ЦЕЛЬ: Определить, должен ли J J. Ltd. попытаться использовать возможности, предлагаемые рынком США
1. Сила экономики
ВВОДНЫЕ ТЕМЫ: 2. Потенциальная прибыльность
3. Возможности выхода на рынок
ТЕМА 1: Сила экономики
Доказательства: 1. Наибольшая доля мирового ВНП
2. Наибольший объем внешней торговли
3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций
ВЫВОД 1: США - ведущая мировая экономика
ТЕМА 2: Потенциальная прибыльность
Доказательства: 4. Жесткий контроль над издержками
5. Устойчивая конкурентная позиция
6. Прочее
ВЫВОД 2: Доход на инвестиции в США очень привлекателен
ТЕМА 3: Возможности выхода на рынок
Доказательства: 7. Рынки фрагментированы
8. Высокая эластичность спроса
ВЫВОД 3: Барьеры для входа можно преодолеть
Резюме ВЫВОДОВ: 1. США - ведущая мировая экономика
2. Доход на инвестиции в США очень привлекателен
3. Барьеры для входа можно преодолеть
РЕКОМЕНДАЦИЯ Выходить на рынок!
В некоторых ситуациях подобная схема может быть оправдана; тем не менее, я полагаю, что в 90 % случаев вам нужно начинать с рекомендаций или, по крайней мере, с выводов. Если вы по-прежнему не уверены в таком подходе и предвидите негативную реакцию слушателей, можете оставить свои выводы и рекомендации на самый конец, но в большинстве случаев это не лучший способ. Даже когда вы знаете, что слушатели будут сопротивляться, я бы рекомендовал во вступительном слове сказать что-то вроде:
"Доброе утро! Мы готовы представить рекомендации, которые вам, скорее всего, придутся не по душе. Мы хотим, чтобы вы знали: наша команда потратила много времени на решение проблемы. Мы изучили все возможности и потратили не один час на обсуждение аргументов за и против. Мы бы не предлагали вам этого решения, если бы не были в нем абсолютно уверены. Мы рекомендуем вам попытаться воспользоваться возможностями для роста на рынке США. Оставшееся время мы посвятим объяснению, почему мы выдвигаем именно такие рекомендации".
Другими словами, дайте слушателям понять, что предвидели их реакцию и понимаете их чувства. Поставьте себя на их место и решите, как бы вы себя чувствовали, услышав это вступительное слово.
Выводы и рекомендации с самого начала? В середине? В конце? Ответ зависит от того, как вы оценили ситуацию и насколько восприимчива аудитория. Как только вы сделали выбор, вы готовы к тому, чтобы написать вступление и заключение для вашей презентации.
---
2 Barbara Minto, The Pyramid Principle, Copyright 1998, Barbara Minto International, 19 Cadogan Place, Bell 3, London SWIX 9 SA, England
Напишите вступление
Вспомните свой последний полет на самолете. Что вы делаете в первые минуты полета, когда стюардессы объясняют меры безопасности на борту? Я в это время закрываю глаза, отвлекаюсь от происходящего и засыпаю.
Так и со многими презентациями: когда я слышу вступление, меня клонит в сон.
А теперь представьте, что случилось бы, если бы стюардесса объявила:
Дамы и господа, если вы посмотрите в правый иллюминатор, то увидите, что четвертый двигатель загорелся!
Вы немедленно сосредоточитесь на словах стюардессы. И весьма вероятно, вы проигнорируете любого пассажира, который попытается помешать вам получить ответы на интересующие вас вопросы.
Для этого и нужны вступления: они должны разжечь интерес, энтузиазм и желание узнать, что будет дальше.
Я оставляю на ваше усмотрение то, как вы будете разжигать этот интерес. Что же касается вводных слов, я предлагаю использовать формулу ЦВО:
* Цель. Зачем вы делаете эту презентацию? Зачем мы здесь? Что определит успех этой презентации?
* Важность. Почему так важно достичь этой цели сегодня? Как презентация поможет решить проблемы, с которыми мы столкнулись? Почему это так срочно?
* Обзор. Дайте нам общее представление о структуре презентации, о том, чего мы можем ожидать во время презентации. Это даст нам возможность сконцентрироваться на содержании, а не на лихорадочном желании выяснить, о чем вы сейчас говорите и что будет дальше.
