Основы процессного подхода к управлению бюджетной организацией

Тема № 2. Основы процессного подхода к управлению бюджетной организацией

Введение

1.  Основные подходы к управлению организацией.

2.  Старая и новая парадигма управления.

3.  Процессный подход к управлению организацией.

4.  Глоссарий процессного подхода к управлению организацией.

Введение

Управление любой организацией, в том числе и бюджетной, связано с решением большого количества организационных, экономических, социальных и хозяйственно-финансовых вопросов по целенаправленному воздействию органов управления на коллектив людей с целью организации и координации их деятельности. В настоящее время успешно решать этот комплекс проблем на основе прежних подходов к управлению и организации предприятия становится все сложнее, а учитывая постоянно растущий уровень конкуренции и, как следствие, увеличивающиеся требования к качеству продукции и конкурентоспособности организации вообще, следует говорить о необходимости скорейшего изменения подходов к управлению и организации производства.

В 80-х годах XX века на предприятиях всего мира началось внедрение системы управления качеством продукции - TQM (Total Quality Management). К концу 2002 года количество организаций, имеющих сертификаты систем качества, базирующихся на семействе стандартов ISO 9000, во всем мире составило 510 616 (в США – 37 026, в Японии – 27385, в Китае – 57 783, в России – 1 517). Эта система впервые была построена на принципах альтернативного подхода к управлению организацией – процессного подхода.

В последние десятилетия предприятия передовых экономических держав, таких как Япония, США, Германия, Великобритания, Швеция, активно переходят к процессному подходу в управлении. На них внедрена система управления качеством, организация рассматривается как сеть взаимосвязанных процессов, практически реализуются прогрессивные методологии совершенствования бизнес-процессов предприятия, такие как реинжиниринг (BPR), непрерывное улучшение (BPI) и другие. За весьма непродолжительный период времени процессный подход зарекомендовал себя как наиболее эффективный в современных экономических условиях.

Эффективность работы любой организации в значительной степени определяется эффективностью управления, его соответствием внутренним и внешним условиям деятельности предприятия. Изменение этих условий вызывает изменения подходов к управлению.

В последнее время в организациях России предпринимаются первые попытки перейти к процессному подходу в управлении, но этот процесс идет медленно и крайне сложно. Основной причиной этого, на наш взгляд, являются различные толкования сущности процессного подхода. Такая ситуация обусловлена несколькими причинами. Первая из них состоит в том, что существующая культура менеджмента качества, основанная на процессном подходе, только начинает развиваться. Вторая причина – деятельность консалтинговых компаний, которые рекламируют процессный подход, трактуя его каждая по-своему с целью продажи дорогостоящих программных средств моделирования бизнес-процессов, тем самым, внося путаницу при понимании его сущности. Третья же причина, на наш взгляд, кроется в недостаточной подготовке менеджеров высшего уровня в области систем менеджмента качества и управления процессами.

1.  Основные подходы к управлению организацией.

Развитие управленческой мысли вращается вокруг трех явлений: задачи, человек, управленческая деятельность. Для начальной стадии развития учений об управлении, когда закладывались основы современного представления об управлении, был характерен упор на какое-то одно из этих явлений. Однако, деятельность организации – это большая и сложная система, и поэтому для эффективного управления этой системой необходимо комплексно рассматривать эти явления. Позже, с углублением знаний об управлении и с изменением характера управления все большее развитие стали получать синтетические подходы, увязывающие эти и другие явления бизнеса в единое и органичное целое.

В таблице представлены основные научные подходы, которые сформировались в XX веке в результате развития теории и практики управления организацией.

Подход

Краткое содержание

1. Системный

Любая система рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая выход, вход, связь с внешней средой, обратную связь.

2. Комплексный

Учитываются технические, экологические, экономические, организационные, социальные, психологические и другие аспекты менеджмента и их взаимосвязи. Если упустить один из обязательных аспектов, то проблема не будет решена.

3. Интеграционный

Нацелен на исследование и усиление взаимосвязей между отдельными подсистемами и элементами системы менеджмента, между стадиями жизненного цикла объекта управления, между уровнями управления по вертикали, между субъектами управления по горизонтали.

