Hoe bepaal je het beste contractmodel voor een samenwerking?

Wanneer we de aard van de werkzaamheden en taken op holistische wijze beschouwen, komen de meeste belanghebbenden tot de conclusie dat CRO-diensten (Contract Research Organization) een aanzienlijk potentieel hebben om waarde te creëren in vrijwel alle categorieën. Dit heeft de farmaceutische onderneming ertoe gebracht een economisch model te ontwikkelen dat gebaseerd is op de uitkomsten van CRO-initiatieven. Dit wordt verder geïllustreerd in de Sourcing Business Model Map, die de kritikaliteit van de werkzaamheden behandelt. De risico’s met betrekking tot operationele veiligheid werden door de belanghebbenden als cruciaal beoordeeld, aangezien de protocollen voor patiëntveiligheid altijd de hoogste prioriteit hebben. Ook werd het risico met betrekking tot operationele betrouwbaarheid als hoog ingeschat, omdat het noodzakelijk wordt geacht om de werkzaamheden volgens de overheidsvoorschriften uit te voeren voor de veilige en betrouwbare levering van de producten.

De voorkeuren met betrekking tot risicotolerantie van zowel de belanghebbenden als de belangrijkste CRO-leveranciers werden daarna geanalyseerd. Het bleek dat de belanghebbenden gemakkelijk hun eigen risicotolerantie konden beoordelen, welke zich doorgaans manifesteerde in een voorkeur voor een gedeelde risico-aanpak. Het inschatten van de risicotolerantie van leveranciers bleek echter lastiger, omdat deze een breed spectrum van categorieën besloeg. Sommige leveranciers gaven aan geïnteresseerd te zijn in uitkomstgerichte, gedeelde risico-/beloningsmodellen. Uiteindelijk kwamen de belanghebbenden tot de conclusie dat een uitkomstgericht economisch model geschikt zou zijn, althans voor de meer vooruitstrevende en capabele leveranciers.

Het is belangrijk op te merken dat de Sourcing Business Model Mapping Toolkit specifiek ontwikkeld is voor relaties tussen koper en leverancier, waarbij de koper een input inkoopt. Hoewel het een uitstekend hulpmiddel is voor het identificeren van het meest geschikte contractmodel in inkoopgerichte contracten, zijn er beperkingen. Het hulpmiddel is bijvoorbeeld niet geschikt voor het in kaart brengen van het beste contractmodel voor bijvoorbeeld aandeelhoudersovereenkomsten of franchiseovereenkomsten. Een van de specifieke nadelen is dat onderzoekers het attribuut ‘beschikbaarheid van diensten/producten op de markt’ als een belangrijke afhankelijke factor beschouwen, wat niet altijd relevant is voor niet-inkoopgerelateerde relaties. In klant-leverancierrelaties is het inderdaad relevant om te kijken naar de beschikbaarheid van andere leveranciers van dezelfde middelen (bijvoorbeeld vaardigheden en kennis), maar in een aandeelhoudersovereenkomst is het relevanter om te kijken naar de beschikbaarheid van andere bedrijven die bereid zijn te investeren in de betrokken organisatie.

Het hulpmiddel zou verder ontwikkeld kunnen worden. Een joint venture zou bijvoorbeeld als een investeringsgeoriënteerd model kunnen worden beschouwd, wat een alternatief is voor een relationeel contract. Een aandeelhoudersovereenkomst, die de joint venture opricht, zou echter ook een uitstekend voorbeeld kunnen zijn van een relationeel contract. Daarom is er een vereenvoudigd Contract Model Decision Matrix ontwikkeld, dat niet alleen betrekking heeft op inkoopgerelateerde contracten, maar voor alle contracttypen.

