Для сравнения:

-  один поточный сканер может отсканировать несколько тысяч документов в день (в зависимости от производительности оборудования);

-  один сотрудник в день максимально может обработать 150-160 документов.

Для обработки 3000 документов в день потребуется 20-25 сотрудников, то есть целое подразделение технических работников, которые должны быть обеспечены сетевыми компьютерами и сканерами, а также соответствующим программным обеспечением.

Автоматизация указанного функционала возможна путем внедрения модуля потокового ввода и распознавания документов, что позволит не только провести оптимизацию процесса, но и:

-  систематизировать вводимые в систему документы,

-  провести их унификацию,

-  изменить технологию обработки документов,

-  снизить число задействованного в процессе персонала,

-  повысить уровень подготовленности персонала,

-  снизить число ошибок.

Рассуждая о вопросе оценки эффективности внедрения СЭД и принятия перспективных решений, отмечает: «Вопрос оценки эффективности внедрения является одним из самых важных при интеграции любой информационной системы (и системы электронного документооборота в частности) в повседневную деятельность предприятия. С вашей стороны весьма рассудительно озаботиться этим вопросом в самом начале внедрения, когда только возникает идея автоматизации определенных бизнес-процессов».[202] Также он в своей публикации делает акцент на необходимости четкого определения целей внедрения, из которых будет вытекать «количественная материка», которая будет наглядно отображать достижение этих целей, то есть подтверждать наглядно эффективность осуществленного проекта.

Рассматривая вопрос получения дополнительного потенциала в результате внедрения СЭД в динамично развивающихся организациях, отмечает: «Современный уровень развития информационных технологий создает невиданные ранее возможности перестройки управленческих и деловых процессов… Вместе с тем новые информационные технологии – это не только дополнительные возможности, но и в определенной мере вызов, проверка готовности учреждения, организации или предприятия продуманно и эффективно применять эти технологии на практике» [203].

Действительно, практический опыт автоматизации управленческих процессов в российских холдингах, к которым мы относим и процессы обработки документов, показывает, что принципиальное решение руководства холдингов о необходимости выбора и внедрения СЭД, как правило, принимается не сразу и имеет несколько исходных проблем, преодоление которых позволяет в перспективе достичь главной цели - повысить эффективность деятельности холдинга, ускорить динамику развития бизнеса.

К таким проблемам, можно отнести:

-  значительный рост компании и объема несистематизированных документов, что приводит к потере данных, невозможности оперативно получать необходимую информацию и принимать управленческие решения;

-  применение старых технологических решений, не способных повысить эффективность деятельности компании, оперативность, мобильность, технологичность и безопасность осуществления процессов;

-  неэффективность существующих процессов, низкий уровень их автоматизации;

-  потеря динамики развития, конкурентоспособности холдинга.

Также практика показывает, что наличие проблем, к которым приводит быстрый рост и расширение деятельности, свойственно многим современным российским холдинговым компаниям. Развитие холдингов (особенно в случае слияния и поглощения других компаний, расширения сферы деятельности) сопровождается изменением структуры, пересмотром зон ответственности, появлением новых процессов, увеличением количества их участников, что напрямую оказывает влияние на увеличение количественного и видового состава документов. Наиболее распространенным примером такого развития является выделение и выведение узкого функционала (организация капитального строительства, информационной поддержки, и так далее) в дочернее общество холдинга. В случае создания и начала деятельности новых обществ холдинга появляются новые виды документов, которых ранее не было, такие, как проектная, разрешительная, эксплуатационная и иная документация, связанная непосредственно с профилем деятельности конкретного нового общества. При этом основное общество (управляющая компания, акционер) должно иметь возможность оперативно получать всю необходимую информацию об осуществлении процессов, анализировать полученные данные, строить прогнозы и планировать дальнейшую деятельность холдинговой компании. То есть мы говорим о том, что развитие и деятельность холдинга должны осуществляться подконтрольно.

Контролю деятельности холдинга значительное внимание уделяется , которая в своей книге пишет: «Контроль в предпринимательском объединении, образованном по вертикальному или холдинговому типу, можно определить как возможность основного общества (головной организации холдинга) обеспечивать решающее влияние на принятие решений дочерними обществами, определять условия ведения ими предпринимательской деятельности»[204].

