Waarom is de Relationale Benadering Essentieel voor Succesvolle Contracten?

Wanneer we het hebben over contracten, is het gebruikelijk om te denken aan juridisch bindende documenten die de wederzijdse verplichtingen van de partijen vastleggen, meestal met de nadruk op economische voordelen en het vermijden van opportunistisch gedrag. In hoofdstuk 7 werd al besproken dat regels kunnen worden onderverdeeld in informele en formele regels, evenals politieke en economische regels. In dit kader is het wellicht beter om te spreken van relationele regels in plaats van politieke regels. Sociale normen, of relatie-specifieke regels, spelen een cruciale rol in het vergemakkelijken van communicatie en coördinatie tussen de partijen. Wanneer deze regels samenkomen, vormen ze de basis van het contract van de partijen. De regels die contractprofessionals opstellen voor hun relaties, beïnvloeden niet alleen de motivaties van de betrokkenen, maar worden ook beïnvloed door deze motivaties.

Het concept van wederkerigheid en intrinsieke motivaties blijkt een complex fenomeen te zijn in relaties. Mensen hebben niet alleen sterke materiële belangen, maar ook een sterk gevoel voor rechtvaardigheid en de bereidheid om onrechtvaardig gedrag van anderen te bestraffen. Deze motivaties, samen met de regels van de relatie, bepalen uiteindelijk of een contractuele relatie leidt tot succes of falen. Traditionele contractpraktijken richten zich doorgaans uitsluitend op economische motieven en de wettelijke en contractuele normen, maar een relationeel contract breidt dit perspectief uit door sociale en intrinsieke motieven op te nemen en sociale normen formeel te verankeren. Wanneer deze factoren samenkomen, ontstaat wat wij een formeel relationeel contract noemen.

Waarom benadrukken wij dit zo? De meeste contracten die tegenwoordig worden opgesteld, zijn gebaseerd op de veronderstelling dat alleen economische motieven belangrijk zijn en dat alleen juridische en contractuele normen relevant zijn. Zoals we in deel II hebben aangetoond, is dit een onvolledig standpunt. Wanneer contractprofessionals sociale en intrinsieke motivaties negeren en geen rekening houden met sociale normen, nemen zij kortzichtige beslissingen die vaak perverse prikkels creëren. Evenzo, wanneer zij de andere regels van de relatie (wettelijke en contractuele normen) niet meenemen, kunnen zij de risico's en transactiekosten niet op een verstandige manier beheren. Het resultaat? Traditionele contractpraktijken genereren risico's en verhogen de transactiekosten. Dit wordt bijvoorbeeld duidelijk in het geval van Island Health en de Hospitalists, die de menselijke factor negeerden en een sterk gevoel van rechtvaardigheid, wat uiteindelijk leidde tot problemen.

In hoofdstuk III zullen we andere gevallen bespreken die illustreren dat het simpelweg niet efficiënt is om uitsluitend op economische motieven en conventionele juridische en contractuele regels te vertrouwen. Wanneer de complexiteit toeneemt en/of er relatie-specifieke investeringen worden gedaan, moeten contracten worden geschreven die sociale en intrinsieke motieven opnemen en sociale normen formeel adresseren. Alleen dan zullen de partijen in staat zijn om hun acties en relaties efficiënt te coördineren en een meer optimaal economisch resultaat voor beide partijen te genereren.

Relationale contracten zijn geen one-size-fits-all benadering. Ze bevinden zich langs een continuüm, variërend van informeel tot formeel. Het is essentieel om het verschil tussen relationele en transactionele contracten te begrijpen, aangezien de focus, de relatie, de sociale normen, risicobeperking en planning sterk verschillen. Waar transactionele contracten vooral gericht zijn op het beschermen van investeringen en het voorkomen van opportunistisch gedrag, zijn relationele contracten primair gericht op sociale samenwerking. Dit betekent dat de focus verschuift van de transactie naar de relatie zelf. Het doel van een relationeel contract is om de onderliggende bron van waardecreatie tussen de partijen te beschermen en te verbeteren: de commerciële relatie, niet alleen de transactie.

