Информационные системы в экономике (стр. 4 )

Порядковая система. При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку путем присвоения порядковых номеров без резерва. Поэтому порядковая система имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых номенклатур с одним признаком.

Серийная система дополняет порядковую, ею можно закодировать двух - и более признанные номенклатуры. Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров, а каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера старших признаков номенклатуры.

Позиционная система. При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и так далее в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в машине всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Рассмотрим практический пример использования некоторых кодов при компьютерном решении экономических задач.

Коды счетов бухгалтерского учета широко применяются как при ручной, так и при автоматизированной обработке. При существующей системе учета код счетов бухгалтерского учета (рабочий план счетов) может состоять из трех уровней: первый (два знака) означает балансовый счет; второй — субсчет; третий — аналитический счет, устанавливаемый на предприятии, организации.

В машинных программах автоматизированной обработки бухгалтерского учета встречаются различные подходы к построению кода аналитического учета. Как правило, структура кода отличается различным уровнем аналитичности и разной значностью. Программы позволяют вести учет по разным уровням аналитики (разным признакам), которые устанавливаются на конкретном предприятии, организации (фирме).

Построение кода счетов бухгалтерского учета (рабочего плана счетов) имеет большое значение в тех программах, которые не предусматривают локальной обработки отдельных участков учета, где весь учет выполняется на основании ведения журнала хозяйственных организаций, что характерно для небольших предприятий. Гибкая система построения кода позволяет при этом выполнять аналитические разработки с различной степенью детализации. Уровни аналитики — это те признаки, по которым группируются данные. Например, для счета 10 “Материалы”, например, можно выделить три уровня аналитики: первый — группа материалов (один знак), субсчет, установлен в плане счетов; второй — склад (один знак); третий — номенклатурный номер материалов (два знака).

Приведем пример построения кода краски масляной 108301 с учетом зависимости всех выделенных признаков, рис. 3.2:

Рис. 3.2. Пример построения кода

Код многозначный, с выделением четырех признаков, построен по позиционной системе.

При оприходовании и отпуске материалов в первичном документе должны быть проставлены все эти коды. В этом случае при автоматизированной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического учета в разрезе выделенных признаков.

3.3 Документация и документооборот

Выполнение функций управления тесно связано с преобразованием, анализом и оценкой информации. Основным носителем информации является документ — материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Документ является средством осуществления подтверждения хозяйственных операций и широко используется для оперативного управления.

Например, данные накладной служат основанием для отгрузки продукции покупателям. Все операции банков (расчетные, кассовые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учреждения банков от хозяйствующих субъектов (организаций) и содержат необходимую информацию о характере финансовых операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. Так, совокупность документов, используемых банком для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием, образует банковскую документацию.

Совокупность документов, отражающих совершение хозяйственных операций на предприятии (организации), составляет бухгалтерскую документацию, распределенную по участкам учета: труду и зарплате, материалам, основным средствам и др.

В финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, национального дохода и т. п.

От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависит сокращение циклов обработки и своевременное получение всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.

Документы классифицируются по ряду признаков:

характеру информации: первичные и результатные; отношению к объекту управления — входящие и исходящие; сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.; содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные; назначению — распорядительные, исполнительные, оправдательные, комбинированные; способу использования — разовые и накопительные; числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные; способу заполнения — вручную или при помощи средств автоматизации.

В бухгалтерском учете и финансово-кредитных органах принятые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ, Федеральной службой государственной статистики, Центральным банком РФ.

Развитие информационных систем, предусматривающих обмен информацией между ними, потребовало унификации и стандартизации документации. Унификация документации была произведена в государственном масштабе в результате создания унифицированной системы документации (УСД), т. е. комплекса взаимосвязанных документов, отвечающему единым правилам и требованиям построения.

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Например, платежному поручению — 0401060.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула ряд требований к документам, главное из которых — удобство компьютерной обработки информации.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной и обязательной для применения во всех организациях. Создание полностью унифицированной системы документации по всем участкам бухгалтерского учета пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета. Образцы унифицированных документов содержатся в специальных альбомах.

