Однако, хотя ваши рекомендации не обязательно будут популярны, это не означает, что в аудитории сидят ваши враги или что их отношение к вам будет изначально враждебным. Например, я никогда не был поклонником своего зубного врача, которая говорит, что я должен чистить зубы и пользоваться зубной нитью после каждого приема пищи. Ее советы - это не то, что я хочу услышать. С другой стороны, я понимаю, с какими расходами связано невыполнение мною рекомендаций. Мне не нравятся ее советы, но я могу оценить их важность и (только не говорите ей) время от времени я действительно пользуюсь зубной нитью.
Что касается презентаций, то слушатели не обязательно должны прыгать от радости, услышав, что именно вы от них хотите. Поэтому вам нужно так построить презентацию, чтобы сначала описать все нюансы ситуации, а затем делать рекомендации. Подробнее об этом - в следующей главе.
Как они воспринимают материал?
Они предпочитают цифры или диаграммы? Не дальтоники ли они? Воспринимают ли они наглядные пособия? Другими словами, смогут ли они понять суть слайда, который противоречит всем правилам простоты и четкости, за меньшее время, чем требуется вам для прочтения этого абзаца?
Сложно угадать пристрастия и вкусы каждого слушателя ("Мне не нравятся нестандартные слайды", "Я ненавижу коричневый цвет"). Тем не менее, тщательная подготовка - беседы с коллегами, которые выступали перед этой аудиторией раньше, тестирование материала на отдельных слушателях до самой презентации, обсуждение аудитории с людьми, которые лучше знают тех, кто принимает решения, - поможет вам справиться с этой проблемой.
Сколько времени у вас будет на выступление?
Наблюдая за собирающимися в аудитории слушателями, можете быть уверены - каждый из них пытается ответить на один вопрос: "Сколько времени продлится эта презентация?"
Как правило, здесь у вас нет выбора - кто-то уже решил за вас. Если же вы можете выбирать, то помните: чем короче, тем лучше. Если вы не можете донести до слушателей свою идею за один час, то вряд ли вам это удастся и за два часа.
Подумайте вот о чем: фильмы в среднем длятся 90 минут, телевизионные программы - 22 минуты (без учета рекламы), рекламные ролики доносят идею до зрителя за 30 секунд или даже менее. Да, я допускаю, что идеи, заложенные в каждом из приведенных примеров, достаточно просты по сравнению с деловыми презентациями. И тем не менее, существует прямая связь между продолжительностью презентации и тем, как скоро аудитория потеряет к ней интерес.
Как человек, присутствовавший на очень многих презентациях, хочу заверить вас, что слушатели не будут против, если презентация закончится раньше намеченного; но они возмутятся, и будут правы, если она затянется. Обычно, когда меня приглашают выступить с презентацией, я прошу больше времени, чем мне в действительности нужно, что дает мне возможность закончить раньше назначенного. Таким образом, у слушателей создается приятное впечатление, что они уже что-то выиграли. Вне зависимости от того, сколько времени мне выделили и сколько вопросов задали, я беру на себя полную ответственность за то, чтобы закончить выступление тогда, когда я обещал, даже если ради этого я должен как-то сократить материал.
Да, но что делать, если времени, выделенного на презентацию, недостаточно для достижения цели? Вот несколько возможностей для решения этой проблемы:
Поставьте перед собой менее амбициозную, но более реалистичную цель. Назначьте вторую презентацию или договоритесь о дополнительной встрече.
Раздайте ознакомительные материалы за несколько дней до презентации - это даст слушателям дополнительную информацию. Во время презентации ссылайтесь на них и резюмируйте изложенные в них основные идеи - для тех, кто не смог ознакомиться с ними заранее. Я подчеркиваю - резюмируйте. Не надо повторять содержание материалов, чтобы не попасть в ситуацию, в которой оказался один мой знакомый докладчик. Когда слушатели обнаружили, что он просто слово в слово повторяет содержание заранее выданных материалов, человек, ответственный за принятие решений, сказал: "Просто примите как данность, что мы ознакомились с материалами. Сегодня мы собрались здесь, чтобы узнать, что мы должны со всем этим сделать". Вот так!
* Сообщите слушателям, что дополнительную информацию они найдут в материалах, которые вы раздадите после презентации. (Если это возможно, не раздавайте материалы в начале презентации! Вы рискуете потерять внимание аудитории, изучающей раздаточные материалы вместо того, чтобы слушать вас.)
