Когда у вас нет выбора - например, на крупной отраслевой конференции, где аудио - и видеооборудованием управляют техники, - я рекомендую соответствующим образом обработать текст презентации и дать технику его экземпляр. (В предыдущей главе я приводил пример размеченного нужным образом текста.) Кстати, это потребует дополнительной репетиции.
Сила пустого экрана
Мультимедийные и оверхед-проекторы стоит время от времени выключать. Я не предлагаю выключать проектор после каждого слайда - это будет отвлекать, - однако рекомендую делать это во время длинных переходов от слайда к слайду, подведения итогов, смены докладчиков или при ответе на вопросы, которые не имеют отношения к изображению на экране. Это еще один способ поддерживать столь важный для деловых презентаций зрительный контакт с аудиторией. (Учтите, что не следует выключать проектор в большом помещении, где погашен свет. Для затемненной комнаты нужно подготовить непрерывную серию слайдов, включая те, которые будут демонстрироваться во время длинных логических переходов. Например, можно повторять слайд с планом презентации, где будет выделен тот пункт, о котором в данный момент говорится.)
Я понимаю, что даю вам очень много материала для размышлений. Не утверждаю, что это просто, но обещаю: после некоторой практики и репетиций вы станете следовать этим рекомендациям настолько естественно, что вам не придется думать о них во время презентации, и вы сможете сконцентрировать внимание на содержании доклада.
Учитесь отвечать на вопросы
Для большинства докладчиков главным источником беспокойства является страх перед вопросами - хуже того, страх не суметь ответить на вопрос. Этот страх проявляется в нескольких видах защитной тактики.
ОТЛОЖИТЬ НА ПОТОМ. Мы говорим: "Дамы и господа, пожалуйста, оставьте вопросы до конца презентации".
Мы знаем, что никогда не дойдем до конца, поэтому о вопросах можно забыть.
КОНТРОЛИРОВАТЬ. Когда кто-то задает вопрос, мы говорим: "Я вернусь к этому позже" или "Я скажу об этом через несколько минут". Этими фразами мы фактически сообщаем следующее: "Пожалуйста, прекратите перебивать меня; я отвечу на ваш вопрос, как только буду уверен, что у меня есть ответ".
В сущности, мы говорим слушателям: наши слова важнее их желания понять, о чем идет речь. (Джуди знает президента одной компании, который вышел из комнаты, когда его вопрос отложили подобным образом. Он сказал докладчику, что подождет в своем кабинете звонка с сообщением о наступлении этого "позже".)
ИЗБЕГАТЬ. Мы отворачиваемся от аудитории и читаем то, что написано на экране. (Этот прием особенно часто используется тогда, когда докладчик мало репетировал.)
Без зрительного контакта нам не надо признавать наличие каких-либо вопросов.
БРОСИТЬ ВЫЗОВ. Наши диаграммы напичканы таким количеством деталей, какое только можно втиснуть, включая сноски внизу страницы, предположения, пояснения, ссылки на источники и каждое слово, которое мы собираемся произнести.
Здесь мы рассчитываем на то, что присутствующие просто постесняются задавать вопрос, ответ на который вполне может находиться в одной из нечитабельных сносок.
СПРЯТАТЬСЯ. Мы используем диапроекторы или мультимедийные проекторы и сверх меры затемняем комнату.
В темноте мы можем не увидеть, как кто-либо поднял руку, чтобы задать вопрос, а если даже и увидим, то успешно притворимся, что ничего не заметили.
ПОДАВЛЯТЬ. Мы говорим быстро и без пауз, создавая впечатление, что у нас всегда найдется, что сказать.
Мы лишаем слушателей возможности задать вопросы, не давая им вставить слова.
Откуда берутся вопросы? Как от них избавиться? В общем, никак. По крайней мере, не нужно это делать. Следует поменять отношение к вопросам. Мы должны понять, что слушатели нам не враги. Они вовсе не хотят поставить нас в затруднительное положение, задав нам тот единственный вопрос, на который у нас нет ответа. Они стараются получить информацию, необходимую для понимания презентации. Их намерение состоит в том, чтобы следовать логике наших идей и, в конце концов, согласиться с нами.