Стоит сказать, что проблема осуществления контроля деятельности компаний вполне оправданно вызывает интерес со стороны научного сообщества, так как именно этот аспект является основой системы управления, направленной на правильное формирование деловых коммуникаций.

Вопрос эффективного построения деловых коммуникаций подробно рассматривается в публикациях и научных работах ученого-документоведа . В частности, в одной из своих книг она пишет: «Специфические черты управленческой коммуникации в значительной мере определяются функциями управления, необходимостью информационного воздействия на получателей информации для решения конкретных управленческих и производственных задач»[205]. При этом ученым особо отмечаются новые возможности при реализации управленческих функций в условиях компьютеризации и применения информационных технологий: «Качественно новые возможности для информационного обеспечения управления стали появляться с решением задач автоматизации передачи информации и применения корпоративных информационных систем и технологий»[206]. То есть, понимание возможностей, которые дают новейшие технологии в деятельность организаций, а также сложности стоящих перед холдингами задач в меру специфики их структуры, информационной среды, количества процессов и состава документов, позволяет говорить о необходимости детального заблаговременного и тщательного планирования проектов внедрения СЭД.

О необходимости такого подхода неоднократно говорил в своих публикациях и профессор В своей книге «Управление документацией в организациях» он пишет: «Научно-технический прогресс позволил реально подойти к проектированию автоматизированной системы, которая могла быть использована в практике рациональной организации документирования и всех последующих процедур обработки документов, исключающей избыточное дублирование, излишнее документирование, обеспечивающей поиск информации и сокращающей хранящиеся массивы…». Также ученый делает акцент на подходе, который является принципиально верным и для холдинговых компаний: «…с ее помощью можно было построить единый информационный массив, основанный на общих принципах, включающий в себя как традиционные бумажные документы, так и машиночитаемые»[207]. Такое решение позволяет на этапе принятия решения о начале проекта четко определить перспективу использования СЭД и включения ее в единое информационное пространство компании.

Поскольку холдингам по их сути свойственно динамичное развитие, то важным моментом в принятии решения о необходимости автоматизации управленческих процессов, включая процессы обработки документов, является своевременность принятия такого решения, а также четкое понимание и планирование перспективы использования СЭД. То есть, стратегический просчет, упущение момента активного развития холдинга, не принятие решения о применении новых технологий в управлении процессами и информационных систем для автоматизации процессов, может привести к усугублению негативной ситуации, увеличению количества плохо структурированных, неуправляемых процессов и непрогнозируемому росту объема документов.

Так, в одном из холдингов руководством специалистом, взявшим на себя роль руководителя проекта автоматизации управленческих бизнес-процессов, была обоснована необходимость выбора и внедрения СЭД корпоративного уровня. При этом наряду с внедрением СЭД предлагалось применять ряд технологий, позволяющих ускорить обработку ряда документов путем (технология потокового ввода и распознавания документов, применения штрих-кодирования). Однако инициатива была отклонена руководством холдинга по причине высокой стоимости проекта. Вместо выбора и внедрения СЭД было решено за счет внутренних ресурсов развивать и совершенствовать информационную систему собственной разработки.

Безусловно, в основе такого решения лежали задачи по оптимизации затрат на автоматизацию управленческих процессов. Однако результатом недооценки стратегических планов компании, а также сроков и качества реализации работ стало то, что доработка имеющейся информационной системы собственными силами производилась крайне медленно и с довольно низким качеством, что снижало эффективность использования данной системы, не позволило своевременно автоматизировать новые процессы. Таким образом, недостаточность информации о возможных вариантах решения проблемы с анализом потенциальных рисков привела к неверному решению и отрицательно сказалась на развитии холдинговой компании.

И наоборот, проведение предварительного анализа состояния управленческих процессов способствует выработке планомерного стратегического решения об автоматизации, в основе которого лежат такие методы, как интервьюирование, сравнительный анализ, системный и процессный подход[208], и другие. Применение указанных методов позволяет произвести комплексную оценку существующих процессов, используемых в компании информационных систем, определить место СЭД в информационном пространстве холдинга, спрогнозировать область автоматизации и перспективу ее расширения, определить ключевые точки применения новейших технологий в обработке документов.

