Тем не менее, рекомендуем еще раз все проверить:

1.  Вы записали презентацию в программе PowerPoint на нескольких носителях (флэш-карта, диск, дискета).

2.  Порядок слайдов соответствует логике Вашего выступления.

3.  Проверьте каждую копию размноженных текстов. Количество копий текста выступления достаточное, порядок страниц верный.

4.  Заготовьте себе "шпаргалку". Лучше всего — тонкую карточку формата А5, на которой КРУПНО и читаемо можно записать основные позиции выступления с соответствующими отсылками к слайдам и т. д.

5.  Вспомните еще раз, какими словами вы собираетесь открыть презентацию (3-4 предложения наизусть).

6.  Проверьте свою одежду.

Ваша одежда должна соответствовать событию. Никто не ожидает ваше­го появления во фраке, но и джинсы будут неуместны. Обычный деловой костюм вполне подойдет. Галстук обязателен. Вы должны выглядеть ухо­женно, поэтому брюки должны быть отглажены, а рубашка — свежей.

Женщинам не следует отвлекать участников остромодной или чрезмерно открытой одеждой. Яркая одежда и крупный рисунок также отвлекают.

Сильный запах даже самых модных духов или одеколона может быть приятен не всем участникам.

Имейте в запасе, даже в день выступления, не только носовой платок (очень нужная вещь — им так удобно вытирать со лба пот на первой презентации!). Мужчинам может понадобиться запасной галстук, а женщинам — колготки (именно эти предметы туалета почему-то особенно часто пачкаются и рвутся в самый неподходящий момент!)

Не советуем одевать абсолютно новые вещи — вы будете чувствовать себя в них неудобно.

8.2. ПРОВЕРКА ПОМЕЩЕНИЯ

Создайте себе "тайное преимущество" посредством тщательного и спокойного осмотра помещения, где будет проходить ваша презентация.

• Помещение. Обычно бывает заранее известно, в каком из помещений фирмы вы будете делать презентацию. Тем не менее, советуем его еще раз осмотреть: не появилось ли что-то, что помешает презентации (например, рядом начался ремонт и будет очень шумно).

При возможности, устраните помехи или замените помещение. Если у вас появится возможность выбора нового помещения, то рекомендуем не стремиться получить очень большую комнату: "в тесноте, да не в обиде" в определенной степени лучше, чем пять человек в актовом зале.

Определитесь, ЧТО, КТО и ГДЕ будет находиться и ОТКУДА можно будет взять то, что вам может понадобиться.

•  Расположение участников. Вспомните рис. 3.1 и определите свое собственное месторасположение во время презентации. В этом месте рядом с вами должен быть стол, на который вы положите свои материалы и как вы будете управлять презентацией во время показа.

•  Технические средства. Технические средства подлежат обязательной проверке.

• Дополнительные средства. Проверьте наличие всевозможных дополнительных средств, которые могут вам понадобиться: указка, фломастеры, карточки и булавки для пинвада, ножницы, клей и т. д.

•  Расстановка столов. Если вы обнаружите, что вам неудобен порядок размещения участников, то переставьте столы и стулья в удобном для вас порядке. Сделать это нужно накануне или, в любом случае, до появления в помещении участников презентации.

•  Прочее. Общепринято расставлять на столах, напротив каждого участника плотные карточки (на подставках или просто "домиком"), на которых участники напишут свои фамилии. Если такие карточки будут вам доступны, то расставьте их — вам не придется запоминать имена задавших вопросы и будет легче обращаться к любому из присутствующих. Положите на столы несколько толстых фломастеров для участников.

Тексты вашего выступления, проспекты вашего предприятия и другие материалы лучше всего также заранее положить на столы перед каждым участником. Если участники вам еще незнакомы, то можно разложить на столы и ваши визитные карточки.

Можно заранее написать тему вашего выступления на доске или флипчарте.

8.3. АУДИТОРИЯ

Подготавливая презентацию, вы ориентировались на определенную аудиторию участников. Можете ли вы быть уверены, что в день презентации вы встретитесь именно с нужной вам аудиторией?

