Tuottavuussovellukset ovat olennainen osa nykyaikaista työskentelyä ja kommunikointia. Niiden avulla ihmiset voivat kerätä, tallentaa ja jakaa tietoa toisten kanssa toistamalla mahdollisimman vähän työtä. Tällaiset sovellukset helpottavat meitä tehostamaan työskentelyämme, ja siksi niitä pidetään tuottavuutta edistävinä työkaluina. Voimme ajatella yksinkertaista paperilappusta esimerkkinä tällaisesta työkalusta, sillä se auttaa tallentamaan ja jakamaan tietoa, olipa kyseessä kirje tai vaikka kirja, joka tavoittaa suuren yleisön.

Digitaalisessa maailmassa kaikki tiedostot, joita käyttäjä luo sovelluksella ja jotka on tarkoitettu toisen käyttäjän tarkasteltavaksi, voidaan luokitella tuottavuustiedostoiksi tai sovelluksiksi. Tällaisia tiedostoja voivat olla muun muassa muistiinpanot, sähköpostit, kuvat ja videot. Kuitenkin yleisesti puhuessa tuottavuussovellukset viittaavat nimenomaan niihin sovelluksiin, jotka auttavat suorittamaan työtehtäviä.

Tässä luvussa käsittelemme Google Driven, eli Google Docs -sovellusten käyttöä, mutta käsiteltävät perusperiaatteet eivät ole sidottuja tiettyyn työkalupakettiin. Voit valita myös muita sovelluksia, sillä tässä käsiteltävät ideat ovat yleispäteviä. Tavoitteena on tutustua, miten luodaan toimistotyökaluja PC:n selaimessa, sillä tämä on yleisin käyttötapa Google Docs -sovelluksille.

Tuottavuussovellusten tyypit

Kolme yleisintä tuottavuustiedostojen tyyppiä ovat asiakirjat, esitykset ja taulukkolaskentaohjelmat. On myös olemassa neljäs tiedostotyyppi, nimeltään Portable Document Format (PDF), jota käytetään laajalti. Tarkastelemme myös sitä tässä luvussa. Kun pohdimme, miten sovelluksia voidaan luokitella, voimme erottaa niiden käyttötarkoituksia ja ominaisuuksia monin tavoin.

Editor vs. Viewer -sovellukset

Sovellukset, jotka mahdollistavat tiedostojen luomisen ja muokkaamisen, tunnetaan editorisovelluksina. Ne ovat usein ominaisuuksiltaan monipuolisia ja tarjoavat erilaisia työkaluja, valikoita ja näppäinoikoteitä. Näiden sovellusten täysipainoinen käyttö vaatii usein harjoittelua. Toisaalta, katselusovellukset (viewer apps) mahdollistavat vain tiedostojen katselun ilman muokkausmahdollisuuksia. Ne ovat kevyempiä ja usein hyödyllisiä laitteilla, joissa on pienempi näyttö.

Offline vs. Online -sovellukset

Offline-sovellukset on suunniteltu toimimaan ilman internet-yhteyttä ja ne tallentavat tiedot laitteelle. Online-sovellukset toimivat verkkoselaimessa ja tallentavat tiedostot pilvipalveluun, joten ne vaativat internet-yhteyden. Joissakin offline-sovelluksissa on kuitenkin mahdollisuus synkronoida tiedostoja pilveen, ja kaikki online-sovellukset sallivat tiedostojen lataamisen laitteelle.

Native vs. Web-sovellukset

Native-sovellukset vaativat asennuksen laitteelle, kun taas Web-sovellukset toimivat suoraan selaimessa. Kaikki tuottavuussovellukset eivät tarjoa natiiveja sovelluksia kaikille käyttöjärjestelmille.

Ilmaiset vs. lisensoidut sovellukset

Jotkin sovellukset ovat ilmaisia käyttää, mutta toiset vaativat maksullisen lisenssin. Lisäksi jotkin maksulliset sovellukset voivat olla ilmaisia kokeilujakson ajan, ja monet sovellukset tarjoavat freemium-malleja, joissa osa ominaisuuksista on ilmaisia, mutta täysi ominaisuusvalikoima vaatii maksullisen lisenssin.

