Un proceso de negocio, un concepto frecuentemente utilizado en metodologías maduras, se entiende como un proceso intencional. Por "proceso intencional", nos referimos a un comportamiento dirigido y orquestado por una entidad interesada, cuyo objetivo es alcanzar una meta específica. Dado que el proceso de negocio está diseñado con un fin en mente, debe incluir retroalimentación negativa para regular sus acciones y mantenerlas dentro de los límites de la meta establecida. La retroalimentación en los procesos de negocio se representa mediante el "estado del proceso", donde el proceso espera el evento que le permita ejecutar el siguiente paso. Esta "negatividad" necesaria en la retroalimentación implica que la decisión del proceso que sigue inmediatamente a este estado debe limitar los pasos posibles del proceso a aquel que sea relevante para el evento que ha ocurrido.

La importancia de este aspecto es fundamental, y es una de las áreas en las que muchos estándares de modelado de procesos, como BPMN, aún ofrecen un soporte inadecuado. Se puede afirmar que la principal necesidad de cualquier metodología de modelado de procesos es facilitar la representación de los estados de proceso, asegurando que la retroalimentación negativa esté siempre presente, independientemente de la notación o estándar elegido.

El modelo de flujo de procesos solo puede capturar el nivel de detalle del paso del proceso sin entrar en los pormenores de las actividades que lo componen. Si se requiere más detalle en los pasos, los pasos individuales pueden desarrollarse hasta el nivel de tarea. Una tarea es una actividad claramente definida cuya ejecución cambia el estado esencial de un objeto significativo a otro, de acuerdo con las posibilidades determinadas por el ciclo de vida de dicho objeto. Un "objeto significativo" es aquel que es esencial para el sistema de negocio que se está modelando, y para el que tiene sentido seguir su ciclo de vida.

Para el modelo de proceso, los estados esenciales de los objetos determinan el nivel más bajo de detalle. Si una operación no cambia el estado esencial de un objeto a otro (como en el caso de operaciones como añadir o quitar un paquete), y si una tarea solo contiene esa operación, no se considerará como una tarea desde la perspectiva del modelado de procesos de negocio (MMABP). La operación será parte de otra tarea que ya incluya un cambio de estado significativo. De acuerdo con las reglas del MMABP, una tarea debe siempre tener un único objetivo, por lo que solo debe cambiar el estado de un objeto. La excepción a esto serían los finales alternativos o los objetivos alternativos, en los que una tarea puede finalizar con el logro de uno de los posibles estados, pero siempre solo uno, como ocurre en una tarea de validación de pedido, cuyo resultado puede ser que el pedido recibido sea evaluado como válido o no válido.

Si un paso del proceso solo contiene una tarea, se puede capturar directamente en el modelo de flujo de procesos sin necesidad de envolverlo en un paso de proceso.

El uso de puertas de bifurcación y unión en los flujos de procesos también tiene reglas estrictas. Es crucial tener en cuenta la lógica que rige estas puertas para evitar construcciones que puedan contradecir la lógica subyacente (como combinar una puerta XOR de bifurcación con una puerta AND de unión). Además, cuando se emplean rutas paralelas en el modelo, es recomendable cuestionar si esto no podría resolverse mejor mediante procesos de apoyo. Esto es relevante tanto para la puerta AND como para la puerta OR inclusiva, que debido a su ambigüedad en el momento del modelado, debería evitarse. En el caso de la toma de decisiones, es importante recordar que el proceso de negocio, según el MMABP, existe en un entorno modelado como un sistema de objetos. La formulación de las condiciones debe corresponder a esto. Existen cuatro posibilidades básicas en las que se basa la toma de decisiones, y sus combinaciones también son posibles.

Con respecto a los límites de los procesos de negocio, surge con frecuencia la pregunta de qué se considera parte del detalle de un proceso en particular. Como regla general, todo lo que realizan los actores del proceso bajo la gestión directa del propietario del proceso puede formar parte del mismo. La actividad que se realiza es la actividad principal de los actores en la empresa. Por otro lado, cuando se envía una solicitud para realizar una actividad fuera del control del propietario del proceso (como una aprobación por parte de una autoridad externa), se está señalando una sincronización con el entorno, esperando retroalimentación.

Los procesos de negocio también pueden tener un contexto que no afecta el flujo de trabajo pero que a menudo forma parte del modelo de proceso. Este contexto puede incluir el actor, la unidad organizacional, la duración promedio, etc. Es recomendable capturar este contexto a través de los atributos de las tareas, en herramientas CASE. Capturarlo mediante símbolos adicionales en el diagrama de flujo del proceso puede sobrecargar el modelo de símbolos, lo que lo hace ilegible. La atención debe centrarse en las secuencias de los pasos del proceso y las tareas del mismo, y los datos de entrada y salida son un tema aparte. Si bien es tentador capturar estos elementos en el diagrama, esto puede desviar la atención del flujo de trabajo esencial.

En resumen, el nivel de detalle de un modelo de proceso de negocio tiene dos dimensiones clave: el nivel de abstracción del proceso (la granularidad) y el nivel de detalle del contexto del proceso. El primer nivel es manejado por la metodología MMABP, que utiliza niveles predefinidos de abstracción. El segundo nivel, el contexto relevante de las tareas, es mucho más difuso y variable, determinado por los diferentes enfoques de los estándares de modelado de procesos de negocio, metodologías relacionadas y las necesidades del analista. Es posible que los analistas utilicen una variedad de contextos, lo que puede resultar en diagramas sobrecargados de símbolos, haciendo que el flujo de trabajo sea casi invisible. Para que un diagrama de flujo de procesos sea útil, la atención debe centrarse siempre en el flujo de procesamiento.