Лучшая тактика - сделать так, чтобы отвечать на вопросы было удобно:
1. Будьте терпеливы и ВЫСЛУШАЙТЕ вопрос.
Обычно, когда задают вопрос, в нашем сознании словно включается метроном: "Есть ли у меня ответ? Или нет? Есть ли у меня ответ? Или нет? О, здорово, у меня есть ответ!" И, будучи чрезвычайно довольны тем, что ответ у нас есть, мы прерываем человека, задающего вопрос, на полуслове.
ПОДОЖДИТЕ... Зачастую, еще произнося вопрос, человек сам на него отвечает.
ПОДОЖДИТЕ... Ключ к ответу, возможно, содержится в том, как сформулирован вопрос.
ПОДОЖДИТЕ... Кто-то другой может ответить на вопрос и избавить вас от необходимости о нем думать.
ПОДОЖДИТЕ... Иногда первый вопрос не является собственно вопросом; он всего лишь создает почву для следующего вопроса.
ПОДОЖДИТЕ... Хотя бы потому, что это обычная вежливость - дать человеку высказаться, прежде чем отвечать.
2. После того, как вопрос был задан, сделайте паузу, чтобы обдумать ответ.
Сделайте паузу прежде, чем ответить. Дайте человеку почувствовать: вопрос так важен, что вам необходимо время, чтобы обдумать ответ.
3. Нет необходимости повторять вопрос.
Повторите вопрос, если вы не уверены, что все в комнате его слышали. Повторите вопрос, если вы не уверены, что правильно его поняли. Повторите вопрос, если вам нужно переформулировать его, чтобы дать на него ответ. В противном случае держите паузу, пока не будете уверены в ответе.
4. Отвечайте только на заданный вопрос - не больше и не меньше.
Избегайте давать излишне детальные ответы, иначе публика услышит: "У меня есть ответ не только на этот вопрос, но и на все остальные, еще не заданные". Не отвлекайтесь от цели презентации и помните об ограничениях по времени.
5. Отвечайте всей аудитории, а не только человеку, который задал вопрос.
Исходите из того, что все одинаково заинтересованы в ответе. Вместо того, чтобы поддерживать зрительный контакт только с тем, кто задал вопрос, перемещайте взгляд так, чтобы все присутствующие чувствовали свое участие в обсуждении.
6. Не завершайте ответ, пока не будете уверены, что ответили на вопрос полностью.
Спросите человека, задавшего вопрос, удовлетворен ли он ответом. Так вы сможете убедиться, что правильно поняли вопрос и обоснованно ответили на него.
Я предвижу ваши вопросы: "А если это глупый вопрос?"
После того, как закончите читать книгу, напишите на доске 100 раз:
ГЛУПЫХ ВОПРОСОВ НЕ СУЩЕСТВУЕТ.
Я подчеркиваю эту мысль, чтобы придать ей то значение, которого она заслуживает. Уверяю вас, для того, кто спрашивает, его вопрос - не глупый. Вместо того, чтобы судить о вопросе, ответьте на него терпеливо и уважительно. Остальные оценят проявленное вами уважение и будут чувствовать себя увереннее, задавая вопросы.
"А если вопрос не относится к теме?"
Ответьте на вопрос. "А если вопрос - враждебный?"
Не дайте "заразить" себя враждебностью, сарказмом - чем угодно. Отвечайте на содержание вопроса, а не на его эмоциональную окраску... отвечайте без враждебности или сарказма. Будьте профессиональны и сосредоточьтесь на том, чтобы ваши слова поняли и приняли.
"А если вопрос задает не самый важный для меня человек?"
Ответьте на вопрос.
"А если человек постоянно задает вопросы, не позволяя другим вставить ни слова?"
Отвечайте на вопросы терпеливо и кратко. Когда вопрос будет задан, разорвите зрительный контакт с этим человеком и установите его с кем-нибудь другим. Если это не помогает, еще раз объявите цель презентации, укажите на временные ограничения, предложите этому человеку записать вопросы и обсудить их с вами после презентации. Что бы вы ни делали, ваша интонация не должна давать ни малейшего намека на недружелюбие.