При создании ИС на предприятии (организации) рекомендуется использование унифицированных форм документов, состав которых определяется в процессе проектных работ.

При составлении первичного документа соблюдаются все требования ГОСТ, касающиеся стандартной формы построения и приспособления к автоматизированной обработке. Расположение основных реквизитов в документе осуществляется в соответствии с ГОСТ по трем частям: заголовочной, содержательной (табличной) и оформляющей.

Современная информационная технология предусматривает ввод данных с заполненных первичных документов в компьютер непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре. Вначале формирование первичного документа происходит на экране дисплея, а затем в запоминающем устройстве (в базе данных) машины, Создается информационный файл однородных документов, используемый в дальнейшем для выполнения всех необходимых расчетов и составления сводных данных.

Для ввода первичных документов в ПК используются макеты ввода. Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на экране дисплея. Он разрабатывается при составлении машинной программы и в разных программах может иметь различные варианты построения. Однако в любом случае переменные реквизиты вводятся вручную в отраженный на экране макет, а постоянные и справочные данные — автоматически. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам. При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

В машине ведется реестр составленных документов. При желании имеется возможность напечатать документ в унифицированной форме.

Развитие средств вычислительной техники и методов программирования, использующих графический интерфейс, позволили по - новому подойти к созданию документов в компьютере, который по праву можно назвать электронным документом.

Электронный документ — структурированная копия первичного документа, отраженная в памяти машины и на экране дисплея. Электронный документ должен отвечать всем требованиям УСД; содержать все необходимые реквизиты в порядке, отвечающем требованиям компьютерной обработки. Наряду с текстовым содержанием применяется кодирование реквизитов-признаков, по которым ведется группировка информации. Вывод электронного документа на печать оформляется в соответствии с требованиями, установленными для документа, составляемого ручным способом.

Технология обработки электронного документа предусматривает наличие в компьютере разработанных машинной программой макетов всех необходимых первичных документов. Перечень первичных документов содержится в “меню” программы (например, в программе “1С: Бухгалтерия” в функции “Документы”). При вызове соответствующего наименования документа на экране дисплея появляется макет документа.

Создание электронного документа не исключает и ручного ввода в компьютер первичных документов, поступивших на бумажных носителях. Ввод информации не отличается от рассмотренного порядка. В этом случае также создается электронный документ, который отражается на экране дисплея, регистрируется в журнале документов, а затем хранится в базе данных на жестком диске. Однако ручное заполнение документов характеризуется высокой трудоемкостью и занимает большую часть времени всего цикла обработки информации.

Развитие комплексной компьютеризации предприятий и организаций потребовало коренного пересмотра функций создания, обработки и хранения документов.

Совершенствование документации предполагает сокращение лишних, второстепенных и дублирующих реквизитов. Но главное внимание уделяется автоматизации составления документов.

Важным достоинством электронного документа, постоянно хранящегося в базе данных, является автоматическое формирование на основе однажды введенных данных новых видов унифицированных документов с теми же реквизитами и добавлением некоторых новых данных.

Возможность создания форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПК, позволяет внедрить в организации безбумажную технологию, обеспечивающую машинное формирование первичных документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться на печатающем устройстве ПК. Электронный документ в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация формирования документа защищена паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к ПК и информационной базе.

Результатом решения экономических задач на ПК является получение сводных документов: различных сводок, таблиц, сгруппированных по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на экране, а также на машинных носителях.

Важнейшим способом вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатающих устройствах.

К выходным сводкам предъявляются следующие требования: достаточный для целей управления состав показателей, достоверность отражаемых данных и их логическое расположение; выдача сводок к указанному сроку (в регламентном режиме) и при ответе на запрос. ПК должен изготовлять готовые для использования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. Поэтому в соответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПК готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.

В ходе выполнения технологического процесса составления сводных отчетов реализуется одна из функций меню (отчеты, сводки, отчетность), содержащая перечень изготавливаемых машиной документов.

