КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
им. -Ленина
ПРЕЗИДЕНТСКАЯ ПРОГРАММА ПОДГОТОВКИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ КАДРОВ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА
РУКОВОДСТВО ПО ПРОВЕДЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Казань – 2008
Министерство образования и науки Российской Федерации
Казанский государственный университет
Президентская программа подготовки управленческих кадров
для организаций народного хозяйства
Руководство по проведению деловых презентаций: Учебное пособие. – Казань: Казанский государственный университет им. -Ленина, 2008 г., 65 с.
Учебное пособие содержит практические рекомендации по подготовке и проведению деловых презентаций. Рассмотрены основные этапы подготовки презентации, составные части выступлений, определены особенности проведения презентаций с помощью различных технических средств (в том числе с помощью программы PowerPoint), выделены особенности построения презентаций во время прохождения зарубежных стажировок.
Предназначено для слушателей Президентской программы подготовки управленческих кадров.
Составитель:
ассистент кафедры экономики
Рецензент:
доктор экономических наук, профессор
кандидат экономических наук, доцент
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ. 5
ГЛАВА 1. ЧТО ТАКОЕ ПРЕЗЕНТАЦИЯ?. 6
1.1. ЦЕЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ.. 6
1.2. ПРИНЦИПЫ КОММУНИКАЦИИ.. 6
1.3. ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК ФОРМА КОММУНИКАЦИИ.. 8
1.4. АУДИТОРИЯ.. 8
1.5. ОСНОВНЫЕ ТЕМЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ.. 10
1.6. ФОРМЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ.. 10
ГЛАВА 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ.. 16
2.1. ПОДГОТОВКА ВЫСТУПЛЕНИЯ.. 16
2.2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕМОНСТРАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ.. 21
2.3. ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ.. 22
2.4. РАЗМЕЩЕНИЕ ПРИ ПРЕЗЕНТАЦИИ.. 23
ГЛАВА 3. ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ.. 25
ГЛАВА 4. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ.. 29
4.1. ЦЕЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ.. 29
4.2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ КЛИЕНТОВ 30
4.3. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ ПАРТНЕРОВ 31
4.4. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ УЧЕБНО-КОНСУЛЬТАЦИОННОГО ПАРТНЕРА.. 32
4.5. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ПЕРЕД ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ... 33
ГЛАВА 5. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРОЕКТА.. 34
5.1. ПРОЕКТЫ.. 34
5.2. ЦЕЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ.. 34
5.3. РЕКОМЕНДУЕМАЯ СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИИ ПРОЕКТА.. 34
ГЛАВА 6. ПРЕЗЕНТАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ СТАЖИРОВКИ.. 38
6.1. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРОМЕЖУТОЧНЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ СТАЖИРОВКИ НА ЗАРУБЕЖНОЙ ФИРМЕ. 38
6.2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ИТОГОВ СТАЖИРОВКИ.. 39
ГЛАВА 7.САМОПРЕЗЕНТАЦИЯ.. 41
ГЛАВА 8. НАКАНУНЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ.. 44
8.1. ПРОВЕРКА СЕБЯ.. 44
8.2. ПРОВЕРКА ПОМЕЩЕНИЯ.. 45
8.3. АУДИТОРИЯ.. 46
ГЛАВА 9. ПРОЦЕСС ПРЕЗЕНТАЦИИ.. 47
9.1. ВЫСТУПЛЕНИЕ НА ПРЕЗЕНТАЦИИ.. 47
9.2. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОБРАЩЕНИЮ С ТЕХНИЧЕСКИМИ СРЕДСТВАМИ 52
9.3. ДИСКУССИЯ И ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ.. 52
ГЛАВА 10. СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ В ПРОГРАММЕ PowerPoint 55
ЛИТЕРАТУРА.. 61
Приложение. 62
ВВЕДЕНИЕ
Каждый человек сталкивается ежедневно с необходимостью представить себя или результаты своей работы, информацию различным слушателям. Даже интересные и полезные проекты нужно соответствующим образом донести до сознания аудитории. Каждый может вспомнить примеры удачных и неудачных презентаций, упоения от успеха и разочарование, что не смогли представить результаты многодневной работы так, чтобы вас услышали, поняли и согласились. Возникает вопрос: можно ли научиться искусству презентации? Данное руководство призвано рассмотреть основные этапы подготовки и проведения презентации, подчеркнуть особенности, «преграды» каждого вида презентации и дать советы, но успех презентации будет зависеть от ваших коммуникативных способностей, организационных навыков и применению на практике принципов эффективной презентации.
