Требования к квалификации начальника отдела сбыта — высшее профессиональное (экономическое или инженерно–экономическое) образование и стаж работы по специальности в области сбыта не менее 5 лет.

Порядок проведения инвентаризации:

Инвентаризация расчетов с покупателями и другими дебиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

правильность расчетов с другими организациями;

правильность и обоснованность сумм дебиторской задолженности, включая суммы дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Инвентаризация резерва сомнительных долгов, созданного у организации, применяющей метод определения выручки от реализации продукции (выполнения работ, услуг) по мере отгрузки товаров (выполнения работ, услуг) и предъявления покупателю (заказчику) расчетных документов, заключается в проверке обоснованности сумм, которые не погашены в сроки, установленные договорами, и не обеспечены соответствующими гарантиями.

Для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями и прочими дебиторами применяется Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ–17). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается у комиссии.

По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (приложение к форме № ИНВ–17), которая является основанием для составления Акта по форме № ИНВ–17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

ЛЕКЦИЯ № 6 (4 часа)

Тема 11. Организация внутреннего аудита операций финансового цикла

Вопросы:

1. Цели внутреннего аудита финансового цикла.

2. Функции финансового цикла.

3. Основные направления и процедуры внутреннего аудита.

4. Организация и оценка эффективности документооборота.

5. Порядок проведения фактического и документального контроля.

6. Документирование структуры внутреннего контроля финансового цикла.

7. Вопросник по внутреннему контролю финансового цикла.

8. Типичные недостатки внутреннего контроля финансового цикла и сопутствующие им риски.

Цели внутреннего контроля снабжения заключаются в:

приобретении только необходимых това­ров и услуг при­нимая во внимание время их доставки, качество и доступность сырья;

отражении системой учета кредиторской задолженности общей величины кредиторской задолженности организации;

таком характере управле­ния системой учета кредиторской задолженности, при котором органи­зация получила бы наибольшую прибыль.

Основные направления внутреннего контроля

Ключевые направления внутреннего контроля снабжения заключаются в следующем:

должны приниматься меры, предупреждающие возникновение кредиторской задолженности в отношении товаров, покупка которых не была санкционирована;

кре­диторская задолженность недолжна отражаться до момента получения товаров и предоставления услуг;

санкционированная (и только санкционированная) кредиторская задолжен­ность должна соответствующим образом анализироваться и отражаться;

необходимо производить разделение обязанностей между лицами, выполняющими сле­дующие функции: заказ товарно-материальных ценностей, их закупка, получение и приемка и окончательная оп­лата; главная цель такого разделения обязанностей — предупреждение зло­употреблений в результате сговора.

Процедуры внутреннего контроля

1. Заказы на приобретение делаются только после того, как одобрен выбор поставщика (в отделе снабжения имеется перечень утвержденных поставщи­ков). Ведение таких перечней сокрашает время, расходуемое на поиск необходимой ин­формации, что при повторе заказа существенно снижает затраты отдела снабжения. Такой перечень должен постоянно пополняться новой информа­цией о товарах или возникающих проблемах с действующими поставщиками.

2. Прежде чем сделать заказ, его необходимо утвердить. Первый уровень утверждения должен находится в отделе, сделавшем заказ (утверждение производится начальником отдела или другим уполномоченным на это работником). Может сложиться ситуация, при которой полномочий этого уровня станет недоста­точно и утверждение заказа должно будет происходить на уровне более высоком. Работник, утвердивший заказ, должен либо сделать соответствующую помет­ку, либо проставить именной код в бланке заказа.

Полномочия работников при утверждении заказов могут быть ограничены. При превышении установленного лимита требу­ется утверждение на более высоком уровне: полномочия на санкционирование капитальных затрат почти всегда ограничиваются, при этом важные проекты утверждаются высшей администрацией — обычно на уровне Правления.

Деятельность отдела снабжения должна быть, насколько это возможно, централизована, чтобы достичь максимальной экономии и эффективности при заказах. Предприятиям с децентрализованной структурой, отделы которых расположены в различных местах, не­обходимо серьезно подойти к решению вопроса о тех выгодах, которые мож­но получить от централизации деятельности.

3. Для приемки ТМЦ отводится специальное место, так как это мини­мизирует затраты как на саму приемку, так и на хранение товара и пред­отвращает возможность потерь. Многоэтапная доставка и наличие нескольких мест хранения товара повышают степень риска его потерь ввиду хищений, увеличивают затраты на хранение, приемку и транспортировку, а также могут привести к внутреннему беспорядку и задержкам при получении необходимых доку­ментов и материалов.

