Лекция №1. Введение в процессный подход к управлению

Лекция №1.

Введение в процессный подход к управлению.

Данный подход предоставляет возможность удобства пользования системой руководителем, за счет отслеживания бизнес - процессов.

Деятельность любой компании можно описать при помощи бизнес-процессов. При чем описание может состоять из нескольких процессов не связанных между собой. Существующая система работы заменяется работой бизнес процессов. Управлять компанией, в которой внедрен процессный подход к управлению, значит управлять бизнес-процессами. Сама система становится более эффективной, гибкой. При необходимости можно рассчитать затраты, которые могут возникнуть в случае изменения системы.

Возникает вопрос, а какие изменения могут возникнуть. В современной хозяйственной среде нет ничего постоянного и предсказуемого. Не возможно спрогнозировать ни рост рынка, ни потребительский спрос, ни жизненный цикл продукта, ни степень технологических изменений, ни природу конкуренции.

В связи с этим можно выделить «три силы » влияющие на развитие компании. Обозначим эти силы как «три К» : клиенты, конкуренция, коренные изменения.

Три «К» создали новый мир для бизнеса, и теперь более очевидно, что организации, спроектированные для функционирования в одной среде, не могут быть использованы для успешной работы в другой. Компании, созданные для процветания в условиях массового производства, стабильности и общего экономического роста, не могут быть приспособлены для преуспевания в мире, где клиенты, конкуренция и коренные изменения требует гибкости и быстрой реакции. Возможность быстрой реакции, гибкости и эффективности дает процессный подход к управлению.

И так, что мы понимаем, произнося такое словосочетание как бизнес процесс. (Возможно это некий процесс приносящий прибыль). Что такое процесс?(Повторяющаяся последовательность действий.).

Дадим научное определение бизнес-процесса.

Опр.: Бизнес-процесс – это совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используются один или более видов ресурсов, и результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя.

Возникают вопросы. Что значит процессный подход к управлению деятельностью, какой либо компании? С чего начать? Кто принимает в этом участие? Значит, деятельность компании рассматривается с позиции процессов, а не функциональных разделений труда.

С чего начать? Для описания бизнес процессов используются различные методологии.

Методология описания и моделирования бизнес - процессов.

Принцип моделирования бизнес процессов заключается в том, сначала моделируются процессы верхних уровней, затем нижних (т. е. декомпозиция).

На примере «Приготовить чипсы » можно рассмотреть декомпозицию.

Определение методологии описания бизнес - процессов

Опр. : Под методологией (нотацией) создания модели(описания) бизнес - процесса понимается совокупность способов, при помощи которых объекты реального мира(например, деятельность организации) и связи между ними представляются в виде модели.

Любая методология включает(методика) включает три основных составляющих:

1)  Теоретическая база;

2)  Описания шагов, необходимы для получения заданного результата;

3)  Рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик

Если в основу методологии заложена теоретическая база(например, математическая модель, способная предсказать поведение системы), то её наличие делает методологию более серьезной и обоснованной. Однако и в

в случае отсутствия теории (отсутствия математической модели) методологии также могут успешно применяться. Основное в методологии – дать пользователю практическую последовательность шагов, которые приводят к заданному результату. Именно способность получать результат с заданными параметрами характеризует эффективность системы. Методологии могут использоваться как отдельно, так и в ряду других методологий.

История развития и классификация методологий.

Коротко рассмотрим историю развития методологий моделирования бизнес - процессов. Для более наглядного представления параллельно покажем историю развития подходов к управлению качеством (таблица1.1)

Основной методологией IDEF0 и IDEF3, широко используемых в настоящее время для моделирования бизнес - процессов, явилась методология SADT и алгоритмические языки, использовавшиеся для разработки программного обеспечения. Методология SADT была разработана частной американской корпорацией. Появление методологии IDEF0 было предопределено тенденциями развития вычислительных средств – мощных машин (Mainframe) и появлением подходов MRP. Планирование материальных ресурсов для обеспечения производства (подход MRP) требовал выполнения сложных, многовариантных расчетов по обеспечению организации материальными ресурсами для производства готовой продукции. Использование подхода MRP, попытки автоматизации производства при помощи вычислительных машин привели к необходимости описывать деятельность организации еще на стадии проектирования систем. Для моделирования деятельности организаций на верхнем уровне использовалась методология SADT, затем IDEF0. С начала 70-х годов ничего принципиально лучшего, чем IDEF0 для описания процессов на верхнем уровне не был предложено. Исключение составляет подход UML(универсальный язык моделирования), но он предназначен для моделирования работы объектно-ориентированного программного обеспечения, а не бизнес-процессов организации.

После появления персональных компьютеров стали разрабатываться различные инструментальные средства (программные продукты) для моделирования бизнес-процессов. Кроме средств моделирования процессов, активно развивалось направление моделирования данных. Появились программные средства, в основном ориентированные на разработку моделей данных организаций и настройку промышленных баз данных. Такие программные продукты получили название CASE-систем. Среди наиболее известных продуктов для моделирования бизнес-процессов можно назвать BPWin, CASE-аналитик и т. д.