* Подготовьте дополнительные слайды или какие-то исходные данные и приберегите их на случай, если аудитория захочет узнать больше, например, о предположениях, на которых основан прогноз.
* Установите приоритеты: какие составные части вашей презентации и слайды должны быть обязательно представлены, а какие можно пропустить.
* Заключите с аудиторией новое соглашение. Я помню случай, когда мне задали столько вопросов, что закончить презентацию вовремя, не рискуя оставить значительную часть слушателей с чувством неудовлетворенности, не было никакой возможности. После небольшой паузы я предложил: "Давайте сделаем небольшой перерыв, и те, у кого есть еще какие-то планы, смогут уйти. А мы продолжим, и я отвечу на все оставшиеся вопросы". Треть слушателей покинула помещение, а с оставшимися я провел еще полчаса.
Даже когда время не имеет значения, лучше ограничить степень детализации материала. Один из моих друзей называет склонность людей продемонстрировать все, что они сделали, синдромом НЖПСЗ - нестерпимого желания продемонстрировать свои знания. Поверьте мне, через 40 минут все графики выглядят одинаково, а круговые диаграммы вызывают мечты о десерте.
Мы можем рассчитывать, что вы начнете презентацию вовремя? Думаю, да. А если не все собрались? Что тогда?
Начинайте презентацию вовремя! В лучшем случае, вы сможете подождать три-пять минут, не больше, пока слушатели рассаживаются. Пришедшие вовремя имеют право на то, чтобы презентация началась в заявленное время. В любом случае, давайте не будем наказывать тактичных и пунктуальных ради тех, кто таковыми не является, независимо от положения последних или причин их опоздания.
Да, но что если на презентацию опаздывает человек, принимающий решения? Я рекомендую вам начать вовремя, а когда появится опоздавший, резюмируйте для него все сказанное вами ранее. По опыту я знаю: слушатели яростно возражают против задержек с началом выступления, но достаточно терпимо относятся к вынужденным остановкам.
Мне вспоминается, как однажды я начал презентацию в отсутствие одной из персон, принимающих решения. Дама опоздала на 20 минут. Я продолжал как ни в чем ни бывало, но меня остановили, объяснив, что без активного участия опоздавшей достичь согласия будет невозможно, и попросили кратко повторить то, что мы уже успели обсудить. Как впоследствии оказалось, равная степень информированности всех участников позволила мне легче добиться от них нужного мне согласия.
Для меня своевременное начало и окончание презентации - это больше, чем просто организационные моменты; это вопрос целостности. Придерживаясь запланированного графика, мы демонстрируем желание и возможность выполнять соглашения и взятые на себя обязательства.
Какие технические средства лучше всего использовать?
Если бы у меня был выбор, то я предпочел бы такое техническое средство, которое можно найти в большинстве конференц-залов и переговорных комнат и легко подключить. Которое можно было бы использовать в помещении любого размера, не выключая свет. Чтобы его лампы никогда не перегорали. Чтобы на нем можно было показывать слайды с оригиналов любого размера, которые легко подготовить, просмотреть и размножить с помощью любого копировального аппарата. Чтобы слайды были четкими, независимо от того, цветные они или черно-белые, и без усилий читались как самой маленькой аудиторией, состоящей из одного человека, так и многотысячной. Продолжай мечтать, Желязны!
Поскольку технического средства с такими характеристиками просто не существует, ниже следует описание средств, которые можно использовать в различных ситуациях. Описание включает их преимущества и недостатки.
"НАСТОЛЬНЫЕ" СЛАЙДЫ названы так потому, что каждый из присутствующих получает свой экземпляр материалов в начале встречи или до нее. Чаще всего "настольные" слайды используются для небольших аудиторий, состоящих максимум из четырех человек. Целью таких встреч может быть обсуждение проделанной работы, проверка точности данных, начальное обсуждение какого-то вопроса, проверка выводов и достижение консенсуса в отношении рекомендаций, а также формирование обязательств в связи с дальнейшими действиями.
Преимуществом использования "настольных" слайдов является то, что все участники чувствуют себя равными партнерами в обсуждении. Кроме того, присутствующие могут делать пометки прямо на раздаточных материалах и просматривать страницы в свободном режиме.
