Miten mallintaa liiketoimintaprosessit tehokkaasti: Tavoitteellisuus ja palaute

Liiketoimintaprosessi on olennainen osa monia kypsien metodologioiden, kuten [14], toimintaa. Tämä tarkoittaa, että liiketoimintaprosessi on lähtökohtaisesti tarkoituksellinen prosessi. Tavoitteellisuus viittaa käyttäytymiseen, joka on johdonmukaisesti organisoitu ja ohjattu taholta, joka pyrkii tiettyyn päämäärään. Koska liiketoimintaprosessi on tarkoituksellinen luonteeltaan, siihen on sisällyttävä negatiivinen palaute, joka säätelee sen toimia ja pitää ne rajattuna prosessin päämäärän mukaisiksi. Liiketoimintaprosessissa palaute ilmenee prosessitilassa, jossa prosessi odottaa tapahtumaa, joka mahdollistaa seuraavan askeleen suorittamisen.

Negatiivisen palautteen vaatimus näkyy siinä, että prosessissa seuraava päätös rajoittaa mahdollisia seuraavia askeleita vain yhteen, joka on olennaisesti relevantti tapahtuneen tapahtuman kannalta. Tämä vuorovaikutus on keskeinen osa liiketoimintaprosessien mallintamista, ja se on usein puutteellisesti tuettu monissa prosessimallinnusstandardeissa, kuten BPMN [11]. Onkin tärkeää, että mikä tahansa prosessimallinnusmenetelmä tukee prosessitilojen mallintamista ja varmistaa negatiivisen palautteen läsnäolon prosessissa, riippumatta valitusta merkintästandardista.

Liiketoimintaprosessin mallintamisen perusperiaatteena on se, että yksittäinen prosessivaihe voi olla vain yksi tehtävä, eikä siihen sisällytetä tarpeetonta yksityiskohtaisuutta. Mikäli tarkempaa prosessitason kuvausta tarvitaan, voidaan prosessivaiheet yksinkertaisesti pilkkoa yksittäisiin tehtäviin. Tehtävä itsessään on selkeästi määritelty toiminta, jonka suorittaminen muuttaa olennaisen objektin tilaa sen elinkaaren mahdollisuuksia vastaavalla tavalla. Olennainen objekti on sellainen, joka on tärkeä liiketoimintajärjestelmän kannalta, ja jonka elinkaaren seuraaminen on perusteltua liiketoiminnan näkökulmasta.

Tehtävä voi myös päättyä vaihtoehtoisiin lopputuloksiin, mikäli prosessin päämäärät eroavat toisistaan. Esimerkiksi tilauksen validoiminen voi johtaa siihen, että saatu tilaus on joko kelvollinen tai kelpaamaton, mutta kummassakin tapauksessa prosessi päättyy johonkin, mikäli vaihtoehtoja on vain yksi. Tällöin voidaan mallintaa prosessi, jossa on kaksi mahdollisuutta, mutta vain yksi niistä toteutuu, kuten esimerkissä on kuvattu.

Mikäli prosessivaihe sisältää vain yhden tehtävän, voidaan tämä tehtävä liittää suoraan prosessivirtaan ilman erillistä prosessivaihetta. Näin saadaan yksinkertainen ja selkeä kuvaus prosessivirran etenemisestä ilman tarpeettomia kerroksia. Samalla tulee muistaa, että prosessivirtauksen jakautumiseen ja yhdistämiseen liittyy tiettyjä sääntöjä, jotka on otettava huomioon välttämättömien loogisten sidosten säilyttämiseksi. Esimerkiksi XOR-portin yhdistäminen AND-porttiin voi johtaa loogisiin ristiriitoihin, jotka on vältettävä. Näin voidaan välttää epäselvyyksiä ja varmistaa, että prosessivirta etenee johdonmukaisesti ja ennakoitavasti.

