Hoe Microsoft Excel en Google Sheets de gegevenskwaliteit en integriteit kunnen verbeteren

In de vorige hoofdstukken hebben we besproken hoe je scorekaarten voor gegevenskwaliteit kunt maken in zowel Microsoft Excel als Google Sheets. In dit hoofdstuk zullen we de ingebouwde functionaliteiten van deze tools behandelen die helpen bij het verbeteren van de gegevenskwaliteit en integriteit. We beginnen met versiebeheer, dat een manier is om wijzigingen in bestanden te volgen. Vervolgens bespreken we de samenwerkingstools die het mogelijk maken om met meerdere gebruikers aan hetzelfde bestand te werken en lees- of schrijfrechten toe te wijzen. Daarna behandelen we de gegevensvalidatiefunctie in Google Sheets, die we in het vorige hoofdstuk voor Microsoft Excel al aangaven. Tot slot gaan we in op voorwaardelijke opmaak, een zeer nuttige functie voor het analyseren van bewegingen en trends.

Versiebeheer

In Microsoft Excel (voor Microsoft 365) kun je versiebeheer inschakelen door de volgende stappen te volgen:

1. Selecteer 'Bestand' en kies 'Opties', klik dan op 'Snelkoppelingen'. Er verschijnt een venster met de Excel-opties.

2. Kies 'Snelkoppelingen' en selecteer onder 'Kies commando's uit:' de optie 'Alle commando's'.

3. Zoek 'Werkboek delen (Legacy)', selecteer het en klik op 'Toevoegen'. Het wordt toegevoegd aan de rechterkant van het venster.

4. Herhaal deze stappen voor 'Wijzigingen bijhouden (Legacy)' en 'Delen beveiligen (Legacy)'.

Na deze aanpassingen kun je de werkbalk snelkoppelingen zichtbaar maken en de functies voor versiebeheer activeren. Deze instellingen stellen gebruikers in staat om het werkboek te delen en wijzigingen bij te houden, wat essentieel is voor een goede versiecontrole.

Samenwerkingstools

Zowel Microsoft Excel als Google Sheets bieden tools die samenwerking verbeteren en de mogelijkheid bieden om lees- of schrijfrechten in te stellen. In Microsoft Excel kan een bestand gedeeld worden door naar de rechterbovenhoek van het venster te gaan en op 'Delen' te klikken. Er verschijnt een venster waarin je kunt kiezen of je het bestand wilt delen met iedereen of slechts met specifieke personen. Je kunt ook aangeven of de personen het bestand mogen bewerken of alleen lezen.

Om een bestand in Google Sheets te delen, klik je ook op 'Delen' in de rechterbovenhoek. Een pop-upvenster verschijnt waarin je kunt kiezen wie het bestand kan openen en of het bestand alleen met de link toegankelijk is of alleen door specifieke mensen.

Het is belangrijk om de 'principle of least privilege' te volgen bij het instellen van toegang: gebruikers krijgen alleen toegang tot wat strikt noodzakelijk is voor hun taken, om risico’s zoals ongeautoriseerde toegang of wijzigingen te minimaliseren.

Gegevensvalidatie

Gegevensvalidatie is een essentiële functie voor het verbeteren van de gegevenskwaliteit door ervoor te zorgen dat ingevoerde gegevens het juiste type of formaat hebben. Het helpt bij het verminderen van invoerfouten. In Google Sheets kan gegevensvalidatie worden ingeschakeld door naar 'Gegevens' te gaan en 'Gegevensvalidatie' te selecteren. Een pop-upvenster verschijnt waarin je regels kunt instellen voor welke gegevens in een cel mogen worden ingevoerd. Dit minimaliseert de kans op fouten bij het invoeren van gegevens of opmaakfouten.

Voorwaardelijke opmaak

Voorwaardelijke opmaak stelt gebruikers in staat om cellen of celbereiken op basis van bepaalde criteria op te maken. Dit helpt om snel fouten of inconsistenties in de gegevens of scorekaart te identificeren. In Microsoft Excel kun je voorwaardelijke opmaak vinden onder het tabblad 'Start'. Hier kun je regels instellen die bepalen hoe de cellen moeten worden opgemaakt wanneer aan specifieke voorwaarden wordt voldaan, bijvoorbeeld wanneer een waarde boven of onder een bepaald drempelbedrag ligt.

Door gebruik te maken van deze voorwaardelijke opmaak kunnen afwijkingen of trends snel worden opgemerkt, wat helpt bij het analyseren van gegevens en het verbeteren van de algehele gegevensintegriteit.

Extra aandachtspunten voor gebruikers

Naast de bovengenoemde functionaliteiten is het belangrijk om bij het gebruik van zowel Microsoft Excel als Google Sheets ook rekening te houden met de impact van gegevensintegriteit op lange termijn. Het is essentieel dat gebruikers niet alleen controle uitvoeren op gegevensinvoer, maar ook regelmatig de structuur en het onderhoud van bestanden evalueren. Het creëren van gestandaardiseerde formats voor gegevensinvoer en het implementeren van periodieke controles helpt om consistentie te waarborgen. Ook het opleiden van medewerkers in het juiste gebruik van deze tools speelt een cruciale rol in het behoud van de gegevenskwaliteit.

Hoe Database Locking Technieken Essentieel Zijn voor de Integriteit van Financiële Transacties

Wanneer we werken met databases, is het essentieel om de basisprincipes van gegevensintegriteit te begrijpen. Dit geldt vooral voor systemen die financiële gegevens verwerken, waar de nauwkeurigheid en consistentie van de informatie van cruciaal belang zijn. Een belangrijk aspect van deze integriteit wordt gewaarborgd door de juiste implementatie van databasevergrendeling en transactiemanagement. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe je een eenvoudige database maakt, gegevens invoert en hoe dit alles samenkomt in het grotere geheel van transactie-integriteit, vooral in een financiële context.

