Министерство образования Российской Федерации

Кемеровский технологический институт пищевой промышленности

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Методический комплекс

для студентов специальности 27124.00

всех форм обучения

Кемерово 2003

УДК: 65.9/2/218

Печатается по решению Редакционно-издательского совета Кемеровского технологического института пищевой промышлен-ности

Рецензенты: к. т.н., доцент Кемеровского института (филиала) Российского государственного торгово-экономического университета , директор столовой издательства «Кузбасс» .

Делопроизводство и корреспонденция / . Кемеровский технологический институт пищевой промышленности. – Кемерово, 2003. – С. 117

ISBN -4

Методический комплекс предназначен для изучения теорети-ческой части курса «Делопроизводство и корреспонденция», для выполнения практических занятий и контрольной работы студентами заочной формы обучения по специальности 271200 «Технология продуктов общественного питания»

Ил - 3, табл. - 10, библ. назв. – 23

ISBN -4 © Кемеровский технологический

институт пищевой

промышленности, 2003

ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ

1.1 Цель преподавания дисциплины – ознакомление с основами делопроизводства при организации предприятий с различными формами собственности, с составлением и оформлением докумен-тации, со средствами механизации административно-управлен-ческого труда, копирования и размножения документов.

1.2 Задачи изучения дисциплины. Студент должен знать положения и инструкции по ведению делопроизводства на предприятии общественного питания, основные положения единой Государ-ственной системы делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, поря-док контроля за прохождением служебных документов. Обучение делопроизводству строится в тесной связи с задачами курсов других предметов. По окончании изучения дисциплины студент должен сдать зачет.

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осу-ществлении процесса управления. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ – мате-риальный носитель информации.

Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспе-чивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно – историческая функция обеспечивает исследование истории органи-заций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы аппа-рата, использование информации в будущем.

Настоящее пособие по курсу «Делопроизводство и кор-респонденция» предназначено для подготовки студентов спе-циальности «Технология продукции общественного питания», а также может быть полезно руководящим работникам, секретарям, преподавателям, занятым изучением научной организации управ-ленческого труда.

Работникам общественного питания всех уровней приходится заниматься обработкой информации и постоянно иметь дело с документами как ее носителями. Работа с документами, их составление и изготовление, учет и классификация, анализ и обобщение – предмет их труда. Пособие знакомит с теорией и практикой документирования и основами организации работы с документами в деятельности организации и предприятия. В пособии рассматриваются вопросы рациональной организации деятельности секретаря.

Автором была поставлена задача – осветить правила составления и оформления тех документов, которые наиболее часто встречаются в управленческой деятельности и ознакомить с организацией делопроизводственных процессов. В соответствии с этой задачей в учебном пособии подробно излагаются требования государственных стандартов к составлению и оформлению документов и вопросы организации делопроизводственной службы, обработки документов, их регистрации, контроля исполнения.

Учебное пособие написано на основе изучения специальной литературы. В нем нашли отражение нормы и положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), государ-ственные стандарты на системы документации, методические реко-мендации по их применению.

Автор с признательностью примет все критические замечания по содержанию методического пособия.

Пособие можно использовать для теоретической и практической подготовки студентов. Оно может развивать и совершенствовать круг практических навыков по составлению и оформлению служебных документов, организации и ведению документационного обеспечения управления.

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

Тема 1. Значение документационного обеспечения управления

1. Подготовка к составлению служебных документов. ГОСТ по документационному обеспечению управления. Значение документа-ционного обеспечения управления, историческая справка.

2. Система органов государственного управления делопроиз-водством. Единая государственная система документационного обеспечения управления.

3. Реквизиты документов. Основные задачи секретарской службы.

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства / Основные

положения /. – М.: МИАИ, 1975. – 156 с.

ГОСТ 6.1УСД. Требования к построению формуляра-образца. – М.: Экономика, 1987. – 125с.

ГОСТ Р 6.30 – 97. Унифицированная система организационно –

распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: ГОСТстандарт, 1997 – 19с.

, Белов и делопроизводство. – М.:

Экономика, 1988. – 108с.

Дополнительная:

– Документы и делопроизводство. – М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

Лившиц делопроизводства. – М.: МИАИ, 1974. – 133с.

1. Система делопроизводства в России прошла путь от старин-ных берестяных грамот до современного электронного документа. Время создания российской бюрократической системы, определив-шей работу с документами, относят к реформам Петра I. Тогда в структуре нового органа государственного управления, Сената - было выделено специальное подразделение – канцелярия, осуществлявшая контроль за ведением делопроизводства. Возглавляя ее секретарь, которому подчинялись регистраторы, архивариусы, писцы и переводчики. Работа каждого строго регламентировалась.

В 1811г. вышел закон об учреждении новых органов управления – министерств. Помимо других вопросов закон определял и порядок ведения делопроизводства. Главная канцелярия получила статус департамента министерства. Она занималась делами министра и нескольких департаментов министерств. Внутри каждого департа-мента имелись свои канцелярии, в круг обязанностей которых входила работа с его документацией.

В министерстве была введена многоступенчатая система регистрации и учета документов, стал вестись журнал всех входящих документов. Именно тогда впервые в исходящих документах появилась подпись лица, готовившего документ.

В первой половине ХIХв. был распространен коллежский порядок ведения переписки. Его особенность состояла в том, что в начале документа излагалась вся предыдущая переписка. Позднее он был заменен составлением справки с краткими вставками из всех документов по этому вопросу – экстракта.

После 1917г. порядок делопроизводства значительно упростился.

В 20-х гг. произошел переход на карточную систему регистрации документов. Появились первые государственные стандарты на бланке учреждений и формы. Большевики понимали необходимость упорядочения ведения дел, для чего в 1917г. вышло Постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранения канцелярской волокиты». А в 1921 г. были изысканы средства на проведение I-й Всероссийской конференции по научной организации труда и работе с документами.

В 1923г. было создано Бюро «Стандартизация», в ведении которого была стандартизация документов и координация работ по их унификации.

В 1964г. в Московском государственном историко-архивном институте был открыт факультет государственного делопроизвод-ства. В 1966г. создается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, принимается Единая государственная система делопроизводства – ЕГСД, в рамках которой определены все нормативы ведения документации. ЕГСД установила порядок работы с документами, определила их унификацию и стандартизацию.

Даже такое скупое перечисление событий говорит о том, какое важное значение имеет делопроизводство для обеспечения нормального функционирования государства.

2. Сегодня в РФ действует ряд общегосударственных норма-тивов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

- обеспечение юридической силы документа;

- организацию длительного хранения документов и последующего их использования;

- рационализацию технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Создание современной нормативной базы документального обеспечения управления относится к началу 70-х гг. ХХв. В 1973г. была разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

В 80-х гг. была подготовлена вторая редакция ЕГСД, получившая название Единой государственной системы документа-ционного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Причиной ее возникновения стало быстрое развитие компью-терных технологий и их использование для работы с документами, вызвавшее значительные изменения традиционных технологий обработки документов.

В 1991г. вышла Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – несколько сокращенный вариант ЕГСДОУ. Эта система – ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах госуправления, на предприятиях и т. д.

В 1993г. утверждена Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности. Инструкция закре-пила впервые требования к оформлению реквизитов, тексту конкретных видов документов.

Еще один аспект регламентации работы с документами – их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являются Основные правила работы ведомственных архивов, вышедшие в 1986г.

В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организа-циях частных форм собственности. Распоряжение правительства РФ от 21.03Р установило обязательность хранения документов по личному составу, в т. ч. контрактов.

Согласно ГОСТ 6.38 – 90 (Унифицированные системы докумен-тации. Система организационно-распорядительных документов) юридическая сила документа обеспечивается наличием определен-ного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа. В сфере работы с документами установление единообразной терми-нологии была решена задача с помощью разработанного в 1983г. ГОСТ (Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

В 1988г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена введением ГОСТ 6.10.1-88 (Унифицированные системы документации. Основные положения).

Основополагающими документами для современного дело-производства являются:

- ГОСТ Р 6.30-97 (Унифицированная система организационно-рас-порядительной документации. Требования к оформлению докумен-тов);

- Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 № 24 ФЗ.

Помимо стандартов и федеральных законов, существует еще и альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Госкомстатом России.

В настоящее время систему органов государственного управления делопроизводством составляют:

Госстандарт – орган, на который возложена ответственность за стандартизацию и унификацию документов. ГОСТ разрабатывается на каждый документ в отдельности.

Главархив – орган, который ведет работу по рационализации делопроизводства и организационно-распорядительной докумен-тации в стране (ОРД). Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства в целом и по отдельным аспектам работы с документами.

Главархив и Госстандарт – основные ведомства, которые регулируют управление документацией во Всероссийском масштабе.

Кроме того, боле узко аналогичной проблемой занимаются Минздрав, который отвечает за разработку медицинских документов и центральное статистическое управление (ЦСУ), которое разраба-тывает отчетно-статистические документы.

3. Реквизиты – это обязательные данные, установленные законом для документов (автор, адресат, подпись, дата и т. д). Сово-купность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет их формуляр. Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов. Формуляр, характерный для определенного вида доку-ментов, называется типовым формуляром.

Унифицированным называется документ, разработанный с учетом единых норм и правил его составления. При создании единой системы документации разрабатывается формуляр – образец – модель совокупности унифицированных форм документов. Он должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы. В ГОСТе «формуляр-образец» указывает место реквизита на листе бумаги. Для реквизита с постоянной информацией высчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Формуляр-образец строится для множества документов, объединенных их функциональным назначением и уровнем использования. Из функциональных систем документации наиболее многочисленными являются документы ОР-системы (организацион-но-распорядительные) с составлением, оформлением и обработкой которых непосредственно и сталкивается секретарь.

Основной задачей секретарской службы является: документи-рование и организационное обеспечение деятельности организации и специфики ее деятельности. В соответствии с объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц (например, секретариатом). Если секретарские обязанности исполняет группа лиц, то составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за которыми они закрепляются (рисунок 1).

Рис. 1 Расположение реквизитов на границы зон на формате А 4 углового бланка

Все операции, осуществляемые секретарем, разделяют на 2 группы: документационные и организационные.

В состав документационных операций входят:

1.Прием и регистрация документов. Передача документов на рассмотрение руководству и получение от него с указанием и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2.Прием и отправка исходящих документов.

3.Прием документов от работников организации:

- для передачи и рассмотрения руководству;

- для изготовления документов по установленной форме (на бланках, компьютерным способом и т. п.).

4.Передача работникам организации документов:

- поступивших от руководства с резолюциями;

- направляемых в соответствии с имеющимся в организации указателем распределения поступающих документов;

- поступивших после изготовления, копирования, размножения.

5.Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

6.Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов, бланков.

7.Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8.Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1.  Подготовка рабочего места руководителя.

2.  Подготовка штатных средств оргтехники.

3.  Организация приема посетителей, вызов сотрудников органи-зации.

4.  Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5.  Подготовка служебных командировок руководства.

6.  Подготовка совещаний, заседаний.

7.  Подготовка материалов по указанию руководства.

Тема 2. Оформление реквизитов документов

Требования к оформлению и расположению реквизитов рассматриваются на примере УСОРД (унифицированная система организационно-распорядительной документации). ГОСТ Р 6.30-97 установил требования к оформлению и месторасположению 29 реквизитов. В отдельном конкретном документе часть указанных реквизитов будет отсутствовать. Стандарт перечисляет максималь-ный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке ОРД (организационно-распорядительные документы).

Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов, установленных ГОСТ 9327.

А 3 297 · 420 мм

А 4 210 · 297 мм

А 5 148 · 210 мм

А 6 150 · 148 мм

ОРД оформляется на бумаге формата А 4 и А 5. ГОСТ Р 6.30-97 установил для ОРД следующие размеры полей: левое – 35 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 10 мм.

Служебные документы часто оформляются на бланках – стандартных листах бумаги, на которых воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации. Тираж бланков чаще всего печатают в типографии, но реквизиты бланка могут быть оттиснуты и штемпелем. В бланк входит ряд реквизитов, которые печатают типографским способом, и они постоянно присутствуют в служебных документах.

ГОСТы предполагают 2 вида бланков:

1. Бланк письма включает типографским способом нанесенные реквизиты: Государственный герб, герб субъекта Федерации, эмбле-ма организации, наименование учреждения, код организации, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, часто – указание банка и номер счета в нем.

На бланк письма также наносят в виде черточек-уголков ограничительные отметки для реквизитов: дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, отметка о контроле. Аналогичным образом отмечают место адресата и поля документов (рисунок 2).

Рис. 2 Образец углового бланка письма организации

2. Общий бланк включает типографским способом нанесенные реквизиты: Государственный герб, герб субъекта РФ, эмблему организации, наименование учреждения, вид документа (либо место остается свободным для последующего дополнения), место состав-ления или издания. Ограничительными линиями отмечаются места для таких реквизитов как дата, номер, заголовок к тексту, отметка о контроле выполнения, гриф утверждения, поле документа (рисунок 3).

Рис. 3 Образец общего бланка организации

При внедрении в учреждении автоматизированной системы обработки ОРД на бланке ставятся на верхнем поле ограничительные отметки для размещения кодов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классифи-катору управленческой документации (ОКУД).

Для каждого из этих бланков допускаются два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный. Для документов постоянного применения (договоров, актов, справок с места работы) бланки могут быть изготовлены с трафаретным текстом с пропусками для переменной информации.

Реквизит 01. Государственный герб РФ. Государственный герб РФ изображается на бланке документов Государственной Думы Российской Федерации, Совета Федерации, Администрации прези-дента. Круг подведомственных организаций, которые имеют право изображать герб на своем бланке, определяет каждое министерство (ведомство).

Воспроизведение изображения герба должно всегда точно соответствовать утвержденному черно-белому изображения. Изобра-жение Государственного герба РФ помещается на верхнем поле документа. Диаметр изображения – не более 20мм.

Реквизит 02. Герб субъекта РФ. Герб субъекта РФ имеет те же размеры, что и герб РФ. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Реквизит 03. Эмблема организации. Эмблема организации – условное или символическое изображение, отражающее основное направление ее деятельности. Согласно ГОСТу, в качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслужи-вания), зарегистрированный в установленном порядке.

Изображение эмблемы располагается на верхнем поле доку-мента на том же месте, где дается изображение герба. Однако изображение герба не заменяет название организации.

Реквизит 04 – код организации и реквизит 05 – код формы документа. Внедрение ЭВМ в сферу управления позволило автоматизировать обработку документов. Госстандарты на унифи-цированные системы документации учитывают как ручную, так и машинную обработку документов. Поэтому УСОРД предлагает при проектировании бланков документов проставлять код организации по ОКПО и код формы документа по ОКУД. Для общего бланка место кодов определено в правой части верхнего поля документа. Код по ОКПО может быть напечатан вместе с бланком, а код по ОКУД будет впечатываться при оформлении конкретного вида документа. В бланке письма эти коды помещаются между адресом автора, датой и номером документа.

Реквизит 06. Наименование организации. Название организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наимено-вание вышестоящей организации.

Реквизит 07. Справочные данные об организации. Этот реквизит предполагает переписку. Он включает: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер факса, номер телефона, также часто указывается номер счета в банке, адрес электронной почты.

