Hoe voorkom je veelvoorkomende vergissingen bij de verzoening van financiële gegevens?

Met de toename van fraude en cyberaanvallen, die onomkeerbare problemen met de gegevensintegriteit veroorzaken (samen met enorme financiële en reputatieschade voor bedrijven), groeit de behoefte aan bewustzijn en sterke maatregelen tegen verschillende dreigingen. Stel je voor dat je een aanzienlijke betaling aan je leverancier doet, en een week later ontvang je een telefoontje van hen met de mededeling dat ze de betaling nog niet hebben ontvangen! Dit overkwam een van de Australische investeringsmaatschappijen vlak voor Kerstmis in 2018. Een van hun portfoliobedrijven had een betaling gedaan na ontvangst van een factuur van een legitiem e-mailadres van de leverancier. Hoewel het bankrekeningnummer was veranderd, leek verder alles normaal omdat de taal van de e-mail hetzelfde was. Pas later realiseerden ze zich dat ze het slachtoffer waren geworden van een Business E-mail Compromise (BEC)-aanval, waarbij oplichters werknemers en organisaties misleiden om geld over te maken of vertrouwelijke informatie te verstrekken. Dit type aanval groeit, met name in Australië, door een tekortkoming in de mogelijkheden van Australische banken om te verifiëren of de naam van de rekeninghouder overeenkomt met het bankstaatstaknummer (BSB) en het gebruikte rekeningnummer. Als er meer aandacht was besteed aan de juistheid van het bankrekeningnummer, zou dit probleem niet hebben plaatsgevonden. Een andere manier om dit te voorkomen, is door een procedure in te stellen waarbij, wanneer bankgegevens veranderen, deze mondeling (door de leverancier te bellen) bevestigd moeten worden, of door oplossingen te implementeren die helpen verdachte betalingen te identificeren en te blokkeren.

Laten we nu dieper ingaan op hoe we veelvoorkomende vergissingen in de verzoeningsprocessen van financiële teams kunnen voorkomen.

Veelvoorkomende vergissingen in de verzoening begrijpen

Er zijn verschillende problemen die zich kunnen voordoen tijdens het proces van rekeningverzoening en boekhouding, wat de integriteit van de financiële gegevens kan beïnvloeden. Laten we dieper ingaan op enkele veelvoorkomende vergissingen.

Niet-geregistreerde transacties
Transacties die niet worden vastgelegd in de financiële administratie kunnen discrepanties veroorzaken tussen de financiële gegevens en de ondersteunende documenten. Het is cruciaal ervoor te zorgen dat alle transacties correct worden vastgelegd en gedocumenteerd om dit probleem te voorkomen. Bijvoorbeeld, een kasverkoop in een restaurant wordt mogelijk niet geregistreerd door de drukte van de avondverkoop, net voordat de zaak sluit. Een ander voorbeeld is het ontvangen van een factuur van een leverancier en deze niet op tijd registreren.

Verkeerd geplaatste cijfers (transpositiefouten)
Verkeerd geplaatste cijfers ontstaan wanneer getallen worden omgedraaid of verwisseld tijdens het invoeren van gegevens, waardoor het saldo significant verandert. Bijvoorbeeld, een kasboekhouder kan de ontvangst van contant geld registreren als USD 15.629 in plaats van USD 15.692. Of een factuur voor apparatuur wordt geregistreerd als USD 175.886 in plaats van USD 157.688. Hoewel dergelijke fouten vaak gemakkelijk te spotten lijken, kunnen ze, wanneer een team met talloze transacties tegelijkertijd werkt, moeilijker te detecteren zijn, vooral wanneer ze verborgen zitten in grote hoeveelheden gegevens.

Dubbele betalingen
Een dubbele betaling is een betaling die twee keer wordt gedaan aan dezelfde leverancier door een organisatie. Dit kan worden veroorzaakt door verschillende problemen, zoals menselijke fouten bij het invoeren van gegevens, het volume aan facturen dat het accounts payable-team verwerkt, of een gebrek aan procedures bij het afhandelen van aankopen of het ontvangen van dubbele facturen van de leverancier. Stel je voor dat je duizenden of zelfs miljoenen dollars verliest door een dubbele betaling!

Fouten in de classificatie of registratie van transacties

Het voorkomen van vergissingen bij de verzoening

Er zijn verschillende manieren waarop bedrijven de kans op vergissingen in de verzoening van hun financiële gegevens kunnen minimaliseren. Het implementeren van interne controles kan bijvoorbeeld helpen om fouten en fraude te voorkomen.

