Автоматизация бухгалтерского учета (стр. 1 )

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Санкт-Петербургский государственный горный институт им. 

(технический университет)

Н. В.СТОЛБОВСКАЯ

АВТОМАТИЗАЦИЯ

БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Учебное пособие

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ

2005

УДК 657.63

ББК 65.052:32.98

С812

Изложены основные принципы работы программы «1C: Бухгалтерия», описана последовательность работы с ней, рассмотрены основные проблемы, возникающие перед пользователем на первом этапе освоения программы, а также способы решения этих проблем.

Учебное пособие предназначено для студентов специальности 060«Бухгалтерский учет, анализ и аудит» заочной формы обучения.

Научный редактор д. э.н., проф.

Рецензенты: кафедра ценообразования СПбГУЭФ, доц. (СПбГУЭФ)

Столбовская Н. В.

С812. Автоматизация бухгалтерского учета: Учеб. пособие / . Санкт-Петербургский государственный горный институт (технический университет). СПб, 20с.

ISBN -3

УДК 657.63

ББК 65.052:32.98

Введение

Программа «1С: Бухгалтерия» – одна из наиболее распространенных бухгалтерских программ в России. Рассматриваемая типовая конфигурация программы «1С: Бухгалтерия версии 7.7» призвана облегчить работу по ведению бухгалтерского учета на предприятии. Однако начать работу в программе сразу довольно трудно, не имея начальных сведений о структуре и принципах ее работы.

Типовая структура программы «1С: Бухгалтерия версии 7.7» включает набор объектов, выполняющих определенную функцию (рис.1):

1. План счетов – список счетов предприятия.

2. Константы – данные, значения которых не изменяются со временем или изменяются достаточно редко и используются для настройки программы на учет.

3. Справочники – информация об объектах аналитического учета (материалах, товарах, основных средствах, сотрудниках, ставках налогов и сборов и т. д.).

4. Операция, типовая операция и документы – проводки по хозяйственным операциям предприятия.

5. Журналы – накопление сформированных документов и операций.

6. Отчеты – итоговая информация.

В соответствии со структурой центральное место в программе занимают три объекта: операция, типовая операция и документ. Именно эти объекты в программе служат для оформления хозяйственной операции. Каждый из них имеет свои специфические особенности. Так, например, при оформлении хозяйственной операции через объект программы Операция корреспонденция счетов указывается пользователем самостоятельно. Если хозяйственная операция оформляется через объект программы Типовая операция, то в предварительно подготовленный шаблон типовой операции вносится недостающая информация. И, наконец, хозяйственная операция может быть оформлена с помощью объекта Документ. Так как на большинстве бухгалтерских счетов ведется аналитический учет, объекты аналитики выбираются из справочников и вносятся в соответствующий документ. После оформления и сохранения объекты Документы и Операции могут быть найдены в соответствующих журналах. В большинстве случаев программа автоматически формирует проводки и изменяет итоговую информацию, которую можно просмотреть через отчеты типовой конфигурации.

Например, покупатель оплачивает товар за наличный расчет в рублях. Для оформления данной хозяйственной операции из соответствующего пункта меню Документы главного меню необходимо выбрать документ Приходный кассовый ордер. Затем указать в нем корреспондирующий с субсчетом 50.1 Касса в рублях соответствующий счет, например, субсчет 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Затем из справочника выбрать наименование контрагента, соответствующий документ и вариант реализации. Затем указать сумму в рублях. После сохранения и проведения этот документ можно найти, в частности, в Журнале операций, в Журнале Касса или в Общем журнале. Итоговую информацию по кассе можно просмотреть через отчеты Анализ счета, Карточка счета или Кассовая книга и др.

1. Экономическая информация

и ее Классификация

Современное предприятие по совокупности воздействующих факторов относится к сложным системам. Особенностью таких систем является наличие обратной связи и ограничений. Обратная связь необходима для корректировки процесса производства. Это обусловлено тем, что производственная система, как всякая система, подвержена воздействиям внутренних и внешних факторов. К ним относятся научно-технический прогресс, обновление и модернизация средств труда, изменение технологии и т. д. Обратная связь фиксирует и передает возмущения, возникающие внутри самой системы и требующие целенаправленных воздействий для поддержания ее устойчивости. Таким образом, наличие обратной связи – основа процесса управления системой.

