Hvordan velge den beste kommunikasjonskanalen for effektiv formidling

For tretti år siden var kommunikasjon av organisatoriske meldinger via video noe som var forbeholdt bedrifter, videoproduksjonsfirmaer og alle som hadde tid, penger og ekspertise til å produsere kvalitetsinnhold. I dag kan hvem som helst med en anstendig smarttelefon og noen minutters tid filme en video og dele den med milliarder av mennesker over hele verden! Selv om video er asynkron, er det et spesielt effektivt verktøy når det gjelder å demonstrere hvordan man utfører komplekse oppgaver. Hver dag søker millioner av mennesker på YouTube for å finne ut hvordan de kan gjøre alt fra å lage crème brûlée til å vedlikeholde og reparere kjøretøyene sine.

Når det gjelder opplæring, bør man vurdere å bruke kortformet innhold som er søkbart og lett tilgjengelig. Kortformet innhold er budskap som er klare og konsise, og som kan behandles av målgruppen på noen få sekunder til et par minutter. Mikrolæringsvideoer har vist seg å være like effektive, om ikke mer effektive, enn lengre opplæringsinnhold for mange oppgaver. Smarte bedrifter lager mer og mer søkbart kortformet innhold for å trene sine ansatte.

Audio, som bare bruker lyd, er mer rik på informasjon enn tekst, men ikke like rik som kombinasjonen av lyd og video som er tilgjengelig i videoformater. Lyd kan formidle variasjoner i volum og tone som kan uttrykke emosjonelt innhold og hjelpe lytteren med å tolke betydningen av et budskap som ellers kan være tvetydig. For å forstå forskjellen mellom tekst og lydkanaler, kan man lese en transkripsjon av en tale eller et intervju, og deretter lytte til den samme talen eller intervjuet. Begge formatene er nyttige, men lyd gir et bedre inntrykk av hvordan noe ble sagt, noe som kan avsløre viktigheten av bestemte poeng, talerens engasjement, om noe ble sagt spøkefullt eller alvorlig, og så videre. Kort sagt, lyd gjør det lettere å lese mellom linjene.

Tekstbasert kommunikasjon (e-post, tekstmeldinger, rapporter, artikler og så videre) er på bunnen av rikhetsskalaen fordi den er asynkron, gir begrensede sosiale signaler og er vanskelig å personalisere når man kommuniserer med et bredt og variert publikum. Selv om tekst kan berikes med emojis, GIF-er, memes, bilder og til og med videoer, mangler det fortsatt den nonverbale kommunikasjonen og interaktiviteten som de rikere kanalene kan tilby. Likevel kan tekst være svært effektiv og hensiktsmessig når man ikke er i akutt behov for å få et svar umiddelbart, og når det brukes i riktige situasjoner, som for eksempel:

• For å formidle rutinemessig, ukomplisert informasjon eller faktiske data (som statistikk eller direkte instrukser)

• For å dokumentere informasjon, prosedyrer eller retningslinjer

• For å presisere viktige punkter i en kontrakt eller avtale

• For å tillate publikum å fordøye komplekst innhold i sitt eget tempo

• For å kommunisere med personer som kanskje ikke er tilgjengelige samtidig

• For å kommunisere et klart og konsekvent budskap til en stor gruppe mennesker

Når man bruker tekstbasert kommunikasjon, er det viktig å være oppmerksom på hvordan tonen og emosjonen kan oppfattes. Selv om man kjenner personen godt og kan gjøre riktige antagelser om deres intensjoner og tone, er det lett å misforstå betydningen når man kommuniserer med folk man ikke kjenner like godt, spesielt i følelsesladede situasjoner. Det er ingen hemmelighet at tekst lett kan føre til misforståelser, som man ser i sosiale medier hvor debatter ofte eskalerer på grunn av feilaktige tolkninger.

Som Blaise Pascal sa i 1657, “Jeg har gjort dette lengre enn vanlig fordi jeg ikke hadde tid til å gjøre det kortere.” Kommunikasjon er best når den ikke bare er effektiv, men også effektiv i forhold til tid. Vi har alle vært der – sendt en e-post som kunne vært kortere, klarere og mer presis. Men de virkelig dyktige kommunikatorene forstår at det å sende det beste mulige budskapet krever refleksjon over både ordvalg og valg av kommunikasjonskanal. Det er viktig å gjøre det så enkelt som mulig for folk å konsumere budskapet, enten det er ved å lese, lytte til eller se på det. Velg et enklere medium hvis det kan oppnå samme mål, og merk deg at ekstra tid brukt på dette valget ofte gir bedre resultater i hvordan folk responderer.

