Информационные системы в экономике (стр. 9 )

Теоретически определяются две различные модели офиса: информационная и коммуникационная.

Информационная модель

Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности, связанной с информацией: генерирование, хранение, распространение и восприятие, рис. 6.1.

Рис. 6.1. Модель офиса как информационной системы

Начало информационного процесса - генерирование информации (информационных документов), окончание - восприятие, интерпретация и связанные с этим восприятием действия. Информация теряет смысл, если нет этапа интерпретации. Эти два процесса (генерирование и интерпретация) вызывают изменение и обработку информации.

Передача в пространстве и во времени не должна менять содержания информации и предписанных информацией действий. Генерирование и интерпретация информации включают творческую, слабо алгоритмизируемую и формализуемую составляющую и выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью

автоматическими.

Коммуникационная модель

Анализ показывает, что значительная часть времени специалистов офиса уходит на различного рода коммуникации, цель которых, однако, не сводится к составлению какого-либо информационного документа или принятию решения. Этот обмен информацией служит, скорее, обоснованию обсуждаемого решения или действия в целях поиска наиболее оптимального решения. В рамках данного подхода может быть предложена модель офиса как сложной системы социальных коммуникаций, состоящих из многих процессов коммуникации. В коммуникации участвуют два основных компонента - источник сообщения и приемник сообщения, связанные между собой связями влияния и обратной связи.

Данная модель подчеркивает, что главный компонент офиса - человек. Суть коммуникационных процессов - взаимоотношения между людьми при обработке информационных посылок. Сам же офис есть сложная иерархия рассматриваемых информационных и коммуникационных процессов.

Обычно работники офисов часто воспринимают автоматизацию как угрозу собственной работе. Но, как показал опыт лучших бизнес-фирм, суть офисной автоматизации заключается не в сокращении числа работающих, а в улучшении качества управления и управленческих решений за счет более полного и своевременного информирования и построения надлежащей коммуникации. Понимание автоматизации в таком контексте в целом не приводит к сокращению персонала (что многие пытались делать и делали на ранних этапах автоматизации). Напротив, в ряде компаний автоматизация ведет к увеличению численности сотрудников офиса, но при этом сам офис преобразовывается в новое управленческое подразделение со значительно большим объемом работ и более эффективным влиянием на деятельность предприятия.

6.4.2 Информационные потоки в электронном офисе

Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности, а также коренное изменение профессионального стиля работы. Постановка задачи в диалоговом режиме и ее немедленное информационное обеспечение позволяют резко сократить время решения задачи, создать обратную связь, получить возможность оценивать результаты и изменять условия решения задачи в процессе взаимодействия с компьютером. Сам компьютер в сети становится средством организации коллективной (групповой) работы. И это еще один результат построения электронного офиса, дающий до сих пор невозможный эффект: групповое взаимодействие, в том числе и для дистанционно распределенных партнеров.

Развитие информационных технологий и их аппаратно-программного обеспечения создало условия эволюционного информационного насыщения рабочих мест в офисе. Усложнение и усиление динамики функционирования хозяйственных объектов экономики вызывают необходимость получения и обработки множества потоков информации из множества различных источников.

Оказалось, что особенности формальных и неформальных отношений, которые проявляются при совместной работе людей в офисе по мере развития научно-технического прогресса, не ведут к сокращению объемов информации, уменьшению разнообразия носителей информации и к сокращению числа информационных каналов. Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятии) - потеря эффективности и управления. Поэтому стратегическая цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

На автоматизированном рабочем месте (АРМ) в офисе должны интегрироваться следующие информационные потоки: речь, изображение, текст, данные.

Речевые сообщения. Речевые сообщения возникают при вербальном общении сотрудников как внутри офиса, так и извне, через телефонную сеть.

Телефон как важнейшее средство вербальной коммуникации совершенствуется. В настоящее время телефонная система связи выполняет двоякую роль в офисе: она обеспечивает речевое общение, а также осуществляет коммутацию ряда технических средств офиса с удаленными абонентами.

Функции современного телефона чрезвычайно разнообразны. Помимо основной функции телефон выступает в роли:

автоответчика; определителя номера звонящего абонента (в том числе с сообщением о номере голосом); средства автодозвона по занятому номеру в городских и междугородних сетях; блока защиты номера телефона от его определения внешним абонентом; устройства универсальной защиты от звонков нежелательных абонентов.

В современный телефон встроены блоки памяти и управления, позволяющие развить функции записной книжки, калькулятора, часов, музыкального сопровождения, охранной сигнализации и т. д.