Как отмечается в исследованиях некоторых отечественных ученых-документоведов, «создание и применение систем управления документами, отвечающих управленческим потребностям и нормативным требованиям – это, наравне с разработкой и внедрением политики, процедур и практики, - основа управления документами в организации…»[209].

При этом в процессе разработки и принятия стратегического решения холдинг не может не ориентироваться на предложения IT-рынка в части тенденции развития информационных технологий и информационных систем. При этом должно производиться сопоставление их с целями и задачами, перспективами роста и динамикой развития холдинга.

Изучая историю создания и развития информационных систем для автоматизации документооборота, можно говорить о том, что в 1990-х годах СЭД представляли собой весьма упрощенный вариант ведения регистрационных форм с элементарным интерфейсом. На современном же этапе развития информационных систем и технологий мы наблюдаем настоящий прорыв в области автоматизации, что создает реальную возможность компаниям не только автоматизировать с помощью СЭД стандартные документные процедуры, но и рассматривать вопрос работы с документами в качестве основы для построения единого информационного пространства. Рынок современных информационных систем для автоматизации процессов обработки документов, позволяющих охватить большую часть процессов холдинга, а также имеющиеся широкие технические возможности, делает СЭД универсальным инструментом для автоматизации процессов холдинга.

Применение СЭД на всех этапах жизненного цикла документов (с момента создания до момента отправки или уничтожения) позволяет не только на порядок поднять производительность труда работников холдинга, но и централизованно управлять процессами и документами, исключая, или сводя к минимуму ошибки в процессах, что, соответственно, снижает возможность возникновения управленческих рисков (репутационных, правовых, финансовых), а также потенциально способствует снижению непроизводственных затрат. При этом решение управленческих и стратегических вопросов должно производиться в рамках требований корпоративной культуры, с обязательным планирование оптимизации и стандартизации управленческих процессов, а также с учетом традиций и правил, сложившихся в отечественном делопроизводстве.

Таким образом, на основании изучения и анализа научных работ и исследований по делопроизводству и архивному делу, управлению проектами и рисками, корпоративному управлению, а также на основании материалов форумов, научно-практических конференций по вопросам автоматизации документооборота, публикаций в профильных изданиях и личного практического опыта можно говорить о том, что принятие стратегического решения о выборе и внедрении информационной системы для автоматизации документооборота в холдинге свидетельствует не только о готовности компании к следующему шагу в развитии, но и об определенной управленческой зрелости, понимании необходимости пересмотра и упорядочения внутренних процессов, применения новых технологий, повышения уровня подготовки персонала.

Также стоит акцентировать внимание на том, что в основе принятия стратегического решения о необходимости автоматизации процессов лежит глубокий всесторонний анализ существующих в холдинговой компании проблем, которые возникли в результате динамичного роста, недостаточности или неэффективности применяемых технологий и информационных систем, а также понимание необходимости своевременного принятия решения, что позволит поддержать динамику развития холдинга за счет оптимизированных, унифицированных и автоматизированных процессов.

Мы считаем, что принятию решения о выборе и внедрении корпоративной СЭД должна предшествовать тщательная подготовительная исследовательская и аналитическая работа, результатом которой должно стать понимание объемов и видового состава документов, которые планируется в дальнейшем обрабатывать в электронном виде, процессов, которые могут быть автоматизированы с помощью СЭД в комплексе с другими информационными системами, используемыми в холдинге, а также анализ ИТ-рынка в части обзора существующих технологий и информационных систем, которые могут быть применены для решения конкретных проблем холдинга.

Кроме того, решение о внедрении СЭД должно вытекать из общей стратегии холдинга, так как только всесторонний анализ стратегии развития компании позволяет понимать весь спектр вопросов, которые необходимо решить при выборе, проектировании и внедрении современной, производительной и развиваемой системы с необходимыми техническими и функциональными возможностями, а также интеграции ее в единое информационное пространство холдинга.