Руководство по проведению деловых презентаций предназначено для менеджеров любого уровня управления, руководителей и других специалистов, заинтересованных в успешном публичном выступлении. Рекомендации могут быть полезны всем, кто стремится овладеть навыками эффективной презентации.
Пособие построено таким образом, что в каждой главе рассматриваются отдельные этапы подготовки и проведения презентации, поэтому призываем читателя следовать логике изложения материала.
ГЛАВА 1. ЧТО ТАКОЕ ПРЕЗЕНТАЦИЯ?
От возникновения идей до их осуществления проложен большой путь. Хорошие идеи очень редко сами прокладывают себе дорогу. Сегодня, как никогда ранее, важно представить свои идеи, предложения, продукты, достижения, самого себя, другими словами, донести и показать их другим.
Английский термин "presentation" в русском переводе означает "представление". Презентация рассматривается как отдельная специальная часть процесса коммуникации, т. е. межличностная передача информации, основанная на обратной связи, с целью достижения необходимого результата.
Отличительной особенностью презентации является ее интерактивность: сообщение делается в режиме диалога с участниками.
1.1. ЦЕЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Каждое деловое общение предполагает точное формулирование целей, которые должны быть достигнуты. Эти цели могут быть обобщены в следующем виде:
• мотивировать (побудить) кого-либо к рассмотрению того или иного вопроса, принятию решения или выполнению действий;
• убедить кого-либо (поставщика, потенциального партнера, клиента, др.) в реальности, значимости, потенциальном успехе и т. д. вашего предложения;
• проинформировать о чем-либо потенциально или реально заинтересованную сторону.
Таким образом, презентация призвана способствовать созданию наиболее благоприятных условий для достижения максимально конкретных результатов, соответствующих ее целям.
1.2. ПРИНЦИПЫ КОММУНИКАЦИИ
Каждая презентация живет своей жизнью, ее эффективность определяется конкретной ситуацией. Не существует одного и единственного пути к успеху. Мы можем говорить скорее о более или менее эффективных путях. Тем не менее, вероятность успеха возрастет, если вы будете следовать основным принципам коммуникации.
1. Планирование.
Вы, как отправитель информации, должны четко знать, кто будет получателем информации и представлять себе ответы на вопросы: что? кому? где? когда? для каких целей?
2. Структурирование.
Вам необходимо определить приоритеты, подчеркивать и выделять главные темы и аспекты передаваемой информации.
3. Постановка проблемы.
В начале своего информационного сообщения вы должны будете сделать введение в тематику выступления. Это позволит получателю быстрее почувствовать проблему и лучше понимать контекст, во избежание неточной интерпретации информации.
4. Обобщение и повторение.
Вам следует периодически обобщать и повторять основные положения передаваемой информации, помогая получателю лучше структурировать материал, а также, при возможности, ставить промежуточные уточняющие вопросы.
5. Изложение фактов.
Предаваемое вами сообщение должно базироваться на фактах, а не на мнениях. Сообщение должно иметь четкую логическую форму, а не расплывчатую структуру.
6. Учет специфики получателя.
При подготовке и передаче сообщения должны учитываться язык и терминология, принятые у получателя, его уровень и характер знаний и квалификация.
7. Контроль коммуникации.
Разные получатели по-разному реагируют на одно и то же сообщение. Поэтому необходимо гибкое реагирование и изменение передаваемой вами информации, ее структуры и характера. Она должна быть приближена к специфике получателя.
8. Выбор правильного канала передачи информации.
Канал передачи должен соответствовать характеру передаваемой вами информации и специфике получателя сообщения.
9. Выбор правильной формы представления информации (кодирования).
Форма должна соответствовать характеру передаваемой вами информации и особенностям ее получателя.
