Trots att processdriven hantering (BPM) är en grundläggande princip för företagsstyrning, har denna metodologi ännu inte fått ett universellt genomslag i praktiken. Företagsarkitektur (EA) och utveckling av informationssystem (ISD) är fortfarande i stor utsträckning beroende av organisatoriska strukturer som den primära faktorn för att bestämma företagets konfiguration. Detta påverkar inte bara strukturen för informationssystemen utan formar också designen av affärsprocesser. Som ett resultat förblir den verkliga potentialen för processdriven hantering underutnyttjad. Denna dominerande metodik bidrar till den traditionella tendensen att prioritera förutbestämda strukturer framför de verkliga behoven i affärsprocesserna, vilket ytterligare belyser den historiska förbistringen av människocentrerade överväganden i informationssystem.

Processdriven hantering betonar att en organisation, till skillnad från tidigare synsätt som var inriktade på interna strukturer, alltid bör orientera sig mot externa mål och värden. Enligt denna syn är den primära funktionen för en organisation att leverera värden till andra aktörer inom systemet. Dessa värden härstammar från organisationens affärsprocesser. Informations- och organisatoriska system fungerar som sekundära funktioner, medan teknologiska system, som stöder dessa infrastrukturella system, spelar en tertiär roll. Teknologi bidrar inte bara till att möjliggöra dessa infrastrukturer utan är också avgörande för utvecklingen av affärsprocesser, vilket understryker den transformativa potentialen hos processdriven hantering.

Enligt en kundcentrerad filosofi bör alla affärsprocesser i processdriven hantering delas in i två huvudsakliga typer: kärnprocesser och stödprocesser. Kärnprocesser är direkt kopplade till kundens behov och sträcker sig över hela affärscykeln, från identifiering av kundens behov till fullständig tillfredsställelse med produkten eller tjänsten. Stödprocesser, å andra sidan, är indirekt kopplade till kunden genom kärnprocesser och hanterar de funktioner som stödjer de primära processerna. Denna uppdelning av processer överensstämmer med Michael Porters värdekedjekoncept, där kärnprocesser representerar de viktigaste aktiviteterna för att skapa kundvärde, medan stödprocesserna bidrar till att säkerställa att dessa aktiviteter fungerar smidigt.

Den traditionella synen på affärsprocesser i organisationer har varit att dessa är fragmenterade och styrs av organisatoriska enheter enligt den hierarkiska strukturen. I detta paradigm kan processen bara förändras om den organisatoriska strukturen ändras. Detta har varit ett resultat av industrialismens tidiga dagar, då teknologin inte tillät snabb informationsdelning eller smidig samordning. Men med dagens teknik, som gör snabb och flexibel kommunikation möjlig, finns det inga skäl att bibehålla en struktur som begränsar flexibiliteten. Processdriven hantering frigör den potential som specialisering erbjuder utan att förlora förmågan att snabbt anpassa sig till förändrade förhållanden. Här blir specialiseringen inte längre begränsad av organisatoriska enheter utan är inbäddad i själva processerna, vilket gör att processen kan förändras utan att den organisatoriska strukturen behöver justeras.

En sådan förändring leder till decentralisering av kompetenser och ansvar, vilket innebär att det inte längre bara är högre chefer som har beslutanderätt och expertkunskap. Detta skapar en mer dynamisk och responsiv organisation där alla medarbetare ges större befogenheter och kompetens. Processdriven hantering innebär därmed en övergång till en mer människocentrerad modell för företagsledning, vilket har förespråkats av ledande tänkare som William Deming och Michael Porter.

För att verkligen förstå värdet av processdriven hantering är det avgörande att skilja mellan kärnprocesser och stödprocesser. Kärnprocesserna är de som direkt påverkar kundens upplevelse och behov, och de är därför dynamiska och ständigt föränderliga. Varje iteration av en kärnprocess kan vara unik, eftersom varje kunds behov och omständigheter är olika. Stödprocesser, däremot, är mer statiska och stabila, och de tillhandahåller standardiserade och återanvändbara tjänster som är nödvändiga för att stödja kärnprocesserna. Det är viktigt att skapa en balans mellan dessa två typer av processer när man utformar ett system som effektivt kan tillgodose både kundens behov och organisationens operativa krav.

Det är också avgörande att förstå att övergången till processdriven hantering inte bara handlar om att omorganisera arbetsflöden. Det innebär en djupare förändring i sättet att tänka på organisatoriska strukturer och kompetensfördelning. För att denna förändring ska bli effektiv krävs en grundläggande omvärdering av hur specialisering och ansvar är fördelade inom företaget, vilket leder till en mer flexibel och adaptiv verksamhet.

Hur säkerställer man faktamässig konsistens mellan affärsprocessmodeller?