Liiketoimintaprosessien rajaaminen on myös tärkeä osa mallintamista. Yleisenä sääntönä voidaan pitää sitä, että kaikki, mitä prosessitoimijat suorittavat prosessin omistajan suoraan hallitsemana, on osa liiketoimintaprosessia. Toiminto, joka tapahtuu prosessin ulkopuolella (esimerkiksi ulkoisen viranomaisen hyväksyntä), sen sijaan merkitsee vuorovaikutusta ympäristön kanssa – prosessi odottaa palautetta. Tällöin voidaan nähdä, miten prosessimallissa on erottelu prosessiin kuuluvien tehtävien ja ympäristön vuorovaikutuksen välillä.

Tehtävillä on usein konteksti, joka voi sisältää esimerkiksi tekijän, organisaatiotason, keskimääräisen keston ja muuta taustatietoa. Vaikka tämä konteksti ei vaikuta itse prosessivirtaan, se on usein tärkeä osa prosessimallia. Tämän kontekstin kirjaaminen voidaan suorittaa tehtävän attribuuttien kautta CASE-työkalussa, mutta on syytä välttää liiallista symbolien käyttöä prosessikaaviossa, koska se voi tehdä kaaviosta epäselvän ja hankalan lukea. Täsmällinen keskittyminen prosessin askeleiden ja tehtävien järjestykseen on avainasemassa kaavion selkeyden säilyttämisessä.

Liiketoimintaprosessimallin yksityiskohtien tarkastelu voidaan jakaa kahteen pääulottuvuuteen: prosessin abstraktiotason ja mallin yksityiskohtien tason tarkastelu. Prosessin abstrahointitaso määritellään ennalta määritellyillä tasoilla MMABP-menetelmässä, mutta yksityiskohtien taso on enemmänkin epämääräinen ja vaihteleva. Se voi vaihdella analyytikon tarpeiden mukaan ja olla sidoksissa valittuun mallinnusstandardiin tai lähestymistapaan. Tärkeintä on säilyttää prosessin virta keskiössä, jotta diagrammi ei ylikuormitu liiallisista yksityiskohdista, jotka eivät ole suoraan vaikuttavia prosessin etenemiseen.

Kuinka prosessimallin ja olion elinkaarimallin johdonmukaisuus vaikuttaa mallin tarkkuuteen ja tehokkuuteen?

Eri mallinnusjärjestelmien, kuten prosessimallien ja olion elinkaarimallien, yhteensovittaminen on keskeinen osa monimutkaisten liiketoimintaprosessien ja järjestelmien suunnittelua. Erityisesti silloin, kun nämä mallit eivät ole täysin johdonmukaisia keskenään, voivat ilmetä merkittäviä ongelmia. Tämä voi johtaa virheellisiin prosessivirtoihin, tietojen epäyhtenäisyyteen ja lopulta siihen, että koko järjestelmä ei toimi odotetulla tavalla.

Prosessimallin ja olion elinkaarimallin johdonmukaisuus tarkoittaa, että molemmissa malleissa käytettävät objektit, tapahtumat ja tilat ovat linjassa keskenään. Tämä ei ole vain teoreettinen vaatimus, vaan käytännön haaste, joka ilmenee erityisesti silloin, kun prosessimalli ja olion elinkaarimalli kehittyvät eri aikoina ilman tiivistä yhteyttä niiden välillä. Tällöin voi käydä niin, että prosessimallin käsitteet ja objektit eivät vastaa olion elinkaarimallissa määriteltyjä käsitteitä tai ne voivat olla jopa puutteellisia.

Esimerkiksi prosessissa, joka tukee toista prosessia, kuten "ostokirjan käsittely" ja "ostokirjojen tilaaminen", täytyy varmistaa, että käynnistettävä tapahtuma tukiprosessissa vastaa kyseisen tapahtuman tilaa prosessimallissa. Jos tämä ei ole kohdallaan, voi ilmetä virheitä prosessin suorittamisessa ja seurannassa. Tällöin tapahtuman ja objektin tilan välinen yhteys voi kadota, ja prosessimallin virtaus ei enää heijasta todellista liiketoimintalogiikkaa.