Наконец, телефон приобрел подлинную мобильность, поскольку он позволяет говорить с абонентом из автомобиля, с корабля или самолета. Для этих целей используется сотовая связь. Дополнительные возможности для преодоления неудобства, связанного с занятостью и перегруженностью линий, обеспечивает услуга коротких речевых сообщений (SMS - Shot Messages Service), которая в последнее время дополнилась возможностью обмена не только текстовыми сообщениями, но и изображениями (EMS - Enhanced Messages Service, сервис расширенных сообщений).

В последнее время стала активно развиваться новая услуга – беспроводной Интернет. Подключение к сети Интернет через портативные компьютеры теперь стало возможным с совместным использованием мобильных телефонов благодаря внедрению протокола WAP (Wireless Application Protocol).

Бумажные документы. Они поступают из множества каналов документальной информации и продолжают сохранять свое значение прежде всего как материальные свидетели совершенных сделок и принимаемых решений. Нормативная ценность бумажных документов - важнейший компонент правосудия. Человеку очень удобно и привычно работать с бумажными документами, поэтому вряд ли следует ожидать полного вытеснения бумажных сообщений безбумажными. Реально используются все возможные каналы передачи бумажных сообщений и их комбинации.

Развитием фототелеграфа стала факсимильная связь. Термин "факс" (лат. fax simile - сделай подобное) означает точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи). Факсимильный аппарат передает и принимает документальные факсимильные сообщения. Суть передачи - преобразование документа путем сканирования в последовательность строк, состоящих из элементов, значение которых связано с передаваемым сообщением.

Приемный аппарат принимает последовательные сигналы в строках, а также последовательно строки сообщения и "сворачивает" их в изображение на бумаге.

Факсимильные аппараты позволяют передавать высококачественные графические изображения в цвете, а также подлинные подписи документов со всеми их особенностями.

Полученные бумажные документы затем могут подвергаться в офисе различной обработке, например сканированию и копированию.

Сканирование посредством специального устройства сканера позволяет преобразовать документ в цифровую форму и передать в память компьютера. При этом нельзя "отделить" текст документа от носителя и манипулировать элементами текста (буквами, словами): весь текст рассматривается как единица хранения информации со всеми атрибутами документа (графическое изображение, оттиски штампов и печатей, подписи). Чтобы "отделить" текст (изображение) от бумажного носителя, обычно используются специальные компьютерные программы. Они распознают и считывают печатные и рукописные тексты, однако имеются ограничения по надежности и точности распознания.

Копирование документов в офисах с помощью так называемых ксероксов приобрело массовый характер. При этом обеспечиваются высокое качество, включая цветность, и большая скорость копирования; изменение масштаба (уменьшение, увеличение) изображений; компоновка изображения электронным образом из нескольких исходных фрагментов с их увеличением или уменьшением.

Электронные информационные потоки

Из разнообразных источников в электронный офис поступает масса сообщений. Сотрудники офиса порождают и отправляют во внешний мир свои информационные сообщения, поэтому в офисе имеются развитые средства приема-передачи электронных информационных потоков.

Из телефаксной сети связи поступают бумажные сообщения, которые после сканирования вводятся в компьютер. Таким же образом в офисе могут быть введены в компьютер после сканирования бумажные документы. Речевые сообщения любого вида вводятся или выводятся из компьютера посредством специального речевого преобразователя. Через средства локальной сети или глобальной сети электронные сообщения вводятся или выводятся из компьютера с помощью сетевых адаптеров (сетевых карт) или модемов.

Компьютер в офисе становится интегрирующим устройством, которое позволяет объединить многочисленные потоки информации и провести их обработку (рис. 6.2).

Для завершения работы с документами в офисе может быть установлено компактное наборное и печатающее оборудование с возможностями брошюровки и переплета. В этом случае прямо в офисе можно получать законченную печатную продукцию – высококачественные брошюры и альбомы, книги, отчеты и т. п.

Электронная почта. Электронная почта использует электронные методы подготовки, передачи и обработки полученной корреспонденции с помощью компьютеров. Ее возможности обеспечивают возможность передачи как коротких алфавитно-цифровых сообщений, так и деловых документов, графиков и таблиц, рисунков, картин и фотографий, газет и журналов, речевых сообщений в электронной форме.

