Внутренний аудит (текст лекций) (стр. 3 )

Следует также учесть, что правовое положение членов ревизионной комиссии (ревизора) АО имеет некоторые особенности. В состав ревизионной комиссии могут быть избраны только акционеры соответствующего АО. Они не могут занимать какие-либо иные должности в органах управления общества, а также являться членами совета директоров (наблюдательного совета) общества. При избрании ревизионной комиссии (ревизора) АО в голосовании не участвуют акции, принадлежащие членам совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицам, занимающим должности в органах управления общества.

Все вышеизложенное объясняется тем, что ревизионная комиссия не является органом управления обществом. В ее задачи входит лишь одна специфическая функция управления - контроль за финансово - хозяйственной деятельностью предприятия, т. е. внутренний аудит. Объективность внутреннего аудита обеспечивается именно степенью его независимости в структуре управления предприятия. Внутренний аудитор подчиняется и представляет отчеты только назначившему его руководству и собственникам предприятия и независим от лиц, занимающих другие должности.

Внутренний документ АО - Положение о деятельности ревизионной комиссии должен содержать права и порядок действий членов ревизионной комиссии АО в процессе контроля за ведением бухгалтерского учета и представлением отчетности.

Ревизионная комиссия (ревизор) общества для подготовки АО к внешнему аудиту должна контролировать не только своевременность представления отчетности, но и правильность ведения бухгалтерского учета в целом. Обязанности ревизионной комиссии (ревизора) АО представлены в табл. 1.4.:

Таблица 1.4.

Отдельные положения об организации внутреннего аудита содержатся и в Федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Уставом общества с ограниченной ответственностью (ООО) может быть предусмотрено образование ревизионной комиссии (избрание ревизора) общества. В отдельном случае - если более пятнадцати участников - образование ревизионной комиссии (избрание ревизора) обязательно.

Срок деятельности ревизионной комиссии (ревизора) ООО, а также количество членов ревизионной комиссии определяются уставом общества.

Избрание и досрочное прекращение полномочий ревизионной комиссии (ревизора) общества являются исключительной компетенцией общего собрания ООО.

В отличие от АО, где ревизором или членом ревизионной комиссии может быть только акционер, в должность может занимать лицо, не являющееся участником общества.

Членами ревизионной комиссии (ревизором) ООО, так же как и в АО, не могут быть члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, члены коллегиального исполнительного органа общества, а также лицо, которое осуществляет функции единоличного исполнительного органа общества, т. е. генеральный директор.

В обязанность ревизионной комиссии проверка годовых отчетов и бухгалтерских балансов общества до их утверждения общим собранием участников.

При отсутствии заключений ревизионной комиссии (ревизора) общества эти документы не могут быть утверждены общим собранием.

Однако, как отмечают в своей работе и [4] «если внутрихозяйственный контроль возложен на ревизора или ревизионную комиссию, работающую на общественных началах, то, как показывает практика, руководство может игнорировать систему контроля, искажать данные финансовой отчетности».

Однако позиции внутреннего аудита в форме ревизионной комиссии значительно усилились начиная с 2002 года, так как Федеральным законом от 01.01.2001 в Закон «Об акционерных обществах» были внесены изменения и по решению общего собрания акционеров членам ревизионной комиссии (ревизору) общества в период исполнения ими своих обязанностей могут выплачиваться вознаграждения и (или) компенсироваться расходы, связанные с исполнением ими своих обязанностей. Размеры таких вознаграждений и компенсаций устанавливаются решением общего собрания акционеров.

Внутрихозяйственный контроль может осуществляться службой (отделом, группой) внутреннего аудита, являющейся самостоятельным подразделением аппарата управления.

Такая служба создается с целью проверки эффективности контрольных методов и процедур на предприятии, оказания помощи администрации в контроле за работой всех подразделений и защиты законных имущественных интересов собственников.

определяет [30, стр. 22], что «форма внутреннего контроля коммерческой организации – это способ организации и выражения определенным образом упорядоченной совокупности процедур внутреннего контроля всех объектов коммерческой организации» и в качестве различных форм внутреннего контроля организации выделяет внутренний аудит и структурно-функциональную форму внутреннего контроля, при чем структурно-функциональная форма используется там, где «нет отдела (сектора, бюро, группы и т. п.) внутреннего аудита и ревизионной комиссии (ревизора)».

Тема 7. Основы методики внутреннего аудита

Вопросы:

1. Основные этапы проведения выездного и постоянно действующего внутреннего аудита.

2. Методики анализа и оценки деятельности подразделений и филиалов.

