Руководство по проведению деловых презентаций (стр. 2 )

2.  Графики рационально использовать для демонстрации тех или иных тенденций и связей между переменными. Например, графики наглядно демонстрируют динамику изменения объемов производства, сезонные изменения объемов продаж и т. п.

3.  Диаграммы используются для визуализации числовых данных. В последнее время широко используются рисуночные диаграммы. Например, круговые диаграммы удобны для представления долей рынка, занимаемых различными производителями. Гистограммы наглядно показывают распределения сходных продуктов нескольких производителей по ценовым группам. Другим примером широко распространенных гистограмм является "график" Ганта.

4.  Схемы удобны для визуализации связей, процессов и процедур. Наиболее часто схемы используются для демонстрации структур предприятий. Блок-схемы наглядно демонстрируют процессы и процедуры.

5.  Иллюстрации применяются для показа внешнего вида предприятий, оборудования, изделий и т. д. Они также применяются для демонстрации идей. Другим видом иллюстраций могут служить фирменные логотипы. Последние редко используются в виде отдельных иллюстраций, но часто применяются в колонтитулах.

2.3. ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ

Время презентации ограничивается определенными рамками, которые зависят от целей презентации, степени заинтересованности аудитории и временных возможностей слушателей. Дополнительные временные ограничения могут также накладываться регламентом мероприятия, во время которого осуществляется презентация.

Для наиболее распространенных презентаций могут быть рекомендованы следующие временные рамки:

Презентация предприятия - не более 20 минут. При проведении презентации на выставке временные рамки должны быть сужены и могут не превышать 5 минут. Презентация проекта - 15 — 20 минут (дипломного проекта – 7-10 минут). Презентация промежуточных результатов стажировки - до 30 минут. Презентация конечных результатов стажировки. С учетом того, что ход стажировки обсуждался ранее, презентация результатов требует около 10 минут. Самопрезентация - не более 10 минут.

Важно учитывать распорядок рабочего дня фирмы, на которой проходит презентация. Не планируйте презентацию, обсуждение которой может затянуться на время, близкое к обеденному перерыву или концу рабочего дня.

2.4. РАЗМЕЩЕНИЕ ПРИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Важным представляется правильный выбор места для проецирования. Оно зависит, в первую очередь, от размещения слушателей в помещении для презентации. Основные типы размещения участников презентаций, с указанием мест правильного расположения выступающего, показаны на рис. 2.3. Самым важным критерием является полнота и удобство видения изображения на экране каждым слушателем.

При возможности рекомендуем располагать экран как можно дальше от входной двери, т. к. в этом случае участник, опоздавший на презентацию, не отвлечет аудиторию своим появлением.

Наконец, желательно, чтобы на экран не падал прямой яркий свет из окна, делая изображение на экране недостаточно четким.

·  Шрифты (типы, размеры) следует выбирать, исходя из условий хорошей читаемости и восприятия изображения. Широко применяются шрифты типа и Times New Roman и Arial.

Заголовки, текст, буквенные и цифровые обозначения должны для наглядности выполняться шрифтами разной величины с размерами кеглей не менее 16. При повторении одного и того же текста на нескольких слайдах, например темы выступления, рекомендуется сохранять вид и размеры шрифта.

Мелкие шрифты (размер кегля 14 и менее) могут использоваться для дополнительных надписей, которые могут вам понадобиться, но не предназначены для участников.

Иногда бывает удобно сделать следующие записи в нижней части слайда: дата презентации, место (фирма), порядковый номер слайда и т. п.

·  Тексты, размещенные на пленке, не должны быть слишком длинными. Показ одного слайда длится, как правило, 15 — 20 секунд, поэтому в тексте не должно быть более 9 — 10 строк, а в каждой строке не более 5 — 6 слов. В большинстве случаев достаточно поместить на слайд только 3 — 4 строки.

На одном слайде может быть представлена только одна тема!

Попытки демонстрировать на экране полный текст вашего доклада надежно обеспечат не менее полный провал презентации!

·  Цвет. Цветовое оформление дает широкие дополнительные возможности. В большинстве случаев цвета используют как отличительный признак, например в диаграммах, графиках, схемах. Вы можете также использовать "цвета фирмы", которую вы представляете, особенно в логотипах (фирменных знаках) или в колонтитулах. В отношении использования так называемых "национальных цветов" вам следует быть особенно корректным. Комбинации таких цветов (бело-сине-красный для России и черно-красно-желтый для Германии) обычно уместны для презентаций, связанных с темой сотрудничества.