Вы можете расположить элементы формулы ЦВО в любом порядке в зависимости от своего представления о том, какой тон в общении с аудиторией вам следует взять. К примеру, вы можете сказать:
Цель: "Моей целью сегодня является представление набора практических рекомендаций по преодолению беспокойства во время проведения презентации".
Важность: "Это очень своевременно, так как на следующей неделе вы должны представить свои рекомендации совету директоров".
Обзор: "За тот час, что у нас имеется, мы обсудим этапы планирования, подготовки и проведения презентации".
Или
Важность: "Вас пригласили выступить с презентацией перед советом директоров на следующей неделе". Цель: "Поэтому я хочу потратить ближайший час на то, чтобы дать вам набор практических рекомендаций по преодолению нервозности во время выступления". Обзор: "Давайте начнем с того, как лучше планировать презентацию, затем обсудим ее подготовку, и закончим тем, как ее провести".
Или
Обзор: "В этой презентации я расскажу о том, как спланировать, подготовить и провести презентацию".
Цель: "Как вы знаете, выступление с презентацией может вызвать излишнюю нервозность. Таким образом, моей целью является показать, как те методы, которые мы будем обсуждать, помогут вам справиться с этой проблемой".
Важность: "Это обсуждение очень своевременно, поскольку на следующей неделе вас попросили представить рекомендации совету директоров".
Обдумывая ЦВО-введение, имейте в виду, что головы слушателей забиты множеством других важных вопросов. Подготовьте такое вступление, которое переключит внимание участников на то, о чем будете говорить вы. Дайте им понять, что ваше выступление заслуживает их времени и внимания.
Вступление лучше писать заранее, чтобы как следует продумать последовательность его элементов и выбрать для них нужные интонации.
Составьте план заключения
Немногое способно столь же быстро вызвать улыбку на лицах ваших слушателей, как слова: "... и чтобы подвести итог...". Даже если ваша презентация была понятной, интересной и хорошо структурированной, слушатели будут вам крайне признательны, когда вы позволите им вернуться к своим обязанностям. Заключение, как и введение, притягивает к себе максимум внимания со стороны аудитории. Вот что я рекомендую в качестве эффектного заключения:
1. Резюмируйте основные тезисы презентации, будь то заключения, тенденции, аргументы или что-то еще.
2. Еще раз проговорите рекомендации. (Помните, вы представили их как основную идею вашей презентации.)
3. Представьте программу действий. Слушатели с большей вероятностью согласятся с вашими рекомендациями, если поймут: вы предвидели, что именно понадобится для их осуществления. Подготовьте слайд, который показывает отдельные шаги или действия, необходимые для выполнения рекомендаций. Определите ответственных за каждый шаг. Покажите, сколько времени займет каждый этап и когда можно ожидать завершения программы. Кратко обозначьте, во сколько обойдется каждый этап и сколько составит общий бюджет.
4. Попросите дать согласие и взять на себя обязательства, необходимые для выполнения рекомендаций. Пусть вас не вводят в заблуждение кивание головой или утверждения типа "Я понимаю" по ходу презентации. Они ни в малейшей степени не означают согласия. Будьте уверены в себе, непосредственны и конкретны. Спросите: "Нашей целью сегодня было получить ваше согласие на 30-процентное сокращение расходов вашего отдела. Достигли ли мы цели и можем ли мы рассчитывать на результаты в конце финансового квартала?" Если слушатели не согласны, обсудите с ними, что требуется для получения их согласия.
5. Закончите "дальнейшими шагами". Подведите итог всех договоренностей, достигнутых во время презентации. К примеру, кто-то из слушателей попросил провести какой-то специальный анализ, вы попросили о дополнительной информации. Повторите все это в конце, чтобы убедить нужных людей в том, что вы их слышали. Не забудьте получить согласие на последующие встречи или презентации.
Презентация не обязательно заканчивается с последними произнесенными словами. Зачастую это всего лишь одно из целого ряда событий, которые выстраивают взаимоотношения между вами и слушателями. Заключение должно показать присутствующим, что все с нетерпением ожидают дальнейшей совместной работы.
Используйте слайды максимально эффективно
Я не собираюсь долго рассуждать о важности слайдов. Основная их ценность в том, что они позволяют продемонстрировать взаимосвязи четче и быстрее, чем слова или таблицы.
