Jak parametryzować ścieżki plików w Power Query?

W Power Query proces parametryzacji jest kluczowym elementem pozwalającym na elastyczną i łatwą manipulację danymi, szczególnie gdy operujemy na zmiennych ścieżkach plików. Dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu parametrów, można znacząco uprościć proces aktualizacji ścieżek dostępu do plików w raportach, zmniejszając konieczność ręcznego edytowania formuł oraz ścieżek w przypadku przenoszenia plików lub zmiany ich lokalizacji. W tym kontekście omawiamy, jak stworzyć parametr FilePath w Power Query, który ułatwi zarządzanie ścieżkami plików, a także jak wykorzystać ten parametr w praktycznych przykładach.

Aby rozpocząć, należy przejść do okna zarządzania parametrami, wybierając w menu kontekstowym opcję "Nowy parametr". Dla tej funkcji, aby była dostępna, musi zostać zaznaczone pole "Zawsze zezwalaj" w grupie Parametry na karcie Widok. Po otwarciu okna Zarządzanie parametrami, należy wprowadzić następujące zmiany: zmienić nazwę parametru w polu Nazwa na FilePath, ustawić typ parametru na Tekst oraz wkleić wcześniej skopiowaną ścieżkę pliku do pola Bieżąca wartość. Potwierdzenie utworzenia parametru odbywa się poprzez kliknięcie OK, po czym edytor powraca do okna Roboczego programu Excel.

Zamiast tekstowej ścieżki, w pierwszym polu pojawi się odniesienie do parametru, jak przedstawiono na poniższym rysunku. Zmiana ta wpływa również na pole podglądu ścieżki pliku, które teraz wyświetla {FilePath}Sales.xlsx, łącząc nazwę parametru w nawiasach klamrowych z pozostałym tekstem. W przypadku bardziej złożonych ścieżek, zawierających wiele zmiennych elementów, można dodać dodatkowe segmenty w oknie roboczym programu Excel, używając przycisku Dodaj część. Potwierdzenie zmodyfikowanego kroku Źródło następuje poprzez kliknięcie OK, co aktualizuje kod M w pasku formuł, który teraz wygląda następująco:
= Excel.Workbook(File.Contents(FilePath & "Sales.xlsx"), null, true).

Zmiana ta powinna zostać powtórzona dla zapytania dotyczącego cen, czy to poprzez interfejs użytkownika, czy też bezpośrednią edycję formuły w pasku formuł. Ostateczna wersja kodu M powinna wyglądać tak:
= Excel.Workbook(File.Contents(FilePath & "PriceList.xlsx"), null, true).

Przyjrzyjmy się teraz szczegółowo kodowi M dla parametru. Aby to zrobić, należy wybrać parametr w oknie zapytania, a następnie kliknąć w kartę Zaawansowany Edytor. Otworzy to okno Edytora zaawansowanego, w którym wyświetli się kod utworzony dla parametru. Zawiera on następujące elementy: aktualną wartość parametru ("D:\BPB\Chapter 8\FilePath"), słowo kluczowe meta oraz opcje parametru zamknięte w nawiasach kwadratowych. Opcje parametru mogą się różnić w zależności od jego typu.

Kolejnym krokiem może być utworzenie pustego zapytania. Na karcie Strona główna należy wybrać opcję Źródło, a następnie w menu Inne Źródła wybrać Puste zapytanie. W tym przypadku tworzy się zapytanie o nazwie Query1, a w pasku formuł należy wpisać odpowiednią ścieżkę do pliku: D:\BPB\Chapter 8\FilePath. Warto sprawdzić kod M tego zapytania, klikając w Zaawansowany Edytor. Przykład prostego zapytania M wygląda następująco:
let
Source = "D:\BPB\Chapter 8\FilePath"
in
Source

Najważniejsze składniki tego zapytania to: słowo kluczowe let, które rozpoczyna zapytanie, oraz in, po którym znajduje się nazwa kroku zwracanego jako wynik zapytania.

W przypadku, gdy parametr jest używany do pobrania ścieżki z tabeli w pliku, na przykład z tabeli tParameters, Power Query umożliwia zastosowanie tej ścieżki w zapytaniu, co pozwala na uzyskanie elastyczności w odwołaniach do plików. Przykładowo, jeżeli ścieżka do pliku jest zawarta w tabeli, możemy użyć jej wartości w zapytaniu, wybierając odpowiednią komórkę z kolumny Value.

Aby poprawnie wykorzystać parametry w bardziej zaawansowanych scenariuszach, takich jak automatyczne dostosowywanie ścieżek plików w zależności od zmieniających się danych w tabelach, należy rozważyć ich zastosowanie w szerszym kontekście operacji w Power Query. Parametry można również wykorzystać w bardziej złożonych zapytaniach, w których zależności między plikami są dynamiczne, a ich ścieżki zmieniają się w zależności od określonych warunków.

Jak działa funkcja TRIM w Excelu i jakie ma znaczenie przy przetwarzaniu danych?

Funkcja TRIM w Excelu służy do usuwania zbędnych spacji z tekstu, ale robi to w sposób specyficzny – usuwa niepotrzebne spacje z początku i końca ciągu znaków oraz redukuje wiele spacji między wyrazami do pojedynczej spacji. W przeciwieństwie do opcji Trim dostępnej w Power Query, która usuwa tylko nadmiarowe spacje na początku i końcu tekstu, funkcja TRIM dba o poprawne sformatowanie tekstu w jego wnętrzu, pozostawiając tylko pojedyncze odstępy. To ma ogromne znaczenie przy przygotowywaniu danych do dalszej analizy, ponieważ nadmiarowe spacje mogą powodować błędy w przetwarzaniu lub analityce.

W kontekście kolumn zawierających daty, przychody czy koszty, często nie ma potrzeby stosowania dodatkowego usuwania spacji, ponieważ odpowiednio wykryty typ danych automatycznie eliminuje zbędne odstępy. Ponadto, regionalne ustawienia systemu mogą dodatkowo wpływać na formatowanie – na przykład usuwając symbole walutowe, takie jak znak dolara, co warto mieć na uwadze podczas interpretacji danych.

Przy tworzeniu nowych kolumn, na przykład obliczającej dochód (Income), istotne jest, by przed przystąpieniem do dalszych operacji uprzednio oczyścić i odpowiednio przygotować dane. Praktyka pokazuje, że zastosowanie funkcji usuwania nadmiarowych spacji od razu po imporcie danych – przed promowaniem pierwszego wiersza do nagłówków – pozwala na automatyczne uzyskanie poprawnych nazw kolumn. Dzięki temu można zredukować liczbę kroków w zapytaniu, co czyni proces bardziej przejrzystym i efektywnym.

Power Query pełni funkcję narzędzia ETL (Extract, Transform, Load) – umożliwia wydobywanie danych, ich transformację oraz załadowanie do Excela. Dzięki temu proces przygotowania danych do analizy staje się zautomatyzowany i znacznie mniej podatny na błędy ręczne. Pozwala na integrację wielu źródeł danych, a także usprawnia ich czyszczenie i formatowanie, co jest fundamentem skutecznego raportowania i analizy biznesowej.

Ważne jest, by zrozumieć, że prawidłowe przygotowanie danych to nie tylko kwestia usunięcia spacji czy zmiany formatów, ale również zapewnienie spójnej struktury danych – każda kolumna powinna zawierać jednolity typ danych, a nagłówki powinny być jednoznaczne i poprawnie przypisane. Należy także uwzględnić wpływ ustawień regionalnych na interpretację danych liczbowych i dat, ponieważ mogą one automatycznie zmieniać formaty i symbole walut.