Производственный процесс предприятия, как сложной системы, может быть представлен в виде блок-схемы (рис.2). На входе производственной системы представлены имеющиеся ресурсы. В производственном процессе за счет использования ресурсов (материальных, трудовых, природных и финансовых) и реализации управленческих решений ресурсы превращаются в готовую продукцию или вид услуг, фигурирующих на выходе системы. В процессе переработки ресурсов выполняется большое количество различных операций, причем независимо от их характера технологический процесс может протекать лишь при условии, что этим процессом управляют. Именно в этой связи возникает понятие управление производством. В условиях функционирования предприятия могут проявляться специфические, присущие именно ему, черты управленческой деятельности, но основные цели и задачи управления остаются общими.

При функционировании производственной системы выявляется наличие двух взаимосвязанных и взаимодействующих подсистем: управляемой и управляющей, эффективность деятельности которых оказывает влияние на эффективность производственной системы в целом. Каждая подсистема решает свои задачи, направленные на достижение общей цели всей системы. Особенностью процесса управления производством является то, что и предметом, и результатом труда является информация.

Экономическая информация – это информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных благ. Это те сведения, знания, которые извлекаются из экономических данных. Данные сами по себе, не систематизированные и не обработанные соответствующим образом для решения какой-либо задачи, не являются информацией.

По назначению в процессе управления производством экономическая информация подразделяется на управляющую и осведомляющую. Управляющая информация состоит из доводимых до сведения исполнителей решений либо в форме прямых приказов или плановых заданий, либо в форме экономических и моральных стимулов, мотивирующих поведение исполнителей. Осведомляющая информация выполняет в экономической системе функцию обратной связи: это сведения о результатах выполненных мероприятий, о состоянии управляемого объекта и т. д., с учетом которых принимаются новые решения, т. е. осуществляется дальнейший процесс управления.

В зависимости от возможности использования и ценности информации для принятия управленческого решения она подразделяется на полезную, избыточную и ложную. Полезная информация характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки. Ложная информация возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных. Информация, которая не нужна для принятия конкретного управленческого решения, считается избыточной. Как правило, это сведения, не имеющие отношения к содержанию принимаемых решений, и сведения, поступающие в объеме, недостаточном для своевременной обработки аппаратом управления. При проектировании автоматизированных систем управления необходимо выявить избыточную информацию и избавиться от нее. Это значительно повысит качество управления.

По степени обработки и месту в информационном процессе экономическая информация делится на первичную и производную. Первичная информация добывается путем непосредственного наблюдения, регистрации происходящих событий, т. е. прямого сбора и восприятия данных, производная является продуктом той или иной переработки первичной информации.

Экономическая информация подразделяется также на постоянную, условно-постоянную и переменную.

Экономическая информация включает в себя сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов на некотором объекте управления и о состоянии объекта на определенный момент времени.

Экономическая информация отражает финансово-хозяйственную деятельность экономического субъекта с помощью стоимостных, натуральных и других показателей. Для нее характерны большие объемы, многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленных временных пределах, многообразие ее источников и потребителей, децентрализация сбора данных и централизация их обработки и т. д. Обработку экономической информации эффективнее всего осуществлять на ПЭВМ. С этой целью разрабатываются и внедряются различные автоматизированные системы обработки экономической информации. Большое внимание уделяется автоматизации бухгалтерского учета.

2. автоматизированные системы бухгалтерского учета

2.1. Классификация автоматизированных систем

бухгалтерского учета

С широким внедрением персональных компьютеров в практику учета и управления высоким спросом стали пользоваться системы автоматизированного бухгалтерского учета и программные продукты для деловых приложений.

Предлагаемые в настоящее время системы автоматизированного бухгалтерского учета весьма разнообразны по охвату реализуемых функций, принципам построения, составу дополнительных услуг, по техническому и методическому сопровождению, отраслевой ориентации. Однако никакая система автоматизированного бухгалтерского учета не в состоянии полностью заменить бухгалтера-профессионала, хотя, разумеется, хорошая компьютерная программа может существенно повлиять на стиль и качество учетной работы.