Рекомендуем вам заранее проявить некоторую инициативу. Подготавливая свою первую презентацию, обсудите с вашим куратором по стажировке состав ее потенциальных участников. Вы будете еще недостаточно хорошо представлять, кого следует пригласить.

Хорошим шагом может быть подготовка письменного приглашения каждому участнику. Накануне презентации вам необходимо еще раз уточнить состав ее участников.

•  дискуссия;

•  заключение.

9.1. ВЫСТУПЛЕНИЕ НА ПРЕЗЕНТАЦИИ

ОТКРЫТИЕ

Открытие презентации обычно делается принимающей вас стороной. В других случаях вам предстоит самостоятельно начать свое выступление.

ВСТУПЛЕНИЕ

Шаг 1. Приветствие

Любая презентация начинается с приветствия участников. Оно может быть деловым или достаточно неформальным.

Характер приветствия определяется в зависимости от круга участников: должностной уровень, степень вашего знакомства, присутствие незнакомых участников, в том числе и не являющихся сотрудниками фирмы, количество участников (чем меньше их число, тем неформальнее может быть ваше приветствие, если, разумеется, речь идет не о высшем руководстве).

Могут использоваться общие обращения, например:

Уважаемые дамы и господа!

Уважаемые коллеги!

Уважаемый господин.../Уважаемая госпожа...!

Уважаемый господин доктор.../ Уважаемая госпожа доктор...!

Шаг 2. Цель

Вторым шагом открытия презентации является изложение

·  повода;

·  темы;

·  цели мероприятия, даже в том случае, если вы полагаете, что это уже из­вестно присутствующим.

Например:

«Темой моего выступления является система качества на нашем предприятии. Я хотел бы представить существующие проблемы и получить вашу поддержку в …»

"Сегодня я хотел бы представить наше предприятие. Полагаю, что ознакомление с его опытом и производственным потенциалом очень важно для возможного налаживания нашего сотрудничества в будущем".

Шаг 3. Порядок работы

Далее вы оглашаете своего рода "маршрут движения", чтобы участники презентации могли представить "цель маршрута". Для этого вы представляете:

•  основные структурные элементы презентации;

•  разбивку по времени;

•  информацию о том, какие дополнительные материалы получат участники (в случае необходимости).

Например:

"Мое выступление будет состоять из трех частей: описания кадрового потенциала нашего предприятия, существующей системы мотивации персонала и проблем в этой сфере. Полагаю, что это займет до 20 минут. После этого я с удовольствием отвечу на возможные вопросы. В случае вашей заинтересованности я буду готов передать вам дополнительные материалы по теме моего выступления. Я рассчитываю, что, вместе с дискуссией, мы будем работать не более одного часа, а если этого времени окажется недостаточно, то договоримся о следующей встрече".

Шаг 4. Совместная работа

Необходимо настраивать участников на активную совместную работу во время презентации. Это достигается, если вы:

•  Задаете по ходу презентации вопросы участникам.

•  Создаете личную сопричастность участников.

•  Покажете непосредственную пользу для участников.

•  "Провоцируйте" участников. "Провокацией" может служить, к примеру, выдвижение курьезного, парадоксального, смелого тезиса...

Дополнительные рекомендации к вступлению

•  Настройте себя положительно — думайте о чем-то приятном.

•  Прежде чем вы начнете говорить, установите зрительный контакт с аудиторией. Ваши слушатели воспримут это уже как обращение к ним.

•  Остановите затем взгляд на ком-либо, кого вы уже знаете. Это придаст вам дополнительную уверенность. Однако не пытайтесь "гипнотизировать" одного человека — включайте в сферу вашего внимания весь круг участников.

•  Говорить начинайте громко и четко (приветствие, представление, тема...).

•  Старайтесь избегать запинаний и особенно фраз-паразитов. Например, фраза: "Я как бы директор по маркетингу" повергнет иностранную аудиторию в полное недоумение относительно понимания с кем же в действительности они встречаются.

Таблица 9.1

Возможные помехи во вступлении

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

Структура

Разумеется, только вы сами можете и должны определить содержание основной части вашего выступления. Важно, однако, раскрыть тему выступления не только с достаточной полнотой, но и в систематичной форме.