Tärkeää on, että eri prosessimallit, jotka synkronoivat keskenään, sisältävät kaikki tarvittavat elementit ja tapahtumat, jotka liittyvät toisiinsa. Jos esimerkiksi prosessi A laukaisee prosessin B, molempien prosessimallien tulee sisältää synkronointitapahtumat, jotka kuvastavat tätä yhteyttä. Ilman tätä synkronointia tapahtuu helposti virheitä, sillä toinen prosessi voi odottaa tapahtumaa, joka on jäänyt toiseen malliin päivittämättä.

Toinen suuri haaste on se, että prosessimallit, jotka käsittelevät tiettyjä objektitiloja, eivät aina vastaa olion elinkaarimallissa määriteltyjä tiloja. Tämä koskee erityisesti prosessimallin jakotilanteita ja tilojen määrittelyä, jotka voivat viitata olion elinkaaren vaiheisiin. Jos prosessimallissa määritellään tietty olion tila jakotilanteen ehtona, sen tulee olla johdonmukainen olion elinkaarimallin kanssa. Jos tämä ei ole kohdallaan, voi syntyä tilanne, jossa jakotilanteen olion tila ei enää ole olemassa tai sitä ei ole lisätty elinkaarimalliin.

Elinkaarimallin ja prosessimallin yhteensovittaminen edellyttää, että kummassakin mallissa käytettävät tilat ja tapahtumat ovat täsmälleen linjassa toistensa kanssa. Prosessimallissa määriteltävät tehtävät ja niiden laukaisevat tapahtumat eivät saa poiketa elinkaarimallin tilamuutoksista. Jos näin tapahtuu, voi syntyä epäjohdonmukaisuutta, joka johtaa virheellisiin toimintamalleihin tai jopa järjestelmän virheelliseen käyttäytymiseen.

Yksi käytännön haasteista on myös se, että prosessimallin ja olion elinkaarimallin päivityksiä ei aina jaeta tai synkronoida oikein. Tämä tarkoittaa, että yksittäisissä malleissa tapahtuu tarkennuksia tai muutoksia ilman, että niitä siirretään muihin malleihin. Tällöin prosessimalli voi viitata vanhentuneisiin tai väärin nimettyihin tiloihin, mikä aiheuttaa väärinkäsityksiä ja virheitä.

Samoin on tärkeää huomata, että prosessimallissa käytettävien olion elinkaaren vaiheiden ja tilojen nimet sekä tapahtumat eivät saa poiketa alkuperäisestä olion elinkaarimallista. Täsmällinen nimeäminen ja tilojen yhteensopivuus molemmissa malleissa estävät virheiden syntymisen ja varmistavat järjestelmän eheyden.

Prosessimallin ja olion elinkaarimallin yhdistämisen perusperiaatteet ovat yksinkertaisia: kaiken prosessin ja tilan määrittely täytyy perustua yhteisiin olion elinkaarimallin elementteihin ja tapahtumiin. Kun mallit päivittyvät, niiden täytyy olla tiiviisti yhteydessä toisiinsa, jotta prosessien ja olioiden välinen yhteys säilyy johdonmukaisena.

Miten prosessien organisointi toteutetaan MMABP-menetelmän mukaisesti?

Prosessien organisointi MMABP-menetelmässä perustuu monitasoiseen ja ontologisesti jäsenneltyyn lähestymistapaan, jossa prosessien sisäinen rakenne ja niiden keskinäiset suhteet määritellään tarkasti niiden käsitteellisen sisällön perusteella. Esimerkkinä toimii kuljetusten hallinta, jossa yksinkertainen “Insert into the Transportation Batch” -prosessi kuvastaa prosessijärjestelmän sisäistä älykkyyttä. Tämä prosessivaihe optimoi kuljetuserien muodostamisen useista näkökulmista, vaikka se onkin prosessilähtöisesti tarkasteltuna elementaarinen, sillä se ei vaadi yhteistyötä muiden prosessien kanssa.