In het Contract Model Decision Matrix worden de mogelijkheden in negen scenario’s weergegeven. Wanneer er sprake is van lage risico’s en een lage afhankelijkheid, is het wenselijk om een transactioneel contract te gebruiken. In gevallen van hoge risico’s en een hoge afhankelijkheid, zou een relationeel contract geschikt zijn. De matrix maakt echter ook ruimte voor minder eenduidige gevallen, zoals lage risico’s/medium afhankelijkheid en medium risico’s/lage afhankelijkheid. In deze gevallen moet de keuze van het juiste contractmodel case-by-case worden beoordeeld, door de voor- en nadelen van elk contracttype zorgvuldig af te wegen.

Een belangrijk aspect bij het kiezen van het juiste contractmodel is het betrekken van alle relevante belanghebbenden bij de beoordeling. Dit is geen wiskundige oefening, maar een proces dat vraagt om analyse, oordeel en gezond verstand. Het is van groot belang om alle betrokkenen bij het proces te betrekken, vooral wanneer er vroege aanwijzingen zijn dat een relationeel contract de beste keuze zou kunnen zijn. Een relationeel contract vereist namelijk een voortdurende afstemming van belangen. Het is belangrijk dat binnen elke organisatie een consensus bestaat over het model dat het beste past. Als bijvoorbeeld de juridische en zakelijke afdelingen van een bedrijf van mening zijn dat een relationeel contract het beste zou werken, terwijl de inkoopafdeling vasthoudt aan een transactioneel contract, kan dit leiden tot frictie die het proces kan verstoren voordat het überhaupt van de grond komt. Evenzo, in een aandeelhoudersovereenkomst, als één van de aandeelhouders denkt dat een relationeel contract het beste zou zijn, maar de andere partijen het daar niet mee eens zijn, zullen er problemen ontstaan. Dit geldt ook voor elke klant-leverancierrelatie: het is van cruciaal belang dat alle partijen hetzelfde beeld hebben van het te hanteren contractmodel.

Een belangrijk punt dat vaak over het hoofd wordt gezien, is dat een contract niet alleen een juridische formaliteit is, maar ook een strategisch instrument dat de lange termijn betrekt. De keuze voor een bepaald contractmodel heeft vaak invloed op de toekomstige samenwerking tussen de partijen, de mate van flexibiliteit en de mate van vertrouwen die tussen de partijen wordt opgebouwd. Bij contracten die afhankelijk zijn van relaties, moeten beide partijen bereid zijn om tijd, middelen en aandacht te investeren in het onderhouden van een solide werkrelatie. Het is essentieel om duidelijk te zijn over de verwachtingen, verantwoordelijkheden en risico’s van beide zijden om ervoor te zorgen dat de samenwerking zowel op korte als lange termijn succesvol is.

Hoe een sterke partnerschapsbasis te leggen: Vertrouwen, transparantie en culturele compatibiliteit

Bij de keuze van een strategische partner is het niet alleen belangrijk om de capaciteiten van een leverancier te beoordelen, maar ook om aandacht te besteden aan de culturele compatibiliteit, de mindset van de leverancier en diens bereidheid om zich in een collaboratief relatiecontract te engageren. Telia, een internationaal telecombedrijf, begon haar "Request for Partner"-proces door leveranciers te selecteren op basis van hun capaciteiten. Zodra drie leveranciers werden gekozen, verschoven de focus en de keuze naar de beste match op het gebied van cultuur en wederzijds vertrouwen.

In dit proces stond het ontwikkelen van een vertrouwensband centraal. Het bleek dat het belangrijk was om een partner te kiezen die niet alleen de juiste technische vaardigheden had, maar ook bereid was om transparant te zijn en een gezamenlijke relatie op te bouwen die gebaseerd was op wederzijds respect en vertrouwen. Het "Request for Partner"-proces omvatte uitgebreide workshops met belanghebbenden waarin zowel Telia als potentiële partners elkaar beter leerden kennen, niet alleen op operationeel niveau, maar ook op cultureel vlak. Het werd duidelijk dat een solide culturele compatibiliteit essentieel was voor een vruchtbare samenwerking.