We beginnen met een eenvoudig voorbeeld van een database. Stel je voor dat je een systeem hebt waarin tickets voor evenementen worden beheerd. Het SQL-commando om een tabel te creëren zou er als volgt uitzien:

sql
Copy code
CREATE TABLE tickets(
    id SERIAL PRIMARY KEY,
    event_name VARCHAR(255) NOT NULL,

    ticket_price DECIMAL(10,2) NOT NULL,

    is_booked BOOLEAN NOT NULL DEFAULT FALSE
);

Elke kolom in de tabel heeft een specifieke functie. De id is een uniek identificatienummer voor elk ticket, automatisch gegenereerd door de SERIAL datatype, die zorgt voor een unieke waarde bij elke invoer. De event_name kolom slaat de naam van het evenement op, en deze kolom mag niet leeg zijn. De ticket_price kolom bevat de prijs van het ticket, met een precisie van twee cijfers achter de komma om geldbedragen nauwkeurig weer te geven. De is_booked kolom is een boolean, die aangeeft of een ticket geboekt is of niet, en heeft een standaardwaarde van FALSE.

Zodra de tabel is aangemaakt, kunnen we gegevens invoeren. Dit gebeurt met behulp van het INSERT INTO commando, zoals volgt:

sql
Copy code
INSERT INTO tickets (event_name, ticket_price) VALUES

    ('Concert A', 50.00),
    ('Concert B', 75.00),
    ('Conference X', 100.00);

Na het uitvoeren van deze query zal de tabel de ingevoerde evenementen en ticketprijzen bevatten. Dit is een eerste stap in het simuleren van de verkoop van tickets voor evenementen. Wanneer we de tabel later opvragen met de SELECT * FROM tickets; query, krijgen we een overzicht van alle ingevoerde gegevens. Dit proces is relatief eenvoudig, maar het is belangrijk te begrijpen dat we hierbij de basisprincipes van databasebeheer toepassen.

In een financieel systeem zijn dergelijke eenvoudige tabellen essentieel voor het vastleggen van gegevens over transacties. Echter, wanneer meerdere gebruikers gelijktijdig transacties uitvoeren, kunnen er complicaties ontstaan, vooral als meerdere processen proberen dezelfde gegevens tegelijkertijd te wijzigen. Dit wordt een "raceconditie" genoemd, en kan leiden tot inconsistente of onjuiste gegevens.

De oplossing voor dit probleem ligt in het begrijpen van de ACID-eigenschappen van transacties: atomiciteit, consistentie, isolatie en duurzaamheid. Deze eigenschappen zorgen ervoor dat transacties op een veilige en betrouwbare manier worden uitgevoerd:

• Atomiciteit: Dit garandeert dat een transactie als geheel wordt uitgevoerd; als een deel van de transactie mislukt, wordt de hele transactie teruggedraaid.

• Consistentie: De database blijft in een consistente toestand, waarbij alle gegevens voldoen aan de gedefinieerde regels en relaties.

• Isolatie: Elke transactie wordt geïsoleerd van andere gelijktijdige transacties, waardoor er geen interferentie is die kan leiden tot fouten of inconsistenties.

• Duurzaamheid: Zodra een transactie succesvol is voltooid, blijven de wijzigingen permanent, zelfs bij systeemstoringen.

Wanneer meerdere gebruikers gelijktijdig proberen tickets te boeken voor een evenement, kan er bijvoorbeeld een raceconditie ontstaan. Stel je voor dat twee personen tegelijkertijd proberen een ticket voor hetzelfde concert te boeken, terwijl er maar één ticket beschikbaar is. Zonder de juiste isolatie kan het systeem niet voorkomen dat beide gebruikers het ticket "boeken", wat leidt tot een fout in de gegevens. Dit is een klassiek voorbeeld van een raceconditie.

Het beheren van dergelijke racecondities in financiële systemen is van groot belang, omdat het de integriteit van het systeem garandeert. Dit kan worden bereikt door middel van databasevergrendeling. Een voorbeeld van vergrendeling is het gebruik van rijvergrendelingen, waarbij alleen één gebruiker tegelijkertijd wijzigingen kan aanbrengen in een specifieke rij van de database, terwijl andere gebruikers deze rij niet kunnen bewerken totdat de transactie is voltooid.

Bijvoorbeeld, als we proberen om de status van een ticket in de bovenstaande tabel te wijzigen, moeten we ervoor zorgen dat het ticket niet tegelijkertijd door twee gebruikers wordt geboekt. Dit kan worden gedaan door een row-level lock te implementeren, zodat slechts één transactie tegelijkertijd de status van het ticket kan veranderen. Dit voorkomt racecondities en garandeert dat de gegevens consistent blijven.

Financiële systemen moeten niet alleen racecondities vermijden, maar ook zorgen voor de betrouwbaarheid van gegevens, zelfs in geval van systeemstoringen. Dit is waar de duurzaamheidsfunctie van een database van cruciaal belang is. Wanneer een transactie is voltooid, moeten de gegevens behouden blijven, ongeacht of het systeem onverwachts crasht.

In het financiële domein, waar de waarde van transacties aanzienlijk is, kan het niet garanderen van gegevensintegriteit leiden tot zware gevolgen, zowel financieel als juridisch. Het begrijpen van de rol van databasevergrendeling en de ACID-eigenschappen is daarom essentieel voor het ontwikkelen van betrouwbare en veilige systemen die de integriteit van financiële gegevens waarborgen.