Come migliorare l'efficienza in un sistema burocratico: esempi pratici dal TIFR

Il TIFR (Tata Institute of Fundamental Research) si trovò, negli anni, a fare i conti con un sistema che, pur essendo nato con buone intenzioni, si scontrava spesso con l'immobilismo burocratico. Con il passare del tempo, l'influenza delle regole governative, imposte con l'intento di garantire un maggiore controllo e trasparenza, finì per invadere il funzionamento interno dell'istituto. Sebbene fosse chiaro che un'istituzione che riceve finanziamenti pubblici dovesse rispettare certe norme, c'era anche un ampio margine di manovra nelle ambiguità della loro formulazione, che potevano essere sfruttate per ottimizzare i processi.

In questo contesto, la leadership doveva giocare un ruolo cruciale. Il direttore, ad esempio, aveva il compito di mantenere una posizione ferma nelle decisioni che riguardavano il funzionamento interno, ma la realtà era ben diversa. L'assenza di una guida forte e determinata portò a una continua sostituzione del sistema originale con la burocrazia governativa, un processo che, pur non essendo totalmente negativo, alterò l'efficacia complessiva dell'istituto. Tuttavia, anche in un sistema burocratico come quello che si stava formando, esistevano opportunità per miglioramenti pratici.

Un altro esempio che posso citare riguarda la gestione delle risorse per le conferenze internazionali. Nel contesto accademico, le risorse erano limitate e ogni gruppo doveva decidere chi inviare a conferenze prestigiose, un compito spesso fonte di malcontento. Per risolvere questo problema, introdussi un sistema di valutazione basato su criteri oggettivi: invitati a conferenze, partecipazione a conferenze importanti, numero di volte in cui un membro era stato inviato all'estero negli ultimi anni. Questo approccio trasparente e strutturato garantì che le decisioni fossero prese in modo equo e senza conflitti.

Inoltre, introdussi una procedura per la redazione dei verbali delle riunioni. Prima che la riunione si concludesse, scrivevo la struttura dei verbali, lasciando solo gli spazi per le decisioni finali. Questo mi permetteva di avere il documento pronto in breve tempo, risparmiando tempo a tutti e facilitando il processo burocratico.

Nonostante il sistema burocratico potesse sembrare lento e inefficiente, c’erano margini di miglioramento. Un buon leader, con la giusta visione, poteva fare la differenza. Creare spazi di collaborazione, introdurre sistemi di gestione chiari e trasparenti, e ottimizzare le risorse erano tutte pratiche che avevano il potenziale di trasformare un ambiente che, altrimenti, sarebbe stato dominato dalla lentezza e dalla confusione.

Come IUCAA ha raggiunto una Riconoscibilità Internazionale: Un Caso di Successo nella Ricerca Astronomica e nell’Infrastruttura Accademica

L’infrastruttura locale si è rivelata cruciale per il successo dei programmi accademici dell'IUCAA. Era essenziale, quindi, mantenere il dinamismo che aveva contraddistinto l'istituto come una qualifica visibile, e garantire che il personale di supporto continuasse a dare il meglio di sé. I visitatori, sia indiani che stranieri, hanno lodato l'efficienza dell'infrastruttura locale, che si distingue nettamente da quella di qualsiasi dipartimento o istituzione statale. Questa dedizione ha richiesto però una politica di incentivi, che incoraggiasse alte performance. Tuttavia, i tentativi di introdurre un sistema basato su incentivi sono stati ostacolati dai burocrati del governo e della UGC, che hanno sostenuto che tale sistema non esistesse nelle loro organizzazioni e che, qualora fosse stato introdotto all'IUCAA, avrebbe dovuto essere esteso anche a tutto il personale governativo, risultando così in un onere economico insostenibile. Nonostante ciò, l'IUCAA è riuscito comunque a fornire incentivi che hanno mantenuto il personale di supporto motivato.

Per far conoscere IUCAA a livello internazionale, sono stati organizzati incontri di alto profilo subito dopo la cerimonia di dedicazione. Nel 1993, ad esempio, è stato ospitato il 6° incontro regionale Asia-Pacifico dell'Unione Astronomica Internazionale. Il meeting, che si è svolto dal 16 al 20 agosto, ha visto il completamento dell’auditorium da 500 posti sotto la fase III del programma di costruzione, proprio in tempo per l’evento. Nonostante l'incertezza del termine dei lavori, l’auditorium è stato pronto appena una settimana prima dell'incontro. Nel gennaio del 1994, l’istituto ha organizzato la Scuola Internazionale per Giovani Astronomi, che si è rivelata un grande successo. Eventi simili sono seguiti negli anni successivi, tra cui workshop indo-francesi, indo-statunitensi e l’incontro sino-indiano. Questi successi hanno contribuito a far conoscere IUCAA nel panorama astronomico internazionale.

Un altro campo in cui IUCAA ha eccelso è quello della cosmologia e della formazione delle strutture. Le figure di spicco come T. Padmanabhan e Varun Sahni, rispettivamente ex-studenti e collaboratori dell’istituto, hanno dato un contributo fondamentale alla ricerca teorica, e i loro allievi hanno proseguito con successo la carriera in istituti prestigiosi. Altri ambiti di ricerca di IUCAA includono la relatività generale classica e la gravità quantistica, la classificazione spettrale delle stelle mediante reti neurali, e lo studio della morfologia delle galassie.

