Рис. 15. Квадрат Гартнера, 2010.

Вместе с тем, как говорилось выше, в качестве дополнительного источника оценки представленных на IT-рынке информационных систем для автоматизации документооборота мы рассматриваем аналитические материалы, представленные независимыми экспертами. Так, в книге «Системы электронного документооборота: анализ и выбор», а также в многочисленных публикациях[234] представлена обширная аналитическая информация по методике проведения выбора СЭД. Исследователь предлагает использовать в качестве основного метода для выбора потенциального решения функциональный и сопоставительный анализ на основании требований спецификации MoReg2, поскольку спецификация содержит необходимый набор требований, позволяющих оценить качество СЭД, при этом ее положения могут быть дополнены требованиями нормативно-правовых актов и национальных стандартов, касающихся области электронного документооборота (ГОСТ Р ИСО 7 и других[235]).

Применение сопоставительного анализа в исследованиях позволяет выполнить анализ рынка СЭД в ключе многокритериального подхода.

Для проведения оценки СЭД исследователь предложила сформулировать на основании спецификации MoReg II функциональные требования, присвоить каждому требованию вес с учетом его значимости для конкретной организации, а затем на начальном этапе запросить оценку отобранных решений у самих разработчиков СЭД, что позволяет изначально получить общее представление о функциональных возможностях систем[236]. Такой подход, безусловно, повышает качество и точность оценки.

Для определения лидеров рынка СЭД на момент сбора, изучения и анализа материалов (2010 год) сформировала требования по 9 функциональным блокам, в которые включила как основные делопроизводческие функции, требования по безопасности, так и опциональные модули и нефункциональные требования, по которым произвела последующий сравнительный анализ выбранных систем.

Однако, согласно полученным в результате сопоставительного анализа данным, даже лидирующие СЭД не могут на 100% соответствовать выставленным требованиям, поэтому всегда остается область для их развития и доработки под требования конкретных заказчиков.

Кроме того, для корректности применения оценки информационных систем, желательно получать и анализировать актуальную на текущий момент времени информацию из нескольких источников, так как IT-рынок является весьма динамичным, СЭД очень быстро развиваются, предлагаются новые технологии выполнения процессов и обработки документов.

Достоверную информацию о динамике развития того или иного программного продукта, спроса на него, проведенных проектов можно получать на ежегодных научно-практических конференциях и форумах, посвященных вопросам автоматизации документооборота. Так, на основании изучения материалов, представленных на выставке-конференции «DocFlow-2010» аналитической компанией DSS Consulting[237], можно было говорить о том, что из общего числа компаний, представивших свои программные продукты широкой аудитории, наибольшей популярностью пользовались около 20-и решений автоматизации документооборота, при этом большая часть рынка делилась 10-ю крупными компаниями-разработчиками и системными интеграторами (рис. 12).

Рис. 12. Распределение новых проектов внедрения СЭД по итогам 2009 года.

По числу новых внедрений в 2009 году с заметным отрывом лидируют системы «ДЕЛО» (компании «Электронные офисные системы», ЭОС) и DIRECTUM (одноименного разработчика) – 33% и 21% соответственно. Изучение информации по количеству внедрений СЭД в разрезе отраслей, показывает, что почти половина новых проектов (46%) пришлась на государственный сектор (рис. 13).

Рис. 13. Распределение СЭД по отраслям по количеству новых внедрений в 2009 году.

Представленные аналитической компанией DSS Consulting данные, конечно, позволяют говорить о некой условной востребованности той или иной информационной системы для автоматизации документооборота, но всей полноты картины относительно сложности реализованных проектов, области автоматизации в каждом конкретном случае, количества автоматизированных процессов, созданных пользовательских рабочих мест, и так далее, не дают.

Поэтому, решение для автоматизации документооборота холдинга необходимо искать либо среди апробированных в холдингах широко известных на ИТ-рынке корпоративных СЭД, либо среди мало известных, но имеющих удачные внедрения в холдинговых компаниях, решений.

Необходимо подчеркнуть, что современный рынок СЭД стандартно предлагает довольно широкий спектр программных продуктов, это:

-  заказные системы, которые будут построены полностью под процессы заказчика;

-  «коробочные системы», которые легко тиражируются и имеют настроенные типовые процессы;

-  настраиваемые программные комплексы, представляющие собой промежуточный вариант между заказной разработкой и «коробочной системой». В таких системах есть реализованный базовый набор основных функций, который можно развивать в процессе внедрения, эксплуатации с учетом модификации процессов компании – заказчика.