В первую очередь, это касается автоматизации самых разнообразных расчетов. При правильной эксплуатации отлаженной компьютерной программы основная часть расчетов будет выполняться автоматически, надо лишь аккуратно вводить информацию с первичных документов в базу данных программы и корректность расчетов гарантирована. На компьютер, кроме того, перекладываются функции формирования части выходных форм: ведомостей, Главной книги, оборотных ведомостей и т. д. Многие компьютерные программы поддерживают автоматизированное получение форм стандартной отчетности, т. е. не только рассчитывают нужные показатели, но и оформляют их в установленной нормативными документами печатной форме. Специализированная программа может также ускорить подготовку, заполнение и печать первичных документов. Благодаря персональным компьютерам существенно упростились и ускорились процедуры формирования проводок на основе данных первичных документов.

При автоматизированном учете значительно облегчается поиск информации, так как все исходные данные фиксируются в единой базе. Это обеспечивает быстрый и эффективный доступ к ним по запросам пользователя. Это означает, что для составления какой-либо справки не нужно изучать многочисленные архивные документы. Достаточно сформировать запрос, и нужная информация будет отобрана для просмотра и печати.

В то же время использование компьютерных программ в бухгалтерском учете сопряжено с целым рядом проблем. Прежде всего, автоматизация вызывает существенное изменение характера выполняемых учетных процедур по сравнению с ручным учетом. В компьютерных программах используется так называемая машиноориентированная форма бухгалтерского учета, которая характеризуется отсутствием заранее заданной схемы группировки учетных данных в накопительные регистры, возможностью многократного выполнения пересчетов и наличием развитых средств группировки и анализа итоговых данных.

В отличие от мемориально-ордерной или журнально-ордерной для машиноориентированной формы ведения бухгалтерского учета практически не существует никаких стандартов и нормативов. Поэтому многочисленные сегодняшние разработки во многом непохожи друг на друга с точки зрения представления исходных данных и выходных форм, принципов использования, способов настройки программ на учетную специфику конкретных предприятий.

Разработанное различными фирмами программное обеспечение в области автоматизации бухгалтерского учета различается по охвату реализуемых функций, принципам построения, по ориентации на определенную квалификацию бухгалтера как специалиста в своей области и как пользователя ЭВМ. Несмотря на существенные отличия, можно выделить несколько групп программ, объединенных общими признаками. В соответствии с этим выделяют следующие основные типы программных средств для автоматизации бухгалтерского учета:

· Мини-бухгалтерия. Данные программы предназначены, главным образом, для автоматизации бухгалтерского учета на малых предприятиях, не имеющих на балансе большого числа инвентарных объектов и не обладающих товарными запасами широкой номенклатуры. Они позволяют вести синтетический и несложный аналитический учет: вводить и обрабатывать проводки, рассчитывать и распечатывать Главную книгу, оборотную ведомость, некоторые журналы-ордера и ведомости, печатать небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. Функции учета в натуральных измерителях в программах данного типа обычно не поддерживаются или выполняются в самом упрощенном виде. Иногда такие программы применяются в бухгалтериях крупных организаций как инструмент для ведения сводного учета, учета кассовых, банковских операций и взаиморасчетов с контрагентами. Отдельные программы данного типа активно используются аудиторами. К этому типу программ относятся: системы «Главный бухгалтер» (фирма «Паритет-Софт», Москва) и «Бухгалтерия» (фирма «РАПС», Москва), модуль «Бухгалтерия» (фирма «Фолио», Москва).

· Интегрированные системы бухгалтерского учета. В этих системах автоматизированный учет строится на основе записей, в той или иной степени интегрирующих учетную информацию различных разделов учета. Обычно программы такого типа оформляются в виде одного исполняемого модуля, являющегося ядром системы компьютерного учета. Единственный раздел, который, как правило, выделяется в отдельный модуль и может использоваться автономно, – раздел по учету труда и заработной платы. Разработчики интегрированных систем пытаются достичь полноты реализации учетных функций за счет усложнения и специализации процедур обработки проводок. В таких системах вводится единая модель бухгалтерского учета, развивающая и дополняющая тем или иным образом принцип двойной записи. Основу этой модели составляет проводка, дополненная разнообразной информацией, необходимой для организации развитого аналитического учета. Программы этого типа также ориентированы преимущественно на относительно небольшие предприятия, но нередко используются на крупных и средних. По сравнению с мини-бухгалтериями они обладают большими возможностями аналитического учета и развитой реализацией функций натурально-стоимостного и инвентарного учета и могут поставляться как в локальном, так и в сетевом вариантах. К таким программам относятся «Парус» (фирма «Парус», Москва), «Интегратор» (фирма «Инфософт», Москва), «Скат-С» (фирма «Контур», Екатеринбург).