De keuze tussen de focus op de deal of de relatie zou duidelijk moeten blijken in de onderhandelingspositie van de partijen. Zelfs als sommige organisaties niet winstgedreven zijn, gaan alle commerciële contracten ervan uit dat beide partijen positieve netto-baten willen behalen. De vraag is dan: komen deze baten voort uit een specifieke transactie of uit de commerciële relatie? In het geval van transactionele contracten is de focus vaak het maximaliseren van de waarde van de transactie, waarbij de ene partij probeert de andere partij te "verslaan". Dit kan leiden tot een zero-sum game, waarin het winnen van een dollar voor de ene partij gelijk staat aan het verliezen van diezelfde dollar door de andere partij. Daarentegen, wanneer de focus op de relatie ligt, erkennen de partijen dat ze zich in een voortdurend spel bevinden, waarbij het van belang is om waarde te creëren in plaats van simpelweg uit te wisselen.

Ondanks de voordelen van relationele contracten, blijkt uit onderzoek van World Commerce & Contracting dat de overgrote meerderheid van contracten transactioneel van aard is. Dit komt doordat veel organisaties, hoewel ze strategische relaties willen aangaan, terugvallen op conventionele benaderingen en standaardcontracten wanneer het tijd is om de relatie op papier vast te leggen. In de praktijk betekent dit dat bedrijven en contractprofessionals veel tijd, energie, middelen en tekst besteden om de goederen of diensten, kwaliteitsnormen, prijzen en leveringsvoorwaarden te specificeren. Het fundamentele verschil is echter het startpunt en de mindset die men meebrengt naar de onderhandelingstafel.

In transactionele contracten draait alles om het optimaliseren van de deal binnen de grenzen van het contractuele document. Partijen die een relationeel contract ondertekenen, willen echter de waarde voor beide partijen maximaliseren door rekening te houden met de langetermijnbelangen van de relatie.

Hoe Contracten de Relatie Vormgeven: Transacties versus Partnerschappen

Bij het aangaan van contracten tussen partijen, spelen niet alleen de specifieke voorwaarden en bepalingen een rol, maar ook de onderliggende relatie tussen de betrokkenen. Het klassieke idee van contracten draait vaak om de bescherming van de eigen belangen en het beperken van risico’s. Dit is het geval bij zogenaamde transactiecontracten, waarbij de nadruk ligt op het waarborgen van de eigen positie, bijvoorbeeld door middel van clausules zoals aansprakelijkheidsbeperkingen en schadevergoeding. Deze contracten worden vaak gezien als een manier om risico’s te spreiden en te anticiperen op de mogelijkheid dat iets misgaat.

Desondanks zijn er ook contracten waarin de relatie tussen de partijen een centraal punt van focus is. In plaats van uitsluitend te kijken naar de feitelijke transactie, wordt bij een relationeel contract de langdurige samenwerking benadrukt, met als doel dat de relatie tussen de partijen gedurende de contractduur behouden blijft. Dit betekent niet dat de specifieke voorwaarden minder belangrijk zijn, maar het wijst op de prioriteit die wordt gegeven aan de samenwerking op lange termijn, ook al veranderen de zakelijke doelen en omstandigheden tijdens de looptijd van het contract.

Een relationeel contract vereist dat de partijen een andere benadering hanteren bij de onderhandeling van standaardbepalingen. In plaats van zich te richten op het maximaliseren van de eigen belangen en het beperken van aansprakelijkheid, richten de partijen zich op het opbouwen van een werkbare, langdurige relatie. Dit leidt tot onderhandelingen waarin doelen, uitgangspunten en principes die de samenwerking sturen centraal staan. De partijen ontwikkelen gezamenlijk governance structuren en procedures die ervoor zorgen dat zij continu op één lijn blijven, zelfs als de contractuele details in de loop der tijd veranderen.

Bij een transactiecontract ligt de focus op een arms-length relatie, een situatie waarin de partijen elkaar slechts formeel tegemoet treden. Ze hebben geen verplichting naar elkaar toe buiten de regels die in het contract staan. Dit wordt soms aangeduid met de uitdrukking "Niets persoonlijk, alleen zakelijk". In deze context willen de partijen vaak hun eigen belangen maximaliseren en zo min mogelijk verplichtingen aangaan tegenover de andere partij. Bijvoorbeeld, een leverancier kan in een transactiecontract gebonden worden aan een minimale verantwoordelijkheid, met clausules die ervoor zorgen dat er geen afhankelijkheid ontstaat die de flexibiliteit van de klant in gevaar brengt.