"А если у меня нет ответа на вопрос?"
Так и скажите. Поблагодарите человека за то, что он отметил нечто, о чем вы не подумали. Вот несколько вариантов, как поступить в данной ситуации.
Если вы работали в команде, обратитесь за советом к другим ее членам.
Обратитесь за идеями к остальной части аудитории. Включите вопрос в план дальнейших действий.
Пообещайте человеку, что найдете ответ на его вопрос и сообщите ему об этом, как только сможете. А затем выполните ваше обещание.
Однако самый лучший способ работать с вопросами - это предугадывать их. В процессе подготовки к презентации постарайтесь предугадать три самых сложных вопроса, которые вам могут задать, и подумайте, как на них ответить. Еще лучше, если вы, предвидя будущие вопросы, сыграете на опережение и представите их как часть вашей презентации.
И все время помните, что СЛУШАТЕЛИ ВАМ НЕ ВРАГИ.
Юмор - это серьезно
В самом начале моей карьеры у меня было несколько любимых карикатур, которые я использовал во вводной части презентаций в бизнес-школах. Публика смеялась, и я чувствовал себя прекрасно, но через некоторое время я понял, что юмор лишь маскировал мою нервозность, просьбу к слушателям быть милосердными. Со временем я отказался от этих костылей, осознав, что моей аудитории нужна серьезная часть презентации. Сегодня я по-прежнему использую юмор, но в более конструктивной форме. Например, я научился тому, что:
Юмор - это замечательно, если он помогает более рельефно представить мысль. Не относящиеся к делу шутки или смешные истории не украшают презентацию. Срабатывает естественность, желание поделиться собственным опытом. Пусть слушатели знают, что вы были в подобных ситуациях и как они обернулись для вас. Пусть они почувствуют: вы знаете, что говорите, и готовы следовать собственным советам. Продемонстрируйте, как ваш опыт подтверждает высказываемые вами идеи.
Вы можете использовать юмор так же, как использовали бы картинку, которая передает основную идею быстрее, чем одни только слова. Например, помните письмо "Дорогая Ширли" из главы о подготовке презентаций? Так с помощью юмора можно продемонстрировать варианты структурирования сюжета презентации.
Юмор - это замечательно, если он уместен. Эта фраза во многом говорит сама за себя. Давайте посмотрим правде в глаза: не время шутить, проводя презентацию в компании, которая только что потеряла значительную долю рынка.
Юмор - это замечательно, если он спонтанен. Однажды меня спросили: "Должен ли докладчик повторять заданный вопрос?" Пока я думал, что ответить, я, сам не осознавая, что делаю, негромко сказал: "Должен ли... докладчик... повторять... заданный... вопрос?"
Когда я ответил: "Нет. Обычно нет", - присутствующие расхохотались еще громче.
Юмор - это замечательно, если шутки вам легко удаются. Используйте юмор только тогда, когда это естественно.
Несколько предостережений по поводу юмора:
Никогда, никогда, никогда не используйте юмор как средство нападения на кого-нибудь из присутствующих. Мне приходилось бывать на презентациях, где сарказм и цинизм докладчика были настолько сильны, что слушатели были готовы спрятаться под столом. Я знаю: некоторые из докладчиков думают, что превратить кого-нибудь в зале в мишень для насмешек - это по-мужски. Но нет, делать этого категорически нельзя. У слушателей очень силен механизм самозащиты. Стоит вам напасть на одного из сидящих в зале, как все остальные станут избегать зрительного контакта с вами, опасаясь, что в следующий раз острота будет направлена против них.
Шутки должны быть понятными и недвусмысленными. Вы не можете позволить себе двусмысленность. Шутки должны иллюстрировать только ту идею, которую вы хотите представить слушателям. (Кстати, при использовании карикатур подписи к ним должны быть краткими, написаны крупным жирным шрифтом и видны людям, сидящим в заднем ряду. Располагайте подпись над картинкой, чтобы зрителям было легче ее прочесть.)
Будьте гибки. Если вы не получите ожидаемой реакции после первой шутки или карикатуры, постарайтесь больше не шутить.