Kuljetusten hallinnan prosessin sisältöä tarkasteltaessa ontologisesta näkökulmasta havaittiin, että kuljetuserään liittyvät aktiviteetit on erotettava pois, sillä kuljetuserä-käsite linkittyy monesta yhdestä -suhteessa työpäivä-käsitteeseen, johon alkuperäinen prosessi ensisijaisesti liittyy. Näin syntyi uusi tukiprosessi, Transportation Batch Management, joka vastaa kuljetuserien hallinnasta ja yksinkertaistaa alkuperäistä kuljetusten hallinnan prosessia. Tämä tukiprosessi käynnistyy hallintatapahtumasta ja tarjoaa palvelut erien lähettämiseen, kuljetuksen seurantaan ja mahdollisten epäonnistumisten käsittelyyn. Samalla mahdollistetaan useiden kuljetuserien samanaikainen käsittely.

Uusi, normalisoitu kuljetusten hallinnan prosessi keskittyy työpäivän aloitukseen ja päättyneiden kuljetuserien käsittelyyn tukiprosessin palveluita käyttäen työpäivän loppuun saakka. Tällainen prosessien suunnittelu, jossa prosessit muotoillaan niiden käsitteellisen kohteen eli ontologisen olemuksen mukaan, on MMABP:n “Process Normalization Technique” -menetelmän ydin. Normalisoidun prosessin selkeys ja jäsennelty rakenne parantavat ymmärrettävyyttä ja ylläpidettävyyttä.

Lisäksi kuljetusten hallinnan prosessi käyttää tukiprosesseja, jotka käsittelevät kuljetuserän siirtoa ja kuljetusvirheiden hallintaa. Näiden tukiprosessien sisäinen rakenne on symbolinen, mutta niiden sisältö ja lopputulokset eroavat: kuljetuksen siirto voi päättyä onnistuneesti tai epäonnistua, kun taas kuljetusvirheiden hallinta voi johtaa kuljetuksen onnistumiseen toisella yrittämällä tai lopulliseen peruutukseen. Nämä tukiprosessit ovat tyypillisiä tukipalveluja, joita voidaan toteuttaa monin eri tavoin riippuen kuljetuksen teknologisesta luonteesta ja kuljetusmuodosta.

Teknologiatason prosessimallit muodostetaan käsitteellisiltä malleilta ottaen huomioon käytetty teknologia, kuten CAMUNDA-työnkulun hallintajärjestelmä. CAMUNDA on avoimen lähdekoodin alusta, joka perustuu Java-ympäristöön ja tukee BPMN-standardia. Sen avoimuus ja joustavuus ovat välttämättömiä prosessilähtöisen organisaation hallinnassa. CAMUNDA mahdollistaa myös prosessimallien prototypoinnin, mikä on keskeistä prosessien suunnittelussa MMABP-periaatteiden mukaisesti.

Ontologinen prosessien jäsentely johtaa luonnolliseen prosessien rinnakkaisuuteen, joka on MMABP-menetelmän keskeinen haaste. Teknologiatason mallien avulla voidaan toteuttaa nämä rinnakkaiset prosessit tehokkaasti ja koordinoidusti, jolloin organisaation toiminta muuttuu dynaamiseksi, joustavaksi ja hyvin hallituksi kokonaisuudeksi. MMABP:n periaatteiden mukaisesti prosessien suunnittelussa tulee noudattaa täsmällisyyttä sekä käsitteellisissä malleissa että niiden teknologisessa toteutuksessa, jotta prosessit säilyttävät toimintansa tarkoituksenmukaisuuden ja läpinäkyvyyden.