Suosittuja tuottavuussovelluksia

On monia suosittuja tuottavuussovelluksia, jotka tarjoavat erilaisia toimintoja ja käyttöliittymiä. Microsoft Office ja 365 ovat tunnetuimpia, ja ne tarjoavat sovelluksia kuten Word, PowerPoint ja Excel. Näiden sovellusten suosio on niin suuri, että "Office" on usein synonyymi tuottavuussovelluksille. Microsoft tarjoaa sekä maksullisia Office-sovelluksia että freemium-versioita 365-verkkosovelluksista.

Google tarjoaa ilmaisia editori- ja katselusovelluksia Google Drive/Docs -paketissaan, joka sisältää Docs, Slides ja Sheets -sovellukset. Tämän paketin käyttö on helppoa sekä selaimessa että mobiililaitteilla, ja tallennustilaa on saatavilla ilmaiseksi 15 GB.

Avoimen lähdekoodin vaihtoehtoja ovat Apache OpenOffice ja LibreOffice, jotka tarjoavat ilmaisia offline-sovelluksia kuten Writer, Calc ja Impress.

PDF-tiedostojen käsittelyyn löytyy useita sovelluksia. Adobe Acrobat -paketti on vanhin ja suosituin, ja siinä on editori- ja katselusovelluksia, jotka tukevat pilvitallennusta. Google Docs tukee myös tiedostojen muuntamista PDF-muotoon.

Asiakirjat

Asiakirjasovellukset on suunniteltu dokumenttien luomiseen, jotka on tarkoitettu joko tulostettavaksi paperille tai luettavaksi näytöltä. Tällainen sovellus on esimerkiksi Google Docs, jota käytämme esimerkkinä tässä osiossa. Dokumentti voi sisältää tekstiä, taulukoita, kuvia ja muita elementtejä, kuten sisällysluetteloita, otsikoita ja alatunnisteita.

Google Docs -sovelluksessa voit luoda uuden asiakirjan joko tyhjästä tai valitsemalla valmiin mallin. Mallit tarjoavat valmiiksi muotoiltuja asiakirjapohjia, kuten ansioluetteloita, virallisia kirjeitä ja raportteja. Asiakirjat voivat olla muodoltaan .rtf, .doc, .docx ja .odt, kun taas PDF on muoto, jota käytetään, kun asiakirjaa ei tarvitse muokata.

Asiakirjan luominen ja avaaminen on helppoa: voit joko luoda uuden asiakirjan tai avata jo olemassa olevan tiedoston. Google Docs tukee myös tiedostojen tuomista ja muuntamista, joten voit helposti käyttää ja jakaa dokumentteja eri muodoissa.

Tärkeää on ymmärtää, että vaikka asiakirjat ja muut tuottavuussovellukset tekevät työskentelystä tehokkaampaa, ne eivät korvaa ajanhallintaa tai suunnitelmallisuutta. On tärkeää osata hyödyntää sovellusten tarjoamia mahdollisuuksia tarkoituksenmukaisesti ja tasapainottaa niiden käyttö oman työnteon kanssa.

Miten käyttää Google Docsia ja Google Slidesia tehokkaasti dokumenttien luomisessa ja esitysten tekemisessä

Google Docs ja Google Slides tarjoavat käyttäjilleen monia hyödyllisiä työkaluja, jotka tekevät dokumenttien luomisesta ja esitysten valmistelusta joustavaa ja tehokasta. Näiden työkalujen avulla voidaan tuottaa hyvin rakenteellisia ja visuaalisesti kiinnostavia asiakirjoja ja esityksiä ilman tarvetta monimutkaisille ohjelmille. Tässä käsitellään joitakin Google Docsin ja Google Slidesin keskeisiä ominaisuuksia ja kuinka niitä voi hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla.

Google Docs -dokumenttien luominen on yksinkertaista ja sujuvaa. Voit aloittaa tyhjän dokumentin luomisen joko Google Docs -sivuston kautta klikkaamalla "plus"-painiketta tai Google Drive -sivuston kautta valitsemalla "Uusi" ja sitten "Google Docs". Tämän jälkeen voit heti alkaa kirjoittamaan ja muotoilemaan tekstiä.