Рекомендуем разбить содержание основной части выступления на логически связанные основные пункты и подпункты. Одновременно подумайте, какой объем материала будут в состоянии воспринять ваши слушатели за запланированное вами время выступления.

Рекомендации к основной части выступления

Постарайтесь говорить свободно, даже если иностранный язык не является вашей "сильной стороной". Однако в вашем выступлении не должно быть очевидной заученности — вас собьет с пути первый же промежуточный вопрос. Единственный выход — тренировка.

Начинайте с представления структуры основной части (дайте общий обзор или представьте структуру на флипчарте или на слайде).

Целенаправленно используйте возможности своего голоса. Варьируйте его силу, тональность и темп речи для того, чтобы выделить существенные пункты, обратить внимание на логические связи, сконцентрировать внимание слушателей.

Стройте короткие и ясные предложения с целенаправленными паузами, особенно если вы проводите презентацию на иностранном языке.

Исключительно осторожно обходитесь с профессиональным жаргоном: как правило, его прямой перевод на иностранный язык невозможен! Специально изучите необходимые термины на иностранном языке.

Не пытайтесь скрывать вашу неуверенность в использовании иностранного языка. Не бойтесь говорить с ошибками, если вы не владеете языком в совершенстве. Не стесняйтесь переспрашивать, если вы не поймете вопрос.

Говорите в личной форме ("Я").

Не сдерживайте вашей жестикуляции. Активизируйте вашу жестикуляцию при необходимости.

Не стойте неподвижно. Однако не играйте карандашом, указкой и другими предметами. Пользуйтесь ими только для работы.

Таблица 9.2

Возможные помехи в основной части

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение кратко сделайте еще раз обобщение наиболее существенных пунктов вашего выступления.

Избегайте ничего не говорящих заключительных формулировок типа: "На этом я заканчиваю", "На этом давайте завершим" и т. п.

Выразите личную благодарность слушателям за участие.

Если после выступления запланирована дискуссия и выделен сотрудник принимающей стороны, которому поручено ее ведение (так называемый модератор), то передайте ему слово.

9.2. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОБРАЩЕНИЮ С ТЕХНИЧЕСКИМИ СРЕДСТВАМИ

Следите за тем, чтобы показывались только те материалы, о которых в данный момент идет речь.

Следите за тем, чтобы по возможности все присутствующие могли видеть объект показа.

При объяснениях поворачивайтесь лицом к участникам, а не к доске.

Показывайте рукой (но не пальцем).

Не заслоняйте собой изображение.

9.3. ДИСКУССИЯ И ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ

Как вести себя во время дискуссии

Возникновение вопросов и дискуссии по поводу вашего выступления не свидетельствуют о его неуспешности. Наоборот, это подтверждение того, что ваша презентация не оставила ее участников безразличными, т. е. проходит успешно.

Для того, чтобы дискуссия была успешной, она должна носить позитивный и предметный характер, представлять из себя объективное и обстоятельное обсуждение позиций, ведущее к решению проблемы. Столкновение амбиций с взаимными претензиями, упреками и обидами сторон недопустимо. Нельзя подменять объективное обсуждение предмета субъективным выяснением межличностных отношений оппонентов. Конфронтационный ход дискуссии ведет к конфликтам и вражде участников, а главное — к сохранению, а иногда и обострению проблемы.

Некоторые практические рекомендации:

1. Чаще становитесь на место противоположной стороны.

·  Делайте уступки по непринципиальным вопросам и проявляйте твердость в отстаивании принципиальных позиций.

·  Демонстрируйте непредвзятость в оценке мнений и позиций оппонентов.

·  Показывайте гибкость вашего подхода в оценке мнений и позиций оппонентов.

·  Отдавайте должное удачным фрагментам выступления и аргументам противника.

2.  Ни в коем случае не допустимо подменять обсуждение предмета дискуссии на выяснение межличностных отношений с оппонентами — критиканство, обиды, упреки, препирательство.

3.  Говорите на понятном всем языке или воспользуйтесь услугами переводчика. Использование нормативного языка: слов и выражений, представленных в известных национальных словарях. Нередко даже такие, казалось бы, распространенные выражения, как "затраты", "социальные выплаты", "дочернее предприятие", "филиал", "совместное предприятие" требуют дополнительного согласования, поскольку в национальных законодательствах разных стран за ними кроется несовпадающее содержание.

