Hogyan ellenőrizzük a költségeket és készítünk költségvetést?

Az 5-1. ábra egy fiktív vállalkozás eredménykimutatását mutatja be, amely az éppen lezárult évet tartalmazza, és az előző évet is mellékelve összehasonlítás céljából (ez az alapvető gyakorlat). A kimutatás tartalmazza a kiadások és az árbevétel arányait is, továbbá külön sorban feltünteti a létesítmény költségeit – azaz a vállalkozás által használt tér költségeit. A létesítmény költségei magukban foglalják az ingatlan bérleti díját, az épület közüzemi költségeit, a helyi adókat és az ingatlanbiztosítást, azonban a leírás nem tartozik ide, mivel az egy sajátos költség, amit célszerű külön kezelni.

Ebben az esetben a vállalkozás 2018-ban még veszteséges volt, míg 2019-ben már profitot termelt. Azonban a profit nem jelenti azt, hogy a költségeket teljes mértékben sikerült ellenőrzés alatt tartani. A költségkontroll problémája mélyebb menedzsment elemzést igényel, és a költségek kezelésére három különböző szinten kell összpontosítani: a vállalkozás egészére, a különálló profit központokra, valamint az egyes költségek részletes elemzésére.

A vállalkozás egészére vonatkozó elemzés során az úgynevezett „erdőre” kell összpontosítani, nem a fákra. Érdemes a vállalkozást különálló részekre, ún. profit központokra osztani. A profit központok olyan azonosítható, különálló bevételi források, amelyek önállóan is mérhetők és kezelhetők. Például a Starbucks nemcsak kávét árul, hanem kávébabokat, poharakat, ételt és egyéb termékeket is. Mindezek különálló profit központok. Az egyes Starbucks boltok is különálló profit központok, így profit központok a profit központokban.

További elemzésre van szükség az egyes költségelemek szintjén is, ahol konkrétan az egyes költségek kezelésére kerül sor. Így fokozatosan egyre inkább a részletek felé haladunk, hogy megértsük, mi befolyásolja a költségeinket.

Az elemzés szempontjából lényeges, hogy megértsük, az árbevétel növekedése miként hatott a költségekre. A példában szereplő vállalkozás 20%-kal növelte a forgalmát 2019-ben, ami jól mutatja, hogy sikeresen kihasználta a munkaerejét és az eszközeit. A kérdés az, hogy a költségek növekedése összhangban van-e a forgalom növekedésével. Ha a termékek költségei változatlanok maradnak, akkor az eladott termékek költsége is pontosan 20%-kal nő, ami a 20%-os forgalomnövekedéssel összhangban van.

Azonban a bevétel növekedése meghaladja a 20%-ot, mivel a vállalkozás képes volt az árakat is emelni. A példában a 2019-es árbevétel növekedés 20%-nál magasabb, mivel az átlagos eladási árak 7,7%-kal emelkedtek. A pontos emelési okokat figyelembe véve érdemes tudni, hogy az átlagos áremelkedés miért következett be. Talán a termékek árazásában történt változás, vagy esetleg a drágább termékek eladásának aránya nőtt. Mindezek figyelembevételével az új bevétel túlnyomó része (634 062 dollár) a költségek növekedésével lecsökkent, de 261 921 dollár nyereség keletkezett, ami több mint 40%-os profitot jelent.

A költségek vizsgálata során érdemes kiemelni az eladott termékek költségét, amit közvetlenül az árbevételből vonnak le, és ami meghatározza a bruttó árrést. A bruttó árrés az az összeg, amely a közvetlen költségek levonása után marad. Ha például egy termék 55 dollárba kerül, és 100 dollárért adják el, akkor 45 dollár a bruttó árrés. Fontos figyelemmel kísérni, hogy az eladott termékek költségei hogyan befolyásolják a nyereséget, és hogy az árbevétel növekedése összhangban van-e a költségekkel.

A bruttó árrés viszonylag alacsony, mivel az árak emelését követően is 42%-os értéket mutat, ami arra utal, hogy a vállalkozás árkedvezményeket adott a vásárlóinak. Ez a folyamat kulcsszerepet játszik a profit szempontjából, és mindenképpen figyelembe kell venni a jövőbeli költség- és árstratégiák tervezésekor.

Milyen szakembert válasszunk adóbevallásunk elkészítéséhez és képviseletéhez?

