Аналитические материалы к семинару на тему: Наличные расчеты Проверки применения ККТ Лимит кассы Порядок расчетов с подотчетными лицами (стр. 2 )

Теперь рассмотрим более корректный способ выхода из создавшейся ситуации. Как уже было отмечено ранее, Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы в организации была одна кассовая книга. С другой стороны, организациям разрешено иметь операционную кассу (основание План счетов бухгалтерского учета).

Руководствуясь этой нормой, в учетной политике можно установить следующее:

-основная касса организации будет находиться по месторасположению головного офиса,

-по местам расположения подразделений открываются операционные кассы.

При этом кассир головного офиса помимо кассовой книги организации должен будет вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 N 88), а кассиры операционных касс будут вести операционные кассовые книги по форме N КО-4.

При этом не забудьте отразить в учетной политике периодичность передачи остатков наличности из операционных касс подразделений в кассу головной организации.

Например, если невозможно ежедневно сдавать наличность в кассу организации, то это делается еженедельно или ежемесячно.

3. К ВАМ ПРИШЛА ПРОВЕРКА

Размер штрафов для организаций за нарушение правил ведения кассовых операций и применения контрольно-кассовой техники составляет от 10 000 да 50 000 руб. Несомненно, указанные суммы, существенны даже для достаточно крупных организаций. Согласно КоАП РФ максимальный штраф за неправильную работу с ККТ -руб., а с денежной наличностью -руб.

Чтобы избежать санкций, при которых организация может быть привлечена к административной ответственности, следует знать:

- какие шаги при проверке могут предпринимать проверяющие;

- как во время этих проверок вести себя сотрудникам организации.

Контрольная закупка

Контрольной называется покупка товара или заказ услуги проверяющим, который действует как обычный покупатель. И лишь получив товар (квитанцию), он предъявляет удостоверение и объявляет о начале проверки.

Цель контрольной закупки - зафиксировать, что кассир отпустил товар, не пробив чека или пробил чек на меньшую сумму. Если проверяющим удастся доказать указанные выше нарушения, то согласно ст. 14.5 КоАП РФ, они получат возможность оштрафовать:

- организацию - на сумму отдоруб.;

- должностных лиц организации - на сумму от 3000 до 4000 руб.

Согласно ст. 7 Закона РФ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон о ККТ) проверять правильность применения кассовой техники должны налоговые органы.

Начинается проверка, как правило, с контрольной закупки.

Причем проводят контрольные закупки не только в магазинах, но и на предприятиях сферы услуг, да и в любой организации, которая использует кассовый аппарат.

Как только проверяющие убедились, что кассир-продавец отпустил им товар без кассового чека, они предъявляют удостоверения и требуют пригласить в зал администрацию.

Безусловно, кассиру следует выполнить это требование, но перед этим можно все же рекомендовать пробить кассовый чек. Ведь к протоколу проверки налоговики обязательно приложат Z-отчет по кассе. И по этому отчету будет видно, что товар отпущен с использованием ККТ.

Разумеется, контролеры укажут в протоколе, что чек был пробит после того, как кассир узнал, что проводится проверка, и наложат штраф. Но все дело в том, что при обращении в суд судья будет определять по нулевому чеку, во сколько времени началась контрольная закупка, а проверяющие крайне редко просят пробить нулевой чек перед началом закупки. Ведь в этом случае продавец поймет, что перед ним не покупатель, а проверяющий.

В качестве примера можно взять Постановление ФАС Северо-Западного округа от 3 февраля 2006 г N А/2005-27.

Проверка кассового аппарата

Проверив, правильно ли пробит кассовый чек, проверяющие в присутствии администрации произведут осмотр контрольно-кассовой техники, иногда осмотр начинается сразу, без проведения контрольной закупки.

Цель осмотра - доказать, что организация эксплуатирует кассовый аппарат с нарушениями. В случае подтверждения факта, что ККТ эксплуатируется с нарушениями, проверяющие получат право наложить штрафные санкции в соответствии со статьей 14.5 КоАП РФ:

- на организацию - на сумму отдоруб.;

- на должностных лиц организации - на сумму от 3000 до 4000 руб.

Не все нарушения в правилах эксплуатации ККТ караются штрафом, а только те, которые приравниваются к фактическому неиспользованию ККТ.