4. Язык тела и жестов:

•  не становитесь слишком близко к собеседнику;

•  стойте перед аудиторией прямо, слегка наклонив корпус вперед;

•  установите зрительный контакт с аудиторией;

•  не размахивайте руками и не суетитесь в ходе выступления;

•  держите руки свободно, не суйте их в карманы, показывайте аудитории ладони (открытость), а не их тыльную сторону.

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ

Важнейшей и решающей частью дискуссии являются, как правило, вопросы и ответы, следующие за изложением позиций каждой из сторон.

Вопросы позволяют реализовать следующие задачи:

·  выявить или уточнить в благожелательной форме потребности и мотивы участников;

·  скорректировать собственную позицию;

·  мягко и бесконфликтно скорректировать позицию оппонента в соответствии с вашей позицией;

·  вовлечь партнера в активное обсуждение проблемы, сделать его соучастником ее решения;

·  создать атмосферу доверительности, поскольку партнер чувствует ваше желание пойти ему навстречу;

·  завоевать симпатию оппонента (людям нравится говорить о себе).

ГЛАВА 10. СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ В ПРОГРАММЕ PowerPoint

Презентации с использованием программы PowerPoint давно стали стандартом в различных аспектах деловой жизни. Данная программа позволяет самостоятельно без помощи дорогостоящих специалистов составить сопровождение вашему выступлению, докладу. Программу может освоить любой пользователь, работающий с пакетом Microsoft Office.

Создание презентаций

Процесс создания презентации в Microsoft PowerPoint состоит из таких действий, как выбор общего оформления, добавление новых слайдов и их содержимого, выбор разметки слайдов, изменение при необходимости оформления слайдов, изменение цветовой схемы, применение различных шаблонов оформления и создание таких эффектов, как эффекты анимации при демонстрации слайдов.

Запустите Microsoft PowerPoint. Для сохранения вашей презентации выберите в меню Файл команду Сохранить как, укажите название презентации и укажите папку, где сохранить презентацию, нажмите Сохранить.

Для того чтобы открыть сохраненную презентацию существуют два варианта: запустите Microsoft PowerPoint, выберите в меню Файл команду Открыть, найдите необходимую презентацию и нажмите кнопку Открыть.

Программа Microsoft PowerPoint предлагает несколько вариантов создания презентации:

1.  Создать.  Слайды имеют минимум элементов оформления и цвета к ним не применены.

2.  Создать из имеющейся презентации.  Презентация создается на основе уже имеющейся презентации с заданным оформлением. Создается копия имеющейся презентации, позволяющая создать новую презентацию, внеся изменения в оформление и содержимое исходной презентации.

3.  Создать с помощью шаблона.  Презентация создается на основе имеющегося шаблона Microsoft PowerPoint, содержащего основные элементы оформления, шрифты и цветовую схему.

4.  Шаблоны с предлагаемым содержимым. Для применения шаблона оформления, включающего предлагаемый текст для слайдов, используется мастер автосодержимого. Затем в предложенный текст вносятся необходимые изменения.

Наиболее быстро и легко создавать презентации с помощью автосодержания. Для этого в меню Вид выберите команду Панели инструментов, Стандартная и Область задач. Справа появиться область, в области Создание презентации выберите команду Мастера автосодержания.

Работа со слайдами

Слайд – это основной элемент презентации, рабочий лист, на котором размещаются текст, диаграммы, таблицы, картинки.

Для вставки нового слайда на панели инструментов выберите команду Создать или в меню Вставка выберите команду Создать слайд.

Дублирование слайдов в пределах презентации. Дублированные слайды вставляются сразу за выбранными слайдами.

1.  В области Структура или в области Слайды в обычном режиме выберите слайды, которые требуется дублировать. (Если требуется выбрать несколько соседних слайдов, щелкните первый и последний из ряда, удерживая клавишу SHIFT. Для выделения слайдов не по порядку щелкните каждый из них, удерживая клавишу CTRL.)

2.  В меню Вставка выберите команду Дублировать слайд.