Az engedély nélküli adóbevallás-készítők általában a legkevesebb képzettséggel rendelkeznek, és sokan közülük részmunkaidőben dolgoznak. Az ilyen szolgáltatók vonzereje a viszonylag alacsony ár, hiszen egy egyszerűbb bevallás elkészítése 150-200 dollár körül mozoghat. Ugyanakkor kockázatot jelent, hogy az adóbevallás-készítő nem rendelkezik több tudással, mint maga az ügyfél. Jelenleg nincs országos szabályozás vagy kötelező engedélyezési eljárás számukra, bár néhány állam már előír bizonyos engedélyeket. Ezek az adóbevallás-készítők leginkább azok számára ajánlottak, akiknek egyszerű pénzügyi helyzete van, alacsony költségvetéssel dolgoznak, és nem szeretnék maguk végezni az adóbevallást. Érdemes azonban körültekintően választani, különösen, ha fontos, hogy a szakember hosszú távon elérhető legyen, és megőrizze az ügyfél dokumentumait, hiszen az esetleges adóellenőrzés során ezekre szükség lehet.

A könyvvizsgálók, azaz CPA-k, jelentős szakmai képzésen mennek keresztül, és évente 40 óra továbbképzést kötelesek teljesíteni. Díjaik általában magasabbak, különösen, ha bonyolultabb pénzügyi helyzetet vagy speciális igényeket kell kezelniük. A CPA-k előnye, hogy komplex, kevésbé áttekinthető adóbevallások elkészítésében és különleges adóesemények, például vállalkozás indítása vagy cégalapítás esetén nyújtanak kimagasló szakértelmet. Nagyobb vállalkozások számára a CPA cégek gyakran komplex számviteli és informatikai szolgáltatásokat is kínálnak. Ugyanakkor, ha az ügyfél pénzügyi helyzete egyszerű és stabil, a magasabb díjak nem mindig indokoltak; ilyen esetekben érdemes alkalmanként igénybe venni CPA szolgáltatást, és egyébként olcsóbb, de megfelelő szintű segítséget választani.

Az adójogászok az adózási problémák legmagasabb szintű szakértői, de éves bevallás elkészítésére az ő díjaik rendszerint túl magasak. Általában bonyolult, jogi természetű adóviták, peres ügyek vagy nagyobb üzleti tranzakciók során érdemes igénybe venni a szolgáltatásukat. Az adójogászok óradíja a nagyvárosi környezetben elérheti vagy meghaladhatja az 1000 dollárt, ezért nem érdemes őket rutinszerű adóbevallás készítésére alkalmazni.

A megfelelő szakember kiválasztása mindig az adott egyéni szükségletektől függ. A CPA cím csak egy szakmai minősítés, amely nem garantálja a legjobb szolgáltatást minden esetben. Számos nem CPA képzettségű szakember – például az EA-k – kiváló munkát végeznek és megfizethetőbbek. A szakmai díjak és kompetencia széles skálán mozognak, ezért körültekintően kell választani, figyelembe véve az ár-érték arányt, a szakember tapasztalatát és az ügyfél egyéni helyzetét.

Az adózással kapcsolatos szakértői szolgáltatások piacának ismerete és az adott szakember képzettségének, tapasztalatának és engedélyeinek ellenőrzése alapvető az adózási kockázatok minimalizálása érdekében. Mindezek mellett az adózónak tisztában kell lennie saját pénzügyi helyzetének változásával és az adójogszabályok dinamikus természetével, hiszen az adózási stratégia időről időre felülvizsgálatra és módosításra szorulhat.

Hogyan találjunk igazán jó munkatársakat?

A vállalkozók gyakran nem szánnak elég időt a toborzási folyamatra, és gyakran a legkevesebb időt fordítják a felvételi előkészületekre és a tényleges interjúkra. Mint sok más dologban az életben, a felvételi folyamat eredményei is általában egyenes arányban állnak azokkal az órákkal, amiket a megfelelő jelöltek megtalálásába fektetünk. Az idő és energia befektetése döntő fontosságú ahhoz, hogy igazán kiváló munkatársakat találjunk.