Почтовый и телеграфный адреса указываются следующим образом: почтовый индекс, край (область), город, улица, номер дома. Например, адрес социального центра молодежи Кузбасса будет указан так: , офис 22. Далее в этом реквизите дается номер телефона технического секретаря, коммутатора или справочной службы. В нашем случае это .

Реквизит 08. Наименование вида документа. Вид документа означает совокупность документов, выполняющих однородные функции. Он дает первое общее представление о назначении доку-мента, его форме, характере информации. Все служебные документы, кроме письма, имеют название и поэтому включают этот обязатель-ный реквизит.

В общем бланке на том же месте, где в бланке для письма располагается адрес учреждения, остается свободное место для указания этого реквизита. Вид документа может впечатываться в общий бланк. Если бланк какого-либо документа требуется достаточно часто, и годовая потребность в нем приблизительно известна, то наименование вида документа изготавливается типографским способом. Например, бланк приказа, акта, договора.

Реквизит 09. Дата документа. Это обязательный реквизит. Его место указано ограничительными черточками. Дата ставится при завершении оформления документа. Она должна одновременно являться датой подписания и отправки документа. Дата – составная часть поискового признака документа. Оформляется она арабскими цифрами. На нее отводится 8 знаков: 6 цифр – по паре на число, месяц, год – и две разграничительные точки. Например, 01.12.03. Таким образом, если цифра одна, то перед ней обязательно ставится ноль. Слово «год» или сокращенно «г.» не ставится. Помимо даты, проставляемой на бланке, датируются также все стадии оформления и обработки документа: согласования, утверждения, получения, исполнения. Допускается следующее оформление: год, месяц, день месяца (2003.02.01), а также словесно-цифровой способ (1 марта 2002г.) (в финансовых и нормативных документах).

Реквизит 10. Регистрационный номер документа. Это условное, цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Например: Штамп предприятия

Приказ

30.08.2003 № 8

Для внутренних документов (приказов, протоколов, распоря-жений) это обычный порядковой номер с начала года. В учебных заведениях нумерацию таких документов можно вести также с начала учебного года. Для исходящих документов, гл. образом, писем номер складывается из нескольких частей: номера структурного подразде-ления, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия отправлен-ного документа), порядковый номер отправляемого документа. Например: 05-40/32, где

05 – индекс структурного подразделения (кулинарный цех)

40 – номер дела

32 – номер письма

Реквизит 11. Ссылка на регистрационный номер и дату доку-мента. Место для данного реквизита отводится только на бланке письма, т. к. этот реквизит предполагает переписку, ответ на инициа-тивное письмо.

Инициативное письмо – это документ, который требует ответа, содержит просьбу, предложение или запрос. Тематика таких писем не ограничена. Однако характер письма предполагает вариантность положительного или отрицательного документа – важнейший поис-ковый признак, позволяющий при получении ответного документа сразу же определить в какое структурное подразделение он должен быть направлен, а в структурном подразделении он должен быть направлен «найти копию инициативного документа, на который пришел ответ». Этот реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом. Например, на № 05-40/32 от 01.01.2001.

Тема 3. Подготовка и оформление документов

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства / Основные положения /. – М.: МИАИ, 1975. – 156с.

ГОСТ 6.10.5 – 87 УСД. Требования к построению формуляра-образца. М.: Экономика, 1987. – 125с.

, Белов делопроизводство. – М..: Экономика, 1988. – 108с.

Дополнительная:

Кузнецова и делопроизводство. М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

Лившиц делопроизводства. – М.: МИАИ, 1974. – 133с.

Реквизит 12. Место составления или издания документа. Заранее в общем бланке указывается место составления документа. Этот реквизит оформляется в соответствии с административно-территориальным делением Российской Федерации. Перед указанием городов: Москва и Санкт-Петербург буква «г» не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т. д. Например, г. Кемерово, пос. Первомайский. Если обозначение населенного пункта встречается в нескольких областях, то область указывается обязательно. Например, пос. Ленино, Ульяновской обл. В остальных случаях край, область не указываем.

Реквизит 13. Гриф ограничения доступа к документу. Например: Совершенно секретно. Конфиденциально. Для служебного пользова-ния.

Его проставляют без кавычек на первом листе документа и его можно дополнять документами, предусматривающими законодатель-ством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Реквизит 14. Адресат. Указание кому предназначается информа-ция производится на документах, отправляемых в другие организа-ции или частным лицам, а также представляется руководству (заявление, докладные записки, объяснительные записки) и переда-ваемые в структурные подразделения (распоряжения, указания). Адресат – сложный реквизит. В него могут входить следующие данные:

- наименование организации в именительном падеже;

- наименование структурного подразделения в именительном падеже;

- наименование должности получателя в дательном падеже;

- фамилия и инициалы в дательном падеже (получателя);

- почтовый адрес.

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Для внутренних документов указывается только название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае в название структурного подразделения или организации входит наименование должности руководителя. Например,

Начальнику планового отдела

При адресовании в организацию предлог «в» отсутствует. Например,

Налоговая инспекция

Кемеровской области

или

Ресторан «Томь»

Бухгалтерия

Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается решением данного вопроса. Например,

Химбанк

Отдел обслуживания

предпринимательства

Заведующей

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последова-тельности, установленной Почтовыми правилами.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наимено-вание, почтовый адрес:

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного

дела

Москва, Центр,

Милютинский пер., д. 7а

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документ в адрес подведомственных организаций или структурных подразделений. Например, Деканам факультетов КемТИПП.

Каждая составная часть реквизита «адресат» начинается с новой строки через 1,5 межстрочных интервала. На документе указывается не более 4-х адресов. Если же их больше, то составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа пишется один адрес.

Реквизит 15. Гриф утверждения документа. Утверждение доку-мента является способом удостоверения некоторых видов доку-ментов, санкционирует их содержание и распространяет их действие на определенный круг организаций и лиц. Только после утверждения такие документы приобретают юридическую силу. Утверждению подлежат положения, график отпусков, уставы, штатные расписания, инструкции, некоторые акты, протоколы, другие документы. Необходимость утверждения этих видов документов обычно предусматривается в нормативных актах. Утверждение производится после подписания документа и имеет два варианта оформления: а) утверждение документа руководителем или б) издание специального приказа, распоряжения или постановления. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издание утверждающего распорядительного документа целесообразно в тех случаях, когда требуется разъяснение, дополнение, предписание, устанавливается срок ввода утверждаемого документ в действие и т. д. Если утверждаемый документ издается одновременно с распорядитель-ным, то он оформляется как приложение к этому распорядительному документу. При любом способе утверждения на утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, который имеет два варианта оформления.

В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, написанного большими буквами без кавычек. Далее, из указания должности руководителя, наименования учреждения, расшифровки фамилии с двумя инициалами и даты утверждения. Например,

УТВЕРЖДАЮ

Директор ресторана «Томь»

подпись

12.04.2003

Во втором случае также прописными буквами пишется слово

УТВЕРЖДАЮ

Приказ директора

ресторана «Томь»

от 01.01.2001 №32

указывается вид распорядительного документа в именительном падеже, его номер и дата.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Реквизит 16. Резолюция. Документ после первичной обработки и регистрации направляется руководителю, который должен в резолюции указать порядок исполнения документа. Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятые решения. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы распорядительный документ, составленный на полученном доку-менте. Резолюция состоит из следующих частей: текста, подписи и даты. Текст резолюции содержит 3 части: кому поручается (ФИО исполнителя), что поручается (характер и порядок решения вопроса) и срок исполнения. Например,

Подготовить приказ

О приеме на работу с оплатой 1000 руб.

с 15.04.2003

подпись

13.0.2003

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответствен-ным является тот, чья фамилия стоит первой. Резолюция, как правило, является основанием постановки документа на контроль и определения контрольного срока исполнения. Резолюция распола-гается в верхней части документа. На докладных записках, письмах и др. видах документов, имеющих реквизит - адресат, резолюция ставится между адресатом и текстом документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Реквизит 17. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту присут-ствует, как привило, во всех документах, кроме писем. Во всех документах, кроме протоколов, заголовок к тексту должен отвечать на вопрос предложного падежа. В протоколе заголовком к тексту является наименование коллегиального органа в именительном падеже.

Реквизит 18. Отметка о контроле. Документы, требующие исполнения или ответа, берут на контроль. Обычно это делается после проставления резолюции. Отметка о постановке документа на контроль – буква «К» или контрольная дата исполнения. Ставится на левом поле документа на уровне заголовка. Она пишется от руки красным, зеленым или синим карандашом, или наносится резиновым штемпелем. Служит напоминанием, пока документ не исполнен.

Реквизит 19. Текст документа. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законода-тельством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Основными требованиями к тексту служебного документа являются достоверность, объективность, максимальная краткость при полноте информации; точность, исключающая двоякое понимание текста, безупречность в юридическом отношении. Большое внимание нужно уделять подбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например, адресовать в адрес, апрель-месяц, свободная вакансия.

Для делового стиля служебных документов характерно исполь-зование устойчивых сочетаний. В книгах «Унификация текстов управленческих документов» / М., 1982/, «Письмовник для ведения деловой корреспонденции» /М., 1992/ и др. приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по именному компоненту. Например, выборы – проводить, участвовать. Доход – давать, извлекать, получать, приносить, распределять. Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от 3 лица. Местои-мения заменяют существительными. Например, институт просит, фирма направляет, министерство не возражает.

Однако при написании объяснительных и докладных записок, заявлений текст излагается от 1 лица единственного числа. Напи-сание сокращенных слов и словосочетаний ведется в соответствии с ГОСТ 1.5-85 Государственная система стандартизации. Построение изложений, оформление и содержание стандарта. Пункт 1.4.11 Сокращения и правилами русской орфографии.

В специальной литературе документы делят на простые и сложные. Те документы, которые содержат 1 вопрос, считаются простыми. Сложные документы касаются нескольких самостоятель-ных вопросов. Простые документы легче в обработке (регистрация, постановка на контроль, формирование дела) и в направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются нескольких исполнителей или также структурных подразделений. Поэтому с них приходится снимать копии или устанавливать очередность в исполнении. Их обработка вызывает ряд трудностей (при регистрации каждый вопрос и т. д.). Сложно решить вопрос и о помещении такого документа в дело. Поэтому при составлении справочно-информационных документов (письма, докладные запис-ки, справки и т. д.) рекомендуется включать в них по одному вопросу. Определенные виды документов, такие как протоколы, приказы, постановления обычно бывают сложными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, проставляется автор документа, вид документа и дата.

В тексте документа обычно выделяют 2 смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа. В другой – выводы, предложения, просьбы, распоря-жения, рекомендации. Также составляются приказы. Например, 16-18 декабря 2003г. фирмой «Плюс» проводится выставка-ярмарка пищевой продукции Кузбасса. Приглашаем Вас принять участие. О согласии просим сообщить не позднее 10 апреля 2003г.

Директор

В тексте документа может быть и 3 части. 1 – введение, подготавливающее к восприятию документа, излагающее причину создания. 2 – доказательство, в котором описываются события, факты, причины, следствия. 3 – заключение с выводами, предложениями, распоряжениями и просьбами. Для облегчения восприятия информации, выделении сути документа рекомендуется начинать документ с заключительной части, т. е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т. д. Например, «Прошу дополнительно выделить 100 тысяч руб. на приобретение ЭВМ для бухгалтерии. Объем работ в бухгалтерии сильно увеличился за последнее время, в результате чего возникает необходимость автоматизировать бухучет на предприятии». Можно составлять документы, состоящие только из заключительной части. Например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью.

Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат данные другого документа, то в тексте приводятся полные его реквизиты, т. е. указывается вид, заголовок, дата и №. Например, «Согласно приказу (письму, распоряжению) с назначением на премию от 01.01.2001г. №54…».

Текст документа делится на абзацы. С них начинается каждая новая мысль. Рекомендуется включать в каждую часть документа не более 2-х абзацев, в каждый абзац – не более 3-х предложений, в каждое предложение – не более 10 слов. Тексты сложных или больших по объему документов разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Согласно ГОСТ 1.5-85 номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления (1.14.11.2). Все они разделяются точками, и в конце номера точка не ставится.

При написании документа не следует: отрывать одну строку абзаца при переносе на другую страницу или слово в заголовках к тексту, переносить слова в адресате.

Существует 4 типа записи текста служебных документов. 1. Традиционная линейная запись. Текст фиксируется машинописным или электронным способом, или от руки; в оригинале содержит, в основном, переменную информацию. 2. Трафарет – это заранее отпе-чатанный текст с унифицированной постоянной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую в данном документе (например, обложка журнала). Трафарет имеет вид формализованного текста, в котором предусмотрена типовая струк-тура и языковая форма. Например, справки, извещения, доверенности и т. д. 3. Анкета. Это опросный лист для получения определенных сведений. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет. Как трафарет, анкета требует заполнения пробелов. Однако содержит в качестве постоянной информации список заранее подготовленных вопросов. Содержание ее более дробной, а текст, содержащий вопросы, располагается по вертикали слева, справа вносится переменная информация. 4. Таблица. Перечень сведений о чем-либо или числовые данные, приведенные в определенную систему и расположенные по графам. Таблица позволяет определить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Обязательные элементы таблицы и порядок их расположения.

Таблица 1

Тематический заголовок

Головка (шапка) таблицы оформляется по ГОСТ 1.5-85 (п.1.4.6). Она содержит заголовки и подзаголовки граф, наименование боковика. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Боковик содержит заголовки строк. Строки – данные по горизонтали, а графы – по вертикали. Строки заголовка и подзаголовка размещают по горизонтали. Все первые строки пишут по одной горизонтали, а вторые и последующие – выравнивают слева по ним. Все таблицы в тексте, в том числе и в приложении, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. Если таблица одна, то слово «Таблица» не пишется, и нумерация не проставляется. Таблица может иметь заголовок. Он пишется над таблицей, посередине с прописной буквы. В конце заголовка точка не ставится.

Головка таблицы отделяется жирной линией от остальной части. Ограничительными линиями справа, слева, снизу таблицу не закрывают. Помещают таблицу сразу под текстом, где впервые она упоминается или на следующей странице. Если таблица большая, ее можно разделить на части, которые помещают одна под другой. На каждой последующей части пишут Продолжение таблицы. Подзаголовки граф пишут строчными буквами, если они служат продолжением заголовка (Таблица 2), и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение (Таблица 3).

Таблица 2

Распределение товарооборота по районам

Таблица 3

Количество школ и учащихся в районах

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе, в именительном падеже. Часто встречающийся ошибкой при оформле-нии таблицы является диагональное деление строк. Разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу «номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием (Таблица 4).

Таблица 4

Показатели качества продукта

Следует отметить, что при обозначении марок, типов продук-ции, а также перед числовыми значениями величин порядковый номер никогда не проставляется.

Числовые значения должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя (Таблица 5). В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя (Таблица 6). При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). Правила заполнения показателей представлены в таблице 5, 6.

Таблица 5

Распределение выпуска посуды по годам

Таблица 6

Пояснения по заполнению показателей

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, то это слово заменяют кавычками (Таблица 7).

Таблица 7

Распределение товаров в зависимости от доходов в семье

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, то при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Также поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения (Таблица 8).

