирования, разработка автоматизированных систем проектирования (АСП). В последнее время все большее число организаций предпочитают покупать готовые программные средства, пакеты и технологии при необходимости прибавляют к ним свое программное обеспечение.

При использовании тиражной бухгалтерской программы помощь бухгалтеру при ее внедрении необходима, иначе он может встать «в тупик», не зная, что делать с приобретенной программой.

Бухгалтер должен неплохо выполнить следующие работы:

1.  Разработать рабочий план счетов с выделением субсчетов и аналитических счетов.

2.  Нужно составить локальные классификаторы массивов справочной информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей, поставщиков и покупателей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов.

3.  Следующим этапом после классификации идет кодирование или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатуры по определенным правилам, установленным системой кодирования. Примером кодового обозначения является идентификационный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый – номер государственной налоговой инспекции, остальные – номер налогоплательщика и контрольный разряд. В машине хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработки по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (товарно-материальные ценности, сотрудники, поставщики и покупатели и т. д.). Без правильной классификации и кодирования с массивами возможны повторный ввод и нарушение аналитического учета.

4.  Необходимо проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учета, по каждому АРМу: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учетом автоматизированной обработки, и многие из них уже содержаться в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придется формировать и вводить дополнительно.

Проектирование форм документов, выписываемых вручную, сводится к удобному расположению реквизитов на бланках. В типовой форме документа содержатся заголовочная, содержательная и оформляющая части. В заголовочной части помещаются постоянные реквизиты, определяющие форму и отдельный экземпляр документа (наименование предприятия, название документа, его номер, код фирмы, код документа и пр.).

В содержательной части представлены справочно-группировочные и количественно-суммовые реквизиты. Здесь используется зональная, анкетная, табличная или комбинированная формы представления.

В оформляющей части формы документа приводятся даты составления документа и подписи лиц, удостоверяющих правомерность выполняемых хозяйственных операций. Реквизиты, подлежащие вводу в ПЭВМ путем набора на клавиатуре, обводятся утолщенными линиями.

Ввод информации с первичных документов на клавиатуре ПЭВМ ведется по макетам, отражаемым на экране дисплея. Они могут в точности повторять первичный документ, либо отражать различные документы, имеющие одинаковый состав реквизитов. По унифицированному макету переносится информация по отгрузке в такие документы, как приказ на отгрузку, накладная, счет-фактура и пр. В любом случае осуществляется визуальный и машинный контроль вводимой информации на полноту заполнения реквизитов, их соответствие допустимым величинам и пр. Бухгалтер может быстро и без проблем подготовить платежное поручение, счет, накладную и др. первичные документы, создавая базу данных для учета первичных документов и документооборота на предприятии.

5.  Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, предусмотрев возможность и ручного ввода любой корреспонденции.

6.  Выходные документы (регистры и отчетные формы) формируются автоматически в результате систематизации и обобщения данных в ЭВМ. Чаще всего отчетные данные выводятся на бумагу, на дисплей, на машинные носители. На бумажные носители и дисплей данные выводятся в форме таблиц, но имеет значение и графическое изображение в виде гистограмм.

Наибольший удельный вес занимает выдача данных на бумажные носители в виде машинограмм. Вначале изучается возможность получения типовых машинограмм и их привязки к конкретным условиям конкретной организации.

Если разрабатывается индивидуальный проект, то проектируются все выходные документы с точки зрения их содержания и формы. Состав реквизитов формы должен отвечать ее назначению (§ 4.3). Проектирование формы сводки заключается в удобном расположении реквизитов на бланке.

Требуемые для небольшого предприятия классификаторы, документы, отчеты, как правило, уже имеются в хорошо отработанных бухгалтерских программах, и их настройка окажется минимальной. Но для более эффективной автоматизации бухгалтерского учета все перечисленные работы следует провести, что облегчит дальнейшее внесение изменений, а также комплексную автоматизацию по всем участкам.

5.2 Организация учета с использованием
автоматизированной формы

В настоящее время не существует общепринятого названия автоматизированной формы бухгалтерского учета, в полной мере отражающего ее сущность. В литературе используются такие понятия, как компьютерная, таблично-автоматизированная, электронная, таблично-матричная формы бухгалтерского учета. Не давая подробную характеристику этим подходам, отметим, что они сохраняют основные элементы методологии бухгалтерского учета, в том числе принцип двойной записи, документация, оценка и инвентаризация и пр., но видоизменяют характер их проявления. В частности, систематизация данных в разрезе бухгалтерских счетов, а также переход от аналитического уровня обобщения учетных данных к синтетическому, производятся автоматически.

Сущность большинства автоматизированных форм учета заключается в последовательной реализации принципа переноса данных от ввода данных и формирования проводок до выдачи Главной книги и баланса.