Полученные товары должны приниматься только при наличии на них ут­вержденного заказа. Копия каждого утвержденного заказа должна отправляться на склад-получатель заказанных товаров. Заказы, подлежащие получению, должны постоянно контролироваться на предмет выявления возможных задержек сроков поставок. Отдел снабжения должен производить с поставщи­ками сверку по невыполненным заказам.

Перед оприходованием ТМЦ должны пройти процесс приемки. Приемка включает в себя процесс проверки товара как по количеству, так и по качеству, при этом она мо­жет проводиться на основе выборочного исследования (в случае больших пар­тий) и включать специальный анализ (например, на степень химической очистки). В приходном ордере должны указываться дата приемки, ее результаты и фа­милии лиц, принявших товар.

Возврат товаров поставщикам должен точно документироваться. Ошибочно поступившие (несоответствующие заказу) или дефектные товары выявленные в процессе приемки, должны храниться и учитываться отдельно. Отказ от ак­цепта на месте приемки оформляется Актом приемки материалов (форма № Н-7), который отсылается по­ставщику вместе с документацией, поясняющей причины отказа.

Записи обо всех поступивших и возвращенных ТМЦ должны постоянно отслеживаться и контролироваться на предмет получения всех накладных и счетов к оплате. Очень важно, чтобы в записях не была отражена кредиторская задолженность за ТМЦ — либо не полученные, либо те, по которым был сделан отказ от акцепта. Так, счета-фактуры, поступившие от поставщиков, регистрируются только в том случае, если они соответствуют приходному ордеру и заказу.

Приходные ордера, по которым соответствующие счета-фактуры еще не поступили, указывают на кредиторскую задолженность, которая пока еще не отражена в учете, а возможные отказы от акцепта, претензии по которым еще не предъявлены (например, если брак будет выявлен не на этапе при­емки, а на более поздних этапах производственного цикла), могут привести к завышению кредиторской задолженности.

4. Записи о запасах ТМЦ должны постоянно корректироваться и дополняться с учетом всех операций по поступлению и возврату товаров. Во-первых, это необходимо для обеспечения полноты отражения: копии приходных ордеров и перечни товаров, по ко­торым были сделаны отказы от акцепта, должны в целях контроля подши­ваться в отдельные папки. Компьютеризированные системы могут осуществлять либо пакетную обработку записей, либо обработку каждой записи в отдельности. Контроль за итогами осуществленных опера­ций должен проводиться как вначале, так и в конце обработки. Во-вторых, это важно для обес­печения точности: основным средством контроля является инвентаризация.

5. Обработанные к оплате счета-фактуры и счета должны регистрироваться: обычно полученные счета-фактуры и счета сразу проштамповывают и нумеруют, а затем в ручной системе учета ежедневно фиксируют в журнале поставщиков.

6. Все счета-фактуры должны про­веряться и утверждаться на основе записей о поступлении товаров или дру­гой соответствующей документации. Кредито­рская задолженность в соответствии со счетом-фактурой не должна отражать­ся вплоть до того момента, как будут получены доказательства действительного получения и приемки товаров по количеству и качест­ву. Функция утверждения счетов-фактур должна выполняться независимо от функций заказа, приемки, регистрации и оплаты. Обычно утверждение счетов-фактур производится начальником отдела снабжения.

7. Все прочие корректировки (НДС, скидки, транспортные расходы) дол­жны проверяться и утверждаться на основе сопроводительных документов. Отдел снабжения, в котором хранятся копии заказов и который устанавли­вает условия договора, должен проверять правильность расчетов в счетах-фактурах, сравнивая суммы с копией первоначального заказа.

8. Санкционированные (и только санкционированные) операции должны быть перенесены соответствующим образом из журнала поставщиков на соответствующие аналитические счета поставщиков и на счета Главной книги. Отдел, совершивший заказ, должен указать в бланке заказа код затрат. Сотрудники Отдела снабжения проставляют в журнале код поставщика. Правильность этого кодирования может быть проверена двумя способами: путем независимой сверки документов поставщиков и посредством сравнения плановых и фактических затрат по каждому коду затрат.