Формы вывода могут быть предназначены как для внешних, так и для внутренних пользователей” Сводки для внешних пользователей — это совокупность строго регламентируемых сводных отчетов унифицированной формы, предоставляемых вышестоящим организациям и различным пользователям.

Как правило, во всех машинных программах их состав и структура жестко регламентированы и отклонения недопустимы.

Получение сводок (сводных таблиц) для внутреннего пользования предусмотрено в типовых и индивидуальных проектах. Состав их весьма разнообразен и зависит от требований руководства, связанных с осуществлением различных функций управления. Поэтому зачастую типовые проекты пополняются рядом сводных таблиц, учитывающих специфику предприятия (организации).

Документооборот

Документооборот — это последовательность прохождения документа с момента выполнения в нем первой записи и до сдачи его в архив. Любая экономическая задача решается на основании различных форм первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки. Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, возникает в ходе выполнения каких-либо производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях экономического объекта. В процессе его составления могут участвовать различные исполнители во многих подразделениях. Этим и объясняется сложность документооборота. Обычно здесь преобладает ручной способ формирования документа, низкая степень механизации и автоматизации при его составлении. Зачастую появляется несколько копий документов, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Наблюдается дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это усложняет документооборот и увеличивает сроки обработки.

Как показывает практика, сложившаяся при ручной обработке, система документооборота сложна и громоздка вследствие существования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждого их них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе маркетинга, бухгалтерии, производственном отделе, плановом отделе. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь и с другими документами. Например, по данным обследования объектов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. Развитие комплексной компьютеризации отраслей, предприятий, организаций, банков потребовало коренного пересмотра функций создания, обработки и хранения документации, организации электронного документооборота.

В первую очередь это касается разработки различных подходов для перевода обширной информации на бумажных носителях в электронную форму, число которых удваивается каждые три года.

Прогресс в этой области ведет к проникновению систем электронного документооборота во все сферы управления организации — от кадровой службы до бухгалтерии и высшего управленческого звена. Электронный документооборот — система, обеспечивающая автоматическое прохождение всех стадий обработки информации документа, начиная от его создания (или поступления в систему) и заканчивая сдачей в архив. Система электронного документооборота обеспечивает формирование первичного документа и получение на его основе различных производных форм. Системы предусматривают усиление контрольных функций документов, уменьшение затрат на их обработку, поиск и хранение. Немаловажными факторами являются сокращение площадей, на которых хранится информация, удешевление стоимости ее хранения, увеличение скорости поиска и доступа к документам.

Все это свидетельствует о необходимости организации на предприятии (организации, банке и др.) электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень его технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структура управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.

Автоматизация документооборота на современном этапе реализуется программными продуктами различного вида:

в программах, предназначенных для автоматизации делопроизводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным исполнителям и подразделениям, а также контроль за их исполнением; в функциональных программах, обеспечивающих реализацию различных функций управления и связанных с расчетами и обработкой различных экономических задач (учетных, финансовых, банковских и др.).

3.4 Внутримашинное информационное обеспечение

Под внутримашинным информационным обеспечением {ИО) понимают систему специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это могут быть информационные файлы (массивы), базы данных, хранилища данных, базы знаний, рис. 3.3.

Рис. 3.3. Внутримашинное ИО

Файл — это именованная совокупность однородной информации по составу и последовательности полей, записанной на машинном носителе.

Информационные массивы (файлы) могут храниться в памяти компьютера и на машинных носителях. Более сложной организацией является база данных, которая включает массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями.

Информационный массив — совокупность зафиксированной информации, предназначенная для хранения и использования и рассматриваемая как единое целое. Информация может быть представлена в виде публикаций, отчетов, электронных записей и т. д. Обычно на предприятиях и в учреждениях информационные массивы формируются по функциональному признаку.

Назначение массивов зависит от задач, стоящих перед ИТ и отражает их специфику.

Информационные массивы по их роли в машинной обработке и технологии использования классифицируются следующим образом.