Поскольку в Кодексе РФ об административных правонарушениях не уточняется, что это за нарушения, контролеры при проверке ориентируются на Постановление Высшего Арбитражного Суда РФ от 01.01.01 г. N 16. Согласно п. 1 этого Постановления считается, что организация не применяет ККТ, если:

- кассовый аппарат не зарегистрирован в налоговой инспекции;

- кассовый аппарат не включен в государственный реестр.

Отметим, что если контрольно-кассовую технику исключили из реестра после того, как организация ее приобрела, то разрешается использовать кассовый аппарат до полного истечения срока полезного использования. Этот срок определяется учетной политикой организации и составляет от 3 до 5 лет.

- поврежден блок фискальной памяти кассового аппарата;

- повреждена пломба центра технического обслуживания (ЦТО) на кассовом аппарате.

Исходя из перечня возможных нарушений, проверяющие, прежде всего, попросят предъявить следующие документы:

- карточку регистрации;

- технический паспорт;

- договор с центром технического обслуживания.

По карточке регистрации контрольно-кассовой машины проверяющие определяют, зарегистрирован ли аппарат в налоговой инспекции, и сверяют данные, указанные в карточке, с регистрационными данными. Обязательно проверят, стоит ли в техническом паспорте аппарата отметка о его фискализации.

Так же будет обязательно проверено и наличие средств визуального контроля (СВК) - голограмм, которые выдает ЦТО при продаже кассового аппарата. Но отсутствие СВК - это как раз то нарушение, за которое административный Кодекс штрафов не установил. Поэтому максимум, что смогут сделать проверяющие, - потребовать от вас приобрести средства визуального контроля в ЦТО.

Проверка кассовой документации

Закончив с осмотром кассового аппарата, проверяющие захотят выяснить, соблюдаются ли в организации правила работы с денежной наличностью, и приступят к проверке кассовых документов: кассовой книги, книги кассира-операциониста и т. д.

Цель подобной проверки - доказать, что организация:

- не приходует выручку в полном объеме;

- рассчитывается наличными сверх разрешенных объемов;

- не соблюдает лимит хранения свободных денежных средств в кассе.

Это именно те нарушения правил ведения кассовых операций, за которые ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрены санкции в размере:

- для предприятия - отдоруб.;

- для должностных лиц предприятия - от 4000 до 5000 руб.

Если при проверке инспектор заявляет о том, что вы не оприходовали в кассу всю сумму, помните, что основным критерием установления факта неоприходования денежной наличности в кассу является превышение фискальных данных отчетов ККТ над данными бухгалтерского учета.

Чтобы доказать, что организация приходует не всю выручку, инспекторы обычно поступают следующим образом. По Z-отчету определяют текущую (с начала рабочего дня) денежную выручку. Затем уточняют сумму, которую кассир сдал в главную кассу.

Ну а после этого смотрят кассовую книгу. И вот здесь, как правило, возникают поводы для придирок…

Дело в том, что согласно Порядку ведения кассовых операций любое движение наличных денежных средств должно немедленно отражаться записями в кассовой книге. Но на практике бухгалтер, который отвечает за кассовые операции, делает все записи в кассовой книге в конце дня. И формально нарушает Порядок ведения кассовых операций. Поэтому, чтобы избежать санкций, сразу после начала проверки удостоверьтесь, что все текущие операции отражены в кассовой книге.

Что еще нужно знать о проверке

При проведении в вашей организации проверки, следует обратить пристальное внимание на процедуру ее проведения и документы, составленные по ее результатам.

Прежде всего, представители налогового органа должны представить поручение на проведение проверки, в котором указано наименование организации, а также сами проверяющие. Если на фирму придут другие люди, а не те, что перечислены в поручении, это является нарушением.

Достаточно часто, инспекторы не проводят контрольную закупку, а наблюдают за продавцом и, если он, например, не пробивает чек или замешкался с его выдачей, сразу объявляют о проведении проверки.

В этом случае необходимо следить за тем, чтобы время, указанное в акте проведения проверки, совпадало с фактическим. В соответствии со ст. 28.5 КоАП РФ немедленно после выявления совершения административного правонарушения должен составляться протокол. Если требуется дополнительное выяснение обстоятельств дела либо нужны сведения о физическом или юридическом лице, в отношении которого возбуждается дело об административном правонарушении, протокол составляется в течение двух суток с момента выявления правонарушения.