Yksi tärkeimmistä ominaisuuksista Google Docsissa on tekstin muotoilu. Dokumentteja voi kirjoittaa ja muotoilla monilla eri tavoilla. Esimerkiksi yksittäisiä sanoja voi korostaa lihavoimalla, kursivoimalla tai alleviivaamalla. Myös kappaleiden ja otsikoiden muotoilu on helppoa, ja ne voidaan asettaa eri tasoille, mikä on tärkeää asiakirjojen selkeyden ja luettavuuden kannalta. Google Docsissa on myös monia muita muotoiluvaihtoehtoja, kuten tekstin kohdistaminen vasemmalle, keskelle tai oikealle, sekä rivivälin säätö. Erityisesti rivivälin ja kappaleiden välin säätö on hyödyllistä pitkien asiakirjojen luomisessa, jotta lukija voi helposti seurata tekstin kulkua.

Dokumenttien rikastaminen erilaisilla elementeillä, kuten kuvilla ja taulukoilla, on myös erittäin helppoa. Näiden lisääminen tapahtuu "Lisää"-valikon kautta, ja ne voivat tehdä asiakirjasta visuaalisesti kiinnostavamman ja selkeämmän. Google Docs tukee myös sivun ylä- ja alatunnisteita, alaviitteitä ja sivunumeroita, jotka auttavat asiakirjan jäsentelyssä. Näiden elementtien avulla asiakirjat saavat ammattimaisemman ilmeen ja rakenteen.

Google Docsissa on myös tärkeä ominaisuus, joka liittyy asiakirjan sivun asetteluun. Sivureunojen säätämisellä voi hallita sivun tyhjiä alueita, ja tämä on erityisen hyödyllistä, kun asiakirja aiotaan tulostaa. Marginaalien säätäminen on helppoa ja se näkyy ruudulla viivaimen avulla. Samalla viivaimella voi säätää myös vasemman ja oikean reunan sisennyksiä, mikä tuo lisää joustavuutta asiakirjan ulkoasun muokkaamiseen.

Esimerkiksi asiakirjan sivukoon ja suuntauksen valitseminen on mahdollista "Tiedosto"-valikon "Sivun asetukset" -osiosta. Tämä ominaisuus mahdollistaa sen, että asiakirjan ulkoasu voidaan säätää juuri halutun kokoiseksi ennen sen tulostamista. Tällä tavoin voidaan varmistaa, että asiakirja mahtuu valitulle paperikoolle.

Erilaiset lisätyökalut, kuten oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistaminen, ovat myös käytettävissä Google Docsissa. Nämä työkalut auttavat parantamaan asiakirjan laatua ja estämään virheiden syntymistä. Lisäksi sanakirjan käyttö on mahdollista suoraan asiakirjasta, mikä voi olla kätevää erityisesti vieraskielisiä sanoja käyttäessä.

Google Slides -esitykset tarjoavat erinomaisen tavan esittää tietoa visuaalisesti. Esitykset koostuvat dioista, joita voidaan näyttää yksi kerrallaan, ja niiden avulla voidaan esittää ideoita vaiheittain ja järjestelmällisesti. Esityksiä luodessa voidaan valita joko tyhjä pohja tai valmiita malleja, joita on runsaasti tarjolla. Tämä helpottaa esitysten luomista ja mahdollistaa luovemman ilmaisun.

Esityksissä on tärkeää käyttää diojen sisältöä visuaalisina tukena, jolloin puhujan sanallinen esitys tukee ja täydentää näyttöön tuotuja asioita. Google Slides tukee monenlaisten sisältöjen lisäämistä dioihin, kuten kuvia, videoita, kaavioita ja tekstiä. Esityksen rakenne voi olla yksinkertainen ja selkeä, ja sen avulla voidaan esittää tärkeitä ideoita vaiheittain.

Google Slidesissa, kuten Google Docsissa, voidaan myös muotoilla sisältöä, mutta esityksen erityispiirre on sen visuaalinen muotoilu. Esitykselle voidaan valita teemavärit ja fontit, jotka auttavat luomaan visuaalista yhtenäisyyttä koko esitykselle. Myös tekstin muotoilua voidaan muokata tarkasti, esimerkiksi lisäämällä varjostuksia, rajauksia ja animaatioita.

