Hoe effectief om te gaan met data in Power BI voor rapportage en analyse

In Power BI wordt data beschouwd als de kern van elke rapportage- en analysemethode. Of je nu een grafiek, een dashboard wilt maken of vragen wilt beantwoorden met Q&A (Questions and Answers), je moet altijd beschikken over gegevens die afkomstig zijn uit een onderliggend dataset. Deze datasets komen van specifieke gegevensbronnen, die kunnen worden gevonden op je lokale desktop (wanneer je Power BI Desktop gebruikt) of verkregen via externe online databronnen. Deze bronnen kunnen Microsoft-applicaties zijn, een derde partij database of zelfs andere applicaties die gegevensfeeds leveren.

In Power BI Desktop krijg je toegang tot deze gegevensbronnen via het Power BI-ribbon of de Data Navigation-knop. Beide opties leiden je naar de gegevensbronnen die je nodig hebt voor je analyse. Maar waar komt deze data eigenlijk vandaan, en hoe wordt deze georganiseerd?

Als je liever geen data binnen Power BI Desktop opslaat, kun je ervoor kiezen om de data in Microsoft OneDrive for Business op te slaan. Dit biedt een flexibele manier om gegevens via applicatie-interoperabiliteit te koppelen, wat handig is voor dynamischere werkomgevingen. Het is belangrijk om na te denken over waar je je data opslaat, vooral als het gaat om het vernieuwen van de data. Als de data lokaal wordt opgeslagen, kun je over het algemeen rekenen op betere prestaties, zelfs bij grotere datasets. Maar als de data gedeeld wordt via internet, ben je afhankelijk van netwerkconnectiviteit en het aantal gebruikers dat toegang heeft tot de gegevensbron.

Een ander belangrijk aspect bij de keuze van een gegevensbron is het gebruik van databases, zoals Azure SQL Database of andere Microsoft cloud-oplossingen. Het verschil tussen bestanden en databases is vooral dat databases live databronnen zijn die via internet toegankelijk zijn. Dit betekent dat je altijd werkt met up-to-date data, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over het handmatig vernieuwen van bestanden. De verbinding met een live database maakt het mogelijk om gegevens in real-time te verkennen en ermee te werken, wat van cruciaal belang is voor snelle en accurate analyses.

In Power BI is het belangrijk om te begrijpen dat de tool afhankelijk is van datamodellen. Een datamodel is een fundamenteel onderdeel van de Power BI-structuur en maakt rapportage mogelijk. Het bestaat uit tabellen die betekenisvolle gegevens bevatten, relaties tussen deze tabellen en formules (ook wel measures genoemd) die de ruwe data omzetten in zakelijke inzichten. Dit datamodel is een herbruikbare asset die het mogelijk maakt om rapportages en analyses keer op keer te genereren zonder dat je het wiel opnieuw hoeft uit te vinden.

Het gebruik van een datamodel biedt verschillende voordelen, zoals herbruikbaarheid en managementgemak. Het maakt het mogelijk om businessproblemen op te lossen met behulp van gestandaardiseerde formules, zonder dat de technische expertise van een database-expert nodig is. De modellen zijn bovendien adaptief en kunnen eenvoudig worden aangepast aan de veranderende zakelijke en technische vereisten. Het biedt flexibiliteit zonder dat er veel code vereist is.

Het belang van het gebruik van datamodellen in Power BI kan niet worden overschat. Tools zoals Excel bieden geen mogelijkheid om datamodellen te bouwen, waardoor je afhankelijk bent van handmatige queries en weinig flexibiliteit hebt. In Power BI kunnen de benodigde relaties eenvoudig worden gemapt in de Model Viewer, wat de analyse vergemakkelijkt.

Als je je data wilt analyseren voordat je deze deelt met anderen, zul je zelf de data-analyse moeten uitvoeren. Dit kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de dataset. Het belangrijkste is om de gegevens goed te begrijpen en te controleren of alles correct is geladen. Is dat niet het geval, dan zal de data gereinigd moeten worden, wat vaak een tijdrovende taak is. Maar het is een essentiële stap in het proces om ervoor te zorgen dat de gegevens bruikbaar zijn voor verder gebruik.