Последнее и, возможно, самое главное:
Если вы сомневаетесь, стоит ли использовать юмор - не делайте этого.
Слушайте тишину
В главе о том, как работать с вопросами, я говорил о терпении - о том, что перед тем как отвечать, надо выслушать вопрос до конца. Кроме этого, нужно научиться в течение всей презентации слушать тишину.
Вспомните, как открывают бутылку хорошего вина. Сначала вино должно "подышать" - ему дают некоторое время, чтобы адаптироваться к комнатной температуре, прежде чем подавать на стол. Так же и с вашими идеями. Заключите их в круглые скобки тишины. Дайте каждой идее возможность дышать, а слушателям - возможность воспринять, понять, оценить ее, поразмыслить над ней.
Я попросил Веру нарисовать эту картинку несколько лет назад, когда пришел к пониманию важности молчания как элемента общения. Это случилось так: я вошел в кабинет к президенту одной компании, чтобы убедить его в необходимости процедуры, против которой он активно возражал. Поверьте мне, когда я вошел в кабинет, все мои аргументы были логично выстроены, отрепетированы и готовы к употреблению. Я выдал длиннющую фразу на одном дыхании. За все это время я не дал ему ни единой возможности возразить или прокомментировать мои слова, чтобы он не прервал мои безупречные логические построения.
Я продолжал до тех пор, пока у меня не кончился запас воздуха и аргументов. Он не сказал ни слова. Я вышел, чувствуя себя сдувшимся шариком. С тех пор я понял, что тишина может стать одним из наших лучших друзей по нескольким причинам:
* Благодаря ей мы получаем возможность обдумать свои слова, вместо того, чтобы выпалить их, не успев сформулировать мысль.
* Она отделяет одну мысль от другой. Поэтому вместо того, чтобы говорить без остановки из страха, что нас перебьют вопросом, мы можем изложить первую идею... дать аудитории возможность ее усвоить... перейти ко второй... подождать, пока и она усвоится. Таким образом, каждая идея получает то внимание, которого заслуживает.
* Она позволяет участникам подумать о том, что мы сказали, а не бороться с лавиной идей, обрушивающихся слишком быстро, чтобы их понять.
* Она дает слушателям возможность внести свой вклад в презентацию. В конце концов, говоря без остановки, мы не учимся даже половине того, чему могли бы научиться, ненадолго замолчав.
Один из моих коллег назвал это "смелостью молчать". Мне нравится это выражение. Изучите опыт великих ораторов и знаменитых актеров, и вы заметите, что в большой степени их успех является результатом их умения молчать.
Итак, вы собрались делать презентацию
Как я сказал вначале, научиться делать презентацию - все равно что научиться ездить на велосипеде. Для этого недостаточно просто прочитать учебник - нужно научиться сохранять равновесие, крутить педали, тормозить и останавливаться, прежде чем вы сможете спуститься с холма с уверенностью и улыбкой на лице. Аналогичным образом вы должны научиться готовить презентации и успешно выступать, прежде чем сможете прохаживаться по конференц-залу с уверенностью и улыбкой на лице.
Я надеюсь, мои идеи помогут вам легче справиться с выступлением, даже если это занятие не станет для вас столь же приятным, как прогулка на велосипеде.
В заключение советую вам скопировать следующий контрольный список и обращаться к нему при подготовке каждой презентации. Он поможет вам убедиться, что вы не сбились с пути к успеху.
Заключительные замечания, как делать презентации
1. Оцените ситуацию
Уточните свою цель
* Зачем вы делаете презентацию?
* Чего вы планируете достичь?
* Каких мыслей или действий вы ожидаете от слушателей после презентации?
Изучите свою аудиторию
* Кто имеет полномочия по принятию решений?
* Насколько хорошо они знакомы с предметом презентации?
* Насколько они заинтересованы в предмете?
* Что они получат, если скажут "Да", и что они могут потерять?
* Почему они могут сказать "Нет"?
* Каковы три самых сложных вопроса, которые вам могут задать?
Оцените требуемое время
* Можете ли вы достичь своих целей в отведенное время?