Tärkeä osa esitysten luomista on diojen sujuva esittäminen. Tämä tapahtuu slideshow-tilassa, jossa esittäjä voi hallita diojen vaihtamista, lisätä muistiinpanoja ja varmistaa, että esitys etenee sujuvasti. Google Slides tukee myös yhteistyömuotoista työtä, jolloin useat henkilöt voivat muokata esitystä samanaikaisesti.

Google Docsin ja Google Slidesin hyödyntäminen vaatii tutustumista eri ominaisuuksiin ja harjoittelua. On tärkeää käyttää näitä työkaluja tehokkaasti niin, että asiakirjojen ja esitysten luominen on mahdollisimman sujuvaa ja ammattimaista. Näiden työkalujen tarjoamat mahdollisuudet rikastuttavat luomismenetelmiä ja parantavat lopputulosten laatua.

Kun asiakirjat ja esitykset ovat valmiita, ne voidaan jakaa ja muokata helposti muiden kanssa, mikä tekee näistä työkaluista entistäkin tehokkaampia. Google Docs ja Google Slides eivät ole vain yksinkertaisia dokumentin ja esityksen luomistyökaluja, vaan ne mahdollistavat myös tehokkaan yhteistyön ja sisällön jakamisen monissa eri ympäristöissä.

Mikä on online-viestintätyökalujen käyttöliittymän tärkein elementti?

Online-viestintätyökalut ovat olennainen osa nykypäivän työelämää ja henkilökohtaista viestintää. Ne mahdollistavat ei vain perinteisen tekstiviestinnän, vaan myös monenlaisten mediapohjaisten tiedostojen jakamisen, kuten kuvien, videoiden, GIF-animaatioiden ja asiakirjojen. Eri työkalut tarjoavat myös mahdollisuuden jakaa sijainteja ja yhteystietokortteja mobiililaitteilla. Tämä monipuolisuus tekee niistä keskeisiä työvälineitä niin yksityishenkilöille kuin yrityksille.

Yksi tärkeimmistä piirteistä on se, että online-viestintä voi tapahtua synkronisesti tai asynkronisesti. Synkronisessa viestinnässä osapuolet ovat aktiivisesti yhteydessä toisiinsa (kuten ääni- tai videopuheluissa), kun taas asynkroninen viestintä mahdollistaa viestien ja tiedostojen lähettämisen silloin, kun vastaanottaja ei ole paikalla. Tällöin viestit ovat saatavilla heti, kun vastaanottaja seuraavan kerran kirjautuu sisään. Monilla työkaluilla on rajallinen säilytysaika viesteille, jotka eivät ole vielä perille päässeet, mutta jotka ovat matkalla.

Tärkein osa online-viestintätyökalujen käyttöliittymää on kuitenkin niiden yksinkertaisuus ja käyttäjäystävällisyys. Monet työkalut jakavat käyttöliittymän osiin, jotka löytyvät kaikista sovelluksista ja verkkopalveluista. Vaikka tarkat toiminnot voivat vaihdella työkalun mukaan, on olemassa joitain peruselementtejä, jotka toistuvat lähes kaikissa sovelluksissa ja jotka ovat avainasemassa käyttäjäkokemuksen kannalta.

Yksi yleisimmistä käyttöliittymäelementeistä on yhteystietoluettelo, joka yleensä esitetään joko kirjana, jossa on välilehtiä, tai useiden hahmojen kuvana. Tämän alueen kautta käyttäjät voivat lisätä kontakteja, luoda ryhmiä ja lähettää viestejä yksittäisille henkilöille tai koko ryhmälle. "Plus"-merkillä varustettu henkilöikoni näkyy usein yhteystiedoissa ja viittaa siihen, että käyttäjä voi lisätä henkilön ryhmään tai keskusteluun. Tämä on perustoiminto, joka mahdollistaa viestinnän muiden käyttäjien kanssa.

Toinen tärkeä elementti on keskusteluikoni, joka usein ilmenee puhekuplan muodossa. Tämä ikoni voi palvella useita tarkoituksia, riippuen siitä, missä se näkyy. Se voi avata keskusteluhistorian, käynnistää uuden keskustelun jonkun kanssa tai avata keskustelulaatikon ääni- tai videopuhelun aikana. Tämä on tyypillinen monitoiminen kuvake, joka muuttaa käyttötarkoitustaan tilanteen mukaan.