Prosessien normalisointi, ontologinen erittely ja teknologian huomioiminen ovat yhdessä avainasemassa, kun pyritään rakentamaan tehokas ja skaalautuva prosessijohtamisen järjestelmä. Prosessien suunnittelun tulee olla modulaarista ja joustavaa, mutta samalla prosessit on sovitettava yhteen niin, että niiden yhteistyö ja tiedonkulku on saumaton. Kuljetusten hallinta esimerkkitapauksena havainnollistaa, miten nämä periaatteet voidaan käytännössä soveltaa prosessijärjestelmien rakentamisessa.

On olennaista ymmärtää, että prosessiorganisaatiossa ei ole kyse pelkästään prosessivaiheiden peräkkäisestä suorittamisesta, vaan prosessien keskinäisestä vuorovaikutuksesta ja niiden merkityksestä kokonaisjärjestelmän toimivuuden kannalta. Myös prosessien teknologinen toteutus on integroitu osa prosessien elinkaarta ja sen suunnittelussa tulee huomioida sekä organisaation että ulkoisten tekijöiden vaikutus. Prosessien jatkuva kehittäminen ja mukauttaminen teknologian ja liiketoiminnan muuttuviin tarpeisiin on välttämätöntä, jotta organisaatio säilyttää kilpailukykynsä ja pystyy reagoimaan tehokkaasti muutoksiin.

Miten liiketoimintajärjestelmien mallintaminen edistää yhteistyötä ja päätöksentekoa

Liiketoimintajärjestelmän ymmärtäminen edellyttää syvällistä pohdintaa sen keskeisistä ilmiöistä ja yhteyksistä. Erityisesti, kuinka nämä järjestelmät toimivat dynaamisessa vuorovaikutuksessa niin sisäisesti kuin ulkoisesti. Kuten kaikenlaisten järjestelmien osalta, myös liiketoiminnan maailmassa on kysymys tasapainon ja vuorovaikutuksen hallinnasta. Liiketoimintaprosessit ovat kokonaisuuksia, jotka muodostuvat tapahtumista ja toimista, jotka puolestaan synnyttävät syy-seuraus-suhteita ja muokkaavat järjestelmän rakenteita. Tässä kontekstissa MMABP (Metodologia Mallinnuksen ja Liiketoimintaprosessien) menetelmä tulee avuksi tasapainon ylläpitämisessä.

Liiketoimintajärjestelmässä on kaksi pääasiallista ulottuvuutta: tarkoituksellisuus (intentionality) ja kausaliteetti. Ensimmäinen liittyy siihen, miksi tietyt toimet tai prosessit tapahtuvat, mitä tavoitteita pyritään saavuttamaan, ja mitä seurauksia näillä toimilla on. Toisaalta kausaliteetti käsittelee tapahtumien ja toimien välisiä syy-seuraus-suhteita. Nämä kaksi ilmiötä eivät ole toisistaan erillisiä, vaan niitä on tarkasteltava kokonaisuutena, joka määrittää järjestelmän toimivuuden ja tasapainon.

Yksi tärkeimmistä perusperiaatteista liiketoimintajärjestelmän mallintamisessa on ymmärtää, kuinka nämä ilmiöt kytkeytyvät toisiinsa. Liiketoimintaprosessit, jotka ovat tärkeitä tapahtumaketjuja järjestelmässä, eivät ole vain satunnaisia toimintoja, vaan ne liittyvät syvällisiin sääntöihin, suhteisiin ja olosuhteisiin, jotka muokkaavat järjestelmän toimintaa. Näiden sääntöjen ja suhteiden ymmärtäminen on elintärkeää, koska ne luovat loogisen ja ennakoitavan kehityksen liiketoimintajärjestelmälle. Järjestelmän mallit, jotka rakentuvat näiden perusilmiöiden ympärille, tarjoavat pohjan järjestelmän analysoinnille ja kehittämiselle.

