Конвейер молодежных проектов (стр. 6 )

ОПТИМИЗАЦИЯ – определение значений экономических показателей, при которых достигается оптимум, то есть наилучшее состояние системы. Чаще всего оптимуму соответствует достижение наивысшего результата при данных затратах ресурсов или достижение заданного результата при минимальных ресурсных затратах.

Владение технологией оптимизации процессов

Оптимизация – это процесс приведения системы в наилучшее состояние.

У оптимизации должна быть основа. Суть этого принципа заключается в том, что перед тем как проводить оптимизацию, надо четко выделить процессы. Оптимизировать хаос может только Бог. Человеку же надо сначала «увидеть» ход протекания процессов, то есть зафиксировать их в виде моделей «как есть». Ведь если не удается описать процессы, происходящие в настоящее время (например, из-за их высокой изменчивости), то и оптимизировать будет нечего (в данной ситуации можно выстраивать процессы заново, оценивать их оптимальность и улучшать уже новые процессы).

При оптимизации «рыбу чистят с хвоста». Данный принцип означает, что оценивать оптимальность надо от частного к общему, выявляя отдельные недостатки, объединяя их в группы и оперативно устраняя. Оценивая оптимальность, в первую очередь, надо анализировать каждую часть проекта, выполняемую конкретным исполнителем (далее мы будем называть ее процедура). Оценивая ее, надо проверять к каким результатам приводит правильное выполнение, какие данные или материалы исполнитель получает в итоге, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, а также время работы и продолжительность выполнения процедуры.

Первостепенное значение уделяется оптимизации времени и финансов. Одним из инструментов оптимизации (постоянного усовершенствования процессов) является использование колеса Деминга, широко применяемое в технологии СМК (система менеджмента качества).

Колесо Деминга представляет собой 4 стадии: Планируй – Делай – Проверяй – Воздействуй.

На первой стадии «Планируй» ставятся первоочередные задачи с четко зафиксированным конечным результатом (Например: по истечению недели надо собрать 50 активных студентов Вузов для участия в акции)

На второй стадии «Делай» прописывается перечень инструментов и действий по средствам, которых достигается поставленный результат (Например: посещение 5 ВУЗов города с презентацией акции, работа через сети интернет, поиск людей по собственным каналам и т. д.)

На третий стадии «Проверяй» сравнивается полученный результат с намеченной задачей. Делаются выводы и коррективы, как в положительном (например: 50 человек было собрано), так и в отрицательном (например: собранно на 10 человек меньше) случае.

На четвертой стадии «Воздействуй» закрепляются методы и действия, приведшие к положительному результату, для их использования с усовершенствованием в следующем процессе. Прослеживаются и устраняются отрицательные моменты в дальнейшей работе.

Таким образом, циклы повторяется вновь и вновь, как только сделано очередное совершенствование оно немедленно закрепляется, для того, чтобы стать отправной точкой для следующего совершенствования процесса.

Контроль с определенной мерой оценки по этапам

Посредством данной технологии производится отдельное (детальное) измерение последовательного процесса развития проекта.

Определяем конечную точку замера (в которую входит окончание сроков выполнения грантовых обязательств) и конкретные цифровые показатели (итоги).

Делим на этапы (минимум три) с нулевой точки (дата получения гранта) до итоговой точки (дата отчетности гранта).

Каждая точка этапа реализации гранта обязана предоставлять подробную информацию в виде числовых данных, посредством которых определяется процент выполнения грантовых обязательств.

Критериями оценки проекта с данной точки зрения принято считать:

Степень реализации проекта (что сделано на данный момент времени): от 0 до 3 баллов;

Процесс развития проекта (точки замера): от 0 до 3 баллов;

Своевременность предполагаемой даты отчетности: от 0 до 3 баллов;

«Коэффициент горящих глаз» руководителя проекта или инициативной группы: от 0 до 1 балла.

Креативность мышления.

Креативность - это способность к конструктивному и нестандартному мышлению и поведению, постоянному осознанию и развитию своего опыта. Понятие "креативность" происходит от слова "create" (создавать) - создавать новое. Этим новым может быть новый продукт, новое свойство, новое решение, новое направление - всё новое, для чего не существует инструкций по типу "если нужно получить А, сделай Б". Именно отсутствие стандартных инструкций и позволяет использовать термин "креативность". Креативность, как качество, присуща, в той или иной мере, любому человеку.

В западной литературе различают большую и малую креативность. Малая, или личностная, креативность относится к обыденной жизни и обыденным ситуациям, таким, как применение монеты для нарезки сыра, когда нет ножа. Большая, или историческая, креативность, наоборот, имеет дело с достижениями, которые оказали существенное влияние на культуру и общество.