Het creëren van visuele rapportages in Power BI vereist dus dat je eerst zorgt dat de data correct is opgezet en georganiseerd. Met het juiste datamodel kun je gemakkelijk overgaan op het creëren van visuele representaties van je gegevens en je bevindingen delen met anderen in je organisatie. Het gebruik van een goed datamodel is hierbij essentieel voor zowel de efficiëntie als de effectiviteit van het gehele rapportageproces.

Hoe Werkt Power BI voor Effectief Rapporteren en Samenwerken?

Power BI is een krachtige tool voor het visualiseren van data en het creëren van rapporten die organisaties helpen om inzichten te verkrijgen. In deze paragraaf bekijken we de verschillende manieren waarop gebruikers Power BI kunnen gebruiken om rapporten te openen, dashboards te beheren en samen te werken met anderen binnen de Power BI-omgeving.

Naast het openen van gedeelde rapporten, kunnen gebruikers ook applicaties openen die zijn gedeeld door anderen of die beschikbaar zijn via de AppSource van Microsoft. Om toegang te krijgen tot een app, heb je een Power BI Pro-licentie of een werkruimte in Power BI Premium nodig. Dit betekent dat je de apps niet kunt gebruiken onder het gratis model. Om een app te openen, zoek je naar de gewenste app via de zoekbalk in de AppSource en volg je de installatie-instructies. Zodra de app is geïnstalleerd, kun je deze openen via de "Apps"-sectie in je werkruimte.

Een andere manier om toegang te krijgen tot rapporten is via een dashboard. In veel gevallen is een tegel in een dashboard een momentopname van een vastgezet rapport. Wanneer je op een tegel dubbelklikt, wordt het bijbehorende rapport geopend. Vanuit het dashboard kun je dieper in de gegevens duiken door op specifieke datapunten te klikken. Dit maakt het mogelijk om gedetailleerdere inzichten te verkrijgen zonder het rapport te verlaten.

Dashboards in Power BI zijn van cruciaal belang voor het vertellen van een dataverhaal. Ze fungeren als een samenvoeging van verschillende visualisaties op één pagina. Net zoals een menukaart in een restaurant de belangrijkste gerechten toont, biedt een dashboard de belangrijkste inzichten in één overzicht. Dit stelt gebruikers in staat om de bredere trends te zien en later dieper in specifieke rapporten te duiken voor gedetailleerdere informatie. Dashboards kunnen echter alleen binnen Power BI Services worden gemaakt, niet in Power BI Desktop. Nadat je rapporten hebt gemaakt in Power BI Desktop, moet je deze publiceren naar Power BI Services om ze in dashboards te gebruiken.

Voor meer gestructureerde distributie kunnen templates worden gecreëerd, die door andere gebruikers via Microsoft AppSource kunnen worden gedownload. Dit is vooral handig als je regelmatig dezelfde set rapporten moet delen. Ongeacht de methode die je kiest, heb je altijd een Power BI Pro-licentie of hoger nodig om rapporten te bewerken en te delen.

Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is het belang van een goed doordachte structuur in de rapporten en dashboards. Power BI is zeer krachtig, maar om de voordelen ervan volledig te benutten, moet je de gegevens op de juiste manier organiseren en presenteren. Het visueel aantrekkelijk en overzichtelijk maken van je dashboards en rapporten is essentieel om ervoor te zorgen dat anderen gemakkelijk kunnen navigeren en de inzichten snel kunnen begrijpen. Dit geldt niet alleen voor interne gebruikers, maar ook voor het delen van rapporten met externe belanghebbenden, die mogelijk geen diepgaande kennis van de gegevens hebben.

Hoe Kun Je Gegevensstromen Beheren en Beveiligen in Power BI?

In Power BI worden datasets, gegevensstromen, rapporten en dashboards als afzonderlijke activa gepresenteerd. Elk van deze componenten kan als een "kaart" op het canvas worden weergegeven, en de pijlen tussen deze kaarten illustreren hoe gegevens door verschillende activa stromen. De richting van deze gegevensstroom, die van links naar rechts beweegt, biedt gebruikers een duidelijk overzicht van hoe gegevens zich van de bron naar de bestemming bewegen. Dit visuele model vertelt een verhaal van gegevensverwerking, zoals bijvoorbeeld:

• Een bron genereert één of meer datasets.