Применение излишнего количества цветов, особенно в диаграммах и графиках, может вызвать неуверенность в идентификации. Это особенно часто происходит, когда для выделения близлежащих или смежных участков диаграмм применяют малоразличимые цвета. Там, где это возможно, следует ограничиться тремя контрастными цветами, например синим, красным и зеленым.

Красный цвет в избыточном количестве может восприниматься как угрожающий или чрезмерно агрессивный. В России красным цветом часто делают надписи, выделяют цифры, свидетельствующие о достигнутых успехах. В Германии так называемые "красные цифры" обозначают финансовые потери.

Желтый цвет плохо подходит для надписей и линий. Если этот цвет все-таки нужен, то размеры шрифтов и толщину линий нужно увеличить в два раза по сравнению с обычными.

·  Фон должен быть мягким. Его нельзя делать "едкого", режущего глаза цвета (оранжевый, ярко-красный и т. п.) Тона грязно-зеленого, грязно-синего, фиолетового и других мрачных цветов могут свести на нет ваши старания. В хорошо освещенном помещении слишком светлый фон будет сливаться с экраном. Предпочтительнее выглядит светлый насыщенный фон с черными буквами на нем.

·  Рамки. Наличие общей рамки, обрамляющей все изображение на слайде, придает изображению завершенный вид. Рамки могут обрамлять и отдельные части демонстрируемого изображения.

Широкая черная (темная) рамка во всем мире воспринимается как траурная.

·  Графики, диаграммы, рисунки должны быть специально приспособлены для проецирования,"легкочитаемы" и понятны.

·  Таблицы редко используются при презентациях. В том случае, если нельзя обойтись без их демонстрации, нужно попробовать обойтись минимумом таблиц, а сами таблицы максимально упростить.

·  Не копируйте существующие материалы. Подобные материалы (прямые копии из книг, журналов, отчетов и т. п.) "выпадают" из стройного визуального ряда пленок, подготовленных вами слайдов.

·  Подсказки иногда очень помогают при презентации. Их можно сделать в программе PowerPoint в виде Заметок к слайду. Но при этом не пытайтесь записать на полях весь ваш доклад.

·  Анимация позволяет использовать интерактивные возможности появления отдельных элементов слайда по частям. Это также легко установить в программе PowerPoint в меню Показ слайдов функция Эффект анимации.

·  Показ слайдов может осуществляться механически при переключении самим выступающим или с его сигнала (например, словом «дальше»), что иногда приводит к отрыву текста выступления от визуальной презентации. Автоматическая смена слайдов также нежелательна, поскольку формат выступления может быть изменен по ходу презентации и слайды могут или «запаздывать» или «опережать» говорящего.

·  Повторный показ слайдов может быть сопряжен с определенными трудностями, поэтому рекомендуется вставить номер слайдов и распечатать один экземпляр всех слайдов на листе формата А4.

4.2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ КЛИЕНТОВ

В общем виде структура презентации предприятия для потенциальных клиентов может быть представлена в следующем виде:

1.  Общие сведения о предприятии;

·  полное название (дополняется аббревиатурой юридической формы);

·  месторасположение;

·  год основания;

·  количество работающих;

·  основной вид деятельности;

·  основные клиенты;

·  годовой объем продаж;

·  основные географические рынки;

·  координаты страницы предприятия в Интернете.

2.  Миссия предприятия.

Миссия (философия), или предназначение, предприятия - краткое, ясно выраженное словесное заявление о социально-значимом назначении организации в долгосрочном периоде.

Формулировка миссии может быть получена при ответе высшего руководства предприятия на вопросы: "Кто мы? Что мы делаем? Куда мы движемся?" Миссия детализирует статус фирмы, определяет ориентиры и направления развития предприятия.

3. Организационно-управленческая структура предприятия.

Рекомендуем представить общую организационно-управленческую структуру предприятия, обратив внимание участников на ее разновидность. К основным видам организационных структур относятся:

·  функциональная;

·  продуктовая;

·  географическая;

·  матричная;

·  ориентированная на группы клиентов,

·  дивизиональная.

3.  Представление продуктов предприятия.

Далеко не все специалисты являются менеджерами по продажам. Поэтому рекомендуем обратить внимание на следующие свойства продукта:

¾  потребность, удовлетворяемая с помощью продукта;

¾  функциональные характеристики продукта;

¾  конструкция;

¾  дизайн;

¾  послепродажное обслуживание и ремонт;

¾  гарантии;

¾  торговая марка.

