Документоведение (стр. 4 )

Тема 1. Введение. Предмет, содержание, задачи курса и методы

его изучения. Источниковедческая и исследовательская база курса

Официальный (управленческий) документ и системы документации как объект изучения курса. Роль документов в обществе и системе управления социальными процессами.

Назначение курса и его место в подготовке документоведов. Цель и задачи учебной дисциплины. Связь специального документоведения с дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

Структура курса и особенности методики его изучения. Основные источники и литература. Методическая обеспеченность дисциплины. Формы учебной работы по курсу, организация самостоятельной работы студентов.

Раздел 1. Специальное документоведение как научная дисциплина

Тема 2. Объект и предмет специального документоведения

Определение объекта изучения курса. Терминологическая (понятийная) база для освоения дисциплины. ГОСТ Р «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и основные понятия, связанные с характеристикой официального документа.

Процессы документирования официальных документов и функционирование систем документации в учреждениях (обществе) как предмет изучения и исследования специального документоведения.

Структура специального документоведения: теоретические и методологические аспекты изучения научной дисциплины; история документа и документальной деятельности; организационно-методические основы функционирования официального документа в коммуникационных (информационных) системах; технология создания официального документа. Общенаучные и специальные методы исследования документоведческих проблем.

Тема 3. Становление и развитие специального документоведения

Основные этапы в развитии общего и специального документоведения. Труды «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство…», В. Вельдбрехта «Общие основы делопроизводства» и П. Отле «Трактат о документе» и их значение в формировании теоретических и прикладных основ специального документоведения.

Направления деятельности ученых и специалистов кафедры документоведения РГГУ (МГИАИ) и ВНИИДАД по исследованию теоретических, исторических и организационно-методических проблем документационного обеспечения управления. Работы , , и их роль в становлении и развитии специального документоведения.

Соотношение общего и специального документоведения. Связь специального документоведения с информатикой, архивоведением, источниковедением.

Достижения исторической науки, правоведения, менеджмента, лингвистики и других смежных дисциплин и их использование в развитии специального документоведения. Значение данной научной дисциплины в совершенствовании процессов управления.

Современные проблемы специального документоведения.

Раздел 2. Официальный (управленческий) документ, его сущность и характеристика

Тема 4. Понятия «управленческая информация» и «управленческий документ»

Функции управления и документирование информации. Управленческая информация и ее виды. Требования, предъявляемые к управленческой информации.

Определения понятий «официальный», «деловой», «служебный», «управленческий» документ в нормативной и специальной литературе. Специфика и сущность официального документа, особенности его функционирования в управленческой среде.

Тема 5. Функции управленческого (официального) документа

Документ как сложное информационное образование. Понятие «функция» и основной критерий классификации функций. Полифункциональность документа.

Общие функции служебного документа: информационная, социальная, культурологическая, коммуникативная, их сущность.

Специальные функции официального документа: управленческая, правовая, политическая, учетная. Функция документа как исторического источника. Зависимость структуры документа от его функционального назначения.

Тема 6. Свойства и признаки управленческого (официального) документа

Понятия «свойство» и «признак» документа и их соотношение. Документообразующие признаки. Информационные свойства документа и особенности их проявления.

Юридическая сила документа – основное свойство официального документа. Требования к обязательным элементам, обеспечивающим это свойство. Назначение юридически значимых реквизитов.

Признаки официального документа: оригинальность, подлинность, копийность. Стандартизированное определение этих понятий, сущность и назначение перечисленных признаков документов.

Понятие «качество» документа, основные его параметры и характеристики.

Тема 7. Классификация управленческих (официальных) документов

Понятие «классификация». Основания и объекты классификации. Фасетная классификация управленческих документов и ее назначение для процессов совершенствования работы с документами.

Классификация документов по происхождению; по функциям управления; видам и направлениям деятельности; наименованиям; месту составления; по сложности; по юридической силе; степени гласности; конфиденциальности; унификации; по срокам исполнения и хранения; по стадиям подготовки (создания); по способу фиксации и обработки информации; по видам носителей документной информации.

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 8. Формуляр документа и его составные части

Понятие «реквизит документа». Основные группы реквизитов. Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляр» документа. Особенности формуляра документов, изготовленных различными способами документирования. Формуляр произвольный и регламентированный, индивидуальный и типовой. Понятие «формуляр-образец».

Основные части формуляра-образца и требования ГОСТа к их составлению и оформлению. Задачи формуляра-образца в установлении единообразия форматов бумаги, размеров служебных полей и схемы расположения унифицированного документа. Назначение координатной конструкционной сетки. Состав и графическая модель расположения зон и реквизитов заголовочной, текстовой (содержательной) и оформляющей частей документа.

Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа в России

Формуляр служебного документа XVI – XVII веков. Характеристика основных видов и формы документа. Основные реквизиты документов и особенности их оформления. Влияние традиций и законодательных актов (Судебников XVI века) на формирование текстового документа. Специфика обозначения автора, адресата, даты, удостоверения документов, помет (резолюций) и отметок на документе. Особенности изложения текстовой части различных видов документов.

Формуляр служебного документа XVIII века. Законодательное регламентирование порядка документирования в «Генеральном регламенте» 1720 года и других актах.

Появление новых видов и разновидностей документов, их характеристика. Изменение формы документа. Правила и особенности оформления основных реквизитов: автор документа, адресат, дата, удостоверение документа, резолюции и отметки на документе. Специфика текстовой части документа. Расположение реквизитов в формуляре документа.

Формуляр служебного документа XIX - начала XX веков. Регламентация порядка документирования в законодательных и нормативных актах («Общее учреждение министерств» 1811 года, «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 года и др.).

Особенности адресования документов и оформления дат, обозначение вида и автора документа. Проставление печатей и отметок на документах. Структура текста и стиль документов. Появление бланков и расположение реквизитов в формуляре документов. Использование методов унификации документов и структуры текстов.

Формуляр служебного (официального) документа XX века. Отражение вопросов документирования в советских законодательных и нормативных актах 20-30 гг. Поиск оптимальных подходов к рационализации и совершенствованию документационного обеспечения управления деятельности советских учреждений и организаций.

Развитие унификации и стандартизации документов в 70-80-е гг. Внутривидовая унификация. Государственные стандарты на документы. ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизиты, регламентированные государственным стандартом.

Автор документа. Роль бланка в оформлении документа. Состав реквизитов в бланке, порядок их расположения.

Вид документа. Развитие видов документов советского периода. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функций управления.

Попытки определения отдельных видов документов в основных положениях ЕГСД и в «Кратком словаре видов документов».

Правила написания и оформления адресата, дат документа, состав удостоверения. Утверждение и согласование документа. Отметки на документах. Расположение основных реквизитов в формуляре документа. Язык и стиль служебных документов.

Тема 10. Формуляр современного управленческого (официального) документа

Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах последнего десятилетия. Роль российского ГОСТа Р 6.30-97 в организации документирования и оформления управленческих документов.

Государственный стандарт РФ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Структура ГОСТа, его особенности и отличие от предшествующего стандарта.

Тема 11. Бланки документов, требования к их оформлению

Бланки документа и их виды. Состав реквизитов бланка, порядок расположения. Бланки с угловым и центрованным способом расположения реквизитов. Особенности изображения государственного герба, герба субъекта РФ и эмблемы организации. Правила конструирования бланка.

Тема 12. Состав реквизитов документов, их оформление

Реквизит «Наименование организации» - автора документа, правила его оформления. Справочные данные об авторе, их состав и размещение на бланке.

«Наименование вида документа», его назначение и место в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.

Дата документа. Значение различных видов дат. Авторские даты (составление и подписание), даты, относящиеся к содержанию документа. Даты, характеризующие элементы формуляра. Даты обработки документов. Особенности оформления дат, их зависимость от бланка и вида конкретного документа.

Состав реквизитов, удостоверяющих документ. Назначение подписания документов. Правила оформления подписи документов различных видов. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» и особенности оформления электронной подписи.

Печати и их назначение, виды печатей. Законодательство об изготовлении и пользовании государственными гербовыми печатями. Порядок проставления оттиска печати на документах.

Утверждение документов и способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.

Согласование документа и его виды. Виза и гриф согласования, их оформление, расположение в формуляре документа.

Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа, расположение в формуляре документа. Назначение резолюции, требования к ее содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, об исполнителе и исполнении документа, о поступлении в организацию, о заверении копии.

Тема 13. Текст делового документа, его унификация

Текст документа. Общие требования к изложению текста. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Элементы текста и их назначение. Заголовок текста документа и его место в формуляре документа. Приложения к тексту и правила их оформления.

Унификация текстов управленческих документов и ее сущность. Формы представления текста унифицированных документов (связный текст, трафарет, анкета, таблица). Методы содержательной и формальной унификации. Унификация структуры текста. Унификация языковых средств.