· Инструментальные системы, или бухгалтерские конструкторы. Эти системы способны гибко настраиваться на специфику самых разнообразных расчетов. При этом пользователь может самостоятельно конструировать систему обработки учетных данных, описывая необходимые расчетные алгоритмы, макеты ввода первичной информации и правила построения отчетов на специализированном формальном языке. Базовые возможности этих программ, как правило, не велики, и в этом смысле не намного превосходят мини-бухгалтерии, и порой и уступают им по набору предоставляемых функций. Как и интегрированные системы, бухгалтерские конструкторы основываются на некой общей модели бухгалтерского учета, в которой специфика отдельных его участков в явном виде не выделена. Однако при умелом использовании специальных средств настройки программу можно «заставить» решать чрезвычайно большой перечень задач бухгалтерского учета. Для выполнения настройки необходимо иметь навыки программирования и научиться составлять формулы и небольшие программы на встроенном в такую систему языке описания расчетов. К этому типу программ относятся все разновидности «1С:Предприятие» (фирма «1С», Москва), «Финансы без проблем» (фирма «Хакерс-Дизайн», Москва – Мариуполь), «Инфо-Бухгалтер» (фирма «Информатик», Москва), «Турбо-Бухгалтер» (фирма «ДИЦ», Москва).

· Комплексы бухгалтерских автоматизированных рабочих мест (АРМ). Эти программы ориентированы, главным образом, на бухгалтерии средних и крупных предприятий, где функции между бухгалтерами четко разделены, но могут использоваться и малыми предприятиями, имеющими в штате одного или двух бухгалтеров. В такие комплексы обычно входят отдельные АРМ для учета основных средств, товарно-материальных ценностей, труда и заработной платы, банковских и кассовых операций, расчетов с поставщиками и покупателями, а также для ведения сводного учета. Характерной чертой комплексов АРМ является модульная структура построения. Пользователь может приобрести лишь наиболее интересующие его компоненты системы, а при необходимости позднее докупить и другие модули. Еще одной характерной чертой комплексов бухгалтерских АРМ является то, что каждая подсистема специфична по своим функциям, структуре вводимой информации и выходных форм. Подсистемы сводного учета в комплексах бухгалтерских АРМ имеют много общего с мини-бухгалтериями. Отличие заключается в том, что в АРМ обязательно должны быть средства приема проводок от других входящих в комплекс локальных АРМ, а мини-бухгалтерии ограничиваются функциями приема (передачи) информации от рабочих мест, где установлена та же программа. К этому типу программ относятся «Бухучет – Финансы – Бизнес» (фирма «Инфософт», Москва), «БЭСТ» («Интеллект – Сервис», Москва) и др.

· Заказные системы и локальные АРМ. Заказные системы не предназначены для широкого использования. Их создают применительно к требованиям и условиям конкретного заказчика. Это могут быть комплексы АРМ, интегрированные и инструментальные системы. Эти программы в каждом конкретном случае требуют выполнения большого комплекса пусконаладочных работ: установки и настройки программных средств на компьютерах заказчика, доработки или разработки отдельных модулей, обучение работников бухгалтерии работе с системой, выработки типовых регламентов обработки учетных данных и т. д. Использование таких систем автоматизации ввиду их высокой стоимости и значительной трудоемкости пусконаладочных работ целесообразно, прежде всего, в крупных организациях. Локальные АРМ относятся к классу «Комплексы бухгалтерских АРМ». Их разработчики предлагают не полную систему автоматизации, а лишь некоторые модули, позволяющие решать на компьютере отдельные задачи учета. Очень часто такие программы имеют большую самостоятельную ценность, так как позволяют эффективно решать задачи ответственных и сложных участков учета. Локальные АРМ используются в бухгалтериях и управленческих службах предприятий наряду с бухгалтерскими программами других разработчиков, дополняя их.