Отличаясь в деталях, они имеют общие основные принципы:

·  Одноразовый и минимальный ввод – многоразовый и максимальный вывод.

·  Один журнал хронологической записи – множество регистров систематической записи.

·  Полноценный учет по синтетическим счетам, субсчетам и аналитическим кодам.

·  Отчетная информация в срок – рабочая по запросу.

·  Автоматическое ведение журнала хозяйственных операций.

·  Наличие типовых проводок.

·  Возможность автоматизированного формирования первичных бухгалтерских документов и их хранение.

·  Организация системы оперативного доступа к информации, а также системы формирования архивов данных с возможностью доступа к ним.

·  Связь оперативного и бухгалтерского учета, организация управленческого учета на предприятии.

·  Обеспечение целостности базы данных.

·  Настраиваемость системы под потребности конкретного пользователя.

·  Учет любых финансово-хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы.

·  Возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов).

·  Автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов-ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм.

·  Создание, печать и хранение электронных копий первичных документов.

·  Возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.

В принципе, необходим "идеальный" пакет в том смысле, что для начинающего бухгалтера он будет хорошей обучающей системой, для опытного профессионала – отличным инструментов при просчете вариантов, для аудитора – надежным средством быстрой проверки бухучета на предприятии. Но найти такой товар на рынке программных продуктов не так просто. Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-то фирмой, но, в принципе, мало пригодные для специфических условий работы на конкретном предприятии. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является и покупка дорогостоящего мощного программного продукта для предприятия, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу. Оправданным может быть покупка программного продукта "на вырост", если на небольшом предприятии предстоит в будущем организация трудоемкого учета производственных запасов, детализированного учета затрат и калькулирование себестоимости, сложного учета туда и заработной платы.

Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии по схеме ПгиБ: Проводки – Главная книга – Баланс или интегрированный бухгалтерский учет), среднее и крупное (комплексный бухгалтерский учет с сетевой версией бухгалтерского учета, а также управленческие системы).

В табл. 5.1 представлена примерная классификация систем по группам потребителей.

Таблица 5.1

Класс бухгалтерских систем

В основе программных модулей, реализующих "интегрированную бухгалтерию" (ИнтБ) лежит все та же база «Проводки – главная книга – баланс» (ПгиБ), но появляется надстройка в виде одного или нескольких модулей типа: учета материально-производственных запасов, учета заработной платы, учета ведения договоров. Вся ИнтБ ориентирована, как правило, на малый и средний бизнес и рассчитана для работы на одном АРМе.

В "Комплексном бухгалтерском учете" (КомплБ) вместо одного АРМа появляется несколько АРМов для сведения баланса, получения синтетических выходных форм и построения отчетности; обеспечивается возможность решения дополнительных функций анализа, сбыта с возможностью сетевого взаимодействия различных АРМ. По очевидным причинам такие пакеты сложнее и дороже, требуют дополнительного специального оборудования и операционных систем, а также оборудования бухгалтерского персонала.

На тех крупных предприятиях, где ограничена по своим возможностям сетевая версия бухгалтерского учета на ПЭВМ, могут применятся рабочие станции, мини-ЭВМ и большие ЭВМ. Несмотря на разнообразие предлагаемых программных продуктов для решения программ бухгалтерского учета, идеальных пакетов нет. Бухгалтеру следует ознакомиться с возможностями как можно большего количества различных программ и выбрать из них ту, которая наилучшим образом учитывает специфику учета на той фирме, где он работает. Помочь в решении этой проблемы может перечень требований, предъявляемых к программному продукту для компьютеризации бухгалтерского учета. Основные из них следующие:

·  прохождение тестирования и соответствующей сертификации;

·  наличие товарного вида и надежного сопровождения;

·  право на получение консультаций (так называемая "горячая линия");

·  модульный принцип построения системы, позволяющий выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;

·  одновалютное и многовалютное исполнение;

·  органическое единство бухгалтерского учета и финансового анализа;

·  необходимый уровень детализации аналитического учета;

·  простота освоения и удобство системы в работе;

·  цена и пр.

На сегодняшний день число компаний, занимающихся разработкой автоматизированных систем для бухгалтерии, приближается к 200 [13]: "1С" (серия программ "1С:Бухгалтерия"), "Айти" (семейство "БОСС"), "Атлант - Информ" (серия "АККОРД"), "Галактика-Парус" (серии программ "Галактика" и "Парус"), "ДИЦ" ("Турбо-Бухгалтер"), "Интеллект-Сервис" (серия "БЕСТ"), "Информатик" ("Инфо - Бухгалтер") и многие другие. Но несмотря на такое разнообразие, достаточно хорошо апробированных и известных из них - не более десятка. Самой же распространенной системой автоматизации бухгалтерского учета в России и странах СНГ является серия программ "1С:Бухгалтерия", позволяющая автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета.