1.3. ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК ФОРМА КОММУНИКАЦИИ
При подготовке презентации необходимо представлять основные элементы процесса коммуникации. К ним относятся:
• отправитель - лицо, передающее информацию, т. е. ВЫ;
• сообщение — информация, представленная вами в том или ином виде (кодирование);
• канал передачи, средство передачи — письмо, документ, выступление,
демонстрация;
• получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует (декодирует) ее.
Процесс коммуникации и взаимодействие основных элементов коммуникации можно представить в схематическом виде (рис. 1.1).
1.4. АУДИТОРИЯ
В соответствии с целями стажировки можно выделить следующие типы аудиторий, со многими из которых встречаются слушатели Программы:
- Учебные структуры
К ним относятся Казанский государственный университет, осуществляющий подготовку слушателей, зарубежные институты, занимающиеся приемом и дополнительной подготовкой стажеров.
Рис. 1.1. Процесс коммуникации
Они же могут выполнять и роль консультационной организации, определяя место практики и содействуя прохождению практики на той или иной фирме. Роль учебной структуры играют зарубежные фирмы, на которых стажеры проходят практику.
- Потенциальные партнеры
К таковым относятся фирмы, на которых проходит практика, а также другие фирмы, с которыми стажер стремится наладить партнерские отношения во время пребывания за границей.
- Потенциальные клиенты
Потенциальными клиентами могут быть как фирмы, принимающие стажера на практику, так и другие фирмы, которых стажер стремится привлечь в качестве клиентов своего предприятия.
- Общественные структуры
К ним могут быть отнесены, например, общественные и культурные организации, спортивные общества, представители средств массовой информации.
1.5. ОСНОВНЫЕ ТЕМЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Во время обучения и зарубежной стажировки наиболее распространенными являются презентации на следующие темы:
· презентация предприятия;
· презентация проекта (например, дипломного проекта);
· презентация текущих и конечных результатов стажировки;
· презентация самого себя.
Нужно обратить внимание на то, что тема и цель презентации могут быть совершенно разными!
Например: Презентация на тему "Система качества на предприятии" может иметь своими целями как убеждение потенциального клиента в приобретении вашей продукции, так и доказательство потенциальному зарубежному партнеру возможности совместного производства. Еще одной целью этого же выступления может быть разъяснение тех проблем качества, решение которых вы хотели бы найти на принимающей вас зарубежной фирме.
Вам может быть предложено выступить с отдельной презентацией или осуществить ее в рамках какого-либо мероприятия: совещания, конференции, выставки и т. д. Участие в мероприятиях может потребовать не только адаптации темы вашего выступления к общей тематике мероприятия, но и существенно изменить его содержание.
1.6. ФОРМЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Можно условно объединить все типы презентаций в две большие группы:
· устные сообщения;
· презентации с помощью аудиовизуальных средств.
Каждая из перечисляемых выше форм имеет свои достоинства и недостатки (см. Таблицу 1.1).
Устное сообщение
Простейшей формой презентации является презентация вербальная, т. е. устное сообщение в форме выступления перед аудиторией. Вы можете дополнить устное сообщение раздачей участникам текста своего выступления. Устное сообщение является также неотъемлемой частью презентаций с использованием демонстрационных материалов.
Устное сообщение может осуществляться в любом помещении и перед любым количеством слушателей, причем технические средства (микрофон) могут понадобиться только при выступлениях перед большой аудиторией.
С другой стороны, несмотря на внешнюю простоту, устные сообщения потребуют от вас весьма тщательной подготовки. Главная опасность состоит в том, что у каждого слушателя складывается собственное визуальное представление о предмете вашего сообщения, порой весьма отличное от действительного.
Во время стажировки вы будете делать очень много устных сообщений, как во время презентаций, так и во время неформальных встреч.
Презентация с использованием традиционных средств
К традиционным средствам визуального дополнения устного сообщения относятся такие простейшие технические средства, как различные доски, флипчарты (перекидные блокноты) и плакаты.