В п. 3 ст. 28.2 КоАП РФ предусмотрено, что при составлении протокола об административном правонарушении физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которого возбуждено дело, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, о чем делается запись в протоколе. Согласно части 4 этой же статьи указанным лицам должна быть предоставлена возможность ознакомиться с протоколом, по содержанию которого они вправе представить объяснения и замечания.

Протокол об административном правонарушении подписывается должностным лицом, его составившим, и физическим лицом или законным представителем юридического лица, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа данных лиц от подписания протокола в нем делается соответствующая запись.

В организации отсутствует специально оборудованная комната

Не секрет, что многие фирмы (в основном субъекты малого бизнеса) сегодня не имеют возможности оборудовать специальную комнату для кассира. Однако законодательство предписывает всем юридическим лицам иметь специальные кассовые помещения.

Организаций без свободной площади для кассовой комнаты или отсутствие средств для ее надлежащего оснащения у нас много. А в большинстве случаев, бухгалтеры большинства малых предприятий даже не задумываются о том, что за отсутствие кассовой комнаты их организацию могут оштрафовать. И эта перспектива вполне реальна. Право налоговиков привлекать к ответственности руководителей фирм, по чьей вине не были созданы условия хранения денежных средств, зафиксировано п. 29 Порядка ведения кассовых операций.

Требование оборудовать помещение кассовой комнаты относится к организациям всех организационно-правовых форм и сфер деятельности, в том числе и к предприятиям малого бизнеса.

Осмотр кассового помещения может быть проведен налоговыми инспекторами как при проверке порядка применения ККТ, так и при проведении выездных налоговых проверок. Наибольшее внимание, при проверке комнаты кассира, инспекторы обычно уделяют ее изолированности и укрепленности (надежности стен, полов и потолков) и системе охраны. Исчерпывающий перечень требований, которым должно отвечать кассовое помещение, приведен в Приложении N 3 Порядка ведения кассовых операций.

Штрафы за нарушения порядка работы с наличностью серьезные. Статья 15.1 КоАП РФ позволяет привлекать к ответственности не только руководителей фирм без кассовых комнат (штраф 4000 – 5000 руб.), но и сами организации (штраф–руб.).

Справедливости ради следует отметить, что тотального наложения штрафов на организации без кассовых помещений нет. Как правило, инспекторы часто принимают во внимание все факторы, которые не позволяют фирме оборудовать кассовую комнату, и ограничиваются устными замечаниями. До штрафов дело доходит только в тех ситуациях, когда налоговикам нужно, что называется, "выполнить план по проверкам".

Можно ли оспорить административный штраф?

Если вы не согласны с мнением контролеров, то подать жалобу можно через орган, который принял решение о штрафе. А так же вы можете сами сразу же обратиться в территориальное управление МНС России или в районный суд. Жалоба на постановление по делу об административном правонарушении может быть подана в течение десяти суток со дня вручения или получения копии постановления (ст.30.3 КоАП РФ). В случае если вы пропустили данный срок по уважительной причине (разумеется, это придется подтвердить документами), вам могут дать еще десять дней. Орган, который займется вашим делом, должен рассмотреть жалобу, а затем вынести решение: оставить все как есть или же отменить штраф.

Типичные нарушения при работе с денежной наличностью

4. УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ, СВЯЗАННЫХ С ПРИОБРЕТЕНИЕМ И ЭКСПЛУАТАЦИЕЙ КАССОВЫХ АППАРАТОВ

Принятие кассового аппарата к бухгалтерскому учету

В соответствии с п.4 ПБУ 6/01 при принятии к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств необходимо единовременное выполнение следующих условий:

- использование в производстве продукции при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;

- использование в течение длительного времени, т. е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

- организацией не предполагается последующая перепродажа данных активов;

- способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Таким образом, учитывая требования ПБУ 6/01, контрольно-кассовые аппараты должны приниматься к учету в составе основных средств.

Контрольно-кассовые аппараты принимаются к учету по первоначальной стоимости, которой признается сумма фактических затрат организации на приобретение аппарата (за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов), а также на доставку и приведение в состояние, пригодное для использования (п. п.8 и 12 ПБУ 6/01).

Поскольку кассовый аппарат можно использовать только после его принятия на техническое обслуживание и регистрации в налоговых органах, связанные с этим затраты необходимо включить в его первоначальную стоимость.