4.3. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ ПАРТНЕРОВ

Внешне структура такой презентации будет в определенной степени сходной со структурой презентации, описанной выше. Однако можно рекомендовать включить в презентацию некоторые дополнительные разделы. Возможная структура презентации примет следующий вид:

1.  Общие сведения о предприятии

Вы можете использовать те же сайды с общими сведениями о предприятии, что и при презентации для потенциальных клиентов. Вместе с тем, в своем выступлении вы должны сделать акцент на тех сведениях, которые свидетельствуют о достойном положении, надежности и перспективности вашего предприятия.

Например, вы можете обратить внимание участников на длительность существования вашего предприятия (передаваемые " сообщения: мы надежны, у нас имеется большой опыт и высокая культура производства); на рост годового объема продаж (передаваемые сообщения: мы успешны, мы хорошо знаем рынок, у нас хорошие перспективы, мы производим качественную продукцию).

2.  Миссия предприятия остается без изменений.

3.  Организационно-управленческая структура предприятия

Важно показать достаточную приспособленность структуры вашего предприятия к успешному взаимодействию с потенциальным партнером, обратив особое внимание на те структурные подразделения, которые могли бы
это непосредственно осуществлять на практике.

4.  Ключевые компетенции предприятия

Предшествовавшая демонстрация структуры должна подтверждать также ключевую компетенцию вашего предприятия, т. е. основные существующие "способности" предприятия. Примерами ключевой компетенции могут служить: способность к массовому производству, к научно-исследовательским и дизайнерским разработкам, к работе в экстремальных климатических
условиях и т. п.

5.  Продукты предприятия;

6.  Торговая марка;

7.  Возможные направления сотрудничества с потенциальным партнером.

4.4. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ УЧЕБНО-КОНСУЛЬТАЦИОННОГО ПАРТНЕРА

Структура такой презентации представляется достаточно простой:

1.  Общие сведения о предприятии: сделайте акцент на истории предприятия и актуальных проблемах его развития.

2.  Миссия предприятия;

3.  Профиль основной деятельности предприятия;

4.  Организационно-управленческая структура предприятия;

5.  Описание проблемы: по сути дела это главный раздел презентации, где вам следует подробно остановиться на проблемах, которые вам предстоит разрешить, а также предложить желательную, по вашему мнению, тематику консультирования или направления обучения.

4.5. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ПЕРЕД ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

Структура такой презентации должна соответствовать типу предполагаемой аудитории и цели:

1.  Общие сведения о предприятии

2.  Миссия и корпоративные ценности предприятия;

3.  Продукты предприятия.

Структура презентации в этом случае может быть следующей:

•  краткое представление (имя, должность, образование и опыт);

•  общие сведения о предприятии;

•  организационно-управленческая структура предприятия;

•  ваше место в этой структуре и соответствующий профессиональный опыт;

•  ваше подразделение (время существования, численность;)

•  ключевые проблемы;

•  задачи, которые вы предполагаете решить во время нахождения на зарубежной фирме.

Проекты поставки продуктов

Главная цель презентаций проектов поставки продукции на зарубежный рынок состоит в убеждении потенциального партнера в выгоде, которую он может получить.

Структура презентации может иметь следующий обобщённый вид:

•  очень краткое представление (имя, должность, полномочия);

•  общая информация о предприятии (цель — формирование чувства дове­рия к вашему предприятию);

•  подробное представление продукта в сопоставлении с продуктами, уже имеющимися на рынке;

•  ваше представление о потенциальных рынках и потребителях;

•  описание возможных общих условий и процедур поставки;

•  ожидаемые результаты;

•  упоминание имеющегося успешного опыта поставки продукции на российский и зарубежный рынки.

Презентации этого типа являются чаще всего первым шагом, за которым могут последовать и другие шаги. При благоприятном исходе презентации вам придется проводить различного рода переговоры о конкретных условиях и процедурах поставки, формулировать и обсуждать соответствующие контракты. Поэтому не стоит усложнять презентацию всякого рода подробностями.

Проекты производственной кооперации

Проекты такого рода обычно возникают между компаниями, уже имеющими опыт сотрудничества или в достаточной степени известными друг другу. Вы вряд ли можете рассчитывать не только на мгновенный успех, но и на очень большое внимание к проекту кооперации со стороны руководства фирмы, на которую вы попали впервые в жизни.

