XIV. Организация машинописных, копировально-множительных

и издательских работ

14.1. Машинописные работы в администрации выполняются в машинописном бюро административно-хозяйственного управления (далее - машбюро), а также в органах администрации, иных органах местного самоуправления.

Все передаваемые в машбюро, а также готовящиеся в органах местного самоуправления документы должны оформляться в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. Проекты документов должны быть отредактированы, написаны разборчиво, пронумерованы и подписаны исполнителем.

14.2. Тиражирование документов осуществляется специалистом множительного бюро административно-хозяйственного управления.

14.3. Выдача и учет бланков постановлений и распоряжений администрации, а также бланков администрации для служебной корреспонденции осуществляется специалистом множительного бюро административно-хозяйственного управления.

Руководители и служащие органов местного самоуправления несут личную ответственность за использование полученных бланков администрации по назначению.

14.4. Изготовление документов, брошюр и иных материалов в типографии организует начальник административно-хозяйственного управления администрации.

XV. Оперативное хранение документов и дел,

передача их на архивное хранение

15.1. Сводная номенклатура дел администрации, иных органов местного самоуправления формируется на основании представленных перечней документов, образующихся в результате деятельности органов администрации, иных органов местного самоуправления, подлежит рассмотрению на заседании экспертной комиссии по архивным вопросам администрации, иных органов местного самоуправления.

Сводная номенклатура дел администрации утверждается заместителем главы администрации, руководителем аппарата, сводная номенклатура дел иных органов местного самоуправления утверждается руководителем данного органа.

Сводная номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации не реже одного раза в год. В случае коренного изменения функций и структуры администрации, иных органов местного самоуправления разрабатывается новая номенклатура дел.

15.2. Выписки из сводной номенклатуры дел администрации направляются органам администрации, иным органам местного самоуправления для внедрения в делопроизводство и оформления дел.

15.3. Номенклатура дел в органах администрации, иных органах местного самоуправления подлежит ежегодному уточнению и переутверждению руководителем.

15.4. Руководители органов администрации, иных органов местного самоуправления несут ответственность за сохранность документов в соответствии с нормативными правовыми актами в области архивного дела.

При смене специалистов передача документов должна проводиться по акту приема-передачи.

15.5. Документы с момента их заведения в органах администрации, иных органах местного самоуправления и до передачи в ведомственный архив находятся на хранении по месту их формирования.

15.6. Порядок приема, сохранности и оборота архивных документов в органах администрации, иных органах местного самоуправления регламентируется действующим законодательством об архивном деле и Положением об архивном отделе администрации.

15.7. Законченные делопроизводством дела постоянного хранения подлежат экспертизе ценности документов внутри дела (удаляются копии и черновые экземпляры, проверяется наличие подписей, приложений). Документы внутри дела формируются в хронологической последовательности на скоросшивателе.

Допускается не проводить экспертизу документов в делах временного (до 10 лет включительно) срока хранения. Ежегодно дела с истекшими сроками хранения следует выделять к уничтожению с составлением акта.

15.8. Дела постоянного хранения и по личному составу (долговременного срока хранения), законченные в делопроизводстве, через 2 года передаются в ведомственный архив администрации, иного органа местного самоуправления, где хранятся в течение 5 лет, после чего управленческие документы постоянного хранения передаются в архивный отдел администрации на постоянное хранение.

15.9. Документы, находящиеся на ведомственном хранении, должны храниться в шкафах или стеллажах в условиях, обеспечивающих их полную сохранность.

15.10. В случае ликвидации или реорганизации органа администрации, иного органа местного самоуправлении, муниципального учреждения, предприятия его руководитель обязан принять меры по обеспечению сохранности управленческих документов постоянного хранения, документов по личному составу в соответствии с действующим законодательством об архивном деле.

Ответственность за организацию работы по передаче дел в архивный отдел администрации возлагается на руководителя ликвидируемого (реорганизуемого) органа администрации, иного органа местного самоуправления, муниципального учреждения, предприятия.

XVI. Режим работы и правила внутреннего распорядка

16.1. Режим рабочего времени (время начала и окончания рабочего дня, обеденного перерыва) муниципальных служащих администрации устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка администрации, определенными коллективным договором администрации.

Уход муниципальных служащих с рабочего места до окончания рабочего дня допускается только по согласованию с руководителем.

Ответственность за соблюдение муниципальными служащими режима работы и правил внутреннего распорядка несут руководители органов администрации, иных органов местного самоуправления

16.2. Заместители главы администрации, главы администраций районов в городе, руководители органов администрации, иных органов местного самоуправления обязаны сообщать в комитет по кадрам и муниципальной службе об отсутствии в связи с болезнью руководителей и подчиненных.

16.3. Заместители главы администрации обязаны согласовывать с главой администрации города выезды за пределы города в выходные и праздничные дни, руководители органов администрации, иных органов местного самоуправления - с курирующим заместителем главы администрации.