Таблица 8

Квалификационные требования к специалистам

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, то текст повторяется полностью (Таблица 9).

Таблица 9

Реализация товаров в кафе-автомате

Числа в таблицах, имеющие более 4-х знаков, должны делиться на классы по 3 цифры в каждом с промежутком в 1 пробел за исключением цифр, обозначающих № и дату. Например, 3 , но 1725 (без пробелов).

Если в таблице есть дробные числа, то они тоже делятся на классы влево от запятой:,654987.

При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять в таблицу, его дают в виде выводов, где в отличие от таблицы колонки разделены не линиями, а отточиями (………..) без интервала. Выводы не нумеруются.

Реквизит 20. Отметка о наличии приложения. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например,

Приложение: 1 Положение об Управлении регионального кредито - вания на 5 л. в 1 экз.

2 Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистра-ционного номера, например:

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива -4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Реквизит 21. Подпись. Подпись - это реквизит любого докумен-та. Должностные лица имеют право подписывать документы в преде-лах своей компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурном подразделении и должностных инст-рукциях. Руководители и их замы подписывают распорядительные документы по учреждениям, а также докладные записки, направ-ляемые в вышестоящие инстанции, справки и письма, предназ-наченные для других организаций.

Документы, подаваемые от имени структурного подразделения, подписывает их руководитель. Непосредственные исполнители подписывают составленные ими сводки, справки, докладные записки и т. д. На документах, принимаемых коллегиальными органами, проставляется 2 подписи: председателя и секретаря. Документы, связанные с получением товарно-материальных ценностей и денежных средств, обязательно имеют 2 подписи: первую и вторую. Первую подпись проставляет первый руководитель или его зам, вторую – гл. бухгалтер или лицо, уполномоченное на это.

На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон. Документы, составляемые от имени нескольких учреждений, должны иметь подписи руководителей этих учреждений. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должностного лица, подписывающего документ, его личная подпись, расшифровка подписи. При оформлении документа на бланке в указание долж-ности не входит название учреждения, т. к. оно на бланке уже имеется. При оформлении документа на чистом листе бумаги дается полное название должности с включением наименования учреж-дения. Реквизит «подпись» оформляют через 2 интервала после текста прямо от полей. Если наименование должности длинное и занимает несколько строк, то его печатают через 1,5 межстрочных интервала, и расшифровка подписи помещается на уровне последней строки наименования должности. Например,

Декан экономического

факультета КемГУ

Член-корреспондент РА ВШ

В научных и учебных заведениях в подписи могут указываться звания и степени. Если документ составлен комиссией, то указывается лишь распределение обязанностей (председатель, члены комиссии). Должности членов комиссии при подписании такого документа не указываются.

Например,

Председатель

Члены комиссии

Подписи членов комиссии располагают в алфавитном порядке. Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы проставляются перед фамилией без пробелов. Подписывается, как привило, первый экземпляр документов. При направлении документов в несколько адресов подпись проставляется на всех отправляемых экземплярах. Если документ отправляется в подведомственное учреждение, то подписывается первый экземпляр, который остается в делах учреждения – отправителя, а отсылаются заверенные копии.

Реквизит 22. Гриф согласования документов.

Реквизит 23. Визы согласования документов.

Это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, а также соответствия действующему законодательству. Многие документы до подписания согласовываются заинтересованными лицами, структур-ными подразделениями, учреждениями. Согласования внутри учреж-дения проводятся с функциональными, отраслевыми и территориаль-ными подразделениями, финансовыми подразделениями, гл. бухгал-тером, юридической службой, заместителями руководителя учреж-дения, занимающимися вопросами, затронутыми в согласованном документе. Внутреннее согласование, как правило, оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. При необходимости виза может быть оформлена более полно, т. е. указывается должность визирующего, его подпись с расшифровкой и дата. Проставляется виза ниже подписи или на левом поле документа в том экземпляре, который остается в учреждении. Для внутренних документов – это первый экземпляр, для исходящих – второй или третий.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документов может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документов затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими институтами и общественными органи-зациями, органами контроля, вышестоящими органами. Внешнее согласование может быть оформлено протоколом обсуждения документа, справкой или чаще всего с грифом «согласование». Гриф «согласование» состоит из следующих частей: слово СОГЛАСОВАНО (пишется с заглавной буквы без кавычек), наименование должности, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи, даты. Например,

СОГЛАСОВАНО

Директор комбината питания а/о «Азот»

подпись

17.05.2000

Если визируется документ, то слово ВИЗЫ пишем от полей: Например,

ВИЗЫ:

Главный бухгалтер

подпись

18.04.2000

Руководитель подразделения

подпись

18.04.2000

Гриф «согласование» проставляется после подписи. Если грифов согласования несколько, то они могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных согласованиях они оформляются на отдельном листе.

Реквизит 24. Печать. Печать свидетельствует о подлинности документов. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая. В центре – изображение герба РФ, а по окружности дается полное наименование учреждения. Такая печать в учреждении – одна. Ее оттиск проставляется на подлинниках документов, удостоверяю-щих личность, трудовой стаж, квалификацию. Также на договорах, документах для получения денег и товарно-материальных ценностей, на актах выполнения работ, списания оборудования, приема – передачи дел, оборудования и т. д. Проставление такой печати часто оговаривается в специальных нормативных актах. Помимо гербовой печати в учреждении обычно бывает несколько печатей, имеющих различную форму: квадратные, прямоугольные, треугольные и т. д. В оттиск их изображения герб не входит, на его месте помещается название учреждения или структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размноженные экземпляры распорядитель-ных документов: копии документов, отсылаемые из учреждения, пропуски, справки и т. д. Оттиски печатей проставляют при опечаты-вании пакетов, сейфов и т. д. Для этого используют простые печати, изготовленные из металла. Оттиск печати должен проставляться таким образом, чтобы он затрагивал часть наименования должности и личную подпись, подписывающую документ. Например,

Директор

Реквизит 25. Отметка о заверении копии. В ходе осуществления документационных операций секретарь с разрешения руководителя организации изготавливает копии документов и выдает их заинтересованным лицам. Копия документа изготавливается машинописным, электронным способом на чистом листе бумаге, а не на бланке. Текст перепечатывается полностью, включая реквизиты бланка. На первом месте копии в правом верхнем углу ставится отметка Копия без кавычек. Для заверения копий ниже реквизита «подпись» от левого поля проставляется заверительная надпись «Верно» без кавычек строчными буквами (первая буква прописная), ниже – наименование должности, заверяющего копию, его личная подпись с расшифровкой и дата. Например,

Верно

Секретарь подпись

18.07.2003

Реквизит 26. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя и его телефон указываются только на исходящих документах (письма, справки и т. д.) или ФИО и телефон. Эта отметка предполагает возможность обращения к непосредственному составителю доку-мента для конкретизации или уточнения каких-либо данных, или положений документа. Отметка состоит из фамилии или ФИО и № служебного телефона. Располагается в левом нижнем углу как на лицевой, так и на оборотной стороне документа. Например,

Белова 331-25

или

33125

Реквизиты 27. Отметка об исполнении документа и направления его в дело. После решения вопроса, поставленного в документе, или отправленного ответа, на нем делается отметка, свидетельствующая, что работа с данным документом закончена. Эта отметка состоит из элементов: слов «В дело»; указания № дела, в которое должен быть подшит документ; кратких сведений о порядке решения вопроса; подписи исполнителя документа или руководителя структурного подразделения; даты направления документа в дело. Например,

1) В дело 15/07. Ответ.

24-07/123 от 01.01.2001

У. Сидорова. 15.03.2003

2) В дело 15/07. Вопросы сняты по телефону.

У. Сидорова. 15.03.2003

3) В дело 15/07. Утверждено собранием трудового коллектива.

У. Сидорова. 14.03.2003

Место этого реквизита – на нижнем поле документа.

Реквизит 28. Отметка о поступлении документа в организацию. При поступлении документов проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема в данное учреждение специаль-ным штемпелем или вручную. Она состоит из даты получения документа и входящего регистрационного номера (индекса). Дата получения документа является важным поисковым признаком, и, кроме того, началом отсчета срока исполнения поступившего документа. Входящий регистрационный номер также служит для поиска документов в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставляется отметка в правом углу, на нижнем поле документа.

Реквизит 29. Отметка для автоматического поиска документа. Может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные. Проставляется в нижнем правом углу.

Тема 4. Требования к изготовлению документов

1. Правила оформления заголовков и подзаголовков

2. Правила оформления примечаний, приложений, оснований к тексту

3. Требования к оформлению документов, выполняемых с помощью печатающих устройств

4. Требования к печатному тексту

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). – М.: МИАИ, 1975. – 156с.

ГОСТ 1.5-85. Государственная система стандартизации. Построение, изложение, оформление и содержание стандартов. П.1.4.11. Сокращения. М.: Экономика, 1985. – 96с.

ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Из-во стандартов, 1990. – 16с.

Дополнительная:

Ожегов русского языка. – М.: Советская энциклопедия, 1996. – 846с.

Розенталь по правописанию и литературной правке. – М.: Книга, 1985. – 333с.

Кузнецова . – М.: Высшая школа, 1992. – 275с.

Заголовки

1. К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа. Его печатают прописными буквами. В конце заголовка точку не ставят. Переносы слов не допускают. Короткие заголовки, в которых не более 15 знаков и пробелов, набирают вразбивку, т. е. после каждой буквы делают 1 или 2 пробела.

Большие заголовки, где более 40 знаков и пробелов, печатают в несколько строк через 1 межстрочный интервал. При этом каждая строка должна иметь смысловое значение. При выполнении текста через 1,5 интервала от заголовка до текста отступают 3 интервала. При выполнении текста через 2 интервала от заголовка до текста отступают 4 интервала, т. е. интервал удваивают.

Нельзя печатать заголовок в конце страницы, если на этой странице не умещаются как минимум три строки текста. Не рекомендуется оставлять предлоги и союзы в конце строки. Например,

УСТРОЙСТВО КЛАВИАТУРЫ

И МЕТОДЫ РАБОТЫ НА НЕЙ

Если заголовки пишут в красную строку, то они должны находиться симметрично посередине строки (поля в расчет не принимаются). Если на одной странице печатают несколько коротких текстов с заголовком, то от последней строки текста до нового заголовка делают удвоенный интервал.

Заголовки в текстовых работах могут располагаться 2-мя способами:

центровой – заголовок посередине рабочей строки

флаговый – от левого поля без отступа.

Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояние между заголовками и подзаголовками – 2 интервала. От заголовка до текста 3-4 интервала. Если в подзаголовке несколько строк, то они отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Например,

ТЕКСТЫ С ИЛЛЮСТРАЦИЯМИ, ТАБЛИЦАМИ И ФОРМУЛАМИ

2. Иллюстрации, надписи, подписи, текст

Примечания предназначены для того, чтобы разъяснить те места в тексте, которые по каким-либо причинам могут быть непоняты или требуют дополнительного разъяснения и материала, без чего данное место будет неполным, односторонни.

Слово «Примечание» печатают строчными буквами, первая буква заглавная от левого поля, затем ставят точку или двоеточие. Например, Примечание:

Текст примечаний печатают от слова «Примечание» столбиком через 1 межстрочный интервал.

Примечание: _____________

_____________

Если примечаний несколько, то их нумеруют арабскими цифрами. Между пронумерованными абзацами делают 2 интервала. В конце абзацев ставят точку. Слово «Примечание» печатают во множественном числе. Примечание отделяют от основного текста удвоенным интервалом. Удваивается тот интервал, который в тексте. Если текст примечаний не умещается на одной странице, то его следует начинать печатать на другой, отступив от левого поля 12 пробелов (10 пробелов в слове «Примечание», 2 пробела – двоеточие со второго положения табулятора).

Приложение – добавление к чему-либо (например, к тексту документов).

Основание – причина, повод, оправдывающее что-нибудь (применяется в приказах по личному составу, в актах, в приказах по основной деятельности).

3. Текст документов на бланках А-4 печатают через 1,5 меж-строчных интервала, а на бланках формата А-5 – через 1 меж-строчный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типог-рафскому изданию, допускают печатать через 2 межстрочных интер-вала.

Реквизиты документов, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов (адресат, гриф «утверждения», гриф «согласования», отметка о наличии приложения) отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Реквизиты документов отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами (Таблица 10). Название вида документа печатают прописными буквами. Максимальная строка в многострочных реквизитах – 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, т. е. 5 строк, то его разрешается продлевать до границы правого поля.

Таблица 10

Значение межстрочных интервалов

Примечание: 1 – Значение межстрочных интервалов, указанных в графах первыми, являются предпочтительными.

При печатании, наборе текста документов используют 8 стандартных положений.

От нуля печатают следующие реквизиты:

- код организации;

- наименование вида документа;

- дату документа;

- ссылку на регистраций номер документа;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст без абзацев;

- отметку о наличии приложения;

- наименование должности в реквизите «подпись»;

- 1-й гриф согласования;

- заверительную надпись верно;

- наименование должности лица, заверяющего копию;

- дату при заверении копии;

- фамилию исполнителя;

- отметку об исполнении документа «В дело» и номер дела.

От 1-го положения (5 печатных знаков) печатают начало абзацев (в т. ч. нумерованных).

От 2-го положения (16 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- код по ОКУД ( в письме);

- номер исходящего документа;

- дату в реквизите «ссылка на регистрационный номер и дату документа»;

- переменную информацию в вводной части протокола и акта;

- расшифровку подписи в 1 грифе согласования;

- краткие сведения об исполнении документа в реквизите «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

От 3-го положения (24 печатных знака) печатают следующие реквизиты:

- название вида документа (в продольном штампе);

- расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа и направления его в дело».

От 4-го положения (32 печатных знака) печатают следующие реквизиты:

- адресат;

- № страницы.

От 5-го положения (40 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- гриф утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности и дату;

- второй гриф согласования;

- надпись на приложении к документу (Приложение 1).

От 6-го положения (48 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- расшифровку подписи в реквизите «подпись»;

- расшифровку подписи в реквизите «гриф утверждения»;

- расшифровку подписи во втором реквизите «гриф согласования».

От 7-го положения (56 печатных знаков) печатают следующие реквизиты:

- слово Копия при снятии копии с документа;

- отметку о поступлении документа в организацию.

4. При переходе на следующую страницу не рекомендуется:

а) печатать в конце страницы слово с переносом; б) отрывать одну строку текста или слова от предыдущего абзаца; в) начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице. Если не входит последняя строка абзаца, то разрешается зайти за нижнюю границу поля. Если входит только первая строка, то ее рекомендуется перенести на новую страницу. 1-ую строку всегда печатают с абзаца – 1-го положения. В основном тексты печатают через 1,5 интервала. Допускается печатать текст через 1 интервал, но между абзацами делают 2 интервала.

Если текст расположен на нескольких страницах, то нумеруют его со 2 страницы. Первая страница не нумеруется. № страницы печатают посередине верхнего поля листа с 4-го положения арабской цифрой без дополнительных знаков. Иногда абзацы нумеруют. Например,

1.

1.2.

1.2.1.

В документах ничего не исправляют.

… многоточие печатается в виде 3-х точек, поставленных подряд.