2.2.  Проблематика выбора системы электронного документооборота для автоматизации документооборота в холдинге

2.2.1. Методы оценки современных систем электронного документооборота

Рассматривая вопрос принятия решения автоматизации документооборота на этапе стратегического планирования деятельности холдинга, в момент постановки конкретных задач, предопределяющих перспективу использования СЭД, ее интеграцию в корпоративную информационную среду, необходимо отметить, что проблема применения тех или иных методов для определения потенциально подходящей для холдинга информационной системы остается сложной и неоднозначной.

Прежде всего, неоднозначность вопроса правильности выбора СЭД для холдинговых компаний вызвана отсутствием единого стандарта, определяющего требования к системам автоматизации документооборота в нашей стране.

Наше мнение перекликается с мнением профессора , который в своих научных публикациях отмечает: «В настоящее время различными фирмами разрабатывается, внедряется и проходит опытную эксплуатацию большое количество автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению в этих разработках отсутствует унифицированная терминология… В этом секторе информационной индустрии, не смотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации»[210].

Рассматривая различные источники, в том числе научные публикации таких ученых, исследователей и практиков, как , , , и других, приводит подробную классификацию систем, предназначенных для автоматизации документооборота. В ходе анализа различных подходов к систематизации и классификации СЭД, ученый подчеркивает, что «проблема классификации АСУД[211] находится в начальной стадии решения и требует продолжения исследований в этом направлении»[212].

Относя корпоративные СЭД к высшему классификационному уровню, он говорит о том, что «они обладают наибольшими функциональными возможностями, включают все стандартные процедуры документирования и обработки документов в организациях, реализуя функции ввода документов в систему, их создания, организацию процессов движения документов, оперативное хранения и архивирование документов, поиск и просмотр документов, контроль исполнения документов, разграничение доступа к содержанию и способам обработки документов, администрирование системы, в том числе анализ, оптимизацию и разработку стратегии совершенствования СУД[213] организации»[214]. Именно поэтому системы корпоративного уровня необходимо рассматривать в качестве потенциальных решений для автоматизации документооборота территориально распределенных холдингов, как единственно возможное решение для охвата всего комплекса задач, требующих реализации для достижения стратегических целей холдингов.

Изучение и анализ представленных на IT-рынке решений для автоматизации документооборота компаний многие ученые-документоведы строят на основе стандарта ИСО 15489, а также спецификации MoReg II «Типовые требования к управлению электронными официальными документами», принятой Европейской комиссией в 2008 году. Так, ссылаясь на стандарт, ученые отмечают: «в ИСО 15489 такая система носит название «Документная система» (record system) и определяется как информационная система, которая обеспечивает включение документов в систему, управление ими и доступ к документам в течение времени»[215].

Стандарт ГОСТ Р ИСО 7 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»[216] выдвигает комплекс требований по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам. То есть стандарт обладает более широким спектром действия и не сводится к узкому вопросу автоматизации документооборота той или иной организации.

Вместе с тем необходимо отметить, что стандарт содержит множество аспектов и характеристик, учет которых при проектировании и выборе СЭД для компаний является желательным и будет способствовать достижению положительного результата.

Рассматривая положения стандарта, необходимо подчеркнуть, что детальное описание в нем таких свойств документов, как аутентичность, надежность, целостность и пригодность для использования, безусловно, накладывают определенные требования к информационной системе, призванной автоматизировать документооборот. Говоря о таком соответствии, и подчеркивают: «Документные системы в организациях должны быть управляемы в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми текущей управленческой деятельностью, регулятивной средой и общественными ожиданиями. Сотрудники, создающие документы, должны понимать, как эти требования влияют на управленческие действия, которые они выполняют…»[217].

Стандарт ИСО 15489, безусловно, является важнейшим нормативным документом, который закладывает основу проведения выбора и внедрения СЭД, а также выдвигает ряд требований к системе управления документами[218], закладывает методологию проектирования и внедрения системы управления документами, на основании которых могут быть разработаны параметры и предложена система выбора потенциального решения для автоматизации документооборота холдинга.

Рассматривая мировую практику применения различных методик для внедрения автоматизированных систем, необходимо сказать, что наряду с перводным стандартом ИСО 15489 часто применяются иные методики. Наиболее известными из них являются AVM (Accelerated Value Method)[219], и также MIKE 2.0 (Method for an Integrated Knowledge Environment)[220].