Для выбора варианта автоматизации документооборота, а также потенциально подходящих для территориально распределенного холдинга информационных систем (в том числе с точки зрения апробации) нами был произведен анализ ряда наиболее известных решений, а также проведен опрос нескольких компаний-разработчиков, имеющих в своем активе удачные проекты по внедрению СЭД в холдингах и крупных территориально распределенных компаниях (Таб. 3).

Таб. 3. Перечень информационных систем, по предварительной оценке, потенциально подходящих для автоматизации документооборота территориально распределенного холдинга.

Исходя из представленной информации можно получить данные не только о сроке существования программного продукта на рынке, о спросе на него со стороны территориально распределенных и холдинговых компаний, но также определить, какие информационные системы могут рассматриваться в качестве подходящих с точки зрения программной платформы, позволяющей однозначно определить возможность включения СЭД в корпоративную информационную среду.

Практика показывает, что важным критерием выбора потенциального решения для автоматизации документооборота холдинга является интегрируемость конкретного решения с другими информационными системами, используемыми для автоматизации иных управленческих процессов. В случае присутствия в ИТ-архитектуре холдинга различных программных платформ, эксперты в ИТ-области рекомендуют выбирать платформу, на которой реализована СЭД, исходя из того, на какой программной платформе выполнена автоматизация ряда других управленческих процессов (по сути, речь идет о реализации на практике методологии MIKE 2.0, позволяющей проанализировать ИТ-архитектуру компании и на этапе проектирования понять место СЭД в этой архитектуре). То есть, если в холдинге бухгалтерский учет ведется в «БОСС-Компания», а кадровый учет – в системе «БОСС-Кадровик», то оптимальным вариантом автоматизации документооборота будет СЭД «Логика ECM. СЭД» (бывшая «БОСС-Референт»).

Однако такой подход оправдан далеко не во всех случаях, поскольку холдинг часто представляет собой динамично развивающуюся структуру, то есть на определенном этапе развития холдингу могут потребоваться информационные системы другого, более высокого класса для автоматизации различных бизнес-областей. Если же предполагаемая для автоматизации документооборота информационная система, реализованная на единой программной платформе с другими управленческими системами, в меру функциональных или технических ограничений не позволяет охватить планируемую область автоматизации, то более в качестве варианта автоматизации документооборота может быть рассмотрение кроссплатформенных решений[239], которые позволят не только решить вопросы с интеграцией СЭД в корпоративное информационное пространство и наличием необходимого функционала, а также снять большую часть проблем, связанных с сопровождением системы, поддержкой пользователей, отказоустойчивостью и производительностью.

Потребность изучения функциональных и технических возможностей информационной системы в реальных условиях до момента выбора конкретного решения является необходимым методом на этапе оценки и выбора СЭД. в своих публикациях настоятельно рекомендует компаниям-заказчикам проводить предварительную тестовую оценку СЭД, поскольку «именно в процессе тестирования оценивается функциональная полнота СЭД (наличие необходимых функциональных боков), степень реализации системой ключевых задач, выявляются серьезные функциональные недостатки и достоинства, оценивается простота настройки, установки, быстродействие, понятность и удобство интерфейса программы, кастомизация…, а также возможность развития СЭД»[240]. Правильно организованное тестирование позволит сформировать мнение относительно того или иного программного продукта, основанное не только на практической проверки работы СЭД, но и на личностном восприятии и оценки многих критериев. Самое важное, что позволяет понять непосредственное тестирование программного продукта – насколько функционально решение соответствует первичным ожиданиям заказчика, сможет способствовать решению стоящих перед холдингом задач. Оценка функциональной полноты является одной из наиболее сложной, требует тщательного подхода и анализа.

На основании опыта, полученного при реализации ряда проектов по автоматизации документооборота холдинговых компаний, для проведения оценки функциональной полноты тестируемой информационной системы мы рекомендуем:

-  изучить и проанализировать действующие в холдинге бизнес-процессы, относящиеся к области предполагаемой автоматизации (изучение внутренней нормативной базы, интервьюирование основных участников процессов);

-  изучить состав документов, которые образуются в рамках предполагаемых к автоматизации процессов;

-  изучить смежные с зоной автоматизации процессы;

-  определить область оптимизации и унификации бизнес-процессов и документов;

-  определить требования к интерфейсной части предполагаемой системы;

-  изучить требования законодательной базы, национальных и международных стандартов;

-  сформировать функциональные требования к СЭД.

Формирование функциональных требований к потенциальной СЭД корпоративного уровня, основанных на предварительном изучении и глубоком анализе вопросов организации делопроизводства в холдинге, а также комплексном применении мировых практик и методик, позволит осуществить более точный выбор СЭД, исключит или минимизирует ошибки и просчеты при проведении тестирования.