! и? знаки перед многоточием сохраняются, многоточие в этом случае печатается двумя точками: ..? или..!

В сочетании знаков препинания промежуток между знаками препинания не делают (исключением является тире).

Тире во всех сочетаниях со знаками препинания с двух сторон выделяется пробелами.

Знаки дефис, тире, перенос печатаются одним и тем же знаком - , но различаются они по написанию. Перед знаком тире и после него делают пробел, дефис и перенос печатают без пробела. Тире – разделительный знак внутри предложения, дефис – внутри слова (Алма-Аты, Санкт-Петербург).

Знак круглые скобки ( ) находится в цифровом ряду, скобки печатаются в регистре Shift.

Знак скобки печатают слитно со словом или предложением, которое они в себе заключают. Перед скобками и после них обязателен пробел.

Римские цифры применяют для обозначения томов, научных изданий, публикации крупных разделов рукописи, обозначения веков, месяцев и т. д. Однако во всех случаях римские цифры надо заменять арабскими, имеющимися на клавиатуре пишущей машины или компьютере.

Римские цифры. Они состоят из прописных букв и цифр.

Знаки, употребляемые с цифрами, № и § от цифры отделяют пробелами (№ 7 или § 1), №, § - не удваиваются.

Знаки градус, минута, секунда печатают на 0,5 интервала выше строки м обозначают градус – маленькая º, минута – запятой ‘.

Арифметические знаки +, -, : (деление), х (умножение), = (равно).

Знаки арифметические от цифры отделяют промежутком. Эти знаки применяются только с цифрами, в тексте они пишутся словами.

Тема 5. Организационно-распорядительные документы

(ОРД), их составление

1. Распорядительные документы – постановления, распоряжения, решения, приказы, указания

2. Организационные документы – уставы, положения, инструкции, протоколы

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) М.: МИАИ, 1975. – 156с.

Унифицированные системы организационно-распорядительной доку-ментации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по применению. – М.: Главархив СССР, 1980. – 405с.

Дополнительная:

Кузнецова и делопроизводство. – М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

К тексту служебных документов, кроме общих требований, предъявляются свои требования, т. к. каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения текста.

Постановление определено как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения». Постановления принимают ГосДУМА, Совет Федерации по организационным и другим вопросам, связан-ным с осуществлением высшими органами власти своих полномочий, по итогам рассмотрения вопросов о состоянии той или иной сферы государственного руководства; по вопросам, связанным с подготов-кой сессий; Правительством как нормативные акты. По наиболее важным вопросам государственного учреждения издаются совмест-ные постановления, являющиеся правовыми актами.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым местными законодательными органами (обл. Совет Федерации) и их исполнительными комитетами (админист-рация). Решениями также оформляют результаты деятельности и других коллегиальных органов – коллегий министерств, научных советов, заседаний кафедры, заседаний кулинарного Совета и др.

Распоряжение – «акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано». Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающимся конкретного узкого вопроса, разового случая. Распоряжения издают Правительство РФ, областная администрация, городская, районная. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органов Государственного управления и администрации предприятий и учреждений в пределах прав, предоставленных им законом для решения, главным образом, оперативных вопросов.

Распоряжение в ряде случаев издают (пишут) наряду с приказом. Слово «Приказываю» в этом случае заменяют в тексте словом «Предлагаю», «Обязываю», «Поручаю» и т. п. В правовом отношении распоряжение равноценно приказу. Однако распоряжение пишут по частным вопросам, а приказ – по общим, как бы всеобъемлющим. Распоряжение требует согласования и визирования. Если приказы имеет право издавать только 1-й руководитель, то распоряжение – начальники структурного подразделения. Для при-казов предусматривается постоянное хранение, а для распоряжений – в течение определенного времени.

Приказ – «правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений администраций, руко-водителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения оперативных задач». По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отноше-ний, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Приказ оформляется по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей, утверждения положений, инструкций, правил и т. д.; документов, требующих утверждения, по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т. д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону.

Текст документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого дается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Распорядительная часть приказа составляет его основу и излагается в повелительной форме.

Начинает распорядительную часть слово «Приказываю», его печатают прописными буквами или строчными в разрядку на отдельной строке прямо от полей, отделяется от констатирующей власти двумя машинописными интервалами. Формулировки должны быть конкретны, четки, понятны. Каждое намеченное мероприятие в приказе оформляется отдельными пунктами, пункты нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт содержит указание исполнителя (в дательном падеже), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителем может быть указана организация (например, в приказе министра), структурное подразделение или должностное лицо. Предписываемое действие должно быть конкретно, поэтому не следует употреблять выражения типа повысить, поднять, усилить, улучшить, принять меры и т. д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предстоящих работ. Назначая срок, следует учитывать время, необходимое для доведения информации до исполнителя.

Подготовив проект текста приказа, составляют его заголовок, который начинается с предлога о (об) и формулируется с помощью конструкций: об утверждении; о внедрении; об итогах; о мерах… Для ряда типовых управленческих ситуаций разработаны унифицирован-ные формы, в которых определен состав необходимой информации и порядок ее расположения. Подготовленный текст приказа редакти-руется и оформляется в соответствии с требованиями. ГОСТ Р 6.30-97. Завершающими этапами работы над приказом является согласование и подписание. Проект приказа требует согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должност-ными лицами (финансовые и юридические службы). Визируют его руководители подразделений. Визы проставляют на 1 экземпляре проекта приказа. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Завизированный и тщательно выверенный 1-й экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывает руководитель или его зам. С момента подписания приказ вступает в силу. В процессе подготовки приказа устанавливается круг подведомствен-ых организаций и структурных подразделений, куда приказ будет направлен, что предопределяет его тираж. Подписанный приказ тиражируется и рассылается в соответствии со списком на рассылку.

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания, на которые даются в соответствующих пунктах текста ссылки. Реквизит «Приложение» после текста документа не оформляется. Распорядительные акты оформляют на общем бланке, формат А 4. Всостав реквизитов входят: греб РФ, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления, заголовок, текст, подпись, отметки о согласовании.

Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовыми органами или службами.

Приказы по личному составу составляются отдельно. Они имеют некоторые особенности. В заголовке к тексту пишут: о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, о предостав-ении отпуска, о поощрении и т. д. Каждый пункт приказа начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, осво-бодить, объявить благодарность. Затем с абзаца прописными буквами указывают фамилию и строчными имя, отчество лица, о котором создается приказ, его должность, структурную часть, куда он назначается.

Указание - «правовой акт, издаваемый органом государствен-ного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, актов данной организации, вышестоящих органов управления». Указание как распорядительный документ называется в УСОРД. Издают указания руководители при решении текущих организационных вопросов. Ими также доводятся до исполнителей нормативные акты. Текст делится на две части: констатирующую, в которой излагаются причины и цели издания указания, и распорядительную с конкретными предписаниями и заданиями, перечислением исполнителей и сроков исполнения. Указание отличает от приказа лишь слово «ПРЕДЛАГАЮ», которым начинается распорядительная часть. Его печатают с отступом в 2 интервала от констатирующей части, прописными буквами от нулевого положения табулятора. Печатают на общем бланке, имеет те же реквизиты, что и приказ.

Устав – это «свод правил, регулирующих деятельность органи-заций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере гос. управления или хозяйственной деятельнос-ти». Например, Устав акционерного общества, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный Устав, Устав кулинарной ассоциации, и т. д. Общие уставы утверждают высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимают и утверждают на их съездах, собраниях. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства, местная администрация).

Положения – «нормативные акты, определяющие порядок, образование, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства» (Положение о государственной автомобильной системе). Положения могут регла-ментировать деятельность должностных лиц (Положение об откры-тиях, изобретениях и рационализаторских предложениях; Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; Положения о конкурсах, смотрах) и т. д. Их утверждают в установленном порядке.

Инструкция – «правовой акт, издаваемый органом государствен-ного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан». Например, инструкция по ТБ, по делопроизводству, инструкция о порядке проверки наличия документов в архиве и т. д. Разновидностью инструкций являются должностные инструкции, определяющие права и обязанности должностных лиц. Инструкция – документ длитель-ного действия. Это определяет особенности текста инструкции. В ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения, т. к. инструкция содержит много указывающих методических моментов, ее текст должен быть точным и понятным.

В инструкции используют слова: следует, необходимо, не допускается, должен, рекомендуется, запрещается и т. п. Текст инструкций, как привило, разбивается на разделы, пункты, под-пункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область применения и порядок пользо-вания инструкцией. Изложение текста должно вестись или от 3 лица, или в безличной форме. Например, «Инспектор по контролю, заполнив контрольную карточку, помещает ее в страховую карто-теку» или «При вскрытии конверта следует проверить целостность вложения» и т. д. Заголовок инструкций должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она распростра-няется. Например, Инструкция по делопроизводству; дополнительная инструкция инспектора отдела кадров. Многие инструкции разраба-тывают на базе типовых. Поэтому, получив задание на составление инструкции, выясняют есть ли типовые инструкции по данному вопросу. Оформляется инструкция на общем бланке и имеет гриф утверждения или отметку, что она является приложением к распорядительному документу. Инструкция подлежит утверждению. Это может быть подпись руководителя или специальный распорядительный акт. Наибольшее распространение получило введение инструкции в действие изданием приказа. В приказе дается указание на срок введения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для ведения инструкции. Инструкция оформляется на общем бланке. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу.

Протокол – «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов». Ведется протокол во время заседания специально назначенным лицом. Обычно им является секретарь. Формуляр протокола имеет ряд особенностей. Его печатают на чистом листе бумаги, где воспроизводятся реквизиты общего бланка – наименование ведомства, наименование учреж-дения, наименование структурного подразделения. Далее указывается вид документа – протокол, дата, номер, место издания. Датой протокола является дата заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания этого коллегиального органа. В заголовке протокола указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой он создается – заседание, совещание, собрание – и название самого коллегиального органа. В тексте протокола выделяют две части: 1-ая содержит строго определенную инфор-мацию, располагаемую всегда в определенном порядке:

Председатель – фамилия и инициалы – печатают через 2 интервала после заголовка.

Секретарь – фамилия и инициалы.

Присутствовали – перечисляют состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа. Фамилии располагают в алфавитном порядке. Затем указывают должности (и названия учреждений), а также фамилии приглашенных. На крупных и расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу. Например: Присутствовали 28 человек (список прилагается). На коллегиальных заседаниях, требующих наличия кворума для правомочности принятого решения, указывается какое количество человек должно присутствовать в разделе «Присутствовали» и какое количество пришло на заседание. Например, «На учете в профсоюзной организации 200 человек, присутствует 127». Также в повестке дня указывают вопросы, прелагаемые на обсуждение. Каждый вопрос начинается с предлога о (об) и помещается с новой строки. Например:

1. О подготовке проведения конкурса «Студенческая весна». Доклад председателя студсовета

2. О проведении производственной практики студентами старших курсов. Сообщение зав. практикой

Вторая часть протокола является основной. В ней записывают все выступления, т. е. отражается работа коллегиального органа. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня. Каждый раздел имеет 3 части – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые и начинаются с этих слов, пишущихся прописными буквами. После этих слов ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца пишут фамилию и инициалы докладчика. Если текст или тезисы подготовлены заранее, выступление основного докладчика не записывается, а прилагается к протоколу, о чем в протоколе указывается. Например,

1. СЛУШАЛИ:

– текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

– (краткая запись сути выступления).

– (краткая запись сути выступления).

Если после выступления докладчика или в ходе обсуждения будут заданы вопросы, то они должны быть зафиксированы вместе с ответами. Слово СЛУШАЛИ, которое начинает каждый раздел, пишется после цифры, обозначающей № вопроса в повестке дня. Протокол подписывают председатель и секретарь. На протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания. Через тире – окончания. Например, 15-16.03.2003.

По полноте освещения работы коллегиального органа прото-колы делят на полные и краткие. В кратком протоколе будут указаны только фамилия докладчика и тема доклада, фамилия выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса. Его рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется или указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. Краткими протоколами оформляют совещания оперативного характера, когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после 1 части протокола: «Заседание собрания учредителей стеногра-фировалось. Стенограмма прилагается».

В ходе заседания составляется лишь черновик протокола, который в пятидневный срок должен быть уточнен, дополнен, если секретарь не успел что-либо записать; отредактирован и оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа на УСОРД. Для точной и полной записи наиболее важных заседаний они стенографируются или ведется фонозапись. Стенограмма и фонограмма не исключают протокола.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих на принципах единоначалия, - в приказах. Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

Тема 6. Информационно-справочные документы

1. Справки

2. Докладные и служебные записки

3. Акты

4. Служебные письма

Литература

Основная:

ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Из-во стандартов. 1984. – 38с.

Вы – секретарь. – М.: Недра, 1993. – 121с.

Дополнительная:

Кузнецова и делопроизводство. – М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

, , Филиппов и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1981. – 158с.

Информационно-справочные документы – это наиболее многочисленные группы документов, они содержат информацию о фактическом положении дел, которая принимается к сведению и может являться основанием для принятия решения.

1. Справка – «документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий». Справки бывают 2-х разновид-ностей: справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые гражданам и учреждениям (чаще всего личного характера), и справки информационного характера, содержащие описание фактов и событий и составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Наиболее часто выдают справки гражданам с подтверждением места учебы и работы, проживания, зарплаты и т. д. Их составляют на общем бланке, а т. к. их текст, как правило, носит типовой характер, применяют заранее отпечатанные типографские трафаретные тексты. Такие справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, а в конце указывают место представления справки.

Справки информационного характера можно разделить на 2 группы: составляемые внутри учреждения и направляемые за пределы учреждения. Внутренние справки оформляют на чистых листах бумаги, но они содержат напечатанные основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения (Пример 2, 3).

На складе № 3 имеются следующие строительные материалы:

1. Доски половые – 150 куб. м

2. Паркет – 300 кв. м

3. Линолеум – 250м

4. Краска масляная – 1200 кг

Зав. складом

учится в школе № 28 Ленинского района г. Кемерово в 11 «в» классе.

Дана для предъявления на подготовительные курсы.

Директор

Справка, направляемая в другие организации, оформляется на общем бланке. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения. Справка обязательно имеет заголовок. В него может включаться дата или период, за который даются сведения. Например: СПРАВКА О ПОДВЕДЕНИИ ИТОГОВ работы ресторана «Томь» за III квартал 2003 года.

Справка, характеризующая фактическое состояние какого-либо объекта, процесса, выполнения плана и т. д. дается в виде приложения к деловому письму, докладной записке и т. д. Справка содержит точные и проверенные сведения по необходимому вопросу. Ее составляют по возможности кратко, точно, избегая каких-либо рассуждений, доказательств и пояснений. Справку подписывают ответственные должностные лица.

Реквизиты справки: название вида документа (СПРАВКА), дата, номер, место составления или издания, заголовок к тексту, адресат, текст, приложения, подпись. Не употребляют выражения «настоящая справка», «действительно учится».

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, то текст разделяют на разделы, число которых определяется количеством рассматриваемых вопросов.