9. Итоговые сальдо в журнале поставщиков должны регулярно сверяться с сальдо синтетического счета. Сверка с кон­трольным счетом — основное средство контроля полноты разноски по бух­галтерским регистрам поступлений, возвратов, скидок и оплат.

10. Документы поставщиков должны регулярно сверяться с сальдо журнала поставщиков. Такая независимая сверка по­зволяет осуществлять контроль за кодированием в журнале, поступлением то­варов, их приемкой и оплатой. Любые несоответствия должны незамедлитель­но анализироваться и устраняться.

11. Должно существовать обязательное разделение следующих обязанно­стей: утверждение круга поставщиков; утверждение заказа; отправка заказа; получение и приемка товаров по количеству и качеству; возврат товаров; регистрация получения счетов-фактур и счетов к оплате; сверка счетов-фактур/счетов с сопроводительной документацией; проверка счетов; утверждение счетов-фактур; раз­носка информации из счетов-фактур по бухгалтерским регистрам произведенной оплаты за ТМЦ; утверждение исправлений в банке данных (дополнения, удаления, исправления информации о поставщиках); сверка с документами поставщиков; составление документов на оплату.

12. Администрация должна контролировать и анализировать неблагоприят­ные отклонения от плана в составе затрат по каждому коду затрат и объеме запасов.

Должностные обязанности ключевого персонала

Согласно должностным обязанностям начальник отдела материально-технического снабжения выполняет следующие функции:

организует обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

руководит разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также создания необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

изыскивает источники покрытия этой потребности за счет внутренних ресурсов.

обеспечивает подготовку заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

организует изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.

обеспечивает доставку материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектность и хранение на складах предприятия.

подготавливает претензии поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контролирует составление расчетов по этим претензиям, согласовывает (поставщиками изменения условий заключенных договоров.

руководит разработкой стандартов предприятия по материально-техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

обеспечивает контроль за состоянием запасов материалов и комплектующих изделии, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.

руководит разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению трат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

организует работу складского хозяйства, принимает меры по соблюдено необходимых условий хранения.

обеспечивает высокий уровень механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

организует учет движения материальных ресурсов на складах предприятия, принимает участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

обеспечивает составление установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.

Тема 12. Организация внутреннего аудита цикла затрат

Вопросы:

1. Цели внутреннего аудита цикла затрат.

2. Функции цикла затрат.

3. Основные направления и процедуры внутреннего аудита.

4. Организация и оценка эффективности документооборота.

5. Порядок проведения фактического и документального контроля цикла затрат.

6. Документирование структуры внутреннего контроля цикла затрат.

7. Вопросник по внутреннему контролю цикла затрат.

8. Типичные недостатки внутреннего контроля цикла затрат и сопутствующие им риски.

Цели внутреннего контроля погашения внутренней задолженности заключаются в:

обеспечении оплаты всех утвержденных и только утвержденных счетов-фактур;

обеспечении невозможности несанкционированных выплат с банков­ского счета;

обеспечении должного анализа, классификации и отражения опе­раций на счетах кредиторов и товаров.

Основные направления внутреннего контроля

Ключевые направления внутреннего контроля погашения кредиторской задолженности состоят в следующем:

денежные документы не должны оплачиваться без соответствующей санкции;

должны проводиться меры, предупреждающие незаконное присвоение или недолжное ис­пользование средств с банковского счета;

должно осуществляться верное отражение и разноска по счетам всех операций по погашению кредиторских задолженностей;

необходимо проводить эффективное разделение обязанностей между лицами, занимающимися заказом, закупкой, приемкой и окончательной оплатой; главная цель такого разделения обязанностей — предотвращение злоупотреблений в резуль­тате сговора.

Процедуры внутреннего контроля

1. Лимитированные и не лимитированные чековые книжки и прочие средства платежа на предъявителя (пластиковые карточки) должны храниться с соблюдением всех необходимых мер предосторожности. Физическая охрана должна осуществляться на двух уровнях: ограничение до­ступа и строгий контроль посредством технических средств (сейфы и наблю­дение с помощью видеокамер).

2. Не должны подписываться уполномоченными лицами незаполненные чеки или бланки чеков.

3. Все выписанные чеки должны составляться исключительно на ос­нове утвержденных документов. Оплата кредиторам дол­жна производиться при одновременном наличии: а) счетов-фактур поставщи­ка; б) приходного ордера на склад; в) заказа на покупку. Прежде чем до­кумент станет основанием для осуществления выплаты кредитору, он должен быть проверен и утвержден. Если все счета-фактуры утверждаются по от­дельности (и подтверждаются сопроводительной документацией), то предвари­тельная разноска в журнал поставщиков сальдо поступивших товаров может выступать как достаточное свидетельство для санкционирования оплаты и подписания чека.