Все современные бухгалтерские программы основаны на документообороте.

Как правило, современная программа компьютеризация бухгалтерского учета обеспечивает:

· Автоматизация всех участков бухгалтерского учета.

· Ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия.

· Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, форм отчетности.

· Возможность автоматической печати первичных (выходных) документов.

· Использование справочников («Валюты, «Сотрудников», «Договоров» и пр.), предназначенных для ведения аналитического учета на счетах. А также ввода различной информации при выписке первичных документов на компьютере.

· Автоматический и ручной ввод бухгалтерских операций.

· Многоуровневый аналитический учет, по любому счету можно вести аналитический учет в необходимых разрезах.

· Использование журналов операций, проводок и документов дл удобства просмотра отдельных позиций, зафиксированных в этом журнале.

· Возможность получения правовой поддержки при установке на компьютере «1С:ГАРАНТ. Правовая поддержка».

· Возможность анализа счетов, субсчетов, позиций аналитического учета (субконто).

· Визуальные представления данных в виде графиков и гистограмм.

· Возможности ведения учета в различных денежных натуральных измерителях. В качестве денежных измерителей выступают национальная валюта и произвольный набор иностранных валют.

· Надежная защита учетной информации от несанкционированного доступа.

· Использование встроенного «языка программирования» для составления отчетов произвольной формы.

· Ведение учета для нескольких предприятий.

В технологическом процессе, выполняемом на ПЭВМ, можно выделить следующие этапы: подготовительный, документационный, систематизации и обобщения информации, а также ее использования.

Подготовительный этап связан с подготовкой информационной базы к работе, включая заполнение справочников и констант вводом входящих остатков, настройкой бухгалтерских счетов, проводок и типовых операций.

Бухгалтеру предстоит ввести константы (фамилии ответственных сотрудников, приводимые в формах документов, ставки налогов, размеры минимальной зарплаты и пр.), а также содержимое различных справочников («Контрагенты», «Валюта», «Сотрудники», «материалы» и пр.). Настройка бухгалтерских счетов включает открытие плана счетов, определение субсчетов и набора видов субконто. В режиме «Типовые операции» вводятся однотипные операции, а с выбором даты начала учета вводятся входящие остатки по счетам и объектам аналитики; далее они получаются автоматически.

Документационный этап связан с формированием первичных документов вручную или непосредственно на ПЭВМ. Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати, например, документов «Платежное поручение», «Доверенность», другая часть документов выполняет также автоматическое формирование проводок («Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Требование» и пр.). Часть регламентных документов, которые не содержат никаких данных, а выполняют роль «Бухгалтерской справки» исключительно для автоматического формирования проводок, в частности, по операциям, связанным с переоценкой валюты.

Для ввода документов используется макет для ввода документов.

Программа предоставит набор систематически обновляемых регламентированных отчетов, предназначенных для предоставления налоговым органам в различные фонды и пр. Технология работы с регламентированным отчетом практически ничем не отличается от работы с любым другим отчетом.

Пользователь, не имеющий навыков программирования, может вносить изменения в конфигурацию, применяя разнообразные конструкторы для формирования не предусмотренных системой специализированных отчетов.

Визуальный анализ счетов в форме различного вида диаграмм проводится при выпуске отчета "Диаграмма" (рис. 5.3).

Рис. 5.3 Диаграмма состояния отдельных бухгалтерских счетов.

После составления отчетов и закрытия отчетного периода обеспечивается автоматический переход к новому расчетному периоду. Для информационной безопасности рекомендуется периодически, например, ежедневно, перезаписывать информацию на дискеты, хранить ее вне помещений бухгалтерии.

Все известные программы являются системами автоматизации, т. е. позволяют осуществлять работу предприятия в согласованном режиме сразу на нескольких участках, либо последовательно на разных этапах хозяйственного цикла.

Рассмотрим особенности автоматизированной формы счетоводства на примере системы программ «1C:Предприятие».

Задачи автоматизации учета на современных предприятиях существенно различаются в зависимости от отрасли, специфики выпускаемой продукции или оказываемых услуг, размера предприятия, требуемого уровня автоматизации бизнес-процессов и многих других факторов [235].

Продукты, входящие в систему программ «1С:Предприятие, используют более 600000 организаций как в России, так и в других странах СНГ. В последнее время быстро растет число созданных на базе «1С:Предприятия» продуктов, предназначенных для автоматизации как различных учетных задач (бухгалтерия, склад, управление кадрами и проч.), так и других функций управления предприятием, в т. ч. планирования ресурсов, работы с клиентами, бюджетирования и проч.