MMABP-menetelmä perustuu siihen, että liiketoimintajärjestelmää kuvataan kahdella ulottuvuudella: olemassaolo (being) ja käyttäytyminen (behavior). Olemassaolo liittyy todellisiin, konkreettisiin objektiin ja niiden suhteisiin, kun taas käyttäytyminen kuvaa näiden objektien toimia ja tavoitteellisia toimenpiteitä. Näitä kahta perusilmiötä tarkastellaan kahdesta näkökulmasta: järjestelmänäkökulma ja erityinen (ajallinen) näkökulma. Järjestelmänäkökulma pyrkii tarkastelemaan kokonaisuutta ja sen yhteyksiä, kun taas ajallinen näkökulma keskittyy tapahtumien ja muutosten seuraamuksiin tietyssä ajassa ja paikassa.

Liiketoimintajärjestelmän mallinnuksessa käytettävät neljä perusmallia luovat kehyksen, jonka avulla voidaan ymmärtää, kuinka järjestelmän eri osat ja niiden väliset suhteet vaikuttavat toisiinsa. Nämä mallit ovat:

1. Olemassaolon malli: Tämä malli kuvaa liiketoimintajärjestelmän staattista tilaa, jossa esitetään objektit ja niiden mahdolliset suhteet.

2. Kausaliteetin malli: Tämä malli tarkastelee aikajänteellä tapahtuvia muutoksia ja siirtymiä objektien elämässä.

3. Yhteistyön malli: Tämä malli kuvaa liiketoimintaprosessien verkostoa ja niiden välistä yhteistyötä yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

4. Toiminnan malli: Tämä malli keskittyy tietyn prosessin toimintasekvensseihin ja siihen, kuinka tavoitteet saavutetaan mahdollisimman tehokkaasti kaikissa olosuhteissa.

Nämä mallit eivät ole erillisiä, vaan ne limittyvät ja täydentävät toisiaan. Olemassaolon malli kuvaa esineiden ja suhteiden pysyviä piirteitä, kun taas kausaliteetin malli kuvaa näiden suhteiden dynaamista muutosta ajan myötä. Yhteistyön malli puolestaan tuo esiin prosessien keskinäisen riippuvuuden ja roolit, jotka ovat tarpeen yhteisten liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseksi. Toiminnan malli tarkastelee yksittäisten prosessien yksityiskohtia ja varmistaa, että kaikki tarvittavat toimet suoritetaan optimaalisesti.

Liiketoimintajärjestelmien mallintamisen tärkein etu on se, että se mahdollistaa sekä laajemman, yleisen näkemyksen järjestelmän toiminnasta että tarkempia analyysejä yksittäisten komponenttien ja tapahtumien osalta. Ymmärtämällä, kuinka nämä mallit toimivat yhdessä ja kuinka ne kuvaavat liiketoimintajärjestelmän kokonaisuutta, voidaan luoda tarkempia ja toimivampia malleja, jotka parantavat yhteistyötä, ennakoitavuutta ja päätöksentekoa.

On tärkeää huomioida, että mallinnus ei ole pelkästään teoreettinen harjoitus. Se on käytännön väline, joka voi merkittävästi parantaa liiketoimintajärjestelmän suorituskykyä. Mallien avulla voidaan tunnistaa pullonkauloja, optimoida prosesseja ja ennakoida tulevia muutoksia, mikä puolestaan tukee liiketoiminnan päätöksentekoa ja strategista suunnittelua.

Erityisesti ajankohdan ja tapahtumien välinen yhteys on olennainen ymmärtää, sillä muutokset liiketoimintaympäristössä voivat olla äkillisiä ja ennakoimattomia. Mallinnuksen avulla voidaan kuitenkin vähentää epävarmuutta ja varmistaa, että järjestelmä on joustava ja mukautuva erilaisiin skenaarioihin.