In tegenstelling tot de transactiebenadering, biedt een relationeel contract een diepergaande verbinding tussen de partijen, gebaseerd op een gevoel van gezamenlijke belangen. Het idee is niet alleen dat de partijen zich aan de contractuele bepalingen houden, maar dat ze gezamenlijk streven naar een duurzame, wederzijds voordelige relatie. In een dergelijk contract wordt de schriftelijke overeenkomst vaak gezien als een uitdrukking van bredere principes en waarden, zoals vertrouwen en wederzijds respect, die verder gaan dan de expliciete regels van de transactie.

Professor Ronald Dworkin maakte een onderscheid tussen wat hij "bare" gemeenschappen en "true" gemeenschappen noemde. De eerste wordt gekarakteriseerd door een beperkte, transactionele relatie, waarbij de partijen strikt de regels volgen zonder verdere verplichtingen jegens elkaar. Dit komt overeen met de arms-length benadering. Een "true" gemeenschap daarentegen is een diepere, meer op samenwerking gebaseerde relatie, waarin de partijen niet alleen rekening houden met hun eigen belangen, maar ook met de belangen van hun partners. In een relationeel contract gaat het om een dergelijke gemeenschap, waar de partijen niet slechts reageren op de letter van de wet, maar met elkaar samenwerken op basis van gedeelde waarden.

Deze benadering staat in contrast met de traditionele visie die de partijen als "Econs" beschouwt, zoals beschreven door Richard Thaler, waarbij de partijen puur als rationele actoren handelen, zonder emotionele of morele overwegingen buiten de zakelijke belangen om. In een relationele context worden de partijen echter gezien als "Humans", waarbij het belang van eerlijkheid, rechtvaardigheid en gezamenlijke vooruitgang meer gewicht krijgt dan het strikt naleven van contractvoorwaarden. Dit betekent dat partijen bereid moeten zijn zich in te zetten voor de relatie en de belangen van de ander in overweging te nemen, zelfs wanneer dit op korte termijn nadelige gevolgen heeft voor hun eigen positie.

Naast het zakelijk kader van de overeenkomst speelt de aanwezigheid van sociale normen zoals loyaliteit, eerlijkheid en wederkerigheid een cruciale rol. In een transactiecontract blijven sociale normen vaak buiten beschouwing. Het is gebruikelijk dat partijen hun machtspositie benutten om de eigen belangen te beschermen zonder zich veel aan te trekken van de belangen van de ander. Dit wordt duidelijk in de manier waarop de contracten zijn opgebouwd, vaak met clausules die de afstand tussen de partijen waarborgen en wederzijdse afhankelijkheid vermijden.

Bij een relationeel contract wordt juist de betekenis van deze sociale normen erkend. Loyaliteit, eerlijkheid en wederkerigheid vormen de basis voor het onderhoud van de relatie, en de partijen gaan verder dan de strikte naleving van de formele contractuele verplichtingen. Dit vereist niet alleen juridisch inzicht, maar ook emotionele intelligentie en een bereidheid om in de lange termijn te denken.

Het is essentieel dat contractpartijen zich niet alleen richten op het afdwingen van hun eigen belangen, maar ook bereid zijn om een balans te vinden die de samenwerking op lange termijn ondersteunt. Dit gaat verder dan contractbepalingen en vraagt om een mentale verschuiving van louter zakelijke bescherming naar samenwerking en vertrouwen. De manier waarop partijen met elkaar omgaan, zowel in de onderhandelingen als in de uitvoering van het contract, kan een enorme impact hebben op het succes van de relatie op de lange termijn.

Hoe stel je de leidende principes voor een zakelijke samenwerking op?

Het creëren van leidende principes binnen een zakelijke samenwerking is een essentieel proces, dat zich niet alleen richt op het definiëren van gedragsnormen, maar ook op het bevorderen van wederzijds begrip en vertrouwen tussen de betrokken partijen. Dit proces kan complex zijn, maar het is onmisbaar voor het opbouwen van een duurzame relatie. De fysieke benadering van het opstellen van de leidende principes lijkt veel op het creëren van een gezamenlijke visie: beide zijn alleen effectief als er voldoende draagvlak is van de stakeholders, vooral degenen die de principes in de praktijk moeten brengen. Daarom is het niet voldoende om simpelweg door de stappen heen te werken; het is van groot belang om de betekenis van elke norm grondig te begrijpen en te bespreken hoe deze normen het gedrag van beide organisaties kunnen beïnvloeden.

Een beproefde aanpak voor het ontwikkelen van leidende principes is gebaseerd op een systematische benadering, die in drie fasen kan worden verdeeld.