När man arbetar med affärsprocesser och deras modeller är det avgörande att säkerställa att alla element i diagrammen är konsistenta och korrekt relaterade till varandra. De principer som används för att skapa dessa modeller är ofta beroende av att förstå metamodelsstruktur och relationslogik, vilket innebär att olika modeller måste vara förenliga för att bibehålla korrektheten i systemet som helhet.

Metamodellen som beskrivs i kapitel 2 och 3 för att fånga en särskild modell, syftar till att fånga relationerna mellan de element som används i diagrammen för att skapa modellerna. Det innebär att för att uppnå faktamässig konsistens mellan modeller måste dessa relationer beaktas och följas strikt. Ett vanligt problem kan uppstå när affärsprocesser modelleras med endast ett event och ett processslut, vilket kan leda till feltolkningar om dessa inte kopplas till en fullständig affärslogik. Därför måste utvecklingen av individuella modeller baseras på de regler och processer som anges i tidigare kapitel samt de specifika reglerna för varje diagram.

För att börja bedöma den faktamässiga konsistensen mellan modeller, bör man börja med regler som har sin grund i metamodellen. Modellen av affärssystemet (eller arkitekturen) måste vara komplett, och alla diagram måste vara integrerade på ett sätt som stödjer en helhetsbild av systemet. Det är också viktigt att använda CASE-verktyg (Computer-Aided Software Engineering), som stödjer skapandet och sammankopplingen av dessa modeller för att säkerställa att inga inkonsekvenser uppstår. Verktyg som Enterprise Assistant och Modelio erbjuder stöd för att skapa och länka modeller på ett effektivt sätt.

En av de mest grundläggande reglerna för att säkerställa konsistens är att objekten som refereras i eventnamn och målprocesser måste motsvara de objektklasser som finns i objektmodellen. Detta innebär att när man refererar till ett event eller ett mål i en affärsprocess, måste dessa objekt också existera i den definierade ontologin av objektmodellen. Om objekt i processkartor inte finns i konceptmodellen kan det skapa allvarliga inkonsekvenser, vilket vanligtvis sker när modellerna inte utvecklas parallellt.

Vidare är det avgörande att händelser som utlöser affärsprocesser är desamma både i processkartor och i de detaljerade processflödesmodellerna. Ofta kan inkonsekvenser uppstå om en process först modelleras i en övergripande karta och sedan detaljeras senare utan att nödvändiga event eller målprocesser beaktas. Detta kan leda till att processer inte synkroniseras på rätt sätt eller att viktiga steg glöms bort, vilket gör att affärssystemet inte fungerar korrekt.

En annan viktig aspekt är synkronisering mellan processer. Processkartor fångar inte bara de individuella affärsprocesserna utan även de ögonblick när dessa processer väntar på varandra eller synkroniseras. Det är viktigt att se till att denna synkronisering mellan processer är konsekvent i både kartan och processflödesmodellen. Det innebär att en process som väntar på en annan måste korrekt representera denna synkronisering, annars riskeras att förlora viktiga operationella steg.

En vanlig fallgrop är när en stödprocess i en affärsmodell inte exakt fångar upp de rätta synkroniseringspunkterna eller objektstaterna som processen väntar på. För att säkerställa att synkroniseringen är korrekt, måste alla event som ett system väntar på vara korrekt kopplade till objektstater som reflekterar verkliga händelser i processen.

Det är också viktigt att hålla i minnet att modellen för affärsprocessflöde och objektmodell inte kan vara fristående från varandra. Objekt som refereras till i event, processstater eller uppdelningar av processflödet måste motsvara existerande objektklasser i konceptmodellen. Det kan inte finnas situationer där en process refererar till objekt som inte existerar i den definierade ontologin, eftersom det skulle innebära att modellens logik inte stämmer överens med den verkliga affärslogiken.

För att undvika inkonsekvenser är det alltså nödvändigt att alla modeller utvecklas och synkroniseras parallellt, och att man använder verktyg som möjliggör kontinuerlig kontroll och uppdatering av alla relaterade objekt och händelser. En välintegrerad modell, där alla delar – från affärsprocesser till objekten som styr dessa processer – är konsekventa, gör det möjligt att skapa ett mer effektivt och hållbart affärssystem.

Det är också viktigt att förstå att faktamässig konsistens inte bara handlar om att korrekt återspegla affärsprocesser, utan även om att förstå hur dessa processer interagerar och påverkar varandra. När processer synkroniseras, måste man också tänka på deras sekvenser, och hur deras samverkan påverkar övergripande affärsmål. Modeller som inte tar dessa aspekter i beaktande kan snabbt bli ineffektiva och skapa onödiga komplikationer.