16.4. В целях оперативного реагирования на возникающие аварийные ситуации в системе городского хозяйства в администрации устанавливается дежурство.

Круглосуточное дежурство осуществляет единая дежурно-диспетчерская служба, которая ставит в известность соответствующих руководителей органов администрации, иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий о случившихся аварийных ситуациях для принятия оперативных мер по их устранению.

Дежурство в приемной главы администрации города осуществляют ведущие специалисты организационно-контрольного комитета администрации: в рабочие дни - с 20.00 до 08.00 часов следующего дня, в субботу и воскресенье - круглосуточно.

16.5. В выходные и праздничные дни в администрации для круглосуточного дежурства дополнительно назначаются ответственные дежурные из числа заместителей главы администрации и руководителей органов администрации, иных органов местного самоуправления.

График дежурства ответственных дежурных формируется административно-хозяйственным управлением администрации ежемесячно и утверждается главой администрации города, в его отсутствие - первым заместителем главы администрации. График дежурства водителей с закреплением автомобильного транспорта формируется административно-хозяйственным управлением еженедельно.

16.6. Ответственный дежурный обязан:

- пройти накануне дежурства инструктаж у главы администрации города (заместители главы администрации), заместителя главы администрации, руководителя аппарата либо председателя организационно-контрольного комитета администрации (руководители органов администрации, иных органов местного самоуправления); /

- прибыть в день дежурства к 8.30 часам в приемную главы администрации города;

- изучить обстановку, получить необходимую информацию об имеющейся ситуации в городе у дежурного администрации и ответственных дежурных районов города;

- провести объезд города с целью контроля за проведением ремонтных работ на инженерных коммуникациях, санитарным состоянием улиц, работой общественного пассажирского транспорта, проведением городских мероприятий;

- при объезде города проверить организацию дежурства ответственных дежурных во всех администрациях районов города;

- в целях бесперебойного обеспечения населения жилищно-коммунальными услугами во время дежурства осуществлять постоянную связь с дежурными администраций города, районов, городской диспетчерской службой;

- в случае аварии, чрезвычайной и иной, требующей контроля ситуации, выезжать на место, вызывать руководителей органов администрации, а до их приезда координировать деятельность городских служб;

- внести информацию о произошедших за время дежурства событиях и принятых мерах в журнал учета, находящийся в приемной главы администрации города;

- с 09.00 до 15.00 часов находиться на связи по рабочему или мобильному телефону, с 15.00 часов до окончания дежурства (до 8.00 часов следующего дня) - на мобильной связи;

- по итогам дежурства представить на имя главы администрации города информацию в письменном виде.

16.7. В течение суток ответственному дежурному запрещается выезжать за пределы города без разрешения главы администрации города, а в его отсутствие - первого заместителя главы администрации.

XVII. Режимно-секретные меры

17.1. Ответственность за обеспечение режима секретности, своевременную разработку и проведение необходимых мероприятий по защите государственной тайны возлагается на отдел мобилизационной работы администрации.

17.2. Обеспечение установленного в администрации режима секретности при проведении служебных совещаний по секретным вопросам, организации пропускного режима, приеме иностранных граждан в администрации, организации и обеспечении мероприятий по защите информации, организации и ведении секретного делопроизводства, а также при работе руководителей и служащих органов администрации, иных органов местного самоуправления, осведомленных о государственной тайне, за пределами Российской Федерации возлагается на отдел мобилизационной работы администрации.

17.3. Подготовка документов с грифом «секретно» производится в отделе мобилизационной работы администрации с использованием аттестованных на соответствие требованиям по безопасности информации автоматизированных систем.

17.4. Служебные совещания по секретным вопросам проводятся в специально выделенном помещении, аттестованном в соответствии с требованиями по противодействию иностранным техническим разведкам и технической защите информации.

17.5. Секретная и служебная корреспонденции доставляются подразделениями фельдсвязи и спецсвязи, исходящая секретная корреспонденция отправляется через отдел мобилизационной работы администрации.

17.6. На руководителей и служащих органов администрации, иных органов местного самоуправления, назначаемых на должности, предусматривающие ознакомление с документами под грифом «совершенно секретно» и «секретно», отделом мобилизационной работы администрации оформляется допуск к секретным сведениям, ведется учет их осведомленности о сведениях, составляющих государственную тайну, оформляется решение о временном ограничении или возможности выезда за пределы Российской Федерации.

17.7. Выезд из Российской Федерации муниципальных служащих, допущенных к сведениям, составляющим государственную тайну, согласовывается с главой администрации города, согласование оформляется письменно с указанием страны выезда, цели и сроков пребывания, маршрута передвижения, паспортных данных (загранпаспорта).

17.8. Прием иностранных делегаций и иностранных граждан, прибывающих с визитом в органы местного самоуправления города Барнаула, осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной постановлением администрации города дсп.

Заместитель главы администрации,

руководитель аппарата

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5