Stap 1: Begrijp de definities
Voordat men verder gaat met het creëren van leidende principes, is het essentieel om gezamenlijk de definities van de principes te begrijpen. Elke van de zes leidende principes is gebaseerd op sociale normen die gemeenschappelijk zijn in zowel samenlevingen als organisaties, en die organisaties helpen te floreren. Deze zes principes zijn:

• Wederkerigheid: Dit houdt in dat beide partijen eerlijke en evenwichtige uitwisselingen moeten doen. Als de ene partij een zakelijk risico accepteert, moet de andere partij bereid zijn hetzelfde te doen.

• Autonomie: Dit betekent het vermijden van het gebruik van macht om het eigenbelang van de ene partij te bevorderen ten koste van de andere.

• Eerlijkheid: Eerlijkheid verplicht beide partijen de waarheid te vertellen, zowel over feiten als over hun intenties en ervaringen.

• Loyaliteit: Dit verplicht de partijen om loyaal te zijn aan de relatie zelf. Loyaliteit ontstaat wanneer de belangen van beide partijen als even belangrijk worden beschouwd.

• Gelijkheid: Dit betekent dat de partijen kritisch moeten kijken naar de verdeling van middelen. Het kan gemakkelijk zijn om alles in gelijke delen te splitsen, maar dat betekent niet altijd dat dit ook eerlijk is.

• Integriteit: Integriteit betekent consistentie in besluitvorming en acties, waarbij men zich aan afspraken houdt.

Stap 2: Reflecteer op de principes in de praktijk
Voor elk van de zes principes is het nuttig om een reflectie-oefening te doen. Dit helpt de betrokkenen niet alleen om de principes beter te begrijpen, maar ook om ze toe te passen op hun eigen ervaringen, zowel persoonlijk als professioneel. Vraag jezelf af: Herken ik deze norm in mijn persoonlijke leven? Hoe ziet het er uit als iemand deze norm naleeft? Wat gebeurt er als deze norm niet wordt gevolgd, en wat gebeurt er als hij wel wordt nageleefd in professionele contexten? Het doel van deze reflectie is om een diepgaande kennis te ontwikkelen van hoe de principes zich manifesteren in het dagelijks handelen van zowel de organisatie als haar leden.

Stap 3: Formuleer de leidende principes
Na het grondig bespreken van de principes en het reflecteren op de persoonlijke en professionele toepassingen, is het tijd om gezamenlijk de formuleringen van de leidende principes te bepalen. Deze formuleringen moeten precies zijn, maar ook flexibel genoeg om toepasbaar te zijn in verschillende situaties. Het is raadzaam om hierbij niet te veel van de oorspronkelijke betekenissen van de principes af te wijken, aangezien ze zijn gebaseerd op fundamentele sociale normen die essentieel zijn voor het opbouwen van vertrouwen. Het formuleren van de leidende principes vereist vaak meerdere fasen van overleg om tot een breed gedragen consensus te komen. Dit kan soms drie rondes duren om de volledige instemming van alle betrokkenen te verkrijgen.

De overeenkomst: integratie van de principes
Nadat de leidende principes zijn geformuleerd en vastgelegd, moeten ze samen met de gezamenlijke visie en de beoogde gedragingen worden opgenomen in de Statement of Intent. Dit document vormt de basis van de samenwerking en dient als referentie voor toekomstige beslissingen en gedragingen van beide partijen. Het is essentieel dat deze Statement of Intent vanaf het begin duidelijk in de overeenkomsten wordt opgenomen, bijvoorbeeld aan het begin van het Master Services Agreement.

Verdere overwegingen
Bij het opstellen van leidende principes voor zakelijke relaties is het cruciaal om niet alleen de definities te begrijpen, maar ook de impact die deze principes hebben op de cultuur van de samenwerking. Het is van belang om te realiseren dat de leidende principes een blijvend effect zullen hebben op de manier waarop de partijen met elkaar omgaan. Door ze zorgvuldig te formuleren en actief toe te passen, kunnen beide partijen een solide basis leggen voor hun gezamenlijke succes.

Het is daarnaast belangrijk om te beseffen dat de effectiviteit van de leidende principes niet alleen afhankelijk is van hun formulering, maar ook van de voortdurende inzet van beide partijen om ze in de praktijk te brengen. Dit betekent dat er voortdurende gesprekken en evaluaties nodig zijn om ervoor te zorgen dat de principes in de tijd effectief blijven en zich aanpassen aan veranderende omstandigheden.