В числе типовых классов учетных задач, на решение которых ориентированы продукты системы «1С:Предприятие»:

·  бухгалтерский учет для хозрасчетных организаций и налоговый учет по общей системе налогообложения;

·  автоматизация торгового и складского учета («торговля и склад»);

·  расчет заработной платы и кадровый учет на предприятиях, в организациях и учреждениях любой формы собственности («зарплата и кадры»);

·  расчет себестоимости продукции и анализ экономической эффективности производственной деятельности («производство и бухгалтерия»);

·  упрощенная система налогообложения (бухгалтерский и налоговый учет по УСН для организаций);

·  бухгалтерский учет для бюджетных организаций.

·  ведение учета и составление отчетности индивидуальными предпринимателями;

·  подготовка отчетности для предоставления в государственные органы (налогоплательщик);

·  подготовка и хранение первичных документов (платежные документы).

Отраслевые решения для системы «1С:Предприятие» включают:

·  Вооруженные силы.

·  Автотранспорт.

·  Здравоохранение.

·  Образовательные организации.

·  Сельское хозяйство.

·  Общественное питание.

·  Страхование.

·  Некоммерческие организации.

·  Производство.

·  Туризм.

·  Сфера услуг.

·  Межотраслевые решения.

·  Строительство.

·  Жилищно-коммунальное хозяйство.

·  Недвижимость и аренда.

«1С:Предприятие» является универсальной системой, состоящей из компонент «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет».

Компонента «Бухгалтерский учет» системы 1С:Предприятис мо­жет быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов.

«1С:Предприятие» может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Разнообразные и гибкие возможности системы 1С: Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система «1С:Предприятие» может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

·  учет операций по банку и кассе;

·  учет основных средств и нематериальных активов;

·  учет материалов и МБП;

·  учет товаров, услуг и производства продукции;

·  учет валютных операций;

·  учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредитора­ми, подотчетными лицами;

·  учет расчетов по заработной плате;

·  учет расчетов с бюджетом;

·  другие разделы учета.

Система 1С:Предприятие обладает гибкими возможностями орга­низации учета:

·  синтетический учет по многоуровневому плану счетов;

·  учет по нескольким планам счетов;

·  валютный учет и учет покрытия валют;

·  многомерный аналитический учет;

·  многоуровневый аналитический учет по каждому измерению;

·  количественный учет;

·  учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Ввод информации в 1С:Предприятии может быть организован с разной степенью автоматичности:

·  режим ручного ввода операций;

·  режим типовых операций;

·  режим автоматического формирования операций по докумен­там.

Важным отличием бухгалтерских счетов от других типов данных является возможность создания самих счетов как в конфигурации, так и в самой информационной базе. Включение конкретных счетов в конфигурацию используется в том случае, если сама конфигурация создается с использованием этих счетов и их конкретных свойств, например, если в конфигурации определено автоматическое форми­рование документами проводок по этим счетам.

Компонента «Оперативный учет» системы 1С:Предприятие является универсальной системой для учета наличия и движения средств и может быть настроена на различные схемы учета складских запасов, взаиморасчетов, средств на расчетных счетах и в кассе, кредитов, консигнации и т. д.

Система 1С:Предприятие обеспечивает решение широкого круга разнообразных задач оперативного учета, например:

·  учет складских запасов товаров и их движения;

·  учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;

·  резервирование товаров и контроль оплаты;

·  учет денег на расчетных счетах и в кассе;

·  учет товарных кредитов и контроль их погашения;

·  автоматический расчет цен списания товаров;

·  учет выданных на реализацию товаров, их возврата и оплаты.

Набор выполняемых системой «1С:Предприятие» функций определяется ее конфигурацией, содержащейся в комплекте поставки системы или созданной для конкретного предприятия.

Возможности системы позволяют организовать:

·  учет но нескольким фирмам и нескольким складам;

·  учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств – в различных валютах;

·  получение самой разнообразной отчетной и аналитической информации о финансовых и товарных движениях.

Средства конфигурирования системы позволяют настроить се на самые различные виды торговой деятельности. Вы можете организовать произвольное количество справочников и документов необхо­димой структуры. Вы можете настроить произвольное количество регистров для учета средств в самых различных разрезах.

Компонента «Оперативный учет» ориентирована на работу в реальном времени. Она автоматически поддерживает в актуальном состоянии текущие остатки товарных и денежных средств. При вводе документов может выполняться контроль наличия товаров на складе или состояние взаиморасчетов клиента.

Система авторизации и контроля прав позволяет ограничить возможности использования различных функций для отдельных категорий пользователей.