4. Должен быть утвержден лимит указываемой в чеке суммы, разрешенной к подписанию соответствующей группой работников. Установленный лимит должен строго соблюдаться. Одновременно могут действовать различные лимиты. Сотрудники, оформляющие чеки и занимающиеся сбором сопроводительных документов, должны знать, кто и какие документы имеет право подписывать.

В банк предоставляются образцы подписей, которые могут стоять на документах, и подробные сведения о лимитах, действующих на предприятии. Эти сведения в случае изменений должны незамедлительно корректироваться во избежание отказов банка принять чек с неизвестной подписью.

5. Сопроводительные оправдательные документы должны погашаться сразу же после подписания платежного поручения, чека, расходного ордера, дабы предупредить злоупотребления и случайные ошибки. «Погашение» обычно означает, что сопроводительные оправдательные документы, имеют надпись или штамп «оплачено», соответствующую дату, но­мера платежных поручений и их общую сумму. Все это имеет целью обеспечить возможность последующей проверки и избежать повторного использования документов.

6. Выписанные доверенности на получение наличных денег (включая подотчетные суммы и суммы зарплаты к выдаче) должны контролироваться: ясно, что не­обходимы дополнительные меры предосторожности для доверенностей, которые при­готовлены для оплаты наличными и уже подписаны. Лица, которым доверено получение и выплата наличных от имени организации, должны тщательно проверяться, кроме того, должны быть соблюдены те же меры предосторож­ности, что и при инкассации выручки.

Платежные документы, выписанные для погашения кредиторской задолженности, должны отправляться кредиторам минуя отдел снабжения. Объясняется это необходимостью разделения обязанностей.

7. Банковские переводы, включая взаиморасчеты, оплату поставщикам и выплату зарплаты, должны утверждаться на основании сопроводительных до­кументов.

Банковские переводы, осуществляемые платежными поручениями, могут со­провождаться соответствующими свидетельствами не во всех случаях, выплата аванса работникам должна подтверждаться платежной ведомостью, в то время как вложение свободных средств под проценты может свидетельств не иметь. В последнем случае платежное поручение подписывает уполномоченное на это лицо. В этом случае, как и в случае с выпиской чеков, должен быть оп­ределен круг и объемы полномочий лиц, имеющих право подписания пла­тежных поручений.

8. Доступ к терминалам, которые могут использоваться для инициализа­ции электронного перевода средств, должен строго контролироваться. Для получения доступа к компьютерным терминалам, с которых может осущест­вляться перевод средств, необходимо использовать по меньшей мере два не­зависимых пароля. Ограничение доступа, многочисленные пароли и их частая смена должны дополняться процедурами «обратной связи», цель которых заключается в подтверждении достоверности перевода средств путем использования дополняющих паролей, дабы избежать вмешательства в систему компьютерных «взломщиков».

Дальнейший контроль заключается в кодировании электронных переводов средств. Это должно предотвратить вмешательство третьих лиц в конфиден­циальную передачу как информации, так и средств. Конечно, могут возникать ситуации, в которых знание о предстоящем переводе средств может оказаться ценным почти в той же мере, как и присвоение перевода, например, злоупотребления служебным положением при покупке предприятий как имущественного комплекса на аукционе.

9. Прямые выплаты и расчеты плановыми платежами должны соответст­вующим образом утверждаться, контролироваться и регулироваться. Сущест­вует большое число расчетов плановыми платежами за товары и услуги, но гораздо большее количество платежей может осуществляться в форме прямых выплат. Поскольку результатом обеих операций является уменьшение средств на банковском счете, то проверка их санкционирования должна быть по меньшей мере столь же тщательной, как и проверка санкционирования пла­тежей посредством выписки чеков. Вероятно, степень риска здесь даже выше, поскольку плановые платежи контролю поддаются сложнее. Дело в том, что такие выплаты не требуют регулярного представления их оснований. Следо­вательно, должны осуществляться регулярные проверки всех расчетов плано­выми платежами, чтобы оценить их действительность и точность.

10. Сальдо по счету каждого поставщика в журнале должно регулярно сверяться с сальдо синтетического счета 60 “расчеты с поставщиками и подрядчиками”.