Таблица 1.2

В настоящее время на рынке присутствуют несколько методологий, которые можно классифицировать по трем категориям:

1.  Методологии ведения проекта. Одним из известных подходов является методология Хаммера и Чампи, известная как «реинжиниринг бизнес-процессов». Основой указанного подхода является рассмотрение деятельности организации «с чистого листа» и разработка новых, более эффективных бизнес-процессов.(Реинжиниринг не предлагает временных и искусственных усовершенствований имеющихся структур для повышения их эффективности. Он означает отказ от наработанных годами процедур и свежий взгляд на те методы, которыми создаются и предоставляются потребителям продукция или услуги. Реинжиниринг требует от компаний отбросить старые системы и начать все сызнова. Пример «Кодак»)

2.  Методологии моделирования и анализа бизнес-процессов. К данной группе относятся методологии моделирования и анализа бизнес-процессов. В настоящее время существует несколько базовых способов описания процессов, основанных на стандартах(IDEF0), так и общепринятых подходах(DFD) (Раздаточный материал семья стандартов IDEF)

3.  Методологии использования программных продуктов для моделирования бизнес-процессов в проекте.

Опр.: Моделирование бизнес-процессов – это отражение субъективного видения реально существующих в организации процессов при помощи графических, табличных, текстовых способов представления.

Важнейшим понятием является эффективность бизнес-процесса. Под эффективностью бизнес-процесса понимается отношение конечного результата (выхода) процесса к затраченным на его получение ресурсам.

Определение процессного подхода к управлению

Для определения процессного подхода к управлению необходимо рассмотреть так называемый цикл PDCA(цикл Деминга). Цикл Деминга включает четыре шага: планирование процесса(Plan), выполнение процесса(Do), анализ показателей эффективности процесса(Check), корректировка процесса(Act).

Опр.: Применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов может называться процессным подходом.

Ключевыми моментами при внедрении процессного подхода к управлению являются:

1)  Определение и описание существующих бизнес-процессов и порядка их взаимодействия в общей сети процессов организации;

2)  Четкое определение ответственности руководителей за каждый сегмент сети бизнес-процессов организации;

3)  Определение показателей эффективности и методик их измерения (например, статистических)

4)  Разработка и утверждение регламентов, формализующих работу системы;

5)  Управление ресурсами и регламентами при обнаружении отклонений, несоответствий в процессе или продукте или изменений во внешней среде (в том числе изменение требований заказчика).

Структура типового проекта

Типовой проект реорганизации бизнес-процессов включает следующие этапы:

Этап 1. Подготовительный. На этом этапе создаются необходимые условия и предпосылки для успешного выполнения проекта. Этап включает следующие работы:

·  Диагностика проблем организации;

·  Определение и ранжирование целей проекта;

·  Выбор (разработка) и утверждение методики ведения проекта, включая методику моделирования бизнес-процессов, структуру регламента выполнения бизнес-процессов и другие документы;

·  Определение основных бизнес-процессов (сети процессов);

·  Подготовка программного и аппаратного обеспечения;

·  Формирование рабочих групп;

·  Методическая подготовка: обучение руководителей и специалистов организации;

·  Информирование персонала о задачах проекта;

·  Детальное планирование работ.

Первым и основным результатом подготовительного этапа является формирование команды руководителей и сотрудников организации, «зараженных» философией процессного подхода к управлению, четко представляющих цели проекта и последовательность шагов по их достижению. Второй важнейший результат этапа – утвержденная корпоративная методика моделирования бизнес-процессов.

Почему?

Этап 2.Моделирование и анализ процессов «как есть». Этап включает следующие работы:

·  Создание моделей организационной структуры;

·  Создание вспомогательных моделей;

·  Разработка моделей бизнес-процессов верхнего уровня;

·  Проверка адекватности моделей верхнего уровня;

·  Разработка моделей детальных бизнес-процессов(несколько уровней декомпозиций);

·  Проверка адекватности детальных моделей;

·  Создание моделей документов, данных и т. д.

·  Проведение анализа моделей

·  Формирование отчетов

Основным результатом второго этапа являются модели бизнес-процессов, построенные в соответствии с требованиями организации, и данные анализа этих моделей. Получение модели процессов используются для дальнейшей работы по созданию регламентирующих документов и реорганизации бизнес-процессов.

Почему?

Этап 3. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть». На данном этапе должны быть сформированы новые варианты моделей бизнес-процессов. Но в случае построения процессной системы управления третий не следует выделять - его необходимо объединить с четвертым.

Почему?

Этап 4. Подготовка и внедрение изменений в процессах, построение процессной системы управления организацией. На этом этапе проводится подготовка к внедрению процессной системы управления. Осуществляется выбор приоритетов при изменении процессов на основе рассчитанной экономической эффективности, оцениваются требуемые ресурсы, проводится оценка рисков и компенсационных мероприятий, выполняются подготовительные работы с персоналом организации. Затем выполняется реорганизация бизнес-процессов, при этом могут выполняться следующие работы:

·  Регламентация бизнес-процессов и создание других необходимых документов(положение о подразделении, должностные и рабочие инструкции, методики измерения и анализа показателей процесса, формы отчетности владельцев процессов и т. д.);

·  Поэтапное внедрение бизнес-процессов «как должно быть» процессной системы управления;

·  Оперативный контроль выполнения плана;

·  Контроль качества создаваемых (реорганизуемых) бизнес-процессов;

·  Корректировка моделей бизнес-процессов на основе практического опыта;

·  Изменение организационной структуры, должностных обязанностей исполнителей;

·  Разработка новой документации( регламенты по процессам, должностные и рабочие инструкции).

