4.10. Заседания коллегии носят открытый характер.

В отдельных случаях при рассмотрении вопросов, составляющих служебную тайну, проводятся закрытые заседания коллегии.

4.11. Время для доклада на заседании коллегии устанавливается до 15 минут, для содокладов - до 5 минут, для выступления в прениях - до 3 минут.

4.12. Поручения главы администрации города, данные на заседании коллегии, в течение двух дней со дня её проведения оформляются и направляются организационно-контрольным комитетом исполнителям в виде выписок из протокола заседания коллегии за подписью заместителя главы администрации, руководителя аппарата.

Поручения с заседания коллегии могут направляться в электронном виде на официальные электронные адреса исполнителей.

4.13. Доработка и визирование постановления администрации после заседания коллегии осуществляется органом администрации или иным органом местного самоуправления, ответственным за подготовку вопроса, в течение трех рабочих дней со дня проведения заседания коллегии, если иное решение не было принято председательствующим.

4.14. Протокол заседания коллегии оформляется организационно-контрольным комитетом в течение трех рабочих дней со дня проведения заседания коллегии, подписывается председательствующим и секретарем, не подлежит рассылке.

4.15. Контроль за подготовкой и доработкой материалов коллегии, выполнением поручений главы администрации города, данных на заседании коллегии, осуществляет организационно-контрольный комитет.

V. Организация проведения расширенного

аппаратного совещания у главы администрации города

5.1. Расширенное аппаратное совещание у главы администрации города (далее - аппаратное совещание) - это постоянно действующий совещательный орган при главе администрации города, созданный для координации текущей работы, оперативного решения вопросов городского хозяйства, контроля за ходом выполнения правовых актов администрации.

5.2. Работа аппаратного совещания осуществляется в соответствии с квартальным планом работы администрации.

Аппаратное совещание проводится еженедельно, по понедельникам. Начало совещания, как правило, в 8.00 часов.

5.3. На аппаратном совещании председательствует глава администрации города, в случае его отсутствия - первый заместитель главы администрации.

В аппаратном совещании участвуют руководители органов администрации, иных органов местного самоуправления, должностные лица администрации.

5.4. Повестка аппаратного совещания формируется председателем организационно-контрольного комитета и за подписью заместителя главы администрации, руководителя аппарата предоставляется главе администрации города.

5.5. Информации по рассматриваемым на аппаратном совещании вопросам предоставляются в организационно-контрольный комитет в четверг до 16.00 часов, накануне аппаратного совещания. Данные информации согласовываются с курирующими заместителями главы администрации.

5.6. Поручения главы администрации города, данные на аппаратном совещании, оформляются в день его проведения до 14.00 часов и направляются организационно-контрольным комитетом исполнителям за подписью заместителя главы администрации, руководителя аппарата.

Поручения с аппаратного совещания направляются в электронном виде на официальные электронные адреса исполнителей в понедельник до 15.00 часов.

5.7. Ответственность возлагается:

- на руководителей органов администрации, иных органов местного самоуправления за качество и своевременность предоставления информации по рассматриваемым вопросам, ответов на поручения главы администрации города, данных на аппаратном совещании;

- на организационно-контрольный комитет за подготовку и проведение аппаратного совещания, регистрацию его участников;

- на отдел информатизации комитета информационной политики за техническое обеспечение аппаратного совещания;

- на административно-хозяйственное управление за подготовку помещения для проведения аппаратного совещания.

5.8. Контроль за своевременностью предоставления информации, выполнением поручений главы администрации города, данных на аппаратном совещании, осуществляет организационно-контрольный комитет.

5.9. Контроль за выполнением поручений, данных на аппаратном совещании у главы администрации города с его заместителями, совещаниях при главе администрации города осуществляют руководители органов администрации, иных органов местного самоуправления по отраслевой принадлежности и помощник главы администрации города.

Контроль за выполнением поручений, данных на аппаратных совещаниях у заместителей главы администрации, осуществляют руководители органов администрации, иных органов местного самоуправления по отраслевой принадлежности и помощники заместителей главы администрации.

VI. Контроль за исполнением правовых актов

и служебной корреспонденции

6.1. Правовыми актами администрации города являются постановления и распоряжения, издаваемые главой администрации города в пределах своих полномочий. Постановления администрации издаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации. Постановления имеют, как правило, нормативный характер. Распоряжения администрации издаются по вопросам организации работы администрации.