11. Все выплаты должны быть определены, точно отражены и раз­несены по соответствующим счетам (аналитическим и синтетическим). В слу­чаях реализации, снабжения и поступления денежных средств первостепен­ное значение имеет точный анализ учетных записей. Как уже было отме­чено, цель контрольного счета — убедить бухгалтера в том, что нет опера­ций, которые были бы разнесены по счетам лишь частично. Однако конт­рольный счет не может указать, что конкретно было выполнено неверно. Пропуски могут быть выявлены только посредством: регулярной сверки документов поставщиков с записями в журнале; внутренних проверок, подтверждающих, что конкретный код заказа на покупку был выбран правильно при отраже­нии оплаты в соответствующем журнале; анализа отклонений от плановых показателей.

12. Со стороны ад­министрации должен осуществляться контроль и анализ. Регулярная сверка банковских и кассовых расчетов — основное средство контроля со стороны администрации, которая заинтересована в фун­кционировании эффективной системы погашения кредиторской задолженности, поскольку это непосредственно влияет на общую величину оборотных средств.

l3. Разрешения на операции по краткосрочным вложениям должны давать только специально назначенные ответственные лица. Обычно решение отно­сительно краткосрочного помещения свободных средств принимает финансо­вый директор. Пределы полномочий финансового директора должны быть оп­ределены четко, особенно в отношении размеров валютного риска, который ему позволено на себя принимать.

14. Денежные поступления из внешних источников должны полностью инкассироваться для контроля за разноской сумм по счетам. Од­нако могут возникать ситуации, когда в кассе необходимо иметь наличные деньги. В качестве примера можно привести возмещение затрат работников на по­купку канцелярских принадлежностей, суммы на транспортные расходы, приобретение газет или выполнение временных работ.

15. Обязательно должно назначаться ответственное лицо и осуществляться контроль за денежными средства заслуживающих доверия ответст­венных работников.

16. Должно определяться число направлений расходования наличных средств; в качестве альтернативы наличных платежей можно прибегнуть к выдаче работникам специальных платежных карточек или оплате таких расходов не наличными, а путем выписки чека, таким образом, перед администрацией стоит вопрос анализа выгод и издержек различных вариантов осуществления платежей.

17. На основании недельной или месячной потребности должны определяться размеры наличного оборота.

18. Расход наличных средств должен подтверждаться соответствующей доку­ментацией; утверждаться начальником отдела, в котором работает подотчетное лицо; оформляться официальной доверенностью; определяться по кодам затрат; отражаться в кассовой книге или аналогичном компьютерном регистре.

19. Осуществляется пополнение наличных в кассе. Как и в случае с запасами, здесь также существует необходимость постоянного поддержания определенного резерва (страхового запаса). При достижении точки заказа наличные средства долж­ны пополняться путем выписки соответствующего чека (который, равно как и все другие чеки должен быть надлежащим образом утвержден). Таким об­разом, когда разница между лимитом денежных средств в кассе и суммой утвержденных расходных кассовых ордеров достигает точки заказа, необхо­димо путем выписки чека восполнить денежные средства до утвержденного максимального лимита. Кроме того, возможен вариант еженедельного попол­нения денежных средств независимо от размера остатка.

20. Производится сверка учетных остатков денежных средств в кассе. Такая сверка дол­жна выполняться ежемесячно. В простейшей форме суть ее состоит в подтверждении равенства денежных средств в кассе общей сумме доку­ментированного расхода с момента последнего пополнения денежных средств и лимита максимального остатка денежных средств в кассе. Результаты сверки должны независимо анализироваться.

21. Проводятчя внезапные инвентаризации. Они могут осуществляться администрацией, внутренними либо внешними аудиторами. Все отклонения должны тщательно анализироваться.

22. Производится разноска по счетам Главной книги. Суммы в Главную книгу переносятся на основании записей кассовой книги. Точность такого переноса должна перио­дически проверяться главным бухгалтером. Пол­нота учета обеспечивается путем применения непрерывной последовательной нумерации кассовых ордеров.

23. Осуществляется контроль и анализ со стороны администрации. Вероятно, здесь будет достаточно лишь анализа отклонений. Неподтверждение расходных кассовых ордеров первичными документами, наличие неиспользуемых средств, постоян­ные несоответствия в учете, — все это свидетельствует о потере кассиром контроля над ситуацией.