4. Маркетинговый

Предусматривает ориентацию управляющей подсистемы при решении любых задач на потребителя.

5. Функциональный

Рассматривает функции управления как обособленный устойчивый вид деятельности.

6. Динамический

Объект управления рассматривается в диалектическом развитии, в причинно-следственных связях и соподчиненности, проводится ретроспективный анализ за 5-10 и более прошлых лет и перспективный анализ (прогноз).

7. Воспроизводственный

Ориентирован на постоянное возобновление производства товара для удовлетворения потребностей конкретного рынка с меньшими по сравнению с лучшим, аналогичным объектом на данном рынке, совокупными затратами на единицу полезного эффекта.

8. Процессный

Рассматривает функции управления как взаимосвязанные. Процесс управления является общей суммой всех функций, серией взаимосвязанных непрерывных действий.

9. Нормативный

Заключается в установлении нормативов управления по всем подсистемам менеджмента. Нормативы должны устанавливаться по важнейшим элементам целевой, функциональной и обеспечивающей подсистем. Они должны отвечать требованиям комплексности, эффективности, обоснованности, перспективности.

10. Количественный

Заключается в переходе от качественных оценок к количественным при помощи математических, статистических методов, инженерных расчетов, экспертных оценок, системы баллов и др.

11. Административный

Сущность его заключается в регламентации функций, прав, обязанностей, нормативов качества, затрат, продолжительности, элементов системы менеджмента в нормативных актах (приказы, распоряжения, стандарты, инструкции, положения и т. д.).

12. Поведенческий

Целью подхода является оказание помощи работнику в осознании своих собственных возможностей, творческих способностей на основе применения концепций поведенческих наук к построению и управлению фирмой. Основная задача – повышение эффективности фирмы за счет повышения эффективности ее человеческих ресурсов.

13. Структурный

Цель подхода заключена в установлении рационального соотношения (структуры) и повышения обоснованности распределения ресурсов. Основная его задача: определение значимости, приоритетов среди факторов, методов, принципов и других инструментов менеджмента.

14. Ситуационный

Концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов, как в самой фирме, так и во внешней среде, не существует лучшего единого способа управления объектом. Самым эффективным является метод, который более всего соответствует данной ситуации, максимально адаптирован к ней.

К общенаучным подходам в различных областях знаний, в том числе и в управлении относятся: системный, комплексный, интеграционный, динамический, структурный. Кроме того, выделяют и несколько специальных подходов к управлению: маркетинговый, воспроизводственный, нормативный, количественный, административный, поведенческий, ситуационный. Функциональный и процессный подходы к управлению более правильно называть подходами к организации систем управления на основе функций или процессов.

2.  Старая и новая парадигма управления.

Во второй половине XX-го столетия научно-технический прогресс и колоссальная концентрация научного и производственного потенциалов привели к реструктуризации мировой экономики. Ведущие роли в ней стали играть отрасли, непосредственно удовлетворяющие потребности людей и основанные на прогрессивных технологиях. Производство товаров и услуг ориентировалось уже не на удовлетворение массовых потребностей, а на специализированные запросы и небольшие по емкости рынки. В изменившихся условиях жесткой конкуренции на предприятии особенно остро встал вопрос постоянного повышения качества производимых товаров и услуг. Жизнеспособность бизнеса стала определяться его гибкостью, динамичностью и адаптивностью к требованиям внешней среды.

Под влиянием этих изменений произошла смена парадигмы и принципов управления. Теперь предприятие рассматривается как «открытая» система, ориентированная, в первую очередь, на качество продукции и/или услуг. Главным источником прибавочной стоимости стал высококвалифицированный персонал, использующий современные информационные технологии, резко возросла роль мотивации работников и потребность в формировании новой организационной культуры.

