ЛЕКЦИЯ 1 - ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ И ЕЕ МЕСТО В СИСТЕМЕ НАУЧНЫХ ЗНАНИЙ

План

1.  Предмет и задача теории организации

2. Связь теории организации с другими науками

1. Предмет и задача теории организации

Организация - сложный организм. В нем переплетаются и уживаются ин­тересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инно­вации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требова­ния и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, культура, традиции и репутация.

Не понимая сущности организаций и закономерностей их развития, нель­зя ни управлять ими, ни эффективно использовать их потенциал, ни осваивать современные технологии их деятельности.

Зачем нужны организации, как они создаются и развиваются, на каких принципах строятся, почему и как изменяются, какие возможности открывают, почему их участники действуют так, а не иначе - ответы на эти вопросы при­звана дать теория организации, опирающаяся на обобщения новейшего мирово­го опыта.

Предметом изучения теории организации является анализ процессов, протекающих в организационных системах, включая закономерности и про­блемы развития организаций, представляющих собой целенаправленное объе­динение в группы отдельных людей для совместной деятельности.

Каждая организация является сложной системой, состоящей из отдель­ных элементов, звеньев, подсистем. Она осуществляет самостоятельную дея­тельность, планирует ее, вырабатывает стратегию и тактику своего поведения, имеет свои цели и интересы. Внутри организации существуют функциональные подразделения с налаженным взаимодействием. В ней создается определенный социальный микроклимат, регулируемый системой управления организацией. Деятельность организаций сложна и многообразна. Организации - явление жи­вое и подвижное, в них люди вступают в различные отношения: личные, произ­водственные, официальные, неофициальные. Поэтому организации относятся к динамически развивающимся, управляемым системам с целенаправленным действием. Деятельность организаций регламентируется законами, которые от­ражают специфику социальных организационных структур и их обособлен­ность от естественных образований окружающего нас мира.

Со временем отношения между различными организационными систе­мами претерпевают значительные изменения. Возникают другие механизмы взаимодействия, создаются новые технологии работы, появляются не известные ранее типы организаций.

На базе компьютерных технологий и сетевых телекоммуникаций проис­ходит формирование мирового информационного пространства, в среде кото­рого осуществляют свою деятельность все без исключения организации. В со­ответствии с этим организация, как субъект экономической и общественной жизни общества, активно использующий информационную среду обитания, требует нового подхода к процессам, протекающим в организационной среде, разработки новых законов, принципов и подходов к анализу закономерностей функционирования организационных систем.

Основополагающая задача теории организации - изучение влияния, ко­торое оказывают индивидуумы и группы людей на функционирование органи­зации, на происходящие в ней изменения, на обеспечение эффективной це­ленаправленной деятельности и получение необходимых результатов.

В теории организации речь идет не о технологиях производства, а об ин­формационных технологиях управления на всех уровнях организационной дея­тельности. Теория организации призвана использовать достижения и данные целого ряда смежных научных дисциплин (психологии, социологии, социаль­ной психологии, антропологии) для решения этих задач.

2. Связь теории организации с другими науками

Теория организации - это наука об основных закономерностях, регла­ментирующих жизнедеятельность организаций, как реально существующих объектов окружающей нас действительности.

Организации не могут быть предметом изучения только одной науки - теории организации. Они должны рассматриваться как предмет междисципли­нарного изучения.

Теория организации как самостоятельная дисциплина выделилась из социологии - науки, изучающей общественные структуры, их элементы, а также социальные процессы, протекающие в этих структурах. В социологии общество рассматривается как объективно взаимосвязанная целостная система, представляющая собой комбинацию отдельных общественных элементов, в число которых входят и самые разнообразные организации.

Методологические основы теории организации опираются на исследова­ния в области социологии труда с учетом его характера и содержания. Особо важную роль играет теория мотивации и побуждение персонала к сознательно­му труду.

Оценивая роль личности в коллективе и поведение индивидуумов в про­цессе организационной деятельности, теория организации опирается на психо­логию. Психология изучает поведение человека, определяет условия, способст­вующие рациональным действиям и поступкам людей в коллективе, и дает ре­комендации по выявлению возможностей изменения его поведения в будущем, позволяя в какой-то мере прогнозировать его поступки в организации.