Анализ научных публикаций в части обязательности применения многокритериального подхода в вопросе выбора решения для автоматизации документооборота холдинга показывает, что при формировании требований к СЭД необходимо учитывать особенности управления деятельностью холдингов, а именно то, что холдинг является уникальным образованием, в котором наблюдается симбиоз юридических лиц различной организационно-правовой формы, осуществляющих функционирование в едином векторе достижения стратегических целей, которое находит отражение в корпоративной структуре. То есть при выборе корпоративной СЭД должна изначально предусматриваться возможность модификации системы, гибкого изменения корпоративной структуры, уровня доступа участников процессов, настройки самих процессов обработки документов в зависимости от изменения политики управления холдинговой компании, а также стратегии ее развития. При этом механизмы, заложенные в СЭД должны позволять вносить изменения силами заказчика, без глубокой модификации информационной системы.

Эксперт в области систем электронного документооборота в своих публикациях справедливо отмечает: «СЭД организации должна решать широкий спектр задач и при этом быть удобной и гибкой в настройке, чтобы ее можно было поддерживать силами заказчика»[241]. Такой подход к реализации системы позволяет не только оперативно дорабатывать или настроить систему под меняющиеся процессы и корпоративную структуру, но и снизить стоимость владения ею. Необходимо отметить, что для определения возможности удобной и гибкой настройки изучаемых на этапе выбора СЭД должно проводиться не только тестирование программных продуктов, но и изучение их технических характеристик.

Подводя итог сказанному, а также основываясь на научных работах многих видных ученых-документоведов, мнении экспертов в области систем электронного документооборота, мы считаем, что только всестороннее изучение вопроса управления конкретными холдингами, стратегических задач, стоящими перед ними, в комплексе с нормативной и законодательной базой, материалами, представленными на научно-практических форумах и конференциях, позволяет максимально точно определить область автоматизации и четко сформулировать требования к потенциальным информационным системам для автоматизации управленческих процессов, в том числе процессов обработки документов.

Мы считаем, что принятию решения о выборе конкретной информационной системы в качестве корпоративной СЭД должны предшествовать работы по оценке потенциальных информационных систем для автоматизации документооборота в территориально распределенных холдингах, основанные на таких фундаментальных методах как:

-  изучение и анализ ИТ-архитектуры холдинга с целью определения платформы, на которой реализация СЭД является предпочтительной;

-  проведение мониторинга ИТ-рынка с целью выбора программных продуктов, реализованных на предпочтительных программных платформах, и их поставщиков для дальнейшего изучения;

-  интервьюирование или опрос компаний-разработчиков, а также их клиентов в целях сбора актуальной информации по изучаемым программным продуктам;

-  формализация комплексных требований к СЭД, включающих как функциональные, так и технические параметры, учитывающие возможность интеграции с другими программными продуктами, а также опыт поставщика информационной системы в реализации аналогичных проектов;

-  проведение сопоставительного анализа СЭД на основании разработанных параметров (применение многокритериального подхода для сравнения разных программных продуктов и выбора наиболее подходящих решений);

-  организация тестирования и формирование итоговой оценки потенциальных программных продуктов на соответствие сформулированным требованиям.

Комплексный подход в анализе информации, полученной из различных источников, в совокупности с применением перечисленных методов позволит не только максимально точно выбрать подходящую для конкретного холдинга СЭД, но и минимизировать риски при реализации проекта.

2.2.2. Выбор системы электронного документооборота

Многообразие научных методов и материалов, позволяющих провести всестороннее изучение и анализ функциональных и технических характеристик представленных на ИТ-рынке решений для автоматизации документооборота, позволяет на практике сделать выбор оптимальной СЭД для таких сложных с организационной точки зрения компаний как холдинги.

Вместе с тем необходимо отметить сложность оценки, которую необходимо провести при выборе системы корпоративного уровня, которая, прежде всего, вызвана необходимостью глубокого изучения условий функционирования компании с целью четкого формирования требований к потенциальному решению, проведения всестороннего изучения ИТ-архитектуры и используемых информационных систем для определения возможности включения СЭД в информационную среду холдинга.

Многие эксперты в области проектного управления, а также ученые-документоведы сходятся в подходе определения этапности проекта внедрения информационных систем, отмечая, что выбору конкретного решения должны предшествовать несколько стадий, позволяющих задать вектор выбора, а также очертить круг задач проекта.