Старая парадигма

Новая парадигма

1. Предприятие – это «закрытая» система, цели, задачи и условия деятельности которой достаточно стабильны

1. Предприятие – это «открытая» система, рассматриваемая в единстве факторов внутренней и внешней среды

2. Рост масштабов производства продукции и услуг как главный фактор успеха и конкурентоспособности

2. Ориентация не на объемы выпуска, а на качество продукции и услуг, на удовлетворение потребителей

3. Рациональная организация производства, эффективное использование всех видов ресурсов и повышение производительности труда как главная задача менеджмента

3. Ситуационный подход к менеджменту, признание важности быстроты и адекватности реакции, обеспечивающих адаптацию к условиям существования фирмы

4. Главный источник прибавочной стоимости – производственный рабочий и производительность его труда

4. Главный источник прибавочной стоимости –люди, обладающие знаниями, и условия для реализации их потенциала

5. Система управления, построенная на контроле всех видов деятельности, функциональном разделении работ, нормах, стандартах и правилах исполнения

5. Система управления, ориентированная на повышение роли организационной культуры и нововведений, на мотивацию работников и новый стиль руководства

Таким образом, доминировавший ранее функциональный подход к управлению, основанный на старой парадигме, перестал соответствовать новым экономическим условиям, в результате чего проявились недостатки функционального управления организацией: отсутствие ориентации на потребителя, сложная организационная структура, слабое делегирование полномочий и ответственности, бюрократизм, отсутствие ответственного за конечный результат. Появилась необходимость в переходе к новому подходу в управлении предприятиями.

3.  Процессный подход к управлению организацией.

Для успешной реализации перехода к процессному подходу в управлении необходимо создать целостную четкую систему понятий процессного подхода. Сегодня наиболее полно эти базовые понятия процессного подхода дает только система управления качеством на основе стандартов семейства ISO 9000. В этом стандарте говорится, что «систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов и прежде всего обеспечения их взаимодействия могут считаться "процессным подходом". Иными словами, под процессным подходом к организации и управлению деятельностью предприятия понимается ориентация:

-  деятельности предприятия на бизнес-процессы;

-  системы управления предприятием на управление как каждым бизнес-процессом в отдельности, так и всеми бизнес-процессами в целом;

-  системы качества предприятия на обеспечение качества технологий выполнения бизнес-процессов, в рамках существующей или перспективной организационно-штатной структуры и организационной культуры предприятия.

Положения новой парадигмы управления

Характеристики процессного подхода

Предприятие – это «открытая» система, рассматриваемая в единстве факторов внутренней и внешней среды

Высокая прозрачность, понятность, гибкость и адаптивность системы управления.

Ориентация не на объемы выпуска, а на качество продукции и услуг, на удовлетворение индивидуальных запросов потребителей

Направленность на постоянное улучшение качества конечного продукта и удовлетворение клиента.

Ситуационный подход к управлению, признание важности быстроты и адекватности реакций, обеспечивающих адаптацию к внешним условиям существования фирмы.

Высокая динамичность системы и ее внутренних процессов.

Взаимная ответственность за результат бизнес-процесса между всеми его участниками.

Высокая гибкость и адаптивность системы управления.

Главные источники прибавочной стоимости – высококвалифицированный персонал, использующий современные информационные технологии.

Возможность глубокой комплексной автоматизации.

Эффективная система мотивации работы персонала.

Существенное сокращение численности работающих.

Система управления, ориентированная на повышение роли организационной культуры и нововведений, на процессном разделении работ.

Снижение нагрузки на руководителей.

Значительное снижение значимости и силы действия бюрократического механизма.

Сегодня на предприятиях всего мира осуществляется переход от традиционного функционального управления к процессному, поскольку процессный подход к управлению предприятием в полной мере соответствует новой парадигме управления и построен на новых принципах управления: направленность на постоянное улучшение качества конечного продукта и удовлетворение клиента, взаимная ответственность за результат бизнес-процесса между всеми его участниками, эффективная система мотивации работы персонала, снижение значимости и силы действия бюрократического механизма и др. Важно подчеркнуть, что этот переход стал возможен благодаря бурному прогрессу в информационных технологиях и их прикладной адаптации в сфере производства и управления.

4.  Глоссарий процессного подхода к управлению организацией.