На этом рисунке показаны всевозможные виды слайдов. На самом верху находятся текстовые слайды, которые используются для ответов на вопросы "что?" и "почему?". Слева - количественные диаграммы, справа - концептуальные. Наряду с ними существуют картинки, фотографии, образы, модели и видеоролики, которые также должны рассматриваться как неотъемлемая часть современного визуального аппарата.
Здесь я буду говорить не о том, как важны слайды, а о том, как их готовить. Сначала мы поговорим о диаграммах - количественных и концептуальных, - а затем перейдем к текстовым слайдам. Закончу же я проповедью о читабельности.
Диаграммы в стиле дзен
Узнать о том, как поэтапно переводить данные в диаграммы, можно из моей книги "Говори на языке диаграмм". Сейчас же мы опробуем другой подход. Он родился из ответа одного мастера дзен-буддизма, которого спросили о том, умеет ли он играть на скрипке. Он ответил: "Не знаю, никогда не пробовал".
Так вот, позвольте спросить вас: "Умеете ли вы составлять диаграммы?"
Не важно, пробовали ли вы уже делать диаграммы или нет - мне кажется, вы это умеете. Даже если вы уже пробовали и думаете, что не умеете, это не имеет никакого значения, потому что это означает всего лишь - вы думаете, что не умеете. Я убежден, это вопрос уверенности, а не навыков. Сейчас, наедине с этой книгой, вы легко можете обнаружить, что умеете создавать диаграммы, не боясь ошибиться.
С другой стороны, я не знаю ни одного дзен-буддиста, на котором я мог бы проверить свое предположение. Но мне кажется, что достойной заменой буддисту может стать шестилетний ребенок. Поэтому я хочу обратиться к тому шестилетнему ребенку, который живет в каждом из вас. Тому, который выучился ездить на велосипеде до того, как узнал, что существуют учебники с подробными инструкциями. Тому, который знал, как отбивать теннисный мяч еще до того, как ему рассказали, как держать ракетку. Тому, который делал что-то просто потому, что ему так хотелось, а не потому, что на то были причины и существовали определенные логика и правила, критерии успешного или неуспешного действия, которые нужно соблюдать, чтобы сделать все правильно.
Итак, вот что я предлагаю сделать: возьмите цветные карандаши и быстро-быстро нарисуйте первое, что придет вам в голову, по каждому из восьми сюжетов на следующей странице. Помните: у цветных карандашей нет ластиков с обратной стороны и вы не сможете стереть нарисованное, так что значение имеет только первая пришедшая вам в голову идея. Более того, вам всего шесть лет и вы очень импульсивны, поэтому не тратьте на рисунки много времени. Если ассоциация не приходит сразу, переходите к следующему рисунку. Самое же важное - в шесть лет вы еще просто не знаете, что у вас есть разум, поэтому вы и не думаете, а просто делаете. Итак, приступим!
После того, как закончите, сравните свои рисунки с рисунками других таких же детей, и вы убедитесь, что нарисованные вами диаграммы ничуть не хуже. Главное - доверие к себе.
1. С 1990 г. продажи компании возросли в четыре раза
Не важно, используете вы график или гистограмму. В любом случае слушатели увидят, как что-то движется вверх, а именно в этом и состоит идея. (Могу только предположить, что последний слайд был нарисован сыном богатого топ-менеджера).
2. У компании А наименьшая доля рынка.
"У компании А наименьшая доля..." Могу поспорить, вы нарисовали круговую диаграмму. Так поступает большинство людей, услышав слова "доля чего-то".
3. Проект будет развиваться в 5 этапов.
Стрелочки показывают движение и направление и поэтому идеально подходят для наглядного представления последовательных стадий. Позвольте привлечь ваше внимание к последнему слайду, моему любимому, на котором изображены пять лиц. Я нарисовал его для Нэнси, когда она пришла показать мне результаты исследования, которым руководила последние несколько месяцев. Она хотела описать моральный дух сотрудников некой конкретной компании: за два месяца до начала работы, за две недели, в день начала работы, через две недели, два месяца спустя.
4. Клиент занимает четвертое место по коэффициенту ROS.
Не важно, знаем ли мы, что такое ROS - это же не то, что нам надо показать. А показать нам надо что-то, что занимает четвертое место. Не важно, рисуем ли мы линейчатую диаграмму, гистограмму или оставляем данные в табличном виде; на всех этих рисунках идея находит четкое выражение.