Недостаток заключается в том, что слушатели могут забегать вперед, изучая страницы, которые вы еще не готовы обсуждать, а следовательно, могут возникнуть вопросы, которые вы бы предпочли оставить на потом. Кроме того, поскольку каждый будет смотреть в свой экземпляр раздаточных материалов, вам может не хватить зрительного контакта со слушателями, необходимого для контроля за пониманием.
В приложении "Как использовать "настольные" презентации" дано более подробное описание этой формы презентации.
МОЛЬБЕРТЫ ИЛИ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОСКИ очень подходят для обсуждений. Фиксация идей по мере их появления в ходе интерактивных встреч порождает в слушателях чувство сопричастности, что придает дискуссии спонтанность и живость.
Однако, чтобы пользоваться этими средствами, нужно иметь четкий, легко читаемый почерк и писать быстро, при этом изображения должны быть простыми - иначе вы будете проводить больше времени спиной к аудитории, делая записи, чем обсуждая с ней возникающие идеи. Поэтому численность групп, для работы с которыми используются данные средства, не должна превышать 15 человек. Если слушателей больше, я рекомендую использовать проекторы.
ОВЕРХЕД-ПРОЕКТОРЫ, ИЛИ КОДОСКОПЫ - лучшее средство для аудитории, состоящей из четырех и более человек. Я затрудняюсь установить верхний предел, поскольку успешно использовал их в аудитории, состоящей из более чем 700 человек. Но если вам так нужен верхний предел, пусть это будет 40 человек.
Мне особенно нравится в оверхед-проекторах то, что по сравнению с другими техническими средствами они позволяют произвольно менять последовательность слайдов или пропускать некоторые из них, а также добавлять запасные слайды. Я могу записывать на слайдах неожиданно пришедшие мысли. Кроме того, для работы таких проекторов не надо выключать свет. Все эти преимущества дают мне свободу взаимодействия с аудиторией, столь необходимую в большинстве случаев.
Среди недостатков таких проекторов можно назвать разве что их не слишком компактный размер. Но поскольку они имеются в большинстве конференц-центров и организаций и они удобны в использовании - это не проблема. Причем офисные копировальные устройства могут легко печатать недорогие черно-белые прозрачные слайды для таких проектов. Да и стоимость цветных копий снижается.
ДИАПРОЕКТОРЫ лучше всего использовать в аудиториях численностью более 40 человек. В этом случае докладчик обычно стоит у трибуны с микрофоном. В аудиториях, состоящих из 20-50 человек, вы можете по выбору использовать или 35-миллиметровые слайды, или прозрачные пленки, в зависимости от необходимой вам степени взаимодействия с аудиторией.
В отличие от оверхед-проекторов, в диапроекторе есть пульт дистанционного управления, который позволяет вам переходить от одного слайда к другому. Это вынуждает вас придерживаться заранее заданной последовательности слайдов. Кроме того, приходится выключать свет, если только проектор не находится за полупрозрачным экраном. Поэтому диапроекторы лучше всего использовать на более формальных презентациях или выступлениях, когда не предполагается активного взаимодействия с аудиторией.
С момента, когда я начал систематизировать свои идеи, КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, МУЛЬТИМЕДИЙНЫЕ ПРОЕКТОРЫ и весь арсенал связанных с ними средств существенно потеснили те виды технических средств, которые мы только что обсуждали. Они уверенно вытеснили диапроекторы и совсем скоро, по мере развития проекционных технологий, заменят оверхед-проекторы.
Пока у этих технических средств нет точного названия. Одни называют их "системой реального времени", другие - "новыми средствами", третьи - "компьютерными средствами". Я называю их "экранными средствами". Когда же в них используется анимация, звук и видео, их принято называть "мультимедийными".
Ниже описан спектр возможностей такой технологии. На страницах этой книги вы найдете не только то, чему вас могу научить я, но и получите общее представление о том, как можно усовершенствовать презентации с помощью данных средств.
Начнем с основных экранных презентаций
Добавьте анимацию. Вы можете отобразить на слайдах движение и направление предметов или фигур с помощью эффектов "полета", "падения", "растворения". К примеру, можно показать движение предметов, заданное определенным процессом, или то, как распределяется ответственность в организационной структуре.
Вставьте отсканированные изображения. Отсканировать цветные фотографии продукции или людей и вставить их в слайды очень легко. Кроме того, цифровые камеры позволяют заснять любой предмет, загрузить фотографию в компьютер и по желанию изменить ее.