Hur processer och deras inversion påverkar företagsstyrning och IT-system

I verkligheten är affärsprocesser alltid förankrade i specifika tidsramar, där varje instans av processen är ordnad i en sekventiell ström av händelser. Processer, som de som används i affärssystem, existerar enbart i form av dessa instanser, och deras beteende beror på hur de interagerar med tidens gång. När vi talar om affärsprocesser, är det viktigt att förstå att deras exekvering inte sker i en isolerad, enstaka händelse, utan snarare i en ständig flöde av interaktioner, där varje händelse är knuten till sin tidsmässiga kontext. Därför, när vi pratar om att hantera affärsprocesser i ett IT-system, handlar det inte bara om att modellera själva processen utan om att förstå och implementera dessa flöden i realtid, med en medvetenhet om deras parallella natur.

Ett exempel på en sådan process är det så kallade "Jackson's Program Inversion Technique", som visar på en fundamental skillnad mellan den algoritmiska logiken och den faktiska implementeringen av ett datorprogram. Denna metod, som först introducerades av Jackson, belyser hur affärslogik kan bli dolda i tekniska system genom att omvända (invertera) processflödet så att den ursprungliga logiken inte längre är direkt synlig för användaren, utan istället kodas i interna variabler och tillstånd. Denna teknik kan vara användbar i vissa IT-strukturer, men i sammanhanget av processdriven företagsstyrning är sådan inversion generellt sett kontraproduktiv. Processdriven styrning bygger på att affärslogiken är synlig och lätt att förstå för alla involverade, och genom att dölja eller omvandla den logiken kan vi riskera att skapa missförstånd mellan affärsfolk och IT-specialister.

En annan central aspekt i denna diskussion är skillnaden mellan traditionell IT-styrd företagsprocesser och processdriven företagsstyrning. Processdriven styrning är inte bara en teknisk lösning utan ett sätt att organisera och utveckla företagets verksamhet i en dynamisk och förändringsbenägen miljö. Genom att använda modeller som nära återspeglar den verkliga affärslogiken och genom att låta affärsfolk och IT-personal arbeta tillsammans i utvecklingen, minskar man den klyfta som traditionellt har funnits mellan dessa två grupper. Denna samverkan blir en viktig del i digital transformation, där både verksamhet och teknik utvecklas tillsammans för att förbättra affärens resultat och flexibilitet.

En särskilt viktig komponent i ett sådant processdrivet system är "workflow management system" (WMS), som är den del av IT-systemet som tolkar processmodellerna och ser till att de utförs korrekt. För att dessa system ska fungera effektivt, måste processmodellerna vara så nära verkligheten som möjligt. Detta innebär att varje förändring i affärsprocesserna direkt kan återspeglas i modellen utan att det krävs komplicerade programmeringsändringar eller omstruktureringar. Det gör processen mer flexibel och lättare att anpassa till förändrade affärsbehov.

Det är också värt att notera att en sådan processdriven strategi kan leda till en mer agil och snabb reaktion på förändringar i affärslandskapet. Eftersom modellen speglar de verkliga affärsbehoven och är transparent för både IT- och affärspersonal, minskar risken för missförstånd och det blir enklare att anpassa systemet för att möta nya krav. Denna form av samarbete och flexibilitet är särskilt värdefull i en digitaliseringens era där förändring sker snabbt och ständigt.

En viktig aspekt att beakta är också den nödvändiga balansen mellan tekniska stödprocesser och kärnverksamheten. I exemplet som presenteras i texten, där processer som "Transportation Management" och "Batch Management" hanteras i ett komplex system, ser vi hur tekniska processer inte bara stödjer affärsflödet utan också kan vara tillräckliga för att hantera affärslogiken utan att nödvändigtvis använda en omfattande databasstruktur. Dessa processer tillhandahåller viktiga funktioner som gör att systemet fungerar effektivt utan att öka komplexiteten.

För att ett processdrivet system ska fungera optimalt, krävs det att alla processer, både affärsrelaterade och tekniska, är noggrant samordnade. Ett exempel på en sådan teknisk process är "Batch Organizer Process", som håller reda på data om olika batchar av transporter, och ser till att dessa data är konsekventa över alla processinstanser. Även om denna process inte direkt är en affärsprocess, är den avgörande för att hålla systemet fungerande och förhindra problem som kan uppstå vid parallella bearbetningar av data.

För att effektivt implementera och förstå ett processdrivet system är det därför viktigt att ha en helhetssyn på både de affärslogiska och tekniska aspekterna av systemet. Det innebär att inte bara IT-specialister, utan även affärspersonal, måste vara engagerade i utvecklingen och anpassningen av systemet. En sådan gemensam förståelse och samarbete gör det möjligt att snabbt anpassa sig till förändringar och optimera systemet för att möta både nuvarande och framtida affärsbehov.

Hur förstås och tillämpas gammafunktionen i matematisk analys?
Hur man arbetar med polynom i flera obekanta och formella potensserier
Hur fungerar Zigbee-nätverk och vad är dess säkerhets- och kommunikationsprinciper?
Hur påverkar droppars stöt på superhydrofoba ytor deras beteende och kontakttid?
Hur profeterna utmanar makten och rättvisans krav i historien och idag