Особенно значителен вклад в теорию организации научной дисциплины - социальной психологии. Социальная психология изучает закономерности по­ведения и деятельности людей, обусловленные их нахождением в социальных группах, а также психологическими характеристиками самих этих групп. Со­временная социальная психология изучает закономерности и взаимодействия людей с учетом общественных и межличностных отношений, характеристики не только малых, но и больших социальных групп, проблемы личности, лидер­ства, принятия групповых решений, социально-психологические аспектыуправления, коммуникаций. Все это является неотъемлемой частью теории ор­ганизации.

Не менее значителен вклад кибернетики, науки об общих закономерно­стях процессов управления и передачи информации в машинах, живых орга­низмах и обществе.

Позже появилось самостоятельное направление кибернетики - экономи­ческая кибернетика. Она объединяет целый комплекс различных дисциплин, позволяющих всесторонне изучать социально-экономические организационные системы. Это системный анализ, теория экономической информации, теория управляющих систем в экономике, теория экономико-математического модели­рования, экономика и другие дисциплины.

Определяющая роль в обеспечении жизнеспособности организаций и достижения ими своих целей принадлежит науке об управлении.

Понимание организации создает основу для изучения управления, так как «организация» отвечает на вопрос, чем управлять, а «управление» — зачем и как воздействовать на объект. Такая позиция позволяет глубже и всесторонне исследовать закономерности и принципы построения организаций разных ти­пов, выявить наиболее подходящие условия и пути обеспечения действенности отдельных элементов, взаимосвязей и взаимозависимостей.

Управление организацией - это не что иное, как процесс переработки инфор­мации, а принятое на уровне звена управления управленческое решение - это новая информация, которой руководствуются все те, кого это решение касается.

Предметом и результатом труда управляющей части организации явля­ется информация. Этим объясняется неразрывная связь теории организации с информатикой - отраслью науки, изучающей проблемы научно-технической информации, новых информационных технологий управления.

Вклад «антропологии» в теорию организации обусловлен тем, что дан­ная отрасль знаний среди прочих проблем изучает функцию культуры общест­ва, т. е. своеобразный механизм отбора ценностей и норм прошлого, трансля­ции их живущим поколениям, вооружаемым определенными стереотипами сознания и поведения.

Связь теории организации с экономической наукой определяется объектив­ной потребностью формировать цели и стратегию организаций как основу для их построения, обеспечения внутренних и внешних взаимодействий. Исследо­вания отношений собственности, рыночного и государственного регулирова­ния, макро - и микроэкономических аспектов функционирования субъектов хо­зяйствования, проблем эффективности и ее измерителей, метод экономического стимулирования имеют непосредственное отношение не только к ориентации организаций, но и ко всем сторонам их эффективной деятельности.

Особую значимость приобретает связь теории организации с юридиче­ской наукой, изучающей право как систему социальных норм и различные ас­пекты правоприменительной деятельности. Большое влияние на формирование организационных процессов оказывают такие отрасли юридической науки, как гражданское, трудовое и хозяйственное право, административное право, корпо­ративное право.

Необходимо также отметить непосредственную связь теории организации с целым рядом смежных дисциплин, изучаемых в рамках специализации «Ме­неджмент организации». Это организационное поведение, управление персона­лом, исследование систем управления, разработка управленческого решения, стратегический, банковский, финансовый, производственный и инновационный менеджмент, управление качеством, антикризисное управление, маркетинг, ло­гистика и другие дисциплины данной специализации.

Таким образом, тесная связь теории организации с другими отрасля­ми знаний позволяет рассматривать ее как междисциплинарный предмет, обобщающий и развивающий научные достижения и дающий практиче­ские рекомендации деятельности на основании общих законов развития организаций.

ЛЕКЦИИ 2. ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

План

1.  Понятие системы, связь и взаимодействие ее элементов.

2. Классификация систем и их развитие.

3. Особенности социально-экономических и производственных систем

4. Системный подход и системный анализ в управлении

1. Понятие системы, связь и взаимодействие ее элементов.

Понятие системы принадлежит к числу наиболее широко используемых в науке, особенно в последнее время. Оно встречается во всех основных областях знания: в физике, химии, математике, логике, кибернетике, экономике, лингвистике, биологии, психологии, а также в большинстве технологических дисциплин.

Система - множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную цельность, единство.