• Rapporten worden gegenereerd uit datasets.

• Een verzameling rapporten, die een momentopname van de gegevens toont, resulteert in de creatie van een dashboard.

• Gegevens stromen in specifieke richtingen, afhankelijk van de configuratie van de werkruimte.

Het is niet ongebruikelijk dat datasets en gegevensstromen gekoppeld zijn aan externe bronnen, zoals databases of datasets die zich in externe werkruimten bevinden. Wanneer een gebruiker bijvoorbeeld de Dataset-kaart bekijkt, kunnen ze verder inzoomen en meer specifieke informatie over de dataset verkrijgen door een van de drie beschikbare opdrachten te kiezen:

• Bekijk Details en Gerelateerde Rapporten: Dit toont alle rapporten die gekoppeld zijn aan de dataset of gegevensstroom.

• Toon Impact Over de Werkruimte: Deze opdracht biedt een impactanalyse, die inzicht geeft in hoe een dataset of gegevensstroom de activiteiten binnen een werkruimte beïnvloedt.

• Toon Lineage: Dit biedt een gedetailleerd overzicht van de dataset, waarmee gebruikers de oorsprong en de transformatie van de gegevens kunnen traceren.

Met sensitiviteitslabels kunnen gebruikers gevoelige content beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wat cruciaal is om te waarborgen dat alleen bevoegde gebruikers toegang krijgen tot bepaalde gegevens. Het is noodzakelijk dat je de gegevens correct labelt om ervoor te zorgen dat gevoelige informatie veilig blijft. Voor de werking van sensitiviteitslabels moeten bewerkingsmachtigingen ingeschakeld zijn voor de content die je wilt labelen in de werkruimte. Deze machtigingen moeten eerst door een systeembeheerder geconfigureerd worden, omdat zij de labels moeten inschakelen via de instellingen van Power BI.

Bij het beheren van sensitiviteitslabels zijn er een aantal stappen die je moet volgen om ze effectief toe te passen. Ten eerste moet een systeembeheerder ervoor zorgen dat de gegevensbeveiliging geconfigureerd is voor jouw Power BI-instance, anders zullen sensitiviteitslabels niet zichtbaar zijn in de werkruimte. Daarna kunnen gebruikers, die lid zijn van de juiste beveiligingsgroep, de labels toepassen op rapporten en dashboards via het instellingenmenu in de werkruimte.

Wanneer je het sensitiviteitslabel wilt aanpassen, kun je dat eenvoudig doen door naar het rapport of dashboard te gaan, de drie verticale stipjes te klikken, en de gewenste instellingen aan te passen. Na het kiezen van het juiste sensitiviteitslabel kun je de wijzigingen opslaan, en het label wordt zichtbaar in de werkruimte, onder het bijbehorende rapport of dashboard.

Het gebruik van sensitiviteitslabels is niet alleen belangrijk voor de beveiliging van gegevens binnen Power BI, maar het speelt ook een sleutelrol in de bredere gegevensbeschermingsstrategie van een organisatie, vooral als het gaat om compliance en het naleven van privacywetgeving zoals de GDPR. Het toepassen van deze labels helpt organisaties te voldoen aan regelgeving omtrent gegevensbeveiliging en vermindert de risico’s van datalekken.

Bij het implementeren van een databeveiligingsstrategie met Power BI is het niet genoeg om alleen vertrouwelijke rapporten of dashboards te labelen. Het is belangrijk om alle gegevensassets in de werkruimte grondig te inspecteren en ervoor te zorgen dat de juiste beveiligingsmaatregelen worden getroffen voor elk type gegevensstroom. Het beschermen van gegevens is een continu proces dat verder gaat dan de initiële labeltoepassing. Het vereist voortdurende aandacht, het updaten van labels wanneer dat nodig is, en het regelmatig controleren van de toegangsmachtigingen om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben.

Hoe bouw je datastromen in Tableau Prep en wat moet je weten om ze effectief te beheren?