Для успешной реализации перехода к процессному подходу в управлении необходима целостная система понятий процессного подхода. Базовым понятием процессного подхода является понятие «бизнес-процесс». Ниже приведены основные термины процессного управления предприятием.

Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес-процессе, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса.

Вход бизнес-процесса – ресурс, обеспечиваемый внешним поставщиком.

Выход бизнес-процесса – результат (продукт, услуга) выполнения бизнес-процесса.

Модель бизнес-процесса – графическое, табличное, текстовое, символьное описание бизнес-процесса либо их взаимосвязанная совокупность.

Показатели бизнес-процесса – количественные и/или качественные параметры, характеризующие бизнес-процесс и его результат.

Показатели эффективности бизнес-процесса – параметры бизнес-процесса, характеризующие взаимоотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Показатели продукта (услуги) – параметры продукта бизнес-процесса.

Показатели удовлетворенности клиента – параметры, характеризующие удовлетворенность клиента.

Процессный подход - это применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных бизнес-процессов.

Реинжиниринг бизнес-процессов – это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений в решающих, современных показателях деятельности компании, таких как стоимость, сервис и качество.

Регламент бизнес-процесса – документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по улучшениям.

Ресурсы – информация (документы, файлы), финансы, материалы, персонал, оборудование, инфраструктура, среда, программное обеспечение, необходимые для выполнения бизнес-процесса и находящиеся в распоряжении владельца бизнес-процесса.

Система бизнес-процессов – деятельность организации, рассматриваемая в виде совокупности организованных и взаимосвязанных процессов.

Сквозной (межфункциональный) бизнес-процесс – процесс, в котором участвует несколько структурных подразделений организации, создающий ценность для внешних и/или внутренних клиентов.

Функция – совокупность однородных операций (в том числе – разных бизнес-процессов), выполняемых структурным подразделением на постоянной основе.

Формат описания бизнес-процесса (нотация) – способ формирования графической модели бизнес-процесса.

Цепочка создания ценности – организованный и взаимосвязанный набор бизнес-процессов, создающий ценность для клиентов.

Выводы: _______________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Тестовые задания

1. Какой из видов процессов рассматривают при процессном подходе?

1)  основные;

2)  второстепенные;

3)  производственные;

4)  ни один из вышеперечисленных.

2. Бизнес-процесс - это:

1) деятельность, направленная на получение прибыли;

2) совокупность взаимосвязанных функций, преобразующих входы в выходы;

3) цепочка работ, последовательно выполняемых сотрудниками организации;

4) совокупность функций взаимодействующих отделов в виде графической схемы.

3. Владелец бизнес-процесса это:

1) молодой, творческий, инициативный сотрудник, отвечающий за результат процесса;

2) подразделение, в котором преимущественно выполняется процесс;

3) должностное лицо, распоряжающееся ресурсами и управляющее бизнес-процессом;

4) коллегиальный орган управления процессом.

4. Процессный подход к управлению организацией:

1) один из многих подходов, выбираемый в зависимости миссии организации;

2) популярный в последнее время метод управления предприятием;

3) необходимый в современных условиях способ организации фирмы;

4) система управления качеством продукции и услуг.

5. Сколько школ управления вы знаете?

1) 2

2) 4

3) 6

4) 8

6. Сколько научных подходов к управлению организацией вам известно?

1) 2

2) 5

3) 14

4) 16

7. Какие из положений характеризуют новую парадигму управления?

1) предприятие - закрытая система;

2) ориентация на качество продукции и услуг;

3) главный фактор успеха - рост объема производства;

4) все вышеперечисленные.

Ответьте письменно на следующие вопросы:

1.  В чем заключается сущность процессного подхода в управлении?

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

2.  Бюджетная организация относится к «открытой» системе или «закрытой»? Аргументируйте свой ответ.

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

3.  Какие ресурсы использует в свой деятельности бюджетная организация?

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

4.  Применим ли термин «цепочка создания ценности» для бюджетных организаций? Аргументируйте свой ответ.

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

5.  Почему главными источниками прибавочной стоимости в новой парадигме управления считается высококвалифицированный персонал, использующий современные информационные технологии?

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________