Элемент в системе - это не только отдельная вещь, понятие или свойство вещи, но и элементное отношение. Элемент может выражаться каким-либо высказыванием, знаком, символом, называемым переменной, которая характеризует элемент или комплекс элементов.

Для описания систем, как правило, применяют лишь наиболее существенные параметры в соответствии с конкретными целями изучения объекта.

- Основным элементом всякой системы (или ее модели) выступает

процесс, в котором преобразуются потоки ресурсов.

- Вторым элементом системы является вход, который представляет собой поток потребляемых в процессе ресурсов, все то, что изменяется при

протекании процесса.

- Третий элемент - выход. Это результат самого процесса преобразования

входов, т. е. поток созданных или обработанных ресурсов.

- Четвертый элемент - обратная связь, которая выполняет ряд операций по

корректированию элементов системы.

- Последним элементом системы являются ограничения, которые состоят

из целей системы и принуждающих связей.

Понятие системы тесно связано с термином «информация» разъяснение, изложение, сведения, сообщения о каком-либо предмете, явлении, событии,

Информация может быть представлена в непрерывной (или аналоговой) и в дискретной форме. Первая форма включает непрерывность информации во времени и по уровню. Вторая также может быть дискретной во времени и

дискретной по величине.

Любой элемент системы всегда может рассматриваться как состоящий из

ряда других элементов. Отсюда наличие в системе иерархической структуры ("иерархия" - "служебная лестница", т. е. ряд звеньев, расположенных в порядке

постепенности, от низшего к высшему).

Системы обладают определенными свойствами. Одним из свойств систем является их сложность. Она определяет сложность связей внутри системы и с окружающей средой. К числу свойств систем относятся также:

целостность, делимость, изолированность, относительность изолированности,

- идентифицируемость, разнообразие, наблюдаемость, неопределенность, отображаемость, нетождественность отображения.

- Целостность означает, что она включает комплекс объектов, рассматриваемых в качестве системы, который представляет собой некоторое единство и обладает общими свойствами и поведением.

- Делимость: система может рассматриваться как целостный объект, состоящий из элементов.

- Изолированность: объекты и связи, образующие систему можно отграничить от их окружения и рассматривать изолированно,

- Относительность изолированности означает, что относительность зависит от исследователя и воздействия среды на объект.

- Идентифицируемость: каждый элемент системы может быть отделен от других, т. е. идентифицирован.

- Разнообразие или множественность показывает, что каждый элемент системы обладает собственным поведением и состоянием, отличающимся от других элементов и системы в целом.

- Наблюдаемость означает, что все входы и выходы системы находятся под контролем или наблюдением исследователя.

- Неопределенность свидетельствует о том, что наблюдатель не может одновременно фиксировать все свойства и отношения элементов системы, а проводит исследование с целью их выявления.

- Отображаемость: язык наблюдателя имеет достаточно общих элементов с естественным языком исследуемого объекта.

-  Нетождественность отображения означает, что знаковая система наблюдателя отлична от знаковой системы проявления свойств объектов и их отношений и в результате перекодирования возникает нетождественность системы исследуемому объекту.

2.  Классификация систем и их развитие.

Системы классифицируются по нескольким признакам. В зависимости от

того, в какой области ведется исследование системы могут быть биологическими, техническими, экономическими, социальными и т. д.

По своему происхождению системы подразделяются на естественные и искусственные. К естественным системам относятся все системы, возникшие без участия человека, к искусственным - системы, спроектированные и построенные человеком.

В соответствии с различными классами задач познания действительности или воздействия на нее выделяются следующие классы систем:

• система как взаимосвязанный комплекс материальных объектов (используется при исследовании природных объектов или процессов материального производства);

• система, состоящая из двух частей: набор материальных объектов и информация об их состояниях (применяется в описании процессов управления материальным производством);

• система как комплекс отношений, связей, информации (используется в задачах, связанных с социально-экономическими отношениями и процессами управления).

По характеру перехода из одного состояния в другое системы делят на статические и динамические. Динамическими называются такие системы, переход которых в новое состояние происходит в результате некоторого процесса, растянутого во времени.