Een nauwkeurig en goed gedocumenteerd verzoeningsproces vaststellen
Een goed gedocumenteerd verzoeningsproces dat de benodigde stappen, verantwoordelijkheden en gewenste resultaten beschrijft, is essentieel om problemen te voorkomen. Documentatie helpt een bedrijf de kennis binnen de organisatie te behouden wanneer een werknemer vertrekt of overstapt naar een andere functie. Dit helpt ook bij het inwerken van nieuwe medewerkers die een beter inzicht in het proces nodig hebben.

Regelmatig het verzoeningsproces beoordelen en bijwerken

Op tijd de verzoening uitvoeren
Door tijdig en regelmatig de verzoening van rekeningen uit te voeren, beschikt het bedrijf over nauwkeurige en betrouwbare financiële informatie voor besluitvorming. Periodieke verzoening helpt fouten in de registratie van transacties te detecteren, ongeregistreerde transacties te identificeren of zelfs fraude te ontdekken.

Automatisering gebruiken

Preventieve maatregelen en controlemechanismen

Naast de bovenstaande richtlijnen is het essentieel dat bedrijven controlemechanismen implementeren die de integriteit van de financiële gegevens bewaken. Het is van cruciaal belang dat procedures voor het verifiëren van gegevens en het controleren van betalingen strikt worden nageleefd, vooral in gevallen van wijziging van bankgegevens of andere belangrijke financiële informatie.

Hoe kan de integriteit van de balansgegevens worden gewaarborgd en welke maatregelen zijn cruciaal voor het voorkomen van problemen?

Stel je voor dat je achter het stuur van een auto zit. Om je gewenste bestemming te bereiken, moet je naar het dashboard voor je kijken, waarop je snelheid, het brandstofniveau en waarschuwingstekens kunt zien die je waarschuwen als er iets mis is. Het bouwen en opereren van een succesvol bedrijf werkt op dezelfde manier. Door de informatie die deze rapporten bieden te herkennen en te begrijpen, krijg je een duidelijker beeld van hoe het bedrijf presteert. Dit stelt je in staat om meer doordachte zakelijke beslissingen te nemen om succes te boeken.

Wanneer een bedrijf beursgenoteerd is en openstaat voor investeringen van het publiek, wordt het doorgaans onderworpen aan strengere nalevings- en rapportagevereisten om de belangen van investeerders en het publiek te beschermen. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van het opstellen van financiële rapporten op basis van algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) of het implementeren van sterke interne controles om te voldoen aan de Sarbanes-Oxley-wetgeving (SOX). De meest voorkomende financiële rapporten zijn als volgt, waarbij extra rapporten vereist kunnen zijn, afhankelijk van het niveau van rapportage dat voor het bedrijf nodig is:

• Balans: De balans toont de financiële positie van het bedrijf en verstrekt informatie over activa, passiva en het eigen vermogen van de aandeelhouders op een bepaald moment.

• Winst- en verliesrekening (P&L): De winst- en verliesrekening geeft een gedetailleerd overzicht van de inkomsten, kosten, nettowinst of -verlies en hoe het bedrijf zijn inkomsten genereert.

• Kasstroomoverzicht: Het kasstroomoverzicht verbindt de balans en de winst- en verliesrekening door te laten zien hoe geld in en uit het bedrijf stroomt.

Gezien de verschillende partijen die in het algemeen, en de balans in het bijzonder, afhankelijk zijn van financiële rapporten om weloverwogen beslissingen te nemen, is het van cruciaal belang dat de focus ligt op het waarborgen van de gegevensintegriteit om het niveau van vertrouwen en betrouwbaarheid in de rapporten te garanderen.

Het voorkomen van integriteitsproblemen van de balansgegevens

Nu we het belang van gegevensintegriteit op de balans hebben besproken, kunnen we de specifieke manieren onderzoeken waarop deze problemen kunnen worden voorkomen. We kijken hierbij naar verschillende benaderingen.

Sterke interne controles implementeren

Het doel van een bedrijf is om inspanningen en investeringen om te zetten in het genereren van geld. Helaas kan dit in gevaar komen door zwakke interne controles, vooral bij het omgaan met kastransacties. Laten we terugdenken aan ons voorbeeld van kasverkoop die niet wordt geregistreerd vanwege de drukte tijdens het avondeten in een restaurant (wat we eerder in dit hoofdstuk bespraken bij het onderwerp "Niet-geregistreerde transacties"). Dit scenario benadrukt hoe gemakkelijk omzet kan ontsnappen wanneer er geen adequate opvolging en controle is.