Должностные обязанности ключевого персонала

Согласно должностным обязанностям директор предприятия выполняет следующие функции:

руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные резуьтаты его деятельности;

организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности прозводимой продукции, ее соответсвие мировым стандартам в цехях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции;

обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизне-планов;

организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг), экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов;

принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательтства об охране окружающей среды;

обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки;

решает вопросы, касающиеся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, в пределах предоставленных ему законодательством прав, поручает ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам — заместителям директора, руководителям производственных единиц и филиалов предприятий, а также функциональных и производственных подразделений;

обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности;

защищает имущественные интересы предприятия в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

Порядок проведения инвенаризации

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с поставщиками, подотчетными лицами и другими кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Проверке должен быть подвергнут счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Для оформления результатов инвентаризации расчетов с поставщиками и прочими кредиторами применяется Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.

По указанным видам задолженности к акту инвентаризации расчетов должна быть приложена справка (приложение к форме № ИНВ-17), которая является основанием для составления Акта по форме № ИНВ-17. Справка составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета — 60 “Расчеты с поставшиками и подрядчиками”, 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и 76 “Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами”

Тема 13. Организация внутреннего аудита операций цикла доходов

Вопросы:

1. Цели внутреннего аудита цикла доходов.

2. Функции цикла доходов.

3. Основные направления и процедуры внутреннего аудита.

4. Организация и оценка эффективности документооборота.

5. Порядок проведения фактического и документального контроля цикла доходов.

6. Документирование структуры внутреннего контроля цикла доходов.

7. Вопросник по внутреннему контролю цикла доходов.

8. Типичные недостатки внутреннего контроля цикла доходов и сопутствующие им риски.

Цели внутреннего контроля денежных поступлений состоят в обеспечении:

приема в полном объеме всех поступлений независимо от их источника;

классификации всех поступлений и отражения их в учетных регистрах;

сдачи в в банк всх денежных поступлений для занесения их на расчетный счет;

уменьшения убытков, которые могут возникнуть как в результате злоупотребления, так и непреднамеренно.

Основные направления внутреннего контроля

Ключевые направления внутреннего контроля денежных поступлений состоят в следующем:

все поступления от реализации за наличный расчет и поступления от де­биторов в счет погашения их задолженности следует контролироваться и не­замедлительно сдаваться в банк;

все поступления должны точно классифицироваться и отражаться в учетных регистрах;

должно быть организовано разделение обязанностей между кассирами, отделом сбыта, бухгалтерией и прочими функциональными подразделениями для предотврещения возможности возникновения тайного сговора между ними.

Организация процедур внутреннего контроля, соответствуюших принятому на конкретном предприятии способу расчетов с покупателями — за наличный или безналичный расчет.

Процедуры внутреннего контроля

Каждому способу расчетов с покупателями (за наличный и безналичный расчет) должны соответствовать специальные процедуры внутреннего контроля.

Процедуры внутреннего контроля при реализации за наличный расчет

Все поступления от реализацию за наличный расчет, в том числе по кредитным карточкам, прочие поступления) следует подвергать контролю, дабы обеспечить их незамедлительное оприходование и передачу в банк. Для контроля за текущими поступлениями используются различные приемы.

Контроль поступлений при реализации за наличный расчет осуществляется путем:

использования контрольно-кассовых машин (кассовых аппаратов);

сверки контрольной кас­совой ленты и на ее основе проверки наличия денег в кассе с учетом по­казаний счетчиков и суммы на начало дня;

регулярной (с обеспечением мер безопасности) выемки выручки из кассовых аппаратов (супермаркеты делают это несколько раз в течение рабочего дня;

ведения кассовой книги и ее ежедневной проверки;

исполь­зования кассовых автоматов (например, при реализации железнодорожных билетов и на автомобильных стоянках).

Контроль поступлений от реализации по кредитным карточкам осуществляется путем:

предварительной сверки кредитных карточек с регулярно обновляемыми списками украденных или приостановленных карточек;

проверки по телефону или автоматизированной проверки карточек в компании, выпустившей их, если сумма покупки по карточке превышает установленный внутренний лимит;

проверки наличия подписи и проверки даты окончания действия карточки;

проверки подлинности подписи клиента при превышении установленного внутреннего лимита суммы покупки по карточке;

ежедневного заполнения кассовой книги.