5. По возрастному составу работников эта компания резко отличается от конкурентов.
6. Покупатели жилья оказались в трудной ситуации: объем строительства снизился, а затраты выросли.
7. Пять программ взаимосвязаны.
8. Две проектные команды должны взаимодействовать, чтобы достичь наилучших результатов.
9. Рабочие группы движутся в противоположных направлениях.
10. Диапазон предложенных скидок на новую модель сильно различается в разных регионах.
11. Давление на компанию со стороны внешних сил приведет к реструктуризации.
12. Тенденция следует по порочному кругу.
* * *
Когда вам в следующий раз придется рисовать диаграммы, больше доверяйте своей интуиции. Разбудите в себе шестилетнего ребенка; старайтесь изображать основную идею, и со временем ваши графики будут становиться только лучше. Кто знает, возможно, вы даже обнаружите, что умеете играть на скрипке. Сейчас же я должен вам леденец за хорошую работу.
Подготовка текстовых слайдов
Давайте ненадолго переместимся в прошлое, например, в Древний Рим, и присоединимся к собранию, ожидающему Марка Антония, который должен произнести панегирик Юлию Цезарю. А вот и Антоний, в лучшей воскресной тоге, поднимается по ступеням Форума, чтобы выступить с презентацией перед толпой. "Мы все внимание, Марк!"
Марк начинает: "Друзья, римляне, соотечественники, я обращаюсь к вам..." Но что мы видим? Вместо того, чтобы, как обычно, произнести пылкую речь, Марк спроецировал текст своего выступления на простыню, натянутую между двумя коринфскими колоннами. Повернувшись спиной к аудитории, он читает текст - слово за словом.
Неудивительно, что когда Марк принялся читать, римляне в свою очередь развернулись к нему спиной и отправились по домам. Вернувшись обратно в наше время, вы обнаружите, что данный тип презентации по-прежнему в ходу. Подобный стиль выступления - страница за страницей, и так до бесконечности - свойствен докладчикам, которые не доверяют самим себе и больше думают о раздаточных материалах, чем о презентации. Это скорее декламация, чем презентация.
Взгляните на следующий пример: вот типичный образец текстового слайда, с которым мы очень часто сталкиваемся в деловом мире.
ОСНОВНЫЕ СЛАБЫЕ МЕСТА ОРГАНИЗАЦИИ
Управленческая структура компании Stocks&Bonds имеет несколько серьезных недостатков, которые должны быть исправлены путем перераспределения полномочий.
1. Нет единого признанного главы компании (как, например, председатель совета директоров, исполнительный директор, финансовый директор, административный директор).
2. Нет ясного распределения властных полномочий и ответственности за основные сферы деятельности и регионы.
3. Существует реальный конфликт между производственным и административным отделом (к примеру, кто должен отвечать за составление прогнозов?).
4. Не определена степень автономности, которой должны обладать региональные подразделения (или бизнес-единицы) на различных стадиях деятельности фирмы. Каковы будут полномочия головного офиса в каждом случае?
Что с этим слайдом не так, спросите вы? Вопрос в том, как его представить. Если вы будете просто зачитывать все это, слушатели вскоре почувствуют себя оскорбленными - они и сами в состоянии прочитать то, что здесь написано.
Конечно, всегда можно рассказать содержание слайда другими словами. Однако здесь тоже возникает проблема - лишь немногие способны читать один набор слов, слушая в это время другой.
Мы не будем обсуждать еще одну возможность - просто молчать, предоставив слушателям прочитать слайд самим. Иногда и это работает, но через какое-то время тишина в аудитории становится неловкой. Более того, сложно рассчитать, как долго нужно молчать, чтобы все, включая тех, кто читает медленнее всех, успели все прочитать.
Это совсем не значит, что вы не должны использовать текстовые слайды. Они крайне полезны в следующих случаях.
А) Когда они помогают слушателям понять структуру всей презентации или ее части:
ПОВЫШЕНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ LIFECO
1. Обзор тенденций в отрасли
2. Оценка производительности Lifeco
3. Предварительные рекомендации
4. Обсуждение дальнейших шагов
Б) Когда они подчеркивают важность нескольких пунктов - вместе или по отдельности - пять проблем, шесть последующих мер:
РЕКОМЕНДАЦИИ
1. Разработать систему управления отношениями с клиентами
2. Создать специальные команды по вопросам обслуживания клиентов
3. Реструктурировать сеть торговых точек
4. Ориентироваться на отдельные категории потребителей
Тот многословный слайд, что я показывал вам ранее, - это первый шаг, необходимый для того, чтобы удостовериться: вы знаете, что хотите сказать, у вас есть подсказка на время презентации и данные для включения в раздаточный материал. Вам же надо превратить это в краткий презентационный слайд с помощью:
Определения, что должно быть сказано, а что - показано.