Для того чтобы изменить порядок слайдов выполните одно из следующих действий:

·  В области Структура в обычном режиме выделите один или несколько значков слайдов и перетащите выделенные значки на новое место.

·  В области Слайды в обычном режиме выделите один или несколько эскизов слайдов и перетащите выделенные эскизы на новое место.

·  В режиме сортировщика слайдов выделите один или несколько эскизов слайдов и перетащите выделенные эскизы на новое место.

Чтобы выделить несколько слайдов из одного ряда, щелкните их значки или эскизы, удерживая клавишу SHIFT.

Для того чтобы удалить слайд: В меню Правка выберите команду Удалить слайд.

Чтобы вставить в слайд текст, диаграмму, таблицу необходимо войти в меню Формат, выбрать команду Разметка слайда. Из предложенных справа Макетов выберите тот, который подходит для содержания:

- заголовок;

- две колонки текста;

- чистый слайд;

- картинка;

- таблица;

- диаграмма;

- организационная диаграмма и др.

Запуск показа слайдов презентации

Нажмите кнопку Показ слайдов в левом нижнем углу окна Microsoft PowerPoint или в меню Показ слайдов выберите команду Начать показ или нажмите клавишу F5.

Во время просмотра слайдов используйте следующие команды:

·  Переход к следующему слайду с помощью левой кнопки мыши или нажмите клавишу ПРОБЕЛ или ENTER.

·  Переход к предыдущему слайду с помощью клавиши BACKSPACE или нажмите правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню команду Назад.

·  Закончить показ слайдов можно, нажав на правую кнопку мыши и выбрав команду Выход.

Добавление основного текста или текста заголовка

Щелкните в текстовой рамке и введите текст или вставьте его из буфера обмена. Если текст не умещается в рамке, размер его шрифта и межстрочное расстояние при добавлении текста будут уменьшаться так, чтобы текст уместился в рамке. 

Шрифт презентации

При выборе шрифтов следует руководствоваться следующими принципами:

·  Выбранный шрифт определяет влияние сообщения на слушателей. Для консервативной аудитории и серьезных сообщений выбирайте более строгий шрифт (например, Times New Roman); для радостных сообщений выбирайте "веселый" шрифт (например, Comic Sans MS).

·  Шрифты с засечками, такие как Times New Roman и Bookman, легко читаются, поэтому они используются при печати больших объемов текста. Шрифты без засечек, такие как Arial и Verdana, проще; они лучше смотрятся в заголовках и колонтитулах.

·  Для улучшения читаемости цвет текста должен быть достаточно контрастным относительно цвета фона. Полужирный шрифт и курсив используйте только для выделения — частое использование ослабляет их эффективность.

·  В презентации рекомендуется использовать не более 3-4 разных шрифтов.

Изменение шрифта отдельного абзаца можно сделать, выделив нужный текст мышью. Для изменения шрифта всего текста в рамке либо выделите весь текст мышью, либо выделите рамку с текстом. Для выделения рамки сначала щелкните текст. Выделится граница рамки. Поместите указатель на границу и щелкните ее. Линии границы станут толще и будут отображаться с точками. Теперь рамка выделена. На панели инструментов Форматирование в поле Шрифт выберите нужный шрифт. Для изменения шрифта текста также можно воспользоваться диалоговым окном Шрифт, открываемом в меню Формат. Кроме того, это диалоговое окно позволяет указать другие параметры форматирования, такие как размер шрифта, полужирное или наклонное начертание, а также цвет.

Стиль презентации

Microsoft PowerPoint дает возможность создавать стили презентации с помощью шаблонов оформления, которые могут применяться в презентации, чтобы придать ей законченный, профессиональный вид.

Область задач Конструктор слайдов позволяет производить предварительный просмотр и применять шаблоны при оформлении презентации. Выбранный шаблон может применяться ко всем слайдам или только к определенным из них. Кроме того, при оформлении одной и той же презентации могут использоваться несколько типов шаблонов.

Цветовые схемы также позволяют сделать презентацию более яркой. Цветовая схема состоит из восьми цветов, использующихся при оформлении слайда для цветового выделения фона, текста или отдельных строк, теней, текста заголовка, заливок, акцентов и гиперссылок. Цветовая схема презентации задается в примененном шаблоне оформления.