3. Документирование результатов выездного и постоянно действующего внутреннего аудита.

Внутренний аудит – это не форма организации внутреннего контроля, а структура, дополняющая структурно-функциональную систему внутреннего контроля и входящая в ее конфигурацию у некоторых организаций.

Внутренний контроль в его структурно-функциональной форме присущ каждой организации, так как сотрудники этой организации наделены должностными (и в том числе контрольными) обязанностями. Система внутреннего контроля не может быть заменена внутренним аудитом. Дополнительно организованная на предприятии служба внутреннего аудита может только укрепить, усилить систему внутреннего контроля, но никак не подменить ее.

Внутренний контроль, в отличие от внутреннего и управленческого аудита, понятие более широкое, и, кроме того, он должен присутствовать в той или иной мере на каждом предприятии и организации независимо от вида деятельности, численности работников, формы собственности, организационно - правовой формы и других факторов.

Внутренний аудит – это дополнительный эшелон[5] контроля, предшествующий аудиторскому, за достоверностью бухгалтерской отчетности и эффективностью функционирования имеющейся системы внутреннего контроля.

Поэтому если говорить о формах внутреннего контроля, то формами его организации могут быть:

структурно-функциональная;

структурно-функциональная при наличии службы внутреннего аудита.

Как отмечает в своей работе [ 45, стр. 5] в настоящее время просматривается тенденция руководства отдельных наиболее крупных фирм образовывать у себя службы внутреннего аудита вместо того, чтобы прибегать к услугам внешних, независимых аудиторов для налаживания системы внутреннего контроля и поддержания ее на нужном уровне.

Таким образом, мы переходим к одному из основных вопросов разработки концепции внутреннего аудита – каким же организациям и по какой причине необходим внутренний аудит. В настоящее время обязательной служба внутреннего контроля является только для банков и кредитных учреждений.

Некоторые специалисты считают основной причиной создания внутреннего аудита то, что внешний аудит не может обеспечить такого содержания и качества услуг, как внутренний. Так, в своей совместной работе и [6] противопоставляют методы внешнего и внутреннего аудита, считая, «внешний аудит по многим направлениям проводит выборочную проверку, в обязанности внешних аудиторов не входит инвентаризация, доскональная проверка правильности переоценки основных средств, проверка налоговых расчетов и расчетов с государственными фондами социального страхования и обеспечения с позиций их правильности и соблюдения сроков перечисления сумм», но все эти задачи могут быть решены службой внутреннего аудита.

Возникает вопрос, а если в организации отсутствует служба внутреннего аудита, вышеперечисленные действия никем не осуществляются?

Контрольные действия должны осуществляться главным бухгалтером и работниками бухгалтерии, так как это входит в их должностные обязанности согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете».

Следовательно, некоторые отличия в объемах работ не могут служить причиной организации службы внутреннего аудита.

Внутренний аудит является одной из составных частей внутреннего контроля, одним из наиболее эффективных, но и наиболее дорогостоящих средств внутреннего контроля [ 51 , стр. 218].

[ 30 , стр. 23] указывает, что внутренний аудит присущ крупным и некоторым средним организациям, в основном обладающим следующими особенностями: усложненной организационной структурой (дивизиональной, матричной, конгломератной); многочисленностью филиалов, дочерних компаний; разнообразием видов деятельности и возможностью их кооперирования; стремлением органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

высказывает иное мнение [ 45 , стр. 20], утверждая, что внутренний аудит характерен исключительно для предприятий, имеющих систему обособленных структурных подразделений.

Другие специалисты высказываются о необходимости организации службы внутреннего аудита на всех предприятиях и организациях. Так, по мнению специалистов аудиторской организации «Юникон» «внутренний аудит является необходимым элементом управленческого контроля в организациях всех форм собственности. В настоящее время совершенствование внутреннего аудита является одним из способов повышения эффективности системы управления предприятия» [ 37 ].

Круг организаций, имеющих структуру внутреннего аудита, гораздо шире, чем круг организаций, имеющих обособленные структурные подразделения, но и не настолько широк, чтобы каждая прогрессивная организационная структура управления приводила к необходимости специальной службы контроля за ней.

Иными словами определять цель организации службы внутреннего аудита как необходимость повышения эффективности управления – слишком широко, для того чтобы под такое определение нельзя было бы подвести любые продуманные действия руководства.

Необходимость внутреннего аудита в тех организациях, где он создается и вызвана тем, что исполнитель отделен от лица, принимающего решения, территориально (обособленные подразделения) или организационно (дочернее общество, участник совместной деятельности, ведущий общие дела и др.), а зачастую и территориально и организационно, а также в случаях, когда исполнителей достаточно большое количество, и для контроля за ними нужно звено, наделенное исключительно контрольными функциями.