Компонента «Оперативный учет» имеет широкие возможности для связи с другими программами. Конкретная конфигурация может поддерживать автоматическую загрузку справочников из внешних приложений, передачу отчетов в другие программы, в том числе формирование проводок для компоненты «Бухгалтерский учет».

Компонента «Расчет» системы «1С:Предприятие» ориентирована на проведение периодических расчетов и предназначена для решения широкого круга разнообразных задач, связанных с учетом самых разнообразных ресурсов и расчетом тех или иных параметров по ним. Это могут быть:

·  учет перемещений сотрудников предприятия и расчет их заработной платы и разного рода компенсаций;

·  учет номенклатуры производимой продукции и услуг и расчет их себестоимости;

·  регистрация клиентов и расчет стоимости выполняемых для них заказов.

Средства конфигурирования системы позволяют организовать произвольное количество справочников и документов необходимой структуры. Вы можете настроить произвольное количество журналов расчета для выполнения расчетов по тем или иным объектам и хра­нения их результатов.

Система позволяет проводить расчеты с определенной периодичностью, от одного дня до года. Она, например, может быть настроена на расчет заработной платы как по месячному, так и по недельному циклу.

Компонента «Расчет» имеет широкие возможности для связи с другими программами. Конкретная конфигурация может поддерживать автоматическую загрузку справочников из внешних приложений, передачу отчетов в другие программы, в том числе формирование бухгалтерских проводок.

Информация, изложенная ниже, представляет собой краткое опи­сание тех понятий системы «1С:Предприятие», которыми оперирует пользователь в процессе эксплуатации системы.

Среди перечисленных ниже можно выделить базовые (общие) по­нятия системы «1С:Предприятие», а также понятия, относящиеся ис­ключительно к той или иной компоненте «1С:Предприятия».

Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представ­лять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: «Наименование предприятия», «Размер НДС», «ФИО главного бухгалтера» и т. д.

Справочники. Предназначены для хранения сведений о множест­ве однотипных объектов, которые используются при ведении анали­тического учета и для заполнения документов.

Обычно справочниками являются списки основных средств, ма­териалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие.

1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми спра­вочниками и подчиненными справочниками.

Перечисления. Перечисления используются в системе для опи­сания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значе­ний.

Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, со­вместитель) и т. д.

Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1С:Предприятии могут использоваться документы. Как правило, на­бор документов в 1С:Предприятии совпадает с набором реальных пер­вичных документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, при­ходная и расходная накладная, кассовые ордера и т. д.

Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печат­ную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.

Важным свойством документа является его возможность автома­тически формировать бухгалтерскую операцию. Такая операция бу­дет принадлежать документу. Операции, введенные вручную, тоже, фактически, являются документами специального вида, который так и называется – «Операция».

Журналы. Для просмотра документов в «1С:Предприятии» преду­смотрены журналы.

Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или всех документов сразу.

Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения раз­личной информации, содержащей итоги или детальную информа­цию, подобранную по определенным критериям. Отчеты использу­ются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и т. д.), так и для фор­мирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность, отчеты во внебюджетные фонды).

Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, индексации цен в справочни­ках товаров.

Бухгалтерские счета. Бухгалтерские счета (далее «Счета») предназначены для хранения планов счетов бухгалтерского учета, то есть объектов синтетического учета средств предприятия. Суть дан­ных объектов вполне соответствует общепринятому пониманию бух­галтерских счетов. Свойства бухгалтерских счетов могут гибко на­страиваться в зависимости от принятой системы учета в конкретной стране и на конкретном типе предприятий.

«1С:Предприятие» может поддерживать одновременно несколько планов счетов. У каждого плана счетов может быть определена соб­ственная длина кода счета и количество уровней субсчетов, а также количество знаков в субсчете каждого уровня.

Операции и проводки. Отражение движений средств в бухгал­терском учете записывается в виде операций и проводок. Операция является полным отражением хозяйственной операции, произошед­ший на предприятии, в бухгалтерском учете. Она может содержать несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции. Например, операция поступления аванса будет содержать две проводки – зачисление средств на расчетный счет и начисление НДС по поступившему авансу.

Субконто. Термин субконто введен для обозначения набора зна­чений, используемых для ведения аналитического учета по бухгал­терским счетам. В качестве субконто обычно выступают объекты, по которым ведется аналитический учет на предприятии: основные средства, организации, товары и т. д. Вид субконто определяет сово­купность объектов конкретного тина, которые используются для ве­дения аналитического учета.

Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида – обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Основные средства» будет иметь тип «Справочник «Ос­новные средства». При этом два вида субконто могут иметь тип од­ного и того же справочника: например, виды субконто «МБП» и «Основные средства» могут ссылаться на один и тот же справочник «Материальные ценности».