Het opzetten van datastromen in Tableau Prep begint bij het configureren van de gegevensinvoer, de eerste stap in het proces nadat de gegevens zijn ingelezen. In de Invoer-paneel kun je de velden, gegevenstypen en voorbeelden van gegevens zien die je in je stroom wilt opnemen. Zodra de gegevensbron is toegevoegd, kan het proces van stroomconfiguratie beginnen. Voor elke extra gegevensbron wordt er een nieuwe stroom aangemaakt in het Flow-paneel, zoals geïllustreerd in de bijbehorende figuur.

De configuratie van de stroom is de eerste belangrijke stap in het voorbereidingsproces. Dit lijkt misschien eenvoudig, maar zodra je begint te configureren, realiseer je je dat er vaak veel werk moet worden verricht. Als je bijvoorbeeld met een Excel- of tekstbestand werkt, kun je veel aanpassingen direct vanuit het Invoer-paneel maken. Bij meer geavanceerde gegevensbronnen, zoals grote databases en bedrijfsapplicaties, kan het nodig zijn om wijzigingen in de gegevensbron zelf aan te brengen, afhankelijk van het platform dat je gebruikt.

Wat kun je precies doen in de Invoer-paneel? Wanneer je op een specifiek item in het Flow-paneel klikt, verschijnen er verschillende opties in de Invoer-paneel. Deze opties omvatten onder andere: het hernoemen, vernieuwen en beschrijven van de gegevensbron; het instellen van configuraties voor specifieke dataconnecties; het selecteren van tabellen die je wilt opnemen in de stroom; het genereren van voorbeeldgegevens; het bekijken van alle gemaakte wijzigingen; het verwijderen of aanpassen van velden, waaronder het wijzigen van gegevenstypen en veldnamen; het toepassen van filterfunctionaliteit; en het zoeken naar specifieke velden.

Het verbinden van de eerste gegevensbron is relatief eenvoudig, maar zodra je meerdere gegevensbronnen toevoegt, kan het proces uitdagender worden. Er zijn verschillende manieren om gegevens te vernieuwen, zoals het klikken op de "Vernieuwen" knop in het Flow-paneel, het handmatig vernieuwen van een specifieke stap of het bewerken van de verbinding om een wijziging in de gegevensbron te herkennen.

Wanneer de gegevensbron niet correct lijkt te zijn vernieuwd, kan het nodig zijn om de stap volledig te verwijderen en opnieuw toe te voegen. Dit klinkt misschien als een extra stap, maar Tableau biedt eenvoudige manieren om deze herconfiguratie te voltooien, zelfs wanneer de stroom complex is. Het verwijderen en opnieuw toevoegen van de bron kan ervoor zorgen dat de verbinding opnieuw tot stand komt en de gegevens correct worden geladen.

Naast het vernieuwen of bewerken van de verbinding, is het ook mogelijk om een union te maken tussen verschillende bestanden of tabellen in de Invoer-stap. Dit proces is exclusief beschikbaar in Tableau Prep Builder en stelt gebruikers in staat om meerdere tabellen tegelijk te bevragen. Het is belangrijk om te weten dat de bestanden voor een union zich in dezelfde map moeten bevinden. Ook kun je alleen gegevensbronnen unioniseren die zich binnen dezelfde database bevinden en waarbij de database wildcard-zoekopdrachten ondersteunt, zoals Amazon Redshift, Microsoft SQL Server en Oracle.

Het creëren van een union tussen gegevensbronnen maakt het mogelijk om meerdere databronnen te combineren en ze gezamenlijk te verwerken. Dit biedt de gebruiker de flexibiliteit om met complexe datasets te werken zonder dat ze de afzonderlijke gegevensbronnen handmatig hoeven te beheren. Na het maken van de union kun je de Invoer-stap verversen om nieuwe tabellen of bestanden toe te voegen of te verwijderen. Dit zorgt ervoor dat je de stroom altijd kunt bijwerken naarmate je gegevens veranderen.