2.2. Основные элементы построения программ

Важнейшие элементы построения систем автоматизированного бухгалтерского учета следующие:

· способы ввода, хранения и первичной обработки исходных учетных данных (книга регистрации хозяйственных операций и порядок машинной обработки первичных документов);

· способы получения и представления выходной информации;

· способы обеспечения цикличности учетных процедур (учетный период);

· способы настройки программ на особенности учета в конкретных организациях.

Книга учета хозяйственных операций. В книге учета хозяйственных операций – основе машиноориентированной формы бухгалтерского учета – в большинстве программ в формализованном виде должны фиксироваться все без исключения хозяйственные операции предприятия, совершенные с момента его перехода на компьютерную систему учета. На основе записей в ней программа выполняет разноску данных по счетам бухгалтерского учета и формирует большинство основных счетов.

Представление книги учета хозяйственных операций, состав реквизитов каждой ее записи и способ ввода данных в различных программах существенно отличаются. В большинстве программ под записью в книге учета хозяйственных операций понимается одна проводка, которая кроме пары корреспондирующих счетов и суммы может включать целый ряд вспомогательных данных, необходимых для функционирования программы: код субъекта операции (юридического или физического лица), коды подразделений, договоров, материалов, инвентарных объектов, статей затрат, код валюты и т. д. В таких программах проводка хранит «внутри себя» данные для последующего использования.

Некоторые программы построены иначе: ее базовым элементом является не проводка, а запись о хозяйственной операции, которая в общем случае может содержать не одну, а несколько проводок. В таких системах книга учета хозяйственных операций хранит и проводки, и записи об операциях.

Иногда программы вообще не хранят проводок, и книга учета хозяйственных операций содержит специальным образом закодированное представление операций, на основе которых впоследствии выполняется разноска сумм по счетам бухгалтерского учета. В этом случае бухгалтер сам устанавливает порядок разноски по счетам суммы операции данного типа. Так как каждая операция относится к определенному типу, типы операций и правила построения проводок для каждого из них должны быть заданы бухгалтером до начала эксплуатации программы, а задачей программы является интерпретация этих правил применительно к конкретным ситуациям и суммам.

Многие программы, помимо описанных способов ввода записей в книгу учета хозяйственных операций, позволяют формировать проводки непосредственно на основе данных из первичных документов. Для того, чтобы компьютер «знал», какие именно проводки нужны в тех или иных случаях, должна быть выполнена соответствующая настройка программы. При изменении данных документа, проводки будут откорректированы автоматически.

Обработка первичных документов. Отправным моментом повседневного бухгалтерского учета являются первичные документы, с которыми, главным образом, и имеет дело бухгалтер. В связи с этим компьютерные программы должны быть, в первую очередь, ориентированы на обслуживание документооборота бухгалтерами предприятия. Однако так бывает не всегда.

Существующие компьютерные программы с точки зрения возможности реализации этой функции можно разделить на две большие группы.

В первой исходной информацией для ведения учета является не документ, а проводки и операции. Здесь предполагается, что прежде, чем занести информацию из первичного документа в базу данных, бухгалтер должен преобразовать ее в проводки или обобщенную запись об операции, оформленной документом. Таким образом, в программах данной группы центральным является понятие хозяйственной операции, а документы в них трактуются как выходные формы, построение которых производится автоматически или по запросу после ввода данных об операции. Таким образом, документы составляются в процессе ввода операции, а не наоборот, как это принято в ручном учете, когда операция отражается после формирования и утверждения документа. Это означает, что проводки создаются на основе неутвержденного документа. При этом введенные проводки считаются актуальными, обусловливая разнесение сумм по счетам, а это не всегда корректно. Например, оформленное платежное поручение подписывается директором и главным бухгалтером, затем кассир относит его в банк, и только на следующий день банк производит списание средств с расчетного счета организации. Такой подход к интерпретации понятия первичный документ используется во многих программах и вполне оправдан для небольших предприятий с незначительным документооборотом. На крупных предприятиях появляется необходимость постоянного отслеживания актуальности данных в книге учета хозяйственных операций.