Во внутреннем аудите нуждаются организации, имеющие:

А) сложную организационную структуру;

Б) осуществляющие финансово-хозяйственные операции во взаимодействии с другими экономическими субъектами.

Выделенное [ 45 ] применение внутреннего аудита исключительно для предприятий, имеющих систему обособленных структурных подразделений, отвечает первому направлению.

Особенности изучения внешним аудитором внутреннего контроля предприятий, имеющих обособленные подразделения, в ходе внешнего аудита, будут рассмотрены в следующей главе данной работы.

Ко второму направлению можно отнести организации, перечень которых представлен в табл. 1.5. В аудите все перечисленные организации объединяются понятием «связанные стороны» [ 19 ].

Таблица 1.5.

Согласно статьи 2 Закона «О финансово-промышленных группах» финансово-промышленная группа (ФПГ) - совокупность юридических лиц, действующих как основное и дочерние общества либо полностью или частично объединивших свои материальные и нематериальные активы (система участия) на основе договора о создании ФПГ в целях технологической или экономической интеграции для реализации инвестиционных и иных проектов и программ, направленных на повышение конкурентоспособности и расширение рынков сбыта товаров и услуг, повышение эффективности производства, создание новых рабочих мест.

Согласно статьи 16 Закона не позднее 90 дней после окончания финансового года центральная компания ФПГ представляет всем участникам ФПГ, полномочному государственному органу отчет о деятельности ФПГ по форме, устанавливаемой Правительством Российской Федерации, а также публикует указанный отчет. Этот отчет составляется по результатам проверки деятельности ФПГ независимым аудитором, то есть подлежит обязательному аудиту.

Все вышесказанное позволило сформулировать определение внутреннего аудита для ФПГ.

Внутренний аудит ФПГ - система контрольных действий, осуществляемых по поручению совета управляющих ФПГ (холдинга) специальным структурным подразделением, подчиняющимся только совету управляющих, за деятельностью предприятий, входящих в холдинг, при которой устанавливаются законность, достоверность и экономическая целесообразность совершенных хозяйственных операций, а также правильность действий должностных лиц, участвующих в их осуществлении.

В отличие от ФПГ, товарищества на вере и полные товарищества могут стать объектом аудита в случае, когда их хозяйственная деятельность удовлетворяет критерию, установленному подп. 3 п. 1 статьи 7 Закона «Об аудиторской деятельности».

Совместная деятельность по договору простого товарищества в силу юридических особенностей ни при каких условиях не подпадает под обязательную аудиторскую проверку. Особенности изучения внешним аудитором внутреннего контроля организаций–участников договора простого товарищества, будут рассмотрены в параграфе 5.3 настоящей диссертационной работы.

Сходство внутреннего и внешнего аудита проявляется также в использовании одинаковых методов для достижения заданной цели – обеспечения достоверности бухгалтерской отчетности.

По мнению специалистов [ 26, 37, 45 ] при внутреннем и внешнем аудите применяются аналогичные методы, в частности, анализ систем внутреннего контроля и проведение выборочных проверок при аудиторском тестировании.

Таким образом, третье, что необходимо внешним аудиторам при оценке возможности полагаться на работу внутренних аудиторов – ознакомиться с методами работы внутренних аудиторов, чтобы установить их адекватность цели.

Четвертым фактором, объединяющим внутренний и внешний аудит, является и информационная база их деятельности. Она является единой - внутренние и внешние аудиторы при проверках используют одни и те же данные бухгалтерского учета и отчетности.

Конструктивное взаимодействие внешних и внутренних аудиторов способно принести положительные результаты всем участникам процесса. Так, внешние аудиторы могут пойти на сокращение своих аудиторских процедур и глубины тестов по подтверждению бухгалтерской отчетности, используя работу внутренних аудиторов. При этом большее внимание внешние аудиторы могут уделить консалтинговым услугам в области учета, налогов и финансов.

Руководство проверяемых экономических субъектов может сократить расходы на обязательный аудит, не потеряв качества получаемых услуг, и использовать профессионально функционирующую службу внутреннего аудита, которая может предоставлять информацию не только по вопросам бухгалтерской отчетности, но и по другим вопросам.

Общие рамки взаимодействия внешних и внутренних аудиторов в ходе независимой (внешней) проверки представлены стандартом аудиторской деятельности «Изучение и использование работы внутреннего аудита» [ 6 ]. Основные положения этого стандарта соответствуют международному стандарту аудита МСА 610 «Рассмотрение работы внутреннего аудита» (ISA 610 Considering the Work of Internal Auditing - JFAC).