Naast het technische aspect van het beheren van gegevensstromen in Tableau Prep, is het cruciaal om te begrijpen dat de kwaliteit van de gegevens die je invoert de uiteindelijke kwaliteit van de visualisaties zal bepalen. Het is essentieel dat de gegevens goed voorbereid zijn voordat ze worden geanalyseerd, anders loop je het risico dat je analyses gebaseerd zijn op onbetrouwbare of incomplete data. Denk dus niet alleen aan het bouwen van stromen, maar ook aan het zorgvuldig controleren en reinigen van de gegevens.

Hoe Organiseer en Deel je Werk in Tableau Cloud?

Tableau Cloud biedt krachtige mogelijkheden voor samenwerking en publiceren van werk. Een van de belangrijkste functies in Tableau Cloud is het beheren van je werkboeken, werkbladen, dashboards en andere objecten via de 'Favorieten' en 'Recente' pagina's. Deze pagina's zijn essentieel om je werk efficiënt te organiseren en snel toegang te krijgen tot de gegevens die je het meest gebruikt.

Een andere belangrijke pagina is 'Recents', waar je een lijst vindt van je laatst bekeken of bewerkte items. Tableau houdt deze lijst bij op basis van de frequentie van toegang en recente activiteit. Dit kan handig zijn voor het snel terugvinden van documenten die je net hebt bewerkt. Net als bij de Favorieten kun je op de Recents pagina verschillende acties uitvoeren, zoals het verplaatsen van items of het aanpassen van hun zichtbaarheid. De Sorteren op menu's bieden de mogelijkheid om de items op verschillende manieren te rangschikken, bijvoorbeeld op eigenaar, locatie of tijdstip van de laatste toegang.

Een belangrijk aspect van werken in Tableau Cloud is de mogelijkheid om je werk te delen met andere gebruikers, zoals collega's of teamleden. Het delen van content kan op verschillende manieren gebeuren, afhankelijk van de machtigingen die aan de gebruiker zijn toegewezen. Als je een item wilt delen, ga je naar de desbetreffende pagina en kies je de optie om te delen. Vervolgens kun je de gebruikers selecteren met wie je het item wilt delen. Dit zorgt ervoor dat alleen de relevante personen toegang hebben tot de gegevens. De mogelijkheid om een bericht toe te voegen bij het delen, helpt om context te bieden over de inhoud die gedeeld wordt.

Daarnaast is het belangrijk om te begrijpen dat de toegangsniveaus voor gedeelde documenten variëren afhankelijk van de machtigingen die door de eigenaar zijn ingesteld. Als je bijvoorbeeld een item deelt met iemand die slechts een 'Viewer' is, kan die persoon het bestand alleen bekijken, maar niet bewerken. Als je de machtiging hebt om te bewerken, kun je het bestand openen, aanpassen en vervolgens terugplaatsen naar je werkruimte.

Organisatie is de sleutel tot succes in Tableau Cloud. Door je documenten goed te ordenen, zorg je ervoor dat je snel kunt vinden wat je nodig hebt. Het gebruik van 'Collecties' helpt hierbij, omdat het een virtuele map creëert waarin je items kunt groeperen op basis van thema of project. Collecties bieden ook de mogelijkheid om items te delen met specifieke gebruikers of groepen, en je kunt de zichtbaarheid en eigenaarschap van deze items beheren. Omdat collecties 'machtigingsneutraal' zijn, kunnen gebruikers alleen de items zien waarvoor ze toegang hebben, wat de veiligheid van de gegevens waarborgt.

In deze context is het essentieel dat gebruikers van Tableau Cloud begrijpen hoe belangrijk het is om zowel de organisatie als de toegang tot gegevens goed te beheren. Te veel items in je Favorieten kunnen leiden tot chaos, terwijl slecht beheer van machtigingen kan resulteren in ongewenste toegang tot gevoelige informatie. Het is ook belangrijk om te realiseren dat, ondanks de vele krachtige functies van Tableau Cloud, de effectiviteit van het systeem sterk afhangt van de wijze waarop gebruikers hun werk ordenen, delen en de toegang tot de gegevens beheren. Een weldoordachte aanpak zal ervoor zorgen dat je het meeste haalt uit de samenwerking in Tableau Cloud, terwijl tegelijkertijd de veiligheid en integriteit van je gegevens gewaarborgd blijft.