Gezien het feit dat digitale kasstromen relatief makkelijker te beschermen zijn dan fysieke kasstromen, is het van essentieel belang om sterke interne controles in te voeren om het risico van verlies van fysieke kas te verminderen. Dit omvat bijvoorbeeld het vaststellen van procedures voor de scheiding van verantwoordelijkheden, het implementeren van fysieke toegangscodes zoals een kassasysteem en het overwegen van de overstap van contante betalingen naar elektronische betalingen.

Het opzetten van een proces voor de scheiding van verantwoordelijkheden

De scheiding van verantwoordelijkheden betekent het verdelen van mogelijk conflicterende taken over verschillende teamleden, zodat niet één persoon de controle heeft over een volledig bedrijfsproces. Bij de verkoop van contant geld in een restaurant moet bijvoorbeeld de persoon die de verkoop doet, een kassabon of belastingontvangst genereren. Een andere medewerker moet de kasontvangst registreren, en een derde medewerker moet het geld naar de bank brengen. Het toewijzen van verschillende taken aan verschillende medewerkers vermindert het risico op integriteitsproblemen, fraude of diefstal bij de verwerking van kasgeld.

Toegang tot gegevens beperken

Betrouwbare gegevensbronnen gebruiken

Om de gegevensintegriteit van een balans te waarborgen, is het belangrijk om de nauwkeurigheid en geldigheid van de gegevensbronnen vast te stellen en de kwaliteit van de gebruikte gegevens continu te monitoren. Dit betekent dat de accountingafdeling moet bepalen welke bronnen relevant zijn voor het opstellen van de balans. Enkele veelgebruikte voorbeelden zijn het grootboek, financiële records (zoals bankafschriften, verkoop- en inkooporders), loonadministratie en belastingrecords. Afhankelijk van het type bedrijf kunnen sommige gegevensbronnen belangrijker zijn dan andere bij het handhaven van de integriteit van de balans. Een detailhandelaar vertrouwt bijvoorbeeld waarschijnlijk meer op verkoop- en inkooporders, terwijl een dienstverlenend bedrijf meer nadruk zal leggen op salarisadministratie.

Hoe Data-integriteit in Financiële Systemen Te Waarborgen: Technieken en Voorzorgsmaatregelen

Het waarborgen van de integriteit van gegevens is essentieel voor elke organisatie, vooral wanneer het gaat om financiële systemen. Fouten in de database kunnen ernstige gevolgen hebben, van onjuiste berekeningen tot complianceproblemen en zelfs juridische gevolgen. Er zijn verschillende mechanismen die kunnen worden gebruikt om de integriteit van gegevens te waarborgen, waarvan de belangrijkste databasebeperkingen zijn die een betrouwbare en veilige werkwijze garanderen.

De eerste cruciale beperking in dit opzicht is de UNIQUE constraint. Deze beperking zorgt ervoor dat alle waarden in een specifieke kolom (of een combinatie van kolommen) binnen een database uniek zijn. Hierdoor wordt dubbele data voorkomen, wat van groot belang is voor systemen die moeten zorgen voor unieke identificatie, zoals bij klantaccounts. Bijvoorbeeld, in een klantenbestand zorgt een UNIQUE constraint op een kolom voor e-mailadressen ervoor dat geen twee klanten zich met hetzelfde adres kunnen registreren.

Stel je voor dat je een tabel hebt met klantgegevens, waar elke klant een uniek e-mailadres heeft. In dit geval zou de volgende SQL-syntaxis er als volgt uitzien:

sql
Copy code
CREATE TABLE Customers (
   CustomerID int,
   Name varchar(100),
   Email varchar(100) UNIQUE
);

Met deze definities wordt gewaarborgd dat geen twee rijen in de tabel hetzelfde e-mailadres kunnen hebben. Bij een poging om twee records met hetzelfde e-mailadres in te voeren, zoals bijvoorbeeld:

sql
Copy code
INSERT INTO Customers (CustomerID, Name, Email) VALUES (1, 'Jane Lat', '[email protected]');

INSERT INTO Customers (CustomerID, Name, Email) VALUES (2, 'Jane Sarah', '[email protected]');

Zal de tweede insert-operatie mislukken, aangezien '[email protected]' al bestaat in de tabel, wat een schending van de UNIQUE constraint oplevert.