Так, и в книге «Электронные документы в управлении» обращают внимание на то, что этап выбора системы «заключается в оценке существующих информационных систем, определении их возможностей при работе с управленческой документацией. Такая оценка поможет определить расхождение между требованиями к документам, принятым в организации, и эксплуатационными характеристиками и возможностями существующих в организации систем»[242]. Кроме того, они также указывают на необходимость проведения предварительных этапов, позволяющих очертить зону автоматизации и сформировать точные требования к системе. Ссылаясь на стандарт 15489[243], ученые выделяют несколько этапов создания или модернизации системы, к которым относят:

«…1) предварительное обследование организации на основе документальных источников и интервью);

2) анализ управленческой деятельности организации (на основе документальных источников, интервью, идентификации каждой управленческой функции, вида деятельности, операции, процесса);

3) определенный состав требований к созданию, получению и хранению документов (на основе документальных источников, интервью, анализа нормативных требований и особенностей управленческой деятельности, оценки риска);

4) оценка существующих документных и других информационных систем;

5) определение стратегии соблюдения требований к документам; »[244]…,

и так далее.

Другой ученый-документовед, также отмечает, что «при всем многообразии управленческих решений, в том числе связанных с выбором программного продукта, можно выделить … основные стадии работы:

-  подготовительная (постановка задачи);

-  разработка возможных вариантов решений;

-  выбор решения…»[245].

Анализируя методологический подход, предложенный ученым[246], необходимо отметить, что она не только сформулировала перечень источников информации, необходимой для проработки каждого решения на предпроектной стадии, но и предложила последовательность каждого шага этой стадии, указала взаимосвязи. Так, первым шагом в предложенном ею подходе является «выявление и описание проблемной ситуации», что, по сути, является инициирующей ситуацией проекта.

Подтверждая мнение , в диссертационном исследовании мы отмечали, что принципиальное решение руководства холдингов о необходимости выбора и внедрения СЭД, как правило, принимается не сразу, и что такое решение имеет несколько исходных проблем, изучение которых позволяет в перспективе достичь главной цели - повысить эффективность деятельности холдинга, ускорить динамику развития бизнеса.

В холдинговых компаниях к таким проблемам мы отнесли:

-  значительный рост компании и объема несистематизированных документов, что приводит к потере данных, невозможности оперативного получать необходимую информацию и принимать управленческие решения;

-  применение старых технологических решений, не способных повысить эффективность деятельности компании, оперативность, мобильность, технологичность и безопасность осуществления процессов;

-  неэффективность существующих процессов, низкий уровень их автоматизации;

-  потеря динамики развития, конкурентоспособности холдинга.

Выявление проблем, изучение и описание их, трансляция информации о них руководству холдинга является обязательной ступенью к началу проекта.

Также отмечает необходимость проведения на первой стадии оценки располагаемого времени, определения необходимых ресурсов, которые также позволят провести комплексный анализ существующих проблем и предварительно оценить возможные затраты компании при реализации проекта.

Изучение методологического подхода, предложенного , с позиции соответствия требованиям холдинговых компаний с учетом их специфики, позволяет говорить о том, что предложенный подход можно всесторонне использовать при выборе корпоративной СЭД при соблюдении нескольких дополнительных условий. Прежде всего, методология должна быть дополнена комплексным анализом имеющихся в холдинге информационных систем для определения места корпоративной СЭД в ИТ-архитектуре холдинга с целью планирования единого информационного пространства компании. Также при выборе решения для автоматизации документооборота территориально распределенного холдинга считаем необходимым включение в информационную основу методологии данных о корпоративной структуре, зонах ответственности подразделений и руководителей, которые являются участниками процессов, включенных в зону автоматизации, а также об измененных (с учетом реализации проекта) бизнес-процессах и видовом составе и объеме документов.

Кроме того, как показывает практика, выбор потенциальной СЭД для холдинга должен производиться с учетом динамики развития холдинга, перспектив увеличения процессов, количества пользователей и объема документов. В противном случае, как отмечают некоторые исследователи, холдинг рискует быстро «вырасти» из СЭД.

Так, в своей публикации «Замена СЭД в связи с ростом и расширением компании» пишет: если «компания просто «переросла» ту СЭД, которая отлично справлялась с возложенными на нее ранее задачами, то существует третье (отмечу, далеко не бюджетное, но весьма кардинальное) решение: выбрать нового поставщика системы электронного документооборота и выбрать СЭД, которая заново автоматизирует документооборот и отчасти обновит методологию управления, принятую в организации, таким образом, чтобы она стала более прозрачной и эффективной»[247].

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15