Применение известных вам досок для мела (которые вы вряд ли найдете, например, в Германии), их современных пластиковых собратьев — пинвандов или флипчартов (больших перекидных блокнотов на стойках) удобно для проведения презентаций в интерактивном режиме и в присутствии небольшой аудитории, когда изображение должно быть составлено в результате обсуждения и не подготавливается заранее. Такие традиционные средства визуализации хорошо подходят для заседаний рабочих групп, круглых столов и т. п.
Заметное неудобство составляет ограниченный объем информации, которая может быть представлена на доске или флипчарте.
Таблица 1.1
ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ РАЗЛИЧНЫХ ФОРМ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Форма презентации | Достоинства | Недостатки | Возможные технические осложнения |
Устное сообщение | Не требуются технические средства и специальные помещения. Расходы: на изготовление и размножение текста выступления. | Участники могут составить неверное визуальное представление о предметах сообщений. | Могут возникнуть при использовании микрофона. |
С использованием досок | • Изображения могут быть созданы непосредственно в ходе презентации. • Могут легко вноситься изменения и исправления. Расходы: только на пишущий инструмент. | • Требуются доски • Объем информации ограничен. • Информация уничтожается при стирании. • Перенос изображений на бумагу требует наличия специального аппарата. • Изображения не всегда аккуратны. | • Отсутствие или плохое качество необходимого пишущего инструмента. • Отсутствие средства для стирания изображения. |
С использованием флипчарта | • Те же, что и при использовании досок. • Возможность повторной демонстрации изображений, сделанных на предыдущих листах флипчарта. | • Те же (кроме стирания изображения), что и при использовании досок. Расходы: блоки бумаги для флипчарта, большие фломастеры нескольких цветов. | • Нехватка бумаги на флипчарте. • Отсутствие, плохое качество или недостаток цветов фломастеров. |
С использованием диапозитивов (слайдов) | •Высокое качество изображений, в том числе и многоцветных. •Однозначность визуального представления. | • Требуются проектор и экран. •Необходимость предварительного изготовления. • Высокая стоимость изготовления. • Длительность подготовки. • В отдельных случаях необходимо получение разрешения на съемки. • Необходимость соблюдения авторских прав. • Помещение нужно затемнять. | • Поломка проектора (лампа, механизм подачи слайдов, дистанционное управление). • Неправильно уложенные слайды. • Отсутствует доступ к розетке. • Помещение нельзя затемнить. |
Форма презентации | Достоинства | Недостатки | Возможные технические осложнения |
С использованием пленок | • Те же, что и при использовании слайдов. • Возможность проецирования текстов, текстов в комбинации с иллюстрациями, сложных графических изображений. • Простота изготовления. • Помещение не нужно затемнять. | • Те же, что и при использовании слайдов, кроме длительности изготовления. • Достаточно высокая стоимость изготовления. • В отдельных случаях требуется привлечение специалистов. Расходы: пленка, расходуемые материалы (порошок для копиров, картриджи для принтеров, тушь, фломастеры, цветная бумага и т. д.), оплата специалистов. | • Поломка проектора (лампа, механизм подачи слайдов, дистанционное управление). • Неправильно уложенные слайды. • Отсутствует доступ к розетке. |
С использованием видеоматериалов | Те же, что и при использовании слайдов и пленок. Динамическая демонстрация. Дополнительное слуховое воздействие. | • Требуется видеоаппаратура для демонстрации. • Обязательное привлечение специалистов. • Длительность изготовления (сценарий, съемки, редактирование, монтаж и т. д.) • Необходимость соблюдения авторских прав. • Требуется аппаратура для видеозаписи. • Опасность подмены живого общения с аудиторией видеопоказом. • Очень высокая стоимость. Расходы: оплата специалистов, специальной техники и помещений, в отдельных случаях оплата командировочных расходов специалистов, материалов. | Несовместимость видеоаппаратуры. |
С использованием электронных средств | Те же, что и при использовании слайдов, пленок и видеоматериалов. Возможность корректировки. Возможность быстрого изменения структуры презентации. | • Требуется специальное оборудование. • Опасность подмены живого общения с аудиторией видеопоказом. | Несовместимость программного обеспечения. |
Плакаты используются чаще всего при докладах. Такого рода материалы подготавливаются заранее, а внесение последующих изменений сопряжено с переделыванием, как минимум, одного из плакатов. Кроме того, возникают дополнительные сложности хранения, транспортировки и развешивания плакатов. Поэтому они все реже применяются для презентаций.