Una componente fondamentale di IUCAA è il suo laboratorio di strumentazione, pensato per supportare gli accademici delle università nello sviluppo di strumenti astronomici. Per dirigere questo laboratorio, è stato scelto un leader dinamico: Shyam Tandon, proveniente dal TIFR. La sua leadership ha contribuito a diffondere la cultura della costruzione di strumenti tra diverse università indiane. Nel corso di una delle riunioni del SAC-IUCAA, alcuni membri esterni avevano espresso la convinzione che, pur avendo IUCAA raggiunto una certa reputazione a livello internazionale, ci sarebbe voluto ancora del tempo prima che l’istituto potesse essere classificato tra le migliori strutture di ricerca astronomica e astrofisica. Tuttavia, tre anni dopo, lo stesso comitato ha ammesso che IUCAA aveva raggiunto tale livello di eccellenza.

Un elemento significativo del campus, infine, è la mensa, chiamata "Ballava", ispirata alla figura mitologica di Bheema, il Pandava che, secondo il mito, trascorse un anno travestito da cuoco. Questo nome, scelto con cura, rappresenta il legame tra la cultura indiana e la vita quotidiana dell'istituto.

Come la Transizione tra Oriente e Occidente Cambiò la Mia Percezione del Mondo

Port Suez, la porta d'ingresso del Canale di Suez, rappresentava un passaggio simbolico, un segno che la nostra nave si stava avvicinando a un mondo diverso. Un anno prima, lo stesso canale era stato teatro di un conflitto feroce, ma ora, la tranquilla atmosfera che ci circondava sembrava non avere memoria di quei giorni di guerra. Il deserto a destra, i fichi che crescevano sulle piante a sinistra, e la strada che costeggiava il canale, con la ferrovia che si faceva strada tra la sabbia, erano tutto ciò che si vedeva. Ciò che un tempo era stato terreno di battaglia ora si mostrava in un’ombra pacifica, quasi irreale.

La notte che trascorremmo a Ismailia, con una grande immagine di Nasser che ci accoglieva, circondata da incenso, aggiungeva una dimensione politica e storica al paesaggio che stavamo attraversando. Il viaggio, che sembrava uno spostamento fisico da un luogo all’altro, stava diventando un viaggio dentro la storia, dove ogni città, ogni sosta, raccontava un pezzetto di un passato recente e di un presente in cambiamento. Mi svegliai all’una di notte, quando la nave aveva già raggiunto Port Said e stava facendo una sosta. Nonostante la calma del mare, le luci colorate dei negozi lungo le rive e i venditori che salivano a bordo ci ricordavano che la vita a terra continuava, mentre noi eravamo sospesi in una dimensione che sfumava tra la realtà e il ricordo.

Il 14 settembre, a metà strada tra Bombay e Londra, la nave organizzò una serata di gala per celebrare il raggiungimento di un traguardo simbolico. La transizione dall'atmosfera calda del Medio Oriente a quella più fresca dell’Europa era evidente: le persone che fino a poco prima si erano vestite in modo informale, con pantaloncini e camicie leggere, iniziavano a coprirsi con abiti più formali. Questo cambiamento non era solo fisico, ma anche mentale, poiché la distanza tra la terra calda e il mondo europeo si faceva sempre più breve, non solo in chilometri, ma anche in termini di percezione culturale.

Il 17 settembre, la nave fece una breve sosta a Marsiglia. Qui, un altro angolo di storia mi colpì: l’impresa di Savarkar, che anni prima era riuscito a fuggire dalla prigionia britannica proprio dalla zona vicino al porto di Marsiglia, un gesto di resistenza che aveva lasciato il segno. Quel luogo, che per me non era altro che una tappa nel mio viaggio verso Londra, divenne per un attimo il teatro di un episodio storico che avevo solo letto sui libri.

Marsiglia, una città che stavo visitando per la prima volta, ci offrì il nostro primo contatto con la modernità europea: la vista di un televisore in vetrina, un oggetto allora ancora raro nel nostro paese, ci incuriosì a tal punto da fermarci a osservarlo. In un certo senso, quella piccola scena ci ricordò quanto il viaggio non fosse solo un cambiamento fisico, ma anche una continua scoperta di nuovi modi di vivere, di nuovi segni del progresso che, in quella fase della vita, erano ancora lontani dalla mia realtà quotidiana.

Il viaggio continuò, e con esso il contatto con nuove persone, storie, e culture. A bordo della nave incontrai altri indiani che stavano percorrendo la stessa rotta, ognuno con la propria storia, i propri sogni. Alcuni erano diretti in Inghilterra per proseguire gli studi, altri per avviare nuove carriere. La varietà dei miei compagni di viaggio mi fece capire che, sebbene stessimo tutti andando verso la stessa destinazione, ognuno di noi portava con sé un percorso unico, frutto di scelte individuali e di un contesto che ci aveva formato.

Quando finalmente raggiungemmo le coste inglesi e ci avvicinavamo al nostro arrivo a Londra, la consapevolezza che tutto ciò che avevo vissuto fino a quel momento stava per concludersi mi colpì con forza. Il viaggio non era solo un passaggio da un luogo all’altro, ma un’esperienza che mi aveva trasformato, che mi aveva messo in contatto con dimensioni che non avrei mai immaginato. A Londra, l’incontro con amici e conoscenti, l’arrivo in un nuovo mondo, fu un momento di grande emozione, ma anche di incertezze, come accade spesso nei grandi cambiamenti della vita.