Системы также классифицируются в зависимости от сложности решаемых проблем. По этому признаку можно выделить:

• простые системы, функционирование которых можно исследовать как нечто целое без разбиение ее на мелкие системы;

• большие системы, которые не могут рассматриваться иначе как в качестве совокупности заранее выделенных подсистем; в этом случае исследователь • рассматривает объект по частям, строя его подсистемы, последовательно переходя от одного уровня иерархии к другому; критериями величины большой системы выступает число подсистем или число ступеней иерархии

подсистем;

• сложные системы, построенные для решения многоцелевых задач, отражающие разные, несравнимые характеристики объекта, системы, включающие взаимосвязанный комплекс разных моделей; для их описания необходимо использование нескольких языков; степень сложности системы измеряется числом моделей, языков, объединений и дополнений метаязыка.

По характеру связей между элементами и событиями системы могут быть терминированными и вероятностными. К числу первых относятся системы, в которых связи между элементами и событиями строго и однозначно предопределены, детерминированы. В системах второго вида связи между элементами и событиями носят вероятностный характер.

Элементы системы находятся в постоянном движении, развитии. Развитием называется путь, который проходит каждая конкретная система с момента ее возникновения. Оно представляет собой единство направленных изменений системы от ее менее упорядоченного состояния к более упорядоченному и наоборот.

Развитие включает в себя ряд этапов:

возникновение, становление, период зрелости и преобразование.

3.   

4.  Особенности социально-экономических и производственных систем

Из множества систем наибольший интерес для экономистов представляют социально-экономические и производственные. Они являются частным случаем сложных динамических систем.

Специфическая особенность этих систем состоит в том, что они относятся к классу управляемых систем. Наряду с этим они обладают рядом других особенностей:

-отличаются большой сложностью вследствие наличия множества достаточно сильных материальных и информационных связей между подсистемами и элементами системы;

-для них характерно непрерывное, динамичное и в макромасштабах не повторяющееся развитие;

-испытывают постоянное воздействие природных факторов и общества, которые носят стохастический характер;

-эти системы и их структура имеют достаточно четко выраженную иерархию;

-подсистемы социально-экономических и производственных систем связаны между собой материальными и информационными потоками, важную роль в их функционировании играет инфраструктура - совокупность отраслей и видов деятельности, которые обслуживают производственную и непроизводственную сферу экономики.

Социально-экономические и производственные системы в сельском хозяйстве также имеют ряд особенностей, вытекающих из специфики этой отрасли. К ним относятся: использование земли в качестве основного средства производства, которая при правильном ведении хозяйства может повышать свое плодородие; протяженность земельных угодий, различие рельефа местности и видов почв, разнообразие возделываемых культур и необходимость применения различных машин и методов; цикличность сельскохозяйственного производства; существенные отличия технологических процессов, а также обеспечения устойчивости указанных систем.

Социально-экономическая система как совокупность тесно связанных и определенным образом взаимодействующих элементов обладает несколькими свойствами.

Она характеризуется прежде всего целостностью, иерархичностью, автономностью, адаптивностью. Важными свойствами являются самоуправляемость, то есть способность к самовоспроизводству и саморазвитию на основе определенных законов, динамизм, то есть способность реагировать на изменение условий среды наилучшим для неё способом и достигать намеченной цели, а также вероятностный характер поведения, определяемый деятельностью людей в системе и не всегда предсказуемыми изменениями внешних условий.

Любая социально-экономическая система состоит из двух частей (подсистем): управляющей (субъект управления) и управляемой (объект управления), которые взаимодействуют между собой и внешней средой.

Существует два вида связи: прямая и обратная. Прямая - это связь, которая обслуживает процесс принятия решений и обеспечивают их передачу на управляемый объект. Обратная связь несет информацию о состоянии объекта и его реакции на управленческие решения, то есть характеризует степень достижения заданного результата.

Управляющая подсистема включает совокупность органов и отдельных работников, осуществляющих целенаправленное воздействие на объект управления.

Управляемая подсистема - это совокупность элементов, обеспечивающих непосредственный процесс создания материальных благ или оказание услуг.

Обязательным условием нормального функционирования социально-экономической или производственной системы является пропорциональность и оптимальная соотносительность управляемой и управляющей подсистем. Это означает, что управляющая подсистема должна обеспечивать сопряженность развития всех частей системы производства, она должна строиться в соответствии с объемом и содержанием выполняемых ею работ (задач), мощностью вспомогательных и обслуживающих её подсистем, потребностью в них каждой функциональной службы.