Постоянные массивы относятся к категории нормативно-справочных, составляют информационный базис ИТ и содержат относительно редко меняющиеся сведения. В их состав входят массивы классификаторов, справочников, каталогов и другой условно-постоянной информации. В массивах классификаторов хранятся коды и тексты показателей хозяйствующего субъекта. Они формируются до начала эксплуатации системы, в процессе работы обновляются и по мере надобности изменяются. Переменные (текущие) массивы включают переменную информацию, которая поступает в систему от управляемого объекта и характеризует как состояние внешней среды, так и сам процесс управления объектом. Чаще всего текущие массивы образуются на основе первичных документов, например, массив отчетных авизо, расчета проекта плана поступления налога с оборота и т. п. Промежуточные массивы возникают на этапах решения задач и выполняют роль механизма, передающего информацию от задачи к задаче или внутри задач. Формирование этих массивов связано с потребностью в промежуточной информации, которая не имеет самостоятельного значения для целей управления. Выходные массивы хранят информацию, полученную в результате обработки исходной информации. Они содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений на уровне руководителей подразделений, например данные по лицевым счетам, численности работающих, фонду заработной платы и т. д. Хранимые массивы чаще всего формируются на основе выходных и содержат информацию, необходимую для обработки в будущих отчетных периодах, сопоставления данных за разные отчетные периоды, расчетов нарастающим итогом. Поисковые (информационные) массивы представляют собой совокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризующих либо содержание определенных документов, либо конкретный объект, систему, организацию и т. д. Служебные массивы содержат вспомогательную информацию, необходимую для обработки всех остальных видов массивов.

Для поиска файлов на машинном носителе создаются каталоги. Каталоги представляют собой оглавление машинного носителя, в которые записываются краткие сведения о файле (его имя, расширение, длина в байтах, дата и время создания или последнего обновления), и выполняется поиск нужного файла. Кроме главного каталога может быть создано любое количество подкаталогов. В подкаталоги объединяются файлы, относящиеся к одной тематике. Подкаталогам также присваиваются имена по тем же правилам, что и файлам. Такая организация упрощает и ускоряет поиск информации на машинном носителе, облегчает работу пользователя.

Файловый подход в создании информационного фонда отвечает принципу локальной организации данных и используется при небольших объемах информации. Такая организация данных позволяет быстро и удобно манипулировать информацией в файлах, но требует жесткой привязки к программам. Это затрудняет корректировку данных и программ. При файловой организации массивов трудно обеспечить актуальное состояние данных, их достоверность и непротиворечивость.

Файловые системы используются для хранения слабо структурированных данных или в тех случаях, когда детализацию их логической структуры целесообразно оставить исполнительной программе. Для ИС такой подход в организации хранения данных не является оптимальным по следующим причинам.

ИС ориентированы, главным образом, на хранение и модификацию постоянно существующих данных, а не единожды или временно используемых. Структура данных ИС, как правило, сложна по своей природе и задача обеспечения к ним оперативного доступа требует более развитых средств их структуризации при хранении. В ИС характерно использование одних и тех же данных различными прикладными программами. Для ИС характерным является достаточно частое изменение состава и модернизация отдельных прикладных программ при практически не изменяющейся структуре данных.

Таким образом, для ИС целесообразна организация хранения хорошо структурированных данных, доступных различным прикладным программам. Этим средством хранения являются базы данных.

База данных — это организованная в соответствии с определенными правилами и поддерживаемая в памяти компьютера именованная совокупность данных, которая характеризует актуальное состояние некоторой предметной области

Банк данных представляет собой автоматизированную систему, представляющую совокупность информационных, программных, технических средств, персонала, обеспечивающих хранение, накопление, обновление, поиск и выдачу данных. Главными составляющими банка данных являются база данных и программный продукт, называемый системой управления базой данных.

Для преобразования больших объемов детализированных данных, накопленных в БД, в форму, удобную для стратегического планирования, реорганизации бизнеса и необходимую лицам, принимающим решения, используют хранилища данных.

Хранилище данных — это система, которая предназначена для информационного обеспечения управления крупной корпорацией или иной организацией и интегрирует в себе данные из учетных автоматизированных систем, внешних источников, консолидирует данные филиалов. Предоставляет разнообразные инструментальные средства для анализа данных.