Независимые аудиторы в России пока взаимодействуют с отделами внутреннего аудита не так тесно, как их зарубежные коллеги. Причин этому несколько. Так, согласно действующим нормативным документам внешний аудит проводится независимым аудитором, причем его независимость определяется как законодательными, так и этическими нормами аудиторской деятельности. Целью проведения обязательного аудита является формирование и последующее выражение мнения во всех существенных аспектах о достоверности аудируемой бухгалтерской отчетности. Аудиторские организации обязаны следовать и соблюдать в своей практической работе установленные федеральные стандарты аудиторской деятельности. К квалификации независимых аудиторов предъявляются единые общероссийские требования, данная деятельность лицензируется в установленном нормативными актами порядке.

Перечисленные требования в отношении российских внутренних аудиторов, как отмечают специалисты, отсутствуют. В настоящее время российский внутренний аудит существенно отличается не только от внешнего аудита, но и от внутреннего аудита своих зарубежных коллег.

Отметим главные из этих отличий:

1. Независимость внутреннего аудитора условна, поскольку определяется его подчиненностью в организации - непосредственно директору или его заместителю, правлению или собранию акционеров. Отсутствуют как законодательные, так и этические нормы, подчеркивающие независимость внутренних аудиторов от непосредственного влияния руководства экономического субъекта и его линейных подразделений;

2. Отсутствуют профессиональные стандарты деятельности внутренних аудиторов;

3. Отсутствуют единые требования к профессиональному и образовательному уровню внутренних аудиторов.

Главное отличие внутренних и внешних аудиторов в России состоит не в целях и задачах, которые они призваны решать, а в том, что на практике внутренним аудитом на российских предприятиях называются службы и подразделения, которые не в состоянии выполнить функции и задачи, присущие этому понятию.

Необходимость роста профессионализма внутренних аудиторов проявляется во все возрастающих потребностях и собственников, и менеджмента, и акционеров предприятий, и в какой-то мере внешних аудиторов.

Мнение о деятельности внутреннего аудита формируется аудиторской организацией на стадии планирования предстоящей проверки. В ходе рассмотрения работы внутреннего аудита изучают:

организационный статус: положение службы внутреннего аудита в системе управления проверяемого предприятия, ее возможности и способность соблюдать объективность и независимость, наличие или отсутствие иных обязанностей, действие сдерживающих факторов и ограничений, накладываемых руководством и (или) собственниками предприятия на внутренний аудит;

компетентность: профессиональное образование и навыки (опыт работы) аудиторов, политика найма, обучения и повышения квалификации сотрудников службы внутреннего аудита, степень понимания ими стоящих задач и проблем;

профессиональный уровень: состояние планирования, контроля и документирования работы внутреннего аудита, наличие и содержание соответствующих положений по внутреннему аудиту, рабочих программ и рабочей документации;

функциональные рамки: содержание и объем работы, которую выполняет служба внутреннего аудита;

уровень значимости: рассмотрение и принятие к исполнению руководством и (или) собственниками предприятия рекомендаций внутреннего аудита.

При принятии внешними аудиторами решения использовать работу внутренних аудиторов как основу для модификации объема и характера планируемых процедур, то внешний аудитор должен согласовать с руководством экономического субъекта и службой внутреннего аудита вопросы более детального ознакомления с интересующими отчетами внутренних аудиторов и совместным планом действий. Содержание и объем конкретной работы внутренних аудиторов, используемой внешним аудитором, будет зависеть от оценки аудиторского риска, существенности рассмотренного объекта проверки и предварительной оценки службы внутреннего аудита.

Практика показывает, что основная причина отказа внешних аудиторов от использования работы внутренних аудиторов состоит не в том, что внутренние аудиторы работают неэффективно, а в том, что фактически выполняемые ими функции не связаны с обеспечением достоверности бухгалтерской отчетности.

Внешний аудитор принимает решение полагаться на работу внутреннего аудита, когда видит, что его цель, функции, методы и направления направлены на обеспечение достоверности бухгалтерской отчетности на основе перманентно применяемых средств системы внутреннего контроля.

Если аудиторской организацией принято решение об использовании работы внутреннего аудита, производится детализированное изучение работы внутреннего аудита и ознакомление с рабочими документами внутреннего аудита.

