Come funziona la fusione e l’unione di query in Power BI e quali implicazioni ha sul trattamento dei dati

In Power BI, la manipolazione dei dati tramite Power Query è un passaggio cruciale per garantire che i dati siano coerenti, completi e pronti per l’analisi. Due delle operazioni fondamentali offerte sono l’unione (append) e la fusione (merge) delle query, ciascuna con caratteristiche e risultati differenti, ma ugualmente essenziali per modellare i dati secondo le esigenze del progetto.

La fusione delle query, invece, opera orizzontalmente: si combinano due o più tabelle ampliando il numero di colonne, ma mantenendo il numero di righe collegato a una chiave comune. Questa chiave è un elemento fondamentale e deve presentarsi in entrambe le tabelle per permettere la giusta corrispondenza tra i dati. A seconda del tipo di join scelto, si possono ottenere diverse viste del dataset: dall’inner join, che mostra solo le righe corrispondenti in entrambe le tabelle, al full outer join che include tutte le righe di entrambe, riempiendo con nulli i dati mancanti, fino a join più specifici come left anti o right anti, che restituiscono rispettivamente solo le righe senza corrispondenza nella seconda o nella prima tabella.

Un altro aspetto fondamentale è la gestione del tipo di dati, che Power Query cerca di riconoscere automaticamente. Tuttavia, in molti casi può interpretare erroneamente valori, come i codici postali statunitensi che iniziano con zero, trattandoli come numeri interi e quindi eliminando lo zero iniziale. Per questo motivo è cruciale verificare e correggere manualmente i tipi di dato, assegnando ad esempio un tipo “Testo” anziché “Numero intero” per mantenere l’integrità dei valori. Power Query consente di modificare il tipo direttamente dall’intestazione della colonna, con l’inserimento automatico di uno step nella sequenza di trasformazioni, assicurando così che ogni passaggio del processo sia tracciabile e reversibile.

Il processo di fusione genera spesso nuove colonne che contengono link o tabelle annidate; cliccando su questi si possono espandere i dati correlati, offrendo una modalità potente per approfondire e arricchire l’analisi senza perdere la coerenza tra le tabelle. Inoltre, la possibilità di scegliere separatori personalizzati durante l’unione di colonne consente di creare campi composti, fondamentali per identificare in modo univoco o sintetizzare informazioni provenienti da fonti diverse.

È importante sottolineare che queste operazioni, seppur apparentemente semplici, richiedono una comprensione approfondita della struttura dati e dei risultati desiderati. La scelta tra unione e fusione dipende dalla natura dell’informazione da trattare e dal modo in cui si vuole aggregare o incrociare i dati. La corretta applicazione di queste tecniche ottimizza la qualità e la funzionalità del modello Power BI, permettendo di ottenere insight affidabili e di valore.

Oltre alle operazioni di combinazione, la cura nella definizione dei tipi di dati e nella gestione delle eccezioni come la corrispondenza fuzzy rappresenta un approccio proattivo verso la pulizia e l’organizzazione dei dati, fattori imprescindibili per evitare errori nelle analisi successive. Tenere sempre presente che ogni trasformazione in Power Query è tracciata come uno step permette anche di tornare indietro, correggere o adattare le scelte fatte, conferendo al processo una flessibilità che è vitale quando si lavora con dataset complessi e in continua evoluzione.

Come si condivide e collabora efficacemente con Power BI?

Dopo aver attraversato l’intero ciclo di vita dei dati, dalla raccolta attraverso le fonti fino alla creazione di visualizzazioni e alla pubblicazione dei report, il passo successivo consiste nel condividere i dati con tutti i soggetti coinvolti nel business. Questa fase richiede un cambio di prospettiva: si passa dal desktop al web, perché è improbabile che si desideri consentire agli utenti di manipolare direttamente i dati in Power BI Desktop. Il luogo naturale per questo tipo di attività collaborative è Power BI Services, che si basa su un elemento fondamentale: i workspace.

Un workspace in Power BI Services è paragonabile a una sorta di archivio digitale o a una curatela di contenuti, simile a un museo dove più visitatori possono esplorare opere d’arte insieme. Nel contesto di Power BI, il workspace raccoglie una serie di dashboard, report e dataset che un designer può condividere con altri utenti secondo ruoli e permessi precisi. Questo ambiente permette non solo di condividere contenuti, ma anche di confezionare app template: collezioni mirate di dashboard e report che possono essere distribuite all’interno dell’organizzazione e utilizzate su diversi dispositivi, dal desktop allo smartphone.

Quando si accede a Power BI Services, si entra in un ambiente dove l’ingestione e l’accesso ai dati sono prioritari. La gestione dei workspace si trova in fondo al menu di navigazione, e ogni utente dispone di un unico My Workspace, la propria area privata, oltre a poter partecipare a molteplici workspace collaborativi. È importante notare che si può operare attivamente solo in un workspace per volta, evidenziato nel menu di navigazione.

La creazione e configurazione di un workspace richiede l’impostazione di alcune opzioni fondamentali, tra cui nome, descrizione, branding, modalità di licenza, sicurezza e accesso. Questi elementi definiscono l’identità e le regole del workspace, contribuendo a stabilire chi e come può interagire con i contenuti al suo interno. Ad esempio, la configurazione dell’accesso è cruciale per garantire un corretto equilibrio tra collaborazione e sicurezza: è possibile assegnare ruoli specifici quali amministratore, membro, collaboratore o semplice visualizzatore. La gestione dell’accesso può essere effettuata tramite indirizzi email o gruppi, con assegnazione automatica del livello di permesso più alto tra quelli attribuiti.

Infine, le impostazioni del workspace possono essere modificate in qualsiasi momento, comprese quelle relative allo storage e al tipo di licenza. La possibilità di passare da modalità Pro a Premium, o di eliminare il workspace, è riservata agli utenti con permessi adeguati. Questa flessibilità gestionale è essenziale per adattare l’ambiente di lavoro alle esigenze dinamiche dell’organizzazione e garantire efficienza e sicurezza.

È importante comprendere che la condivisione e la collaborazione in Power BI non sono solo questioni di tecnicismi o funzionalità, ma implicano una riflessione strategica su come distribuire informazioni e responsabilità. Il successo nell’uso di Power BI Services dipende dalla capacità di definire ruoli chiari, di organizzare contenuti pertinenti e di assicurare che tutti i partecipanti dispongano degli strumenti e delle autorizzazioni necessarie per lavorare insieme in modo produttivo. Solo in questo modo i dati si trasformano in un vero asset condiviso, capace di accelerare le decisioni e migliorare le operazioni aziendali.