Метод AVM считался инновационным в начале этого века и активно используется в настоящее время, содержит последовательные подходы и приемы, которые позволяют подготовленным консультантам быстро создавать решения бизнес-проблем для заказчиков[221].

Метод MIKE 2.0 – методика, распространяемая сообществом консультантов по принципу «open source» (открытое программное обеспечение), в которой делается акцент на управлении информационными технологиями в масштабе организации. Данная методика, на наш взгляд, является наиболее передовой для внедрения корпоративных СЭД в холдинговых компаниях, поскольку опирается на моделирование всей ИТ-архитектуры и позволяет оптимально выполнить интеграцию новой системы в единое информационное пространство корпорации.

Всестороннее изучение и сравнение различных методик позволяет оперировать передовыми технологиями при реализации проектов проектирования, выбора и внедрения корпоративных СЭД.

Изучение научных публикаций, материалов конференций и других источников показало, что вопрос выбора и внедрения СЭД, а также применения передовых технологий внедрения проектов сегодня пользуется повышенным интересом не только среди ученых-документоведов, архивистов и практиков в области автоматизации документооборота. Федеральная, исполнительная, региональная власть нашей страны в последнее десятилетие также уделяет большое внимание вопросам применения средств автоматизации управленческих процессов, процессов взаимодействия органов власти, организации электронного документооборота. Приказ Минкомсвязи РФ , в котором сделана первая попытка систематизировать и стандартизировать требования к СЭД федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения[222], является ключевой вехой в данном вопросе.

Важным моментом, на который необходимо обратить внимание, стало включение в стандарт требований по взаимодействию СЭД ФОИВ «с системой межведомственного электронного документооборота (далее - система МЭДО), единой системой межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ) и с другими информационными системами», что, по сути, стало основой создания единого информационного пространства на межведомственном уровне. Кроме того, стандарт содержит ряд функциональных и технических характеристик, которые также могут применяться в качестве основы для разработки параметров в целях выбора корпоративной СЭД.

Вместе с тем необходимо констатировать факт, что на практике вопросы выбора СЭД зачастую решаются без привязки к нормативной базе, а отсутствие методологической основы часто приводит к негативным последствиям и отрицательным результатам в реализации отдельно взятых проектов.

Рассматривая проблему правильности выбора СЭД, в книге «Электронные документы в управлении» рассуждает над вопросом применения термина «система» и дает определение термину «система управления документами». «В самом широком смысле, - пишет он, термин «система» используется для описания миссии организации, управленческих процессов, правил, процедур, практики, кадров, инструментов, технологий. На выходе этой системы – эффективная работа с документацией»[223].

Также он отмечает, что «…система управления документами является информационной системой, то есть представляет собой интегрированную совокупность, искусственное единство методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения, поиска и предоставления заинтересованным потребителям требуемой информации в заданной форме и объеме». То есть, решение вопроса выбора конкретного решения для автоматизации документооборота влечет изучение и анализ совокупности вопросов, включая требования по интеграции, организации движения документных потоков, поиска и хранения, форм и периодичности предоставления информации, управления доступом в соответствии с распределением зон ответственности, и так далее.

Следует признать, что есть несколько отличное мнение экспертов в области автоматизации документооборота. Так, некоторые эксперты (например, The Untitled Venture Capital, СEO & CoFounder) высказывали предположение, что большая часть проектов по внедрению СЭД проходит не как часть единой ИТ-стратегии холдинговых компаний, а скорее как удовлетворение реальных потребностей бизнес-пользователей, бизнес-заказчиков в улучшении качества управления самым широким спектром бизнес-задач (начиная от административного управления и управления финансовыми потоками и заканчивая управлением проектной деятельностью и эксплуатацией оборудования). Отчасти стоит согласиться с правомерностью такой позиции, при этом подчеркнуть, что СЭД является ключевым звеном информационной архитектуры современного холдинга, позволяющим реализовать связанные процессы, объединив посредством интеграции несколько основных информационных систем. Также стоит отметить, что даже усеченный взгляд на использование СЭД в холдинге в части привязки к конкретным задачам, заставляет планировать ее включение в информационное пространство холдинга, рассматривая возможность и необходимость полноценной интеграции.