Удаления комментариев в скобках, таких как "к примеру...", "то есть...".
Редактирования предложений - с восьми слов до пяти, с пяти до четырех и т. д.
Сейчас я покажу, что нужно удалять, чтобы превратить длинную версию текстового слайда в короткую, подходящую для презентации.
Вот что получилось после.
СЛАБЫЕ МЕСТА ОРГАНИЗАЦИИ
1. Нет единого признанного главы компании
2. Неясны властные полномочия и ответственность
3. Конфликт между производственниками и менеджерами
4. Дилемма: региональная автономность и полномочия центра
Вы больше не являетесь заложником слов на экране и можете приводить столько подробностей, сколько необходимо. Следовательно, вы посвятите больше времени слушателям, вместо того, чтобы смотреть на экран, пытаясь найти подсказку. Кроме того, теперь вы можете увеличить шрифт и сделать текст более разборчивым.
Будет еще лучше, если вы сделаете следующий шаг и превратите текстовый слайд в структурный, как я его называю. Слова, как и диаграммы, лишь подразумевают взаимосвязь между идеями, в то время как слайд эти связи показывает.
К примеру, вот текстовый слайд, демонстрирующий четыре этапа инновационного процесса, которые должны обсуждаться во время презентации.
ИННОВАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС
1. Создайте видение
2. Генерируйте идеи
3. Установите приоритеты
4. Реализуйте идеи
Текстовый слайд достаточно хорошо справился с задачей, но обратите внимание, насколько выше эффективность структурного слайда, демонстрирующего взаимосвязи между этапами. Этот слайд, по крайней мере, легче запомнить, и он будет выделяться среди прочих текстовых слайдов презентации.
ИННОВАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС
Богатую коллекцию зрительных образов, которые вы сможете использовать для перевода текстовых слайдов в структурные, вы найдете в заключительной главе другой моей книги, "Говори на языке диаграмм" в разделе "Решения в поисках проблем".
Текст должен быть четким и разборчивым
Важность четкости и читаемости изображения и текста иллюстрирует письмо, которое получил пару лет назад один мой друг (как вы можете догадаться, я изменил имена и названия).
В письме, которое можно было прочитать только с помощью увеличительного стекла, значилось следующее:
Уважаемая (название компании)!
Вам трудно читать это письмо, не так ли?
Мы шесть месяцев посещали ваши презентации. В результате троим нашим сотрудникам выписали бифокальные очки, один приобрел собаку-поводыря, а председатель нашего комитета теперь управляет газетным киоском.
Письмо заканчивается просьбой делать более четкие слайды. Само письмо - не более чем шутка, но его основная идея очень серьезна.
Если вам понадобилось сделать слайд, важно, чтобы люди смогли его прочитать. Последуйте примеру моего друга: он штрафовал своих сотрудников на 5 долларов за каждый нечитаемый слайд. В конце месяца он жертвовал все собранные деньги некоммерческой организации Lighthouse, помогающей слепым и людям с частичным нарушением зрения.
Давайте озвучим этот принцип следующим образом: никто никогда не пожалуется на крупный шрифт, но все будут недовольны мелким.
Прошу прощения за менторский тон.
Вот таблица, показывающая, как далеко от экрана может сидеть слушатель, свободно воспринимая разные размеры шрифта на экране шириной 2, 2,5 и 3,5 метра. Заложите еще 5-10 процентов на поправку в зависимости от яркости проектора, степени затемнения комнаты и потерю четкости изображения в случае, если проектор находится далеко от экрана.