Презентации с использованием проецируемых демонстрационных материалов
Данная форма презентаций наиболее распространена в настоящее время. Необходимые визуальные материалы изготавливают в виде прозрачных пленок или диапозитивов (слайдов). Вы можете подготовить проецируемые изображения заранее или наносить их на пленку от руки во время выступления.
Для проецирования вам потребуется специальное оборудование: проектор для пленок — оверхед — или проектор для диапозитивов. Если первый вид проекторов вы сможете найти, то проекторы для слайдов встречаются уже достаточно редко.
Презентации с использованием демонстрационных видеоматериалов
Подобные презентации чаще всего используются на выставках, что позволяет окупить расходы по изготовлению видеоматериалов. Вы, конечно, можете использовать уже имеющиеся на вашем предприятии. При использовании на зарубежных стажировках не забудьте о различии систем видеозаписи. Демонстрация цветного изображения в черно-белом варианте или демонстрация без звука не эффективны.
Презентация с помощью электронных средств
Электронные средства используются для презентации больших объемов информации. Эту информацию можно условно разделить на демонстрационные показы, включающие анимацию, и статическую информацию, созданную с помощью компьютерной графики.
На сегодняшний день, презентации подобного рода самые распространенные, так как позволяют наглядно представить результаты вашей работы, технически легки в обеспечении (компьютер и проектор), возможность создания в программе Microsoft PowerPoint, которая есть в стандартном пакете Microsoft Office.
ГЛАВА 2. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Успешная презентация без всякой подготовки — редкая и случайная удача. За внешней легкостью блестящих презентаций настоящих профессионалов стоят тщательная подготовка выступления, планирование демонстрационных материалов, сбор и обобщение необходимой информации, четкое знание временных рамок и правильный выбор необходимых технических средств.
Ответственность за неудачную презентацию ляжет на вас, в связи с чем вы не можете делегировать ее подготовку кому бы то ни было.
2.1. ПОДГОТОВКА ВЫСТУПЛЕНИЯ
Устное выступление во время презентации в значительной степени определит ее успех.
Подготовка презентации включает в себя следующие шаги:
1. формулирование цели презентации;
2. выбор формы проведения презентации;
3. составление плана выступления;
4. подготовка тезисов выступления;
5. сбор и обобщение необходимой информации;
6. составление перечня демонстрационных материалов;
7. наброски рисунков, схем, таблиц и графиков;
8. "привязка" демонстрационных материалов к положениям выступления;
9. составление развернутого текста выступления;
10. пробное выступление перед сослуживцами;
11. обсуждение вопросов и замечаний сослуживцев;
12. внесение возможных изменений и дополнений в выступление и демонстрируемые материалы;
13. повторное пробное выступление.
Схематически последовательность шагов представлена на Рис. 2.1.
Рис. 2.1. Подготовка презентации
Разработка плана выступления
Любое выступление имеет внешне сходную структуру:
• вступление;
• основная часть;
• заключение.
При подготовке презентации рекомендуется начинать любое вступление с представления самого себя. Оно должно быть весьма кратким, если не является собственно целью презентации.
После представления необходимо сообщить участникам о том, какую цель преследует презентация.
Вступление должно далее содержать краткое описание того, о чем будет говориться в основной части.
Основная часть выступления призвана передать участникам необходимый объем информации, требующейся для достижения его цели.
Например, презентация предприятия может иметь, среди прочих, следующие цели: экспорт продукции, поиск решения задачи оптимизации структуры управления. Очевидно, что основная часть выступления для этих двух случаев будет совершенно разной.
Опытные презентаторы рекомендуют упомянуть вновь главные положения основной части выступления в его заключении. Наконец, может быть высказано пожелание выступающего к аудитории.
Например, руководитель отдела персонала закончил свое выступление перед коллегами, сказав: "Надеюсь, что у вас сложилось представление о проблемах, с которыми мы сегодня сталкиваемся на нашем предприятии. Я очень надеюсь на вашу коллегиальную поддержку".