В социально-экономических системах управляющие воздействия, как правило, реализуются в виде устных, телеграфных, письменных распоряжений, приказов, постановлений, инструкций.

Кроме управляющих воздействий система может испытывать возмущающие воздействия. Они могут быть внешними по отношению к системе и внутренними.

-  В качестве внешних возмущающих воздействий в социально-экономических системах выступают стихийные бедствия, чрезвычайные ситуации и др.

-  К внутренним относятся диспропорции, возникающие в системе, внутрипроизводственные конфликты, аварии и др.

Одним из свойств системы является самоуправление, которое характеризуется объективной необходимостью корректировки процесса воздействия, состава и функций подразделений с учетом изменения внешней среды и нарушения закономерностей функционирования данной системы. Для обеспечения оптимального функционирования объекта разрабатывается алгоритм управления - совокупность правил, по которым на основе переработки информации о цели управления, о состоянии объекта управления, внешней среды и возмущающих воздействиях вырабатывается информация о необходимой совокупности управляющих воздействий.

5.  Системный подход и системный анализ в управлении

Наиболее эффективным способом для изучения процессов и явлений в социально-экономических и производственных системах с целью принятия соответствующих управленческих решений является системный подход.

В основе системного подхода лежит рассмотрение объектов как систем, ориентирующее исследователя (практического работника) на раскрытие целостности объектов, на выявление многообразных типов связей в них и сведение их в единую схему. Он предполагает, что решение относительно любого компонента должно исходить из интересов всей системы.

Характерная особенность системного подхода состоит в том, что он позволяет учесть тесную связь между многообразием фактов, определяющих поведение системы, неполную определенность поведения, развитие системы, вызванное изменением свойств её компонентов. Основные черты системного подхода состоят в том, что он:

- ориентирован на выявление всех взаимосвязей и взаимодействий в проблемах с использованием логического, математического, машинного и организационного моделирования, междисциплинарных и экспертных оценок;

- четко, точно и всесторонне выявляет цели и рассматривает любую систему как механизм достижения установленных целей; - предусматривает определение и предварительное проигрывание альтернативных вариантов достижения целей и долгосрочных последствий каждого варианта;

- анализирует "внутренние" и "внешние" результаты поведения систем при каждой альтернативе;

- направлен на органическое сочетание, координацию и интеграцию разных видов деятельности как в процессе исследования, так и в процессе реализации его результатов.

Важную роль системный подход играет в реализации задач проектирования и организации функционирования систем управления. В данном случае предстоит отобрать, отладить и внедрить в эксплуатацию взаимосвязанный комплекс методов и средств, которые в органическом сочетании с уже имеющимися методами и средствами управления и составят новую систему. Эти методы и средства существенно различаются между собой по формам и назначениям, по стоимости и трудоемкости разработки, по трудности их проектирования, создания и внедрения в эксплуатацию.

При совершенствовании управления вначале можно использовать простые, дешевые и легко доступные методы и средства управления. И лишь в том случае, если они не обеспечивают достаточной эффективности управления, переходят к более сложным комплексным видам систем.

Широкое распространение в управлении за последние годы получил программно-целевой подход. Он включает совокупность методов, приемов и

средств решения крупных и сложных проблем по достижению важнейших целей социально-экономического развития. Такой подход предполагает:

наличие проблемы и определение цели, выделение целереализующей системы, разработку комплексной программы развития системы, создание особого механизма реализации комплексной программы.

Системный анализ - это совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам различного характера. Он опирается на системный подход, а также на ряд математических дисциплин и современных методов управления.

Основной процедурой системного анализа является построение обобщенной модели, отображающей взаимосвязи реальной ситуации. Технической его основой служат вычислительные машины и информационные системы.

Системный анализ в области управления используется в различных ситуациях. Он применяется прежде всего при решении новых проблем. Используется в тех случаях, если решение проблемы предусматривает увязку целей со множеством средств их достижения, если проблема имеет разветвленные связи, когда существуют различные трудно сравнимые варианты решения проблемы или достижения взаимосвязанного комплекса целей, необходимо учитывать фактор неопределенности и риска, решения принимаются на достаточно отдаленную перспективу и в ряде других случаев.