2. Докладная (служебная) записка – «документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и пред-ложениями составителя». Докладная записка составляется в целях информирования руководства о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т. п., чтобы побудить к принятию определенного решения. Поэтому в тексте докладной записки выделяют 2 части. Первая – констатирующая (описательная), в которой сообщаются факты, и вторая, - где идет изложение конкретных выводов, просьб и предложений. Кроме того, докладными записками информируют руководство о ходе работ. Докладные записки могут быть внутрен-ними (т. е. направляемыми руководителю структурного подразделе-ния или (учреждения) и внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции. Внутренние докладные записки составляют на простом листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дату, номер, место издания, заголовок, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности). Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем учреждения.

Объяснительная записка – «документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта или объясняющий причины какого-либо события)». Объяснительная записка начинается со слов «Довожу до вашего сведения». По содержанию объяснительные записки делят на 2 группы. К первой группе относят записки, являющиеся приложением к основному документу и дополняющие и поясняющие его. Чаще всего они сопровождают планы и отчеты. Оформляют их на общих бланках, подписывают руководителями. Вторая группа объяснительных записок составляется отдельными работниками для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, их составляют на простых листах бумаги и подписывают составители. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

3. Акт – «документ, составленный несколькими лицами и подт-верждающий установленные факты и события». Акты имеют большое количество разновидностей в зависимости от назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (при смене руководства, передаче материальных ценностей и т. п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт дегустации, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и другие. Акт, как правило, составляет комиссия. Это может быть постоянно действующая комиссия или назначенная по указанию руководства. Приступив к работе, члены комиссии изучают существо вопроса, законодательно-нормативные акты, его регулирующие, и затем приступают к установлению фактического положения дел для отражения его в акте. В процессе проверки обычно ведут черновые записи, отражающие количествен-ные данные. Акт оформляется на общем бланке. По ряду типовых ситуаций есть унифицированные трафаретные формы, в которых дан состав и порядок размещения информации в данной разновидности акта. Например, начинается с предлога «о» («об), Акт о выделении дел к уничтожению. Текст акта распадается на 2 части. Вводная часть для всех актов одинаковая. В ней указываются: основание для составления акта; лица, его составившие, и, при необходимости, лица, присутствовавшие при его составлении. Слово Основание начинает текст акта и печатают его от левого поля через 2-3 интервала. Акт может быть составлен по указанию руководителя или вышестоящей организации, на основании распорядительного документа (чаще всего приказа в именительном падеже, его даты, № и заголовка). Например:

Основание: приказ директора ресторана «Томь» «О проведении инвентаризации на складе» или указание директора ресторана. Далее указывается состав комиссии: должность, фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей названиями учреждений (если члены комиссии из других учреждений). После слова ПРИСУТСТВОВАЛИ, напечатанного с новой строки от нуля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы, фамилии присутствующих. В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты. Это часть текста акта может быть оформлена в виде таблицы, позволяющей при небольшом объеме обеспечить высокую степень информативности текста. В некоторых актах текст может иметь 3-ю часть – выводы, заключения комиссии, предложения. В конце текста, при необходимости, дают сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения. (Пример 4).

Основание: Приказ

Составлен комиссией

Председатель: зам. директора

Члены комиссии: 1. Гл. бухгалтер

2. Начальник отдела маркетинга

3. Секретарь-референт

Присутствовали: кассир

13.04.2003 года комиссия провела ревизию кассы по состоянию на 13.04.2003.

В результате проведенной ревизии установлено:

1. Остаток наличных денег в кассе согласно кассовой книги и данным бухгалтерского учета должен составлять 1 348600 (один миллион триста сорок восемь тысяч шестьсот) рублей.

2. Фактический остаток наличных денег составил 1 348140 (один миллион триста сорок восемь тысяч сто сорок) рублей.

Недостача наличных денег в кассе 460 (четыреста шестьдесят) рублей.

3. Недостача наличных денег в кассе образовалась по вине кассира .

Председатель комиссии подпись

Члены комиссии подпись

подпись

Экз. 1 – в Минобразования РФ;

Экз. 2 – в дело 05-24

Эта часть акта необязательна.

Акт подписывают председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указывают. Перед текстом акт имеет заголовок. Некоторые разновидности актов требуют утверждения. После утверждения рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу и обязательна к исполнению (Пример 4).

Реквизиты акта: название ведомства, учреждения, структурного подразделения, вид документа, дата, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подписи.

4. Служебные письма – наиболее массовый вид управленческих документов, служащий средством общения и обмена информацией между учреждениями и частными лицами. Они составляют до 80% входящей и исходящей документации. Письма составляют по самым различным видам деятельности, их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, изменения, сообщения, замечания, рекомендации, отзывы, разъяснения, напоминания и т. д.

Составляются письма на спецбланках для писем, в которых в отличие от общего бланка есть адрес учреждения-автора и место для ссылки на инициативный документ, на который дается ответ. Текст служебного документа должен быть посвящен одному вопросу. Как правило, текст состоит из 2-х частей. В первой, вводной приводятся мотивы подготовки документа, ссылки на обстоятельства, факты, события, побудившие написать письмо, или указание на решение вышестоящего органа, явившееся основанием составления письма; во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения. Для более активного восприятия текста, выявления сути вопроса целесообразно в письме начинать изложение текста о существе вопроса, поместив доказательства и доводы во вторую часть.

Если письмо идет от имени 2-х предприятий, его пишут на бланке головного предприятия или на бланке предприятия, проявив-шего инициативу составления данного письма. Начинают письмо с упоминания предприятий, отправляющих его. Подписи руководи-телей этих предприятий ставят под текстом на одном уровне, например:

Различные разновидности писем имеют свои особенности, свою структуру в изложении текста.

Письмо-приглашение адресуется, как конкретному лицу, так и учреждению, содержит пожелание участия адресата в каком-либо мероприятии, сообщает сроки, место, условия участия.

Близки к этой разновидности по структуре и характеру текста письма-предложения.

Письма-извещения сообщают о факте или событии, информация о которых может быть полезна адресату, и начинается словами: сообщаем, извещаем, ставим Вас в известность. Составляется для конкретного адресата, является ответом на запрос. Например: «Сообщаем, что для выполнения научно-исследовательских работ Вам выделено 200 тысяч рублей, в том числе 20 тысяч на командировочные расходы. План командировок должен быть представлен не позднее 10 января 2004 года».

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение должно быть четким и ясным. Например: «Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института. Оплата гарантируется со в Центральном отделении Госбанка г. Кемерово».

Письмо-напоминание, как правило, напоминает о приближении сроков проведения мероприятия, выполнения каких-либо работ, возвращения взятых предметов (книг в библиотеке). Чаще всего такое письмо состоит из одной фразы. Например: «Напоминаем, что срок ликвидации задолженности по курсовым работам истекает 1 мая».

В ряде случаев в письмах-напоминаниях во 2-й части указывают меры, предполагаемые при невыполнении работ (действий) в указанный срок.

Сопроводительное письмо направляют адресату вместе с прила-гаемым к нему документом и содержит разъяснения или задание к нему. Начинается такое письмо словами: посылаем, направляем, возвращаем, представляем, прилагаем и т. д. В нем указывают вид, заголовок, дату и номер основного документа; указывается срок исполнения, объясняется причина задержки, разъясняются сложные моменты и т. д. Обычно текст сопроводительного письма короток, умещается на формате А 5 и не имеет самостоятельного заголовка. Например: «Направляем Вам на рецензирование конспект лекций по курсу «Делопроизводство и корреспонденция». Отзыв просим прислать до 15 июня 2003 года. Приложение: на 69л. в 1 экземпляре».

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Служебные письма делят на 2 группы: требующие и не требующие ответа. В ответных письмах в бланке перед заголовком дается ссылка на дату и номер инициативного письма, что помогает найти его копию при получении ответа и правильно сформировать дело. Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Тон письма – нейтральный. Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкциями: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т. п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «Тщательно изучив Ваши замечания…», «Вниматель-но рассмотрев Ваши предложения…». Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограничительный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена…», «В порядке исключения…», «В связи …», «В соответствии…» и т. д. Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «рассматривая», «руководствуясь» и т. д. Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения автора. ГОСТ Р 6.30-97 унифицирует оформление писем. Их составляют на специальном бланке для писем. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А 4), указать адреса, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию и номер телефона (реквизит составителя), оформить реквизит, проверить наличие приложений (если они есть).

По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей.

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, вы-пускаемую продукцию, издаваемую литературу. Например: «Издательство «Кузбасс» предлагает Вашему вниманию книги, выпускаемые в 2003г.:

В. Комин «Анархизм в России»

Н. Громов «Экология современной кухни»

К. Петров «Сибирские частушки»

Книги можно приобрести в издательстве «Кузбасс» (пр. Октябрьский, 27, комната 305), либо заказать, прислав открытку г. Кемерово, пр. Октябрьский, 27, Издательство «Кузбасс», отдел реализации. Заказанные книги высылаются наложенным платежом после их выхода в свет. Телефоны для справок: . Отдел реализации. Ждем Ваших заказов».

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Этот вид писем получил в последнее время распространение. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст письма отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес организации-автора указывается отдельно.

В последнее время получили распространение письма-рекла-мации и письма, связанные с форс-мажорными обстоятельствами (обстоятельствами непреодолимой силы). Например:

«Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего письма от 5 сентября с. г., из которого мы узнали, что Вы предъявляете нам претензию на сумму … долларов за задержку в передаче технической документации по контракту №…

Мы тщательно рассмотрели Вашу претензию и должны сообщить, что задержка в передаче техдокументации произошла не по нашей вине. Мы хотели бы напомнить Вам, что Пункт 6 вышеуказанного контракта предусматривает передачу техдокумен-тации в течение 3 месяцев после открытия Вами в нашу пользу безотзывного аккредитива во Внешэкономбанке России на сумму … долларов. Вы обязались открыть аккредитив до 5 июня с. г., фактически же он был открыт Вами 25 июля, т. е. с опозданием более чем на один месяц.

Таким образом, Вы нарушили контракт в отношении условий платежа, что и вызвало задержку в передаче техдокументации и, следовательно, Вы не может возлагать на нас ответственность и требовать уплаты неустойки.

С уважением…»

«Уважаемые господа!

Настоящим сообщаем, что ввиду обстоятельств непреодолимой силы (из-за сильного шторма), порт Дудинка временно закрыт, и мы не сможем поставить Ваше судно под разгрузку.

Мы будет Вам очень признательны, если Вы задержите отгрузку оборудования до нашего уведомления о прекращении форсмажорных обстоятельств.

Надеемся, что эта кратковременная задержка не скажется отрицательно на графике поставок».

Электронная почта в настоящее время является одним из основных способов оперативного обмена деловой информацией. Она позволяет вести переписку, отправлять сообщения, добавлять в них вложенные файлы, отвечать на приглашения и т. д.

Электронная переписка ничем не отличается от обычной бумажной. Электронное письмо должно быть грамотно составлено, перед отправкой надо тщательно проверить орфографию. Письмо должно быть написано в обычном деловом стиле, без употребления жаргона и нестандартных сокращений.

Письмо следует начинать с приветствия. Дата и электронный адрес могут и не проставляться, т. к. они указываются в заголовке письма. Как на обычные письма на электронные письма желательно отвечать, хотя бы кратко, что письмо принято к сведению.

Тема 7. Отдельные виды служебных документов и их оформление

Оформление:

1. Телеграмм;

2. Факсов;

3. Доверенностей;

4. Заявлений по личному составу

Литература

Основная:

Единая государственная система делопроизводства (Основные положения). – М.: МИАИ, 1975. – 156с.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997. – 18с.

Дополнительная:

, Белов и делопроизводство. – М.: Экономика, 1988. – 108с.

Загорская для ведения деловой корреспонденции. – М.: Экономика, 1992. – 222с.

Кузнецова и делопроизводство. – М.: Высшая школа, 1991. – 172с.

1. Телеграмма – «Обобщенное название различных по содер-жанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (по телеграфу)». Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяют своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу.

В зависимости от фактической потребности быстроты передачи информации составитель телеграммы указывает ее срочность (категорию): «срочная, международная, правительственная, внео-чередная». Категория телеграммы указывается перед адресатом. В телеграмме дается точный адрес индекс: город, номер, отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки правительственные учреждения и другие организации имеют зарегистрированный на телеграмме условный или сокращенный адрес. Например: «Томск 7 Кристалл Директору».

Телеграммы бывают различных видов (телеграмма с несколь-кими текстами в один пункт, телеграмма с аналогичным текстом в разные пункты, телеграмма-схема, фототелеграмма, телеграмма-доверенность и т. д.).

Телеграмму пишут на чистом листе бумаги или на бланке. Если телеграмму пишут на чистом листе бумаги, то адреса от текста отде-ляют четырьмя интервалами. Название вида документа (ТЕЛЕГ-РАММА) печатают от третьего положения прописными буквами. Текст телеграммы печатают через 2 интервала в 3-х экземплярах прописными буквами без предлогов, союзов и местоимений на одной стороне листа или телеграфного бланка без абзацев. В телеграммах запрещается дословно повторять текст действующих приказов, директивных писем и инструкций. При необходимости дается ссылка на соответствующие пункты этих документов с указанием их даты и номера. Исправления, внесенные при подписании телеграммы, должны быть оговорены под чертой надписью «исправленному верить» и заверены лицом, заверяющим телеграмму.

В телеграммах, адресованных в города, после пункта назначения указывается номер отделения связи, доставляющего телеграммы. Например: Москва К-3 Минсвязи России.

Знаки препинания сокращают следующими буквами: тчк-точка, зпт-запятая, двт-двоеточие, квч-кавычки, скб-скобки. Числа и цифры рекомендуется писать прописью, многозначные числа можно писать цифрами. Исправления и переносы слов в тексте телеграммы не допускаются.

Текст телеграммы печатают на одной стороне листа. Адрес, содержание телеграммы и подпись печатают с новой строки. Между словами в телеграммах делается пробел. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заклю-чения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует при-давать подбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телег-рамма особым телеграфским языком. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями.

Словами в телеграмме всегда пишут такие знаки, как №-номер; «-« - минус; «+» - плюс; !- восклицательный знак; ? – вопросительный знак; % - проценты; «:» - деление и др. Даты обозначают арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставят. Например, . Заканчивается телеграмма указанием ее направления. Ответную телеграмму печатают с указанием номера инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Вам», «На Ваш». Текст телеграммы не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указывают должность и фамилию лица, подписавшего телеграмму.

Также после текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму. Адрес и наименование предприятия печатают строчными буквами через 1 интервал.

Если телеграмма направляется в несколько адресов, то соответ-ственно количеству адресов увеличивается количество экземпляров телеграммы. Текста служебной телеграммы заверяется печатью. Например:

СРОЧНАЯ

ТЕЛЕГРАММА

ВОЛОГДА 2 ПРОМТОРГ СЕЛИВЕРСТОВУ

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ТОРГОВОГО ОБОРУДОВАНИЯ

КЕМЕРОВСКОЙ ФИРМЕ КОНТАКТ НАЧОТДЕЛА КОНТАКТА

ЧЕРНОВА

__________________________________________________________

г. Кемерово, Кузнецкий проспект, 69. Зам. начальника

07.07.2003

Печать

Поздравительные телеграммы – это особый вид срочной телег-рафной связи. На них распространяется требование лаконизма изло-жения, слова и союзы сокращать не обязательно. Можно отметить трудовые достижения адресата, его положительные качества.