Структура такой презентации может выглядеть в общем виде следующим образом (учитывая, что участники вашей презентации вас уже знают):

•  общее краткое представление предприятия;

•  точное название предлагаемого проекта;

•  цель проекта;

•  предполагаемые результаты в сопоставлении с существующими, в том числе у реальных и потенциальных конкурентов;

•  основные этапы проекта;

•  потребности в ресурсах разного рода (по каждому этапу и по проекту в целом);

•  стоимость выполнения проекта (по каждому этапу и по проекту в целом);

•  временные рамки проекта;

•  предполагаемые формы и содержание участия зарубежных партнеров (по работам и этапам);

•  предполагаемое финансовое участие зарубежных партнеров;

•  совместный контроль за выполнением проекта;

•  ожидаемые результаты и их разделение.

6.1. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРОМЕЖУТОЧНЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ СТАЖИРОВКИ НА ЗАРУБЕЖНОЙ ФИРМЕ

Аудитория: сотрудники принимающей немецкой фирмы.

Цели презентации:

·  побудить сотрудников зарубежной фирмы оказать вам помощь в решении возникших проблем;

·  проинформировать сотрудников о достигнутых результатах и планах на дальнейший период стажировки.

Как правило, у вас не будет необходимости представлять себя в начале презентации, т. к. присутствующие сотрудники уже будут вас знать. Однако, если на вашей презентации будут незнакомые вам сотрудники фирмы, краткое представление будет уместным.

Возможна, например, следующая структура "проблемной" презентации:

•  представление цели вашей стажировки;

•  представление имеющегося плана стажировки (со сроками);

•  представление выполненных работ;

•  представление работ, которые предстоит выполнить;

•  представление проблемы, препятствующей выполнению плана стажировки;

•  представление вашего видения возможных путей разрешения проблем.

Структура "непроблемной" презентации может быть еще проще и ограничиваться первыми четырьмя позициями "проблемной" презентации.

6.2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ИТОГОВ СТАЖИРОВКИ

Аудитория:

•  сотрудники принимавшей вас немецкой фирмы или/и сотрудники зарубежного учебного института;

•  руководители и сотрудники вашего предприятия.

Цели:

·  в первом случае: проинформировать о конечных результатах стажировки и перспективах их использования на вашем предприятии;

·  во втором случае: убедить в необходимости использования результатов стажировки на вашем предприятии.

В первом случае структура презентации будет напоминать структуру "непроблемной" презентации промежуточных результатов стажировки;

•  представление целей завершенной стажировки;

•  представление плана стажировки;

•  представление выполненных работ;

•  представление невыполненных работ и причин их невыполнения;

•  представление возможных дополнительных (внеплановых) результатов стажировки;

•  представление перспектив использования результатов стажировки на вашем предприятии.

Существует вероятность присутствия на вашей презентации руководства принимавшей вас фирмы. Не забудьте в этом случае начать свою презентацию с краткого представления (руководство могло успеть вас забыть), а также информации о том в каком подразделении фирмы и под чьим руководством вы проходили стажировку.

Разумеется, вы не забудете высказать благодарность принимавшей вас фирме и учебному институту.

Проведение презентации результатов стажировки на вашем российском предприятии может иметь иную структуру:

•  представление основных задач, которые были сформулированы в вашем задании на стажировку;

•  краткое описание основных этапов стажировки;

•  представление зарубежного учебного института и, более подробно, принимавшей вас фирмы;

•  представление основных результатов стажировки в соответствии составившейся задачей;

•  представление дополнительных, не планировавшихся ранее, результатов стажировки;

•  представление нерешенных во время стажировки задач и причин их невыполнения;

•  представление плана реализации результатов стажировки на вашем предприятии.

Можно предположить, что вы не сможете "уложиться" в рамки одной презентации. Это, в первую очередь, будет относиться к представлению развернутого плана внедрения результатов — своего рода специальному проекту, который потребует отдельной презентации.

Например, при приезде на стажировку на немецкую фирму 26-летнего президента российского предприятия у сотрудников фирмы возникнут сомнения относительно их способности научить чему-то САМОГО ПРЕЗИДЕНТА!

Рекомендуем использовать при определении своей должности как можно менее пышные титулы и точнее определять круг должностных обязанностей.

Таблица 7.1

Сравнение основных видов устных самопрезентаций

ГЛАВА 8. НАКАНУНЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

8.1. ПРОВЕРКА СЕБЯ

Завтра вам предстоит презентация, к которой вы долго готовились. Имеется план, подготовлены слайды, отпечатаны тексты...

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3