1.5 Темы практических и семинарских занятий

Раздел 2. Официальный (управленческий) документ, его сущность и характеристика

Тема 5. Функции управленческого (официального) документа

Практическая работа 1

Документ и его функции

Цель занятия:

а) получить представление об эволюции и взаимосвязи понятий «информация» и «документ»;

б) ознакомиться с различными функциями документов;

в) приобрести навыки функционального анализа конкретных видов документов.

Содержание и методика выполнения работы:

Практическая работа состоит из 2-х частей:

1.  Первая часть включает задания, связанные с анализом понятий «информация» и «документ», встречающихся в нормативно-методической и справочной литературе.

Задание 1. На основе предложенных законодательных и справочных изданий выпишите определения понятия «информация».

Задание 2. Используя федеральные законы, ГОСТы и справочные издания выпишите из них определения понятия «документ».

Задание 3. Проанализируйте формулировки этих понятий и установите, какие аспекты (носитель информации, способы ее документирования, юридическая сила документа и пр.) и функции документа заложены в этих определениях.

Задание 4. Установите, какие из этих определений являются наиболее приемлемыми для использования в сфере управления и почему.

Задания 1 и 2 следует оформить в виде таблиц с заголовками «Определения понятия «информация» и «Определения понятия «документ» соответственно.

2.  Вторая часть задания предполагает отработку навыков определения функций документов (их целевого назначения).

Задание 1. На основе ознакомления с перечисленными ниже документами укажите роль документа в данной ситуации документообразования, а затем его функции:

1.  Закладная кабала Нефеда Семенова, жителя Соли Камского уезда 1646 г.;

2.  Указ Правительствующего Сената о производстве рекрутского набора от 6 сентября 1780 г.;

3.  Рапорт екатеринбургского полицмейстера пермскому губернатору о представлении копий циркулярных предписаний по учебному округу от 01.01.01 г.;

4.  Декрет СНК «О возобновлении утраченных документов» от 01.01.01 г.;

5.  Указ Президиума ВС СССР «Об ответственности за разглашение государственной тайны и за утрату документов, содержащих государственную тайну» от 9 июня 1947 г.;

6.  Постановление Совета Министров РСФСР «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству» от 8 мая 1964 г.;

7.  Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 01.01.01 г.

Результаты анализа студент должен занести в таблицу:

Задание 2. Приведите примеры документов, обладающих общими и специальными функциями (информационной, социальной, культурологической, управленческой, правовой, учета, исторического источника). Укажите вид документа, его заголовок и дату. Задание выполняется самостоятельно.

Раздел 2. Официальный (управленческий) документ, его сущность и характеристика

Тема 4. Понятия «управленческая информация» и «управленческий документ»

Тема 5. Функции управленческого (официального) документа

Тема 6. Свойства и признаки управленческого (официального) документа

Тема 7. Классификация управленческих (официальных) документов

Семинар 1

Управленческий документ: его сущность и характеристика

Цель семинара – обсудить и углубить знания по проблемам теории управленческого документа: его сущности, функций, свойств и признаков.

Вопросы для обсуждения:

1.  Управленческая информация и управленческий (официальный) документ: анализ понятий и терминов.

2.  Назначение, сущность и особенности управленческого документа.

3.  Общие и специальные функции управленческого документа.

4.  Информационные свойства управленческого документа и особенности их проявления.

5.  Юридическая сила как основное свойство управленческого (официального) документа.

6.  Основные признаки управленческого (официального) документа. Стандартизированные определения этих понятий и их сущность.

7.  Понятие «качество» управленческого документа. Основные его параметры и характеристики.

8.  Проблемы общей классификации управленческих документов.

Литература:

1.  ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998. – 8 с.

2.  Делопроизводство: учебник для вузов / , , ; под общ. ред. . – М.: МЦФЭР, 2004. – Гл. 3. Документирование управленческой деятельности. – С. 84-102.

3.  Демушкин, распознать подделки документа / // Отеч. архивы. – 2000. - № 1. – С. 86-100.

4.  Демушкин, распознания подделок документов / // Секретар. дело. – 1999. - № 4. – С. 21-27.

5.  Илюшенко, документной информации / // Секретар. дело. – 1999. - № 1. – С. 9-13.

6.  Илюшенко, анализ документа / // Делопроизводство. – 1999. - № 2. – С. 43-46; 2000. - № 1. – С. 20-23.

7.  Косов, документом юридической силы / // Секретар. дело. – 1998. - № 1. – С. 40-45.

8.  Кузнецова, и копии документов / // Секретар. дело. – 2003. - № 10. – С. 6-9.

9.  Кузнецова, документа (функции документа) / // Секретар. дело. – 2004. - № 12. – С. 14-16.