Az emberek a vállalkozások szíve, és minél jobb munkatársakat alkalmazunk, annál sikeresebb lesz a vállalkozásunk. Vannak olyan emberek, akik egyszerűen arra születtek, hogy az adott munkakörben dolgozzanak. Emlékezhetünk olyan személyekre, akik egyszerűen virágoznak recepciósként, vagy akik számára az értékesítés mindenek felett való életcél. Képzeljük el, hogy milyen fantasztikus lenne, ha minden pozíciót olyan emberekkel töltenénk be, akik valóban élnek és lélegeznek azért, amit csinálnak. Ugyanakkor a rossz munkaerő felvétele rendkívül negatívan befolyásolhatja a munkahelyi légkört, és éveken át visszhangozhat az egész szervezetben. Ha egy vállalkozó nem veszi észre a problémát, és nem foglalkozik vele, az nemcsak a tehetséges alkalmazottak elvesztéséhez vezethet, hanem veszélyeztetheti a kapcsolatokat az ügyfelekkel, üzleti partnerekkel és beszállítókkal is. Érdemes tehát inkább pár órát áldozni arra, hogy megtaláljuk a legjobb jelölteket, mintsem később órákat tölteni egy problémás alkalmazott helyrehozásával.

Az interjúkészítés rendkívül fontos része a toborzásnak, de ha nincs jól működő rendszerünk a megfelelő jelöltek felkutatására, akkor nem lesz senki, akit interjúra hívhatnánk. Hogyan találhatjuk meg tehát a legjobb munkatársakat? A legegyszerűbb válasz: mindenhol. A toborzást hosszú távon, széleskörű kereséssel és hosszabb felvételi ciklussal kell végezni, amelybe más alkalmazottakat is bevonunk. Az a rövid távú megközelítés, amely azt mondja, hogy "azonnal szükség van valakire", gyakran egy olyan jelölt kiválasztásához vezet, aki csupán a "legkisebb rossz", és akinek a gyengeségei később problémákat okoznak a szervezet számára.

A toborzás során az első lépés, hogy olyan rendszert alakítsunk ki, amely segít megtalálni azokat az embereket, akiket valóban szeretnénk alkalmazni. Az alábbiakban bemutatunk néhány hatékony módot a jelöltek keresésére:

Belső jelöltek: Sok esetben a legjobb jelöltek belsőleg találhatók meg. Ha megfelelően képzünk és fejlesztünk munkatársainkat, valószínűleg számos potenciális jelöltet találunk a saját csapatunkban. A belső toborzás előnye, hogy nemcsak olcsóbb és egyszerűbb, de jobb hangulatot is eredményezhet, mivel az új munkatársak már ismerik a vállalatot, annak kultúráját és működését. Csak akkor érdemes külső jelöltek után nézni, ha belső körből nem találtunk megfelelő személyt.

Személyes ajánlások: Az ajánlások a legjobb forrást jelenthetik a munkaerő-toborzás során. Akár kollégák, szakmai ismerősök, barátok, családtagok vagy szomszédok ajánlásai révén is rátalálhatunk az ideális jelöltekre. Az ajánló személyek véleménye sokkal többet árul el a jelölt erősségeiről és gyengeségeiről, mint amit egy önéletrajzból valaha is megtudhatnánk. Kutatások is igazolják, hogy az ilyen módon felvett munkatársak jobb eredményeket érnek el, hosszabb ideig maradnak a cégnél és elégedettebbek a munkájukkal.

Ideiglenes ügynökségek: Az ideiglenes munkavállalók alkalmazása sok vállalat számára bevett gyakorlat lett. Ha csak rövid időre van szükség egy kulcsfontosságú pozíció betöltésére, az ideiglenes ügynökségek gyors és kényelmes megoldást kínálnak. A legnagyobb előnyük, hogy kipróbálhatjuk a munkavállalókat, mielőtt véglegesen felvennénk őket. Ha nem tetszik a munkájuk, egyszerűen cserélhetjük őket. Ha viszont megfelelőek, sok ügynökség lehetőséget ad arra, hogy véglegesen felvegyük őket, minimális díj ellenében.

Munkaközvetítő ügynökségek: Ha különösen szakképzett pozíciókat kell betölteni, és nem találunk megfelelő jelölteket a hagyományos csatornákon, a munkaközvetítő ügynökségek hasznosak lehetnek. Azonban figyelembe kell venni, hogy ezek az ügynökségek gyakran magas költségekkel járnak, akár az alkalmazott első évi bérének egyharmadát is elkérhetik. A magas szintű pozíciók keresésekor előfordulhat, hogy egy fejvadász céget kell igénybe venni.

