Основание для начала административной процедуры
93. Основанием для начала предоставления государственной услуги является письменный, в том числе в электронной форме или полученный при личном обращении запрос заявителя в Комитет.
Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге
94. Информация по вопросам предоставления государственной услуги предоставляется Комитетом по телефону и на личном приеме, а также размещается в электронной форме:
на официальном сайте Комитета;
на Едином портале.
Информация по вопросам предоставления государственной услуги также размещается на бумажных носителях на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги, доступных для заявителя.
95. Доступ заявителей к информации о предоставлении государственной услуги обеспечивается размещением информации:
на официальном сайте Комитета;
на сайтах государственных архивов;
на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги, доступных для заявителей.
Прием и регистрация письменных или полученных при личном обращении запросов от заявителя
96. Письменные или полученные при личном обращении запросы заявителей, поступившие в Комитет, регистрируются в течение трех дней с
момента поступления в Комитет. С резолюцией председателя Комитета запрос заявителя передается уполномоченному должностному лицу Комитета, ответственному за организацию оказания услуги, не позднее, чем на следующий день после регистрации.
97. Организация предоставления государственной услуги при поступлении в Комитет обращения заявителя в электронной форме ведется в установленном Регламентом порядке.
98. В случае если поставленные заявителем во время приема вопросы не входят в компетенцию Комитета, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие органы государственной власти, государственные и муниципальные архивы, иные организации.
Рассмотрение обращений Комитетом и передача их на исполнение в государственные архивы по принадлежности
99. Уполномоченное должностное лицо Комитета в зависимости от содержания поступившего письменного обращения заявителя, в течение трех дней с момента поступления в Комитет передает запрос по принадлежности в государственные архивы, для регистрации и осуществления анализа тематики поступивших обращений граждан.
Анализ тематики поступивших обращений (заявлений)
в государственных архивах
100. Специалисты государственных архивов после регистрации обращений осуществляют анализ тематики поступивших обращений граждан, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата.
При этом определяется:
правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную или иную тайну и сведения конфиденциального характера;
степень полноты информации, содержащейся в обращении и необходимой для его исполнения;
место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения обращения;
место нахождения, адрес организации, куда следует направить обращение по принадлежности на исполнение.
101. Срок исполнения данной административной процедуры – 7 дней.
Уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений для исполнения обращения или об отсутствии запрашиваемых сведений
102. При отсутствии в обращении информации, необходимой для исполнения запроса, составляется ответ, в котором излагается просьба о предоставлении заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен.
103. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин: отсутствие в государственных и муниципальных архивах документов, необходимых для исполнения обращения и сведений о месте их нахождения.
Направление обращений на исполнение в органы и организации
по принадлежности
104. Государственные архивы в случае необходимости направляют обращения или их копии с соответствующими письмами на исполнение в муниципальные архивы, архивы органов и организаций, в другие органы и организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, для рассмотрения и письменного ответа в адрес заявителя или государственных архивов.
Оформление копий архивных документов
105. Архивная копия оформляется на бланке архивов, органов и организаций в которых хранятся документы, на основании которых она составлена.
106. На обороте каждого листа копии архивных документов проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица.
107. При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
108. В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.
109. Архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.
Отправка заявителям ответов и копий архивных документов
110. Архивные копии, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, государственными архивами, другими органами и организациями
отправляются по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.
111. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, государственные архивы направляют с сопроводительными письмами непосредственно в адрес заявителя.
112. Архивные копии при личном обращении в орган, организацию могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке.
113. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
Получение заявителем сведений о ходе исполнения обращения о предоставлении государственной услуги
114. Заявителю обеспечивается возможность получения информации о следующих этапах предоставления государственной услуги:
регистрация обращения в Комитете;
поступления обращения из Комитета в государственные архивы;
направления результата предоставления государственной услуги заявителю.
Сведения о ходе исполнения обращения о предоставлении государственной услуги предоставляются:
при личном обращении;
по телефону;
почтовой связью;
по электронной почте.
IV. Формы контроля за исполнением Регламента
Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами
положений Регламента
115. Контроль за предоставлением государственной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положений Регламента должностными лицами Комитета.
116. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется уполномоченным должностным лицом Комитета ответственным за
организацию работы по предоставлению государственной услуги в пределах его компетенции.
Текущий контроль за исполнением государственной услуги включает:
постановку поручений по организации исполнения запросов граждан на контроль;
контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами исполнения государственной услуги, принятием решений ответственными исполнителями;
снятие письменных обращений (запросов) граждан с контроля.
117. Письменные обращения (запросы) граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.
118. О случаях и причинах нарушения сроков и состава административных процедур уполномоченное должностное лицо Комитета немедленно информирует председателя комитета (его заместителя), а также принимает срочные меры по устранению выявленных нарушений.
119. Уполномоченное должностное лицо Комитета, ответственное за предоставление государственной услуги, несет ответственность за соблюдение сроков и порядка рассмотрения обращений и предоставления информации, размещение информации на официальных сайтах, достоверность и полноту сведений, предоставляемых в связи с предоставлением государственной услуги.
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги
120. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета и государственных архивов.
121. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Комитета) и внеплановыми. Внеплановые проверки проводятся по конкретному обращению заявителя.
122. Установленные формы отчетности о предоставлении государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, должны быть приняты необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.
123. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги Комитетом создается комиссия, в состав которой включаются работники Комитета.
По требованию комиссии ответственные исполнители, а также иные должностные лица, совершающие, предусмотренные Регламентом действия, дают устные или письменные объяснения, представляют документы и материалы, связанные с конкретными письменными обращениями заявителей.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 |