В ходе этого процесса внешние аудиторы должны убедиться в том, что:

программы и объем работы внутреннего аудита отвечают целям внешнего аудита;

работа внутренних аудиторов проводится по плану и документально оформляется;

выводы (заключения) внутренних аудиторов достаточно обоснованы полученными ими данными и соответствуют существующим обстоятельствам, а содержание отчетов, подготовленных внутренними аудиторами, соответствует результатам выполненной ими работы;

зоны повышенных рисков, известные специалистам предприятия, учитываются при планировании работ и проверяются внутренним аудитом;

отношение руководства и (или) собственников к замечаниям, предложениям и вопросам, поставленным внутренними аудиторами, конструктивное.

По завершении каждой процедуры аудитор документирует сделанные выводы и рассматривает вопрос о целесообразности дальнейшего тестирования.

В случае признания (по результатам предварительного тестирования) специалистов внутреннего аудита компетентными и достижения взаимопонимания между внешними и внутренними аудиторами может быть решен вопрос о непосредственной помощи внутренних аудиторов при проведении процедур внешнего аудита. Порядок привлечения внутренних аудиторов к этой работе необходимо согласовывать с руководством проверяемого экономического субъекта.

Качество работы внутреннего аудита оказывает определенное влияние и на проведение аудиторских проверок внешними аудиторами.

Эффективная работа отдела внутреннего аудита:

позволяет внешним аудиторам не проводить детальную проверку, так как внешний аудитор может в определенной мере доверять внутренним аудиторам в раскрытии ошибок и нарушений. При этом существенно снижаются затраты времени на проверку в связи с сокращением объема независимых процедур;

повышает степень надежности системы внутреннего контроля проверяемого предприятия и, следовательно, как одна из составляющих влияет на оценку аудиторского риска, принимаемого внешними аудиторами.

Однако ответственность внешнего аудитора за выражаемое им мнение по финансовой (бухгалтерской) отчетности проверяемой организации не может быть уменьшена или разделена с внутренними аудиторами [ 6 ].

Выводы, к которым независимый аудитор пришел в процессе изучения системы внутреннего аудита проверяемого предприятия, отражаются в рабочей документации аудита.

Поэтому при аудиторских проверках организаций, в которых организована служба внутреннего аудита, делает необходимым выделение двух направлений исследований:

Проверка организации службы внутреннего аудита;

Проверка организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля в условиях функционирования внутреннего аудита.

Но если по проверке организации службы внутреннего аудита в настоящее время уже имеется целый ряд работ [ 37 , 45 ], то по второму направлению работы практически отсутствуют.

Результаты теоретических исследований организации тестирования системы внутреннего контроля, практика аудита организаций, имеющих организованную службу внутреннего аудита, позволяет сформулировать основные элементы методики проверки таких организаций.

Методика проверки организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля при аудиторских проверках организаций, имеющих службу внутреннего аудита, включает в себя следующие действия:

Оценка влияния факторов на надежность контрольной среды;

Описание системы бухгалтерского учета организаций;

3. Описание и оценка средств внутреннего контроля;

4. Состав тестов средств внутреннего контроля.

Таким образом, как внешний, и внутренний аудит направлены на изучение и оценку эффективности применяемой в организации системы внутреннего контроля, и в этом отношении их задачи совпадают полностью.

Устанавливая возможность использовать работу внутренних аудиторов внешние аудиторы должны проверять совпадение методик оценки состояния внутреннего контроля.

Именно поэтому при рассмотрении методик оценки системы внутреннего контроля как организаций, имеющих сеть обособленных подразделений (глава 2), так и организаций – участников простого товарищества (глава 3) мы не будем акцентировать внимание на том факте, организована или нет у проверяемого экономического субъекта служба внутреннего аудита. Действия проверяющего независимо от того, является ли он внутренним или внешним аудитором, должны соответствовать излагаемой методике изучения системы внутреннего контроля. Конкретный исполнитель проверки (внутренний аудит, внешний аудит или внешний аудит совместно с внутренним) определяется после выполнения первого этапа «Проверка организации службы внутреннего аудита» и закрепляется в рабочих документах планирования аудиторской проверки.

4. Документальное оформление процедур внутреннего аудита.

5. Взаимодействие с внешними аудиторами.

6. Подготовка отчетов на запросы внешних аудиторов.

Наиболее общими функциональными областями контроля на предприятиях являются:

а) реализация и дебиторская задолженность;

б) снабжение и кредиторская задолженность;

в) платежи по счетам и поступление денежных средств в кассу;

г) расчеты с персоналом по зарплате;

д) инвестиции;

е) основные средства;

ж) запасы.

Правильная организация документооборота — неотъемлемое условие успешной работы любой бухгалтерии.

Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР от 01.01.01 г. № 000, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также для работников органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (Федеральный закон «О бухгалтерском учете», п. 7, ст. 9).

Согласно Закону «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы должны быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, не предусмотренные в таких альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.

Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Содержание таких регистров в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» является коммерческой тайной организации.

Статья 139 ч. I Гражданского кодекса РФ оговаривает условия, при которых документ как носитель информации может составлять коммерческую тайну организации:

информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

к ней нет доступа на свободном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Типовые формы финансово–учетных документов создаются и утверждаются Министерством финансов РФ, Центральным банком РФ, Комитетом по статистике РФ, Государственной архивной службой РФ, Государственной налоговой службой РФ.

Министерства и ведомства РФ создают и утверждают типовые формы внутриведомственного пользования.

При необходимости в документы можно вносить исправления, используя три вида оговорок: «исправленному верить», «вписанному верить» и «зачеркнутое не читать». Исправления должны быть согласованы с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями тех же лиц, которые завизировали документ, с указанием даты внесения исправлений.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале с присвоением им регистрационных номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств и ведомств Российской Федерации, законодательством Российской Федерации.

В финансово–бухгалтерских службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т. п.

Номера документам присваиваются в порядке возрастания цифр. Нумерацию принято начинать с 1 января каждого года. Документам, к которым приходится обращаться часто (договоры, гарантийные письма и т. п.), присваивают регистрационный индекс, включающий обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, и при необходимости указывается число и месяц составления документа.

Документ в рамках одной организации регистрируют один раз.

Должностные лица, осуществляющие в организации делопроизводство, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция, отдел главного механика, главного инженера и т. д.), по сферам деятельности (торгово–закупочная деятельность, подсобное сельское хозяйство, производство, реализация продукции, материально–техническое снабжение и т. д.).

Для контроля за исполнением документов в организации может быть создана картотека в разрезе сроков, исполнителей и специфики документов. Исполненные документы формируют в дела.

Движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота. Он может быть оформлен в двух вариантах — в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций, с указанием ответственных исполнителей и сроков.

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой организации. Эти документы должны взаимодополнять друг друга.

Заключительным этапом движения документов является их сдача в архив. В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации архив подразделяется на две части: государственную и негосударственную. В последней хранятся архивы и архивные фонды негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций, физических лиц.

Собственники негосударственной части Архивного фонда РФ в обязательном порядке предоставляют сведения о своих архивах и документах органам Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. За неустранение выявленных нарушений в предписанные сроки на организацию налагаются повторные штрафные санкции.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах и находятся под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, или в кассе организации.

В соответствии с правилами архивного дела документы прошлого года хранятся в бухгалтерии на протяжении всего текущего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.

Согласно ст. 23 Налогового кодекса РФ (п. п. 8) все налогоплательщики и плательщики сборов в течение четырех лет должны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для начисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и факт уплаты (удержания) налога.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» должны храниться не менее 5 лет после года, в котором их использовали для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные документы могут быть получены предприятием (организацией) от других предприятий (организаций) (рис. 6) или созданы самим предприятием (организацией).

1 января 1999 г. вступило в действие ПБУ 1/98 "Учетная политика организации", утвержденное приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. № 60н.

При утверждении учетной политики необходимо устанавливать правила документооборота на предприятии, к которым обычно прилагают график документооборота.

Графиком устанавливается на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей, через которых будет проходить каждый первичный документ, и определяется минимальный срок его нахождения в том или ином подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Как и учетную политику, график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

Работники создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на предприятии первичные нетиповые документы, относящиеся к сфере их деятельности по графику документооборота. Эти первичные документы утверждаются генеральным директором и в виде приложения даются к учетной политике предприятия.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия и всеми исполнителями.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, за своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие.

Различают статические и динамические графики документооборота. Каждый из этих видов используется для определенных целей.

Статические графики документооборота представляют собой порядок оборота каждого вида документа на предприятии, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. На разных предприятиях эти графики отличаются друг от друга только составом документов, специфических для каждого предприятия. Однако статические графики документооборота позволяют определить общую совокупность документов, используемых в организации. Статические графики документооборота могут составляться отдельно по каждому разделу и участку бухгалтерского учета.

Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретного предприятия с наложенной на нее схемой обмена документами. Составление динамических графиков документооборота требует скрупулезного изучения движения документов от исполнителя к исполнителю и фиксации этого движения. Динамический график документооборота отличается от статического тем, что документы, формируемые специалистом одного подразделения и не использующиеся специалистами другого подразделения, в нем не указываются. Например, инвентарная карточка учета основных средств типовой унифицированной формы ОС–6 будет присутствовать в статическом графике документооборота, но она не будет указана в динамическом графике.