Puhelimen luuri-ikoni taas on varsin monikäyttöinen. Se voi merkitä puheluhistoriaa, mutta myös mahdollistaa puhelun soittamisen suoraan työkalun sisällä, jos käyttäjällä on riittävästi puheminuuttivaroja. Lisäksi se voi käynnistää ääni- tai videopuhelun yksittäisen henkilön kanssa.

Videokamera-ikoni puolestaan edustaa videopuheluiden mahdollisuutta ja tarjoaa eri toimintavaihtoehtoja. Se voi käynnistää videopuhelun, estää videon lähettämisen, tai kytkeä sen päälle. Mikrofoni-ikoni seuraa samalla logiikalla, eli se kytkee mikrofonin päälle tai pois. Näiden perustoimintojen hallinta on ratkaisevan tärkeää käyttäjän viestintäkokemuksen kannalta, sillä ne mahdollistavat tehokkaan ja joustavan viestinnän eri tilanteissa.

Toinen käyttöliittymän tärkeä osa-alue on ilmoitukset, jotka esitetään usein kellon tai kelluvan kuplan muodossa. Ilmoitukset muistuttavat käyttäjää uusista viesteistä, tapahtumista tai toimenpiteistä, joita on jäänyt huomiotta. Näiden ilmoitusten seuraaminen on keskeistä, sillä ne tarjoavat tietoa ajankohtaisista viesteistä tai toiminnoista, jotka vaativat käyttäjän huomiota.

Viimeinen tärkeä elementti on mahdollisuus liittää mukaan lisämateriaalia, kuten kuvia, videoita, sijainteja tai yhteystietoja, keskusteluihin. Tämä monipuolisuus tekee viestinnästä dynaamista ja rikastuttaa viestintää, etenkin kun on tarpeen jakaa visuaalista tai paikkasidonnaista tietoa nopeasti.

Google Hangouts on yksi suosituimmista viestintätyökaluista, joka tarjoaa nämä perusominaisuudet. Se integroituu Gmailiin ja toimii sekä verkkoselaimessa että mobiililaitteilla. Hangoutsin käyttöliittymä ei poikkea kovin paljon muiden vastaavien työkalujen käytöstä, mutta se tarjoaa erityisesti Google-tilin käyttäjille helpon tavan olla yhteydessä ja jakaa sisältöä. Hangoutsissa voit kutsua ystäviä ja työkavereita keskusteluihin, jakaa tiedostoja ja käynnistää videopuheluja.

Hangoutsin ja muiden vastaavien työkalujen käyttö on kuitenkin muuttumassa. Google on ilmoittanut, että se siirtää chat-ominaisuudet Google Chat -sovellukseen ja video- ja ääniominaisuudet Google Meet -työkaluun. Tämä kehitys tuo tullessaan lisäominaisuuksia ja parannuksia, mutta myös käyttöliittymän muutoksia, jotka voivat vaikuttaa siihen, kuinka käyttäjät hallitsevat yhteydenpitoa.

Erityisesti Google Hangoutsin ja Google Chatin kaltaisten työkalujen käytössä on syytä huomioida, että vaikka ne tarjoavat erinomaisen alustat viestintään, niiden ominaisuudet saattavat muuttua ja kehittyä ajan myötä. Onkin tärkeää pysyä ajan tasalla siitä, miten ja missä työkaluja voi käyttää tehokkaimmin. Tiedon jakaminen ja yhteistyö ovat keskiössä, ja muutokset voivat tuoda lisää toimintoja, jotka voivat parantaa viestintää entisestään.

Mikä rooli tilastollisilla kentillä on alkuperäiskansojen näkökulmissa?
Mikä on kovariaani derivaatan ja affiinisen yhteyden merkitys tensoritiheyksien yhteydessä?
Kuinka luoda automaattinen kuvanlatausprosessi NASA:n API:sta Apache Airflowilla
Miten rotuuhka ja kaupungin rappio kietoutuvat toisiinsa?