Добавьте звук. Звук телефонного звонка или гудка машины усилит чувство реальности, а музыка создаст определенное настроение. Пригодятся и цитаты из дик-тофонных записей с обсуждением новых идей.
Добавьте видео. А как насчет того, чтобы включить видео-ролик сцены, которую вы описываете: "узкое место" в производственном процессе, торгового агента за работой?
Добавьте ссылки. Свяжите продукцию с сайтом ее производителя, добавив гиперссылку, чтобы слушатели могли получить дополнительную информацию от производителя. Сделайте ссылку на программное обеспечение, позволяющее моментально проводить расчеты альтернативных сценариев развития.
Как видите, имеется целый ряд технических приемов, которые могут в существенной мере способствовать успеху вашей презентации. Однако не секрет, что каждый из них имеет как преимущества, так и недостатки.
Единственным, самым важным преимуществом технологий экранных презентаций является то, что они позволяют вносить в слайды изменения во время презентаций или между встречами. Иными словами, вы имеете возможность своевременно менять содержание и создавать альтернативные сценарии.
Структуры такого рода презентаций могут быть гибкими, что позволяет по-разному использовать одну презентацию в разных аудиториях. Легко и непринужденно можно начать с рекомендаций аудитории или оставить их на потом, если возникнет риск, что в начале слушатели их не воспримут.
Использование видео, звука, анимации и спецэффектов способствует запоминанию информации и вовлечению аудитории в обсуждение.
Недостаток состоит в том, что это оборудование установить не так просто, как, к примеру, проекторы, которые надо всего лишь подключить к источнику питания. Подключение ноутбука к мультимедийному проектору, затем их обоих к источникам питания в правильной последовательности, вывод изображения с ноутбука в проектор, и т. д., и т. п., - это скорее тест на терпение и одна из основных причин, по которой многие докладчики с недоверием относятся к новым технологиям.
В неумелых руках вереница картинок может помешать установить контакт с аудиторией, который так важен для успеха бизнес-презентации. Дело в том, что внимание участников в первую очередь концентрируется на слайдах, а не на докладчике.
Иногда аудитория может воспринять использование анимации, эффектов растворения и всплывания, движущихся стрелок и т. д. как попытку пустить пыль в глаза. У слушателей может создаться впечатление, что вы тратите время и деньги на то, чтобы сделать презентацию более яркой, чем это необходимо для четкого изложения основной идеи, т. е. что вы ставите форму выше содержания.
Учитывая слабые и сильные стороны этих средств, ниже я формулирую заповеди, позволяющие использовать любые технические средства наилучшим образом.
10 заповедей докладчика
Подготовка слайдов
1. Дизайн слайдов должен быть простым. На диаграммах не должно быть сносок и ссылок; в текстовых слайдах количество слов не должно превышать тридцати.
2. Люди, сидящие дальше всех от экрана, должны четко видеть надписи на слайдах. Загляните в подробную таблицу в разделе, посвященном читабельности.
3. Используйте цвет осмысленно, а не для красоты. Цвет применяется для акцентирования, привлечения внимания к лейтмотиву презентации, выделения или символического выражения.
4. Специальные эффекты (например, анимация) должны быть сведены к минимуму. Их использование должно диктоваться содержанием.
5. Презентация должна создаваться в разумные сроки. По мере добавления новых элементов, таких как видео и звуковые эффекты, подготовка презентаций требует все больше времени и денег.
Выступление
6. Репетируйте, репетируйте, и еще раз репетируйте до презентации; во время самой презентации будет уже поздно. Вы будете чувствовать себя более уверенно во время выступления, если будете досконально знать текст презентации и заранее обдумаете, какие вопросы вам могут задать.
7. Приезжайте на место презентации заранее и поработайте с местным техническим специалистом. Убедитесь в том, что оборудование совместимо с программой; освещение отрегулировано так, чтобы достаточно затемнить область вокруг экрана и оставить максимально освещенным остальное пространство. Убедитесь, что знаете, к кому обратиться в случае возникновения проблем во время презентации. Еще лучше попросить специалиста оставаться в помещении во время презентации.
8. Принесите с собой запасные слайды. Никогда не бывает лишним подстраховаться от всякого рода неожиданностей.
9. Долгие логические переходы от слайда к слайду, ответы на вопросы и обсуждение должны происходить на фоне пустого экрана. Пустой экран дает возможность слушателям сконцентрировать внимание на докладчике, а не отвлекаться на слайды.