Отправитель сообщения использует специальную программу электронной почты и создает специальным образом отформатированный файл своего сообщения. Это сообщение можно видоизменять, пользуясь специальным редактором электронной почты. В процессе подготовки сообщения в него включается один (или несколько) адрес получателя сообщения. Поскольку получатель может отсутствовать или он может заниматься важной работой и не хочет отвлекаться, то сообщение направляется в специальный электронный почтовый ящик, создаваемый на основе компьютера - почтового сервера. Получив сообщение, сервер помещает в почтовые ящики адресатов метки о том, что в их адреса получено сообщение. Потенциальный адресат, приступив к работе на своем компьютере, просматривает свой "электронный почтовый ящик". Если сообщения поступили, то он запускает свою программу электронной почты и переписывает полученные сообщения на жесткий диск своего компьютера.

Таким образом, электронная почта представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой подготовки, сбора и передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных, в которые включены компьютеры.

Особенности электронной почты:

массовая услуга пересылки документальных сообщений на безбумажной основе; очень быстрая, практически мгновенная передача сообщения на любые расстояния; защищенность корреспонденции, определяемая тем, что "электронный почтовый ящик" менее доступен, чем обычный, и тем, что сообщения могут быть зашифрованы по взаимной договоренности отправителя и получателя сообщений в системе электронной почты; независимость от времени, ибо не требуется присутствие на месте получателя, как это, например, необходимо при передаче телефонных сообщений; возможность отправления сообщения одновременно нескольким адресатам, что существенно облегчает подготовку исходной информации.

Рис. 6.2. Электронные потоки информации в офисе

Видеоконференции представляют собой еще одну информационную технологию организации дистанционного визуального группового общения, проведения совещаний, обучения. Такая технология делает возможным одновременное общение множества лиц, разделенных стенами учреждений и расстояниями, позволяя не только видеть, слышать друг друга и создавать эффект присутствия в аудитории, но и одновременно передавать различные виды информации (таблицы, графики, карты, тексты, слайды, движущиеся видеоизображения), сопровождая обсуждение специальных вопросов необходимыми вычислениями с помощью компьютеров и используя информацию, хранящуюся в различных базах данных. При этом могут быть организованы специальные видеопередачи участникам конференций из мест, где происходят информационно насыщенные действия: экономические форумы и симпозиумы, обсуждения проектных решений и многое другое.

Удобство нахождения и плотная информационная насыщенность происходящего, возможность в любой момент вмешаться в ход происходящего или высказаться по мотивам голосования, несомненно, активизируют творческую деятельность участников, давая эффект, близкий к эффекту участия в реальной конференции.

Таким образом, можно отметить следующие возможности видеоконференций:

оперативное оповещение и быстрый сбор участников, поскольку аппаратура видеоконференций используется многочисленными конференциями и должна быть всегда готовой к работе; коллективное использование как основа для экономической целесообразности данного направления информационного общения; отсутствие жестких ограничений на число присутствующих: всегда есть возможность подключить громадное число участников в ранге "однонаправленного участия", т. е. имеющих возможность участвовать без права говорить и что-то демонстрировать самим;

В целом следует отметить интеграционный характер информационных средств видеоконференции. Они, по существу, представляют собой комплексный набор информационных услуг, обеспечивающий направленное переключение (коммутацию) участников с одновременной передачей и обработкой для них интегральных потоков речевой, текстовой, графической и видеоинформации.

Технологии видеоконференций развиваются по пути использования существующих частных и общедоступных информационно-вычислительных сетей и сетей передачи данных. Для передачи по таким сетям аудио - и видеоинформации применяются специальные методы кодирования и декодирования, сжатия и расширения информации, которые при современных скоростях передачи информации обеспечивают высокое качество передачи и воспроизведения аудио - и видеоинформации в реальном масштабе времени. Цифровой характер представления всех видов информации и возможность их мультиплексирования для передачи в одном тракте позволяют интегрировать в единое целое и использовать при проведении деловых совещаний и дистанционном обучении многие новейшие технологии представления и обработки информации.

6.4.3 Электронный документооборот в бизнесе

Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Но перемещение бумаг определяет потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также для регламентации воздействия этих решений на производственные процессы.

Автоматизация документооборота любой организации заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов.

Определим понятия документ и документооборот.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Выделяют три основных потока документов:

входящие документы, поступившие от внешних адресатов и обрабатываемые структурными подразделениями организации; исходящие документы, выпускаемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации; внутренние документы, издаваемые руководителем или структурными подразделениями для рассылки внутри службы (например, приказы, инструкции, справки).

Каждый документ включает в себя два компонента:

информационный - текст, отражающий основное содержание. Этот текст используют руководители и исполнители, непосредственно ведущие работу с документом; технологический - отметки о прохождении документа, которые используют делопроизводители и секретари.