Составные части выступления должны быть логически связаны друг с другом. При этом желательно избегать возвращения к уже сказанному. Повторения тем более нежелательны. В связи с этим рекомендуется составить простой графический план выступления.
На рис. 2.2 приведен один из возможных вариантов плана выступления, посвященного проекту совместного производства нового продукта с потенциальным партнером.
При планировании выступления и его подготовке очень часто возникает желание успеть сказать как можно больше. Постарайтесь уже на стадии планирования выступления разбить все материалы на три части:
А — то, без чего нельзя обойтись: это и есть ваше выступление.
В — то, что желательно включить: это может пригодиться при необходимости внесения уточнений, разъяснений, а также при ответах на возможные вопросы.
С — то, что вы хотели бы показать дополнительно, если будет возможно: это ваш резерв "на всякий случай.
Рис. 2.2. Возможный вариант плана выступления, посвященного проекту совместного производства нового продукта с потенциальным партнером
Уже на стадии планирования выступления рекомендуем обратить большое внимание на его язык. Обычно неопытные выступающие стараются произвести наилучшее впечатление, "жонглируя" большим количеством специальных терминов, стараясь высказать простые мысли самым сложным наукообразным способом.
Старайтесь формулировать свое выступление с помощью простых и ясных слов. Избегайте усложнений и "высокого стиля". В то же время примитивное изложение также деструктивно.
Текст
В дополнение к устному выступлению рекомендуется иметь его текст. По объему этот текст может соответствовать выступлению, быть больше (расширенные материалы) или меньше (краткий реферат) выступления.
Текстовый материал, как и выступление, должен подготавливаться выступающим самостоятельно. Это позволяет исключить появление в тексте несовпадений с устным сообщением, устаревших данных, ошибок и опечаток.
Пример 1. "Вы сказали, что оборот вашей фирмы составляет... А в тексте стоит совсем другая цифра!". — "Этот материал мне приготовила бухгалтерия. Я думаю, что они взяли цифры из прошлогоднего отчета. То, что я сказал, правильно".
Пример 2. Во время устной презентации своего предприятия, выступая в одной и той же аудитории, три сотрудника привели три различные цифры количества его работников: 8, 10 и 12 тысяч человек! Участники презентации были несказанно удивлены стремительным ростом занятости, поскольку выступления презентаторов происходили с интервалом всего 5 минут. Тексты материалов также содержали три упомянутые цифры.
Следует избегать чрезвычайно большого объема текстовой части. Возможно, что слушатели не будут иметь времени не только для его детального изучения, но и для прочтения вообще.
Существует и другая опасность: получив текст перед началом презентации, участники могут увлечься его чтением и прослушать важные положения выступления.
Очень часто участникам раздаются только дополнительные материалы, на содержание которых ссылается в своем выступлении презентатор: разного рода таблицы, документы, отчеты и т. д.
2.2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕМОНСТРАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ
Главной целью использования демонстрационных материалов является повышение эффективности презентации. Визуальная информация воздействует на аудиторию существенно интенсивнее, чем вербальная. Известна русская пословица: "Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать". Важным преимуществом визуальной информации является достаточная однозначность его восприятия аудиторией.
Количество демонстрационных материалов должно соответствовать принципу разумной необходимости и достаточности. Бесконечное мелькание демонстрационных материалов неэффективно. Поэтому необходимо заранее планировать их объем. Примерно оценить необходимое количество пленок можно следующим образом:
N = t/2
где t — время презентации в минутах.
Если время демонстрации отдельных слайдов не занимает более 10 — 12 секунд, то их максимальное количество может составлять
N = 2t/ 3.
Так, например, во время презентации, рассчитанной на 20 минут, можно показать не более 12 — 14 пленок (преимущественно графические изображения).
Восприятие визуального материала заметно снижается при длительных презентациях. Например, во время 30-минутной презентации представляется разумным ограничиться демонстрацией 15 — 17 пленок.
В ходе презентаций обычно демонстрируются:
1. Текст - демонстрируется достаточно редко. При подготовке таких пленок следует ограничить объем информации 1 — 3 короткими предложениями. Например, в виде текстового материала могут быть представлены тема презентации, название обсуждаемого проекта, миссия предприятия, цитата.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 |