Вопрос выбора и внедрения СЭД в организации детально рассматривался в научных публикациях ученого-документоведа , которая в своей книге «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному» отмечает: «В условиях растущего предложения программных продуктов задача лиц, принимающих решение, заключается в выборе оптимального варианта программного обеспечения системы автоматизации документооборота на основе многокритериального подхода»[224]. При этом «задача выбора лучшей альтернативы считается одной из основных в теории и практике менеджмента. Сложность выбора определяется как количеством альтернатив, так и количеством критериев» [225].

Многие исследователи, занимающиеся прикладными вопросами автоматизации документооборота, также отмечают важность принятия правильного решения при выборе СЭД. В частности, пишет: «Опыт многих компаний показывает, что последствиями неудачного выбора СЭД являются не только материальные, временные, организационные потери, но и, гласное, - недостижение организацией поставленных целей и отставание в развитии»[226].

Для холдингов, с их сложными организационной структурой и бизнес-процессами, ошибка в выборе СЭД будет означать еще и необходимость дополнительных ресурсных затрат, поскольку без должного уровня автоматизации решение многих управленческих задач (с учетом территориальной распределенности холдинга) становится сложным, а иногда и невозможным. То есть, возникнет потребность повторного проекта.

Таким образом, необходимо говорить о том, что выбор решения для автоматизации документооборота холдинга является одним из важнейших этапов работы по реализации проекта.

Согласно мнению многих исследователей и практиков в области автоматизации документооборота, этапу выбора конкретной информационной системы предшествует масштабная работа по анализу процессов обработки документов в компании, изучению корпоративной структуры и определению зон ответственности участников процессов, разработке функциональных и технических требований к потенциальной СЭД, а также оценке программных продуктов, представленных на рынке, Такая оценка, как правило, производится основными бизнес-заказчиками СЭД: подразделением документационного обеспечения управления, подразделением безопасности, подразделением информационной безопасности, финансовым и юридическим подразделениями.

Ученые-документоведы придают большое значение участию специалистов в области управления документами в составе группы экспертов на этапе выбора потенциального решения для автоматизации документооборота. Анализируя этапность реализации проекта внедрения СЭД, пишет: «В выборе программного продукта необходимо участие экспертов-специалистов разных подразделений организации, а процесс подготовки управленческого решения должен иметь коллективный (групповой) характер. В этом смысле требуется взаимодействие документационной службы с подразделениями информатизации и информационной безопасности» [227].

Такая позиция обусловлена необходимостью профессиональной оценки как процессов обработки документов, так и функциональных возможностей СЭД, определения соответствия потенциальной информационной системы стоящим перед профильным подразделением задачам по оптимизации и унификации управленческих процессов с учетом перспективы и динамики развития холдинга.

При этом важным моментом становится не только подготовка требований для выбора корпоративной СЭД, но и анализ и оптимизация существующих в холдинге процессов. Говоря о потребности в такой работе, и пишут: «Система управления документами должна поддерживать управленческие процессы, а не мешать им. Поэтому проводится оценка, и, в случае необходимости, реинжиниринг управленческих процессов и действующих управленческих и коммуникационных систем для включения в них управления документами»[228]. Проведенные на предварительном этапе проекта анализ и оптимизация процессов позволят осуществлять выбор корпоративной СЭД с учетом требований, ориентированных на стратегические цели холдинговой компании. Тем самым создаются необходимые условия для своевременного внедрения новейших технологий, способствующих эффективному развитию холдинга.