Реквизиты телеграммы: название вида документа; категория телеграммы; вид телеграммы (два адреса, ответ оплачен и др.); телег-рафный адрес получателя, условный или полный; номер ответной телеграммы; текст; исходящий номер телеграммы; сокращенные обозначения предприятия; фамилия должностного лица, подписав-шего ее; наименование и адрес предприятия-отправителя телеграм-мы; подпись должностного лица; дата телеграммы; печать предприя-тия, отправившего телеграмму.

2. Одним из разновидностей письма являются факсы. Для внешних документов факсы составляют на бланках предприятия.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Название вида документа в факсах не указывается (Пример 5).

!

Напоминаем Вам о задержке оплаты по счету № от 01.01.2001 за поставку комплекса оборудования «Продмаш-12». Прошло 10 дней после направления Вам счета по факсу.

В соответствии с пунктом 7.2 контракта № 000/12 через 5 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа.

Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос.

Директор

P. S. Если к моменту получения этого напоминания Вы уже произ-вели оплату, примите нашу благодарность.

3. Доверенность – «документ, который организация или пред-приятие выдает должностным лицам на получение от поставщиков товароматериальных ценностей». Доверенность относится к трафаретизированным бланкам. Трафаретизация текстов – процесс подразделения всей информации, содержащейся в группе документов по данному вопросу, на постоянную (повторяющуюся в каждом документе) и переменную (индивидуальную для каждого текста) с последующим вынесением постоянной информации на бланке документа. Трафаретные тексты – это дословное воспроизведение постоянной информации, содержащейся в группе документов, с пропусками для последующего заполнения переменной информацией. В зависимости от того, кем оформляются полномочия (предприятием или отдельным лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные.

Доверенность как вид документа на листе бумаги пишут прописными буквами с 3-го положения. Текст пишут через 1,5 интервала. Абзацы отделяют красными строками. Реквизиты друг от друга отделяют 1,5-3 интервала.

Реквизиты официальной доверенности: название вида докумен-та (ДОВЕРЕННОСТЬ); полное наименование организации, выдавшей доверенность и ее адрес; дата выдачи доверенности; номер; срок действия доверенности; должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить доверенность; наименование органи-зации, в которой должны быть получены товароматериальные цен-ности и документ, являющийся основанием; перечень и количество товароматериальных ценностей; образцы подписи получателя дове-ренности; подписи главного руководителя организации и главного (старшего ) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Реквизиты личной доверенности: название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ); фамилия, имя, отчество лица, выдавшего дове-ренность; фамилия, имя, отчество лица, которому выдана дове-ренность; содержание доверенности; наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности; подпись лица, выдавшего доверенность; дата выдачи доверенности; должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя; дата удостоверения подписи; печать.

В результате общественно-трудовых отношений, возникающих между двумя сторонами – учреждениями (предприятиями) и граж-данами, создаются документы по личному составу. К числу таких документов относится заявление.

4. Заявление – «документ, адресованный должностному лицу учреждения (предприятия), содержащий просьбу». Заявления могут быть 2-х видов: внешними и внутренними. Внешние заявления заявитель подает в организацию (учреждение), с которым он не имеет непосредственной деловой связи, например, заявление о приеме на работу или с просьбой о приеме ребенка в детский сад и т. п. В этом случае после наименования адресата (кому предназначено заявление) обязательно надо указывать фамилию, имя, отчество (или инициалы) заявителя, его точный домашний адрес, номер телефона, номер паспорта, кем и когда он выдан, где и кем работает заявитель. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишут прописными буквами в красную строку, затем строчными буквами кратко излагают существо просьбы или сведения, которое заявитель намерен сообщить. Заявление подписы-вает заявитель, проставляя дату его подачи в соответствующее учреждение. Администрация учреждения пишет на заявлении граж-данина резолюцию. Затем издает приказ (если есть необходимость). Заявление является личным документом, оформляется рукописно на специальном бланке заявления.

Внутреннее заявление, например, заявление на имя руково-дителя предприятия, в котором работает заявитель, о предоставлении очередного отпуска оформляют несколько иначе, чем внешнее. Так, после наименования адресата можно не указывать от кого подается заявление; и так предполагается, что руководителю предприятия, начальнику отдела или цеха заявитель хорошо известен. Поэтому после слова ЗАЯВЛЕНИЕ можно сразу же приступить к изложению сути дела. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ также можно опустить. Заявление подписывает заявитель (лучше разборчиво), обязательно указывая свою должность и проставляя дату его подачи. Внутреннее заявление предпочтительнее писать чернилами от руки (Пример 6).

Прошу уволить меня с должности секретаря-референта по собственному желанию.

Подпись

В процессе работы предприятия общественного питания обра-зуется значительное количество документации, в которой отражаются различные стороны деятельности предприятия.

Для осуществления специального документирования в крупных предприятиях функционируют структурные подразделения, секре-тари-референты, делопроизводители. В средних и малых предприя-тиях эту работу выполняет руководитель или его заместитель.

МЕДОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

В условиях развития рыночных отношений и создания сети негосударственных структур руководители коммерческих органи-заций зачастую недооценивают роль документационного обеспечения деятельности предприятия. Они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия. Сотрудники подразделений (секретари-референты, работники кадровых служб) также несут ответственность за организацию документирования и работу с документами в пределах своей компетенции в соответствии с обязанностями.

Для проведения практических занятий и организации самостоя-тельной работы подготовлены данные методические указания. Пользуясь ими, можно грамотно и оперативно на современном уровне составлять любые документы. Необходимо учитывать, что документы являются визитной карточкой, дополнительной рекламой, составной частью имиджа предприятия.

Практические занятия по курсу «Делопроизводство и коррес-понденция» ставят своей целью закрепление лекционного материала, выработку у студентов навыков и умений документирования управ-ленческих ситуаций, оценки правильности подготовки документов другими работниками.

При создании, деятельности, реорганизации или ликвидации организации любой формы собственности непрерывно оформляются организационно-распорядительные документы (ОРД), документы по личному составу, финансово-расчетные документы, документы по снабжению и сбыту т. д. Если отдельные виды документов оформ-ляются и ведутся с грубыми нарушениями требований законо-дательства или не ведутся вообще, это отражается в акте при проведении ревизий. Оформление и ведение ОРД и других видов документации рассматриваются и налоговой службой. В частности, устанавливается правильность оформления обязательных реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу.

При выявлении в организации нарушений налогового законо-дательства составляется протокол, на основании которого виновные лица несут административную ответственность.

Действующие общегосударственные нормативно-методические материалы, регламентирующие документационное обеспечение управленческой деятельности, носят универсальных характер, т. е. должны применяться на любом предприятии вне зависимости от его профиля, вида собственности, штатной численности.

Организации нового типа при хозяйственной самостоятельности не имеют полной свободы творчества в области документационного обеспечения своей деятельности. Невыполнение действующих нормативных требований может полностью или частично лишить документ юридической силы.

Для самостоятельной работы студентов также приводятся формы документов, с которыми они должны ознакомиться. По окончании изучения курса студенты должны уметь оформлять любые виды документации.

В рекомендуемой учебной и справочной литературе, практичес-ких пособиях можно найти рекомендации по документированию и организации работы с документами для любой организации или предприятия вне зависимости от профиля и специфики деятельности. Данная литература может быть использована руководителями и работниками акционерных обществ, коммерческих банков, обществ с ограниченной ответственностью и т. д.

ЗАНЯТИЕ 1

Подготовка и оформление организационно-распорядительных доку-ментов, документов по персоналу предприятия.

Цель: развить навыки, умения правильного оформления документов.

Порядок выполнения:

1. Уясните название и цель работы.

2. Ознакомьтесь с ГОСТ Р 6.30-97, ГОСТ 9327-60, Типовой Инструк-цией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Инструкцией по документационному обеспечению деятельности фирмы (для негосударственных структур), Гражданским Кодексом, а также с другими нормативно-методическими документами, перечисленными в списке литературы.

Следует отдавать предпочтение учебным, справочным и практическим пособиям с более поздними датами их издания, так как в них отражены требования нормативных актов, действующих в настоящее время.

3. Пользуясь справочным пособием, постройте:

формуляры-образцы организационно-распорядительных докумен-тов с угловым и продольным расположением реквизитов.

Перед тем, как заполнять (оформлять) документы, ответьте на следующие вопросы:

1.  Что такое реквизит документа?

2.  В чем преимущество бланков с угловым расположением реквизитов?

3.  Каков порядок адресования документов?

4.  Что включает в себя заголовок к тексту?

5.  Кто подписывает наиболее важные документы?

6.  Когда ставят две и более подписи?

7.  Как оформляются приложения к документу?

8.  Какие формы согласования Вы знаете?

9.  Из каких элементов состоит гриф согласования?

10. Расскажите о служебной отметке «Об исполнении и направ-лении в дело».

11. Назовите реквизиты служебного письма.

1.1 Штатное расписание

В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель предприятия. В грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяют печатью.

1.2 Типовой трудовой договор (контракт)

Трудовой контракт заключают в письменной форме. При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:

-  место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

-  конкретную работу по определенной специальности или должности;

-  дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;

-  оплату труда;

-  обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон (дополнительный отпуск, повышение квалификации и др.).

Контракт составляется в двух экземплярах. Его подписывают руководитель и работник, заверяют печатью. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй – у работника.

ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ

00.00.2003 Кемерово

Акционерное общество (организация ___________________________

(наименование)

в лице _____________________________________________________

(должность, Ф. И.О.)

именуемое в дальнейшем АО, и ________________________________

(Ф. И.О.)

именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. Работник _____________________________________________

(Ф. И.О.)

принимается на работу _______________________________________

(наименование структурного подразделения)

по профессии, должности _____________________________________

(полное наименование профессии, должности)

квалификации _______________________________________________

(разряд, квалификационная категория)

2. Контракт является: договором по основной работе

договором по совместительству

3. Вид контракта:

-  на неопределенный срок (бессрочный)

-  на определенный срок_______________________________

(указать причину заключения срочного контракта)

- на время выполнения определенной работы ______________

(указать какой)

4. Срок действия контракта. Начало работы _________________

Окончание работы_______________

5. Срок испытания: а) без испытания

б) _____________________________

(продолжительность испытательного срока)

6. Работник должен выполнять следующие обязанности:

7. АО обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату.

8. Обязанности АО по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда ____________________________________________________________

9. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21.04.93 № 000 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации»

____________________________________________________________

10. Особенности режима рабочего времени:

-  неполный рабочий день ______________________________

-  неполная рабочая неделя _____________________________

-  почасовая работа ____________________________________

11. Работнику устанавливается:

-  должностной оклад (тарифная ставка) __________руб. в месяц или ____________ руб. за 1 час работы;

-  надбавка (доплата и другие выплаты _______________

(указать вид доплат, надбавок)

___________________________руб. (в % к ставке, окладу).

12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжи-тельностью:

-  основной _________________ рабочих дней

-  дополнительный ___________ рабочих дней

13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда ________________________________________________________________________________________________________________________

14. Юридические адреса и подписи сторон

1.3 Приказ о приеме на работу ведущего специалиста (по контакту)

Приведен образец приказа о приеме на работу по контракту главного специалиста предприятия (главного бухгалтера). В пункте 2 приказа даются указания директора, необходимые для выполнения условий заключенного контракт. Подобные приказы доводят до сведения назначенного работника под расписку, а копию приказа вывешивают на доске объявлений для ознакомления всех сотрудников предприятия.

Ресторан «Томь»

ПРИКАЗ

00.00.2003  №_____

О приеме на работу

по контракту

1. Назначить ____________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

на должность главного бухгалтера предприятия на условиях заключенного с ним контракта от «____» _________ 200__г. № _____

2. С целью обеспечения исполнения условий указанного конт-ракта главному бухгалтеру в срок до «____» _________ 200_г. подготовить проекты:

распоряжения директора предприятия, предусматривающего инфор-мирование подразделений, служб, должностных лиц и иных работ-ников предприятия о касающихся их условиях контракта;

приказ директора об обеспечении реализации главным бухгалтером прав, предоставленных ему контрактом, а также иных условий контракта.

Основание: контракт от «____» ____________ 200__г. № ______.

Директор подпись печать

С приказом ознакомлен

Главный бухгалтер

подпись

00.00.2003

1.4 Приказ об увольнении

Приказ начинается словом «УВОЛИТЬ» с указанием фамилии, имени и отчества уволенного работника. При увольнении обяза-тельно указывается причина увольнения и соответствующая статья КТ РФ. Приказ об увольнении может быть составлен сразу на нескольких сотрудников.

Подобные приказы визируют руководители кадровой службы и юрисконсульт предприятия, подписывает руководитель. Приказ доводят до сведения работника. При ознакомлении с приказом увольняемого им проставляется подпись и дата.

Ресторан «Томь»

ПРИКАЗ

00.00.2003

Об увольнении _____________________

Фамилия, инициалы

УВОЛИТЬ:

Фамилия, имя, отчество (полностью), должность,

профессия__________________________________________________

(указание цеха, отдела)

00.00.2003  в связи

_____________ _____________________________________________

(дата увольнения ) (указание основания увольнения)

Основание: (документ, послуживший причиной увольнения)

Директор подпись

Визы

С приказом ознакомлен

подпись работника

00.00.2003

1.5 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется работником кадровой службы. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников предприятия при поступлении их на работу, а также вновь заведенные на работников, которые до поступления не работали.

При увольнении и получении трудовой книжки на руки работ-ник расписывается в книге учета. Листы книги учета движения трудовых книжек должны быть прошиты и пронумерованы.

КНИГА

УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ

1.6 Резюме

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу в коммерческое предприятие. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т. д.

Ф. И.О.:

АДРЕС: , кв. 11

ТЕЛЕФОН: 251733

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНЯ: 17 сентября 1961г., Кемерово

ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею сына

ОБРАЗОВАНИЕ: – Кемеровский технологический институт пищевой промышленности по специальности ТЕХНО-ЛОГИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ОБЩЕСВЕННОГО ПИТАНИЯ с прис-воением квалификации ИНЖЕНЕР-ТЕХНОЛОГ. – средняя школа № 89 (г. Кемерово). По окончании школы получил свидетель-ство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.

ОПЫТ РАБОТЫ: с 1996г. – начальник отдела маркетинга в областной администрации

С 1992г. по 1996г. – зав. отделом по лицензированию в администрации г. Кемерово.

С 1987г. по 1992г. – директор комбината питания НПО «Карболит»

С 1983г. по 1987г. – зав. техотделом Кемеровского треста столовых.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами в средах DOS и WINDOWS, а также владею системами программирования на языках PASKAL и СУБД таких, как DBASE и FOXPRO и другие. Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем).

Подпись

1.7 Информация о массовом высвобождении работников

В случае массового сокращения штатной численности или ликвидации предприятия директором направляется информация в отделение федеральной службы занятости для последующего трудоустройства высвобождаемых работников. Для оперативной связи службы занятости с предприятием указывается исполнитель (работник кадровой службы) и его телефон. Информация заверяется подписью руководителя предприятия и печатью.