Для решения сложных трудно формализуемых научных, производственных и экономических задач и тиражирования профессионального опыта применяются системы, основанные на знаниях. Их составной частью является база знаний.

Базу знаний можно представить как семантическую модель, предназначенную для представления в компьютере знаний, накопленных человеком в определенной предметной области. В экспертных системах, основанных на правилах продукции, база знаний состоит из базы правил и базы данных, содержащей известные факты, касающиеся предметной области.

Организация внутримашинного ИО должна решать целый ряд проблем и обеспечивать:

полноту хранимой информации для выполнения всех функций управления и решения экономических задач; целостность хранимой информации, т. е. непротиворечивость данных при вводе информации в компьютер; своевременность и одновременность обновления данных во всех копиях данных; гибкость системы, т. е. ее адаптируемость к изменяющимся информационным потребностям; реализуемость системы, обеспечивающая требуемую степень сложности структуры ИО; релевантность ИО, под которой подразумевается способность системы осуществлять поиск и выдавать информацию, точно соответствующую запросам пользователей; удобство языкового интерфейса, позволяющее быстро формулировать запрос к данным; разграничение прав доступа, т. е. определение для каждого пользователя доступных типов записей, полей, файлов и видов операций над ними.

Вопросы для самоконтроля

Список литературы

1. Информационные технологии в экономике : Учебник / Под ред. . — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. — С. 109-165.

2. Информационные технологии в экономике: Учебное пособие / , . — М.: Финансы и статистика, 2006.- С. 18-30.

Модуль 4. Технологическое обеспечение ИС

4.1. Технологический процесс обработки информации

4.2. Стандартные информационные процедуры

4.3. Этапы технологического процесса

4.4. Эволюция развития ИТ в ИС

4.5. Базовые серверные архитектуры

Модуль 4. Технологическое обеспечение ИС

4.1. Технологический процесс обработки информации

Технология, в первую очередь, означает процесс преобразования чего-либо, направленный на достижение поставленной цели. В сфере материального производства, например, технология, представляет собой процесс преобразования сырья и материалов с целью получения готового продукта, удовлетворяющего потребностям человека. При этом, технология изменяет качество материала. Информация является одним из важнейших ресурсов общества, наряду с природными и материальными ресурсами, поэтому процессы преобразования информации можно назвать технологией, в основе которой лежит изменение качества информации, рис. 4.1.

Рис. 4.1. Понятие информационной технологии

Информационная технология - процесс преобразования информации на основе методов сбора, передачи, хранения и обработки данных с целью обеспечения подготовки, принятия и реализации управленческого решения.

В основе автоматизированных информационных систем лежит формирование и преобразование информационных потоков, что дает возможность объединить в единую информационную систему устройства регистрации, сбора, передачи, обработки, размножения, представления и хранения информации. Управляемые и управляющие объекты системы могут быть одновременно информирующими и информируемыми. Они должны быть способны создавать и воспринимать информацию.

Эти объекты, как правило, разобщены в пространстве и функционируют в разные периоды времени. Число организационных уровней реализации функций управления должно быть минимальным. Каждый организационный уровень имеет вход и выход (ввод и вывод информации), а также свою специфическую информацию с разной степенью агрегирования.

ИС, как единая система, состоит из следующих элементов: операция, информационная процедура, этап технологического процесса, технологический процесс, рис. 4.2.

Рис. 4.2. Технологические элементы ИС

Операция представляет собой совокупность действий, производимых над информацией на одном рабочем месте.

Информационная процедура - совокупность операций по принципу однородности и целевых функций.

Этап технологического процесса - совокупность информационных процедур по целевым функциям.

Технологический процесс - упорядоченная последовательность этапов или информационных процедур.

Простейшим элементом технологии является операция. Как правило, автоматизированные информационные технологии (АИТ) экономической информации характеризуются большими объемами исходных данных. Поэтому одна информационная процедура может выполняться на нескольких рабочих местах, например, сбор информации. Как правило, в финансовых органах выделен ряд сотрудников, занимающихся только приемом данных от клиентов, операционисты в банках, инспекторы в налоговых инспекциях и др. Каждый из них выполняет только прием информации от клиентов, а все они вместе выполняют одну информационную процедуру - сбор первичной информации.