Всестороннее изучение и анализ национальных и международных стандартов, научных публикаций и исследований в области автоматизации документооборота и корпоративного управления, личный практический опыт, полученный в ходе реализации проектов внедрения корпоративных СЭД в нескольких холдинговых компаниях, позволяют утверждать, что в сформированные требования к СЭД корпоративного уровня должны входить:

-  требования к программной платформе (могут быть высказаны предпочтения по программной платформе, на которой должна быть реализована информационная система для автоматизации документооборота);

-  технические характеристики (требования по масштабируемости, требования к сети, аппаратной и серверной части, по интеграции с другими программными продуктами, включая случаи миграции данных, возможность настройки под процессы компании или доработки информационной системы, и так далее);

-  требования по информационной безопасности (в части управления доступом, быстродействия, отказоустойчивости, использования средств криптографической защиты информации, требования к хранению и восстановлению данных);

-  функциональные требования (область автоматизации, включая возможность применения дополнительных модулей, позволяющих заверять документы электронной подписью, удаленно работать с документами через I-Pad, а также расширять область автоматизации);

-  требования к интерфейсу;

-  требования к подготовке кадров компании-поставщика решения (включая опыт реализации аналогичных проектов);

-  возможность обучения персонала работе в новой СЭД (включая обучение администраторов и программистов);

-  получение пользовательской и технической документации на приобретаемую информационную систему;

-  ценовые ожидания (стоимость лицензий на СЭД и программную платформу, стоимость серверного и иного оборудования, стоимость технической поддержки, стоимость работы проектной команды поставщика решения, стоимость работ по миграции данных, стоимость настройки или доработки системы под требования заказчика, и прочее).

Вместе с тем, эксперты в области автоматизации документооборота отмечают, что детальное формирование требований к корпоративной СЭД позволяет не только четко определить потребности компании, но и снизить ошибку при проведении выбора подходящего решения. При выборе оптимального варианта для автоматизации документооборота ученые особо выделяют многокритериальный подход.

Например, в книге «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному» пишет: «В условиях растущего предложения программных продуктов задача лиц, принимающих решение, заключается в выборе оптимального варианта программного обеспечения системы автоматизации документооборота на основании многокритериального подхода» [229]. Говоря о теории принятия решений, ученый подчеркивает, что задача выбора лучшего альтернативы считается одной из основных в теории и практике менеджмента, при этом сложность выбора определяется как количеством альтернатив (возможных программных продуктов), так и количеством критериев[230]. В своей книге не только детально рассматривает стадии проведения работ по выбору СЭД, но и предлагает критерии, но основании которых можно проводить выбор. Среди критериев для выбора системы для автоматизации документооборота автор указывает, например, такие критерии как перечень функциональных и системно-технических требований, адаптационные возможности, затраты, связанные с приобретением и внедрением программных продуктов, и так далее. Оценку по множеству критериев ученый предлагает проводить коллегиально, оценивая каждый из критериев по заранее выработанной системе весовых коэффициентов (баллов).

Ввиду большого объема информации по различным решениям для автоматизации документооборота, а также необходимости детального изучения не только области автоматизации, стратегических целей, но и функционала, технических характеристик того или иного решения, в некоторых случаях считаем возможным использование для оценки СЭД материалов, предлагаемых консалтинговыми и аналитическими компаниями, а также экспертами в данной области.

Поскольку сегодня IT-рынок предлагает множество решений для автоматизации процессов обработки документов, выбрать из которых подходящее решение для автоматизации документооборота холдинговой компании довольно сложно. Компаниям, пытающимся определиться с выбором информационной системы, могут помочь экспертные оценки специалистов в области внедрения СЭД. Так, анализируя материалы Docflow, в своем исследовании, посвященном выбору решения для автоматизации документооборота, констатирует следующее: «По каталогу Docflow участниками рынка зарегистрировано 195 компаний. Из них разработчиками СЭД является порядка 60 компаний, остальной объем приходится на интеграторов, разработчиков сопутствующего ПО[231], поставщиков оборудования»[232]. При этом отмечается, что среди разработчиков на российском рынке представлены как зарубежные производители (IBM, EMC, Open Text, Microsoft, Oracle), так и российские разработчики.

Среди представленных на российском ИТ-рынке разработчиков большая часть позиционируют свои продукты в качестве средств, поддерживающих концепцию комплексного управления корпоративными информационными ресурсами. Аналитическое агентство Gartner на протяжении последних нескольких лет относит к мировым лидерам в области разработки ЕСМ-платформ такие компании и их продукты, как IBM (FileNet, Lotus); Open Text (Livelink ECM-eDOCS); Oracle (Content Manager) и Microsoft (SharePoint), и другие[233] (рис. 15).

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15