10. Старайтесь следовать хотя бы 7 заповедям из десяти перечисленных.
Подготовка презентации
Возможно, вы, как и я, не раз задавались вопросом, почему не существует волшебной формулы, которая упростила бы подготовку презентаций. К несчастью, среди нас слишком много тех, кто следует так называемой аварийной формуле - особому виду презентации, который, я надеюсь, будет изжит из практики. Данная формула состоит в следующем:
Презентация на все случаи жизни
Слайд № 1: заголовок. Мне кажется, что большинство докладчиков уже не в состоянии придумать оригинальное название. Все названия их презентаций, по сути, легко укладываются в это удобное Руководство по созданию заголовков.
РУКОВОДСТВО ПО СОЗДАНИЮ ЗАГОЛОВКОВ Шаг 1: В случайном порядке назовите три цифры от 0 до 9
Шаг 2: Выпишите слова, соответствующие цифрам, и согласуйте род и падеж - заголовок готов
КОЛОНКА А КОЛОНКА Б КОЛОНКА В
0 ОЦЕНКА 0 СТРАТЕГИЧЕСКИЙ 0 ЭФФЕКТИВНОСТЬ
1 РАЗВИТИЕ 1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ 1 ВОЗМОЖНОСТИ
2 УКРЕПЛЕНИЕ 2 ОПЕРАЦИОННЫЙ 2 СПОСОБНОСТИ
3 УЛУЧШЕНИЕ 3 СТРАТЕГИЧЕСКИЙ 3 ПРИОРИТЕТЫ
4 ВОЗДЕЙСТВИЕ 4 ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ 4 РЕСУРСЫ
5 В ПОИСКАХ 5 ОПЕРАЦИОННЫЙ 5 УПРАВЛЕНИЕ
6 ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ 6 СТРАТЕГИЧЕСКИЙ 6 УСПЕШНОСТЬ
7 СОЗДАНИЕ 7 ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ 7 АЛЬТЕРНАТИВЫ
8 ИНСТИТУЦИ-ОНАЛИЗАЦИЯ 8 ОПЕРАЦИОННЫЙ 8 ВЫЗОВ
9 ОБНОВЛЕНИЕ 9 ВСЕ ОСТАЛЬНОЕ 9 КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТЬ
Дальше, конечно же, эти докладчики захотят, чтобы слушатели узнали, как долго они работали над проектом, а насколько это важно, не имеет никакого значения. Данную задачу выполняет этот слайд.
Чтобы произвести на аудиторию впечатление, те же докладчики зачастую подробно описывают все те сложности, с которыми им пришлось столкнуться при подготовке данной презентации. Они рассказывают, с кем они обсуждали проблему...
... и где им пришлось побывать, чтобы понять, что происходит.
Затем они делятся результатами своего изощренного анализа - слайды с 7-го по 144-й...
Наконец, через 1 час 45 минут они представят выводы и рекомендации слушателям, которые либо уже спят, либо потеряли терпение, либо вообще ушли.
Но есть способ лучше. Презентация должна отвечать на вопрос аудитории - на тот вопрос, который ваш проект и должен был решить, - причем так, чтобы слушатели смогли увидеть причины именно такого ответа. В данной главе я расскажу, как этого добиться. Во-первых, я объясню, почему и как нужно формулировать основную идею. Затем я перейду к тому, как написать сценарий презентации, подготовить вступление и заключение к ней таким образом, чтобы все это выражало идею презентации и могло удержать внимание слушателей. Закончу я рассказом о том, как создавать слайды, воплощающие ваши замыслы в жизнь.
Сформулируйте основную идею
Давайте предположим, что ваш клиент пригласил вас выступить с презентацией перед исполнительным комитетом по проекту, над которым вы работали последние 6 месяцев. В процессе обсуждения вашего выступления клиент осознает, что эта встреча очень важна и выделяет вам на презентацию 4 часа.
Вы начинаете готовить 4-часовую презентацию. Прозрачные слайды для проектора на 4-часовую презентацию - это стопка высотой более полуметра. Вы входите в комнату, балансируя под весом этой тяжести, сбрасываете ее на стол, а ваш клиент говорит что-то вроде: "Ой, извините! Я знаю, что мы договорились о 4 часах, но у нас возникли непредвиденные обстоятельства, и у вас есть всего 1 минута".