Een van de workshops was gericht op het gezamenlijk ontwikkelen van een roadmap voor de transformatie van de faciliteiten van Telia. Robin Warchalowski, een consultant bij EY die gecertificeerd is in de Vested-methodologie, legt uit dat traditionele aanbestedingsprocessen vaak gericht zijn op het opstellen van specificaties door de koper, waarna leveranciers op die specificaties bieden. In tegenstelling tot deze aanpak, werd in het RFPartner-proces de nadruk gelegd op het delen van de uitdagingen van Telia, zodat de leveranciers oplossingen konden ontwikkelen voor de transformatie naar een gewenste toekomst. De persoonlijke interactie tijdens de workshops maakte het mogelijk om snel vast te stellen welke leverancier het beste paste, niet alleen qua capaciteiten, maar ook op het gebied van vertrouwen, transparantie en culturele fit.

Na de workshops werden twee potentiële partners geselecteerd: Veolia en een andere toonaangevende leverancier op het gebied van faciliteitenbeheer. Telia en deze leveranciers voerden vervolgens een "Compatibility and Trust"-assessment uit, waarbij bleek dat Veolia bijzonder goed compatibel was met Telia, vooral in de dimensies van vertrouwen, focus en teamgerichtheid. Ingrid Wallgren, Senior Sourcing Manager bij Telia, verklaart: "Aanvankelijk was er veel discussie, maar de RFPartner-workshops toonden aan dat de obstakels en risico's niet zo groot waren als we vreesden. We ontdekten manieren om productief met de risico's om te gaan."

In situaties waar een partij tijdens dit proces ontdekt dat er aanzienlijke kloof is in vertrouwen, transparantie en compatibiliteit, kan het nodig zijn om de samenwerking niet verder voort te zetten. In een voorbeeld van een farmaceutisch bedrijf dat zijn faciliteitenbeheer uitbesteedde, werd het verschil in bedrijfscultuur tussen de farmaceutische onderneming en de serviceprovider te groot om effectief samen te werken. De farmaceutische organisatie waardeerde creativiteit en flexibiliteit, terwijl de serviceprovider een strikte procesgerichte cultuur had die verandering als bedreigend beschouwde. Dit leidde uiteindelijk tot een onoverbrugbare culturele kloof, en de partijen besloten de samenwerking niet voort te zetten.

Een dergelijke ervaring leert dat de fundamenten van vertrouwen en culturele compatibiliteit cruciaal zijn voor het succes van een partnerschap. Het is van belang dat beide partijen zich bewust zijn van hun verschillen en bereid zijn om deze te overbruggen. Als er onvoldoende bereidheid is om de benodigde inspanning te leveren, kan het partnerschap niet slagen, en is het wellicht beter om de samenwerking vroegtijdig te beëindigen.

Bij het opzetten van een partnerschap wordt aanbevolen om vooraf te zorgen voor een grondige voorbereiding. Dit kan onder meer het bepalen van wie deelneemt aan de vertrouwensworkshops en het gebruik van een professionele facilitator omvatten. Het is ook nuttig om de teamleden voorafgaand aan de workshops een "Compatibility and Trust"-assessment te laten invullen, om een beter inzicht te krijgen in de sterkte van de bestaande relatie en de gebieden die aandacht vereisen. Dit proces helpt om de doelstellingen van de workshop duidelijk te definiëren en het vertrouwen tussen de partners effectief op te bouwen.

Het succes van een partnerschap hangt niet alleen af van de overeenkomsten op het gebied van technische capaciteiten, maar ook van de culturele fit tussen de betrokken organisaties. Het is van groot belang dat beide partijen bereid zijn om actief te investeren in het opbouwen van een sterke vertrouwensrelatie, transparantie te bevorderen en samen te werken aan de oplossing van wederzijdse uitdagingen. De methoden die in het "Request for Partner"-proces zijn gebruikt, kunnen als voorbeeld dienen voor organisaties die hun partnerschappen willen versterken en duurzame relaties willen opbouwen.