6.2. Учет правовых актов вышестоящих органов власти, правовых актов администрации, служебной корреспонденции осуществляет организационно-контрольный комитет.

6.3. Основными задачами контроля за исполнением правовых актов и служебной корреспонденции являются: обеспечение выполнения мероприятий, определенных правовыми актами и резолюциями главы администрации города либо заместителей главы администрации, в полном объеме и в установленные сроки, своевременное выявление их невыполнения, информирование ответственными исполнителями должностных лиц, на которых возложен контроль, о ходе и результатах исполнения правовых актов и служебной корреспонденции.

6.4. Контроль за исполнением правовых актов и входящей служебной корреспонденции осуществляют глава администрации города либо заместители главы администрации, а также руководители органов администрации, иных органов местного самоуправления.

Организационно-контрольный комитет администрации осуществляет проверки по исполнению правовых актов, служебной корреспонденции и по поручению главы администрации города в соответствии с Положением о комитете.

6.5. Порядок организации работы с правовыми актами и служебной корреспонденцией устанавливается Инструкцией по делопроизводству.

6.6. Организационно-контрольным комитетом ежеквартально готовятся постановления администрации о снятии с контроля, продлении сроков исполнения правовых актов на основании предложений главы администрации города и заместителей главы администрации.

Снятие с контроля служебной корреспонденции осуществляется должностным лицом, которое поставило его на контроль, либо в его отсутствие - его заместителем.

6.7. Ответственность за своевременное исполнение правовых актов и служебной корреспонденции возлагается на заместителей главы администрации, руководителей органов администрации, иных органов местного самоуправления, ответственных за их выполнение.

6.8. Организация работы со служебной корреспонденцией осуществляется отделом канцелярии организационно-контрольного комитета, в органах администрации города и органах местного самоуправления – лицом, ответственным за делопроизводство в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

6.9. Все поступающие документы в день поступления регистрируются и передаются руководству для предварительного рассмотрения, результаты которого отражаются в резолюции. В соответствии с содержанием и резолюцией руководства документ ставится на контроль и определяется срок его исполнения:

с конкретным сроком исполнения – в указанный срок;

с пометкой «срочно» - в 3-дневный срок;

с пометкой «оперативно», по запросам депутатов - в 10-дневный срок;

с резолюций «для предложений» - в течение 15 рабочих дней;

остальные – в течение месяца.

Все документы передаются исполнителю под роспись.

6.10. Если поручение по исполнению документа возложено на нескольких исполнителей, то первым, как правило, указывается лицо, ответственное за организацию исполнения. Ответственному исполнителю принадлежит право созыва соисполнителей и получения от них необходимой информации для составления и обобщения ответа. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественное и своевременное исполнение документа и обязаны в сроки, определенные ответственным исполнителем, предоставить ему все необходимые материалы и сведения. Соисполнитель не вправе направлять контролирующему самостоятельный ответ, минуя ответственного исполнителя.

Ответственный исполнитель направляет контролирующему обобщенный ответ с приложением информаций соисполнителей либо завизированный ими.

6.11. В случае если по объективным причинам исполнение документа в установленный срок невозможно, то исполнитель за три дня до истечения срока направляет контролирующему просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием причины продления и планируемой даты исполнения. Срок исполнения документа не может продлеваться более двух раз.

6.12. Организация работы с документами, полученными по электронной почте, осуществляется в общем порядке согласно Инструкции по делопроизводству с обязательной отметкой о способе получения документа в электронной базе данных (журнале регистрации) и штампа «Получено по электронной почте» с указанием даты получения на бумажном экземпляре документа.

Обязательной регистрации подлежат документы, содержащиеся в официальных электронных письмах.

Официальное электронное письмо – это сообщение, поступившее по электронной почте на официальный адрес либо отправленное с официального электронного адреса комитета (отдела) администрации города (органа местного самоуправления), которое содержит документ без электронной цифровой подписи, имеющий комплекс реквизитов, установленных Инструкцией по делопроизводству, и оригинал в бумажном виде.

Принятый документ распечатывается, регистрируется и передается на исполнение в соответствии с правилами организации документооборота. Приложение к документу не распечатывается, а направляется руководителю (помощнику) и исполнителю в электронном виде.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5