Når du velger en kommunikasjonskanal, bør du basere beslutningen på logikk snarere enn følelser eller personlig preferanse for en spesifikk kanal. Ofte kan folk bruke unødvendig mye tid og frustrasjon på å velge det de mener er en mer effektiv kommunikasjonsmetode, som e-post eller tekstmeldinger, når et 15–30 minutters møte hadde vært mer effektivt. Dette skjer når målet er å få enighet, men man velger en kanal som bare er god for å formidle informasjon. Slike misvalg kan føre til en rekke e-poster eller meldinger før man innser at en enkel møteplass ville vært mer effektiv.

Velg kommunikasjonskanalen med omhu. Det er ikke alltid det man opprinnelig tror er den mest effektive metoden som er den riktige.

Hvordan tiltrekke de prosjektoppdragene du ønsker og de ressursene du trenger for å lykkes

Prosjektoppdrag gir mange muligheter for forhandlinger. I utgangspunktet kan du måtte forhandle for å tiltrekke deg de prosjektoppdragene du ønsker – ved å fremme deg selv eller ditt team som de best kvalifiserte til å gjennomføre prosjektet. Når du har fått oppdraget, kan du deretter fokusere på å forhandle om detaljene, som blant annet: prosjektets omfang, leveranser, tidsfrister og milepæler, samt ressursene som tilbys av organisasjonen din.

Forhandlinger med overordnede, kollegaer eller teammedlemmer krever hver sin tilnærming. Kommunikasjonsstilen må tilpasses etter hvilken retning forhandlingene skjer – om de er oppover, nedover eller på samme nivå. Mer om dette finnes i kapittel 12.

Med den økende etterspørselen etter balanse mellom jobb og fritid, blir forhandlinger om fleksible arbeidstider eller muligheten til å jobbe hjemmefra mer vanlig og i mange organisasjoner også forventet. Hvis du kan gjøre jobben din eksternt (og ønsker det), kan du forhandle om en arbeidsordning som innebærer fjernarbeid, enten på deltid eller fulltid. Hvis du ikke kan jobbe eksternt, kan det være mulig å forhandle om en fleksibel arbeidsplan som gir deg mer kontroll over når du jobber, selv om det ikke nødvendigvis handler om hvor. For å forhandle effektivt i slike tilfeller, er det viktig å gjøre grundig research og samle inn informasjon som: produktivitetsdata og statistikk knyttet til din spesifikke stilling, informasjon om arbeid hjemmefra eller fleksible arbeidsordninger i din organisasjon, og en liste over verktøy og teknologier som er tilgjengelig for å lette fjernarbeid.

Vurdering av din egen ytelse er en annen anledning til forhandling. Ytelsesvurderinger gir verdifulle muligheter for å forhandle om lønnsøkning, forfremmelser, omplasseringer, fleksible arbeidsordninger og mer. Når du forbereder deg til din neste ytelsesvurdering, bør du ha klart for deg hva dine mål og ambisjoner er, og være forberedt på å demonstrere din suksess. Hvis du er uenig med vurderingen, vær klar til å korrigere eventuelle feilaktige opplysninger og fremheve alt det positive som kanskje har blitt oversett. Forbered deg også på å foreslå endringer i lønn, stilling, ansvar og arbeidsmengde. Endringer som disse er en naturlig del av karriereutvikling, spesielt hvis du er på vei oppover i organisasjonen.

Når det gjelder arbeidsbelastning, vet alle som har erfaring med ledelse at det er et ønske om å få mest mulig ut av hver medarbeider. Men ofte kan dette gå for langt, og det kan føre til urealistiske krav som påvirker både de ansatte og organisasjonen negativt. Urealistiske krav kan ikke bare skade de ansatte, men også organisasjonen, ved at talent blir mistet og produktiviteten reduseres. Som en del av organisasjonen har du både ansvar for deg selv og for bedriften når det gjelder å forhandle om arbeidsbelastning.

I slike forhandlinger er det viktig å gjøre research. Konkret data om arbeidsmengden, tidsfrister og tid brukt på ulike oppgaver er nyttig for å bygge et saklig grunnlag for å be om ekstra ressurser eller justeringer som kan hjelpe deg med å møte økte arbeidskrav. Vær også tydelig på hva din kapasitet er, og forklar hvordan en overbelastning påvirker både kvaliteten på arbeidet ditt og ditt velvære. Å bruke "jeg+verb"-setninger kan hjelpe med å unngå at samtalen blir konfronterende, og holder fokuset på å finne løsninger.

Identifiser også hvilke oppgaver som er viktigst for din rolle og organisasjonens mål, og diskuter disse prioriteringene under forhandlingene. Hvis ekstra ressurser kan lette arbeidsmengden, vær spesifikk på hva du trenger, enten det er programvare, flere teammedlemmer eller tilgang til eksterne leverandører. Det er viktig å ikke bare klage på situasjonen, men å komme med konkrete løsninger. Hvis arbeidsbelastningen er for tung, kan du foreslå omfordeling av oppgaver, justering av tidsfrister eller omprioritering av prosjekter.