"Одна минута!" - слышите вы истошный крик внутреннего голоса. И тем не менее, теперь, после того, как внутренний голос в течение 30 секунд прошелся по всему известному вам лексикону неприличных слов, что вы скажете в оставшиеся 30 секунд? Как вы резюмируете 4-часовую презентацию? ЭТО И ЕСТЬ ОСНОВНАЯ ИДЕЯ.
Неважно, насколько сложна ваша презентация. Нет такой презентации, которую нельзя было бы резюмировать за 30 секунд или одну минуту. Вспомните телевизионные рекламные ролики, одну из наиболее эффективных форм коммуникации, с которыми мы сталкиваемся каждый день, - они длятся как раз 30 секунд. (Я знаю, что вы, как и я, по заслугам оцените талант, творческий подход и, конечно же, деньги, затраченные на их создание. И все ради одного 30-секундного ролика. Прекрасные презентации! Поизучайте их!)
Чтобы сформулировать основную идею, вы должны думать как те, кто придумывает наклейки на бамперы:
Неуверен - не обгоняй!
Вам нужна идея, которая звучала бы как газетный заголовок; утверждение, которое захватывает внимание и заставляет читать дальше:
Цены европейских авиаперевозчиков падают с небес на землю.
Эти примеры хороши для начала, но все же идея бизнес-презентации должна быть сформулирована более подробно, чтобы дать слушателю возможность понять детали предлагаемого решения. Это ответ на вопрос, который вы должны были решить. Это объединяющий элемент вашей презентации, одновременный ответ на вопросы "Что это?" и "Что из этого следует?" в течение одной минуты:
Чтобы преодолеть ограничения для роста на внутреннем рынке, банк J. J. Ltd должен сконцентрировать усилия на изучении возможностей выхода на рынок США.
Запишите свою идею и постоянно сверяйтесь с ней в процессе разработки сценария презентации.
Применение моих советов. Если бы у меня была только одна минута, чтобы сформулировать главное условие, гарантирующее успех презентации, я бы сказал: "Начните свою презентацию со слов: "Если бы у меня была всего одна минута на сегодняшнюю презентацию, я бы хотел, чтобы вы усвоили следующее..." - и изложите свою основную идею. Закончите мысль словами: "К счастью, вы выделили мне целых 4 часа, так что в оставшиеся 3 часа 59 минут я представлю вам полную картину".
Придерживайтесь этого подхода, и, возможно, вам никогда не придется делать презентации продолжительностью 3 часа 59 минут. Я отдаю себе отчет в том, что результат не обязательно вас удовлетворит, принимая во внимание всю проделанную по подготовке презентации работу. С другой стороны, подумайте, как признательны будут слушатели. Я уверен: если бы мы использовали этот подход чаще и тратили остаток времени, отвечая на вопросы, мы бы заканчивали презентации скорее. Поверьте мне, ни один слушатель не остался бы в обиде.
Напишите сценарий презентации
Когда дело доходит до обсуждения сценария презентации, я чувствую себя Сальери по отношению к Моцарту. В данном случае Моцарт - это Барбара Минто, основатель и автор "Принципа пирамиды"2. Вы не пожалеете, приобретя ее книгу, в которой она объясняет, как объединять факты и идеи таким образом, чтобы они вели к логическим выводам. Я не стану повторять ее блестящие и проверенные опытом идеи, но хочу поделиться собственными наблюдениями и опытом относительно структурирования выводов.
Когда приходит время отчета по проекту, мы часто используем тот же подход, что и при работе над проектом - подход, ориентированный на решение проблем. Мы описываем хронологию событий или последовательность использованных методов, потом делаем выводы и даем рекомендации. Мой опыт показывает, что презентацию лучше начать с рекомендаций - с той основной идеи, которую вы только что записали, - а в оставшееся время рассказать слушателям, почему вы считаете данные рекомендации лучшим ответом на поставленную перед вами задачу.
Вот простой пример, иллюстрирующий разницу вышеназванных подходов, - письмо, адресованное Ширли и написанное Люси, ее лучшей подругой. На несколько секунд представьте себя Ширли и попробуйте понять, что Люси пытается вам сказать.
Заметьте: читая первый абзац про субботний эпизод, вы не совсем понимали, о чем это письмо. Вы продолжили чтение и узнали, что произошло в воскресенье и вчера. И если вы добавите первый абзац ко второму, а затем к третьему, вы увидите, что это логически вылилось в концовку.