De FOREIGN KEY constraint is een andere belangrijke beperking die de integriteit van de gegevens in verschillende tabellen garandeert door relaties tussen tabellen te behouden. Deze beperking verwijst naar een kolom in de ene tabel die een primaire sleutel in een andere tabel aangeeft. Hierdoor kunnen we ervoor zorgen dat de gegevens in de ene tabel altijd refereren naar geldige gegevens in de andere tabel, wat essentieel is voor het onderhouden van de logische relaties tussen gegevens.

Bijvoorbeeld, in een financieel systeem kan de tabel met transacties een kolom bevatten die verwijst naar een account in een andere tabel. Dit is hoe de relatie eruit zou kunnen zien:

sql
Copy code
CREATE TABLE Accounts (

   AccountID int PRIMARY KEY,
   CustomerName varchar(100),
   Balance decimal(10, 2)
);

Vervolgens maken we een tabel voor transacties, waarin we de AccountID als een foreign key koppelen aan de AccountID in de Accounts-tabel:

sql
Copy code
CREATE TABLE Transactions (
   TransactionID int PRIMARY KEY,
   AccountID int,
   TransactionDate date,
   Amount decimal(10, 2),
   FOREIGN KEY (AccountID) REFERENCES Accounts(AccountID)
);

Naast de hierboven besproken beperkingen, is de CHECK constraint een waardevolle techniek om ervoor te zorgen dat de gegevens in een kolom voldoen aan bepaalde voorwaarden. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt om te garanderen dat de waarden in de ‘salaris’ kolom altijd boven een bepaald minimum liggen, of om ervoor te zorgen dat een geboortedatum binnen een acceptabel bereik valt.

Bijvoorbeeld, als we een tabel hebben waarin we de balans van rekeningen bijhouden, kunnen we een constraint gebruiken om ervoor te zorgen dat de balans niet negatief kan zijn:

sql
Copy code
CREATE TABLE Accounts (

   AccountID int,
   CustomerName varchar(100),
   Balance decimal(10, 2) CHECK (Balance >= 0)
);

Als we proberen een record in te voegen met een negatieve balans:

sql
Copy code
INSERT INTO Accounts (AccountID, CustomerName, Balance) VALUES (1, 'Jane Doe', -100.00);

Zal de invoeging mislukken, omdat de CHECK constraint het niet toestaat om een negatieve waarde in de kolom in te voeren.

De domain constraint is een andere nuttige techniek, waarmee we de toegestane waarden in een kolom beperken tot een vooraf gedefinieerd bereik of type. Dit is nuttig voor kolommen die slechts een beperkt aantal specifieke waarden kunnen bevatten, zoals het type van een rekening. Bijvoorbeeld, we kunnen het type rekening beperken tot een lijst van vooraf goedgekeurde waarden zoals ‘Spaargeld’, ‘Betaling’, ‘Credit’ en ‘Lening’.

sql
Copy code
CREATE TABLE Accounts (
   AccountID int,
   CustomerName varchar(100),
   Balance decimal(10, 2),
   Type varchar(20) CHECK (Type IN ('Savings', 'Checking', 'Credit', 'Loan'))
);

Als we proberen een record in te voegen met een niet-gespecificeerd type, zoals:

sql
Copy code
INSERT INTO Accounts (AccountID, CustomerName, Balance, Type) VALUES (1, 'Jane Doe', 1000.00, 'Investment');

Zal de invoeging mislukken omdat ‘Investment’ niet in de lijst van toegestane waarden zit.

Tot slot, hoewel de bovenstaande beperkingen een krachtig middel zijn om gegevensintegriteit te waarborgen, zijn ze niet de enige technieken die beschikbaar zijn. Voor de bescherming van gegevens tegen corruptie of ongewenste wijzigingen kunnen additionele technieken zoals vergrendelingsmechanismen (bijvoorbeeld mutexes, tabelvergrendeling of rijvergrendeling), schrijf-vooruit logging, en het gebruik van het event sourcing-patroon worden toegepast. Deze benaderingen bieden extra lagen van bescherming tegen gegevenscorruptie, wat vooral van belang is in kritieke financiële systemen.