Выбор технических средств
* Раздаточные материалы, мольберты и электронные доски - для неформальных встреч с целью предварительного обсуждения результатов.
* Оверхед - и мультимедийные проекторы - для "полуофициальных" обзоров достигнутых результатов.
* Мультимедийные, видео - и диапроекторы - для официальных презентаций с подведением итогов.
2. Подготовка презентации
Определите основной тезис
* Как бы вы резюмировали презентацию, если бы у вас было только 30 секунд?
Напишите сценарий
ВСТУПЛЕНИЕ
* Цель.
* Важность.
* Краткий обзор.
ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ
* Для восприимчивой аудитории: выводы и рекомендации сразу.
* Для невосприимчивой аудитории: выводы в конце каждого раздела или (по необходимости) в конце презентации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
* Краткое содержание.
* Рекомендации.
* План действий.
* Следующие шаги.
Подготовка материалов
* Разработка слайдов.
ЧТО. Тексты, рисунки, модели.
ГДЕ. Карты, планы.
КТО. Организационные схемы, фотографии.
КОГДА. Календари, диаграммы Гантта.
КАК. Схемы.
СКОЛЬКО. Таблицы, диаграммы.
ПОЧЕМУ. Текст.
* Продумайте последовательность слайдов: разработайте план повествования и логические переходы от слайда к слайду.
* Сделайте слайды и дополнительные раздаточные материалы.
3. ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ
РЕПЕТИЦИЯ 1.
* Внимательно изучите сценарий и слайды.
* Подготовьте заметки.
* Попрактикуйтесь с магнитофоном.
РЕПЕТИЦИЯ 2.
* Поупражняйтесь с коллегами - наблюдательными, конструктивными, объективными и реалистичными.
* Спрогнозируйте вопросы.
* Посмотрите на себя в видеозаписи.
Проверьте комнату и оборудование Приходите в зал за 40 минут до выступления и проконтролируйте установку и подключение оборудования.
Ведите себя естественно
* Дышите, дышите, дышите.
* Установите зрительный контакт.
* Говорите естественно.
* Используйте весь диапазон голоса.
* Распределите вес на обе ноги.
* Держите руки на уровне пояса.
* Стойте рядом с экраном.
Меняйте слайды
* Сделайте логический переход к следующему слайду.
* Покажите слайд.
* Поэтапно объясните слайд зрителям.
* Уберите слайд.
Отвечайте на вопросы
* Установите зрительный контакт.
* Слушайте внимательно.
* Сделайте паузу перед тем, как ответить.
* Ответьте только на заданный вопрос - не больше и не меньше.
* Переходите обратно к презентации.
ВЫ ДОСТИГЛИ СВОЕЙ ЦЕЛИ?
Как использовать 'настольные' презентации
В этой книге я сосредоточился на презентациях, где докладчик обращается к сравнительно большой аудитории, а слайды проецируются на экран. Однако бывают ситуации, когда докладчик сидит за столом и обращается к небольшой группе слушателей, каждый из которых смотрит во время выступления на свой экземпляр слайдов. Так как популярность этого типа презентации (иногда его называют "настольным") растет, я хотел бы описать его более подробно.
Обычно такие раздаточные материалы состоят из серии диаграмм и текстовых слайдов, скрепленных степлером или сброшюрованных. Они используются для быстрого неформального взаимодействия с группой - свободного обмена мнениями, - поэтому для докладчика слушать и отвечать на комментарии присутствующих так же важно, как и излагать свою точку зрения, что сильно отличает этот вид презентации от обычной презентации. Таким способом лучше всего проводить небольшие совещания - в идеале для 3-4 человек.
Первостепенной целью "настольных" слайдов является достижение консенсуса. Их можно использовать, чтобы опробовать наработки, сделанные на сегодняшний день, проверить точность фактов, полученных в ходе исследований, выявить причины отсутствия данных, обозначить проблемы, убедиться, что программа действий будет приносить результаты. Также можно провести такую презентацию, чтобы придти к согласию в отношении выводов и рекомендаций.