10.  Кулешов, С. Г. О понятии «электронный документ» // Документация в информ. обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: докл. и сообщ. на VI междунар. науч.-практ. конф. – М., 2000. – С. 54-57.

11.  Ларин, понятия «документ» / // Делопроизводство. – 2000. - № 1. – С. 5-9.

12.  Митченко, стандарты ИСО в сфере информации и документации / // Секретар. дело. – 2005. - № 2. – С. 46-49.

13.  Сафиуллина, как ведущий носитель смысла в социально-коммуникационных процессах / // Делопроизводство. – 2004. - № 1. – С. 22-24.

14.  Семилетов, как продукт технологического процесса документирования / // Делопроизводство. – 2002. - № 3. – С. 20-23.

15.  Сокова, вида в документоведении / // Делопроизводство. – 2002. - № 3. – С. 7-12.

16.  Старицына, Н. К. К определению понятий «качество документа» / // Унификаций систем документации : история, современное состояние, перспективы: сб. статей / ВНИИДАД. – М., 1989. – С. 100-109.

17.  Тихонов, характеристики, состав и классификация электронных документов / // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: докл. и сообщ. на VI междунар. науч.-практ. конф. – М., 2000. – С. 204-218.

18.  Янковая, документационного обеспечения управления (ГОСТ Р . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) / // Делопроизводство. – 1999. - № 1. – С. 41-46.

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа в России

Практическая работа 2

Формуляр документа XVI-XVII веков

Цель занятия:

а) получить представление о развитии формуляра текстового документа XVI-XVII вв. в приказном делопроизводстве;

б) изучить основные виды служебных и личных документов XVI-XVII вв., составные части формуляра, порядок оформления основных реквизитов;

в) приобрести навыки анализа отдельных видов документов и умения определить автора, адресат, дату, состав удостоверения и характер отметок на документах.

Содержание и методика выполнения работы:

Задание 1. Используя Краткий словарь видов и разновидностей документов, необходимо выписать названия и определения основных видов и разновидностей документов, получивших распространение в XVI-XVII вв. (грамоты, памяти, книги, списки, отписки, кабала, челобитные и др.). Задание выполняется самостоятельно и оформляется по следующей схеме:

Задание 2. На основе предложенной коллекции документов XVI-XVII вв. проанализировать каждый документ и установить:

а) вид документа;

б) автора документа;

в) адресат;

г) дату документа;

д) состав удостоверения;

е) отметки на документе.

Задание выполняется в лабораторных условиях по следующей схеме:

Задание 3. Осуществить анализ двух документов и установить характерные для каждого вида структуру текста и устойчивые словосочетания. Задание выполняется по следующей схеме:

Задание 4. Схематически изобразить на листе бумаги формата А4 формуляр служебного документа и личного документа XVI-XVII вв. с указанием основных их реквизитов (использовать на выбор копии документов коллекции).

Раздел 3. Структура управленческого (официального) документа, его составление и оформление

Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа в России

Практическая работа 3

Формуляр документа XVIII веков

Цель занятия:

а) ознакомиться с законодательными актами XVIII века, регулирующими процесс документирования управленческой деятельности;

б) получить представление об особенностях развития формуляра служебного документа XVIII века;

в) изучить основные виды служебных и личных документов XVIII века, составные части формуляра, правила оформления реквизитов;

г) приобрести навыки анализа и описания отдельных видов документов и составления их формуляров.

Содержание и методика выполнения работы:

Задание 1. Используя Краткий словарь видов и разновидностей документов и Приложение к Генеральному Регламенту 1720 г., определяющие значение иностранных слов, выявите названия и определения основных видов документов, получивших распространение в XVIII в. Задание выполняется самостоятельно и оформляется по следующей схеме:

Задание 2. Изучите «Общее губернское учреждение» 1775 г. (ст. 194-196) и выпишите виды переписки между учреждениями различных уровней управления.

Задание 3. На основе предложенной коллекции документов XVIII века изучите и проанализируйте каждый документ, обращая внимание на технику документирования, гербовую бумагу. Опишите эти документы по следующей схеме:

а) вид документа;

б) автора документа;

в) адресат;

г) дату документа;

д) состав удостоверения;

е) отметки на документе.

Задание выполняется в лабораторных условиях по следующей схеме:

Задание 4. На примере копий документов XVIII века Государственного архива Пермского края схематически изобразить на листе бумаги формата А4 формуляры четырех документов XVIII в. с указанием основных их реквизитов (указ, инструкция, промемория, предложение).

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8