В статическом графике документооборота выделены следующие этапы обращения каждого документа:

создание документа (операция, регистрируемая документом, ответственные исполнители, подписи должностных лиц и количество экземпляров);

поступление документа от сторонней организации (сроки, ответственные исполнители);

утверждение документа (лицо, утверждающее документ);

регистрация документа (сроки, ответственные лица);

отправка документа сторонней организации (сроки, ответственные лица);

текущее хранение документа в организации (местонахождение, сроки, ответственные лица);

хранение документа в архиве организации (сроки, ответственные лица);

передача документа в архив (сроки, ответственные лица);

уничтожение документа (сроки, ответственные лица).

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, требования главного бухгалтера, касающиеся порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений, являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

К предпосылкам рациональной организации бухгалтерского учета относятся:

четкая структура бухгалтерского аппарата;

распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии;

выбор формы бухгалтерского учета;

организация рабочего места.

Структура бухгалтерий зависит от характера деятельности организации, количества филиалов и подразделений, от объема и уровня автоматизации учетных работ. В соответствии с указанными факторами устанавливаются типы структурного построения бухгалтерий.

К первому типу построения можно отнести бухгалтерию, состоящую из секторов. Каждый сектор включает в себя несколько человек и возглавляется бухгалтером. Это простое построение бухгалтерии. В таких бухгалтериях возможно создание сектора учета товарных операций, сектора учета расчетных операций и общего сектора. Учет может вестись как вручную, так и с применением компьютеров. Выполнение счетных работ массового характера в каком–либо одном секторе дает возможность усилить контроль за этими операциями и упростить увязку взаимоконтролируемых показателей.

Ко второму типу структурного построения относятся более крупные бухгалтерии, подразделяющиеся на отделы. Внутри некоторых отделов создаются группы. В таких бухгалтериях, например, отдел учета товарных операций имеет группу учета товаров и тары на складах, группу учета товаров и тары в розничных торговых предприятиях, группу учета транзитных операций.

Следует заметить, что руководящая роль главного бухгалтера при многоступенчатом построении бухгалтерии становится затруднительной.

Для сравнительно небольшой организации характерна двухстепенная форма построения аппарата бухгалтерии — это структура третьего типа. Однако в отличие от структурного построения первого типа здесь не только производится деление счетного аппарата на секторы или отделы, но и регламентируется, кто будет выполнять определенные виды хозяйственных операций с имуществом или обязательствами. Схематично это выглядит так:

Деление аппарата на отделы, секторы, конкретных исполнителей производится в соответствии с объемом учетных работ, спецификой деятельности предприятия. При этом в силу недостаточности объема работ по учету однородных операций зачастую отдельным исполнителям вменяется в обязанность учет разнообразных операций.

Рациональная организация учета зависит от того, насколько четко определена структура бухгалтерского аппарата и разумно распределены обязанности между сотрудниками бухгалтерии.

Распределение учетной работы между отдельными исполнителями осуществляется с учетом их индивидуальных особенностей и знаний и требует контроля со стороны главного бухгалтера.

Возможны два подхода к распределению обязанностей между сотрудниками бухгалтерии:

пооперационный;

функциональный.

Пооперационный принцип действует, когда обязанности распределяются между сотрудниками отделов. Например, один работник принимает отчеты с документами от материально ответственных лиц, второй — указывает коды корреспондирующих счетов, третий — вводит информацию в компьютер и т. д.

Этот принцип основывается на делении работы по степени однородности технических приемов. Пооперационное разделение труда между бухгалтерами отделов может привести к снижению персональной ответственности при исполнении учетных работ.

И в то же время эта система создает базу для специализации рабочих мест, применения поточных методов и сокращения временных затрат на выполнение учетных работ.

Функциональный принцип разделения труда в противоположность пооперационному позволяет исполнителю иметь полное представление о ходе учетных работ, приближает его к учитываемым объектам, создает условия для полной и равномерной загрузки каждого счетного работника. При таком распределении работ требуется большое число квалифицированных кадров. Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии находит выражение в должностных инструкциях организации. Разработка должностных инструкций является одним из существенных этапов в планировании учетных работ.

Тема 9. Внутренний аудит – основа современных технологий управления бизнес-рисками

Вопросы:

1. Понятие бизнес-риска.

2. Определение величины риска.

3. Подходы к управлению рисками.

4. Определение основных рисков, которым может быть подвержена организация, и потенциального воздействия рисков на организацию.