Предположим, что события происходили именно в такой последовательности. Обратите внимание: смысл письма стал бы гораздо яснее, а само письмо - убедительнее, если бы его переписали в обратном порядке, начав с заключения:
Я вовсе не советую применять такой грубый, резкий подход к человеческим отношениям, но давайте попробуем использовать этот принцип в бизнесе. Допустим, мы делаем презентацию для совета директоров английского банка, который должен решить, выходить ли ему на американский рынок.
Сыграйте со мной в такую игру. Я назначаю вас членом совета директоров этого банка. Единственное, что от вас требуется - это послушать презентацию, или хотя бы вводные слова, но не с целью решить, насколько хороши рекомендации, а чтобы оценить, какой сценарий лучше доносит до вас основную идею и легче всего воспринимается. (Имейте в виду: план презентации гораздо более лаконичен, чем сама презентация, которая предполагает, что по ходу выступления будут представлены доказательства всего заявленного в плане.)
Давайте начнем со сценария, который отражает традиционный подход, ориентированный на решение проблем. Итак, моя цель как докладчика - помочь вам понять, надо ли банку выходить на американский рынок. Слушайте мои выводы и кивните тогда, когда будете точно уверены, что поняли мою рекомендацию (выходить на рынок или нет).
ЦЕЛЬ: Определить, должен ли банк J. J. Ltd. попытаться использовать возможности для роста на рынке США
ТЕМА 1: Роль США в мировой экономике
Доказательства: 1. Наибольшая доля мирового ВНП
2. Наибольший объем внешней торговли
3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций
ТЕМА 2: Привлекательность отдачи от инвестиций в США
Доказательства: 4. Жесткий контроль над издержками
5. Устойчивая конкурентная позиция
6. Прочее
ТЕМА 3: Барьеры для входа
Доказательства: 7. Рынки фрагментированы
8. Высокая эластичность спроса
Резюме ВЫВОДОВ: 1. США - ведущая мировая экономика
2. Доход на инвестиции в США очень привлекателен
3. Барьеры для входа можно преодолеть
РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок!
Весьма вероятно, что вы начали догадываться, каковы будут рекомендации, только тогда, когда увидели резюме выводов. Если бы это была полноценная презентация, на это ушло бы не меньше 45 минут.
Давайте продолжим игру. На этот раз мне вспомнилось второе письмо Ширли, и я использовал его как образец при подготовке второго варианта презентации. Еще раз прочитайте сценарий и кивните тогда, когда вы будете уверены в том, какова будет рекомендация.
РЕКОМЕНДАЦИЯ: J. J. Ltd. должен попытаться использовать возможности, существующие на американском рынке
Общие ВЫВОДЫ: А. США - ведущая мировая экономика
В. Доход на инвестиции в США очень привлекателен
С. Ограничения по входу можно преодолеть.
ВЫВОД А: Роль США в мировой экономике
Доказательства: 1. Наибольшая доля мирового ВНП
2. Наибольший объем внешней торговли
3. Ожидаемое увеличение иностранных инвестиций
ВЫВОД Б: Привлекательность отдачи от инвестиций в США
Доказательства: 4. Жесткий контроль над издержками
5. Устойчивая конкурентная позиция
6. Прочее
ВЫВОД В: Барьеры для входа
Доказательства: 7. Рынки фрагментированы
8. Высокая эластичность спроса
РЕКОМЕНДАЦИЯ: Выходить на рынок!
Заняло не так уж много времени, не правда ли? Вы с самого начала знали, какой будет рекомендация.
Конечно же, это отнюдь не означает, что вы сразу с ней согласитесь. Для этого и существует оставшаяся часть презентации: в ней должны быть представлены выводы, которые логически приведут к уже сформулированной рекомендации, и факты, поддерживающие эти выводы. Тем не менее, поскольку вы уже знаете выводы, то можете оценить силу и значимость поддерживающих их аргументов по мере знакомства с последними. Вы, слушатели, не просто пассивно принимаете информацию, но активно участвуете в процессе аргументации.
Да-да, я уже слышу следующие вопросы. А если аудитория не склонна соглашаться? А если ваши рекомендации - это не то, что они хотели услышать? А если они настроены враждебно? А если вы стоите перед людьми, которые привыкли к выстраиванию аргументов по схеме "факты - выводы - рекомендации"? Один из возможных ответов - не оставляйте все выводы на потом, а озвучивайте их поэтапно, в конце каждого раздела, примерно так:
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 |