Существующие виды субконто используются для настройки ана­литического учета по счетам бухгалтерского учета. При вводе прово­док для счетов, по которым ведется аналитический учет, вводятся значения субконто в соответствии с их типами.

Типовые операции. Механизм типовых операций предоставляет пользователю возможность автоматизировать ввод часто повторяю­щихся операций. Для этого пользователь вводит шаблон типовой операции, в котором задает «сценарий» проводок. При вводе опера­ции с использованием типовой операции, данные автоматически за­полняются на основании шаблона типовой операции. При необходи­мости запрашиваются недостающие значения операции (объекты аналитики, валюта, количество и другие) и рассчитываются суммы проводок по определенным в шаблоне формулам.

Корректные проводки. Механизм корректных проводок предна­значен для автоматического контроля вводимых операций. Пользо­ватель заполняет список корректных проводок в соответствии со своими представлениями о правильности ведения учета. Затем, в процессе ввода операций, если установлен соответствующий пара­метр, система проверяет проводки операции, используя список кор­ректных проводок.

Журналы проводок и операций. Для просмотра списка всех бухгалтерских операций используется журнал операций. В нем каж­дая операция отображается одной строчкой, содержащей наиболее важную информацию (дату, номер, содержание, сумму).

Журнал проводок позволяет просмотреть существующие провод­ки операций в виде общего списка.

Регистры. Для анализа остатков и движений средств, компонента «Оперативный учет» системы «1С:Предприятие» использует регистры.

Регистры оперативного учета являются внутренним механизмом конфигурации «1С:Предприятия» и пользователь (менеджер, продавец) непосредственно с ними не работает. Регистры автоматически изменяются документами при их проведении, так как это предусмот­рено в конфигурации. Данные регистров используются системой при построении различных отчетов о наличии и движении средств.

Регистры в конфигурации используются для поддержки складских запасов, взаиморасчетов и т. д. Регистр представляет собой многомерную таблицу храпения остатков и оборотов по тем или иным ресурсам. Например, для складского запаса товаров может быть создан регистр «Товарный запас» с двумя измерениями «Товар» и «Склад» и одним ресурсом «Количество». В этом случае система будет поддерживать остатки товаров в разрезе складов.

Изменение остатков по регистрам может производиться только документами. Каждое такое изменение имеет определенное место на оси времени. Каждый документ может порождать неограниченное количество движений по регистрам любых видов.

Виды расчетов. Для описания формул расчетов, но которым выполняются те или иные вычисления, служит понятие видов расчета. На этапе конфигурирования можно описать неограниченное количество видов расчета. В отличие от справочников, журналов расчета и документов, за понятием вида расчета не лежит «реальных» данных – это не более чем алгоритм вычисления, оперирующий данными журналов расчета, документов и справочников.

Алгоритм вида расчета описывается с помощью встроенного языка. Типичными примерами видов расчета являются «начисление по окладу», «подоходный налог», «расчет амортизации» и пр.

Журналы расчетов. Для просмотра и редактирования результа­тов расчета, а также для хранения их предыстории в системе исполь­зуются журналы расчетов. Основным свойством журнала расчетов является его принадлежность тому или иному справочнику системы. Такой справочник называется справочником объектов расчета.

Например, это может быть журнал расчетов зарплаты, причем списком объектов расчета будет выступать справочник сотрудников; журнал расчета дивидендов, причем списком объектов расчета будет выступать справочник акционеров; журнал расчетов квартирной пла­ты, причем списком объектов расчета будет выступать справочник квартиросъемщиков, и пр.

Для одного справочника может быть создано несколько журналов расчета, каждый из которых будет содержать данные определенной предметной области. Например, в том случае, если предприятие – акционерное общество закрытого типа, справочник сотрудников мо­жет выступать списком объектов расчета для журнала расчета зара­ботной платы и для журнала расчета дивидендов акционеров.

Календари. Для ведения рабочего графика предприятия или сто­ронних организаций, для учета рабочего времени сотрудников раз­ных категорий в системе «1С:Предприятие» служат календари. При конфигурировании можно' определить неограниченное число кален­дарей, описав правила их заполнения. Примерами календарей могут служить: календарь рабочего графика предприятия (где отмечены выходные и рабочие дни); календарь работы банка, через который осуществляются взаиморасчеты; календарь работы служащих; кален­дарь, в котором проставлена продолжительность рабочих дней для рабочих и т. д.

Функционирование системы «1С:Предприятие» делится на два раз­деленных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и не­посредственную работу пользователя по ведению учета или выпол­нению расчетов.

Таким образом, всю работу с системой можно разделить на два этапа, которые могут произвольно чередоваться:

·  конфигурирование;

·  непосредственная работа пользователя с информационной базой.