Для другой группы программ характерно более «аккуратное» отношение к движению документов в бухгалтерии. Они позволяют формировать книги учета хозяйственных операций не только «напрямую», но и опосредованно, т. е. через машинное представление конкретных бухгалтерских документов. В этом случае бухгалтер заполняет экранную форму первичного документа, а программа по этим данным сама строит нужные проводки, но только тогда, когда бухгалтер разрешит ей это сделать. Технология работы с документами по схеме ввод – отражение в учете достаточно типична и используется многими автоматизированными системами с теми или иными вариациями. При этом часто заранее, при внедрении программы в эксплуатацию, с определенным типом документа связывается стандартный набор правил формирования проводок и формул расчета их сумм. В этом случае проводки могут быть построены автоматически самой программой, и пользователю остается только заполнить соответствующие поля экранного представления документа.

В последнее время некоторые разработчики бухгалтерских программ стали встраивать в свои системы функции электронного обмена документами с банком по телефонным линиям.

Выходная информация. Важнейшим отличием систем компьютерного учета является многовариантность способов получения и обработки итоговых данных. При ручном учете существует строгая последовательность работы с документами: первичный документ – журнал-ордер – Главная книга – оборотная ведомость – отчетность. При использовании компьютерных программ можно получить оборотную ведомость, не составляя Главной книги.

Итоговые значения остатков и оборотов счетов могут пересчитываться программой по запросу пользователя многократно. Многие авторские системы для анализа дают возможность пользователю сразу ознакомиться с «конечными» результатами, т. е. с общей картиной финансового состояния на текущий момент.

Анализ данных оборотной ведомости позволяет получать следующую информацию:

· расшифровку оборотов в разрезе счетов, корреспондирующих с выбранным счетом из оборотной ведомости;

· расшифровку счетов по остаткам и оборотам аналитических счетов, связанных с выбранным счетом;

· сведения о динамике остатков счета в течение заданного периода;

· перечень хозяйственных операций, из которых сформировались обороты и исходящий остаток выбранного счета.

Такая схема работы «от конца к началу» позволяет бухгалтеру сосредоточиться на анализе именно тех показателей, которые его интересуют, и быстро получить информацию, показывающую, как получилось конкретное значение показателя.

Учетный период. Еще одним отличием машиноориентированной формы от ручной формы учета является бóльшая гибкость в трактовке понятия учетный период. Сложившаяся при ведении ручного учета цикличность (месяц, квартал, год) поддерживается и большинством бухгалтерских программ, но в них нет таких жестких рамок. Это касается как периодичности построения отчетных форм, так и способов ведения системы переходящих остатков счетов, а также возможности внесения изменений в исходные данные задним числом.

При работе с временными периодами в системах автоматизации бухгалтерского учета часто используется следующая технология. В рамках некоторого текущего заданного периода (месяца, квартала или года) пользователь может вводить данные, печатать любые отчеты и изменять бухгалтерские записи. При переходе к следующему периоду выполняется процедура закрытия текущего. В результате программа на основе имеющейся информации формирует исходящие остатки синтетических и аналитических счетов, но при этом либо уничтожает все записи закрытого периода, либо делает невозможным доступ к ним в режиме прямой корректировки. После закрытия периода в таких программах внесение изменений возможно только методом «сторно».

Возможен и другой вариант, в котором в качестве минимального учетного периода принят месяц. При переходе к следующему месяцу входящие остатки текущего месяца и введенные в компьютер бухгалтерские записи сохраняются. При необходимости возврата и внесения изменений в предыдущие месяцы бухгалтер может воспользоваться внутренним программным календарем, установив текущим тот месяц, информация которого его интересует в данный момент. Это позволяет вносить необходимые изменения в данные в пределах всего года. Использование месяца в качестве основной единицы учетного периода свойственно многим программам.

Каждый расчетный период имеет строго фиксированную дату своего начала, совпадающую с 1-м числом того или иного месяца. При вводе системы в эксплуатацию датой начала расчетного периода является 1-е число месяца, начиная с которого предполагается вести учет на компьютере. На эту дату вводятся начальные остатки по счетам.

Настройка программ. Настройка бухгалтерских программ включает следующие операции:

· формирование рабочего плана счетов;

· заполнение справочников аналитических счетов и связанной с ними информации;

· ввод начальных входящих остатков по счетам;

· установление (уточнение) нормативных данных, используемых программой в расчетных алгоритмах;

· определение типовых операций;

· уточнение правил расчета показателей и макетов форм отчетных документов и, при необходимости, создание собственных отчетных форм;

· определение реквизитного состава первичных документов и правил их обработки.