Результатом проекта должны стать новые, более эффективные бизнес-процессов, комплект документации, регламентирующие процессы, а также организационная структура, соответствующая новым процессам.

Почему? Управление изменениями!

Понятие объекта и связи.

Важнейшим понятием любого метода моделирования бизнес – процессов

являются понятие объекта модели. Обычно объект модели отображается на диаграмме процесса при помощи определенного графического символа, например четырехугольника. При создании моделей процессов моделями могут быть функции, люди, документы, машины, программное обеспечение и т. д.

Вторым важнейшим элементом являются связи. Связи предназначены для описания взаимоотношений объектов между собой. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь при помощи потока информации и т. д. На схемах моделей связи между собой чаще всего отображаются стрелками.

При помощи объектов модели и связей реальная деятельность организации представляется в виде описания, как показано на рисунке (рис. Представление деятельности организации в виде модели)

рис. Представление деятельности организации в виде модели

Основные методологии описания процессов

В настоящее время для описания бизнес – процессов используются несколько методологий. Наиболее широко используемой методологией описания бизнес – процессов является стандарт IDEF0. Методология IDEF0 представляет возможность, описания бизнеса на верхнем уровне с акцентом на управление процессами.

Второй важнейшей методологией описания процессов является методология IDEF3. Стандарт предназначен для описания потоков работ.

Еще одной группой методологией, активно используемых на практике, является DFD (Data Flow Diagramming), предназначенных для описания потоков данных. Они позволяют отразить последовательность работ, выполняемых по ходу процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами.

Одной из современных методологий описания процессов является методология ARIS. Основа методологии состоит в том, что любая организация состоит из четырех групп моделей: моделей организационной структуры, моделей функций, моделей данных и моделей бизнес – процессов.

В последние годы активно развивается спецификация UML ( Unified Modeling Language). Данная методология предназначена для описания функционирования сложных программных продуктов, основанных на объектно-ориентированных языках программирования.

В заключение краткого описания существующих методологий следует отметить, что бизнес-процессы предприятия могут быть описаны при помощи стандартных блок-схем. По сути, блок-схемы основаны на идеологии нотации IDEF3, но при этом содержат некоторые дополнительные специальные графические объекты. Использование этих графических объектов позволяет сделать блок - схемы процессов более наглядными для исполнителей.

Сводная информация о существующих методологиях представлена на рис. Существующие методологии описания бизнес-процессов.

рис. Существующие методологии описания бизнес-процессов.

Рассмотрим подробнее некоторые методологии.

Методология IDEF0- это методология функционального моделирования.

В основном используют в процессе моделирования на верхнем уровне. Пример «Приготовить чипсы » можно рассмотреть как нотацию данной методологии. Графически представляет собой четырехугольник, изображающий функции. Стрелки, входящие в функцию слева, служат для описания потоков материальных ресурсов или потоков информации, документов. Входящие ресурсы преобразуются функцией. Результатом этого преобразования являются материальные выходы или информация, которые показываются в виде стрелок, выходящих из правой стороны четырехугольника.

А что еще необходимо показать на диаграмме для того, чтобы можно было описать реальный процесс организации? Следует отобразить управляющие воздействия, которые определяют порядок выполнения работы. Управляют работой. Управляющие воздействия показываются на диаграмме стрелками сверху.

Методология IDEF3- это методология документирования технологических процессов. Широко используется для создания моделей бизнес процессов организации на нижнем уровне - при описании работ, выполняемых в подразделениях и на рабочих местах. Имеет те же графические объекты, что и IDEF0. Следует отметить, что IDEF3 обладает дополнительными объектами, которые служат для отображения возможных вариантов ветвления и слияния потоков работ, реализующихся при определенных условиях. Данные объекты являются логическими символами :

·  Логический оператор «И»

·  Логический оператор «ИЛИ»

·  Логический оператор – исключающее «ИЛИ»

{ПОЯСНЕНИЯ СМ. ПРИЛОЖЕНИЕ}

По этому чтобы компании преуспевать на рынке, необходимо быть в курсе современных тенденций, что может повлечь за собой изменение существующей системы. Если деятельность компании описана при помощи бизнес-процессов, то управлять

Моделирование процессов в нотации DFD. Нотации DFD служат в первую очередь для описания реально существующих в организации потоков данных. Создание модели потоков данных организации могут быть использованы при решении таких задач как:

·  Определение существующих хранилищ данных (текстовые документы, файлы)

·  Определение и анализ данных, необходимых для выполнения каждой функции процесса

·  Подготовка к созданию модели структуры данных организации

·  Выделение основных и вспомогательных бизнес - процессов.