Кроме упомянутых режимов запуска «1С:Предприятия», существует режим запуска «Отладчик», предназначенный для отладки алгоритмов обработки данных, созданных в режиме конфигурирования.

Конфигурирование. На этапе конфигурирования системы 1С:Предприятие выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структуры и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета.

При конфигурировании системы разработчик конфигурации или администратор системы может также создать наборы прав доступа к данным, соответствующие пользователям разного уровня. Количест­во и структура наборов прав определяется конкретной конфигураци­ей системы.

Для того чтобы интерфейс конкретной конфигурации системы полностью отражал настроенные структуры данных, в системе в рамках Конфигуратора предусмотрена возможность настройки об­щих интерфейсных компонент системы: меню, панелей инструмен­тов, комбинаций клавиш.

Кроме того, на этапе конфигурирования может быть создано не­сколько пользовательских интерфейсов для разных типов пользова­телей (менеджеров, бухгалтеров, кадровиков и т. д.), а также список пользователей создается для конкретной организации.

Работа пользователя. Работа пользователя с информацион­ной базой осуществляется при запуске системы в режиме «1С:Предприятие». При этом выполняется собственно функциони­рование системы в предметной области: осуществляется ввод доку­ментов и операций, заполнение справочников, формирование раз­личных отчетов, выполнение различных регламентных расчетов и т. д.

Пользователю предоставляется возможность ввода и обработки информации описанной в конфигурации структуры с использовани­ем алгоритмов, созданных на этапе конфигурирования.

В настоящем пособии содержится общее описание порядка работы пользователя при работе с системой 1С:Предприятие в раз­личных режимах: ведение справочников, ввод документов, операций, ведение расчетов, получение отчетов и другое. При этом указывает­ся, какие свойства системы и как могут меняться в зависимости от используемой конфигурации.

Пояснение особенностей работы с конкретными режимами (документами, операциями, справочниками, отчетами), которые зависят от конфигурации, могут содержаться в описании самой конфигурации. В этом случае их можно получить, обратившись к режиму пользовательского описания.

Перечислим основные особенности поведения системы 1С:Предприятие, которые определяются конкретной конфигурацией:

·  набор констант;

·  состав, структура и свойства справочников;

·  формы просмотра списков справочников и ввода элементов справочников;

·  состав и набор значений перечислений;

·  формы ввода документов и операций;

·  формы журналов документов, операций и проводок;

·  набор планов счетов и их свойства;

·  формы списков счетов и ввода счетов;

·  бухгалтерские счета (только те, которые заданы в конфигура­ции, см. ниже)

·  формы и алгоритмы отчетов и обработок;

·  интерфейс пользователя (главное меню, набор панелей инструментов);

·  права пользователя на доступ к различным объектам и режимам программы.

Как известно, бухгалтерский учет основывается на таких понятиях, как счета, субсчета, объекты аналитического учета. Основным понятием компоненты «Бухгалтерский учет» является счет. Счет обладает рядом свойств – он может быть валютным, содержать субсчета, иметь объекты аналитического учета и т. д. Все счета собраны в один или несколько планов счетов. В то же время, план счетов – это средство, позволяющее настраивать бухгалтерский учет на требова­ния конкретного предприятия.

Система «1С:Предприятие» позволяет вести бухгалтерский учет не­скольких предприятий в одной информационной базе. Для этого ис­пользуется разделитель учета. Под разделителем учета понимается некоторое значение, например «Фирма», которое заносится в каж­дую проводку и позволяет получать все бухгалтерские итоги по каж­дому такому значению отдельно. Это позволяет, фактически, полу­чить несколько независимых балансов. Разделение учета определяется на этапе конфигурирования системы.

Система «1С:Предприятие» предоставляет мощные средства для ра­боты с первичными документами. В качестве первичных документов, поддерживаемых системой, могут выступать, например, платежные поручения, счета на оплату, различные накладные, доверенности и любые другие документы.

При работе с документами система предоставляет широкий набор возможностей, обеспечивающих удобный ввод, просмотр, поиск и печать документов.

Функции работы с документами и ведения бухгалтерского учета в 1С:Предприятии могут использоваться как отдельно, так и взаимо­связано. Совместное использование этих функций определяется воз­можностью автоматического формирования бухгалтерских операций документами.

Для получения бухгалтерских итогов, а также другой сводной или детальной информации в «1С:Прсдприятии» используются отчеты. Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при ис­пользовании системы, целиком определяется в конфигурации. Ис­пользуемые на практике отчеты можно условно разделить на не­сколько типов.