Первые четыре операции присутствуют практически во всех программах и их выполнение не требует особого труда. Остальные элементы присутствуют не во всех программах.

3. Программа «1С: Бухгалтерия версии 7.7»

Программа «1С: Бухгалтерия версии 7.7» состоит из двух независимых блоков, которые и устанавливаться могут отдельно друг от друга. Первый блок – собственно программу – можно назвать блоком управления, который определяет способ обработки информации. Второй блок – информационную базу данных – можно определить как блок накопления и отражения этой информации. Он определяет, как будет храниться информация об объектах учета. Например, для хранения информации о материалах в программе используется один справочник, а для хранения информации об основных средствах – другой. Во второй блок программы можно внести изменения по условиям хранения и извлечения информации об объектах учета. Для этого предусмотрен специальный режим работы в программе – режим Конфигуратор. Именно в нем создаются варианты того, какими по свойствам и составу будут справочники, документы, журналы документов и другие объекты программы, иначе говоря, какой будет конфигурация конкретной информационной базы данных.

Фирма «1С» поставляет программу «1С: Бухгалтерия версии 7.7» с двумя конфигурациями: типовой и упрощенной.

Запуск программы. Существуют два наиболее удобных способа запуска данной программы. Это типовые способы, использующиеся для запуска и других программ, работающих в операционной системе Windows:

1. Запуск программы через программную группу. Данная программная группа образуется в момент установки (инсталляции) программы «1С: Бухгалтерия версии 7.7» с дискет поставки. При нажатии на кнопку Пуск панели задач открывается меню групп команд, в котором нужно при нажатой левой кнопки мыши подвести курсор к программной группе Программы и плавно, не отпуская левую кнопку, перейти к группе «1С: Предприятие 7.7» и далее к пункту Предприятие, на котором нужно сделать щелчок левой кнопкой мыши. Появится окно Запуск «1С: Предприятие», в котором находится список информационных баз.

2. Запуск программы с помощью ярлыка. Для того чтобы создать данный ярлык, необходимо осуществить следующие операции:

· запустить Проводник;

· затем окно Проводника уменьшить до таких размеров, чтобы был виден Рабочий стол;

· найти в Проводнике исполняемый файл lсv7L. ехе;

· щелкнуть левой кнопкой мыши на этом файле и, не отпуская ее, вынести файл за границу окна Проводника. Как только ярлык окажется на Рабочем столе, отпустить левую кнопку мыши. Теперь достаточно на ярлыке сделать двойной щелчок, чтобы появилось окно Запуск «1С: Предприятие», в котором можно указать рабочую базу и запустить ее для работы.

После запуска программы любым из указанных способов на Рабочем столе появляется окно Запуск «1С: Предприятие». Основные элементы этого окна и их назначение:

1. В поле В режиме из перечня можно выбрать режим запуска базы данных, а именно:

· 1С: Предприятие – основной или рабочий режим работы в базе данных;

· Конфигуратор – режим сохранения и восстановления данных, тестирования и исправления базы данных, создания пользовательских прав, изменения объектов программы под задачи конкретного предприятия;

· Отладчик – специальный режим для отладки работы программных модулей;

· Монитор – режим, использующийся для анализа действий пользователей при работе с объектами программы (особенно актуален для сетевого варианта программы).

2. Поле Информационные базы содержит список баз данных.

3. В нижней части окна высвечивается путь к базе данных, выделенной в списке баз. По нему можно судить о правильности выбора рабочей базы.

Если ведется бухгалтерский учет на нескольких предприятиях, то рабочую базу одной организации можно отличить от информационной базы другой организации, например, по названию. Для этого название, присвоенное информационной базе данных при ее установке, следует изменить, выполнив следующие действия:

1) щелкнуть на названии базы в списке, которое необходимо изменить;

2) нажать кнопку Изменить;

3) в поле Название ввести с клавиатуры новое название базы данных;

4) нажать кнопку ОК.

Если сделана копия информационной базы данных, то можно добавить ее в список информационных баз в окне Запуск программы. Для этого необходимо:

1) нажать кнопку Добавить;

2) нажать кнопку Выбор каталога и в поле Путь указать путь к новой рабочей базе;

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5