Научный инструментарий системного анализа объединяет все научные знания, методы и действия для решения сложных проблем. Он включает неформальные, графические, количественные методы и методы моделирования.

Указанные методы распределяются по этапам выполнения системного анализа:

1) анализ проблемы,

2) определение системы,

3) анализ структуры системы,

4) формулирование общей цели и критерия системы,

5) декомпозиция цели, выявление потребности в ресурсах и процессах,

6) выявление ресурсов и процессов, композиция целей,

7) прогноз и анализ будущих условий,

8) оценка целей и средств,

9) отбор вариантов,

10) диагноз существующей системы,

11) построение комплексной программы развития,

12) проектирование организации для достижения целей. Роль исследователя сводится к максимально точной формулировке задачи на каждом этапе и к подбору на каждом этапе метода, который в наибольшей степени соответствует существу постановки задачи.

Важнейшее место в научном инструментарии системного анализа занимают методы моделирования. Существует несколько видов моделей:

1) кибернетические, отображающие процессы управления в экономических системах,

2) экономико-математические, являющиеся средством представления экономических систем в процессе системного анализа в том случае, когда имеется достаточная количественная информация,

3) нормативные операционные экономико-математические модели, ко­торые служат для нахождения оптимальных и приближенно оптимальных решений (оптимизационные, имитационные, игровые).

ЛЕКЦИЯ 3 - ПОСТРОЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

План

1. Этапы построения организации

2. Масштабы управления

3. Определение обязанностей и полномочий

4. Централизация и децентрализация

1 Существуют три главных этапа в построении любой орга­низации:

1) определение характера выполняемой работы;

2) распределение работы между отдельными позициями ме­неджмента;

3) классификация позиций менеджмента, построение на этой основе логических групп управления.

Определение характера выполняемой работы. Для выпол­нения этой задачи данную стадию создания организации полез­но также разбить на подпункты, предусматривающие опреде­ленные этапы и виды работ. Например, постановка задач, рас­чет необходимого объема работ для решения поставленных за­дач, устранение бесполезной работы и дублирования, разработ­ка самого процесса, проверка (чтобы не опустить важную со­ставляющую часть работы). Автор известных книг по вопросам предпринимательства профессор Друкер выделяет три этапа и направления анализа, который необходимо провести на рассмат­риваемом нами этапе построения организации. Они включают анализ:

— деятельности, определение той работы, которая должна осуществляться, и способов координации взаимодействия;

— решений, какого вида решения будут приниматься, и какое участие в этом будет принимать тот или иной менед­жер;

— отношений, т. е. определение того вклада в общее дело, который должен внести менеджер; лиц, с которыми ме­неджер должен взаимодействовать; влияния, оказывае­мого на менеджера другими липами, принимающими ре­шения.

Распределение работ между отдельными элементами ме­неджмента. Этот этап включает в себя: установление норм, стан­дартов (например, расчет допустимого объема должностных обя­занностей для каждого руководителя любого уровня); техничес­кие приемы в рамках научных методов управления (например, анализ рабочего временя, изучение методов и организации тру­да и т. п.); установление полного сотрудничества всех лип, рабо­тающих в рамках организации.

Классификация элементов менеджмента, построение ло­гических групп. В данном вопросе важно, чтобы элементы уп­равления были сгруппированы согласно виду выполняемой ра­боты, а не по другим критериям (например, вокруг пользую­щихся авторитетом руководителей). Этот способ известен как «принцип ориентации». Распределение производственных обя­занностей и формирование логических групп должны неизбеж­но привести к созданию отделов (подразделений), т. е. коллек­тивов людей, выполняющих некоторую аналогичную работу, как правило, под единым руководством начальника отдела. Созда­ние отделов (подразделений) путем группирования аналогичных производственных функций и служащих позволяет добиться бола: эффективного управления, необходимой гибкости руко­водства компанией в период расширения ее хозяйственной дея­тельности.

2. . При определении масштабов управления следует учитывать несколько важных факторов. Помимо степени сложности, ха­рактера выполняемой работы,

1. Необходимо учитывать субъектив­ные возможности менеджера, ею способности сотрудничать с коллехтивом. Менеджер может уменьшить время, необходимое для управления и контроля, путем делегирования полномочий на выполнение четко поставленной задачи; составления ясного и краткого плана, разработки соответствующих приемов и под­ходов; использования контрольно-проверочных нормативов, чтобы иметь возможность убедиться в соблюдении его подчи­ненными соответствующего плана, графика.