МАКСИМАЛЬНОЕ РАССТОЯНИЕ ОТ ЭКРАНА
Размер шрифта Ширина экрана
2м 2,5 м 3,5 м
16 пт. строчные буквы 4 5 6
18 пт. строчные буквы 6 7 8
20 пт. строчные буквы 9 11 13
22 пт. строчные буквы
24 пт. строчные буквы
30 пт. строчные буквы
32 пт. строчные буквы
Сделайте раскадровку
Функция раскадровки (storyboard), которая входит в большинство графических пакетов, - один из самых прекрасных инструментов, позволяющих играть со структурой и оформлением презентации. Основным достоинством раскадровки является то, что она препятствует зацикливанию на нюансах одного-единственного слайда, который в противном случае уже невозможно привязать к общему сюжету. Раскадровка позволяет спланировать ход презентации, связывая каждый слайд со следующим таким образом, чтобы убедить аудиторию выполнить наши рекомендации. Раскадровка может наглядно продемонстрировать, что простую идею сопровождает слишком много слайдов, а сложную - слишком мало. Она помогает заметить недочеты при переходе от одного слайда к другому, а также определить, где надо резюмировать сказанное перед тем, как переходить к следующему пункту.
Вот как это делается:
1. Составьте план презентации, следуя разработанному ранее сценарию. Это позволит вам точно знать, что и в каком порядке вы собираетесь показывать.
2. Следуя плану, определите, где вам понадобятся слайды и как они должны выглядеть.
К примеру, вам может понадобиться текстовый слайд для представления структуры презентации, затем круговая диаграмма, чтобы проиллюстрировать первый факт ("США производят наибольшую долю мирового ВНП"), гистограмма - показать, что "внешнеторговый оборот США больше, чем у любой другой страны", и график - продемонстрировать рост прямых иностранных инвестиций.
3. Создайте слайды. Рядом со слайдом (справа или внизу) напишите, что вы собираетесь о нем говорить, в том числе как его надо читать и в чем его значение для общего сюжета.
4. Проверьте общий ход презентации. Проверьте, насколько логична последовательность слайдов и определите, где их слишком много для иллюстрации простых идей, а где - недостаточно для более сложных. Решите, где вам надо будет подвести промежуточный итог перед тем, как двигаться дальше.
5. Помните о том, какие технические средства вы собираетесь использовать, и отмечайте все анимационные приемы, которые будут включены в окончательную презентацию. (Я создал краткий стенографический словарик символов для обозначения наиболее часто используемых анимационных приемов. Вы можете использовать его или создать свой собственный.)
Не бойтесь показать слишком много слайдов. Иногда говорят, что количество слайдов зависит от продолжительности презентации. Некоторые даже считают, что на каждые две минуты презентации нужен один слайд. Поверьте мне, это не так: смотреть две минуты на один слайд - слишком долго. Продолжительность презентации определяют количество идей и их сложность. Помните, что представление по одной идее на каждом из пяти слайдов займет столько же времени, сколько представление всех пяти на одном.
6. Как только вы будете полностью удовлетворены количеством и последовательностью слайдов, вернитесь к началу и внизу каждой странички напишите логические связки - то, что вы будете говорить, переходя от одного слайда к другому.
Уверенность в себе, убежденность, энтузиазм
Уверенность в себе, убежденность и энтузиазм - именно этого аудитория ожидает от человека, выступающего с презентацией. Эти качества являются отличительной чертой докладчика-профессионала. Именно они позволяют слушателям сконцентрироваться на том, что вы хотите до них донести, и воспринять ваш рассказ и ваши слайды. Остановимся на каждом из них подробнее.
Уверенность в себе
Мои наблюдения на протяжении последних 30 с лишним лет показывают, что философия большинства бизнесменов заключена во фразе "Без боли нет результата". У меня другая философия: "Без нагрузки нет боли". Позвольте объяснить, что я имею в виду.
Как и Вуди Аллен, уже в детском саду я был неудачником. Боль, которую я испытывал от моих неудач, впоследствии стала причиной, по которой в университете я никогда не записывался на курс, если у меня был шанс провалить на него экзамены (как еще я могу объяснить мой профессионализм в игре в теннис, езде на велосипеде, дизайне шахматных наборов3 и рисовании диаграмм?). Аналогичным образом я избегал неприятных ощущений от критики, предпочитая слышать о том, что у меня получается хорошо, и учиться на этом, а не преодолевать боль от неумения и затем исправлять свои ошибки. Когда я стал заниматься деловыми презентациями, то в основном изучал поведение хороших докладчиков, которые проводили презентации без видимых усилий, то есть без боли.