Álláshirdetések: Az álláshirdetések az egyik legegyszerűbb, de drágább módja a potenciális jelöltek elérésének. Azonban ezeknek az előnye, hogy széles körben elérhetjük a keresletet, legyen szó helyi újságokban vagy online hirdetésekről. A hátrányuk, hogy gyakran hatalmas mennyiségű, nem megfelelő önéletrajzzal kell szembenéznünk, amelyek között a kiváló jelöltek megtalálása időigényes.

Az internet erejének kihasználása: Az internet és a közösségi média óriási változást hozott a toborzási folyamatokban. A vállalatok saját weboldalukkal és blogjaikkal rengeteg információt oszthatnak meg a munkáikról, valamint nyitott pozícióikról. Az online hirdetések, e-mail kampányok, közösségi média oldalak és a céges blogok mind hatékony módjai a munkatársak keresésének. Emellett a közösségi média, mint a Facebook és LinkedIn, különösen segíthet abban, hogy a potenciális jelöltek széleskörűbb táborát érjük el.

Hogyan lehet hatékony marketingkommunikációt létrehozni?

A marketingkommunikációk célja, hogy a megfelelő információkat juttassák el a célcsoporthoz úgy, hogy azok segítik a megfelelő döntés meghozatalát. Egy régi mondás szerint a hirdetési költségek felét elpazarolják, de senki sem tudja, hogy melyik felét. A marketingkommunikációban a hiba elkerülése érdekében érdemes három alapvető hibát kerülni, amelyek gyakran a hatékonyság rovására mennek.

A második hiba a túlzott "kemikális" hirdetési stílus, amikor az üzenet egyből a vásárlást vagy a rendelést követeli anélkül, hogy előtte felkeltené a célcsoport figyelmét, érdeklődését. A túl erőltetett eladás nem ad lehetőséget a közönségnek arra, hogy megfelelően reagáljon, és gyakran inkább elriasztja őket, mintsem ösztönzi őket a vásárlásra.

A jó reklám képes informálni, meggyőzni, eladni vagy kapcsolatot építeni a fogyasztókkal, de egyik funkciót sem tudja egyidejűleg végrehajtani. A hatékony marketingkommunikációhoz szükséges, hogy már a hirdetés elkészítése előtt világosan meghatározzuk a célközönséget és a kitűzött célt. Ha ezek nem tisztázottak, akkor a kampány valószínűleg nem fogja elérni a kívánt hatást. Mielőtt bármilyen marketingtevékenységet elindítunk, fontos meghatározni a következőket: a célcsoportot, azt a cselekvést, amelyet meg szeretnénk ösztönözni, az üzenetet, amelyet közvetíteni szeretnénk, valamint azt, hogy hogyan mérjük a sikerességet (például leadek, weboldal- vagy boltforgalom, érdeklődések, közösségi média aktivitások stb.).

A kreatív iránymutatások papíralapú rögzítése szintén elengedhetetlen. A kommunikációs célunk meghatározza, hogy mit szeretnénk elérni, de a kreatív brief iránymutatásokat ad arra vonatkozóan, hogyan érhetjük el ezt. Az alábbi kérdésekkel egyértelmű útmutatást kapunk, hogy pontosan mit kell tennünk:

Kik a célcsoportunk? Az a fontos, hogy alaposan ismerjük a célcsoportot, és egy mondatban összefoglaljuk a legfontosabb jellemzőiket, például földrajzi elhelyezkedésüket, életstílusukat, vásárlási motivációikat. Például: A célcsoportunk olyan 40 év feletti montanai lakosokból áll, akik házasok, gyermekekkel élnek, szakmai karriert építenek, magas jövedelmük van, és szeretik az utazást, a szabadtéri tevékenységeket, a prémium márkákat, valamint a magas szintű szolgáltatásokat.

Mi az a fő üzenet, amelyet szeretnénk közvetíteni? Az egyértelműség kulcsfontosságú: minden kommunikáció során csak egyetlen ötletet közvetítsünk. Ha túl sok üzenetet próbálunk egyszerre eljuttatni, valószínűleg nem érünk el semmit. A legjobb hirdetések mindig csak egyetlen, jól definiált ötletet tartalmaznak.

Miért kellene elhinniük a vásárlóknak, hogy amit mondunk, az igaz? A hitelesség elengedhetetlen, ha azt akarjuk, hogy a célcsoport cselekedjen. Ehhez a legjobb módszer az, ha nemcsak a termékek jellemzőit mutatjuk be, hanem a vásárlóknak is azt az előnyt kínáljuk, amelyet a termékek használata során élvezhetnek. A különbség a jellemzők és az előnyök között abban rejlik, hogy a jellemzők tények, míg az előnyök személyes eredmények, amelyek közvetlenül befolyásolják a vásárló életét.