Endtext

Hoe Business Intelligence Tools kunnen helpen bij het verbeteren van de gegevensintegriteit in financiële processen

In de moderne financiële wereld, waar elke beslissing gebaseerd is op gegevens, is het behoud van gegevensintegriteit van cruciaal belang. Elke onnauwkeurigheid of inconsistentie kan leiden tot kostbare fouten, zoals overbetalingen aan leveranciers, die vaak moeilijk terug te vorderen zijn. Stel je voor dat tijdens een audit werd ontdekt dat een aanzienlijk bedrag was overbetaald aan een leverancier door onnauwkeurigheden in het handmatige afstemmingsproces. Dit leidde tot een tijdrovende en gecompliceerde terugvorderingsinspanningen. Maar wat als dit proces volledig werd geautomatiseerd en versneld met behulp van Business Intelligence (BI) tools?

Organisaties wereldwijd hebben het cruciale belang van BI tools erkend, en de vraag naar gecertificeerde professionals die deze tools effectief kunnen inzetten, neemt snel toe. De voordelen van BI tools voor financiële professionals zijn onmiskenbaar, en steeds meer organisaties implementeren deze tools om de nauwkeurigheid van hun financiële gegevens te verbeteren en de besluitvorming te ondersteunen.

Een belangrijk aspect van BI tools is hun vermogen om de kwaliteit van gegevens te beheren en te verbeteren. In dit verband zijn er verschillende gegevenskwaliteitsbeheerfuncties die BI tools bieden, en het begrijpen van deze functies is essentieel voor het kiezen van het juiste hulpmiddel bij het aanpakken van gegevensintegriteitsproblemen. We zullen hier de belangrijkste capaciteiten van BI tools op het gebied van gegevenskwaliteit verkennen, zodat financiële professionals weloverwogen keuzes kunnen maken bij het werken met grote hoeveelheden gegevens.

Gegevensprofilering is een van de eerste stappen bij het beheren van gegevenskwaliteit. Het omvat het onderzoeken, analyseren en produceren van samenvattingen van gegevens om de kwaliteit te beoordelen. Dit proces helpt bij het identificeren van ontbrekende waarden, dubbele gegevens en andere fouten die de integriteit van de gegevens kunnen ondermijnen. Gegevensprofilering helpt professionals te begrijpen waar problemen in de gegevens kunnen liggen, zodat ze vervolgens acties kunnen ondernemen om deze problemen aan te pakken.

Gegevensreiniging is de volgende stap, waarbij onjuiste, beschadigde, onvolledige of onjuist geformatteerde gegevens worden gecorrigeerd of verwijderd. Het doel is om de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de gegevens te waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld door het verwijderen van null-waarden, het corrigeren van tekstfouten of het filteren van ongewenste tekens. Het proces van gegevensreiniging is cruciaal voor het verkrijgen van betrouwbare inzichten uit de gegevens en voor het verbeteren van de algehele kwaliteit van rapportages.

Gegevenslijnens helpt bij het volgen van de stroom van gegevens door verschillende systemen en processen, waardoor transparantie wordt geboden over waar de gegevens vandaan komen, hoe ze door het systeem zijn veranderd, en waar ze uiteindelijk terechtkomen. Het verbeteren van de gegevenslijn biedt niet alleen inzicht in de herkomst van gegevens, maar helpt ook bij het identificeren van fouten of inconsistenties die mogelijk zijn geïntroduceerd tijdens de gegevensverwerking.

Gegevensbeheer is een belangrijk proces om ervoor te zorgen dat gegevens gedurende hun levenscyclus goed worden beheerd, van verzameling tot gebruik en uiteindelijke verwijdering. Dit zorgt ervoor dat de gegevens consistent, veilig en compliant blijven met de regelgeving, wat essentieel is voor elke organisatie in het digitale tijdperk.

In de praktijk zien we dat het gebruik van BI tools steeds vaker noodzakelijk wordt voor bedrijven die hun financiële processen willen optimaliseren en de risico's van gegevensintegriteit willen minimaliseren. BI tools helpen bij het automatiseren van processen die anders tijdrovend en foutgevoelig zouden zijn, en stellen bedrijven in staat om sneller en met meer vertrouwen beslissingen te nemen. Het ontwikkelen van een gedegen begrip van de mogelijkheden van deze tools is daarom cruciaal voor elke organisatie die zijn financiële processen wil verbeteren en beschermen tegen onbedoelde fouten.