Понаблюдайте за умелыми докладчиками, и вы заметите: то, что выделяет их из общей массы, может быть выражено в двух словах - уверенность в себе. Они уверены, что смогут отреагировать на любую ситуацию, возникающую во время презентации. А такая уверенность обеспечивается только доскональным знанием всех аспектов презентации.
ПРИЗНАКИ УВЕРЕННОСТИ В СЕБЕ. Так как конечная мера успеха любой презентации - это достижение ее цели, давайте проанализируем процесс достижения цели в обратном порядке.
Во-первых, хорошие докладчики четко знают цель своей презентации: они понимают, зачем делают презентацию; знают, чего ожидать в результате выступления; знают - слушатели поведут себя так, что цель презентации будет достигнута.
Во-вторых, они честно сделали свое домашнее задание. Они заранее узнали все, что нужно знать о составе аудитории. Они действительно знают свою аудиторию - понимают, к кому обращаются, и могут прочесть вопрос в глазах человека еще до того, как тот поднимет руку. Это больше, чем знание аудитории - это знание каждого отдельного человека в зале.
В-третьих, материал им настолько хорошо знаком, что они не боятся отклониться от главной темы, если вопрос уводит их в сторону. Создается впечатление, что они готовы в любой момент привести факты, которые помогут преодолеть сомнения слушателей.
Наконец, они чувствуют себя комфортно с самим собой, со своим телом, своими жестами, своим голосом, у них нет проблем с оборудованием и слайдами, с юмором и ответами на вопросы - само их существование комфортно. Они не боятся признать, что у них нет ответа на вопрос, когда его действительно нет. Они даже оплошности обращают в свою пользу.
Давайте скажем прямо: если вы не уверены в своей презентации, то вы не сможете убедить слушателей.
Убежденность
Как-то я читал лекцию в одной бизнес-школе о том, как говорить убедительно. Я рассказывал о вере в собственные слова, об осознании того, что если в них не верить, слушателей убедить вряд ли удастся.
И тут один студент спросил: "Но что делать, если начальник распорядился подготовить презентацию, в содержание которой вы не верите?"
Сейчас я понимаю, что мой ответ был не тем, что он хотел бы услышать. Услышав мой ответ, многие в аудитории приняли меня за идеалиста. Возможно, это и так, но послушайте, что было дальше.
Я ответил: "Не делайте этого". И объяснил, что если вы не верите в то, что излагаете, аудитория почувствует это и поставит рекомендации под сомнение. Лучше поговорить с начальником и объяснить свою позицию или найти коллегу, который верит в содержание презентации и выступит убедительно. Если ничего этого сделать не удастся, то лучше решительно отказаться делать презентацию, и вот почему.
Предположим, что я ваш начальник и вы не сообщаете мне, что вы со мной не согласны. Это означает, что вы меня не поддерживаете, потому что на презентации ваша неубедительность станет для меня очевидной. Это означает также, что вы не поддерживаете и самого себя, потому что меня не устроит качество вашего выступления.
Короче говоря, если вы не уверены в разумности своих рекомендаций, если вы чувствуете, что сами не последовали бы собственным советам, то не ожидайте этого и от аудитории.
Энтузиазм
Уверяю вас: занудное выступление не убедит слушателей принять ваши рекомендации. Делая презентацию, вы пожинаете то, что посеяли: позвольте присутствующим заскучать - и вы получите вялую реакцию; вдохните в них энтузиазм - и реакция будет энергичной.
Я могу вспомнить только один случай, когда со всем вниманием слушал докладчика, выступавшего вяло и неэнергично. Он говорил очень тихим голосом, почти не меняя интонации, но я, как и прочие слушатели, сидел на краешке стула, наклонясь вперед, стараясь ни в коем случае не пропустить ни одной из его идей. Почему? Он говорил о предмете, имевшем для меня серьезнейшее значение, кроме того, он был широко известным и уважаемым за ум и мудрость человеком.
Тем же, кто еще не успел завоевать авторитет, я бы рекомендовал выступать с энергией и энтузиазмом.
УВЕРЕННОСТЬ В СЕБЕ, УБЕЖДЕННОСТЬ, ЭНТУЗИАЗМ. Это триада, которая создает ваш профессиональный имидж перед аудиторией. В этом суть данной главы. Далее рассказывается, как репетировать выступление, как установить и разместить презентационное оборудование, как вести себя в ходе презентации, работать со слайдами, отвечать на вопросы, шутить и слушать тишину.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