Ahhoz, hogy marketinganyagaink sikeresek legyenek, mind a kommunikációs célokat, mind pedig az azt támogató kreatív irányelveket világosan meg kell határozni. Az előnyökről és a hitelességről való gondoskodás mellett a kommunikáció során elengedhetetlen, hogy az üzenetünk összhangban legyen a célcsoport igényeivel és a vállalat pozicionálásával. A megfelelő üzenet jól átgondolt megfogalmazása a legfontosabb, hiszen egyetlen üzenet is képes nagy változást hozni, ha azt megfelelően tálaljuk.

Mi az a franchise, és hogyan működik a franchise-rendszer a vállalkozásokban?

A franchisevevők egy kezdeti díjat fizetnek a rendszerhez való csatlakozásért, majd folyamatosan fizetik a jogdíjakat (royalty), amelyekért cserébe részesülnek a márka támogatásában és a rendszer előnyeiben. Az emberek a franchise hálózatokhoz kötődő márkáktól azt várják el, hogy az adott helyszínen mindig ugyanazt a minőséget és szolgáltatást kapják, akár egy étteremláncban, akár egy szállodaláncban vagy akár egy fodrászatban. Ez a következetesség a franchise üzleti modell egyik legnagyobb előnye, amely a fogyasztói bizalom alapja.

A franchise nem csupán a globális márkák és gyorséttermek kiváltsága; számos iparágban jelen van és egyre terjed, formálva a vásárlói szokásokat világszerte. A franchise üzleti modell sikere azonban nem automatikus, és fontos, hogy a potenciális franchisevevők kritikusan vizsgálják meg az adott franchise-rendszer felépítését és támogatását. Előfordulhat, hogy egy jól ismert márkán belül is egy-egy helyszín veszteséges lehet, így a helyi vállalkozó felelőssége, hogy gondosan mérlegelje a lehetőségeket.

A márka a franchise rendszer legértékesebb vagyona, hiszen a fogyasztók döntéseiket nagyrészt a márka hírneve és ismertsége alapján hozzák meg. A fogyasztók általában nem is gondolnak arra, hogy az adott helyi üzlet tulajdonosa egy önálló vállalkozó, számukra a márkanevű üzletlánc a garancia a megszokott minőségre és szolgáltatásra. A franchiseadó ezért nagy erőforrásokat fordít arra, hogy a márkát konzisztens szinten tartsa, hiszen egy rossz élmény az egész hálózat hírnevét ronthatja. Egy ismert és megbízható márka a franchisevevők számára versenyelőnyt jelent, hiszen nem kell az alapoktól építeniük a márkaismertséget.

Ugyanakkor a kisebb vagy kevésbé ismert franchise-rendszerek esetében a helyi franchisevevőknek komoly szerepük van abban, hogy a márka elfogadottságát és ismertségét növeljék, gyakran jelentős költségek árán is, amelyek meghaladhatják a franchiseadó által előírt minimális reklámkiadásokat. Ezért fontos, hogy a franchisevevők reálisan mérjék fel, mennyi befektetés szükséges a márka pozícionálásához a helyi piacon.

Fontos, hogy a franchise-rendszert soha ne tekintsük egyszerű „sikerképletnek” vagy garantált gazdasági növekedési lehetőségnek. Az iparági statisztikák, különösen a franchise sikerességi arányára vonatkozó adatok, gyakran megtévesztőek vagy elavultak lehetnek, ezért mindig alapos vizsgálat és körültekintés szükséges. A megfelelően működő franchise hálózatokban rejlő lehetőségek hatalmasak, de a helyi vállalkozók számára a siker nagyban múlik a piaci adottságokon, a személyes elkötelezettségen és a menedzsment minőségén.

Fontos megérteni, hogy a franchise nem csupán a gyors növekedés eszköze, hanem egy összetett rendszer, amelyben a márkaépítés, a vállalkozói szellem, a pénzügyi fegyelem és a folyamatos támogatás mind-mind kulcsfontosságú tényező a hosszú távú sikerhez. A franchisevevőknek fel kell készülniük arra, hogy aktívan részt vegyenek a márkaépítésben, és tudatosan kezeljék a helyi piac igényeit, hogy valóban ki tudják aknázni a franchise által kínált előnyöket.