Для просмотра цветовой схемы слайда выделите его, а затем отобразите на экране область задач Дизайн слайда - Цветовые схемы. Цветовая схема текущего слайда будет отображена в области задач как выделенная.

Цветовую схему можно изменить. Например, если часто используется один и тот же шаблон оформления и требуется несколько изменить оформление, измените цвет акцента или фона. Можно также заменить цвета презентации на цвета, подходящие для описываемого события, такого как выставка.

Для изменения фона выберите нужные слайды, находясь в обычном режиме. В противном случае изменение будет применено для всех слайдов, которые следуют за первым из выбранных в шаблоне оформления. В меню Формат выберите команду Фон. Справа от поля Заливка фона нажмите кнопку со стрелкой и выполните одно из следующих действий.

Область заметок

Заметки важны для выступающего, они позволяют оставить комментарии, пояснения к отдельным слайдам. Ввод и форматирование текста заметок выполняется в обычном режиме. Для предварительного просмотра внешнего вида распечатанных заметок и примененного форматирования (например цветных шрифтов) переключитесь в режим предварительного просмотра. Также в режиме предварительного просмотра можно проверить и изменить колонтитулы.

Примечания к слайдам презентации можно распечатать в виде заметок и использовать их как для справки при проведении презентации, так и для раздачи их слушателям, если заметки предназначены для них, в качестве дополнения к демонстрируемым слайдам.

Для увеличения размеров, изменения положения или форматирования области размещения слайда или области заметок перейдите в режим страниц заметок и внесите нужные изменения.

Таким образом, программа PowerPoint разработана специального для создания быстрой, но яркой и впечатляющей презентации вашего проекта.

9.  Хофф Рон. Я вижу вас голым: Как подготовиться к презентации и с блеском ее провести. – М.: Независимая фирма «Класс», 1996.

Приложение

Резюме

1.  Фамилия:

2.  Имя и отчество:

3.  Дата рождения:

4.  Гражданство:

5. Семейное положение:

6. Образование:

Учебное заведение
Период: с — по
Диплом или ученая степень:

Учебное заведение
Период: с — по
Диплом или ученая степень:

И т. д.

7. Знание языков (оценить знание и умение по пятибалльной шкале)

Язык	Разговор	Чтение	Письмо

8.  Членство в специализированных профессиональных организациях (союзах, ассоциациях, академиях, обществах):

9.  Другие навыки и умения:

10. Должность в настоящее время:

11. Сферы профессиональной компетенции:

12. Опыт работы за рубежом:

Страна	Период: с — по

13. Отчет о профессинальной деятельности:

Период: с — по (месяц/год)
Город
Предприятие/ организация
Должность
Основные функции

Период: с — по (месяц/год)
Город
Предприятие/ организация
Должность
Основные функции

И т. д.

14. Другая информация:

CURRICULUM VITAE

Proposed position in the programme:

5.  Family name:

6.  First name:

7.  Date of birth: July 25, 1950

8.  Nationality: Russian

9.  Marital status: Married, 1 child

10.  Education:

Institution	Moscow State University, Russian Federation
Date: from - to
Degree(s) or Diploma(s) obtained:	Specialist in Economics

Institution	Moscow State University, Russian Federation
Date: from - to
Degree(s) or Diploma(s) obtained:	PhD in Economics

11.  Language skills: (Mark 1 to 5 for competence)

Language	Speaking	Reading	Writing
German	5	5	5
English	4	4	4

12.  Membership of professional bodies:

- AT Association (Member of the board)

13.  Other skills: Computer skills

14.  Present position: Associated Consultant at the BVT Bank Group, Russia

15.  Key qualifications:

-Project management

- Financial analyses

- Evaluation and planning methods

16.  Experience acquired abroad:

Country	Date: from - to
USA
Germany

17.  Professional experience record:

Date: from – to (month/year)	1972-for present moment
Location	Russian Federation
Company	BVT Bank Group
Position	Associated Consultant
Description	Consulting, audit, financial analyses of the invest projects

18.  Others:

Studies: Planning and evaluation studies

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3