¿Cómo asegurar la consistencia y la conformidad en los modelos de sistemas empresariales?

En el modelado de sistemas empresariales, la consistencia y la conformidad son dos aspectos fundamentales que determinan la calidad y efectividad del modelo. Sin embargo, garantizar la consistencia no es tarea sencilla. Pueden surgir incoherencias debido a errores durante la abstracción del modelo o cuando se capturan los hechos, como por ejemplo, desajustes en el significado de los elementos, omisiones o discrepancias en las representaciones temporales. Por tanto, evaluar y corregir estas inconsistencias es un proceso crucial para asegurar que el modelo de todo el sistema empresarial sea de alta calidad, tanto en términos de corrección como de integridad relativa.

La evaluación de la conformidad implica la ausencia de contradicciones entre lo que un modelo representa sobre un hecho y la realidad misma de ese hecho. Para evaluar la conformidad, es necesario aplicar reglas básicas que permitan verificar que las representaciones de los hechos en el modelo sean fieles a la realidad. La conformidad es esencial para garantizar que el modelo sea funcional y que lo que se presenta en él no contradiga los hechos observados en la práctica.

Por otro lado, la evaluación de la consistencia se refiere a la ausencia de contradicciones entre diferentes representaciones de un mismo hecho en modelos distintos. Existen tres tipos de consistencia clave: factual, estructural y temporal. Cada tipo de consistencia aborda aspectos distintos del modelo, y su evaluación debe ser realizada de manera rigurosa para garantizar que el sistema empresarial esté correctamente representado.

La consistencia factual se refiere a la veracidad de los hechos representados en los modelos. Para ello, es fundamental que los hechos reflejados en los diferentes modelos sean consistentes entre sí, es decir, que no se presenten contradicciones en cuanto a su significado y contexto. La consistencia estructural, por su parte, está vinculada con la representación de la estructura de los modelos. Un modelo puede tener diferentes tipos de representaciones estructurales, pero todas deben estar alineadas coherentemente, de forma que no se genere confusión o desajustes entre los diversos elementos representados. Finalmente, la consistencia temporal se refiere a la correcta secuenciación temporal de los hechos y eventos representados en el modelo. Esto asegura que los eventos se presenten en el orden correcto, sin contradicciones o discrepancias en el flujo temporal de los hechos.

Para alcanzar una consistencia básica, es necesario aplicar reglas específicas que aseguren que los hechos representados en los modelos sean consistentes en términos de su significado y en su secuencia temporal. De igual forma, las reglas de consistencia estructural aseguran que la estructura de los modelos se mantenga alineada y sin contradicciones, de manera que las representaciones no se vuelvan confusas o incoherentes.

En el proceso de creación de modelos, es clave observar la interrelación entre el mapa del proceso y el flujo del proceso. Para que ambos modelos sean consistentes, es indispensable que ciertos elementos se mantengan congruentes en ambos. Por ejemplo, los eventos desencadenantes de un proceso deben ser idénticos en ambos modelos. Si hay algún evento desencadenante en uno de los modelos, debe ser capturado de manera equivalente en el otro. Esta regla aplica también para los estados finales del proceso, que deben estar representados en ambos modelos de manera coherente.

Además, en los modelos de flujo de procesos, es fundamental que los procesos de soporte sean correctamente capturados. En algunos casos, los procesos de soporte deben ser descritos como subprocesos del proceso principal, y en otros como aquellos procesos con los que el proceso principal se sincroniza. La sincronización entre procesos es otro aspecto crítico para la consistencia. Por ejemplo, cuando un proceso desencadena un proceso de soporte, el evento que inicia el proceso de soporte debe corresponder al estado del objeto o al estado del proceso especificado en el modelo del proceso de soporte.

La consistencia también debe ser evaluada cuando se combinan modelos de flujo de procesos con modelos de ciclo de vida de objetos. En este caso, los estados de los objetos en los modelos de flujo de procesos deben corresponder a los estados especificados en los modelos de ciclo de vida de los objetos. Si un objeto pasa por una serie de estados alternativos en el modelo de flujo de procesos, esos mismos estados deben estar reflejados de manera alternativa en el ciclo de vida del objeto. Este tipo de correspondencia es esencial para asegurar que el modelo de ciclo de vida de los objetos no sea contradictorio con el flujo del proceso y viceversa.

La consistencia entre los modelos también debe considerar los eventos que desencadenan tareas dentro del proceso. Cada evento debe corresponder a un estado de objeto específico. Es decir, los eventos en el flujo de procesos deben estar directamente relacionados con las transiciones de estado de los objetos en los modelos de ciclo de vida. De esta forma, se puede garantizar que el modelo de flujo de procesos y el modelo de ciclo de vida del objeto estén correctamente alineados, y que la ejecución del proceso sea coherente con el estado de los objetos implicados.

Un aspecto fundamental que debe tenerse en cuenta es la necesidad de mantener una alta calidad en la captura de los eventos, los estados y las transiciones dentro de los modelos. La precisión en la captura y representación de estos elementos es vital para evitar contradicciones o pérdidas de información durante la integración de los modelos. Cada error o inconsistencia en la representación de un evento o estado puede tener consecuencias significativas en el desempeño del sistema empresarial, lo que podría resultar en fallos operativos o en una interpretación errónea de los procesos.

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