ИНФОРМАЦИЯ О МАССОВОМ ВЫСВОБОЖДЕНИИ РАБОТНИКОВ

00.00.2003

(полное наименование предприятия, учреждения, организации;

для лиц, нанимавших отдельных граждан по договорам – фамилия, имя, отчество)

Адрес ____________________________________Телефон___________

______________________________________Списочная численность

занятых на предприятии (чел.) _____________(на дату уведомления).

Причина массового высвобождения _________________ Численность работников, подлежащих высвобождению (чел.)________ Дата начала массового высвобождения _____________ Дата окончания массового высвобождения ___________________

Сведения о сокращении штата предприятия

Руководитель подпись

М. П.

Исполнитель, телефон

ЗАНЯТИЕ 2

Подготовка и оформление информационно-справочных документов. Основы работы на компьютере.

Цель: развить навыки, умения правильного оформления документов

Порядок выполнения:

1. Уяснить название и цель работы.

2. Ознакомьтесь с ГОСТ Р 6.30-97, Федеральным законом «Об инфор-матизации, информации и защите информации» от 20.08.96 № 24-53, Сборник законодательства РФ № 8 от 20.02.96.

Пред тем, как заполнять (оформлять) документы, ответьте на следующие вопросы:

1.  Перечислите визы телеграмм

2.  Расскажите о правилах составления телеграмм

3.  Что такое докладная записка, ее реквизиты?

4.  Что такое справка, ее реквизиты?

5.  Какие требования предъявляются к тексту приказа, протокола?

6.  Чем отличается приказ оп вопросам общей деятельности от приказа оп личному составу?

7.  Назовите реквизиты протокола?

8.  Назовите реквизиты актов?

9.  Как оформляется подпись документов, составленных комиссией?

10.  Какие цели преследуются регистрацией документов?

2.1  Форма краткого протокола

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении и приятые коллективные решения. По усмотрению председателя особые мнения или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью. Протокол подписывается председателем и секретарем совещания (собрания).

Наименование

предприятия

ПРОТОКОЛ

00.00.2003

производственного

совещания

Председатель – Ф. И.О.

Секретарь – Ф. И.О.

Присутствовали:_____________________________________________

(должности, фамилии, инициалы)

Рассмотренные вопросы:

1 ______________________________________________________

____________________________________________________________

2 ______________________________________________________

Принятые решения:

1 ______________________________________________________

____________________________________________________________

2 ______________________________________________________

Председатель подпись

Секретарь подпись

В дело № _______

подпись исполнителя

00.00.2003

2.2  Письма

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения (если они имеются), подпись руководителя, фамилию исполнителя, его телефон.

Название вида документа в письмах не указывается. За исклю-чением гарантийного письма. Письма составляются в 2-х экзем-плярах, один из которых после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а другой (копия) хранится в деле.

!

Сообщаем Вам, что обязательства по контракту от 00.00.98 № 000 о поставке трех комплектов мебели для ресторана, к сожалению, не выполняются. Напоминаем, что согласованный нами срок отгрузки истек две недели назад.

Дальнейшая задержка поставки может привести к прекращению совместной деятельности.

Мы рассчитываем, что Вы примете необходимые меры и сообщите нам о результатах.

Директор подпись

Рудницкая

2.3  Гарантийное письмо

Гарантийное письма содержат те или иные обязательства (гарантии) предприятия по отношению к адресату. Они подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам, чаще всего оплату. Этот документ должен иметь название «Гарантийное письмо», подписи руководителя и главного бухгалтера, печать.

!

Просим подтвердить возможность отправки в наш адрес двух контейнеров изделий Вашей компании.

Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца.

Предоплату гарантируем.

Наш расчетный счет ___________________ банк _____________.

Директор подпись

Главный бухгалтер подпись

М. П.

2.4 Доверенность

Доверенность относится к трафаретизированным бланкам. В зависимости от того, как оформляются полномочия (предприятием или отдельным лицом) доверенности подразделяются на официаль-ные и личные. Доверенность на получение материальных ценностей ведется бухгалтерией предприятия, подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером с простановкой печати. Доверенность должна быть зарегистрирована, иметь номер и дату. Доверенности выдаются либо для совершения однократного дейст-вия, либо на определенный срок. В любом случае указывается срок действия доверенности. Бухгалтерия ведет учет выданных доверенностей по журналу или по корешкам доверенностей, остающихся в бухгалтерии.

Реквизиты официальной доверенности: название вида доку-мента (Доверенность) полное наименование организации, выдавшей доверенность, и ее адрес; дата выдачи доверенности; номер; срок действия доверенности; должность, Ф. И.О. лица, которому доверяется получить ценности; серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности; наименование организации; в которой должны быть получены товароматериальные ценности и документ, являющийся основанием; перечень и количество товароматериаль-ных ценностей; образцы подписи получателя доверенности; подписи руководителя организации и главного бухгалтера; печать органи-зации.

Реквизиты личной доверенности: название вида документа (Доверенность); Ф. И.О. лица, выдавшего доверенность; наимено-вание организации, в которой должна быть произведена операция по доверенности; подпись лица, выдавшего доверенность; дата выдачи доверенности; должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя; дата удостоверения подписи, печать.

Доверенность действительна по «____» ____________ 200__г.

____________________________________________________________

наименование потребителя и его адрес

____________________________________________________________

наименование плательщика и его адрес

счет № _______ в ____________________________________________

наименование банка

ДОВЕРЕННОСТЬ № ________

Дата выдачи «_____» _______________ 200___г.

Выдана _____________________________________________________

должность, фамилия, имя, отчество

паспорт: серия ________ № __________ выдан «____» _____________

____________________________________________________________

кем выдан паспорт

на получение от _____________________________________________

наименование поставщика

материальных ценностей ______________________________________

номер и дата наряда и т. д.

Перечень материальных ценностей,

подлежащих получению

Подпись лица, получившего

доверенность № _____ _________________ удостоверяем

М. П.

Руководитель предприятия подпись

Главный бухгалтер подпись

Линия отреза

--

Учетные данные доверенности, остающиеся в бухгалтерии

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, , доверяю , получить в ресторане «Томь» мою заработную плату за апрель 2003г.

2.5 Претензия

Претензия – требование кредитора к должнику о добровольном урегулировании спора, связанного с нарушением его имущественных прав и интересов. Существует несколько форм претензий: об уплате неустойки за недопоставку (просрочку поставки) продукции; об уплате стоимости недостачи (частичной утраты); об уплате стоимости недостающей продукции (товаров); о возмещении убытков и уплате штрафа за поставку недоброкачественной продукции (товаров); об уплате стоимости забракованной продукции (товаров), убытков и штрафе; об уплате штрафа за просрочку возврата (невозврата) тары.

Претензии содержат: основание для предъявления претензий; доказательство (ссылки на документы, например, сертификат качества, коммерческий акт); конкретные требования о возмещении убытков. Документы – доказательство оформляются как приложения к претензии. Претензия подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Согласно договору (контракту) от 01.01.2001г. № _______ Ваша организация должна была поставить ____________________________

(период поставки, сроков)

продукцию _______________ в количестве _______________________

(наименование) (штук, тонн, метров)

на сумму _________ руб. ______________, а также восполнить недопоставку предыдущего периода в количестве _________________

Продукция фактически не поступила (либо поступила в меньшем объеме)___________________________, что подтверждается ____________________________________________________________

(указать транспортный документ, дату и №)

Недопоставка составила ________по цене на сумму _______руб.

(количество)

В связи с недопоставкой у нас возникли убытки (от простоя, замены материалов, уменьшения объема производства, изменения ассортимента и т. д.) согласно прилагаемому расчету.

Нами были приняты следующие меры по предотвращению (уменьшению) размера убытков ________________________________

В соответствии с договором (контрактом, заказом) Вам надлежит уплатить неустойку в размере _________% стоимости недопоставленной продукции в сумме _________ руб. и возместить убытки в сумме _________ руб., а всего ____________руб.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет № ____________ в ___________________________________________

(наименование банка)

Приложение: 1. Расчет неустойки

2. Копия договора (контракта, заказа)

3. Расчет убытков

4. Документы, подтверждающие причинение убытков

5. Накладная от __________ № __________

6. Счет от «___» ______________ № ___________

Руководитель предприятия подпись

Главный бухгалтер подпись

2.6 Ответ на претензию

При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные в виде приложения. Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

-  о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

-  об удовлетворении претензии полностью или частично с указание даты и номера платежного поручения при оплате;

-  об отклонении претензии полностью или частично.

Ваша претензия о взыскании ___________руб. за ____________

нами признана необоснованной и не подлежащей удовлетворению по следующим причинам: ________________________________________

Приложение: 1.Перечень документов, обосновывающих отказ в удовлетворении претензии.

2.Перечень подлинных документов, возвращаемых заявителю претензии.

Руководитель предприятия подпись

2.7 Основы работы на компьютере

Внедрение компьютерных технологий открывает новые пер-спективы для высокопроизводительного документационного обеспе-чения в сфере управления общественным питанием. С помощью компьютера можно создать документ, передать его на расстояние, зарегистрировать и проконтролировать исполнение, а также сохранить его с помощью электронного архива. Внедрение персо-нальных компьютеров (ПК) не меняет задачи и принципы делопроиз-водства, а только снижает трудоемкость и повышает эффективность. Поэтому секретари смогут перейти от традиционных методов работы к компьютерным, что находится в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, в котором указано, что документы допускаются изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники.

Порядок выполнения:

1.  Ознакомьтесь с программами-редакторами (лексикон, меню лексикона, работа с окнами и карманом памяти, изменение параметров конфигурации).

2.  Выясните роль редактора текстов Win Word (система помощи и обучения, практические работы с текстом).

3.  Применение табличного редактора Excel и его использование (система помощи и обучения, табличный редактор Excel, процедура обращения к рабочим документам, переименование рабочих листов, коррекция высоты строк и ширины столбцов, построение таблиц, маркирование ячеек, обмена операций, копирование и удаление данных, форматирование чисел, выравнивание данных, табличные вычисления, ввод формул, включение таблицы в текст).

С помощью компьютера оформите:

1.  Бланк письма и общий бланк КемТИПП.

2.  Установите поля на документе в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

3.  Проведите систематизацию известных Вам документов.

4.  Перед распечатыванием документа произведите автомати-ческую подгонку строк, если есть в этом необходимость.

5.  Выведите документ на принтер.

6.  Зарегистрируйте документ на персональном компьютере.

7.  Сделайте механический набор текста с помощью клавиатуры на компьютере.

8.  Сформируйте номенклатуру дел на основе табличного редактора Excel.

Если Вы не успели выполнить задание на занятии, то постарайтесь закончить его на персональном компьютере дома.

Желаем успехов!

ВОПРОСЫ К КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЕ

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с учебным планом студенты заочного факультета V курса специальности 271200 «Технология продуктов общественного питания» по дисциплине «Делопроизводство и корреспонденция» выполняют контрольную работу по одному из 30 вариантов, соответствующих последним двум цифрам шифра студента. Студенты должны быть внимательными при выборе варианта, т. к. работа, выполненная не по своему варианту, возвращается студенту без проверки и зачета.

Ответы должны быть составлены с учетом требований ГОСТ Р 6.30-97, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ от 06.07.92, Гражданского кодекса РФ, других кодексов, федеральных законов, нормативно-методических докумен-тов и включать документы по наиболее важным вопросам деятельности предприятия: организационные и распорядительные, документы по персоналу (кадрам) предприятия, информационно-справочные документы, личные документы и различные регист-рационные формы. Желательно в своих ответах привести документы, активно используемые в современной практике.

Все формы управленческой деятельности отражаются в доку-ментах, выступающих способом и средством реализации, возложенных на аппарат управления функций. К таким функциям относятся: планирование, организационно-распорядительная деятель-ность, учет, отчетность, финансирование и т. п. Эти функции отражаются в документах, общих для всех организаций и предп-риятий.

Основные требования к оформлению документов базируются на требованиях государственных стандартов на унифицирование системы документации.

Следует отдавать предпочтение учебным, справочным и практическим пособиям с более поздними датами их издания, т. к. в них отражены требования нормативных актов, действующих в настоящее время. Кроме того, только в них обобщен опыт работы негосударственных структур в сферах документирования и организации работы с документами.

План работы с подобранной литературой:

- отметить материал, необходимый для изучения;

- изучить материал;

- составить конспект, отметив недостаточно понятые и требующие доработки вопросы;

- подобрать дополнительную литературу для полного ответа на вопрос;

- по вопросам, оставшимся нерешенными, обратиться за консуль-тацией к преподавателю.

При выполнении заданий рекомендуется отдавать предпочтение угловому способу расположения реквизитов документа как более рациональному.

В конце контрольной работы необходимо дать перечень исполь-зованной литературы с указанием автора, названия, места издания, названия издательства, года издания. Для журнальных статей укажите фамилию, и. о. автора, название статьи, название журнала, его номер, год издания.

ВАРИАНТ №1

1. На основании исследования конъюктуры рынка, отделом маркетинга представилась возможность заключить ряд выгодных контрактов.

Начальник отдела маркетинга решил поощрить своих ведущих сотрудников премиальными выплатами к ближайшей зарплате.

Задание. В роли начальника отдела маркетинга подготовьте проект соответствующего данной ситуации документа. Вид документа определите самостоятельно.

2. Как оформляются приложения к документу?

3. Составьте служебное письмо по данным: автор – Институт неорганической химии РАН; адрес: Новосибирск, проспект Академика Лаврентьева; подписывает письмо зам. директора – ; адресат – в НИИ радиотехники, директор

Письмо является ответным на инициативное с входящим № 15-4/79 от 01.01.2001г.

Адресату необходимо сообщить о возвращении технического проекта АСУ «Кадры», т. к. тот требует переработки; кроме того, предлагается направить в Институт неорганической химии сотрудника для обсуждения проекта договора поставки и сообщить заранее время командировки.

ВАРИАНТ №2

1. По вине бухгалтерии сотрудникам в текущем месяце была задержана выплата заработанной платы. Главный бухгалтер информирует директора том, что задержка наличности была связана с опозданием перечисления на счет средств от предприятий – партнеров.

Задание. В роли главного бухгалтера составьте служебную записку. Вид служебной записки выберите самостоятельно, исходя из предложенной ситуации.

2. Какие формы согласования документов Вы знаете?

3. Составьте инициативное письмо и заголовок к тексту в адрес торгующей организации о приобретении технического оборудования / выч. техники, микрокалькуляторов и т. п. / на общую сумму 40 тыс. руб. Составьте реквизиты, определить формат документа.

ВАРИАНТ №3

1. Производственная необходимость требует продолжения работы в выходные дни с учетом денежной компенсации переработки или предоставления других дней отдыха.

Задание. В роли секретаря – референта директора проект соответствующего документа распорядительного документа. В роли юрисконсульта завизируйте составленный документ.

2. Как оформляется служебная отметка «Об исполнении и направ-лении в дело»?

3. Классификация, реквизиты и особенности оформления справок.

ВАРИАНТ №4

1. Директор принял решение о приеме нового сотруд-ника в отдел маркетинга на должность «рекламный агент».

Задание. Подготовьте проект трудового договора (контракта) со специалистом.

2. Правила составления телеграмм.