Учет затрат на приобретение контрольно-кассового аппарата ведут в общеустановленном порядке с использованием счета 08 "Вложения во внеоборотные активы":

дебет счета 08 кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками, 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на сумму расходов, связанных с приобретением и вводом в эксплуатацию кассового аппарата.

Основанием для принятия к учету кассового аппарата служит акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.01.01 г. N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств").

Принятие контрольно-кассового аппарата к учету в качестве основных средств отражается записью:

дебет счета 01 "Основные средства" кредит счета 08 - на сумму первоначальной стоимости кассового аппарата.

Согласно п.20 ПБУ 6/01 при принятии кассового аппарата к учету необходимо определить срок его полезного использования. Для определения срока полезного использования можно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. N 1.

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, такие объекты относятся к четвертой амортизационной группе, которой соответствует имущество со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно.

В соответствии с п.17 ПБУ 6/01 стоимость основных средств погашается посредством начисления амортизации. Выбранный организацией способ начисления амортизации должен быть зафиксирован в ее учетной политике.

В случае если первоначальная стоимость аппарата не превышаетруб. (или иного установленного в учетной политике лимита), организация может учитывать их в составе материально производственных запасов (п.5 ПБУ 6/01).

Принятие кассового аппарата к налоговому учету

В налоговом учете в соответствии с п. 1 ст. 257 НК РФ первоначальная стоимость основного средства определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за исключением сумм налогов, подлежащих вычету или учитываемых в составе расходов в соответствии с НК РФ.

К амортизируемому имуществу для целей налогообложения относятся только те кассовые аппараты, срок полезного использования которых более 12 месяцев и первоначальная стоимость которых превышаетруб. (п.1 ст.256 НК РФ).

В соответствии с пп. 3 п.1 ст.254 НК РФ затраты налогоплательщика на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и другого имущества, не являющихся амортизируемым имуществом, относятся к материальным затратам. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию.

Расходы на эксплуатацию и техническое обслуживание кассовых аппаратов

Одним из условий регистрации кассового аппарата в налоговых органах является заключение договора на техническое обслуживание и ремонт кассовых аппаратов с центром технического обслуживания.

В бухгалтерском учет расходы организации, связанные с техническим обслуживанием, ремонтом кассовых аппаратов и их эксплуатацией (стоимость расходных материалов), относятся к расходам по обычным видам деятельности на основании п.7 ПБУ 10/99.

Организации торговли и общественного питания отражают в учете эти расходы следующим образом:

дебет счета 44 кредит счета 60, 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на сумму расходов на эксплуатацию и техническое обслуживание кассовых аппаратов.

В налоговом учете расходы, связанные с эксплуатацией и техническим обслуживанием кассовых аппаратов, включаются в состав материальных расходов на основании пп.2 и 6 п.1 ст.254 НК РФ.

5. ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА КАССОВЫХ АППАРАТОВ ОРГАНИЗАЦИЯМИ, ПРИМЕНЯЮЩИМИ УПРОЩЕННУЮ СИСТЕМУ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ

В соответствии с п.4 ст.346.11 НК РФ для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций. То есть в случае реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг) за наличные организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны применять контрольно-кассовые аппараты.

Согласно п. 3 ст. 4 Закона РФ "О бухгалтерском учете" организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, ведут учет основных средств в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете. Таким образом, все вышесказанное в отношении бухгалтерского учета кассовых аппаратов, справедливо и для этой категории организаций.

В соответствии с п.3 ст. 346.16 НК РФ при определении сроков полезного использования основных средств организациям, применяющим упрощенную систему налогообложения, также следует руководствоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. N 1.

Что касается налогового учета кассовых аппаратов, то их стоимость включается организациями, применяющими упрощенную систему налогообложения и выбравшими в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, в состав расходов, уменьшающих доходы, на основании пп.1 п.1 ст.346.16 НК РФ.

При этом следует иметь в виду, что стоимость кассовых аппаратов, приобретенных в период применения упрощенной системы налогообложения, включается в состав расходов в момент ввода их в эксплуатацию в соответствии с пп.1 п.3 ст.346.16 НК РФ.

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, срок полезного использования кассовых аппаратов составляет от 5 до 7 лет включительно. В соответствии с пп. 2 п. 3 ст. 346.16 НК РФ расходы на приобретение кассовых аппаратов, приобретенных до перехода организации на упрощенную систему налогообложения, списываются на расходы в следующем порядке:

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11