2) Персонал, отвечающий за поступление выручки от реализации за наличный расчет и по кредитным карточкам, должен уметь обращаться с кассовыми аппаратами, знать действующие формы кредитных карточек и пользоваться доверием руководства предприятия.

3) Проверка кассы должна выполняться ежедневно, при этом необходимо соблю­дать следующее равенство:

Остаток в кассе на начало дня + Поступление в течение дня, отраженное на контрольной ленте кассовой машины = Остаток в кассе на конец дня + Суммы, сданные в течение дня кассиром в кассу предприятия.

4) Поступившие в течение дня в кассу денежные средства не должны использоваться для совершения платежей за товары или услуги, так как при этом высока ве­роятность того, что эти выплаты не будут отражены в учете на момент со­вершения операций, что сделает невозможным выверку дневной выруч­ки. Поэтому требование сдачи в банк всей выручки является обычным почти для каждого предприятия.

5) Инкассировать выручку необходимо ежедневно. Хранение денег с исполь­зованием сейфов и сейфового оборудования снижает риск, связанный с пре­быванием денег в помещении предприятия в ночное время. Инкассация дол­жна осуществляться специально уполномоченными на то лицами с соблюде­нием необходимых мер безопасности (например, варьирование времени инкас­сации, маршрутов следования и сопровождающего персонала);

6) Необходимо обеспечить возможность обратной сверки выписки банка с ин­формацией об оплате, произведенной кредитными карточками, а также с данными контрольных лент кассовых аппаратов путем проведения их ежедневного обобщения;

7) Кассиры должны знать, что администрация может проводить внезапные инвентаризации денежных средств в кассе, однако лучше не доводить до них информацию о других мерах контроля, которые предпринимает администрация для наблюдения за поступлением денежных средств;

8) Сверка выписок банка об инкассации выручки, представляемых кассирами, с суммами, показываемыми отделом учета реализации должна проводиться ежедневно. Все несоответствия необходимо оперативно анализировать. Для обеспечения перекрестной проверки денежные поступления можно проанализи­ровать в разрезе прочих поступлений и поступлений по журналу реализации.

9) При реализации за наличный расчет необходимо, чтобы фактически продан­ную продукцию можно было идентифицировать по ярлыку (этикетке) или но­меру партии. Кроме того, должны быть известны цены на нее либо из этикеток (ценников), либо из постоянно обновляемого прейскуранта. Электронная технология упро­стила этот процесс. Предприятиями-изготовителями на продукцию наносятся электронные штриховые коды, и таким образом постоянно меняющиеся цены могут отсле­живаться с помощью компьютера. В результате этого намного упрощается иден­тификация проданного товара и разноска по счетам реализации. Современные модели некомпьютеризированных кассовых аппаратов тоже, как это ни удивительно, позволяют получать весьма подробную информацию для анализа реализации.

10) Если при реализации товаров торговое предприятие предоставляет покупателям скидки, то эти скидки должны утверждаться лицами, не занятыми непосредственно реа­лизацией товаров. Должно быть обеспечено разделение обязанностей между торговым персоналом и менеджерами, принимающими решения. Как в розничной, так и в оптовой торговле должен осу­ществляться строгий контроль за правильностью скидок на каждую конкрет­ную партию товаров; при этом не допускается никаких отклонений от ут­вержденных сумм. Современные технологии позволяют автоматизировать и этот процесс.

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

12) Контроль за соблюдением порядка кассовой дисциплины настолько важен, что в Российской Федерации организована система независимых проверок. Обязанность проведения таких проверок возложена на банки, в которых предприятиям открыт расчетный счет.

Процедуры внутреннего контроля при реализации по безналичному расчету

Эти процедуры должны быть задействованы предприятиями, покупателями продукции (работ, услуг) которых являются прежде всего юридические лица. Согласно Положению о ведении безналичных расчетов в РФ, расчеты между юридическими лицами должны вестись преимущественно в безналичном порядке.

1) Ежемесячно должна производиться сверка синтетического счета реализации и аналитических счетов конкретных дебиторов. Отклонения должны тщатель­но анализироваться. Если предположить, что все поступления были разнесены по счетам, то порядок такой сверки будет следующим:

подсчитывается сумма сальдо по всем аналитическим счетам дебиторов;

выясняется, равен ли этот итог сальдо синтетического счета реализации; если да, то никакие дальнейшие действия не предпринимаются; если нет, то проверяются на несоответствие следующие пары показателей:

общая сумма реализации, отраженная на синтетическом счете 62 и суммы реализации, отраженные на аналитических счетах по каждому дебитору;

общая сумма поступлений за день, показанная в кассовой книге или выписке банка и общая сумма денежных поступлений за день, отраженная в ведомости учета по кассе или расчетному счету

исправляются ошибки и несоответствия на аналитических счетах, синтетическом счете и в Главной книге.