5. Измерение потенциального ущерба от рисков.

6. Основные методы управления рисками. Методы анализа рисков.

7. Классификация рисков. Связь управления рисками, возложенного на службу внутреннего аудита, со стратегическими задачами бизнеса.

Методы и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля. Предпринимателю, действующему без образования юридического лица и являющемуся единственным работником на своем предприятии, особые процедуры контроля просто не нужны — он вряд ли захочет обманывать самого себя и подводить заказчиков. Что касается предприятий, насчитывающих большое число наемных работников, то в их распоряжении должны быть такие методы и процедуры контроля, которые побуждали бы персонал действовать в соответствии с целями руководителей или владельцев этих предприятий. Кроме того, при наличии подобных методов резко сокращаются возможности для совершения и/или сокрытия мошенничества. Несмотря на множество видов деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля.

Разновидностей же этих пяти типов методов, т. е. конкретных процедур, контроля очень много.

В отличие от мероприятий и процедур, являющихся частью контрольной среды и системы бухгалтерского учета и относящихся ко всем операциям, проводимым предприятием, специальные процедуры внутреннего контроля обычно устанавливаются для крупных или рискованных операций. На состав процедур контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского учета. Так, на крупном предприятии со сложными условиями обработки данных необходимо подготовить:

перечень продавцов или потребителей;

условия отгрузки продукции;

процедуры проверки качества защиты компьютерных данных.

На небольших предприятиях с относительно простыми условиями обработки данных такие процедуры контроля не всегда обязательны.

Предприятия достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к хозяйственным операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность таких процедур контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если распределение функций способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие отношения к отдельным хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или на работу предприятия в целом.

При отсутствии компьютерной обработки данных (КОД) все процедуры контроля, естественно, выполняются вручную. При наличии КОД некоторые процедуры контроля осуществляются с использованием компьютерных программ. Такие процедуры контроля получили название «программируемые». Одной из программируемых процедур контроля является сравнение при помощи компьютера счетов–фактур на приобретение ТМЦ с файлами записей по полученным товарам. Процедуры контроля должны охватывать всю систему обработки данных, начиная с первоначальной регистрации информации по хозяйственным операциям и заканчивая последними записями по ее хранению, занесенными в бухгалтерские регистры или сведенными в файлы. При наличии компьютера необходимо сочетать программируемые процедуры контроля, позволяющие составлять отчеты, и выполнение вручную операций, имеющих отношение к таким отчетам. Например, перед оплатой счета продавца, которая происходит в определенные сроки, компьютерная программа может обеспечить проверку всех неоплаченных счетов–фактур на указанную дату с использованием соответствующего файла. Если соответствие имеется, счета–фактуры и отчеты по полученным счетам–фактурам переходят в файл оплаченных счетов–фактур, после чего для продавца распечатывается платежное поручение. Если соответствия нет либо из–за отсутствия информации по получению счетов–фактур, либо из–за расхождений в данных, указанных в перечне и счете–фактуре, компьютер не производит распечатки платежного поручения, а вместо этого выдает ответ: «соответствия нет».

Это свидетельствует о том, что–либо счет–фактура не указан в перечне полученных счетов–фактур, либо нет соответствия между двумя документами. Работник, проверяющий качество выполнения бухгалтерского учета, снимает вопрос, указывая, что-либо товарно-материальные ценности не были получены и, следовательно, отчет об их получении не составлялся, либо данные не согласуются друг с другом и перечисление денег продавцу не производится. Проверка соответствия данных при помощи компьютера и выдача информации по отсутствии согласования представляют собой программируемые процедуры контроля, а осуществление проверки и выдача заключения — ручные процедуры контроля. Обе операции необходимы для достижения целей, преследующихся при проверке. В данном случае цель заключается в обеспечении законного перечисления денег продавцу.

В компьютеризированных системах компьютерные программы могут создать некоторые документы без выполнения каких–либо работ вручную. С использованием компьютера могут быть, например, проведены следующие операции: перенос в журнал следующего месяца записей, сделанных в текущем месяце; аннулирование предварительно оплаченных счетов за следующий месяц; оплата операционных расходов (арендная плата и т. п.).

Для обеспечения контроля данные, занесенные в память компьютера и подлежащие обработке, должны быть полными, точными, законными; параметры, условия и программы, использующиеся для начала работы с такими хозяйственными операциями, должны оптимизироваться и поддерживаться на соответствующем уровне.

Предприятия разрабатывают и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйственных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные способы достижения указанных целей.

Из за большого объема эта статья размещена на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6