2.Огромное значение имеет правильное установление преде­лов распространения полномочий.

В случае необоснованно уве­личенных масштабов управления теряется личный контакт меж­ду менеджером и подчиненными, менеджер может потерять управление группой, возможно появление подгрупп (с неофи­циальным руководителем), возникают трудности в проверке результатов деятельности группы, снижается качество профес­сионального обучения работников, а также ослабляется конт­роль за выполнением порученных им заданий. Это отрицатель­но сказывается на моральном состоянии работников и результа­тах их труда.

С другой стороны, в случае необоснованно сокращенных мас­штабов управления возникает слишком много уровней управле­ния, возрастают административные затраты (прежде всего в форме выплат жалованья управленческому аппарату), больше времени отводится на принятие решений в связи с необходимо­стью прохождения всех звеньев управления, возрастает степень контроля. Это может привести к снижению инициативы и твор­ческой активности, неблагоприятно сказаться на моральном со­стоянии.

3 Для реализации планов определенного масштаба и степени сложности необходима работа некоторого количества людей. Не существует указаний относительно числа лиц, которыми менед­жер сможет наиболее эффективно руководить. Но и каждом кон­кретном случае их число ограничено. Этот лимит и определяет границы данной организации, правильного сочетания делегиро­вания полномочий, децентрализации. Идеальное число подчи­ненных, как считается, составляет от 3 до 30, в зависимости от обстоятельств. Согласно последним теориям, точное число на­ходящихся в подчинении у руководителя определяется после ис­следования всех факторов производства.

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а так­же их взаимоотношение. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с други­ми служащими. Это достигается с помощью схемы организа­ции, дополненной соответствующими справочниками (инструк­циями), и распределения обязанностей.

• Распределение обязанностей означает определение масш­таба полномочий и меры ответственности по каждой должнос­ти.

• Для обеспечения выполнения участком поставленных пе­ред ним задач, руководитель этого участка должен иметь воз­можность влияния на его работу. В формальных организациях такая возможность предоставляется путем передачи полномо­чий руководителю.

Полномочия — это ограниченное право использовать ресур­сы организации и направлять усилия ее работников на выполне­ние задач. Полномочия закрепляются за должностью. Если че­ловек теряет должность, то он теряет право отдавать распоряжения своим бывшим подчиненным. Полномочия обычно пе­редаются от высших к низовым уровням организации. Если преследуется цель построения четкой и эффективной организа­ции работы предприятия, полномочия должны предоставлять­ся только в объеме, не большем и не меньшем которого они необходимы для ведения участка к выполнению им его функ­ций и достижении установленных в рамках всей организации целей.

Возможны два направления распределения полномочий:

— делегирование полномочий,

— централизация решения.

• Делегирование — это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Делегирование представляет собой средство, при помощи кото­рого руководство распространяет среди своих сотрудников зада­чи, подлежащие выполнению для достижения целей всей орга­низации. Главная цель делегирования полномочий — сделать возможной децентрализацию управления организацией. Это не­обходимо делать, когда масштабы управления слишком велики и сам процесс включает в себя передачу полномочий нижестоя­щим руководителям на выполнение специальных заданий. Пе­редаются лишь полномочия. Всю ответственность продолжает нести старший руководитель.

• Ответственность — обязательство выполнять имеющие­ся задачи и обеспечивать их удовлетворительное завершение. Особенностью ответственности является то, что она делегиру­ется лишь на время выполнения работы, но под контролем того лица, за которым закреплена ответственность.

В небольших организациях, где все служащие знают друг друга, легко создается рабочий коллектив, и добиться коорди­нации работы не представляется сложной проблемой. Но в крупных организациях с высокой степенью специализации и распре­деления обязанностей достижение требуемого уровня коорди­нации потребует от высшей администрации определенных уси­лий.

• Координация деятельности организации означает синхро­низацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое. Другими словами, это процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочета­ние, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достичь поставленной цели.

4 От масштаба полномочий зависит степень централизации и децентрализации.

Централизация – концентрация прав принятия решений на высшем уровне руководства.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7