3. Назначение и особенности составления, оформления отдельных ви-дов служебных писем (сопроводительных, коммерческих).

ВАРИАНТ №5

1. Директор принял решение о приеме нового сот-рудника в отдел маркетинга на должность «рекламный агент». Между специалистом заключен трудовой договор.

Задание. В роли сотрудника кадровой службы подготовьте: а) проект распорядительного документа, соответствующего ситуации; б) справку с работы для предоставления по месту учебы специалиста.

2. Требования к тексту приказа и протокола.

3. Акт как вид информационно-справочного документа. Виды актов.

ВАРИАНТ №6

1. В соответствии с учредительным договором от 01.01.2001 принято решение об учреждении закрытого акционерного общества (ЗАО) «Томь», утверждении устава общества и избрании органов управления обществом. Учредители: (юридический адрес, расчетный счет), (юридический адрес, расчетный счет), (данные паспорта, место жительства).

Задание. Составьте заявление учредителей в регистрационную палату администрации города на регистрацию .

2. Порядок заключения трудового договора.

3. Классификация, реквизиты и особенности оформления служебных записок.

ВАРИАНТ №7

1. В организационной структуре выделены следующие структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, отдел маркетинга.

Задание. Составьте организационные документы : «Структура и штатная численность», «Штатное расписание».

2. Каковы особенности заключения трудового договора при поступ-лении в предприятия торговли и общественного питания?

3. Роль документационного обеспечения в деятельности фирмы.

ВАРИАНТ №8

1. В организационной структуре секретариат выделен как самостоятельное структурное подразделение, которое на основании положения о секретариате начальник секретариата.

Задание. В роли начальника секретариата составьте должностную инструкцию секретарю – референту. Завизируйте и утвердите должностную инструкцию.

2. Как оформляется примечание к документу?

3. Написать письмо, рекламирующее кафедру «Технология и органи-зация общественного питания».

ВАРИАНТ №9

1. В состоялось заседание правления. Повестка дня была посвящена расширению отдела маркетинга. В связи с этим возникла необходимость внести изменения в штатное расписание сотрудников фирмы, а так же разработать новые должностные инструкции на введенные в отдел маркетинга должности менеджера по рекламе, агента по снабжению.

Задание. В роли секретаря заседания составьте проект протокола, заранее определив полный, сокращенный или краткий протокол Вы будете составлять.

2. Составьте объяснительную записку по поводу пропуска занятий.

3. Бланки документов. Требования к их оформлению.

ВАРИАНТ №10

1. Директор принял решение о приеме на работу опытного менеджера с солидным стажем работы по специальности на должность «менеджер по рекламе». В кадровую службу были представлены следующие документы: личное заявление, трудовой контракт между и автором заявления, копия диплома и выписка из трудовой книжки.

Задание. В роли специалиста кадровой службы:

а) подготовьте проект соответствующего распорядительного доку-мента;

б) внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку нового сотрудника;

в) зарегистрируйте трудовую книжку в книге учета трудовых книжек.

2. Составьте и оформите характеристику.

3. Правила оформления и выдачи копий документов.

ВАРИАНТ №11

1. Директор принял решение о приеме молодого специалиста в отдел маркетинга на должность «рекламный агент». Между специалистом заключен трудовой договор.

Задание. В роли сотрудника кадровой службы ЗАО:

а) оформите трудовую книжку нового работника, заполнив разделы «сведения о работе»;

б) зарегистрируйте трудовую книжку в книге учета;

в) внесите в трудовую книжку запись об изменении фамилии работника.

2. Особенности работы с предложениями, заявлениями, жалобами граждан.

3. Классификация, реквизиты и особенности оформления протоколов.

ВАРИАНТ №12

1. 08.10.2003 должно состояться собрание акционеров . Директор в направляет своего предста-вителя для участия в собрании.

Задание. Составьте телефонограмму о прибытии представителя фир-мы «Сален», включив просьбу о бронировании в гостинице «Кузбасс» 1-местного номера «люкс» на имя представителя на период с 04.10.2003 по 08.10.2003. В роли секретаря оформите телефонограмму как передаваемую. В роли секретаря – референта оформите телефонограмму как принимаемую.

2. Реквизиты и особенности оформления заявлений и приказов по личному составу.

3. Какие документы не включаются в номенклатуру дел?

ВАРИАНТ №13

1. В проведена проверка работы отдела маркетинга по оказанию платных услуг. Комиссия в составе заместителя директора, главного бухгалтера и начальника отдела маркетинга в ходе проверки обнаружила нарушения в оформлении финансовой документации. Агенту, в обязанности которого входит оформление данной докумен-тации, будут предъявлены санкции.

Задание. Подготовьте проект соответствующего данной ситуации документа.

2. Что такое опись документальных материалов. Для чего она составляется?

3. Классификация служебных писем по назначению и содержанию.

ВАРИАНТ №14

1. получает от рекламную брошюру, представляющую новое торговое оборудование. На совещании по использованию этого оборудования выяснилось, что для принятия окончательного решения необходимы более полные данные по всем товарам данной группы, а также прейскурант цен с указанием условий поставки.

Задание. Составьте проект служебного письма в секретариат с запросом более подробной информации о данном товаре. Определите вид служебного письма и оформите соответствующий набор реквизитов.

2. Характеристика и особенности оформления актов.

3. Всем ли предприятиям и учреждениям нужна номенклатура дел?

ВАРИАНТ №15

1. На запрос фирма «Сален» подготовила и направила каталог список цен на оборудование. В сопроводительном письме выражает мнение, что высылаемые материалы должны дать исчерпывающий ответ на все вопросы фирмы «Томь». В фирме довольны мнением о своей продукции и готовы предоставить дополнительно любую информацию.

Задание. В роли менеджера составьте сопроводитель-ное письмо в адрес .

2. Общая характеристика распорядительных документов.

3. Что такое опись документальных материалов? Для чего она составляется?

ВАРИАНТ №16

1. Директор принял решение о заключении с договора на поставку торгового оборудования. Поставщик – , получатель – .

Задание. В роли юрисконсульта проект договора поставки.

2. Оформление и составление указаний, распоряжений, постанов-лений.

3. Составьте письмо-претензию.

ВАРИАНТ №17

1. В организационной структуре выделены структурные подразделения: секретариат, бухгалтерия, отдел маркетинга. За 2003 год в структурных подразделениях фирмы были сформированы 16 дел, из них 4 – постоянного хранения, 3 – долговременного, 9 – кратковременного хранения.

Задание. В роли секретаря – референта директора ЗАО:

а) составьте номенклатуру для фирмы;

б) оформите итоговую запись к номенклатуре дел;

в) надлежащим образом удостоверьте номенклатуру дел.

2. Должностная инструкция. Характеристика, порядок утверждения, особенности оформления.

3. Требования к тексту документа.

ВАРИАНТ №18

1. Составить договор с сотрудником о полной индивидуальной материальной ответственности.

2. Особенности ведения делопроизводства по кадрам.

3. Оформите заявление в прокуратуру о возбуждении уголовного дела.

ВАРИАНТ №19

1. Составьте договор с сотрудниками о коллективной материальной ответственности.

2. Поставьте визы в заявлении о материальной помощи.

3. Оформите копию служебного письма.

ВАРИАНТ №20

1. Организация приема посетителей секретарем в приемной.

2. Заполнение и ведение трудовых книжек работников. Оформите копию трудовой книжки.

3. Оформите письмо – приглашение на переговоры.

ВАРИАНТ №21

1. Составьте опись дел при передаче их в архив.

2. Перечислите документы, на которые ставят печать.

3. Оформление документов личного дела. Оформление и ведение лич-ных карточек работников по форме Т-2.

ВАРИАНТ №22

1. Особенности этапов обработки входящих документов.

2. Роль документационного обеспечения в деятельности фирмы.

3. Характеристика и особенности оформления справок личного характера и служебных справок.

ВАРИАНТ №23

1. Доверенность, ее виды. Оформление личной доверенности.

2. Составьте резюме.

3. Функции секретаря по бездокументному обслуживанию.

ВАРИАНТ №24

1. Документационные и организационные операции в работе дело-производителя, секретаря.

2. Правила оформления заголовков и подзаголовков к тексту.

3. Оформите журнал учета выдачи доверенностей.

ВАРИАНТ №25

1. Функции секретаря по составлению протоколов и стенограмм.

2. Составьте гарантийное письмо.

3. Оформите акт сдачи – приема дел.

ВАРИАНТ №26

1. В проведена проверка работы отдела маркетинга по оказанию платных услуг. Комиссия в составе заместителя директора, гл. бухгалтера и начальника отдела маркетинга в ходе проверки обнаружила нарушения в оформлении финансовой документации. Агенту, в обязанности которого входит оформление данной документации, будут предъявлены санкции.

Задание. Подготовьте проект соответствующего данной ситуации документа. Вид документа определите самостоятельно.

2. Особенности этапов обработки исходящих документов.

3. Составьте приказ по основной деятельности предприятия.

ВАРИАНТ №27

1. Особенности составления и оформления документов по личному составу.

2. Классификация, реквизиты и особенности оформления служебных писем.

3. Оперативное хранение документов. Передача документов на архивное хранение.

ВАРИАНТ №28

1. Составьте трудовой договор (контракт) с руководителем государст-венного предприятия.

2. Роль документационного обеспечения в деятельности предприятия общественного питания.

3. Приведите перечень документов, на которых ставится печать.

ВАРИАНТ №29

1. Общие требования к тексту документа.

2. Классификация, реквизиты и особенности оформления справок.

3. Составьте приказ о приеме инженера в ресторан.

ВАРИАНТ №30

1. Особенности этапов обработки входящих документов.

2. Характеристика и особенности оформления докладных и объяснительных записок.

3. Утверждение документов. Перечень документов, требующих проставления гербовой печати.

ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ

1.  Какими отметками на документе оформляется его прохождение в учреждении?

2.  Как проставляется гриф утверждения на постановлении (вид документа)?

3.  Каков порядок адресования документа, каковы составные части документа?

4.  Какие функции выполняют службы документационного обеспе-чения управления?

5.  Порядок оформления каких реквизитов определен ГОСТ Р 6.30-97?

6.  Что такое формуляр и формуляр-образец документов?

7.  С какой целью документы регистрируются?

8.  Какие реквизиты входят в бланк документа, как он проек-тируется?

9.  Какие документы ставятся на контроль?

10. Правильно оформить запись «Вопрос решен». Необходимо направить документ «В дело».

11. Как оформляется согласование документов?

12. Правила оформления бланка документа для письма.

13. Заверить копию любого документа.

14. Написать письмо-предупреждение.

15. Что такое Единая Государственная Система Делопроизводства и для чего она разработана?

16. Составить и оформить характеристику.

17. Составить и оформить указ об увольнении с работы.

18. Письмо отправлено в администрацию города. Поставить отметки исполнителя.

19. Оформить выписку из документа.

20. Составить акт по результатам бракеража кондитерской продук-ции.

21. Виды материальной ответственности.

22. Условия, при которых возникает материальная ответственность рабочих и служащих.

23. Различия в письмах с угловым и продольным штампом.

24. С какой целью документы регистрируются?

25. Общие требования к оформлению документов.

26. Составить приказ о приеме на работу.

27. Составить внутренниюю справку.

28. Составить протокол собрания в группе.

29. Оформить общий бланк.

30. Как проектируется индекс письма?

31. Проставить реквизит «СОГЛАСОВАНО» В ДОГОВОРЕ О ПОСТАВКЕ ТОВАРОВ.

32. Оформить заголовок к тексту (флаговым и продольным способом). «Способы, основанные на пользовании полос типог-рафского набора».

33. По правилам оформить следующий текст «Примечание. Пере-носить часть текста примечания на следующую страницу допускается, равно как и все примечания без предшествующего им текста».

34. По правилам оформить следующие реквизиты

00.00.0  № 12-146

На № 000-7 ОГ 00.00.00

О порядке проведения лекции в Третьяковской галерее.

35. Составить приказ о ликвидации предприятия.

36. По столовой составить номенклатуру дел.

37. Проставить визы в заявлении о материальной помощи.

38. Коллективная (бригадная) ответственность. Когда она насту-пает?

39. Что такое полная материальная ответственность?

40. Перечень работников в предприятии общественного питания. С кем составляется договор о материальной ответственности?

41. В каких случаях нельзя заключать договор о материальной от-ветственности с рабочими и служащими?

42. Проставить интервалы в реквизите «адресат»

43. Поставить интервалы в реквизите «отметка исполнителя» и расшифровать следующую запись:

Косенкова 256677

ТП 300.00.00

В дело 12-145/5

00.00.00

44. Правила оформления таблиц.

45. Требования к тексту документа.

46. Написать письмо, рекламирующее кафедру «Технология и организация общественного питания».

47. Написать письмо – просьбу.

48. Написать письмо – рекламацию.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) . - М.: МИАИ, 1975. – 156с.

2. Общесоюзный классификатор. Подсистемы и комплексы задач. АСУ. I– М.: Экономика, 1986. – 260с.

3. ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1984. – 38с.

4. ГОСТ 6.10.5-87. УСД. Требование к построению формуляра-образца. – М.: Изд-во стандартов, 1987. – 25с.

5. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. – М.: Изд-во стандартов, 1997. – 19с.

6. , Белов и делопроизводство. – М.: Экономика, 1988. – 108с.

7. Васильев в офисе. М.: Вектор, 1990. – 162с.

8. Вы – секретарь. – М.: Недра, 1993. – 121с.

9. Войченко и организация работы отдела кадров. – Киев, 1986. – 97с.

10. Волгин совещания. М.: Московский рабочий, 1991. – 158с.

11. Загорская для ведения деловой корреспон-денции. – М.: Экономика, 1992. – 220с.

12. Справочник по делопроизводству и основам работы на компью-тере с документами / Сост. , – М.- С-Пб.: Герда. – 1998. – 345с.

13. В помощь машинистке, секретарю, стеногра-фистке. М.: Высшая школа, 1990. – 185с.

14. Кузнецова и делопроизводство. – Высшая школа, 1991. – 172с.

15. , , Филиппов и техническая документация. – М.: Высшая школа, 1991. – 158с.

16. Кузнецова . – М.: Высшая школа, 1992. – 286с.

17. Стенюков документов по делопроизводству. Руко-водство к составлению. – М.: Приор. – 1997. – 96с.

18. Курс лекций по дисциплине «Делопроизводство и корреспон-денция».

19. Лившиц делопроизводства. – М.: МИАИ, 1974. – 133с.

20. Рахманин деловой речи и редактирование служебных документов. – М.: Наука, 1982. – 164с.

21. Субботин системы документирования. – М.: Экономика, 1980. – 119с.

22. Шахиджанян на пишущей машинке. – М.: Книга, 1991. – 138с.

23. Шейнин и делопроизводство в торговле. – М.: Экономика, 1983. – 95с.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Редактор

Художественный редактор

Подписано к печати

Формат 60х90 1/16. Уч.-изд. л. 7,9

Тираж 200 Заказ № Цена 32 р.

Отпечатано на ризографе

Кемеровский технологический институт пищевой промышленности

г. Кемерово, 56, Бульвар Строителей, 47

Отпечатано в лаборатории множительной техники КемТИППа

2

Оглавление