Стандартные отчеты. Обычно они входят в состав типовой конфигурации. Стандартные отчеты предназначены для использования практически в любых организациях и для любых разделов учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандарт­ным относятся такие отчеты как «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие. Такие от­четы используются очень широко непосредственно при ведении бух­галтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне сче­тов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Регламентированные отчеты. Это отчеты, предназначенные для передачи различным контролирующим инстанциям. Состав и содер­жание этих отчетов определяются различными государственными органами. Разумеется, их состав зависит от страны, в которой ис­пользуется программа. Данные отчеты разрабатываются обычно фирмой «1С» для России и ее региональными партнерами – для других стран. Кроме того, отдельные регламентированные отчеты могут создаваться другими организациями и самими пользователями программы, например, это может касаться специфических отрасле­вых или местных отчетных форм.

Специализированные отчеты. Создаются, обычно, в конкретной конфигурации непосредственно для данной организации и решают более узкие задачи. Специализированные отчеты обычно ориентиро­ваны на конкретный раздел учета и специфическую настройку сче­тов и аналитики в данной конфигурации. Они создаются при необ­ходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы.

Выпуск новой версии 8.0 платформы «1С:Предприятие» отражает современные тенденции развития рынка массовых систем автоматизации управления и учета – расширение спектра решаемых задач, увеличение среднего масштаба решений, новые технические условия, в которых функционируют системы автоматизации. Новая версия «1С:Предприятия» вобрала в себя все лучшее из прежней версии и предоставила принципиально новые возможности для пользователей и разработчиков.

Система программ «1С:Предприятие 8.0» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе. Система «1С:Предприятие 8.0» предназначена для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.

Подводя итоги можно отметить следующие тенденции в развитии бухгалтерских информационных систем [10]:

1.  Формирование в России рынка бухгалтерских систем в основном завершилось. Можно констатировать, что данный сегмент рынка развивается динамично и опережающими темпами по сравнению с другими сегментами рынка ПО, прокладывая дорогу компьютерному бизнесу в нашей стране.

2.  Высокий уровень конкуренции ведет к постоянному совершенствованию программных и аппаратных решений. Наметилась тенденция к разработке комплексных систем, предусматривающих помимо традиционного внешне ориентированного бухгалтерского учета включение развитых подсистем оперативно-хозяйственного и управленческого учета. Высокая конкуренция среди разработчиков определяется также присутствием на российском рынке мировых лидеров комплексных управленческих решений.

3.  Появляется потребность в создании рынка бухгалтерских программ для домашнего использования. Этот сегмент рынка должен быть сформирован достаточно быстро и преимущественно в отечественном исполнении.

4.  Следует подчеркнуть, что для бизнесмена сегодня имеется весь спектр информационных услуг в области бухгалтерии. Вопрос в том, как ими воспользоваться. Здесь на помощь могут прийти специалисты-консультанты, консалтинговые группы и фирмы, которые в достаточной мере представлены в России.

5.  Развитие и использование средств телекоммуникации, локальных и глобальных вычислительных и телекоммуникационных сетей во многом определяют специфику развития всего спектра бухгалтерских систем в направлении новых информационных технологий с защитой учетной информации от несанкционированного доступа и других информационных угроз.

5.3 Система автоматизации аудиторской деятельности

Компьютеризация аудиторской деятельности в настоящее время представляет собой важное направление в применении информационных технологий. В последние годы наблюдается бурное развитие аппаратно-программных платформ. С появлением новых информационных технологий встает проблема перевода на них алгоритмов решения задач аудита. Огромное разнообразие появившихся в последние годы информационных технологий ставит непростую задачу выбора наиболее оптимальной, адекватной сущности решаемых задач.

В ходе проверок бухгалтерии (преимущественно автоматизированной) можно сочетать компьютеризированные и ручные методы. При этом предпочтение, естественно, отдается технически передовым приемам. Пожалуй, единственное разумное исключение составляют предприятия малого бизнеса с минимальным объемом информации для проверки, где применение аудиторами компьютерного тестирования нерационально.

Во всех иных случаях неполное задействование компьютеризированных методов аудита невыгодно ни аудиторской фирме, ни предприятию-клиенту. Экономичность проверки, обеспечиваемая автоматизированным аудитом, приветствуется предприятием. В свою очередь и аудиторская фирма, заботясь о своей деловой репутации, о сохранении и расширении клиентуры, не станет пренебрегать современными профессиональными технологиями.

Однако в этой сфере уровень автоматизации значительно ниже, чем в бухгалтерском учете.

Предпосылки автоматизации в аудите следующие:

·  высокий уровень развития рынка аппаратно-программных средств;

·  наличие компьютерных систем бухгалтерского учета;

·  большие объемы информации, трудоемкость аудиторских процедур;

·  стандартизация аудита и его технологии (существует ряд типовых документов – письма, обязательства на проведение аудита, договора на проведение аудита, аудиторские заключения и т. д.);

Из за большого объема эта статья размещена на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12