Во время таких интерактивных совещаний участники склонны отступать от основной темы, поэтому важно направить обсуждение к выбранной цели и сосредоточить внимание всех участников на одной и той же идее. Вот несколько советов о том, как играть роль ведущего, как готовить раздаточный материал и как его представлять.
Подготовка "настольной" презентации
"Настольные" презентации призваны инициировать взаимодействие между участниками, поэтому к ним необходимо тщательно подготовиться, несмотря на кажущийся неформальный характер встречи. Так же, как и в случае с обычной презентацией, перед совещанием определите для себя, чего вы хотите достичь, и проанализируйте свою аудиторию. Поразмышляйте о каждом участнике. Насколько хорошо он ориентируется в теме обсуждения? Какого вклада вы от него ожидаете? Как он будет реагировать? В процессе подготовки спросите себя: действительно ли вам нужна эта встреча, оправдаются ли расходы по ее подготовке и время, потраченное на ее проведение?
Если ответ будет положительным, отберите материалы и расположите их в той последовательности, которая наиболее соответствует потребностям участников и облегчит достижение цели. Также подготовьте резервные материалы на случай, если потребуются дополнительные аргументы. Разрабатывая слайды, не забывайте, что они должны быть основой для обсуждения, а не его предметом. Иными словами, участники должны обсуждать тему, предложенную в материалах, а не то, как они составлены. Поэтому отделите то, что собираетесь сказать, от того, что будете показывать.
Диаграммы должны быть проще, чем те, которые вы используете в письменном документе. Применяйте тематические заглавия ("Тенденции продаж"), если хотите, чтобы присутствующие пришли к собственным выводам на основе представленных фактов и обсудили их; формулируйте заглавия, выражающие основную мысль ("Сезонный фактор влияет на продажи"), если хотите подчеркнуть некий тезис и обсудить, что из него следует.
Используйте текстовые слайды по минимуму, только для того, чтобы показать структуру презентации или ее отдельного раздела и подчеркнуть важные моменты: результаты исследований, выводы, рекомендации, ближайшие действия. Текстовые слайды должны быть краткими - выражайте свои мысли словосочетаниями или простыми предложениями. Например:
Неправильно: Мы предполагаем, что в течение 1-2 лет компания А и компания Б будут конкурировать на одних и тех же рынках продаж, бороться за одних и тех же менеджеров по продажам, поставщиков и потребителей, причем проигравший понесет значительные убытки.
Правильно: Конкуренция между компанией А и компанией Б станет активнее.
По завершении работы над слайдами подготовьтесь к самому совещанию. На каждой странице своего экземпляра слайдов подчеркните или обведите слова, цифры и ссылки, на которые надо будет обратить внимание, и напишите заметки.
Проведение "настольной" презентации
Не забывайте: ваша роль состоит в том, чтобы поддерживать и направлять обсуждение. Поэтому будьте восприимчивы к мнениям участников, избегайте оценочных суждений типа "верно/неверно", внимательно слушайте, создавайте конструктивный настрой и ведите диалог с участниками, а не со слайдами.
Введение
Начиная совещание, станьте частью группы, включившись в разговор, и ищите подходящий момент, чтобы:
1. Достичь согласия относительно цели совещания, что вы должны получить в результате. Помните - повестка дня участников, возможно, отличается от вашей; дайте им время, чтобы высказаться;
2. Отметить, насколько важно совещание для каждого из участников и для обсуждаемого проекта;
3. Выступить с предварительным обзором повестки дня и предложениями по проработке материала. Можно упомянуть и о том, какой вклад вы ожидаете от каждого из участников.
Почти всегда вступление следует делать устно - перед тем, как раздать экземпляры слайдов. Этот подход позволяет сконцентрировать внимание на обсуждении, а не на слайдах, и утвердить вашу роль как ведущего. Кроме того, участники не начнут листать материалы до того, как вы договоритесь о наиболее эффективном плане и методе работы на совещании.
Основная часть
Будьте терпеливы. Помните: вы видели материал до встречи, а другие участники - нет. Сосредоточьте их внимание на том, что хотите им показать. Затем дайте им время прочитать и понять это. Не забывайте, что, в отличие от выступлений стоя, вы не можете указать присутствующим на требующий особенного внимания элемент; придется давать устные советы по просмотру слайдов.