2) Помимо поступлений от дебиторов по расчетам за приобретенную продукцию (работы, услуги) на расчетный счет могут поступать и иные суммы (выручка от реализации основных средств, отходов, выручка от реализации инвестиций и т. п.). Должны существовать соответствующие разрешения, а кроме того, — накладная или заказ (это позволяет правильно идентифицировать поступле­ния). Обо всех операциях по постоянным заказам, о получении авансов, указанных в выписках банков, должно быть известно заранее.

3) Децентрализованные организации (имеющие сеть филиалов, подразделений) могут выбрать следующую внутреннюю политику: для лучшего управления поступлениями филиалам необходимо не­медленно перечислять полученные ими денежные средства на расчетный счет в банке, с которого денежные сред­ства могут быть получены только с разрешения администрации.

4) Сверка с банком должна проводиться регулярно. Любые отклонения по счетам — расчетному (текущему), депозитному, ссудному — должны быть исс­ледованы в течение месяца. В некоторых случаях необходимо делать коррек­тировку на суммы выплаченных в конце года процентов и т. п., которые еще не прошли по банковской выписке.

6) Должна обеспечиваться полная сохранность всех денежных средств и их эквивалентов: в пределах организации должны существовать стандартные процедуры при­ема и регистрации каждого вида денежных поступлений, ограничение пере­мещения чеков и платежных поручений, ротация персонала в целях предуп­реждения злоупотреблений и несанкционированного доступа к местам получе­ния денежных поступлений, а также должна обеспечиваться сохранность денег при передаче и хранении в кассе.

Должностные обязанности ключевого персонала

Согласно должностным обязанностям кассир выполняет следующие функции:

осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;

ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком;

составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью замены на новые;

передает в соответствии с установленным порядком денежные средства инкассаторам;

составляет кассовую отчетность.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 01.01.01 г. № 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18. С материально ответственным лицом (кассиром) заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации применяется Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15).

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации.

Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй — остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными применяется Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16).

Тема 14. Организация внутреннего аудита операций цикла финансовой отчетности

Вопросы:

1. Цели внутреннего аудита цикла финансовой отчетности.

2. Функции цикла финансовой отчетности.

3. Основные направления и процедуры внутреннего аудита.

4. Организация и оценка эффективности документооборота.

5. Документирование структуры внутреннего контроля цикла финансовой отчетности.

6. Вопросник по внутреннему контролю цикла финансовой отчетности.

7. Порядок проведения фактического и документального контроля цикла финансовой отчетности.

Цели внутреннего контроля хранения ТМЦ заключаются в следующем:

минимизации потери запасов в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования;

обеспечении эффективного взаимодействия с отделами сбыта, снабжения и производственными отделами.

Преимущественные направления внутреннего контроля хранения ТМЦ заключаются в следующем:

должны приниматься меры, снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;

должны быть гарантии, что запасы не могут использоваться или перемещены без должного отражения в учете;

должно быть обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;

в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы должны быть отражены в правильной оценке;

должно быть достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.

Процедуры внутреннего контроля

Внутренний контроль ТМЦ

1) Операции с запасами и незавершенным производством представляют особую важность для большинства предприятий.

По традиции служба внутреннего контролязаинтересована в предотвраще­нии любых потерь запасов. Однако в последнее время внимание внутренних аудиторов все в большей степени обращается на увеличение выгодности ос­новного и вспомогательного производств.

Роль внутреннего ауди­та при анализе складских операций наиболее важна для оценки эф­фективности системы повторных заказов, обеспечения сохранности запасов и незавершенной продукции, обеспечения эффективности анализа откло­нений, являющегося основным видом контроля за себестоимостью продукции.

2) Применяют оперативно-бухгалтерский метод учета материалов с использованием современной вычислительной техники.

Этот метод характеризуется:

оперативностью и бухгалтерской достоверностью количественного учета на складах, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;

осуществлением систематического контроля работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению материалов, а также ведения складского учета;

Из за большого объема эта статья размещена на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6