Следующий элемент АИТ - информационная процедура. Как уже отмечалось, она состоит из нескольких однородных операций. Информационных процедур в технологическом процессе может быть достаточно много, они могут повторяться. К стандартным процедурам относятся: сбор, регистрация, передача, обработка, хранение, использование информации.

При проектировании технологического процесса следует определить, какие информационные процедуры войдут в его состав и последовательность их выполнения.

4.2. Стандартные информационные процедуры

Сбор данных. Стадия сбора включает первоначальное восприятие и прием информации. Источником информации выступает производственно-хозяйственная деятельность пользователя. В финансовой и кредитной деятельности осуществляется сбор уже зарегистрированных данных в виде документа. Документ, как носитель данных, не удобен для автоматизированной обработки, так как требует множество вспомогательных действий (проверка, запись на машинный носитель и т. д.). Однако, там, где необходима фиксация материальной ответственности лиц, инициирующих действие, продолжает использоваться именно бумажный документ. В настоящее время проводиться работа по замене бумажных носителей на магнитный или машиночитаемый многоразового использования.

При сборе данных ставится задача получения точного, своевременного, достоверного и полного отображения данных.

Передача данных. Поскольку объекты обработки могут быть разобщены в пространстве, очень часто в состав технологического процесса включается процедура передачи данных. А так, как связь между объектами, как правило, двусторонняя, то эта процедура может повторяться неоднократно. Существует множество способов выполнения этой процедуры: курьер, автотранспорт, телефонные и телеграфные каналы, спутниковая связь, радио и др. Выбор способа передачи зависит от формы представления информации: письменная, звуковая, на носителях, в форме сигналов и т. д. В одном и том же технологическом процессе могут присутствовать разные способы выполнения этой процедуры. Однако заметим, что при правильно организованном документообороте, наличии современной техники и использовании последних достижений в области производства носителей исходных данных, возможна и необходима только дистанционная передача данных, что ускоряет технологический процесс, усиливает достоверность, своевременность данных.

Обработка информации. Обработка информации необходима для изменения ее единиц по форме (структуре) и значениям. Именно эта процедура обеспечивает получение результатной информации, аналитических данных, вариантов принятия управленческого решения. Достигается это посредством большого числа арифметических операций (сложения, вычитания, деления, умножения и др.) и логических (операций математической логики, операций сравнения, сортировки, упорядочения и др.). В процессе выполнения этой информационной процедуры производиться не только обработка информации, но и ее структурных образований, а также информационных отношений.

Современный технологический процесс немыслим без операций математического моделирования, так как именно математические методы позволяют получить не только арифметические результаты и различные варианты подборок данных по тем или иным запросам, но и прогнозы по выбранным видам деятельности, результаты по отклонениям, варианты решения задачи, что значительно упрощает работу пользователя, а также повышает качество управления.

Хранение информации. Процедура хранения информации реализуется несколькими способами, в зависимости от формы представления информации, применяемых технических средств, продолжительности хранения и целей хранения. Основными способами являются хранение в запоминающих устройствах ЭВМ и архивное долгосрочное хранение. Процедура хранения информации обычно завершается поиском соответствующих ее единиц для дальнейшего использования. Поиск органически связан с процедурой хранения, поэтому он не всегда выделяется отдельно. В процессе хранения часть единиц информации может утрачивать свое значение, поэтому регулярно осуществляется просмотр данных, в результате которого производится уничтожение данных или их обновление. Такая операция носит название актуализации данных. Эта операция в значительной степени влияет на достоверность информации.

Использование информации. Завершает технологический процесс процедура использования информации. Эта процедура связана с принятием управленческого решения, поэтому они выходит за рамки автоматизированных информационных технологий. С точки зрения технологии здесь можно сказать лишь о том, что существует ряд требований к выходной информации, которые определяют возможности ее дальнейшего использования: представление информации по отклонениям, представление прогноза, представление нескольких вариантов решения задачи, наличие анализа результатных данных и т. д.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9