Процесс обработки документальной информации содержит ряд этапов. Входящий документ попадает на регистрацию, которая осуществляется в управлении делами делопроизводителями или, в упрощенном варианте, секретарями. Далее документ рассматривается руководителями, которые определяют исполнителей данного документа. Если документ создан в самой организации, то, как правило, именно этот этап является для документа исходным, поскольку руководитель своим распоряжением инициирует создание документа.

Далее образуется внутренний контур прохождения документа, в рамках которого циркулируют внутренние документы (исполнение, согласование, утверждение, регистрация внутренних документов).

После завершения работы над документом и его утверждения (или подписания) руководителем исходящие документы регистрируются и направляются адресатам.

6.4.4 Автоматизация документооборота

Сегодня крупным организациям, учреждениям, предприятиям нужны мощные современные интеллектуальные системы, которые в то же время должны быть как можно менее заметны. Развитие внутренних и внешних бизнес-отношений ведет к тому, что системы управления документами и знаниями становятся необходимыми и обязательными для любой крупной и средней организации.

Документы пересылаются с помощью системы управления электронными документами СУЭД, которая содержит единые для всей организации базы справочников, классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов определяется внутренними регламентами в зависимости от вида документа. В организации создается архив электронных документов, включающий два компонента:

электронный архив, содержащий электронные образы документов; базу данных, содержащую электронные документы, созданные в принятых в организации средах.

Обмен документами с внешними организациями обеспечивается с помощью информационного портала. Корпоративный информационный портал – это средство коллективной работы сотрудников предприятия (организации) с корпоративными территориально распределенными информационными ресурсами на основе применения Web-технологий.

Как показывает практика, внедрение систем управления электронными документами и переход к полноценному электронному документообороту позволяют обеспечить следующие результаты:

сокращение времени обработки документов на 75%; рост производительности труда персонала функциональных подразделений на%; повышение качества бизнес-процессов; улучшение исполнительской дисциплины; рост уровня информационной безопасности; возможность перехода к применению электронной цифровой подписи; надежное взаимодействие между рабочими группами; переход к использованию единой базы знаний организации.

Достижение перечисленных показателей создаст безусловные предпосылки повышения эффективности деятельности организации в целом.

6.4.5 Архитектура системы документооборота

Cовременная система управления документами должна обеспечивать следующие функции, рис. 6.3.

1. Ведение карточки документа. Карточки настраиваются под специфику организации.

2. Выписка и возврат документов. Обеспечивает возможность работы с документом вне системы. Наличие этой функции важно еще потому, что не все сотрудники организации могут иметь доступ к СУЭД, но они могут отвечать за разработку и согласование документов. При подготовке документов для внешних организаций документ формируется и отсылается на рассмотрение клиенту.

3. Создание и редактирование документов.

4. Управление версиями. В ходе работы над документом возникает необходимость вернуться к предыдущей версии, поэтому полезно ее хранить.

5. История работы с документами для учета обращения к документам и ведения статистики работы, а также подготовки сводных отчетов.

6. Поиск как по атрибутам документа (полям карточки), так и по тексту (содержанию).

7. Маршрутизация документов для выполнения контроля исполнения документов и поручений, а также поддержка работы с электронными документами различных форматов. Для обеспечения системы разграничения доступа к документам нужно реализовать управление группами пользователей, ролями и т. д.

8. Интеграция с электронной почтой предполагает возможность сохранения в архиве почтовых сообщений и прикрепленных файлов, отправку документов по почте. Адекватная замена бумажного документооборота возможна только при наличии средств работы со сканированными изображениями документов.

Рис. 6.3. Основные функции СУЭД

Архитектура СУЭД включает в себя четыре блока, рис. 6.4.

Блок общесистемных словарей должен содержать основные справочные сведения, которые используются сотрудниками организации. Общесистемные сервисы предназначены для хранения форм документов, а также обеспечения маршрутизации документов при осуществлении обмена документами. Функциональные подсистемы поддерживают основные процессы, протекающие в организации. Электронный архив позволяет сохранять документы для возможности ретроспективного обращения к ним.

Рис. 6.4. Архитектура СУЭД

В настоящее время рынок информационных технологий предлагает достаточно длинный ряд систем управления электронными документами. К наиболее распространенным в России СУЭД относятся: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив).

Вопросы для самоконтроля

Список литературы

1. Информационные технологии в экономике : Учебник / Под ред. . — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. — С. 247-360.

2. Информационные технологии в экономике: Учебное пособие / , . — М.: Финансы и статистика, 2006.- С. 151-224.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9