1. Отошлите участников к конкретной странице.
"На странице... на следующих трех страницах..."
2. Объясните элементы диаграммы.
"На вертикальной шкале слева... На горизонтальной шкале внизу..."
"Вверху матрицы я обозначил шесть конкурентов. Слева по вертикали расположены четыре критерия".
3. Объясните, что и как вы выделили.
"Обратите внимание на три цвета: синий означает..."
"Как видите, сплошная красная линия обозначает... в то время как зеленая линия означает..."
4. Отметьте, в чем смысл данного слайда, что он должен иллюстрировать.
"Обратите внимание на диагональную линию из левого нижнего в правый верхний угол".
"Сравните стабильный путь развития вашего конкурента с колебаниями в развитии вашей компании".
5. Обозначьте выводы, которые можно сделать на основе слайда, если это необходимо для достижения вашей цели.
"Таким образом, нам требуется мотивировать торговых агентов, чтобы они искали способы увеличения прибыли".
Или спросите у участников, к каким выводам, по их мнению, можно придти.
"Вы согласны, что это предполагает необходимость изменений в системе стимулирования?"
6. Заканчивайте обсуждение каждой страницы логическим переходом к следующей странице или разделу.
Всегда задавайте все необходимые вопросы и записывайте ответы.
Время от времени можете брать свой экземпляр со стола и указывать на конкретный элемент слайда, чтобы все видели, о чем именно вы сейчас говорите.
Что касается текстовых слайдов, либо зачитывайте их вслух как есть, либо сохраняйте молчание, пока присутствующие сами читают текст.
Иногда вам потребуется заложить страницу карандашом, посмотреть на участников и включиться в дискуссию.
В течение всего совещания сохраняйте гибкость и восприимчивость к обсуждению. Пропустите те детали слайдов, с которыми участники явно согласились. Будьте готовы изменить последовательность пунктов. Перейдите вперед или пропустите тот или иной слайд в ответ на комментарии или вопросы.
Заключение
Как я отметил, цель использования "настольных" слайдов - инициировать взаимодействие. Обсуждение, возможно, будет идти дольше, чем ожидалось. Оставьте достаточно времени для заключительных комментариев, даже если для этого придется пропустить некоторые разделы презентации. Подведите итог дискуссии и заручитесь обязательствами слушателей в отношении:
* Областей, в которых достигнуто согласие.
* Нерешенных вопросов. Особенно это относится к тем вопросам, которые были подняты участниками.
* Следующих шагов. Сюда относится: план действий по решению вопросов, оставшихся открытыми, включая имена людей, с которыми требуется поддерживать рабочий контакт после совещания; источники данных, которые необходимо изучить в дальнейшем; время и место последующих совещаний. Также подтвердите то, что участники договорились сделать.
Как и введение, заключение лучше всего сделать устно, хотя вы, возможно, захотите записать план последующих действий, о которых договорились, на отдельном листе бумаги.
Как вести себя в ходе "настольной" презентации
Как и во время обычной презентации, используйте навыки подачи материала, чтобы создать нужный настрой - уверенность, убежденность и энтузиазм.
* Сядьте прямо; поставьте ступни всей подошвой на пол.
* Сохраняйте зрительный контакт с участниками как можно дольше.
* Используйте жесты, чтобы подчеркнуть свои слова.
* Говорите естественно; общайтесь с аудиторией, а не с раздаточным материалом.
* Будьте восприимчивы к языку тела участников.
Например, если человек сидит ссутулившись, говорите энергичней; если он нетерпеливо кивает, переходите к следующему слайду.
Подведем итог: "настольные" слайды - это интерактивное средство, которое позволяет достичь консенсуса. Цель подобных совещаний - вовлечь участников в дискуссию и побудить их внести вклад в решение обсуждаемой проблемы. Ваша роль заключается в том, чтобы направлять обсуждение к достижению его целей. Суть в том, чтобы обсудить основные тезисы, в то же время внимательно следя за тем, как идет дискуссия.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