Дж. Гилфорда указал на принципиальное различие между двумя типами мыслительных операций: конвергентным мышлением, направленным на поиск единственно правильного решения среди предложенных вариантов, и дивергентным мышлением, направленным на генерацию как можно более широкого спектра возможных решений.

Таким образом, креативность как дивергентное мышление рассматривается в оппозиции к интеллекту как конвергентному мышлению. Креативность и интеллект являются ортогональными факторами, т. е. независимы друг от друга.

Основные параметры креативности по Дж. Гилфорду:

·  оригинальность - способность продуцировать отдаленные ассоциации, необычные ответы;

·  семантическая гибкость - способность выделять функцию объекта и предложить его новое использование;

·  образная адаптивная гибкость - способность изменить форму стимула таким образом, чтобы увидеть в нем новые признаки и возможности для использования;

·  семантическая спонтанная гибкость - способность продуцировать разнообразные идеи в нерегламентированной ситуации.

Оценка достижимости результатов

При планировании проекта значимым моментом является правильность постановки проблемы, целей и ожидаемых результатов – это то, чего Вы планируете достичь по итогам реализации проекта.

Ожидаемые результаты часто разделяют на 2 части:

1. Количественные показатели – описываются все количественные результаты проекта (количество участников семинара, количество выпущенных методических пособий и т. д.).

2. Качественные показатели – те качественные позитивные изменения, которые произойдут в результате реализации проекта (уровень знаний участников проекта в области фандрайзинга повысится до уровня НКО, профессионально занимающихся привлечением средств и т. д.).

Так, с помощью ожидаемых результатов можно проверить достижимость и правильность постановки любой цели. Например, цель проекта: «Развитие молодежного предпринимательства» можно проверить, задав вопрос: «На сколько процентов?». Если Вы не можете четко ответить на данный вопрос – цель проекта поставлена неверно, и Вы не сможете ее достигнуть в установленные проектом сроки.

При этом важно понимать, какими инструментами вы будете оценивать эти результаты и их достижимость, т. е. методы оценки – конкретные измерители и мероприятия, позволяющие проверить, насколько был достигнут результат. Например: уровень знаний участников проекта будет измерен путем тестирования участников и т. д.

Оптимальное финансирование

Заключительным этапом разработки проекта является подготовка бюджета (сметы расходов). Определяющим фактором при бюджетировании является оптимальность финансирования, соответствие бюджетных статей мероприятиям, запланированных в ходе реализации проекта, а не текущей деятельности, а также соотношение имеющихся и запрашиваемых средств.

Любая организация осуществляет текущую деятельность, направленную на реализацию уставных целей (например, работа с молодежью, консультирование и др.). В отличие от текущей деятельности, проект – это комплекс мероприятий, ограниченных во времени и имеющий четкие результаты. В связи с этим расходы на текущую деятельность и на реализацию проекта, как правило, различаются.

Как правило, не поддерживаются расходы на аренду офиса организации (только помещения для работы по проекту), приобретения (для реализации краткосрочного проекта экономически целесообразнее арендовать оборудование), оплату труда постоянных работников (имеет важное значение процент занятости данного специалиста в реализации проекта).

Ключевым фактором при определении оптимальности финансирования является соотношение собственного вклада заявителей проекта, средств, привлеченных от иных организаций и запрашиваемых средств.

Собственный вклад – имеющиеся у организации ресурсы, оцененные по рыночной стоимости (например, работа волонтеров, аренда помещения, которое Вы уже арендуете самостоятельно или аренда оборудования, которое у Вас есть).

Средства иных организаций – софинансирование от бизнеса, органов государственной власти и местного самоуправления и т. д. При этом важно, чтобы расходы, на которые это финансирование выделено, не дублировалось между источниками поступления средств.

Также рекомендуется продумать, как Ваш проект будет финансироваться после прекращения средств гранта. При этом должно подразумеваться, что проект будет иметь продолжение, а не разовый характер и его результаты можно будет использовать и развивать в дальнейшем.

В процессе бюджетирования ключевую роль играет определение суммы, запрашиваемой у грантодателей. В том случае, если сумма, запрашиваемая Вами на реализацию проекта, превышает 30% от общей стоимости проекта, фонд может сделать вывод о том, что деятельность Вашей проектной команды низкоэффективна, так как Вы лишены инструментов и технологии привлечения финансовых и других ресурсов у субъектов региональной инфраструктуры (органы государственной власти, бизнес и т. д.).

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9